49 que es un documento:

Se entiende por documento la combinación de un soporte y la información registrada

en el, que puede ser utilizado como prueba o para consulta, es decir que un
documento es información registrada, producida o recibida en la iniciación,
desarrollo o finalización de una actividad y que consta de contenido, contexto y
estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad.

51. señale y explique los valores de los documentos:

- Valor Primario: Documentos administrativos, legales, fiscales y académicos, lo cual
su permanencia es de dos años en el archivo de gestión, luego se selecciona y lo
de mayor valor administrativo se conserva en el archivo central durante diez años
antes de ser eliminado dependiendo de su utilidad.
- Valor Secundario: Documentación de carácter cultural, científico e histórico, lo cual
su estado de conservación es permanente.

52 defina que es un documento electrónico:

Es un documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medio
electrónico, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados
electrónicamente, es decir información de cualquier naturaleza en forma electrónica,
archivada en un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado.
53 diferencias entre documento análogo y documento electrónico:
-Registro y uso de símbolos:
 mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio
y a través de símbolos que son accesibles para el ser humano.
 El documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que
beben ser decodificados para hacerlo accesible.
- conexión entre contenido y medio:
 el documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge.
 El de un documento electrónico puede ser separado del medio del medio original
y transferido a otro soporte.
- características de la estructura física y lógica:
 mientras que la estructura es una parte integral y aparente del documento
tradicional, y uno de los principales criterios que valora su autenticidad.
 La del documento electrónico no es tan aparente, sino depende del hardware y
del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por
lo que puede tener el mismo valor tradicional.
La estructura analógica la identifica y la representa los elementos de su estructura
interna, la que le ha dado su creador.
- metadatos;
 el documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional
permiten establecer su contexto funcional y administrativo. Esta función la
cumplen los metadatos que describen como se ha registrado la información,
cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, la
vinculación con otros documentos, su descripción para poder recuperarlo.
- identificación;
 esta no se puede hacer por los medios tradicionales, sino a través de los
metadatos.
-conservación:
 no depende solo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida
obsolescencia de los sistemas.