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SEMINARIO:
LA AUDITORÍA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
METODOLOGÍA APLICACIÓN PRÁCTICA
PRESENTAN:
DANIELA ARELLANO ELIZALDE
ANAYELI CALLEJA CALVARIO
KARLA GUADALUPE CAUDILLO FLORES
GILBERTO CRUZ PIZARRO
YLLEANA ESTRADA GONZÁLEZ
ALAN ARIEL PALMA HERRERA
Introducción ................................................................................................................. 9
2.1. La auditoría interna como actividad sustantiva del contador público .................. 52
3.1 Metodología......................................................................................................... 91
3.6 Valoración del control interno, narrativos, gráficos, cuestionarios ..................... 118
3.10 Definición y control final de hallazgos en funciones, procesos o sistemas ...... 131
Conclusiones………………………………………………………………………….……175
Recomendaciones……………..…………………………………………………….……176
Bibliografía……………………………………………………………………………….…181
Anexos ………………………………………………………………………………...…...182
Índice de figuras
Al Instituto Politécnico Nacional, por lograr desde sus inicios ser una institución de
prestigio y formar profesionales preparados para el desarrollo social y personal,
aportando nuevas ideas y tecnologías a la sociedad siendo una de las más
demandadas por los estudiantes por las carreras profesionales impartidas y sobre
todo por la preparación que en cada una de sus unidades académicas cuenta.
Por último a todos y cada uno de los profesores por haber compartido con los
alumnos sus conocimientos, ya que de no ser por ellos este objetivo no sería posible,
y cada una de sus enseñanzas y experiencias que motivan a salir adelante día a día
ya que son personas sumamente preparadas para ser ejemplos a seguir.
Introducción
Se indago sobre la auditoría interna como actividad sustantiva del contador público,
la cual es de importancia ya que el contador está involucrado en todas las
actividades de la empresa; el auditor interno en la estructura organizacional de las
entidades, aquí se verá la ubicación del departamento de auditoría interna en una
organización; se analizará el rol del auditor interno como consultor independiente;
también se analizará la relación que tiene el auditor interno con los diferentes
departamentos que integran a la organización.
ELABORACION DEL
ENTREVISTA DE INFORME DE
AUDITORÍA AUDITORÍA
Concepto general de auditoría interna: examen crítico y/o constructivo de los eventos
realizados por una entidad con la finalidad de emitir una opinión sobre la
razonabilidad de estos.
Auditoría interna: es aquella que efectúa una persona que depende directamente de
la empresa ya sea contador público o no.
CRECIMIENTO AUDITORÍA
DE LA CREACION DE CREACION DEL ADMINISTRATIVA
ACTIVIDAD LA SEC 1934 IAA 1941
Y OPERACIONAL
COMERCIAL
Interna:
Emite informe.
Revisa actividades hacia el futuro.
Revisa efectividad administrativa.
Revisa actividades operativas.
Emite sugerencias de mejora.
Vigila y establece controles internos.
Externa:
Emite dictamen.
Revisa resultados.
Revisa como se alcanzaron los resultados.
Opina sobre razonabilidad.
Revisa cumplimiento de control interno.
Auditoría administrativa.
Auditoría operacional.
Auditoría financiera.
El denominado informe COSO sobre control interno, surgió como una respuesta a las
inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e
interpretaciones existentes en torno a la temática referida. Plasma los resultados de
la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la Treadway
Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reportingcreó en
Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (Committee of Sponsoring
Organizations). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes
organizaciones:
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales
acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el
cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido
como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que
se cumplan los siguientes objetivos principales:
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de
esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que
sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones
ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita
la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión.
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades,
y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que
se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a
neutralizarlos.
Existe también una relación directa entre los objetivos y los cinco componentes
referenciados, la que se manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las
unidades operativas y cada agente de la organización conforman secuencialmente
un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese
esquema esa su vez cruzada por los componentes.
Contables:
Administrativos:
Limitaciones del control interno: el control interno puede hacer mucho para proteger
contra el fraude y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Sin embargo,
existen limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Existen los
errores en la ejecución del procedimiento de control, como resultado de negligencia,
incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La amplitud de los
controles internos está limitada por consideraciones de costo. Un sistema que
busque lo perfecto, costaría más de lo que justificaría la amenaza de pérdida por
fraude. Sin embargo, muchos desfalcos podrían haberse evitado con solo haber
seguido las prácticas más simples del control interno.
Revisión del control interno por los auditores: la investigación del control interno por
los auditores consta de dos fases: el estudio y la evaluación. La fase de estudio
abarca los primeros pasos del proceso de auditoría: primero, los auditores revisan el
control interno y preparan una descripción del sistema en sus papeles de trabajo. A
continuación llevan las pruebas de acatamiento para determinar qué efectividad tiene
el sistema. La evaluación crítica de las debilidades y eficiencias del control interno es
el tercer paso en el proceso de auditoría
El auditor requiere de una serie de ciclos que ayudan a controlar las transacciones
económicas y legales que originan los estados financieros. Se puede observar que el
control interno de las empresas, se obtiene haciendo uso de los ciclos
transaccionales, tales como: ingresos, compras, nomina, tesorería, entre otros con el
fin de obtener información útil mediante el reconocimiento, cálculo, clasificación,
reporte, registro, acumulación y resumen para así lograr un mejoramiento continuo
de las mismas.
Para efectuar una auditoría más analítica y profunda del control interno, se requiere
agrupar en forma ordenada las transacciones y características de cada empresa, es
decir, realizar un ciclo transaccional en el que se originen ventas, compras de bienes
y servicios, entrega y recaudo de dinero, contratación de mano de obra y producción,
entre otros, para obtener un reconocimiento, calculo e informe de todos los procesos
efectuados dentro de la misma.
Ciclo de ingresos.
Ciclo de compras.
Ciclo de nómina o personal.
Ciclo de tesorería.
Ciclo de producción.
Ciclo de información financiera.
Nota: los objetivos en los ciclos transaccionales de una empresa, se asemejan entre
sí, en sus cuatro clases:
De autorización.
De procesamiento y clasificación de transacciones.
De verificación y evaluación.
De salvaguarda física.
Ciclo de tesorería: incluye las funciones sobre la estructura y rendimiento del capital,
en las que contiene la planeación y control financiero, relaciones con accionistas,
administración del efectivo, acumulación, cobro y pago de interés, custodia física del
efectivo y los valores, administración y vigilancia de la deuda, operaciones de
inversión y financiamiento y administración de seguros. El fin de este ciclo es
incrementar el efectivo disponible, logrando acelerar al máximo el ingreso de dinero y
disminuir el flujo de los egresos. El tesorero tiene bajo su responsabilidad: control de
flujo de efectivo interno y externo. Administración de portafolios de inversión.
Ciclo de egresos: este ciclo proporciona unas ventajas empresariales, gracias a la
mayor eficiencia y control. Su buen funcionamiento conlleva a mejorar relaciones con
los proveedores y generar mayor productividad en las actividades del negocio; se ha
considerado mostrar sus funciones individualmente para facilitar su estudio, de la
siguiente manera. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas
funciones que se requieren llevar a cabo para. La adquisición de bienes, mercancías
y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores. Clasificar, resumir e informar lo
que se adquiere y se paga. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
Inventarios.
Activos fijos.
Servicios externos.
Suministros o abastecimientos.
Beneficios: con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planeación es fundamental, ya que esta:
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinarán serán
necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear
planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad: un curso de acción debe ser flexible a fin de poder realizar en él los
ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada
por factores internos o externos al organismo social que se ocupa; o sea, que todo
plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que
puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan
presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la
previsión y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que
todo plan debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán
adaptaciones momentáneas, después de realizar las cuales podrían volver a la
dirección original.
Consistencia: todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los
recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad: todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y
el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El
plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Riesgo inherente.
Riesgo de control.
Riesgo de no detección.
Riesgo bajo.
Riesgo medio.
Riesgo alto.
La palabra calidad se usa cada vez con más frecuencia en las compañías, ya sea en
los sectores de alimentos, industria o servicios y especialmente en el sector de
Tecnología Informática (TI). En este informe, el término compañía se refiere
independientemente a cualquier compañía, organización o asociación en el sector
público o privado. Del mismo modo, el término cliente se debe interpretar de modo
amplio como beneficiario y el término producto, como la entrega de algo material o
inmaterial, servicio. Detrás del término calidad se ocultan muchos conceptos. Este
informe tiene como meta definir los términos principales y comprender los objetivos y
métodos de la implementación de un procedimiento de calidad.
La familia de normas ISO 9000, ISO 9000, ISO 9001, IS0 9004, ISO 10011.
EFQM Fundación Europea para la gestión de la calidad.
Son aplicables para toda clase de productos incluyendo servicios en todos los
sectores de actividad y para organizaciones de cualquier tamaño.
Cuenta con un lenguaje claro, lo cual facilita su entendimiento y aplicación.
Se reduce significativamente la cantidad de documentación requerida.
Existe una conexión directa del sistema de gestión de la calidad con los
procesos de la organización.
Propicia una evolución natural hacia la mejora de los proceso de la
organización.
Proporciona mayor orientación hacia la mejora continua y hacia la satisfacción
del cliente.
Asegura la identificación y satisfacción de las necesidades y expectativas de
los clientes y partes interesadas.
Impacto de la certificación.
La habilidad para crear valor, tanto para la organización, como para sus proveedores,
median te la optimización de costos y recursos, así como flexibilidad y velocidad de
respuesta ante mercados cambiantes.
Normas: las normas son documentos técnicos con las siguientes características:
Así, se normalizan los materiales, plásticos, acero, papel, etc., los elementos y
productos, tornillos, televisores, herramientas, tuberías, etc., las máquinas y
conjuntos, motores, ascensores, electrodomésticos, etc., métodos de ensayo, temas
generales, medio ambiente, calidad del agua, reglas de seguridad, estadística,
unidades de medida, etc., gestión y aseguramiento de la calidad, gestión
medioambiental, gestión, auditoría, análisis del ciclo de vida, etc., gestión de
prevención de riesgos en el trabajo gestión y auditoría, etc.
Existen dos factores que tienden a reducir costes con el control de calidad:
1.7 Fraude
Áreas del fraude: en empresas las principales áreas en las que se presenta el fraude
son; contabilidad, alta dirección, operaciones, ventas y servicio al cliente; esto,
debido a la ausencia de medidas correctivas o preventivas establecidas en los
procesos de las empresas.
El instituto mexicano de mejores prácticas corporativas señala que en México 77%
de las empresas ha sido objeto de fraude ya que el 90% de las ocasiones se debe a
la oportunidad de realizarlo.
Fraude ocupacional.
Ocultamiento de ingresos.
Ingresos ficticios.
Malversación de activos a través de la retención indebida de ingresos antes de
registro o robo después de registros.
La facturación.
Alteración de cheques.
Corrupción.
Robo antes de registro.
Reembolso de gastos.
Efectivo a la mano.
Nómina.
Robo y fraude en estados financieros.
Más de 85% de las personas que cometen el fraude, no muestran conductas nocivas
para la organización.
Información y comunicación:
Monitoreo:
El IMAI se ha propuesto difundir y elevar las técnicas más avanzadas en las áreas
referidas, merced a la insuficiencia de recursos humanos especializados o calificados
en ellas.
Actualmente se conforma por un consejo nacional directivo con sede en la ciudad de
México, y cuatro agrupaciones regionales en las ciudades de Mérida, Yucatán;
Guadalajara, Jalisco; Hermosillo, Sonora y Monterrey, Nuevo León.
El IMAI se constituyó el 3 de julio de 1984 ante la fe del Notario Público No. 125 de
México, D.F., Lic. Alexandro Alfredo Ramírez, según consta el volumen No. 479,
escritura pública No. 18559 en la que comparecieron los contadores públicos Juan
Manuel Portal Martínez, Fernando Vera Smith, Jesús Alvarado Roberti, Armando
Díaz Flores y Benjamín Antonio Vázquez Olvera, en calidad de fundadores. El IMAI
adopta la forma jurídica de Asociación Civil sin fines de lucro, con duración de 99
años a partir de la fecha de su constitución, con domicilio en México, D.F., y capital
de objeto social sin poderlo tener representado por acciones. Su primer Presidente
fue el C.P. Juan Manuel Portal Martínez, sucediéndole en el siguiente periodo
bianual el C.P. Fernando Vera Smith. Su objeto primordial es la superación
profesional de sus miembros en el mejoramiento de la práctica de la auditoría interna
en la república mexicana.
En su interés por enriquecer las experiencias de sus miembros y ampliar los recursos
para su desarrollo profesional, el IMAI ha obtenido el reconocimiento como miembro
de the institute of international auditors, Inc., con sede en altamonte springs, Florida,
en los EUA.
Thurston fue elegido como el primer presidente del IIA en la primera junta del 9 de
diciembre de 1941, con la asistencia de 11 miembros. En 1942 se aprobó el
nombramiento de un director de investigación cuya actividad sería atender las
necesidades de los auditores internos.
Propósitos:
Misión:
Servicios de IIA: los grupos de discusión intercambian ideas e información por los
colegas y los auditores internos. Las especialidades y las industrias ensamblan a las
secciones especiales de la calidad de miembro para los principales ejecutivos de la
auditoría y auditores que se centran en la autovaloración del control, servicios
financieros, juego, el gobierno, y otros.
Nace como un foro en el cual los auditores internos pueden discutir sobre los
problemas de la profesión día con día, al intercambiar experiencias se crea una
comunidad importante de profesionistas, los cuales van adquiriendo importancia y
protagonismo en el mundo de los negocios, académico y de otra índole, así como del
sector público como privado.
Visión de la FLAI: ser la organización líder que agrupe a todos los profesionales de la
actividad de auditoría interna en Latinoamérica, promoviendo las mejores prácticas
que ayuden al mejoramiento de la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno corporativo, manteniendo un alto nivel de excelencia, que permita
ofrecer a sus miembros un servicio de clase mundial.
Objetivos de la FLAI:
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
AUDITORÍA
INTERNA
DIRECCIÓN
GENERAL
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
GERENCIA GENERAL
AUDITORÍA
INTERNA
DIRECCIÓN CONTRALOR
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN
DE
PRODUCCIÓN DE FINANZAS PERSONAL
MERCADO
AUDITOR CONSEJO DE
EXTERNO ADMINISTRACIÓN COMISARIO
GERENCIA GENERAL
AUDITORÍA INTERNA
GERENCIA GENERAL
AUDITOR
INTERNO
CONTABILIDAD
TESORERÍA
CONTRALORÍA
DIRECCIÓN/GERENCIA/DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
SECRETARIA
SUPERVISORES SUPERVISORES
AUDITORÍA AUDITORÍA
AUDITORES AUDITORES
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ARCHIVO ARCHIVO
1010 Reconocimiento de la
definición de auditoría
interna, el Código de Ética y
las Normasen el estatuto de
auditoría interna.
Independencia: libertad de
desarrollar el trabajo de
auditoría interna. Para lo
1100 Independencia y objetividad Significa cual es necesario el
contacto con la alta
dirección o consejo.
Objetividad: mente neutral
Deriva para desempeñar su trabajo
de manera honesta y sin
comprometer su calidad.
1110.- Independencia dentro de la
organización
1111.- Interacción directa con el consejo.
1120.- Objetividad individual.
1130.- Impedimentos a la independencia u
objetividad. El auditor interno debe
contar con los
conocimientos, y
competencias necesarias
para cumplir sus
1200 Aptitud y cuidado profesional responsabilidades.
Significa
Deben tener cuidado en el
ámbito profesional al
desarrollar su trabajo y
Deriva sobre todo debe tener sus
conocimientos actualizados.
1210.- Aptitud.
1220.- Cuidado profesional.
1230.- Desarrollo profesional continuo.
2010.- Planificación.
2020.- Comunicación y aprobación.
2030.-Administración de recursos.
2040.- Políticas y procedimientos.
2050.- Coordinación.
2060.- Informe a la alta dirección y al consejo.
2070.- proveedor de servicios externos y
responsabilidad de la organización sobre
auditoría interna.
2110- Gobierno.
2120.- Evaluar eficacia y contribuir mejora a
procesos de gestión de riesgos.
2130.- Control.
Deriva
2201.- Consideraciones sobre planificación.
2210.- Objetivos del trabajo.
2220.- Alcance del trabajo.
2230.- Asignación de recursos para el trabajo.
2240.- Programa de trabajo.
Deriva
AUDITOR GENERAL
SECRETARIA
AUDITOR
AUDITOR AUDITOR
Figura 12. Organigrama de auditoría interna dentro del departamento de recursos humano
2.6.2. Recursos operativos y administrativos
Los recursos operativos se refieren a los elementos a considerar en la realización de
la auditoría interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos
que se aplicarán, el enfoque específico y particular de cada tipo de auditoría a
practicar: administrativa, operacional o financiera.
También se consideran la evaluación, el desarrollo y el control de la función de
auditoría interna, como son: control de tiempos de auditoría, la evaluación de
desempeño de los auditores, capacitación y entrenamiento, y el archivo de auditoría
interna.
Programa de trabajo: es un documento de planeación en el cual se incluyen los
trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades sujetas a ser
auditadas. Por lo regular se diseña a un año de calendario, pero puede extenderse a
mediano o largo plazo, esto en base a las necesidades de la administración, cambios
en las políticas y reglamentación, y cambios en los procesos operativos.
En el programa de auditoría a un año se considera:
La definición de prioridades y otras intervenciones que se pueden desahogar
durante el transcurso del año.
Los requerimientos de la administración y otras áreas interesadas.
La atención a auditores externos y auditores de gobierno.
Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoría, que se reservan para
atender emergencias o requerimientos no planeados de origen.
En la preparación del programa, el director de auditoría interna solicitará sugerencias
a la administración y áreas a revisar, lo que incluye a niveles medios, como a la alta
administración. Los gerentes y supervisores de auditoría cuentan con la posibilidad
de presentar propuestas.
En la formulación del programa anual de auditoría es necesario tomar en cuenta:
volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectadas en auditorías
anteriores, así como las acciones para solucionarlos y su seguimiento, en las áreas
auditadas y las no auditadas, y por último las áreas que por naturaleza de sus
actividades u operaciones requieren evaluación y revisión con frecuencia.
Sistema de índices: es asignar índices o claves de identificación a una cédula para
determinar cuál es su ubicación dentro del expediente o archivo de auditoría. Son
anotados con lápiz en rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.
Ventajas de indización:
Simplifica la localización dentro de los papeles de auditoría, de una cuenta,
rubro u operación sujeta de auditarse.
Simplifica la localización de evidencias que soportan el informe de auditoría.
Simplifica la revisión de la auditoría, ya que es un medio de llevar orden en los
papeles de trabajo.
Ayuda al control de la auditoría, ya que como se le asigna una clave
específica, se elimina el riesgo de duplicar el trabajo de la revisión.
Facilita la secuencia de la auditoría.
Facilita la elaboración del informe.
Dichos índices, pueden ser alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, combinación de
mayúsculas y minúsculas.
Cuestionarios de evaluación de objetivos de control: preguntas que se aplican a las
áreas auditadas, basadas en estándares universales de control.
Control de horas trabajadas y no productivas: elemento de control adecuado que
permite conocer las horas empleadas en auditoría y horas sin asignación.
Evaluación de desempeño del personal: la evaluación del personal de auditoría
interna tiene como objetivo informar a la administración y/o al director general, las
habilidades con las cuáles el personal de auditoría interna se ha venido
desempeñando.
Capacitación y entrenamiento: al personal de auditoría interna tiene como objetivo
prepararlo para atender las necesidades de la organización, es decir para que el
auditor conozca los cambios que ésta tenga en cuanto a sus procedimientos y
permita actualizarse de acuerdo a las necesidades de la organización.
Es sumamente importante la capacitación y el entrenamiento que se le debe dar, ya
que con el tiempo, surgen nuevas disposiciones y reglamentos, nuevos sistemas o
nuevas ideas. Por lo cual debe estar actualizándose y modernizándose. Por lo cual
es necesario que en el programa de auditoría se incluya la capacitación y
entrenamiento del departamento.
Archivo de auditoría interna: conservar la información de la función e intervenciones
en las unidades administrativas. De acuerdo a las actividades y áreas auditadas.
2.7 Auditor interno como consultor independiente
Dentro del concepto de auditoría interna se menciona que funge como una actividad
de consultoría.
Concepto de servicio de consultoría de acuerdo al glosario de términos de las
normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna.
Servicios de consultoría: "Actividades de asesoramiento y servicios relacionados,
proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los
mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión
de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma
responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo,
el asesoramiento, la facilitación y la formación" (NIAS, 2013).
En este caso la auditoría interna se da mediante un profesional independiente, es
decir ajeno a la empresa, el cual tiene por objeto brindar recomendaciones y/o
consejos los cuales son a petición del cliente, pues la contratación de este servicio
es efectuada directamente con él.
Las personas involucradas son dos: la persona o grupo que ofrece el servicio de
consultoría, y la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir, el cliente
del trabajo.
El auditor interno en su rol de consultor debe considerar lo siguiente:
Mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión.
Mantener una actitud imparcial y neutral en todo trabajo, con el fin de evitar
conflictos de intereses.
Ahora bien el auditor interno como consultor requiere aspectos técnicos para
informar sobre el trabajo de auditoría ya que algunas veces luchan con las
habilidades relacionadas para lograr una comunicación efectiva con los clientes,
lograr credibilidad y superar la resistencia.
Los auditores a menudo descuidan o no están familiarizados con las habilidades a
emplear para interactuar eficazmente con sus clientes y brindar los servicios que los
clientes desean y merecen.
Dicho lo anterior el auditor requiere estándares altos del desempeño y
responsabilidad que les permitan estar preparados para revelar la verdad a la
gerencia más allá de lo que muestren los hechos ya que en algunas veces las
conversaciones confidenciales son más importantes que un informe escrito. Los
auditores internos pueden utilizar los métodos y técnicas pertinentes para investigar y
emitir su opinión respecto al trabajo realizado.
Las normas sobre atributos y desempeño como bien se mencionó anteriormente se
aplican a todos los servicios de auditoría interna, mientras que las normas de
implantación amplían las normas sobre atributos y desempeño, proporcionando los
requisitos aplicables a las actividades de aseguramiento y consultoría.
En la figura 13 se muestra una descripción breve de las normas internacionales para
el ejercicio profesional de la auditoría interna.
La implementación y vigilancia
En acción correctiva el
Las investigaciones le fue encomendada a la SEC
congreso norteamericano
determinaron exigir un mejor y ( Securites and Exchange
emitió en el año 1977 el
mayor control interno en las Commission que en español
Decretó contra Prácticas
entidades económicas significa Comisión para la
Corruptas en el Extranjero
norteamericanas. Vigilancia del Intercambio de
( FCPA).
Valores).
Monitoreo
• Diseña de su propio • Informa directamente al
plan administrativo, consejo de
para que los recursos • Supervisa las administración, siendo
internos y externos actividades de la así independiente de
asignados a la función empresa basados en los miembros
de la Auditoría sean su jurisdicción operativos, basándose
adecuados y se usen en un juicio critico y
efectivamente. objetivo de los
hallazgos encontrados.
Planeacion
Reporte
También se puede definir que es un procedimiento utilizado para realizar una tarea
específica en la clase o módulo. Procedimiento para alcanzar algo que se pone en
función para enseñar o educar.
En la investigación importante que los hechos y los resultados sean más exactos y
confiables. Con esto se planea una metodología o procedimiento ordenado que se
sigue para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los cuales está
encaminando la investigación.
Generales:
Primer contacto con el cliente: el contador público al ser requerido por una entidad
para que emita su opinión acerca de los procesos establecidos para realizar una
operación se debe garantizar un mínimo de calidad en su trabajo, por tal motivo debe
cumplir las normas de auditoría generalmente aceptadas específicamente el principio
de planeación y supervisión.
El auditor debe elaborar previamente una lista de los asuntos que va a tratar con su
cliente, después de tratarlos, debe evaluarlos y comprobara si se requiere o no otra
entrevista, para aclarar los puntos o problemas que hayan surgido como
consecuencia de la entrevista anterior.
Entre los puntos más importantes que el auditor debe fijar con su cliente están:
El auditor deberá practicar una investigación previa, por medio de la cual podrá
confirmar lo expuesto por el cliente o distinguir la magnitud del problema o situación
objeto de la consulta.
Esta fase inicial del trabajo del auditor es de vital importancia, ya que por medio de
esta se precisaran las características y alcance del problema, permitiéndole estimar
el tiempo probable para la realización de los trabajos, los elementos tanto humanos
como materiales que necesitara y su costo.
Queda a razón del auditor según el tiempo empleado, la magnitud de los trabajos
previos, de cobrar o no honorarios por estos pasos preliminares y, en caso
afirmativo, lo hará saber a su cliente. Posteriormente, el auditor redactara una carta
por medio de la cual confirmara los acuerdos tomados durante las primeras
entrevistas.
Fijos.
Variables.
Con base en iguala.
Fijos: el auditor acepta a cambio de sus servicios una cantidad fija previamente
estipulada con el cliente.
Esta forma de contratar los servicios tiene la ventaja de que ambos contratantes
conocen con precisión el monto de los honorarios, situación que permite al auditor
enterarse de ante mano que el cliente está de acuerdo en hacer el gasto.
Por otro lado presenta una desventaja que radica en la posibilidad de incurrir en
errores en cuanto a la estimación del tiempo probable que se utilizará en los trabajos,
ya que la práctica ha demostrado que resulta difícil predecir la serie de factores que
pueden surgir en la ejecución del trabajo de auditoría, acontecimientos que puede
afectar a una de las dos partes.
Esta forma de contratar honorarios es más justa y objetiva para ambas partes, en
razón de que los honorarios por devengar van en relación al trabajo desarrollado,
tiempo empleado y personal utilizado. Por otra parte, no existiendo presión para
elaborar los trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en actitud de
desempeñar su cometido con más dedicación y, consecuentemente, con mejores
resultados.
Con base en iguala: esta forma de contratación consiste en que el auditor acepta el
pago de sus honorarios por momentos determinados, durante el tiempo que dure la
ejecución de su trabajo.
Esta forma de practicar los honorarios aporta varias ventajas, pues permite estimar la
cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es elevada y puede ser
fácilmente racionada por el cliente. Además, el auditor percibe una cantidad fija
periódicamente, que le permitirá hacer una colocación adecuada de este ingreso.
Destinatario: deberá ser dirigido en forma clara y precisa a quien acuerda los
servicios del auditor.
Objetivos del trabajo: es primordial definir con la mayor exactitud posible la tarea a
desarrollar, es así que es preciso definir con claridad la actividad que se va a realizar.
Análisis crítico: el trabajo del auditor consistirá en efectuar una evaluación del plan de
organización y de los métodos y procedimientos que se relacionan principalmente
con el resguardo del patrimonio y confiabilidad de los registros contables. Así mismo
será conveniente indicar que la evaluación se efectuara teniendo en consideración la
dimensión de cada uno de los sectores que componen la estructura organizacional
de la empresa, así como la dimensión de sus operaciones y su importancia relativa
con respecto al conjunto.
Elaboración del programa de auditoría y su efectividad: en base a la información
adquirida y al análisis crítico realizado se preparara un programa sobre las
operaciones y que a través de la revisión selectiva de las operaciones se podrá
concluir acerca de:
La razonabilidad de los resultados obtenidos en la revisión.
El grado de cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Los registros contables.
La obtención de elementos de juicio para la revisión de cuentas o
departamentos.
La posibilidad de la detección de irregularidades.
Fecha de iniciacion y terminacion del trabajo: las fechas deberan estar detalladas en
el contrato con el fin de concretar la tarea a realizar.
La finalidad de la planeación consiste en poder prever las acciones así como evaluar
los posibles riesgos y el aseguramiento de los controles en pro de alcanzar los
objetivos esperados.
En el diagrama cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas
representan los días, semanas o meses dependiendo la duración del proyecto, el
tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo
extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho la
determinación de la fecha de finalización estimada, las actividades se colocan en
cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
Estas técnicas son algunas de las más usuales en las auditorías, el auditor precisara
las características de los medios a utilizar
Finalidad del trabajo: garantizar con integridad y exactitud el informe de los hallazgos
encontrados y las sugerencias de mejoras en los controles internos para prevenir
los riesgos que pudieran repercutir asía compañía, este informe se presenta al
comité de auditoría o la junta de accionistas.
3.3.1 Organismo
El auditor interno una vez haber realizado el estudio general a la empresa y haber
conocido el funcionamiento de la misma, podrá ser capaz debe de revisar los
diferentes ciclos, funciones o indicaciones específicas de la empresa de acuerdo a la
necesidad de la revisión.
Para realizar la revisión del organismo: es necesario establecer un plan de auditoría
donde se indica el objetivo, alcance, método aplicar y realizar un informe para dar a
conocer los hallazgos encontrados a las partes interesadas.
Evaluación preliminar: en esta etapa los puntos a revisar son; entrevista inicial,
análisis de los estados financieros y sus indicares de la operación.
Elaboración del programa de auditoría: para este punto se debe definir informe del
diagnóstico preliminar, así como la confirmación de responsabilidades, estudio y
evaluación del control interno, evaluación de riesgos, objetivos y metas,
disposiciones legales, normatividad interna, rendición de cuentas, especificaciones
de las etapas y acciones y tener una red de actividades.
Las anteriores interrogantes de análisis son de gran utilidad para el auditor interno
dado que sirven como apoyo en cuanto a la obtención de información; cabe
mencionar que existe un interrogante adicional a estas, la cual es por qué dado que
su finalidad refleja la curiosidad del profundo conocimiento de los métodos,
procedimientos y sistemas de toda o parte de la estructura y funcionamiento de la
entidad económica.
La entrevista es la técnica más utilizada por los auditores, dado que es la forma más
productiva de obtener información y depende en gran magnitud de los conocimientos
con que cuente la persona entrevistada; sin embargo esta técnica es considerada
con un cierto grado de complejidad, ya que es necesario enfrentarse a diferentes
caracteres y actitudes, dado que ninguna persona es igual a otra.
De lo anterior se destacan cuatro posibles rasgos de personalidad:
Tímido: personas con emociones que afectan el cómo se sienten y se
comportan cuando están con otros; este tipo de personas expresan
sensaciones corporales como: Temblar, ponerse colorado o quedarse sin
habla.
Al poner en práctica la entrevista y encontrarse con este tipo de persona, es
recomendable que el entrevistado sea apoyado por el auditor con preguntas
sencillas y concretas creando así un ambiente de seguridad y confianza de
manera que el entrevistado se acostumbre al auditor.
Dentro de las características de esta personalidad se encuentran a personas
Introvertidas, sumisas, sentimentales, sugestionables, mediocres, nostálgicas,
depresivas, desconfiadas e inseguras.
Embustero: el auditor debe tener cautela y comprobar con mayor cuidado la
información captada, dado este tipo de personalidad se basa en el engaño,
razón por la cual, en el momento que el entrevistador sospeche que este
inflando la información, comprobarla ya sea con su jefe inmediato o con
evidencias que no le permitan respaldar su versión; de esta manera la
persona entrevistada se obliga a revelar los datos que se apeguen a la
sinceridad de lo que dice.
Muestra características como maniático, simulador, mentiroso y farsante.
Manipulador: este tipo de personalidad cuentan con una gran capacidad ya
para explotar los encantos de la gente, si no los tienen se los crean por medio
de la adulación; se expresan muy claro y con una gran sinceridad,
aparentemente; su finalidad es desorientar y evitar el acceso a determinadas
áreas al auditor; razón por la cual el auditor debe controlar su necesidad de
ser alagado por su personalidad o profesionalismo, además de que debe
tener en todo momento el objetivo del por qué le fue encomendada esta
función.
Las características más comunes en estas personas tienden a hacer
egocéntricas, excéntricas, creativas, flexibles, vengativas, líderes y políticas.
Agresivo: personalidad que intimida verbalmente y hiere a los demás.
Se recomienda que la persona entrevistada sea la que establezca el rapport
dado que busca demostrar que es autosuficiente en cualquier situación que se
le presente; motivo por el cual es necesaria que se le satisfaga dejándolo que
inicie su exposición, aunque es necesario que se le oriente y conduzca a los
puntos a tratar en la entrevista.
Muestra características como sarcástico, irónico, cínico, extrovertido,
autoritario, implosivo, inestable, autosuficiente, sociable, seguro.
La tolerancia, paciencia y la observación son el elemento principal para un buen
entrevistador.
Dentro de la técnica de entrevista existen aquellas que se emplean con mayor
frecuencia, ya que el auditor puede emplearlas simultáneamente dependiendo el tipo
de personalidad que se le presente al entrevistar a ciertas personas, que formen
parte de la muestra a auditar; las cuales son:
Rapport: disminuye la ansiedad del entrevistado para que hable con libertad y su
comportamiento sea natural, por lo que el auditor dejar que el entrevistado designe
en primera instancia la relación de tal forma que el ambiente sea cómodo,
cooperativo y compresivo para ambos.
Eco: consiste en que el auditor repita la última palabra o frase del entrevistado, esto
con la finalidad que ahonde el tema y genere una mayor confianza.
Silencio: una vez que el entrevistado ha dicho la última palabra respecto a su
respuesta, el auditor no debe hablar, esto con el propósito de que el entrevistado se
sienta presionado en contestar lo que se pregunte.
Confrontación: esta técnica se da cuando el entrevistado quiere sorprender con
exageraciones sus respuestas, es por ello que el entrevistador debe solicitar
repuestas concretas, pruebas o evidencias que respalde lo dicho.
Preguntas proyectivas: lo que se busca con esta técnica, es que el entrevistado se
sienta con mayor libertad al expresarse, por lo que el auditor deberá proyectar sus
respuestas en tercera persona.
Preguntas situacionales: el entrevistador es decir el auditor interno, solicitara al
entrevistado que se ubique en determinado situación y así mismo de su punto de
vista si la viviese.
Uso de agrado: consiste en que en todo momento el auditor está de acuerdo con las
respuestas que da el entrevistado.
Uso del desagrado: se usa con el objeto de medir la seguridad de lo que diga el
entrevistado, por lo que el auditor comentara el no estar de acuerdo en alguna
contestación.
Presión emocional: se da cuando el auditor presiona de cierta manera al entrevistado
con la finalidad de medir el grado de control emocional con la que cuenta la persona.
Presión de tiempo: se basa en medir la reacción del entrevistado cuando el auditor le
da cierto tiempo para responder.
3.5.4 Observación de campo
Esta técnica consiste en la presencia física del auditor, al visualizar como se realizan
ciertas operaciones o hechos, con el objetivo de hacer las apreciaciones pertinentes
proporcionando de inmediato una idea genérica de como el personal de la entidad se
desenvuelve en cada uno de sus roles, es decir actitudes con otras personas y su
desempeño laboral.
Ejemplos, el auditor observa:
Como se atiende, entrega y cobra la mercancía a un cliente.
Cuando se hace inventario de mercancías.
Como se comporta el personal cuando no está su jefe.
3.5.5 Evidencia documental y verificación
Al desarrollar las entrevistas, el auditor debe obtener copias de toda la
documentación interna que le sea posible papeles como: solicitudes de crédito,
facturas, órdenes de compra y venta, reportes de auxiliares, cotizaciones etc. ya que
deberá estudiar los datos y cifras contenidas, con el objeto de establecer razones y
valuar hechos sobre el departamento que se investiga.
La obtención de dicha documentación debe ser suficiente, competente, relevante y
útil lo cual no será cosa fácil, por lo que el auditor debe solicitar a la gerencia la
facilidad o facultad de recabar en copias la información que estime necesaria y
conveniente de tal forma que soporte las aseveraciones hechas por los entrevistados
de igual forma debe soportar el resultado de sus observaciones.
Cuando el auditor respalde sus observaciones se hará mediante un acta
administrativa, la cual se levantara con la finalidad de dejar una constancia de lo
observado.
La evidencia documental formara parte de los papeles de trabajo del auditor, que
serán respaldo de los hallazgos encontrados para emitir su informe final.
La aplicación de dichas técnicas de levantamiento de información, se deben hacer en
forma simultánea es decir combinando una y otra de acuerdo a las circunstancias y
necesidades en que el auditor requiere para la obtención de información.
3.6 Valoración del control interno, narrativos, gráficos, cuestionarios
El auditor interno deberá ser cauteloso e ingenioso para la elaboración de sus
papeles de trabajo, de tal forma que cubra sus necesidades en cuanto a la
recopilación de información; derivado de lo anterior se presentan las siguientes
formas para el desarrollo y preparación de dicha evidencia.
Descripciones narrativas: se utiliza para hacer referencia a los procedimientos que se
ejecutan en cada departamento de la empresa, ya que interviene la persona
asignada para contar o relatar sucesos verdaderos del cómo se realiza la operación
en forma cronológica, mencionando todos aquellos detalles que intervienen; ya sea
en forma oral o escrita.
Diagramas y graficas: se visualiza el proceso de las operaciones y como fluye a
través de cada uno puestos que intervienen en un determinado departamento,
también sirve para identificar donde se encuentran establecidas las medidas de
control para su ejecución.
Programas y cuestionarios: son de mucha utilidad, ya que al ser elaborados
previamente, permiten considerar todos los aspectos que serán revisados y
evaluados en los departamentos sujetos a revisión.
3.7 Control de hallazgos preliminares-primera fase
En esta primera etapa el auditor irá descubriendo situaciones irregulares,
alteraciones o deficiencias que merecen ser tomadas en consideración para su
estudio y evaluación con el grupo de auditoría, dado que del resultado derivara la
conclusión para emitir el informe de la auditoría.
Es conveniente que el auditor use el término observación, cuando encuentre alguna
cuestión anormal o bien, cuando el auditor comente con los auditados alguna
anomalía que no concuerde con algún método o procedimiento.
El auditor tomara nota de una observación, inclusive en presencia del auditado, con
la finalidad de anotar las causas, consecuencias, opciones de solución y beneficios
esperados; en cada observación se deberá anexar la documentación que la soporte.
En la práctica se reconocen dos tipos de observaciones:
Preventivas: son básicamente recomendaciones que puedan modificar o
fortalecer alguna situación respecto al control interno de la empresa.
Correctivas: operación para solucionar un problema con la finalidad de que no
vuelva a ocurrir; ya que es un incumplimiento con algún requisito establecido
en alguna normatividad.
Las observaciones detectadas por el auditor deben ser registradas en ese mismo
momento, dado que al final de la auditoría tendrá en su poder información valiosa de
su intervención, que le será de mucha utilidad porque solo se encargara de darle
forma y presentación por medio de su resultado de final el cual se le conoce como
informe.
3.8 Verificación de funciones
Como ya se ha mencionado anteriormente la función del auditor consiste en
investigar, valorar el sistema del control interno y la eficiencia de los sistemas de
información estos sistemas proveen datos para la toma de decisiones, controlar y
cumplir con requerimientos externos. Por consiguiente, los auditores internos deben
examinar los sistemas de información y, en lo aplicable, asegurarse que:
Los registros, reportes financieros y de operación contengan información
correcta, confiable, oportuna, completa y útil.
El control interno sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos.
El instituto de auditoría interna especifica su norma tercera y que hace referencia al
alcance de la auditoría indicando que sede realizar el examen y evaluación de lo
adecuado y la eficacia del sistema de control interno de la organización la calidad de
la ejecución de las responsabilidades asignadas. La norma indica que la gerencia y
la junta directiva proporcionan la dirección general en cuanto al alcance de
actividades a examinar.
De la norma mencionada anteriormente también indica lo siguiente:
La gerencia es responsable del establecimiento de los sistemas diseñados para
asegurar el cumplimiento con tales requisitos como políticas, planes, procedimientos
y leyes aplicables. Los auditores internos son responsables de determinar si los
sistemas son adecuados y efectivos y si las actividades examinadas cumplen con los
requisitos apropiados.
Concluyendo lo anterior, la gerencia es responsable de fijar normas de operación, de
medir una actividad económica y de administrar el uso eficiente de los recursos, por
lo tanto los auditores internos son responsables de determinar los siguientes puntos:
Se han establecido las normas operativas para medir la economía así como la
eficiencia y se comprenden y satisfacen las normas operativas establecidas.
Las desviaciones de las normas operativas son identificadas, analizadas y
comunicadas a las personas responsables de tomar una acción correctiva.
La gerencia es responsable de establecer objetivos y metas de operaciones o
programas, desarrollados para implantar procedimientos de control, y lograr los
resultados operativos o de programas de trabajo deseados. Los auditores Internos
siempre deben cerciorarse si tales objetivos y metas son compatibles con los
integrantes de la organización y si éstos objetivos se satisfacen adecuadamente.
Se ha podido apreciar la notable relación que existe en la norma anterior entre
gerencia y auditoría interna dentro de una empresa, siendo la gerencia la
responsable del establecimiento de los sistemas diseñados, de fijar normas
operativas y de establecer objetivos y metas, mientras la auditoría Interna es la
encargada de determinar si los sistemas son adecuados, efectivos, y si se cumplen;
además de fijar normas operativas y cerciorarse si los objetivos y metas se
satisfacen.
La responsabilidad que tiene la gerencia de establecer y mantener un sistema de
control interno adecuado y efectivo para salvaguardar los activos, fin que logrará a
través de un adecuado departamento de auditoría Interna.
Una vez que la dirección o gerencia ha establecido los sistemas y procesos así
como la asignación de funciones mediante manuales de procedimientos y funciones
el auditor interno podrá incluir dentro del plan de trabajo de auditoría una
exanimación y evaluación de los mismos.
Para llevar a cabo la verificación de funciones y procesos es necesario que el auditor
interno realice un estudio completo del flujo de actividades o transacciones del área
o departamento a auditar.
El auditor debe conocer a detalle la operación de la entidad desde el origen hasta la
aplicación final del flujo de la operación. Una vez que el auditor encargado de la
verificación de funciones conozca la operación detallada de la entidad podrá verificar
si los sistemas y procedimientos establecidos por la gerencia se aplican de manera
adecuada.
El auditor debe conocer el organigrama vigente, que le servirá para identificar la
aéreas y jerarquías de los funcionarios que integran la organización.
Debe entenderse por verificación la comprobación o examinación de la verdad de
algo, es el proceso que se realiza para revisar si una determinada actividad o
proceso está cumpliendo con los requisitos y normas establecidas por la dirección de
una organización.
Para realizar la verificación de funciones pueden realizarse entrevistas a los
involucrados en el proceso de los ciclos. Otra herramienta será el aplicar
cuestionarios tomando siempre como base los manuales de políticas y
procedimientos establecidos por la gerencia así como observaciones de campo.
La exanimación de funciones y procesos proporciona al auditor Interno información
sobre la correcta segregación de funciones, evidencia base para la evaluación de los
sistemas de control interno, proporciona información para la actualización de
procesos y sistemas así como de los manuales. También proporciona al auditor
elementos sólidos para la planeación de la auditoría.
El auditor debe tomar en cuenta que los procesos y sistemas que han descrito los
ejecutivos y el personal de la empresa, pueden ser planes o propósitos y no hechos
y actividades efectivas.
Lo anterior debido a que en ocasiones para los empleados de las empresas, la
presencia el auditor se considera una amenaza ya que consideran que sus puestos
en la organización peligran por como realizan su trabajo, esto ocasiona que los
empleados mientan en cuanto como llevan a cabo los procesos ocultando desvíos
en el procedimiento por lo tanto el auditor debe tomar en cuenta con qué tipo de
personas está tratando para saber qué tan confiable es la información que le están
proporcionando.
3.8.1 Programa de auditoría
Para entender lo que es el programa de auditoría primero se define que es un
programa de trabajo, este es la secuencia previamente establecida referente a la
realización del trabajo de la auditoría.
Alguno de los puntos principales que debe contener el programa de trabajo son:
Personal que debe realizar el trabajo de auditoría.
Fechas en la que se ejecutara cada fase de la auditoría.
Observaciones del control interno.
Objetivos de la auditoría.
Descripción de las pruebas y su alcance.
Debe entenderse que no existen elementos obligatorios que deban contener un
programa de trabajo y lo anterior solo debe considerarse como una guía y no como
una fórmula para la elaboración de un programa de trabajo.
En el anexo 9 se presenta un ejemplo del programa de trabajo.
Las normas internacionales de auditoría en su apartado de normas de desempeño
establecen lo siguiente:
2200 Planificación del trabajo: los auditores internos deben elaborar y registrar un
plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la
asignación de recursos.
2201 Consideraciones sobre planificación: al planificar el trabajo, los auditores
internos deben considerar:
Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los
cuales la actividad controla su desempeño.
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y
operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se
mantiene a un nivel aceptable.
La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la
actividad comparados con un cuadro o modelo de control relevante.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de
gestión de riesgos y control de la actividad.
2201 A1. Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organización, los
auditores internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los
objetivos, el alcance, las responsabilidades correspondientes y otras expectativas,
incluyendo las restricciones a la distribución de los resultados del trabajo y el acceso
a los registros del mismo.
2201 C1. Los auditores internos deben establecer un entendimiento con los clientes
de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades
respectivas, y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos
significativos, este entendimiento debe estar documentado.
2210 Objetivos del trabajo: deben establecerse objetivos para cada trabajo.
2210 A1. Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los
riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben
reflejar los resultados de esta evaluación.
2210 A2. El auditor interno siempre debe considerar la probabilidad de errores,
irregularidades, incumplimientos y otras exposiciones materiales al desarrollar los
objetivos del trabajo.
Los programas de auditoría serán diseñados y preparados al finalizar la fase de
planeación aprovechando la información, análisis y evaluación que se hace de la
organización; sin embargo, estos podrán ser ajustados en la fase de ejecución en
caso de ser necesario.
Cabe indicar que cualquier cambio en los programas serán discutidos con el
supervisor.
El programa de auditoría es un plan de trabajo con adiciones de elementos de
tiempo, se puede definir como un listado o mapa detallado del trabajo a ejecutar y
los procedimientos que se emplearan en la auditoría, en el cual se define el alcance
y oportunidad de su aplicación, indicando también los papeles de trabajo y cédulas
de auditoría que han de ser preparados.
La elaboración del programa de auditoría depende de la naturaleza del negocio, los
procesos y operaciones de cada encargado de control.
Al preparar los programas de auditoría integral, se deben tener en cuenta que estén
alineados con los objetivos de la auditoría inicialmente establecidos, y si estos
permiten garantizar la suficiencia y obtención de la evidencia.
Para el desarrollo del programa se deben plantear los siguientes puntos:
Periodos a cubrir.
Coordinación.
Prioridades.
Para seleccionar auditorías para el programa anual se deben tomar en cuenta los
siguientes puntos:
Hallazgos de auditorías anteriores.
Requerimientos de la administración.
Requerimientos propios de los auditores.
Aéreas sensibles.
Las normas internacionales de auditoría en su apartado de normas de desempeño
establecen lo siguiente:
2240 Programa de trabajo: los auditores internos deben preparar programas que
cumplan con los objetivos del trabajo. Estos programas de trabajo deben estar
registrados.
2240 A1. Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para
identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la tarea.
El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y
cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente.
2240 C1.Los programas de trabajo de los servicios de consultoría pueden variar en
forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
Conforme a lo anterior el programa de auditoría debe contener como características
y requisitos lo siguiente:
Establecer objetivos, claros y alcanzables.
Debe incluir información relevante que permita efectuar el trabajo en forma
adecuada y realizar evaluaciones.
Establecer tareas detalladas por programa con criterios y fuentes de
información.
Formular las tareas en términos de instrucciones, no deben estar redactados
como pregunta, pues el fin no es obtener una respuesta, sino aplicar un
procedimiento para hacer evaluación y análisis.
Deben elaborarse en base a normas.
Las utilidades y propósitos del programa de auditoría son:
Desarrollar la auditoría y la obtención de buenos resultados.
Sirve como guía de apoyo a los ayudantes en el desarrollo de su trabajo.
Controlar el tiempo real y compararlo con el estimado.
Detectar el trabajo que falta por realizarse.
Permite realizar una estimación de honorarios.
Sirve de base para futuras auditorías.
Documentar los objetivos y los procedimientos de la auditoría.
Proporcionar evidencia sobre el debido cuidado y ejercicio del juicio
profesional en la planeación y ejecución de una auditoría.
Responsabilizar a los miembros del equipo de auditoría por el cumplimiento
eficiente del trabajo a ellos encomendado.
Efectuar una adecuada distribución del trabajo entre los integrantes del equipo
auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos.
Como se menciona anteriormente el programa de auditoría debe señalar los
procedimientos necesarios para el logro de objetivos.
El procedimiento es el conjunto de pasos específicos que se deben realizar de
manera sistemática y razonable. Con el propósito de lograr el objetivo planteado,
recopilar evidencia y soportar hallazgos.
Requisitos de procedimiento de auditoría:
Referencia papeles de trabajo.
Responsables de ejecutar procedimiento.
Tiempo estimado de duración de la evaluación en horas estimadas.
Tiempo real utilizado para ejecutar el procedimiento en horas reales.
Como ejemplo de programas de auditoría se presenta el Anexo 6.
3.8.2. Cédulas de auditoría
Dentro de las funciones del auditor está la de preparar papeles de trabajo que
contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área
sujeta a examen.
Las cedulas de auditoría son la documentación fehaciente que contienen los datos e
información emitida por el auditor en su examen, así como la descripción de las
pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la
opinión de su informe.
Revelan la evidencia más importante para el soporte del informe de auditoría y
justifica el cumplimiento del auditoría interna.
Debe quedar la evidencia de la supervisión en los papeles de trabajo, quedando
claramente establecidos que los papeles de trabajo son propiedad de la entidad.
Algunos objetivos de los papeles de trabajo son:
Registrar las labores llevadas a cabo en una auditoría.
Determinar que el examen se efectuó de acuerdo con las normas de auditoría
y procedimientos para atestiguar.
Servir como fuente de información para futuros exámenes
Mejorar la calidad de los exámenes.
Facilitar la revisión y supervisión.
Respaldar el informe de auditoría en los procesos judiciales.
Los papeles de trabajo pueden diferenciar se debido a su procedencia ya sean los
preparados por el auditor como puede ser sumarias, cruces, cuestionarios,
cronogramas, los recibidos por la compañía por ejemplo fotocopias facturas, estados
de cuenta, contratos, y los recibidos por parte de terceros como lo son las respuestas
de circularizaciones de bancos, confirmaciones de saldos con proveedores y clientes.
Los papeles de trabajo deben elaborarse y clasificarse de manera sencilla y clara de
manera que sean comprendidos por terceros sin tener que realizar aclaraciones o
explicaciones adicionales.
También dentro de la auditoría interna existen otro tipo de papales de trabajo que se
clasifican en cedulas descriptivas y diagramas de flujo.
Las cedulas descriptivas son papeles de trabajo que contienen narraciones de los
procedimientos en la secuencia en la que estos se llevan a cabo dentro de un
sistema. Estas cedulas son recomendables para sistemas sencillos y que no
presentan una combinación compleja de procedimientos o métodos.
Los diagramas de flujo contienen esquemas secuenciados sobre las características
de un sistema. Estos diagramas facilitan la compresión inmediata de los
procedimientos y métodos en vigor y permiten al lector conocer de manera objetiva e
integral el sistema de transacciones sujeto a examen.
Debido a la responsabilidad e importancia que representan para el auditor y según la
comprobación futura del trabajo de auditoría, la propiedad de estos papeles es
exclusivamente del auditor, debido a que la información que contienen es alta mente
confidencial y nadie puede utilizarlos sin consentimiento de la compañía auditada.
Lo anterior cumple con lo establecido en el código de ética profesional del IMCP que
señala la obligación del cumplimiento del secreto profesional.
Algunas consideraciones en la preparación de los papeles de trabajo son:
Deben ser planeadas mental y materialmente de forma adecuada antes de
proceder con la formulación.
Deben ser autosuficientes para que el lector obtenga conclusiones sin
necesidad de que el auto tenga que explicarlas
Claras y legibles.
Deben prepararse con precisión y profesionalismo.
Los papeles de trabajo son confidenciales por lo tanto solo pueden mostrarse
a terceros con autorización de la dirección de la empresa.
También para poder llamar a algún papel de trabajo cedula de auditoría debe
contener los siguientes elementos.
Debe contener solo información necesaria y suficiente que soporte el informe
del auditor.
Elemento de análisis.
Elemento de comprobación.
Marcas de auditoría.
La excepción a la regla es que alguna autoridad por requerimiento o mandato los
requiera. La custodia de estos papeles se puede organizar en las siguientes
secciones para la parte de archivo permanente:
Historia de la compañía.
Estructura constitutiva.
Actas de asamblea de accionistas.
Actas del Consejo de administración.
Contratos.
Contratos de regalías.
Contratos de arrendamiento.
Contratos colectivos de trabajo.
Contratos financiamiento.
Políticas y procedimientos.
Reglamentos internos.
Manuales de procedimientos
Listados de firmas de autorización.
Información financiera.
Balances y estados financieros
Listados de altas y bajas de activos.
Integraciones de ventas.
Análisis de reservas.
Análisis de capital y utilidades acumuladas.
Situación fiscal.
Listado de obligaciones a los que está sujeta la empresa.
Análisis de reservas de impuestos.
Convenios celebrados ante autoridades fiscales.
Autorizaciones para depreciar a tasas diferentes de las legales.
Programas e informes.
Cuestionarios de control interno.
Programas de auditorías.
Cartas de sugerencias.
Dictámenes e Informes.
3.9 Evaluación de funciones, procesos o sistemas
Para estos efectos, es conveniente que, cuando menos una vez al año, se realice
una revisión acerca de la situación legal de la sociedad y se le informe al consejo de
administración.
Este informe contiene varios objetivos altamente importantes; estos objetivos deben
ser cuidadosamente considerados durante el desarrollo de la auditoría y en la
determinación de cómo redactar el documento señalado, se incluyen los siguientes:
Exponer todos los métodos a los que se recurrió para llevar a cabo lo auditoría y
cuáles fueron los resultados que se obtuvieron.
Presentar aspectos realmente importantes con títulos que llamen la atención del
lector y que resuman el contenido los cuales podrían ser, aquellos que tengan un
gran impacto en las políticas, enfoques operacionales, utilización de recursos, etc. La
gran ventaja que tiene esta característica, es que al enfocarse más en los aspectos
importantes, los lectores se interesan más en la lectura de los informes.
En otros casos debe haber una recomendación específica planteada por el auditor
interno. Un tipo de recomendación cubrirá lo que el auditor interno crea que debe
hacer el administrador auditado, aun cuando este se encuentre en desacuerdo. El
otro tipo de acción recomendada involucra las acciones que se deben tomar un más
alto nivel de autoridad. En este último caso se puede incorporar la posición de la
administración. Es importante hacer notar que los asuntos que involucran acciones
administrativas pueden ser eliminados de la categoría de recomendación si estos
gerentes están de acuerdo en tomar acciones correctivas; sin embargo, puede ser
necesidad de la alta administración el estar bien informado sobre alguna situación
particular, independientemente de si el problema ha sido atendido en forma
adecuada o no.
4.2.2 Estructura
En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos deberán tener los
siguientes requisitos:
Las cedulas de auditoría deben contener datos que permitan conocer de manera
clara y precisa que se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, sus elementos
son:
Una vez que se hayan desarrollado las etapas anteriores, se procede a poner en
practica las recomendaciones o sugerencias aplicando el método de implantacion
que se haya seleccionado.
Es recomendable que al inicio de la ejecucion del programa de implantacion se
elaboren circulares con la finalidad de que se den a conocer los cambios al personal
involucrado, asi como tambien informar y orientar a quienes se vean involucrados en
el cambio.
La funcion del auditor en esta etapa es esencial ya que debe de estar presente en el
lugar en donde se realizan las modificaciones durante todo el tiempo que se requiera.
Evaluación: es la etapa final de esta fase ya que aqui se procede a que el
auditor o el equipo de auditoría mantenga una contstante información, para
comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y sugerir las acciones
correctivas si es que asi lo amerita, respecto a la aplicacion de las
recomendaciones o nuevo sistema administrativo.
La experiencia fundamenta el echo de que la revisión periodica de las sugerencias
implantadas, permiten evitar el desvio de algun procedimiento que afecta
directamente a la eficiencia del seguimiento de observaciones.
4.6 Informes del seguimiento características y estructura
El proceso de auditoría contempla en forma cronológica y secuencial las etapas de
planificación, programación, ejecución, informe y seguimiento. Un adecuado control
en el desarrollo de cada una de esas etapas, permitirá al auditor obtener un informe
de auditoría con niveles de calidad adecuados. Por lo tanto el auditor debe
asegurarse que se han tomado todas las medidas necesarias para tratar los riesgos
informados como materiales o inmateriales, ya que sólo mediante la adecuada
implementación de los compromisos tomados por la administración, se logrará un
impacto positivo mediante la agregación de valor a los procesos en la organización.
Para lograr dicho impacto, se debe asegurar la adecuación, eficacia y oportunidad de
las medidas específicas adoptadas, asegurándose que se corrigen las observaciones
y se logren los resultados deseados en la forma y en los tiempos previstos.
Las diferentes normas de auditoría referidas al seguimiento, señalan que el jefe de
auditoría debe monitorear el avance de los resultados y discutir con el jefe de servicio
cuando éste ha admitido un nivel de riesgo que es inmaterial para la organización, al
no adoptar las medidas correctivas o preventivas de los hechos informados por la
auditoría. Sin perjuicio de esta acción, será necesario que el auditor deje constancia
escrita de dicha situación.
A continuación, se mencionan algunas variables de carácter estratégico que
constituyen la base para realizar un adecuado seguimiento:
Recursos humanos y financieros suficientes.
El nivel de calidad en la preparación del programa de auditoría.
El nivel de calidad en la ejecución del trabajo de auditoría, obtención de
evidencia y análisis de los resultados de la auditoría.
El nivel de calidad y la oportunidad de los análisis de los hallazgos
encontrados y recomendaciones contenidas en los informes de auditoría.
El nivel de calidad y la oportunidad de la respuesta de las unidades operativas
a las observaciones y recomendaciones propuestas referentes a las
observaciones encontradas por la auditoría interna.
Una base de datos para controlar los plazos y avances de las medidas
implicadas por los ejecutivos responsables de las unidades organizacionales.
Las formalidades consideradas en el flujo de información, hacia el Jefe de
Servicio y hacia los procesos operativos y desde éstos, al trabajo de
auditoría.
El nivel de retroalimentación que ha recibido por parte de la unidad auditada
antes de entregar el informe de auditoría al jefe de servicio.
Como se mencionó en el capítulo III, en términos prácticos se requiere en una primera
parte, realizar algunos análisis, diseño y aplicación de procedimientos que permitan
fundamentar, los procesos críticos para la organización y, luego determinar las
recomendaciones específicas sobre las cuales se realizará el seguimiento de
auditoría para un periodo determinado.
CASO PRÁCTICO. METODOLOGÍA DE LA COMPAÑÍA GRUPO
DAGNYK: MARCA TERO
PRESENTE
Estimado licenciado, de acuerdo con la plática llevada con la encargada del área de
contraloría, se presenta la siguiente propuesta de cotización por el periodo 03-31 de
mayo de 2013 (la revisión se realizara los días viernes) con el objetivo de emitir un
informe sobre la función del departamento de compras.
El trabajo consistirá en evaluar los procedimientos y los elementos que intervienen
con la función del departamento de compras, tomando en cuenta el manual de
procedimientos de dicho departamento, realizando observaciones las cuales se
plasmaran en un informe, tomando en cuenta que estas pueden ser para mejorar el
proceso de compras en la entidad.
Control interno
Se evaluará y analizará el control interno, para determinar el alcance de los
procedimientos de auditoría que serán aplicados. Este análisis será detallado, lo cual
permitirá emitir una opinión sobre la efectividad del proceso a revisar.
Los papeles de trabajo elaborados en relación al trabajo realizado son propiedad de
la firma NOVA y asociados S.C., estos papeles comprenden información confidencial
la cual es de gran importancia tener en custodia hasta que se solicite por alguna
autoridad. Dichos papeles serán denominados como uso confidencial, en caso de
que se requiera alguna revisión se proporcionara copia.
Trabajo a realizar
El trabajo se realizará en cinco etapas las cuales son: 26 de abril 2013 primer
contacto con el cliente (ver anexo 2), 3 de mayo 2013 solicitud de programas y
papeles de trabajo, 10 y 17 de mayo 2013 revisión de la documentación requerida,
24 de mayo de 2013 entrevista con el personal de las áreas y el 31 de mayo 2013
reunión para la presentación del informe.
Informe a presentar
Como resultado del trabajo llevado a cabo, se entregaran los siguientes informes:
Informe dirigido a la dirección, con las sugerencias al departamento y a la
conclusión que se llegó por parte de la firma sobre el análisis a las funciones
del departamento de compras.
Informe de seguimiento, en el cual se tomaran medidas preventivas y
correctivas sobre las observaciones encontradas durante el análisis.
La responsabilidad principal de la firma es emitir una opinión profesional, si la opinión
tuviera limitaciones, estas se explicaran en dicho informe.
Los informes no serán distribuidos hasta que se aprueben por el consejo de
administración, siendo la firma el responsable de tenerlos hasta que sean aprobados.
Honorarios
La propuesta para la auditoría operacional-administrativa de acuerdo con la
estimación de tiempos, el monto ascienden a la cantidad de $ 600,000.00
(seiscientos cincuenta mil pesos 00/100 M.N.) la facturación de los honorarios es en
3 parcialidades de $ 200,000.00 (doscientos mil pesos 00/100 M.N.) más Impuesto al
Valor Agregado (IVA) los cuales serán liquidados de la siguiente manera:
La primera parcialidad en el momento de aceptar la propuesta de servicios
profesionales.
La segunda parcialidad el 17 de mayo de 2013.
La tercera parcialidad a la entrega del informe de seguimiento.
Coordinación y planeación de la auditoría
Se asignara un grupo de profesionales con capacidad y experiencia para ejecutar el
trabajo de auditoría, para cumplir satisfactoriamente con el objetivo y con las
necesidades del cliente.
Integración:
CP Gilberto Cruz Director de Auditoría
CP Ylleana Estrada Supervisor
CP Alan Padilla Gerente
CP Daniela Arellano Auditor Jr
CP Karla Caudillo Auditor
CP Anayeli Calleja Auditor
Atentamente
-----------------------------------------
CP Gilberto Cruz
Acepto las condiciones de esta carta como acuerdo de voluntades entre Grupo
DAGNIK y la firma NOVA y asociados S.C. conforme con la realización de la
auditoría operacional-administrativa.
------------------------------------------------
Lic. Jaime Arteaga Director General
Investigación general y levantamiento de información
Dentro de esta etapa la compañía proporcionó documentación e información para
comprender el tipo de operaciones realizadas por la Marca Tero.
Según acta constitutiva proporcionada por la compañía la marca TERO está
constituida bajo la razón social Italiana Fashion como sociedad anónima de capital
variable (Anexo 3).
Las actividades y objetos principales de la sociedad son:
La comercialización, compra, venta, importación, exportación, comisión,
consignación, representación, arrendamiento, fabricación, corte , confección , diseño,
maquila reparación, distribución, impresión por cualquier medio y el comercio en
general, por cuenta propia y por terceros, de toda clase de prendas de vestir, textiles,
fibras naturales, sintéticas y mezclas de estas en sus materias primas, así como
accesorios y artículos para confección, bonetería así como la maquinaria y equipo
necesarios para ello y todo lo relacionado con estos ramos.
La duración de la sociedad es indefinida, la sociedad podrá establecer oficinas,
agencias, sucursales en cualquier parte de los estados unidos mexicanos y el
extranjero.
La marca TERO tiene en la actualidad 3 sucursales (TERO Antara, TERO Masaryk y
Tero Angelopolis), 2 ubicadas en puntos estratégicos del Distrito Federal y una en el
estado de Puebla.
La sucursal con más ingresos es TERO Antara con ingresos mensuales hasta por
$1,500,000.00 pesos M.N.
La compañía proporcionó el organigrama general de Grupo DAGNIK en el que se
observa un sistema organizacional de mando indicando la jerarquía de cada área así
como organigrama del área de compras (Anexo 4).
La compañía proporcionó el equipo de auditoría el manual de políticas y
procedimientos en el cual se detallan las actividades del departamento de compras
así como el flujo grama (Anexo 5).
Personal de departamento de auditoría elaboró un cuestionario el cual se aplicó
mediante entrevista al coordinador de área de compras con los siguientes
cuestionamientos que proporcionara al equipo de auditoría información para realizar
pruebas de verificación (Anexo 6).
Procedimiento
Para la ejecución de la revisión se aplicaron los procedimientos y técnicas siguientes:
1. Revisión de funciones: obtención de la información y documentación
necesarias para su análisis.
Se evaluó la descripción de puesto de los usuarios y se realizaron
pruebas de actividades.
Se preguntó al titular encargado, si brindan capacitación constante para
realizar la operación diaria.
Se analizó si existen indicadores de desempeño y si estos son
revisados periódicamente.
Fecha ABR.2013
compras
Revision de Recepcion de Materiales
Como bien se sabe, la auditoría interna es la revisión del control interno de cualquier
entidad, se recomienda que en cuanto al enfoque de la revisión se tengan más bases
teóricas, la finalidad es que las personas que inician con la prestación de este
servicio profesional no les sea complicado identificar qué es lo que se va a realizar,
es decir, la revisión de todo un ciclo, de un departamento o una función, es cierto que
la realización de la auditoría interna es un noventa y cinco por ciento de práctica y
con base a la necesidades del cliente, pero si es necesario que se cuente con el
conocimiento teórico, ya que de otra manera es complicado saber lo que se quiere
realizar; pues la auditoría interna tiene un mayor grado de complejidad comparado
con la auditoría externa, dado que en esta última se enfoca más a lo financiero y el
control interno se involucra en su totalidad a la operación de una empresa en
específico.
La metodología del control interno depende siempre del criterio del director de
auditoría y su equipo de trabajo, es decir de la firma o despacho que se le haya
contratado para realizar la revisión y evaluación de los procesos y funciones de la
empresa, como bien se menciona este criterio varía según la experiencia de los
auditores y muchas veces los profesionales que apenas inician en este giro no
cuenta con las bases suficientes para poder desarrollar técnicas que les faciliten el
desarrollo de su trabajo, razón por la cual se recomienda un manual en el cual se
indique de forma estándar una metodología a seguir, la cual pueda adaptarse aun
cuando los giros de las empresas sean diferentes, puesto que solo se aplicarían los
puntos que la empresa requiera.
Ciclo de Compras
SEGREGACIO GESTION REQUISICION RECEPCION Y RECEPCION PAGO
N DE DE Y SOLICITUD RETORNO DE DE DE
FUNCIONES PROVEEDOR DEL PEDIDO PRODUCTO FACTURA FACTURAS
ES
4
Tiempos
Presidencia
Corporativa
Vicepresidencia de
Viceprsidencia de Vicepresidencia de construccion y Vicepresidencia
operaciones finanzas desarrollo Nuevos proyectos
inmobiliario
Contraloria
Consolidacion
Planeacion
Fiscal e informacion Costos Tesoreria
Financiera
financiera
Coordinador
de Costos
Jr. Jr.
Auxiliar.
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Anexo 5 Manual de políticas y procedimientos área compras
Flujo grama departamento de compras.
203
ANEXO 6. Entrevistas
Departamento: Compras
RESPUESTA
CERRADA OBSERVACIONES
PREGUNTAS SI NO COMENTARIOS
1.- Principalmente
la determinación
del valor de compra
de la mercancía.
En general, podría describir las SI
Elaboración de
actividades del departamento a
reportes y análisis
su cargo para la marca TERO.
del costo el
contador de la 2. Esta función
marca. bebería ser
2.- Aplicación de realizada por el
anticipos de departamento de
agentes aduanales. cuentas por pagar.
3.- Aclaraciones y
correcciones a los
costos por
desviaciones en la
mercancía recibida
y por cambios en
204
los contratos y
acuerdos.
205
Comercial.
206
ejecutar su trabajo en el área?
Primero realizan el
registro para que
la mercancía
comprada sea
visible en sistema
¿Una vez que la mercancía SI para las personas
ingresa al almacén, esta es que reciben la
registrada en el sistema intelisis mercancía en el
en el módulo de compras? almacén y esta
pueda verificar lo
que se está
ingresando.
Se detecta que
existen diferencias
en la mercancía
que se recibe y lo
que indica la
factura, las
diferencias
encontradas se
ajustan al
embarque bodega
y estas no deben
rebasar el 2% de la
compra. ( se
sugiere verificar
físicamente)
207
pedimento por medio de un
correo electrónico al coordinador
de tráfico?
importación es decir:
DTA
IGI
MT
Previo
Gastos complementarios
(Estimados)
Comisiones sobre compras
Fletes internacionales(
estimados)
Honorarios de Agencia Aduanal
208
el tipo de cambio del pedimento? comprobaciones
respectivas.
209
que realiza el pago?
210
Anexo 7. Observaciones
1. Revisión de Funciones
211
desarrolladas utilizando del departamento. debería realizar el área
Informes. 5.-Hay capacitación y de costos -
4.-Se tienen indicadores actualización para 3. Se detectó pequeñas
de desempeño y son realizar la operación desviaciones en cuanto
revisados día a día. al registro en un
periódicamente. pedimento en el
proceso de registro
embarque bodega en
sistema intelisis. Se
amplió la muestra a 3
meses en compras y no
se detectaron pequeñas
desviaciones en el
registro por lo que se
determinó que existe un
alto riesgo ya que se
están reportando cifras
no confiables.
4. Si se cuenta con
indicadores de empeño
el cual consiste en
establecer a principios
de año objetivos a cada
integrante del
departamento y se
evalúa la manera de
cómo se están
cumpliendo con los
objetivos. los objetivos
son Técnicos y
Humanos de desarrollo
personal
2. 1.- Revisar los procesos 1.- Se revisó la solicitud 1 y 2.- El proceso de requisición
en la requisición que de la compra en donde se lleva acabo adecuadamente,
garanticen la integridad, se detalla la conforme a manual de políticas
212
exactitud y validez de descripción del bien, el y procedimientos pero se
los productos. importe en piezas y el detectó que las autorizaciones
2.- Revisar que la número de código se realizan electrónicamente
requisición cumpla con utilizado mediante ERP Intelisis y no
los datos necesarios 2.- Se revisó la existe un documento físico que
para seguir el proceso de planeación para la contenga las firmas y nombres
aprobación. compra del producto de quien autoriza los pedidos.
213
contratos por el
departamento Jurídico
de la compañía.
5 1.- Revisar los precios 1.- Se revisaron los 1.- Aquí se encuentra algunos
actuales de la casa Matriz reportes de precios de hallazgos sobre los costos que
Transferencia de los manejan los proveedores.
proveedores Aquí se recomienda tener un
principales y las costo promedio ya que los
autorizaciones. cambios en la moneda
extranjera pueden causar
variaciones importantes en el
costo de la mercancía.
6 1.- Comprobar que exista 1.- Se verifica el 1.- En este punto se lleva un
contratos a la fecha y se Procedimiento y el adecuado control en el proceso
revisen con regularidad diagrama de flujo de de la orden de compra.
con el proveedor. aprobación para la No se encuentra nada relevante.
2.- Verificar que las realización de la orden
214
funciones y de compra.
responsabilidades se 2.- Se verifica la
describan en el contrato. evidencia de que los
3.-Revisar que las procesos fueron
órdenes de compra se comunicados y
muestre referenciada o autorizados, (ejemplo
cruzadas con la firma electrónica y
requisición. mails).
4.- Revisar que se 4.- Evidencia de que la
cubran las gestiones de documentación se
órdenes de compra para encuentre archivada de
verificar el cumplimiento acuerdo a las normas
con las políticas y locales.
directrices establecidas. 5.- Se revisaron las
5.- Revisar las órdenes de compra que
Desviaciones, asegurar contengan los datos
que estas estén siguientes: proveedor,
aprobadas por los dirección de proveedor,
departamentos descripción del
correspondientes. producto, numero
215
8.- Evidencia en los
cambios de precios
realizados en las
Órdenes de compra.
8 1.- Revisar los 1.- Se revisó las 1.- En este proceso se encentra
procedimientos donde cuentas de Gastos varias deficiencias ya que no se
garanticen el control de donde se incluyen las está llevando un adecuado
las facturas. órdenes de compra, control en la incorporación de
216
2.- Revisar el gastos derivados por la las facturas contra los gastos y
procedimiento de transito importación, los gastos de importación
de las facturas aun no pedimentos, guías 2.- Las notas de crédito con los
recibidas. áreas, ticket de entra al proveedores por la devolución
3.- Revisar el almacén del bien. de mercancía se le da
procedimiento que 2.- Se cotejar la seguimiento en partidas
rodea la aprobación y documentación de atrasadas y no se genera en el
tramitación de facturas Orden de compra momento.
sin orden de compra así Factura, ticket de
como un listado de las entrada Factura y
mismas. Pedimento de
4.- Revisar que los Importación vs Factura.
límites de tolerancia se 3.- Se revisó las Notas
documenten o se de Créditos por
reflejen en el sistema de posibles devoluciones
la compañía. o diferencia en precio
5.- Revisar si hay piezas.
anticipos realizado para 4.- Se dan
la comprobación de seguimientos de
Impuestos de tránsito y de partidas
Importación con en el atrasadas.
Agente Aduanal.
6.- Revisar el proceso de
partidas antiguas.
7.- Revisar el proceso de
rechazos al proveedor
así como la metodología
que se sigue.
217
3.-Procedimientos de conciliaciones
Autorizaciones para mensuales de pagos
Pago a los proveedores. contra las cuentas por
4.-Revisión de los pagar.
anticipos y 3.- Se verifica la
compensación de las aprobación para el
cuentas por pagar. pago a proveedores.
218
Anexo 8. Ejemplos de control interno
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Debe Realizarlo
Caso No. Operación
A. A. A. B. SUP. SOCIO
219
Anexo 8, Ejemplo de control interno
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Ejecuitado por
Caso No. Operación
A. A. A. B. SUP. SOCIO
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
220
Anexo 8, Ejemplo de control interno
EMPRESA Z S.A. DE C. V.
PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR
Ejecutado por
Caso No. Operación
A. A. A. B. SUP. SOCIO
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1
Circular las cuentas mayores de $ 6,000.00
221
Anexo 9. Programas de auditoría
222
COMPRAS
HECHO REVISADO TIEMPO TIEMPO
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ESTIMAD OBSERVACIONES
POR POR REAL
O
223
Modelo de programas de auditoría administrativa
224
ORGANIZACIÓN
HECHO REVISADO TIEMPO TIEMPO
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ESTIMAD OBSERVACIONES
POR POR REAL
O
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Evaluar la estructura organizacional formal
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
AUTORIDAD
225