SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Administración documental en el entorno laboral

Actividad de apropiación del conocimiento

Aprendiz:

Lucy Fernanda Valencia Rentería

Tutora:

Margarita Valencia Osorio

Fecha:

Abril de 2017

Quibdó, Chocó
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción: además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la

Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

1. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la

Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los

conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes

procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio: Inicialmente, seleccione

una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue

específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la

empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a

la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes

aspectos: Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó,

acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la

normatividad vigente.

Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea

coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la

fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se

destacan son:
 Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración

de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles

a usar según la conservación documental, la definición de la Información contenida en los

formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad

de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores

documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede

ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico

en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información

documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como

tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos

pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos,

debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un

lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se

pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso

llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo

el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde

clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y

se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial. Descarte de documentos

(comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su

valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su

importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se

puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la

normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención.

Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la

Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que

justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que

regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo

hasta diez años.

Recuperación de la Información: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración

de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que

se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la

búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en

la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El ruido documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos

genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.

Silencio documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos

respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en

el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.

2. Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de

estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos. Tome apuntes cuando

esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información

obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

Clasificación de los archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que

presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición

final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización.

Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva

cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de

acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual

se maneja y depende del archivo central.

Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas

documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores

que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y

demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las

necesidades de conservación y consulta permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su

consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de

conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Según

su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que los demás documentos los

maneja en archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales

se explicarán a continuación:

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen

en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al

archivo de conservación permanente.

Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico,

investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.
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documental. • Según su Uso: archivo
activo, archivo semi
activo, archivo inactivo
• Según su Ciclo Vital:
archivo de gestión, archivo
central, archivo histórico
• Según su Naturaleza:
archivo público, archivo
privado de interés público,
archivo privado.