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ESTRATÉGICA
NA OBRA
SHALOM
UM GUIA PARA
AS MISSÕES
ORIENTAÇÕES GERAIS
Elaboração do Planejamento Estratégico 8
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Passo a passo 9
Missão 9
Visão de Futuro 9
Análise Ambiental 12
Objetivos 17
Indicadores 18
Metas 21
Plano de Ação 22
Tempestade de Ideias 23
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Profissionalização 30
Aprovação 30
Gestão Estratégica 30
Reuniões Estratégicas 31
Treinamentos 32
ANEXO
Sugestão de cronograma 33
Bibliografia 34
INTRODUÇÃO
“Uma lanchonete
para evangelizar”
G Eficiência e Eficácia
ostaria de introduzir este guia
que elaboramos para todas as
missões da Comunidade Sha- A eficiência é o modo de agir rea-
lom citando um artigo dos Estatutos lizando corretamente atividades, resol-
que fala sobre a espiritualidade da vendo os problemas e cumprindo tare-
nossa vida apostólica. fas e obrigações. Sendo assim, é uma
“Cada membro, Casa ou Célu- habilidade muito boa de se desenvol-
la comunitária empenhe todas ver para qualquer pessoa ou profissio-
as suas forças em vista do bom nal. É bom ser eficiente, mas podemos
crescimento e desenvolvimento dizer que a atitude de quem é eficiente,
da Obra que o Senhor nos con- é uma atitude com foco nos meios. A
fiou, consumindo sua vida para
eficácia, por outro lado, é o modo de
que a parte da Obra que lhe foi
confiada produza abundantes
agir fazendo as coisas certas, atingindo
frutos de eficácia e santidade.” objetivos e obtendo resultados, ou seja
(ECCSh, art. 55) uma atitude com foco nos fins. Portan-
to, muito melhor é ser eficaz e atingir os
Podemos entender aqui, além dos resultados desejados.
membros, casas e células, que a mis- Não é por acaso que os documen-
são como um todo deve se empenhar tos mais importantes da Comunidade
para produzir abundantes frutos de tragam termos como eficácia – é bom
eficácia e santidade. Logo, é oportuno lembrar que um dos primeiros Escri-
explicar o significado do termo efi- tos da nossa Vocação trata do tema
cácia e diferenciá-lo de eficiência, os da “Profissionalização” –, pois, se vol-
quais tantas vezes são confundidos. tarmos nosso olhar para o nascimen-
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
futuro, realizar a análise ambien- e melhoria, logo, deve ser contí- tempo entre as ações estraté-
tal, definir objetivos, indicadores, nua. Não podemos, no final de gicas e o dia a dia;
metas e planos, enfim, realizar o cada ano, definir o que faremos >> Inexistência de avaliação da
trabalho de reflexão e discerni- e como faremos as atividades da execução da estratégia, ou
mento do que buscaremos no(s) missão, achando que nada de seja, falta de ritmo no ciclo da
próximo(s) ano(s). No segundo novo ou diferente poderá acon- melhoria contínua (PDCA);
quadrante, o “D” significa Desen- tecer, ou que exigirá mudar os >> Ausência de incentivo (afetivo
volver ou Fazer (do, em inglês, fa- nossos planos. Para isso, seria ou efetivo) para os colaborado-
zer), ou seja, é a fase de executar necessário assumir que temos a res e equipes que contribuem
o que foi planejado. capacidade de prever o curso do com a execução da estratégia
O terceiro quadrante traz a ambiente, controlá-lo ou simples- e com o alcance dos resultados
letra “C”, que significa Checar ou mente assumir sua estabilidade. É esperados.
Avaliar (check, em inglês), apresen- necessário criar um ritmo de pla-
tando a necessidade fundamental nejamento, execução, avaliação e Ao consideramos a gestão es-
de constantemente avaliarmos se ação para fazer o PDCA rodar! tratégica um processo de apren-
estamos alcançando os resultados Algumas pesquisas investiga- dizado contínuo e de melhoria,
esperados e se os nossos planos ram qual o percentual de plane- evitamos os obstáculos acima
estão realmente nos ajudando a jamentos estratégicos que não mencionados, e propomos às
alcançá-los. Sem a missão criar um foram executados e os respecti- autoridades da Comunidade al-
ritmo de avaliação, é muito difícil vos motivos. Podemos dizer que guns princípios para desenvol-
que ela se desenvolva de uma for- o percentual é bem alto, e os mo- ver uma inteligência coletiva nas
ma sustentável. O sentido dessa tivos apresentamos a seguir, para missões. Estas são algumas prá-
avaliação se encontra no último que as autoridades da Comunida- ticas ou “filosofias” que auxiliam
quadrante do ciclo, que traz a letra na criação e transmissão de co-
de possam evitá-los a fim de atin-
“A” com o significado de Agir (act, nhecimento na missão:
girem os objetivos pretendidos.
em inglês). 1. As missões podem aprender
Ao compararmos os resulta- tanto com o fracasso quanto
dos alcançados com os preten- Por que os com o sucesso;
didos pelo nosso planejamento planejamentos 2. Uma missão que aprende rejei-
e verificarmos que obtivemos ta o ditado “se não está quebra-
êxito, nossa ação pode ter o sen- estratégicos não são do, não conserte”;
tido de padronização do proce- executados? 3. As missões que aprendem as-
dimento realizado com sucesso, sumem que as pessoas mais
mas se, ao contrário, verificarmos >> Pouco domínio sobre os con- envolvidas diretamente com
que não atingimos nossa meta, ceitos de estratégia; a evangelização, com o pas-
termos a oportunidade de desco- >> As pessoas envolvidas com o toreio, sabem mais a respeito
brir juntos o que poderá ser feito trabalho não conhecem a es- dessas atividades do que pes-
para entrarmos nos trilhos. Neste tratégia (ou o planejamento) soas que passam mais tempo
caso, a ação corretiva pode ser da organização; em salas fechadas;
de execução de novas ações ou, >> Ausência de liderança, moti- 4. Uma missão que aprende bus-
capacitação para adquirirmos a vando e conduzindo a equipe ca de forma ativa, transferir
competência necessária para de- no foco da estratégia; internamente conhecimento e
senvolver o planejamento. >> Insuficiência de recursos ou práticas exitosas de uma parte
O mais importante é compre- falta de planejamento orça- para outra;
endermos que a gestão estratégi- mentário; 5. As missões que aprendem des-
ca é um processo de aprendizado >> Conflito na administração do pendem esforços olhando para
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
1. Missão
2. Visão
3. Análise
Ambiental
Objetivos 4. Objetivos
Indicadores 5. Indicadores
e Metas e 6. Metas
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
Exemplos: onde você está. Criaremos uma so, confiamos que, na oração ca-
visão de futuro para o período de rismática que dará início às ati-
dois ou três anos, pois uma visão vidades de planejamento, Deus
com um prazo menor que este não já terá preparado o terreno para
nos permitiria “sonhar” e colocar tudo o que precisaremos desen-
“Seremos uma das cinco maiores nossa emoção para trabalhar junto volver em seguida, com profe-
empresas integradas de energia do com a razão. Na verdade, quando a cias e palavras de sabedoria.
mundo e a preferida pelos nossos cultura do planejamento estratégi- >> Lembre-se de pedir, ao longo
públicos de interesse.” – Petrobras co estiver mais consolidada na sua do exercício, que todos sejam
missão, vocês mesmos sentirão a generosos em detalhes da vi-
necessidade de definir uma visão são desejada e fiquem livres
de futuro com um prazo maior, para imaginar todos os aspec-
para também permitir a realização tos da missão (grupos, even-
de visões maiores. A visão de futu- tos, centro de evangelização,
“Contribuir, na força do Carisma,
ro deve ser um “sonho realizável”. cursos, shows, evangelização,
com a missão universal da Igreja,
tornando-se um testemunho de providência, fraternidade,
expressão mundial como poten- DINÂMICA etc.), pois isso traz mais con-
te ação evangelizadora e caminho >> Peça para cada participante do cretude para a atividade. Eis
de santificação a serviço de toda a encontro de planejamento re- alguns questionamentos que
humanidade.” (Visão de Futuro da fletir sobre “o que deseja para a auxiliam nessa reflexão: Quais
Comunidade Católica Shalom, dis- Obra Shalom da sua cidade?” e são as nossas aspirações dura-
cernida pelo Governo Geral) “qual acredita ser a vontade de douras? O que pretendemos
Deus para esta Missão? O que atingir a longo prazo? O que
Ele deseja realizar?” Peça para nos une? O que queremos ser?
que construam uma imagem Como queremos ser vistos?
em suas mentes da Missão Sha- Aonde vamos juntos?
Missão de Guarulhos: lom que querem ver se realizar >> Se realmente o grupo total for
“Teremos um povo formado para em sua cidade até o período que de realmente umas 12 pesso-
evangelizar, um CE com estrutura definiram para a visão de futuro as, vale a pena investir o tem-
adequada à nossa realidade mis- (dois ou três anos) e peça para po ouvindo a “visão” que todos
sionária, alcançaremos toda a Dio- desenharem num papel os de- imaginaram, senão pelo menos
cese e as cidades vizinhas.” talhes desta imagem que cons- de alguns. Em seguida, peça
truíram. Essa dinâmica é, pre- para todos se agruparem em
dominantemente, um exercício grupos de 3 pessoas e cada trio
de imaginação, que traz para resuma numa frase a visão de
os trabalhos de planejamento futuro que deseja para a Obra
Missão de Budapest: não somente a nossa razão, mas Shalom desta cidade.
“Testemunhar o DOM da Unidade também toda a carga emotiva >> Para finalizar, todos os trios de-
e sermos um povo em movimen- do que queremos realizar como vem apresentar seu texto de
to. Famílias e jovens engajados, missionários do Reino de Deus. contribuição para a visão. Todo
contagiados pelo Carisma Shalom, >> É muito útil, antes desta dinâ- o grupo presente deve eleger o
sendo sinais de vitalidade e espe- mica, uma pequena motivação, melhor texto e, em cima deste,
rança com a marca do amor espon- que pode se dar com um vídeo, fazer as alterações necessárias
sal, louvor, alegria, evangelização e para que se torne a visão co-
um texto breve ou um testemu-
oferta de vida, buscando transfor-
nho sobre as graças abundantes mum de todos os presentes.
mar seu país pela proclamação do
Reinado de Cristo.” que Deus tem derramado e con- >> Perceba que caminhamos de
tinua a desejar derramar sobre a uma visão individual para uma
Construindo: Obra Shalom, como uma novi- visão comum, que, nem sem-
Vamos agora criar a Visão de dade do Espírito para a Igreja e a pre, é um processo fácil, mas
futuro da Obra Shalom na cidade humanidade de hoje. Além dis- fundamental. Para que esta vi-
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
Exemplo:
Pontos fortes Pontos fracos Oportunidades Ameaças
Engajamento da Falta de Abertura Avanço das
Obra Capacitação dos do povo da seitas
missionários cidade a novas
expressões da
Igreja
Pastoreio Pouca Relacionamento Término
ousadia na eclesial e do repasse
evangelização autoridades civis governamental
para a promoção
humana
Centro de Localização Convites para Violência e
Evangelização Centro de meios de Drogas
informatizado Evangelização comunicação
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
Faça uma lista dos dois ou três >> Conhecemos o lugar onde nós
pontos de maior relevância em cada estamos e as oportunidades e
item (pontos fortes e fracos, oportu- ameaças que ele oferece à nossa
nidades e ameaças), pois esse ma- missão (cenário, análise externa);
terial servirá de base, mais tarde, na >> Analisamos melhor a nossa situa-
definição das ações da Missão para o ção atual em relação aos nossos
período planejado. objetivos, nossos pontos fortes e
Você não vai, agora, trabalhar fracos (cenário, análise interna).
com essa lista. Vamos retomá-la so-
Vamos agora aos nossos Objeti-
mente quando formos elaborar o Pla-
vos, Indicadores e Metas.
no de Ação.
Revisando: Objetivos
Acabamos aqui a parte básica do Aprendendo:
Planejamento. É a situação futura que se pre-
>> Sabemos quem somos, para que tende atingir. Traduzem os fins para
existimos (missão); os quais se dirigem as metas, as es-
>> Definimos juntos aonde quere- tratégias e as suas ações. É macro,
mos chegar (visão de futuro); abrangente.
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
OBJETIVO 2:
PROMOVER A INTEGRAÇÃO
OBJETIVO 3
DIFUSÃO DO CARISMA
Indicadores
1. Quantidade de ingressos na Co-
munidade
>> CV e CAl
>> Homens e mulheres
2. Quantidade de desligamentos
(evasão da Comunidade)
3. (Expansão) Quantidade de Dioce-
ses onde a Comunidade está pre-
sente
4. Quantidade de missionários en-
viados
>> Missionários da Cal
>> Jovens em missão
>> Famílias em missão
>> Evasão de participantes dos um objetivo com metas estabele- responsável por ela – um único
grupos cidas, ela não se ocupará de outras responsável –, mesmo que o de-
>> (Expansão) Quantidade de Dio- coisas que são secundárias, pois a senvolvimento das ações referen-
ceses com a presença de Ami- meta exige tempo e dedicação tes a ela seja realizado por mais
gos do Shalom para ser atingida. pessoas ou setores. No campo
Objetivos e metas são alvos do Responsável escreva sempre
OBJETIVO 4: ou fins que desejamos atingir. As o nome e a função da pessoa res-
AUMENTAR A metas devem ser específicas, de- ponsável, para que não aconteça
ARRECADAÇÃO safiantes, realistas, mensuráveis de haver dúvidas em caso de mu-
e associadas a um horizonte de dança de pessoas.
Indicadores tempo. T – Time (Tempo ou Prazo):
>> Superávit da missão Em outras palavras, as metas Esta característica implica defini-
>> Superávit dos setores produti- precisam ser S.M.A.R.T. (do inglês, ção do prazo total ou da frequên-
vos (livraria, lanchonete, rádio, espertas ou inteligentes) cia com que se espera que a meta
oficinas...) S – Specific (Específica): O seja atingida. Isso facilita a decisão
>> Valor arrecadado com a Comu- texto (a redação) da meta precisa do momento em que ela já poderá
nhão de Bens ser claro, sem margens a dubieda- ser avaliada.
>> Valor arrecadado com outras de, e objetivo.
ações e projetos M – Measurable (Mensurá- Exemplo:
vel): Vale repetir a famosa frase
OBJETIVO 5: “Você não pode gerenciar o que
FIRMAR-SE NO CARISMA não pode medir”. Qualquer obje-
tivo que não possa ser transfor-
mado claramente em um número Objetivo: Evangelizar com ousadia
Indicadores
permite a manipulação e interpre- Indicador: Número de pessoas na
1. Frequência do pastoreio dos Obra
membros da Comunidade tação para que os interessados o
Meta: Aumentar para 250 o número
>> Frequência dos encontros para considerem atingido ou não. Tal-
de pessoas na Obra até dezembro
formação pessoal vez sua equipe não tenha as ferra- de 2011
>> Frequência dos acompanha- mentas necessárias para medir o Responsável: CAP
mentos do formador comuni- alcance de uma meta, neste caso,
tário (ou assistente) elas devem ser desenvolvidas an- Note que o Indicador é a base
tes da definição do objetivo. Outra da Meta. Queremos acompanhar o
2. Percentual de fidelidade da possibilidade para o indicador é Número de pessoas na Obra (indi-
Comunidade à Comunhão de ser uma evidência, ao invés de um cador) e queremos que ele aumen-
Bens índice quantitativo. te para 250 até dezembro de 2011.
>> Fundo de evangelização (10%) A – Attainable (Atingível): Logo, a nossa meta é Aumentar
>> Fundo de comunhão (5%) Os objetivos sempre devem ser para 250 o número de pessoas na
ousados, mas nunca impossíveis Obra até dezembro de 2011.
3. Tempo de adoração semanal de atingir. É importante lançar um (específico, mensurável, atin-
nas missões (em vista da ado- desafio para que a equipe se su- gível, relevante e dentro de um
ração perpétua) pere e lute, mas isso é muito dife- prazo)
rente de definir metas que nunca
poderão ser alcançadas, causando Construindo:
frustração e desânimo. O Governo Geral, a partir de
Metas R – Relevant/Responsible 2010, enviará anualmente um do-
(Relevante/Responsável): Toda cumento contendo as sugestões
Aprendendo: meta precisa ser relevante, gerar de metas para o planejamento
“Uma meta é um objetivo um impacto, para favorecer a mo- estratégico de cada missão. Essas
traduzido em termos quantita- tivação de quem trabalhará para metas serão elaboradas de acordo
tivos.” Quando uma pessoa tem ela. Exige também que haja um com as metas gerais da Comuni-
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
dade, discernidas no Planejamen- entre outras coisas, confundir fizeram o Shalom Beach de uma
to Estratégico do Governo Geral Meta com Ação. forma nova e eficaz. Alugaram um
e distribuída entre as missões de bar que estava fechado na praia
acordo com a visão que possu- Revisando: de maior movimentação da região
ímos do potencial de cada uma Até agora temos a missão, vi- e abriram lá uma Lanchonete Sha-
através dos acompanhamentos são de futuro, análise ambiental, lom durante as férias. Só os jovens
que fazemos ao longo do ano. objetivos, indicadores e metas. Em da Obra que estavam lá servindo
Essas metas enviadas serão outras palavras, sabemos quem enchiam a lanchonete. A música,
uma proposta para iniciar um somos, onde estamos e onde que- os jovens, e a movimentação, atra-
diálogo entre o Responsável Lo- remos chegar. Precisamos ainda íam aqueles que precisavam de
cal (e missão) e as Assistências/ saber como chegaremos lá: é o uma experiência com Jesus Cristo.
Assessorias do Governo Geral, Plano de Ação! Precisamos de Inovação!
para que até a data de elabora- Para cada objetivo, são defini-
ção do planejamento estratégico
da missão sejam discernidas em
Planos de Ação dos alguns indicadores que men-
suram o seu alcance. A partir dos
comum acordo. Tempestade de Ideias indicadores, construímos as metas
Apresente ao grupo as metas Antes de passarmos à elabo- definindo o quanto queremos al-
para a Missão, recebidas do Go- ração dos Planos de Ação, cons- cançar de cada indicador no prazo
verno Geral, partilhe o diálogo truiremos, ainda, com o primeiro estipulado. Cada meta pode exigir
feito com cada Assistência/Asses- grupo, uma relação de possíveis mais de uma ação que viabilize
soria na definição das metas. Per- ações para se atingir cada meta, chegarmos onde pretendemos.
ceba que todas têm como base que serão discernidas e desen- Então, não sejamos tímidos em
os indicadores apresentados an- volvidas (num plano) por cada construir nossos Planos de Ação.
teriormente, pois a meta é o que setor responsável pela meta. Fa- Sejamos realistas, mas audaciosos.
queremos dos nossos indicadores remos isso utilizando a metodo-
(aumentar para X, diminuir para Y, logia da tempestade de ideias ou Exemplo:
dentro de um prazo estabelecido). brainstorming.
Escute-os, anime-os e, se ne- Falando em tempestade de
cessário, a missão poderá acrescen- ideias, falemos em INOVAÇÃO.
tar metas discernidas localmente Os desafios são novos e as res-
ao seu planejamento estratégico. postas têm que ser novas. O mun- Objetivo: Evangelizar com ousadia
do está cada vez mais complexo e Indicador: Número de pessoas na
ATENÇÃO: dinâmico, a Comunidade Shalom Obra
>> Todas as metas discernidas em também cresce em muitas dire- Meta: Aumentar para 250 o número
comunhão com o Governo Ge- ções, exigindo mais integração de pessoas na Obra até dezembro
ral deverão constar no Plano de e muita criatividade. Corremos o de 2011
Ação e sua alteração deve ser fei- risco de fazer muito bem feito o Responsável: CAP
Ação 1: Criar um Folder divulgando
ta também em diálogo com a res- que não precisa ser feito.
a Comunidade e o CE com suas ati-
pectiva Assistência/ Assessoria. Veja alguns exemplos de ino-
vidades atualizadas mês a mês.
>> Ao acrescentarem metas extras vação da Comunidade Shalom: Ação 2: Realizar apresentações Ar-
durante a elaboração do Plane- >> Lanchonete para evangelizar; tísticas nas Ruas
jamento, busquem não ter um >> Acampamento de Jovens;
número superior ao que seria >> Halleluya. Construindo:
possível de executar. Distribua para cada pessoa
>> Todas as metas acrescentadas Outro exemplo de Inovação: uma folha impressa com o que foi
devem ser redigidas segundo Em 2010, a Missão de Mos- construído até agora, conforme o
a regra SMART, assim, evitarão, soró realizou uma inovação. Eles exemplo:
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
TEMPESTADE DE IDEIAS
Missão
“A comunidade tem por missão contribuir para renovar a ação evangelizadora da Igreja, com novo ardor, novos
métodos e novas expressões. Procurará também transformar as atividades seculares em meios de evangeli-
zação e santificação do mundo”. (Estatutos, Cap. 1.2, Parág. 5)
Visão de futuro
“Teremos um povo formado para evangelizar, um CE com estrutura adequada à nossa realidade missionária,
alcançaremos toda a Diocese e as cidades vizinhas.”
Os objetivos estratégicos
» Evangelizar com Ousadia;
» Promover a Integração;
» Difusão do Carisma;
» Aumentar a Arrecadação;
» Firmar-se no Carisma;.
Metas
Metas Apostólicas
» Aumentar para 140 o número de pessoas na Obra;
» Enviar 5 jovens para JMJ em Madrid.
Metas de Formação
» Realizar, no mínimo, 2 Cursos de Formação por semestre;
» Implantar a FUNIF com 100% de participação das autoridades designadas.
Metas para os Amigos do Shalom
» Abrir 2 grupos AS (Cachoeira Paulista e Barretos)
Metas Vocacionais
» Alcançar 3 ingressos na Cal e 2 na CV;
Metas Missionárias
» Enviar 2 irmãos da Comunidade de Aliança em missão;
Metas Econômicas
» Implantar a unificação financeira da Missão;
» Crescer, a cada mês, em 30% o superávit dos setores produtivos e dos eventos do ano de 2011 em relação ao
mesmo mês de 2010;
» Fidelizar, a cada mês, 80% dos membros da Obra na vivência da Comunhão de Bens, a partir do período
orientado no Caminho da Paz.
» Aumentar, a cada mês, em 30% o crescimento da arrecadação da missão em relação ao mesmo mês de 2010.
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
O Moysés nos diz que “Planeja- adoração e depois as que sur- ideias muito boas e inovado-
mento estratégico é o discernimen- girem no momento. ras a partir de ideias absurdas
to da vontade de Deus para nós”. 4. ESTÍMULO A DEBATES E
Depois de lerem juntos, todo Regras da Tempestade de TROCA DE IDEIAS. Estes ter-
o material, faça um momento de ideias: mos significam que os mem-
adoração comunitária, pedindo Leia as regras para todos, exce- bros da equipe tentam extrair
ao Senhor que Ele mesmo, que to a regra 2, que é para o coorde- ideias a partir das ideias dos
nos mostrou aonde quer chegar nador da dinâmica. demais. Frequentemente, a
com a ação da comunidade, nos 1. NÃO É PERMITIDO CRÍTI- idéia de alguém irá desenca-
mostre também os meios, e nos CAS. Não deverá ocorrer ava- dear outra idéia ligeiramente
encha de parresia. liação ou críticas às ideias de diferente por parte de outro
Após o momento de oração terceiros durante o processo. participante. É permitido “pe-
comunitária, motive um mo- Críticas só irão inibir a recep- gar carona” na idéia do outro.
mento de oração pessoal em tividade da equipe em rela-
que, para cada meta, cada pes- ção às suas próprias ideias. Essa dinâmica leva de 30 a 40
soa escreva sugestões de ações. 2. CADA PESSOA TEM IGUAL minutos e o coordenador deve
Sugira que cada um pense em, OPORTUNIDADE PARA EX- passar de uma meta para a outra
pelo menos, 2 ações para cada PRESSAR IDEIAS. Nenhuma sem parar o processo. Dela vocês
meta. Dê um tempo de pelo me- pessoa deve predominar na gerarão um Banco de Ideias, que
nos 1 hora para esse momento. exposição de ideias. Isso po- será entregue aos setores que de-
Em seguida, reúna todo o derá ser conseguido dando a senvolverão o Plano de Ação.
grupo novamente e utilizem a vez a cada pessoa, de forma Vocês podem destacar as ideias
metodologia da tempestade de ordenada. O Coordenador da que considerarem mais relevantes
ideias. dinâmica deve motivar aqueles para que estas não deixem de ser
mais tímidos e equilibrar a par- aproveitadas pelo grupo seguinte,
Como funciona a ticipação dos mais expansivos. pois é evidente que serão geradas
tempestade de ideias? 3. QUANTIDADE ACIMA DA muito mais ideias do que seja pos-
>> Alguém vai anotando e to- QUALIDADE. Devem ser ge- sível de executar em um ano e o
dos vão dizendo as ideias radas tantas ideias quanto grupo terá que fazer escolhas.
que tiveram para cada meta; possíveis. Ideias geram outras Vejam um exemplo de Banco
primeiro as que anotaram na ideias. É comum que surjam de Ideias:
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
Organizamos o 5W2H em uma planilha, que é a mesma que utilizaremos nos nossos Planos de Ação. Su-
gerimos que todas as missões utilizem essa mesma planilha em vista da unificação da metodologia e nomen-
clatura, facilitando a compreensão de todos, mesmo quando se deslocam de uma missão a outra.
Exemplo:
Comunidade Católica Shalom
Plano de Ação 2011 (5W2H)
Meta (S.M.A.R.T.): Valor Base Responsável
Aumentar para 250 o número de pessoas na Obra até dezembro 2011 100 CAP- Antônio
Resumo
1. Missão
1. Para que existimos?
2. Onde queremos chegar? (IMAGEM)
3. FOFA/ SWOT
4. Onde queremos chegar? (MACRO)
5. Como medir?
2. Visão
6. Onde queremos chegar?
(MENSURÁVEL/ S.M.A.R.T)
7. 5W2H 3. Análise
Ambiental
Objetivos 4. Objetivos
Indicadores 5. Indicadores
e Metas e 6. Metas
garantir que a missão concentre seus tenha sempre em sua mesa, mas você
esforços no que é mais importante não consegue fazer com que o resto
de ser alcançado, sem deixar (é cla- da missão se lembre e trabalhe com
ro) de fazer aquilo que não seja tão base nele, ou seja, estrategicamente.
estratégico, mas faça bem à missão. O segredo para isso acontecer
Vamos ao PDCA, que nos diz tudo está no 3º ponto da regra do PDCA:
o que precisamos fazer para governar o “C” de checar, ou avaliar. E diríamos
estrategicamente nossas missões: ainda mais, avaliar e aprender!
planejar, desenvolver, checar e agir. Mas como realizar esse momen-
O 1º ponto dessa regra, ou seja, to de avaliação e aprendizado estra-
elaborar o planejamento, todos nós tégico da missão? Sugerimos que
já estamos ficando bem acostuma- realizem mensal ou, no mínimo, bi-
dos a todos os anos pararmos para mestralmente uma reunião que es-
realizar, e, cada vez que o realizamos, tamos chamando de Reunião Estra-
aprendemos a fazer melhor. tégica, da qual explicaremos, agora,
O 2º ponto, desenvolver o plano, o passo a passo.
ou executá-lo, é um tanto óbvio, “se
planejei, eu vou executar”. Mas a mis-
são pode encontrar um desafio que
Reunião Estratégica
se chama “o choque do planejamento Antes de falar da reunião em si, va-
estratégico com o dia a dia de traba- mos dar algumas dicas do que precisa
lho”. Existe um risco de você trabalhar ser feito antes das reuniões para que
só com o que vai aparecendo no seu elas aconteçam e sejam produtivas!
dia ou naquela semana para fazer: e
este risco é trabalhar muito, se cansar ANTES DA REUNIÃO
muito, e não alcançar o que a missão 1a Dica:
gostaria ou precisaria. Mas também Agendar as datas de todas as
há o risco, por outro lado, de traba- “reuniões estratégicas” do ano e
lhar só com o que é estratégico: que é comunicar os participantes, que
deixar muita gente chateada porque devem ser o Conselho Local e mais
você não se preocupa mais com as algumas lideranças da missão que o
novidades que aparecem e só quer RL ache importante estar presente.
saber do que já estava planejado, Claro que vão precisar ser lembrados
perdendo, assim a flexibilidade! sempre antes de cada reunião, mas o
Este último desafio acontece RL pode pedir ajuda de alguém para
menos. O que acontece mais é dei- lhe secretariar nisso. Devem estar no
xarmos nos levar pelo dia a dia e calendário anual da Missão, com ho-
arquivarmos o planejamento que a rário de início e fim definidos, e sen-
missão desenvolveu com tanto es- do respeitados.
forço e esperança, e esquecendo-o
por um bom tempo. 2a Dica:
Pode ser até que você, Respon- Coletar as informações para ava-
sável Local, não se esqueça dele e o liar o planejamento estratégico. O
31
GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
RL precisa ter em mãos as metas o assunto, para contribuir ainda pendente de ser positivo ou
definidas no seu planejamento mais durante a reunião. negativo.
estratégico. Digamos que a mis- É importante que essas reuni- 5. O 5º passo é abrir para con-
são tem a meta de enviar 15 jo- ões sejam bem preparadas, desde siderações. Este momento é
vens para a Jornada Mundial de o ambiente (altar, cadeiras, equi- o mais importante, pois pas-
Madrid. É necessário levar para a pamentos, etc.) até o material a samos da simples avaliação
reunião a informação de quantos ser usado (folhas, textos, lista de para o aprendizado, já que
jovens estão inscritos até o mo- presença, materiais para dinâmi- a missão vai descobrindo os
mento, sem “achismos”, o número cas e outros). motivos do seu progresso ou
real e concreto, para que possam também de algum fracasso.
avaliar se estão progredindo no
ritmo que permita alcançar essa
Relembrando Informações que antes não
eram refletidas ou comparti-
meta até a sua data final, que 1. Agendar todas as Reuniões do lhadas passam a ser!
deve ser o mês de julho de 2011. ano; 6. O 6º e último passo é definir
Num outro exemplo, a meta 2. Coletar as informações das o que será feito a partir das
é aumentar, a cada mês, em 30% metas, e que estas sejam con- conclusões sobre o resultado
a arrecadação da missão em rela- sistentes; daquela meta, que pode ter
ção ao mesmo mês de 2010. En- 3. Informar aos participantes da desdobramentos variados:
tão, qual estratégia é necessária Reunião o objetivo da mesma. >> Programar uma comemoração
levar para a reunião? O valor ar- numa assembleia com a Obra
recadado nos meses anteriores e DURANTE A REUNIÃO por uma meta alcançada;
nos mesmos meses de 2010 para Apresentaremos agora um >> Ou uma modificação no plano
serem comparados. roteiro simples para a Reunião Es- do que precisa ser feito para
O RL também pode contar tratégica: alcançar aquela meta, acres-
com o apoio de alguém para lhe 1. O 1º passo é a oração! E que centando algo novo;
secretariar garantindo que todas seja mesmo uma oração de es- >> Ou, ainda, investir no treina-
essas informações sejam cole- cuta de Deus para a Missão. mento de alguém para desen-
tadas antes da reunião, ou ele 2. O 2º passo é relembrar todas volver uma habilidade que a
mesmo pode fazer isto. Mas é im- as metas da missão. Para isso, missão está precisando.
portante saber que o responsável pode-se usar um data show,
maior pelo envio e consistência uma cartolina, ou ainda impri- O Papel do RL é muito im-
destas informações é o respon- mir uma via para cada pessoa. portante nessa reunião, não só
sável da meta. Lembra que no PE Não precisa discuti-las nem conduzindo, mas também reco-
cada meta tem um responsável? saber o andamento, apenas nhecendo o trabalho daquelas
Então, quem é responsável por fazer uma leitura delas para pessoas que mais contribuíram
ter atualizada a informação dos relembrá-las. para os frutos positivos da mis-
inscritos na Jornada? O coorde- 3. O 3º passo é identificar quais são, bem como anotando o que
nador do projeto juventude ou metas estarão sendo avalia- não for tão positivo, para de-
quem detém a responsabilidade das naquele dia, pois pode ser pois, reservadamente, dar um
dessa meta! E quem é responsá- que não dê para avaliar todas feedback com caridade, sem-
vel pela informação da arrecada- sempre. É importante que pre acreditando que podemos
ção, mês a mês, da missão? Prova- isso seja informado no obje- aprender mais com os erros do
velmente o Ecônomo! tivo da reunião comunicado que com os acertos.
aos participantes.
3a Dica: 4. O 4º passo é pedir para o res-
Informar aos participantes ponsável de cada meta apre-
Treinamentos
quais os objetivos daquela reu- sentar o resultado alcançado Diante das atribuições que nos
nião para qual eles estão sendo até então para cada meta e são confiadas, precisamos bus-
convidados, pois eles já podem ir dar sua opinião sobre os mo- car a capacitação para cumpri-las
se preparando e refletindo sobre tivos daquele resultado, inde- bem e de acordo com a vontade
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GESTÃO ESTRATÉGICA NA OBRA SHALOM: UM GUIA PARA AS MISSÕES
de Deus. Essa capacitação nos dades através de questionários, fundamento, o âmago de nossa
vem, primeiramente, pelo auxílio dinâmicas, acompanhamentos e vocação” (art. 03). E os nossos Es-
da Graça, mas o Senhor nos cha- ainda de sugestões das autorida- tatutos, no capítulo da comuni-
ma também a nos profissionali- des do Governo Geral. dade de vida, sobre vida apostó-
zarmos nas nossas atividades em lica, Art. 71, nos diz também que
vista do crescimento da Obra. “A Quem deve participar dos “busquemos desenvolver e uti-
profissionalização é fundamental treinamentos? lizar todas as profissões e meios
na Obra Shalom. Constatamos A liderança da Missão é convi- necessários para o crescimento
sua necessidade, além de reco- dada, mas, especialmente, o Con- da Vinha que o Senhor nos con-
nhecermos que, sem dúvida, é selho Local. fiou como um talento a ser mul-
vontade de Deus nossa profissio- É importante, porém, que, tiplicado”. Dessa forma, enten-
nalização para o bem da Obra.” diante dessa necessidade de pro- demos que devemos procurar
(Profissionalização, art.01) fissionalização, não esperemos outros meios de capacitação pro-
Para atender essa necessida- que todo o treinamento de que fissional, como cursos, em outras
de, a Secretaria de Planejamento precisamos venha de algum se- instituições, gratuitos ou não,
e Gestão prepara e envia mensal- tor da Diaconia Geral. O mesmo que nos auxiliem a fazer a nossa
mente para todas as missões um escrito, Profissionalização, nos “companhia de pesca... funcionar
material de treinamento básico diz ainda que “devemos, portan- bem, a fim de pescar com cres-
para as lideranças da Missão. Os to, investir com empenho nesta cente eficiência e assim fazer
temas são escolhidos com base profissionalização, sem esque- crescer o Reino de Deus” (Profis-
na escuta das próprias autori- cer, entretanto, nosso principal sionalização, art.02).
ANEXO
Sugestão de cronograma das Atividades
do Retiro de Planejamento Estratégico
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BIBLIOGRAFIA
COMUNIDADE CATÓLICA SHALOM.
Escritos. 5ª Edição. Aquiraz: Edições
Shalom, 2007.
http://gerisval.blogspot.
com/2010/05/brainstorming-ou-
tempestade-de-ideias.html
Gustavo Periard
http://www.sobreadministracao.
com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-
utilizado/
Moderador Geral
Moysés Azevedo
Formadora Geral
Maria Emmir Oquendo Nogueira
Assistente Geral
João Edson Queiroz
Redação
Raniere Cristina Castro de
Mendonça e Eric Buarque
Revisão
Keila Maciel Marques
“A Profissionalização é fundamental na Obra Shalom” (Pf, 01)