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CAPITULO I
GENERALIDADES
Tema
A consecuencia del crecimiento urbano, la escuela central del núcleo escolar campesino de
ch’aquimayu, se trasladó a la zona de Puntiti grande, donde funcionaba como escuela seccional con
unos pocos maestros.
El echo aconteció el 24 de abril de 1982 dando lugar a la fundación del núcleo escolar de puntiti en
el marco de la filosofía de la escuela rural, que integra ciencia trabajo y producción; saber y hacer.
Los dirigentes campesinos de la época de la revolución nacional de abril de 1952, había previsto el
área del terreno suficiente, en el contexto de la ley de reforma agraria y entendimiento con sabiduría,
que la verdadera liberación se alcanza por el camino de la educación.
Fue su primer director, el profesor José Rojas Trujillo, acompañado de 14 docentes, que en promedio
atendían a unos 200 estudiantes, en paulatino y acelerado crecimiento.
A los pocos años adopto el nombre de su director fundador en 1994 al implantarse la reforma
educativa, que prohibía la nominación de escuelas con nombre de personas en vida, se resolvió
nominarla como unidad educativa BOLIVIANO JAPONES, en reconocimiento a los méritos
históricos de este país, ejemplo de pujanza y desarrollo, que prestaba y presta cooperación a nuestro
saber todo en los campos de la salud y educación.
Actualmente la unidad educativa “Boliviano Japonés” es la escuela más grande de toda sacaba,
consta en nivel inicial de tres paralelos, primaria con 6 paralelos y secundaria con 6 paralelos en total
contamos 1800 estudiantes y solo con una secretaria, puesto que el trabajo es sumamente arduo.
Los registros de documentos y en orden alfabético en el sistema desde el nivel inicial, contribuirá a la
operación de entrega de documentos de forma eficiente, prontitud a los docentes, dirección y padres
de familia.
1.2.2. Justificación
Es importante la implementación de registro de archivo de documento en orden alfabético para nivel
inicial de la UE. Boliviano Japonés, para que sea de fácil acceso de llenado de datos en el momento
de llenado de datos del RUDE, Un informe adecuado del desenvolviendo del estudiante.
Con la implementación de este sistema de registro alfabético de estudiantes, mejorara el acceso rápido,
eficaz y oportuna de información para los padres de familia y docentes en general y manejo adecuado
de los documentos del estudiante
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El registro alfabético de estudiantes de la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´, permite el manejo
apropiado, orden, control, eficiente en los archivos y acceso a la información
Una buena información y conocimiento general de los documentos de cada uno de los alumnos, es de
suma importancia, este registro también será de útil para una buena administración del director, por
medio de esta se informara del alumno a que aula corresponde y quien es su maestra, estos
documentos estarán archivadas en un archivador con palanca y en orden alfabético como también
estará en el sistema, para el acceso directo en el momento necesario, de los alumnos nivel inicial de
la Unidad Educativa “Boliviano Japonés” y permite la recuperación de datos de ambos lados, por ello
es importante contar con los ordenamientos archivísticos para el correcto y eficiente manejo de la
documentación.
Desde el inicio sus actividades en la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´ no ha llevado un proceso
de organización adecuado en sus archivos; por lo mismo al transcurrir los años la documentación se
fue acumulando casi sin el debido orden, ocasionando que existan perdida de documentos y difícil
acceso a la ubicación de estos al momento de ser requeridos por el plantel docente, padres de familia
y otros.
Además, hace que se acumule los documentos administrativos duplicados, creando controversias entre
dirección y padres de familia por los documentos extraviados. Todos estos problemas tienen como
causa común a la deficiente organización y la falta de un sistema de registro alfabético de los
estudiantes en la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´.
5. Objetivos
5.1 Objetivo general
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Implementar un sistema de registro alfabético para los estudiantes, para el buen manejo y orden del
archivo de gestión en la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés” en el nivel inicial.
ANTECEDENTES TEÓRICOS
6. MARCO CONCEPTUAL
6.1 Técnicas documentales de archivo.
El Archivo Digital viene a constituir un archivo semejante al tradicional de documentos impresos, pero
totalmente digital. Llega a ser un complemento, un respaldo y un resguardo tecnológico de los archivos
vigentes. Este Archivo Digital se convierte, con el apoyo de la tecnología digital, en un medio de
complemento a las actividades de la DGAC sobre los documentos producidos, a fin de garantizar el valor
informativo y fiscal de las actuaciones. Contar con los Archivos Digitales tiene muchas ventajas, como:
ahorro de papel y material de escritorio; tratamiento y fluidez en pantalla; distribución instantánea de
trámites y documentos; conservación; búsqueda rápida y efectiva; control de tiempos y otras. 2.2.1.
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES. Para una adecuada gestión de los archivos digitales, se
debe disponer de los siguientes instrumentos: - Tabla de Clasificación Documental de la DGAC. - Tabla de
Asuntos, Temas y Actividades. - Tabla de Retención Documental. - Tabla de Creación, Acceso y Seguridad
Documental. Cada una de las tablas tiene una función y finalidad específica en el sistema de gestión
documental y los archivos que deben ser aplicados dentro el servidor de la intranet institucional, su
plataforma y software específico. 2.2.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS DIGITALES. Los archivos
digitales aplican los principios del ciclo vital del documento y las fases archivísticas descritas en el numeral
2.1, así como sus elementos descriptivos, y como complemento sustancial aplican las tablas desarrolladas en
el numeral 2.2.1 con los siguientes propósitos: - Establecer un repositorio común y sistemático de
documentos digitales. - Controlar el acceso y seguridad a documentos. - Custodiar los documentos. -
Mantener la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y confidencialidad de documentos y
expedientes. - Ofrecer los servicios de gestión documental. Con el propósito de establecer la gestión
documental basada en principios, aplicamos la Administración Electrónica de Documentos (AED), que se
apoya en redes de computadoras, internet e intranet, sistemas de almacenaje, escáneres dinámicos, bases
de datos y otras tecnologías. 2.2.3. OPERACIONES DE LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES. Basados en
las tablas mencionadas en el numeral 2.2.1, las operaciones archivísticas para gestionar la documentación y
los archivos digitales son las siguientes:
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b) Incorporar el documento al sistema digital
f) Definir la disposición
La descripción archivística
ARCHIVÍSTICA BOLIVIANA
El patrimonio documental de la Nación está sustentado con:
La Constitución Política del Estado, promulgada el 07 de febrero de 2009, en su Art. 99 establece:
I. El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable e imprescriptible. Los
recursos económicos que generen se regularan por la ley, para atender prioritariamente a su
conservación, preservación y promoción.
II. El estado garantizará el registro, protección, restauración, recuperación, revitalización,
enriquecimiento, promoción y difusión de su patrimonio cultural, de acuerdo con la ley.
III. La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental, y la procedente del culto
religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano, de acuerdo con la ley.
El Art. 237 señala las obligaciones por el ejercicio de la función pública, inventariar y custodiar en
oficinas públicas los documentos propios de la función pública, sin que puedan sustraerlos ni
destruirlos.
Ley N° 2341 de 23 de abril de 2002 (Procedimiento Administrativo)
Norma la gestión documental, garantiza el acceso a los archivos y registros oficiales de las
instituciones públicas sobre la base del interés legítimo.
Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990 (Sistema de Administración y Control Gubernamental)
De acuerdo a esta Ley el servidor público tiene el deber de desempeñar sus funciones con eficacia,
economía, transparencia y licitud. Su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas.
En su Art. 28 contiene un acápite referido a la “Responsabilidad por la Función Pública” fijando
responsabilidad de carácter administrativo, ejecutivo, civil y penal para los servidores públicos que
no cumplen con sus obligaciones.
Decreto Supremo N° 27329 de 31 de enero de 2004, señala en su Art. 2°. “Transparencia y Acceso
a la Información Gubernamental”, que el acceso a la información pública es un requisito
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indispensable para el funcionamiento de la democracia y la transparencia informativa, al constituirse
en el pilar fundamental de una buena gestión pública.
Decreto Supremo N° 23934 de 21 de julio de 1994 (Reglamento Común de Procedimientos y de
Comunicación de los Ministerios - RCP)
Determina criterios para el manejo de documentación activa en los archivos de oficina y fija aspectos
generales para el manejo de la Memoria Institucional.
De acuerdo al Art. 22 (materiales impresos y otros), determina que las publicaciones oficiales, los
libros, estudios, proyectos, revistas, folletos, boletines, etc., deberán ser remitidos a la biblioteca o
archivo central de la institución con anotación de primer destinatario, si fuera el caso. La biblioteca o
archivo central institucional procederá al registro de dicha documentación y a la administración de su
uso, y elaborará semanalmente el listado correspondiente de ingresos para su difusión interna.
El Archivo Central clasificará y catalogará el material recibido, y, luego, lo remitirá, con cargo a
devolución, a su destinatario al solicitante.
Para su funcionamiento, la unidad responsable del archivo institucional deberá contar con suficiente
espacio físico, ser de fácil acceso y estar dotadas de medidas de seguridad más adecuadas.
Decreto Supremo N° 22144 de 02 de marzo de 1989 Prohibición de destrucción o enajenación de
documentaciones públicas, que establece la obligación del Estado de garantizar la seguridad de las
documentaciones públicas, precautelar la preservación y accesibilidad a las documentaciones.
Decreto Supremo N° 22145 de 02 de marzo de 1989, Prohibición de destrucción o enajenación de
documentación pública inactiva, que declara de utilidad y necesidad las documentaciones públicas
inactivas, las define, prohíbe su destrucción, establece las sanciones de acuerdo al Código Penal y
determina más medidas necesarias para su preservación. Para su conservación instruyó la obligación
de instalar depósitos de archivos en instituciones públicas.
Decreto Supremo N° 13457 de 19 de agosto de 1979, que establece la urgencia de adoptar
disposiciones de emergencia, para preservar de la destrucción y eliminación de documentos.
Decreto Supremo Nº 9777 de 15 de junio de 1971 en su Art. 1º establece que la documentación de
carácter público, oficial y nacional, existente en las reparticiones del Estado, con más de 35 años de
antigüedad, deberá entregarse al Archivo de La Paz, dependiente del Rectorado de la Universidad
Mayor de San Andrés. Esta disposición comprende a la Presidencia de la República, Ministerios y
cualesquiera otras oficinas estatales de carácter nacional, con excepción de los Ministerios del
Interior, Relaciones Exteriores y Culto y de Defensa Nacional.
METODOS DE ARCHIVO
Archivar es el proceso de organizar Y guardar cartas, memorandos, informes y recibos, direcciones
formularios e impresos, y papeles de todas clases. Estos documentos se organizan generalmente en
una de estas cinco maneras.
Alfabéticamente. - En la forma en que están anotados los nombres en un guía de teléfonos, o
como se anotarían en una libreta de direcciones. A los nombres que empiecen por A irían
primero, los que empiecen con B después así sucesivamente
Por asuntos- En la forma en la forma en que se organizaría un catálogo o sea por el nombre
de objetos o materias. Los documentos de un archivo por asuntos se arreglan también en
orden alfabético, por ejemplo. Artículos eléctricos iría primero que automóviles, irían antes
que cosméticos, y así sucesivamente.
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Cronológicamente. - Por orden de fecha en la forma en que se lleva un registro de citas o
como usted llevaría un diario personal, por ejemplo: abril de 2000. Luego abril 2 de 2000 y
así sucesivamente.
Numéricamente. - En la forma como se numera los cheques en un talonario, por ejemplo:
cheque números. 313, 314, 315, etc.
Geográficamente. - Por localidad geográfica o lugar, en la forma como se organizan algunos
equipos deportivos en un país, o como están organizados los cincuenta estados de Estados
Unidos, por ejemplo, Alabama, Alaska, Arizona Arkansas etc.
Los documentos en un negocio se colocan en sobres de Manila llamados carpetas de archivo. La
mejor manera de guardar estos documentos en las carpetas de archivos es colocándolos con los
membretes hacia la izquierda como se acostumbran colocar los discos fonográficos cuando no se
están usando. El archivo de los documentos con los membretes hacia la izquierda de llama archivo
vertical, método este que facilita la localización rápida de cada documento sin que haya necesidad de
mirar uno por uno.
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Para practicar el archivo de tarjetas, el alumno debe confeccionar las primeras 50 fichas, según la
guía del maestro.
REGLAS DE CLASIFICACIÓN
1.- Nombres de individuos:
Los nombres se invierten y se alfabetizan en el orden siguiente; apellido paterno, apellido materno, y
nombre de pila. El apellido paterno y materno forman UNA SOLA UNIDAD, después de una
COMA (,) los nombres forman unidades independientes.
2.-Orden alfabético.
Los nombres se alfabetizan comparando la primera unidad en cada nombre, LETRA POR LETRA.
Las segundas unidades se deben tener en cuenta solamente cuando las primeras unidades son
idénticas y en terceras unidades cuando la primera y las segundas son idénticas y así sucesivamente.
3.- Un apellido sólo o una inicial:
Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre
completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán,
Juan Ernesto Guzmán
4.- Apellidos con prefijos:
Los apellidos que contienen una preposición, articulo o contracción se consideran como una unidad.
5: nombre de cosas comerciales:
Los nombres de cosas comerciales y de instituciones se clasifican y se archivan exactamente como
están escritos, cuando no contiene el nombre completo de un individuo.
Los artículos (El, la las los lo) de nombre de cosas comerciales o firmas que no sea de lengua
española o inglesa no se cambia de sitio y se consideran unidades de clasificación.
9.- Abreviaturas:
Las abreviaturas se clasifican como si el nombre estuviera escrito completo, sin embargo, las
iniciales o letras solas usadas para representar un nombre u organización como: UNO, OEA, IBM, se
considera como si fueran unidades separadas.
CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN
La creación de archivos es el inicio del ciclo de vida de los archivos. En esta 1a etapa es necesario
conocer las normas, procedimientos y la aplicación del Sistema de Clasificación de Archivos.
La creación de documentos o información es realizada través de la aplicación de normas y
procedimientos descritos en manuales, libros de referencia, directrices administrativas, políticas o
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instrucciones escritas dentro de cada empresa. Estas planificaciones abarcan el control de
correspondencia interna y externa, independientemente del medio en que se encuentre la información
papel, microfilmes, medio electrónico, audiovisuales, etc.
CREACIÓN Y CLASIFICACIÓN
Es muy importante conocer cómo y dónde se van a guardar la información en la empresa, del uso y
organización que se le da a la misma, es importante clasificar según la función y el uso. O sea,
archivos activos, archivos sumativos y archivo inactivo.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de
una vez al mes.
Archivo sumativo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad
temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya
han cumplido su función.
ORDEN Y CONSERVACIÓN
Para la conservacion y una buena organización, los sistemas de archivos constan de tres elementos:
a) Equipos:
Los muebles mas utilizados son el archivador vertical, Se les denomina verticales debido a que para
estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los
nombres.
b) Guias
Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior
donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar
donde deben archivarse o localizarse los documentos.
c) Fundones y carpetas
Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que
indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados
con una persona, firma o institución referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos
de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar,
dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser
de seis meses a un año.
Sus objetivos son:
Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las
oficinas.
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Traspasar a un servicio especializado de funciones de gestión, conservación temporal o
indefinida acceso y consulta de los documentos.
Que beneficios tiene para la empresa:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.
DESCARGO O DESCARTÓ
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o su eliminación, como se describe a continuación.
CT = CONSERVACION TOTAL La conservación total quiere decir que la serie documental
correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico
de la institución.
S = SELECCIONAR Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su
período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un
proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se
conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras
acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de
los documentos.
M = MICROFILMAR A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han
desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la
actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer
la disposición final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso
antes de aplicar cualquiera otra acción indicada.
E= ELIMINAR Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de
retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación
siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más adelante.
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Autor. Víctor Hugo Arévalo Jordán (mundo archivístico)
Conocer la naturaleza de la documentación en general, a fin de posibilitar su aplicación en
una esfera especializada.
Comprender los aspectos teóricos y prácticos de la materia que nos ocupa.
Comprender los cánones de la técnica archivística.
Incentivar el interés por el estudio, manejo y empleo de las distintas fuentes y servicios de la
información documental.
Elaborar los instrumentos descriptivos más adecuados a la realidad que se le presenta.
Los sistemas de gestión se define como el conjunto de elementos interrelacionados o que interactúa
en una organización, cuando hablamos en un sistema de gestión para los documentos nos estamos
refiriendo a ese conjunto de elementos en lo relativo a los documentos.
Sistema que regula la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los
documentos. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a
lo largo del tiempo.
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6.1.5.1 El periodo pre archivístico
Dentro de este cabe diferenciar cuatro subperiodos o tramos:
La antigüedad
6.1.5.2 El objeto de la archivística, los fondos documentales o, se si prefiere, los archivos y
documentaciones, es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Su límite de
superior vendría dado por los orígenes de la escritura.
El reparto de la documentación en las salas o depósito de este archivo evidencias que los
fondos eran escrupulosamente respetados y conservados según una clasificación rigurosa. A
pesar de esto, desde el punto de vista archivístico.
6.1.8 Archivo
Eduardo Núñez Fernández, Antonia Heredia Herrera.
Objetivo de la archivística en su doble perspectiva, institucional y documental, en el mundo
cambiante y acelerado en el que los archivos van dejando de ser unidades aisladas y marginales para
formar parte esencial de cualquier organización como unidades de gestión. Por otra parte, la
sociedad, hoy tiene nuevas exigencias y clama 3 información, y son los archivos los que están
implicados en esas exigencias y en esos derechos.
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histórico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases conforme al archivo son características y
condiciones especiales.
La primera correspondiente a los archivos de gestión o activos
La segunda a los archivos intermedio o inactivo
La tercera a los archivos históricos o permanentes.
Las etapas del ciclo vital de los documentos son:
6.1.10 Sistemas
Ponjuán, G. 2005
Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan en entidades o procesos que se
identifican como una unidad dentro del sistema. Una entidad puede ser una persona, un grupo, una
institución u objeto y un proceso es un conjunto de tareas relacionadas en forma lógica, que se
desarrollan para obtener un resultado específico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una
pieza única de información; un registro es un sistema completo campos; y un archivo es una
colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo, contiene una lista
de registros cada un de ellos consiste en tres campos nombre dirección y teléfono.
6.1. Documento
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Un documento en sentido general es cualquier soporte físico que registra información.
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7 MARCO NORMATIVO LEGAL
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Los documentos se crean, reciben, y se utilizan durante la realización de las actividades propias de
cada organización, deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger
la integridad de dicho documento durante el tiempo que sea necesario.
METODOLOGÍA
8.1Tipos de investigación
El tipo de investigación del presente trabajo, es el descriptivo y analítico, porque la identificación de
los aspectos más relevantes de la problemática de organización y registro de datos, de cada
estudiante. Busca estudiar y conocer detalladamente, para luego describir las dificultades que se
presenta, finalmente se integra a la teoría práctica dando solución al problema planteado a través de
planeación y la implementación de un sistema de registro alfabético de estudiantes.
El presente trabajo se realizará con el apoyo de un estudiante de SISTEMAS del Instituto Nacional
de comercio ´´Federico Álvarez Plata´´ sección nocturna.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
BIOGRAFÌA
• Víctor Hugo Arévalo Jordán
http://www.mundoarchivistico.com
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