OVERVIEW SAP – MM

CONTENIDO:

▪ Introducción
▪ Estructura Organizativa y Datos Maestros
▪ Proceso: compra de bienes y servicios
▪ Principales transacciones
OVERVIEW DE GESTION DE MATERIALES – MATERIAL
MANAGEMENT

INTRODUCCIÓN

La producción, las ventas y las adquisiciones son diferentes procesos operativos. A menudo
manejado en diferentes departamentos funcionales pero cada uno de estos procesos claves
desencadena actividades en los otros procesos de negocio. Por ejemplo, la producción puede
comenzar con un pedido de cliente o por un plan de demanda independiente; las necesidades
de adquisición desencadenada por una necesidad de planificación de la producción o debido a
la venta de productos en existencia, y así. Estos procesos pueden ocurrir de forma
independiente el uno del otro o como grupo. Dependiendo de las necesidades de una
empresa, sus productos y sus procesos.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
SOCIEDAD: representa a una entidad contable independiente. Puede ser una empresa o un
grupo de empresas.

CENTRO: unidad organizativa logística que coordina la empresa desde el punto de vista de
producción, aprovisionamiento, del mantenimiento y la planificación de necesidades.

ALMACEN: unidad organizativa que permite diferenciar los stocks de artículos dentro de un
centro.

A este nivel se lleva la gestión de stocks y la toma de inventarios.

DATOS MAESTROS
➢ El catálogo de materiales contiene información sobre todos los artículos que una
compañía suministra o fabrica, almacena y vende. Es la fuente principal de datos
específicos de los artículos para la empresa.

➢ El catálogo de servicios contiene información sobre todos los servicios que una
empresa adquiere.
➢ El catálogo de proveedores contiene información relevante de proveedores, define la
relación con un proveedor. Contiene el conjunto de condiciones en las cuales un
determinado proveedor suministra un determinado producto.
PROCESO: COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: DETERMINACIÓN DE NECESIDADES
Es una petición o requerimiento al departamento de Compras para obtener una cantidad
determinada de material disponible en un momento dado.

El documento generado en SAP se denomina Solicitud de pedido.

Se puede hacer:

✓ Manualmente.
✓ Automáticamente por planificación.
✓ Copia a otra solicitud de pedido.

Al crear una solicitud de pedido para materiales con registro maestro de materiales, el sistema
le ofrecerá soporte en la entrada de datos, si se transfieren datos conocidos del maestro de
materiales a la solicitud de pedido.

PROCESO: DETERMINACION FUENTE DE SUMINISTRO

➢ El proceso de determinación de fuentes de suministro ayuda al encargado de compras
a determinar posibles fuentes de aprovisionamiento. Puede utilizar la determinación
de fuente de aprovisionamiento para crear peticiones de oferta y después registrar las
ofertas.
➢ La Petición de oferta, es un documento generado en SAP, por la cual una empresa
extiende una invitación a un proveedor para que presente una oferta por el
abastecimiento de materiales.
➢ La cabecera de la Petición de oferta contiene los Datos del proveedor y las posiciones
contienen: los materiales, cantidades totales y fechas de entrega.
➢ La Oferta es la respuesta del proveedor a una petición de oferta emitida por una
organización de compras.
➢ Una Oferta consta de posiciones en las que se especifica la cantidad total y la fecha de
entrega de una prestación o de un material solicitado.
PROCESO: TRATAMIENTO DE PEDIDO
➢ Es una solicitud formal que realiza una empresa a un proveedor para proporcionar una
cantidad concreta de mercancías en un período de tiempo concreto.
➢ El documento generado en SAP se denomina Pedido de compra.
➢ Los pedidos se pueden crear sin modelo o con referencia a una solicitud de pedido,
una petición de oferta u otro pedido.
➢ La cabecera del documento contiene información que hace referencia al pedido global.
Por ejemplo, la moneda de documento, la fecha de documento o las condiciones de
pago.
➢ La parte de la posición del documento contiene datos que describen los materiales o
servicios solicitados. Para cada posición puede actualizar información adicional (por
ejemplo, reparto de entregas o textos por posición).
PROCESO: ENTRADA DE MERCANCÍAS
➢ El proceso de entrada de mercancías tiene como objetivo realizar el ingreso de stock a
los almacenes de una empresa, tomando como base un pedido de compra generado a
un proveedor.
➢ Igual que el proceso de pedido, el proceso de entrada de mercancías se reproduce en
el sistema SAP mediante un documento de material.
➢ Cuando se entregan mercancías en función de un pedido, es importante para todos los
departamentos implicados que se registre esta entrada de mercancías con referencia
al pedido. Cuando se registran las entradas de mercancías, el sistema propone todas
las partidas abiertas a partir del pedido. Esto facilita tanto el registro como la
verificación de mercancías recibidas. Entre otras cosas, se puede verificar si:
✓ Se ha entregado el material correcto.
✓ Se ha entregado la cantidad correcta, o ha habido exceso de suministro o un
suministro incompleto.
✓ Las mercancías perecederas están dentro de la fecha máxima de caducidad (la
verificación de caducidad debe estar activa en este caso)
PROCESO: HOJA ENTRADA DE SERVICIOS
➢ El proceso de entrada y aceptación de servicios tiene como objetivo ingresar y dar la
conformidad a un determinado servicio brindado por un proveedor.
➢ El documento generado en SAP se denomina Hoja de entrada.
➢ Una vez que los servicios prestados para la compañía se han grabado en la hoja de
entrada de servicios, uno o más responsables (en función de las opciones del sistema)
pueden verificar que el trabajo es satisfactorio y aceptar formalmente los servicios.
➢ La aceptación puede ser:
PROCESO: VERFICACION DE FACTURAS
➢ En la gestión de materiales y servicios, el proceso de aprovisionamiento lo concluye el
proceso de verificación de facturas, en el que se registran las facturas y se verifica que
el contenido y los precios sean exactos. Por tanto, la verificación de facturas establece
un enlace entre la gestión de materiales y las finanzas externas o internas.
➢ Al registrar una factura con referencia a pedido, el sistema propone datos del pedido y
las entradas de mercancías para el pedido (por ejemplo, proveedor, material,
cantidades que todavía no se han facturado, condiciones de pago, etc).
➢ Si hay discrepancias entre el pedido o la entrada de mercancías y la factura, el sistema
advierte al usuario y, en función de su configuración, bloquea la factura para evitar el
pago.
➢ Al contabilizar la factura finaliza el proceso de la verificación de facturas. El sistema
actualiza el historial de pedido y la gestión financiera inicia el pago de las posiciones de
factura pendientes.
 PRINCIPALES TRANSACCIONES

➢ Se resumen las principales transacciones logísticas para cubrir los procesos explicados
anteriormente:

MM01 -> Creación de materiales

AC01 -> Creación de servicios

XK01 -> Creación de proveedores

ME51N -> Creación de solicitudes de pedido

ME41 -> Creación de peticiones de oferta

ME21N -> Creación de pedidos de compra

MIGO -> Entrada de mercancía

ML81N -> Entrada de servicios

MIRO -> Entrada de facturas