Sistema de Costos por �rdenes espec�ficas

Enviado por jorge aguilar santoyo

Partes: 1, 2, 3
Definici�n, objetivos, caracter�sticas, ventajas y desventajas del sistema de
costos por �rdenes espec�ficas
Diagrama de un sistema de costos por �rdenes espec�ficas
Control de materiales
Control de la mano de obra
Control de los costos indirectos
Cierre o liquidaci�n de la orden de producci�n:
Estado de costos de producci�n y venta normal con variaci�n de costos indirectos
insignificante
Ejercicio did�ctico 1
Ejercicios propuestos
De acuerdo a las caracter�sticas y naturaleza del proceso de producci�n, las
empresas establecen el sistema para acumular y asociar los costos con la unidad del
producto, con el objeto de satisfacer las necesidades de informaci�n oportuna,
confiable y v�lida que permita a la gerencia la toma de decisiones apropiadas.

En la presente Unidad se realiza la descripci�n y an�lisis del flujo de los costos

en un sistema de contabilidad de costos por �rdenes espec�ficas, desde el momento
que se emite la orden de producci�n, hasta la contabilizaci�n y determinaci�n de
los costos de la producci�n terminada, pasando por los tres momentos del proceso
productivo: productos en proceso, productos terminados y costo de los art�culos
vendidos.

En el desarrollo de la presente unidad se refleja la aplicaci�n de los

conocimientos adquiridos en los m�dulos anteriores en un tipo espec�fico de
empresa, aquellas que fabrican atendiendo a los requerimientos del cliente.

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE:

OBJETIVO TERMINAL

Dise�ar un sistema de costos por �rdenes espec�ficas para una empresa en particular

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA UNIDAD

Definir el sistema de contabilidad de costos por �rdenes espec�ficas, se�alando sus

objetivos.

Explicar las caracter�sticas del sistema de contabilidad de costos por �rdenes

espec�ficas.

Describir los flujos de costos en un sistema de contabilidad de costos por �rdenes

espec�ficas, indicando los modelos y procedimientos m�s usados.

Registrar los asientos correspondientes en un sistema de contabilidad de costos por

�rdenes espec�ficas

Estructurar el estado de costos de producci�n y venta normal.

Definici�n, objetivos, caracter�sticas, ventajas y desventajas del sistema de

costos por �rdenes espec�ficas
La acumulaci�n y clasificaci�n de las cifras relativas a los costos de producci�n
es tarea de fundamental relevancia, debido a que permite la consecuci�n de uno de
los objetivos de la contabilidad de costos: el costeo del producto terminado, de
igual manera constituye una herramienta de apoyo valiosa a la gerencia, porque
suministra la informaci�n necesaria para predecir las consecuencias econ�micas de
sus decisiones.

Los administradores necesitan determinar el costo del producto, el cual es

calculado por los contadores para dos fines: para la toma de decisiones que permite
a los administradores evaluar sus pol�ticas de precios y los diferentes productos
que se fabrican, y como informaci�n financiera que se refleja en el estado de
resultados a trav�s de la cuenta de costo de venta y como valor de inventario
(bienes terminados y en proceso) en el balance general.

Los sistemas de acumulaci�n y clasificaci�n de los costos de producci�n deben

seguir el ciclo de producci�n y el flujo f�sico de los materiales a medida que se
reciben, almacenan, consumen y se convierten en art�culos terminados.

El ciclo de producci�n suele dividirse en tres fases principales:

- Almacenamiento de materiales

- Proceso de transformaci�n de materiales en art�culos terminados

- Almacenamiento de productos terminados.

Con la finalidad de lograr un mayor control de los costos de producci�n, las

empresas deben optar por la utilizaci�n de un sistema perpetuo de acumulaci�n,
debido a que el mismo provee informaci�n continua sobre los materiales, productos
en proceso y productos terminados, costo de art�culos fabricados y costo de venta,
logrando los objetivos de acumular costos totales, calcular costos unitarios y
mantener en forma continua y permanente (no solo al final del per�odo, como en el
caso del sistema peri�dico) informaci�n a la gerencia para facilitar las decisiones
de planeaci�n y control.

Existen dos tipos b�sicos de sistemas perpetuos de acumulaci�n de costos,

clasificados de acuerdo con la clase de proceso productivo o como se�ala Neuner
(1988) "de acuerdo con la naturaleza de las operaciones de fabricaci�n", tales
sistemas son el sistema de costos por �rdenes espec�ficas y el sistema de costos
por proceso continuo.

A los efectos de la presente unidad se desarrollar�n aspectos relacionados con el

sistema de costos por �rdenes espec�ficas.

Definici�n:

El sistema de contabilidad de costos por �rdenes espec�ficas, conocido tambi�n como

sistema de costos por �rdenes de producci�n, por lotes, por pedido u �rdenes de
trabajo, es un sistema de acumulaci�n de costos de acuerdo a las especificaciones
de los clientes o en algunos casos para ser llevados al almac�n de productos
terminados, en el cual los costos que intervienen en el proceso de producci�n de
una cantidad espec�fica o definida de productos se acumulan o recopilan
sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de obra directa y costos
indirectos), los cuales se cargan a una orden de trabajo, fabricaci�n o producci�n,
sin importar los periodos de tiempo que implica. Por ejemplo, algunos trabajos se
pueden completar en un periodo corto, mientras que otros se pueden extender por
varios meses.

Este sistema es el m�s apropiado de utilizar cuando los productos que se fabrican
difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de conversi�n; y,
la producci�n consiste en trabajos o procesos especiales, seg�n las
especificaciones solicitadas por los clientes, m�s que cuando los productos son
uniformes y el proceso de producci�n es repetitivo o continuo. El costo unitario de
producci�n se obtiene al dividir el costo total de producci�n de la orden entre el
total de unidades producidas de esa orden. Entre las industrias que utilizan este
sistema de costeo se encuentran las f�bricas de muebles, art�culos dom�sticos,
maquinarias y constructoras.

Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en empresas manufactureras, la

mayor�a de empresas de servicios utilizan el sistema por �rdenes como por ejemplo
los talleres de reparaci�n de carros, contratos de reparaciones y mantenimiento de
maquinarias, servicios m�dicos, contratos de auditorias, entre otras.

Objetivos:

Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:

? Acumular costos totales y calcular el costo unitario.

? Presentar informaci�n relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir

a las decisiones de planeaci�n y control.

Caracter�sticas:

Entre las caracter�sticas del sistema por �rdenes espec�ficas, extra�das de los
diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar las siguientes:

? Acumula y asigna costos a: Trabajos espec�ficos, conjunto o lote de productos, un

pedido, un contrato, una unidad de producci�n.

? Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producci�n, por lo tanto los

costos son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos
del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.

? Es apropiado cuando la producci�n consiste en trabajos o procesos especiales, m�s

que cuando los productos son uniformes.

? Posibilita notificar y subdividir la producci�n, de acuerdo a las necesidades de

producci�n, control de inventario o la direcci�n de la empresa.

? Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global.

? Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada

lote y los costos indirectos se asignan sobre alguna base de prorrateo.

? No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine la

orden.

? La producci�n no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir

una planificaci�n cuidadosa de la producci�n.

? Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar de

productos en proceso, denominada Orden de Producci�n. Los documentos fuentes en un
sistema contable representan registros originales que sirven de respaldo a los
asientos de diario, en el sistema de costos por �rdenes espec�ficas la orden de
producci�n representa el documento fuente que permite acumular todos los costos
asignados a un trabajo espec�fico desde el momento que se inicia hasta su
culminaci�n. La figura 5.1 muestra el formato de una orden de producci�n,
identific�ndose los elementos o informaci�n principal que debe contener.
Ventajas

? Proporciona en detalle el costo de producci�n de cada orden.

? Se calcula f�cilmente el valor de la producci�n en proceso, representada por

aquellas �rdenes abiertas al final de un periodo determinado.

? Se podr�a establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido.

Desventajas

? Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los

costos.

? Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producci�n y se

tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden se obtiene
hasta el final del periodo de producci�n.

Monografias.com

Figura 5.1. - Auxiliar de Productos en Proceso: Orden de Producci�n

Diagrama de un sistema de costos por �rdenes espec�ficas

Para iniciar su actividad productiva, las empresas que utilizan el sistema de
costos por �rdenes espec�ficas, requieren emitir una orden de producci�n para cada
trabajo o lote, cada orden de producci�n debe llevar una Hoja de Costos (figura
5.1), en la cual se registran los costos de materiales directos, mano de obra
directa y costos indirectos requeridos en el proceso de elaboraci�n de determinada
orden o lote conforme se desarrolla el trabajo. Los gastos de ventas y
administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de producci�n, fabricaci�n
� manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el costo total.
Las hojas de costos se establecen al comienzo del trabajo y permanecen vigentes
hasta que los productos se terminan y se transfieren al almac�n de art�culos
terminados.

La estructura de las hojas de costos pueden variar de una empresa a otra; sin
embargo, existen datos esenciales que deben ser recopilados para suministrar la
informaci�n requerida por la gerencia. En la figura 5.1 se muestra un modelo de
hoja de costos. Entre los datos principales que deben incluirse en una hoja de
costos se encuentran: n�mero de la orden u hoja de producci�n, descripci�n del
art�culo que se va a fabricar y la cantidad, fecha de iniciaci�n, fecha de
terminaci�n, secci�n de costos de material directo, mano de obra directa y costos
indirectos y secci�n de resumen de costos.

Algunos formatos incluyen los gastos de administraci�n y ventas y el precio de

venta de manera que pueda determinarse f�cilmente la utilidad estimada para cada
orden de trabajo o de producci�n.

Para que un sistema de costos por �rdenes espec�ficas funcione de manera adecuada
es necesario identificar f�sicamente cada orden de trabajo y separar sus costos,
para lo cual se requiere documentaci�n y procedimientos que permitan asociar los
insumos de fabricaci�n de un trabajo. Esta necesidad se satisface mediante el uso
de: requisiciones de materiales, separadas para cada trabajo, para identificar los
materiales directos; Boletas de Trabajo para los costos de mano de obra directa,
identificados por n�mero de orden de trabajo de costos; y bases de aplicaci�n de
costos indirectos identificada con cada orden de producci�n (por ejemplo si la base
son horas m�quinas entonces se debe establecer la cantidad de horas m�quinas que,
en el per�odo, utiliz� cada orden en el proceso productivo)
Al terminar de fabricarse los productos y una vez anotados todos los costos en la
respectiva hoja de costos, se procede a su liquidaci�n; para ello se totaliza cada
una de las tres columnas que contienen los montos de los elementos del costo y se
suman los totales de las columnas para obtener el costo total de la orden de
producci�n; posteriormente se divide este costo total por el n�mero de unidades
fabricadas y se obtiene el costo de cada unidad producida en dicha orden.

2.1.- MODELOS Y PROCEDIMIENTOS USADOS PARA EL CONTROL DE LOS COSTOS

El flujo de producci�n es la forma de explicar los costos desde el punto en que se

incurren, hasta el punto en que se reconocen como gasto en el estado de resultado,
conocer este flujo en �rdenes es de sumo inter�s, por lo cual se dar� una breve
explicaci�n de la acumulaci�n de los tres elementos del costo (punto analizado en
la unidad II, III y IV), en un sistema de costeo por �rdenes de producci�n.

Los elementos del costo de producci�n, en cualquier sistema de acumulaci�n

requieren una adecuada normativa de control interno, que garantice su integridad y
asignaci�n razonable a las unidades de producto, por lo tanto, independientemente
de ciertas condiciones particulares, la normativa de control suele ser id�ntica en
los sistemas de acumulaci�n de costos, por lo que a continuaci�n se presentan
algunas consideraciones sobre el control necesario para cada elemento del costo.

El procedimiento de control se inicia cuando el departamento de ventas emite un

pedido para la fabricaci�n de un producto, este pedido puede responder a los
requerimientos de un cliente en particular o una solicitud interna para mantener un
stock adecuado en almac�n de productos terminados. Una vez que se recibe el pedido
el �rea de producci�n debe planificar el proceso de producci�n, tipo de material a
utilizar, requerimiento de personal, tiempo de entrega, entre otros. De igual forma
se debe informar a contabilidad de costos para que de apertura al auxiliar de
productos en proceso que permitir� el control del pedido a manufacturar.

Control de materiales
Como se mencion� en p�rrafos anteriores la orden de producci�n representa el
documento fuente en un sistema de costos por �rdenes especificas, pero la
informaci�n que se acumula en las �rdenes proviene de documentos fuentes que
permiten costear cada partida en forma individual (materiales, mano de obra y
costos indirectos). El primer elemento del costo lo constituyen los materiales
directos, los cuales de acuerdo a las especificaciones y los procedimientos de la
empresa es solicitado al almac�n o bodega para iniciar el proceso de producci�n.
Esta solicitud se realiza mediante un documento fuente, denominado requisici�n de
materiales, que constituye el documento que proporciona la informaci�n sobre la
cantidad, tipo y costo de material a utilizar en producci�n.

De igual manera la requisici�n de materiales indica el destino de los materiales,

es decir si en ella se indica que el material es de uso exclusivo para un trabajo u
orden y por lo tanto se puede asignar de forma sencilla al proceso, este material
lo clasificaremos como material directo. Por el contrario si el material solicitado
es de uso general para varios procesos o representan suministros de producci�n se
denominan como material indirecto y/o suministros de f�brica, el cual de acuerdo a
la clasificaci�n estudiada en m�dulos anteriores se cataloga como costos
indirectos.

En una empresa manufacturera es considerable o significativa la cantidad de

requisiciones de materiales que se presentan en un periodo dado, por lo tanto se
establece el uso de un resumen de requisiciones de materiales que facilita el
procedimiento contable de registro en las �rdenes y diario.

A continuaci�n se presentan en forma sistem�tica, l�gica y secuencial parte de las

actividades, funciones y posibles departamentos que en una empresa manufacturera
deben existir para garantizar un adecuado control del uso de los materiales en un
sistema por �rdenes espec�ficas.

Producci�n

Cuando se inicia el proceso productivo, en producci�n se elabora el formulario

Solicitud o Requisici�n de Materiales en por lo menos original y dos copias.

Env�a el formulario al Almac�n de Materiales.

Almac�n:

Recibe el formulario, lo completa en los �tems de costo unitario y costo total

Da salida a los materia1es en el submayor (K�rdex) de acuerdo al m�todo de

valuaci�n.

Env�a a producci�n los materiales, junto con el original del formulario de

solicitud.

Preparar el Resumen de Requisiciones de Materiales.

Env�a a Contabilidad el Resumen de Requisiciones de Materiales

Contabilidad

Recibe el Resumen de Requisiciones de Materiales.

Realiza el asiento contable, el cual se explica en el siguiente punto.

Afecta la orden de producci�n en la columna de materiales , ya que su encabezado se

llen� cuando se contrat� con el cliente

Control de la mano de obra

El ciclo de control de la mano de obra es similar al que se describi� para los
materiales directos, constituyendo las boletas de trabajo el documento fuente
b�sico para la asignaci�n de los costos de mano de obra directa, de acuerdo al
tiempo productivo invertido en las �rdenes de producci�n.

La funci�n de cronometraje juega un papel fundamental, debido a que a trav�s de la

misma se logra controlar el tiempo productivo de los trabajadores directos, el cual
debe ser imputado a las respectivas �rdenes de producci�n donde el trabajador
realiz� trabajo manual o activ� las m�quinas que transforman el material directo en
el nuevo producto. Las boletas de trabajo son el formulario que permiten dicho
control. Con la informaci�n contenida en las tarjetas reloj se puede elaborar la
n�mina, ambos formularios permiten realizar los asientos contables.

Es importante recordar que la mano de obra se clasifica en mano de obra directa y

mano de obra indirecta, por lo tanto es fundamental que se tome una decisi�n por
cuestiones de consistencia contable y para el costeo del producto, el tratamiento
(mano de obra directa o mano de obra indirecta) que tendr�n los aspectos
relacionados con vacaciones, d�as festivos, bonificaciones, tiempo de preparaci�n,
tiempo ocioso, prestaciones sociales, aportes patronales y apartados patronales
correspondientes a la mano de obra directa.

Generalmente, en las empresas que trabajan por �rdenes espec�ficas, la mano de obra
indirecta suele incluir las siguientes partidas: Jefatura y supervisi�n,
oficinistas de producci�n, Tiempo no productivo, trabajo indirecto del trabajador
directo, recargo por horas extras cuando �stas se realicen al azar. Las horas
extras que surgen por pedidos urgentes de algunos clientes, se debe considerar mano
de obra directa al igual que el recargo por ellas generado.

Cuando se da inicio a cada trabajo, el trabajador o el jefe de producci�n procede a

llenar las boletas de trabajo, indicando la hora de inicio de la labor productiva
en una determinada orden de producci�n y la hora de culminaci�n; de esta manera al
finalizar un periodo se hace un an�lisis de las boletas de trabajo de los obreros,
procediendo a realizar un resumen que indica el tiempo dedicado por cada trabajador
a cada orden o pedido, igualmente se calcula la tarifa a aplicar por cada hora
trabajada, de esta manera se multiplica el No. de horas por la tarifa
correspondiente y se obtiene el costo por acumular en cada orden de producci�n.
Luego de registrar el costo correspondiente en cada orden se efect�a el registro
contable.

Control de los costos indirectos

En un sistema por �rdenes espec�ficas es de fundamental importancia la utilizaci�n
de la t�cnica del costeo normal, debido a que la misma permite normalizar el costo
indirecto en las diferentes unidades de producci�n, adem�s contribuye a solventar
los problemas que se presentan con este elemento del costo, como lo son, entre
otros:

A veces se termina y hasta se vende el producto y todav�a no se conoce el monto

total de costo indirecto real, porque por ejemplo no han llegado los recibos a la
f�brica correspondientes a los servicios como agua, electricidad, tel�fono,
mantenimiento, entre otros.

Existen partidas de costos indirectos que tienen diverso comportamiento frente a

los vol�menes de producci�n, como lo son costo indirecto variable, fijo y mixto.

Hay meses de alta producci�n y meses de baja producci�n, donde los productos
tendr�an costos unitarios distintos y distorsionados por efecto de los costos
indirectos fijos.

Para una ilustraci�n resumida de la utilizaci�n del costeo normal, a continuaci�n

se presentan los procedimientos llevados a cabo antes, durante y al cierre del
per�odo contable, cuando se emplea esta t�cnica de predeterminaci�n del costo
indirecto con tasa �nica.

Procedimiento antes del periodo contable

Establecer la base de aplicaci�n de los costos indirectos, o en otras palabras,

determinar en que unidad de medida se va a expresar el volumen de producci�n, si
van a ser horas m�quina, horas hombre, costo mano de obra, costo de material,
unidades de producto, etc.

Establecer el presupuesto de capacidad (a qu� volumen va a operar la f�brica, es

decir cu�ntas horas o cu�ntos productos se van a fabricar, etc., todo depende de la
unidad de medida escogida en el punto anterior).

Establecer el presupuesto de costos indirectos (fijo, variable).

Calcular la tasa predeterminada de costos indirectos, dividiendo el presupuesto de

de costos indirectos por el presupuesto de capacidad o volumen de producci�n
expresado en la base escogida.

Procedimiento durante el periodo contable

Aplicar los costos indirectos a cada orden de producci�n, multiplicando la tasa

predeterminada, por el volumen real obtenido en cada orden.
Registrar los costos indirectos aplicados.

Registrar la costos indirectos realmente incurridos, en la cuenta control, y en sus

respectivos auxiliares.

Procedimiento al cierre del ejercicio

Determinaci�n de la sobre o sub-aplicaci�n de costos indirectos (comparando los

costos indirectos reales, con los costos indirectos aplicados)

Determinaci�n de las variaciones ( favorables y desfavorables), considerando si las

mismas se deben a una variaci�n en el presupuesto de costos indirectos, con
respecto a la costos indirectos realmente incurridos, o una variaci�n en la
capacidad o volumen de producci�n real, en relaci�n al volumen presupuestado.

An�lisis de las variaciones, otorgando m�ritos por las variaciones favorables,

cuando sea el caso y tratando de corregir fallas e ineficiencias para el pr�ximo
per�odo, en el caso de las variaciones desfavorables.

Cierre de las variaciones contra el costo de venta, por considerar dicha variaci�n
insignificante. En caso, que la variaci�n sea significativa, su monto debe ser
distribuido entre toda la producci�n (productos en proceso, productos terminados y
productos vendidos).

Cierre o liquidaci�n de la orden de producci�n:

Terminada una orden de producci�n, se procede a totalizar cada una de las columnas,
obteniendo de esta forma el costo de materiales directos invertidos en dicha orden,
de igual forma el costo de mano de obra y los costos indirectos. Luego se suman los
totales de los tres elementos y obtenemos el costo de producci�n de la orden, este
total se divide entre el n�mero de unidades fabricadas en la misma, y resulta el
costo unitario de los productos fabricados en esa orden.

Este costo se transfiere al almac�n de productos terminados para su posterior

entrega o venta. La figura 5.2 corresponde al flujo de producci�n en un sistema de
costos por �rdenes de producci�n.

Monografias.com

Figura 5.2. - Flujo de producci�n en el sistema por �rdenes espec�ficas

2.2. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES M�S USUALES.

Los registros contables que com�nmente se consideran en el procedimiento incluyen

la compra y uso de materiales, el registro de los pasivos laborales y distribuci�n
de la n�mina, aplicaci�n de los costos indirectos, liquidaci�n de las �rdenes,
venta de las �rdenes, registro de los costos indirectos reales, cierre de las
cuentas transitorias de costos indirectos y apertura de la variaci�n, cierre de la
variaci�n de costos indirectos (considerada insignificante � significativa, como se
indica a continuaci�n.

En el caso que los costos indirectos reales sean mayores a los aplicados se
presenta una subaplicaci�n de costos indirectos, de lo contrario, la variaci�n
resultar�a del tipo de sobreaplicaci�n de costos indirectos. Cuando la variaci�n de
costos indirectos se considera insignificante se cierra contra costo de venta lo
que representa que los saldos finales de las cuentas de inventarios (productos en
proceso y productos terminados) quedan con costos aplicados, esto se refleja en el
estado de costos de producci�n y venta.