Gestión de Compras

ESTUDIO DE CASO

La siguiente es la solución presentada por la compañía

Projectwere Corp. para automatizar un proceso de compras,
revise cuidadosamente las etapas del proceso y genere usted
los Indicadores que el nuevo proceso podría requerir para su
control.

Gestión del proceso de compra desde la aparición de una

necesidad hasta su formalización en los asientos contables y
la recepción de las facturas.

Una visión de futuro

La solución de Gestión de Compras de Projectwere permite

automatizar todo el proceso de compras de una organización,
coordinando las tareas entre los distintos departamentos implicados y
almacenando toda la información y los documentos generados en el
proceso. Projectwere, ofrece una solución que atiende y centraliza
toda la gestión de las solicitudes de compras, realizadas por los
usuarios, y coordina la comunicación con el sistema contable,
proporcionándole la información validada. Así mismo permite
gestionar, almacenar y relacionar toda la información generada
(solicitudes, pedidos, albaranes, facturas, etc.). La solución permite
definir el proceso, asignar sus actores y establecer una clasificación
lógica de la información.
La solicitud y aprobación de una compra.

La solución de Projectwere gestiona desde la solicitud de una compra hasta la

formalización del pedido y la recepción de las facturas del proveedor.

La Gestión de Compras de Projectwere automatiza la tramitación de las solicitudes de

compras, define claramente todos los pasos del proceso y guía al usuario en cada una de
las fases, de tal forma que, en función de la información introducida, el sistema:

• Permite seleccionar los proveedores y su información a partir de tablas maestras

con las empresas habituales u homologadas.

• Muestra un catálogo con los artículos o servicios clasificados del proveedor

seleccionado.
• Permite visualizar los proveedores a partir del tipo de producto o servicio
deseado, así como consultar sus ofertas y pedidos realizados con anterioridad.
• Envía correos electrónicos, a los proveedores seleccionados, con una petición de
oferta para cubrir la necesidad.
• Ofrece a los proveedores un portal de acceso Web para la presentación de
ofertas y la actualización de sus catálogos de productos y servicios.
• Genera automáticamente el documento de pedido, a partir de una plantilla
modelo con la imagen corporativa de la empresa.
• Permite enviar la información de la solicitud de compras al sistema ERP para su
formalización como pedido y su posterior gestión contable.

La solicitud de compra se puede realizar desde la aplicación de tramitación o desde un

formulario de petición, accesible desde el portal de Intranet de la empresa. Las
solicitudes se distribuyen automáticamente al departamento que corresponda para que
los responsables realicen su aprobación.

Control total de la información

La solución de Gestión de Compras de Projectwere, permite clasificar, de forma lógica,

toda la información relacionada con las solicitudes y las compras realizadas por la
empresa. El sistema le ofrece:

• Un registro de proveedores con toda su información (razón social, dirección,

CIF, los artículos y servicios que ofrece, el rappel pactado, la forma de pago
acordada, los pedidos realizados, las facturas recibidas, albaranes, etc.).

• Un registro de solicitudes (la necesidad, el presupuesto estimado, su pedido

realizado, las ofertas previas recibidas por los proveedores, los pedidos
similares, etc.).
• Un registro con la información de los departamentos solicitantes de las compras
(sus responsables, las direcciones de entrega, el domicilio de facturación, los
pedidos que han realizado con anterioridad, etc.).

Desde cualquier lugar y en todo momento

La aplicación permite el acceso a todas las funcionalidades, con perfiles de usuario

Todo ello implica una importante optimización de los tiempos de respuesta ya que, a
través del tratamiento informático de datos y mediante la monitorización de
información, se obtienen indicadores de actividad y calidad de los procesos
automatizados, se reduce el volumen de la documentación, se agiliza la comunicación
interna y se mejoran los procesos.
Una solución integrada

En la gestión de las compras de una organización, el sistema debe interactuar con

distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los
procesos existentes:

• ERP (Sistema de gestión financiera). Los pedidos, en su tramitación ordinaria,

comparten información con los sistemas ERP. La solución de Projectwere
contempla esta conexión (lectura de las tablas maestras, formalización del
pedido, etc.).
• Gestión Integral de Facturas: Como resultado de la emisión de un pedido, se
reciben facturas que deben ser registradas y procesadas. La solución permite
completar el proceso con la solución de Gestión Integral de Facturas de
Projectwere.
• Digitalización certificada. Projectwere ha desarrollado un software
homologado por la AEAT que permite la digitalización de las facturas recibidas
en papel, manteniendo su valor legal y permitiendo la destrucción del formato
físico original. Este software puede ser integrado como punto de partida para la
digitalización de las facturas.