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Prefacio:

La asignatura es de carácter teórico-práctico. Ésta, tiene como fin desarrollar en el


estudiante habilidades para el uso de herramientas de sistemas de gestión
empresarial así como su implementación de pequeñas y medianas empresas. Se
promueve el uso de software libres de código abierto en
multiplataformas que el estudiante debe proponerse dominar.

La gestión de la organización equivale a la gestión de todos


los procesos que dan lugar a utilizar las herramientas de
sistema integrado de gestión debiendo ser administrados
para conseguir la máxima eficacia y eficiencia empresarial y,
en la medida en que se consideren las distintas variables de
cada proceso (materiales, vehículos, personal, forma de
trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se
gestionen de la mejor forma, se estará optimizando su
funcionamiento.

Comprende Cuatro Unidades de Aprendizaje:

Unidad I: Gestión Empresarial.


Unidad II. Módulos Informáticos para la Gestión Empresarial.
Unidad III: Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Unidad IV: Software ERP.

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Estructura de los Contenidos

Módulos Sistemas de
Gestión Planificación Software ERP
informáticos
Empresarial de Recursos
para la gestión
empresarial. Empresariales
(ERP)

Información en la Software de Los sistemas Open ERP.


gestión empresarial. Facturacion. ERP.

Características Open ERP:


Organización de la Software contable. de un sistema Sistemas de
Información. ERP. archivos básicos.

Software de
Facturación. Enfoques de ERP. Open ERP: Creación
finanzas.
de menús y
acciones.

Contabilidad: La Software de Metodología


herramienta más útil Recursos para selección Open ERP:
de la empresa. Humanos. de sistemas Relaciones.
ERP.

La competencia que el estudiante debe lograr al final de la


asignatura es:

“Desarrollar y perfeccionar sus habilidades en el uso de


herramientas de sistemas de gestión y aplica software para
la gestión empresarial a través de actividades donde se
aplique diversas técnicas y estrategias que le permitan
comprender los procesos de producción y servicios de una
empresa”.

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Índice del Contenido
I. PREFACIO 02
II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 152
UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: GESTIÓN EMPRESARIAL 05-41
1. Introducción 06
a. Presentación y contextualización 06
b. Competencia 06
c. Capacidades 06
d. Actitudes 06
e. Ideas básicas y contenido 06
2. Desarrollo de los temas 07-37
a. Tema 01: Información en la gestión empresarial. 07
b. Tema 02: Organización de la información. 16
c. Tema 03: Facturación. 25
d. Tema 04: Contabilidad: la herramienta más útil de la empresa. 32
3. Lecturas recomendadas 38
4. Actividades 38
5. Autoevaluación 39
6. Resumen 41
UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: MÓDULOS INFORMÁTICOS PARA LA GESTION EMPRESARIAL 42-67
1. Introducción 43
a. Presentación y contextualización 43
b. Competencia 43
c. Capacidades 43
d. Actitudes 43
e. Ideas básicas y contenido 43
2. Desarrollo de los temas 44-63
a. Tema 01: Software de facturación. 44
b. Tema 02: Software contable. 49
c. Tema 03: Software de finanzas. 54
d. Tema 04: Software de recursos humanos. 59
3. Lecturas recomendadas 64
4. Actividades 64
5. Autoevaluación 65
6. Resumen 67
UNIDAD DE APRENDIZAJE 3: SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) 68-98
1. Introducción 69
a. Presentación y contextualización 69
b. Competencia 69
c. Capacidades 69
d. Actitudes 69
e. Ideas básicas y contenido 69
2. Desarrollo de los temas 70-94
a. Tema 01: Los sistemas ERP. 70
b. Tema 02: Características de un sistema ERP. 76
c. Tema 03: Enfoques de ERP. 84
d. Tema 04: Metodología para selección de sistemas ERP. 89
3. Lecturas recomendadas 95
4. Actividades 95
5. Autoevaluación 96
6. Resumen 98
UNIDAD DE APRENDIZAJE 4: SOFTWARE ERP 99-149
1. Introducción 100
a. Presentación y contextualización 100
b. Competencia 100
c. Capacidades 100
d. Actitudes 100
e. Ideas básicas y contenido 100
2. Desarrollo de los temas 101-145
a. Tema 01: Open ERP. 101
b. Tema 02: Open ERP: sistemas de archivos básicos. 106
c. Tema 03: Open ERP: creación de menús y acciones. 120
d. Tema 04: Open ERP: relaciones. 133
3. Lecturas recomendadas 146
4. Actividades 146
5. Autoevaluación 147
6. Resumen 149
III. GLOSARIO 150
IV. FUENTES DE INFORMACIÓN 151
V. SOLUCIONARIO 152

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Introducción
a) Presentación y contextualización

El uso de herramientas de gestión requiere conocimientos y habilidades sobre el


manejo de datos y de información relevante para la gestión empresarial, es por ello
que en esta primera unidad se abordaran contenidos de gestión de la información
así como conceptos básicos de facturación y contabilidad.

b) Competencia

Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas


integrados en la gestión empresarial.

c) Capacidades

1. Identifica la información relevante en la gestión empresarial.


2. Organiza e integra información general en la gestión empresarial.
3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestión
empresarial.
4. Describe funciones básicas de contabilidad considerando su importancia en la
empresa.

d) Actitudes

 Iniciativa en la búsqueda de información relevante en la gestión empresarial.


 Muestra responsabilidad en la presentación de actividades relacionado con los
procesos de facturación y contable que se desarrolla en la gestión empresarial.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad:


La Unidad de Aprendizaje 01: Gestión Empresarial, comprende el desarrollo de
los siguientes temas:

TEMA 01: Información en la Gestión Empresarial.


TEMA 02: Organización de la Información.
TEMA 03: Facturación.
TEMA 04: Contabilidad: la Herramienta Más Útil de la Empresa.

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Información
TEMA 1
en la
Gestión
Empresarial
Competencia:

Identificar la información relevante en la


gestión empresarial.

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Desarrollo de los Temas
Tema 01: Información en la Gestión Empresarial

INTRODUCCIÓN
El fenómeno de la explosión de la información se inicia con el auge de la imprenta.

El número de manuscritos había crecido considerablemente desde el


surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se
multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes
de información, adquieren su crecimiento exponencial.

Los científicos tenían por costumbre comunicar sus experiencias y observaciones en


ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableció como vehículo de la
comunicación científica, las revistas. El surgimiento de esta nueva
fuente de información también provocó un aumento de la circulación
de documentos impresos.
Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la
ilustración, fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolución industrial
de la década del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este
y de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la documentación.

La segunda revolución industrial impulsó con sus innovaciones una particular relación
entre ciencia y técnica. A su vez, la industria sufrió un vuelco sustantivo. Así, nació el
interés de la industria y de los hombres de ciencia por la información novedosa y útil;
ello provocó un nuevo aumento de la masa
documental. Por tanto: obtener información
se convirtió en una necesidad no sólo de la
ciencia y la técnica, sino también de la
industria y la economía de ese fin de siglo.

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Los sistemas de información


Antes de conceptualizar a los Sistemas de Información, se conceptualizarán sus
componentes:

Sistema:
Es un conjunto de elementos interrelacionados e
interactuantes entre sí.
Es un conjunto de partes o elementos organizados y
relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo.
Es un conjunto de unidades en interrelación.
Es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios
que no pueden ser definidos más que los unos con relación
a los otros en función de su lugar en esa totalidad.
Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas,
interactuantes y especializadas.

Información:
 Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto
fenómeno o ente.
 Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica
mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.

Sobre la base de lo expuesto con anterioridad, se pueden


obtener los siguientes conceptos:
 Sistema: un conjunto interrelacionado de partes que
persiguen un fin común
 Información: datos procesados o datos con sentido

Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al “Sistema de Información”:


Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.

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 Es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí para procesar


los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y
distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada
organización en función de sus objetivos.
 Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos,
actividades o recursos materiales en general, que interactúan entre sí para
procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los
objetivos de una organización.

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que


proveen información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de
decisiones en una organización.

Y como Sistema que es, un SI presenta el mismo modelo de Entrada-Proceso-Salida:

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Un Sistema de Información presenta las siguientes características:


 Generalidad
 Simplicidad
 Continuidad
 Consistencia
 Flexibilidad
 Dinamismo

Los objetivos que persigue un Sistema de Información son:


 Automatizar los procesos operativos.
 Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Algunos tipos de Sistemas de Información


 Sistemas Transaccionales: automatizan tareas operativas de la organización.
 Sistemas de Apoyo de las Decisiones: brindan información que sirve de apoyo
a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de
decisiones.
 Sistemas Estratégicos: generan ventajas que los competidores no posean,
tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores.
 Sistema Planificación de Recursos (ERP): integran la información y los
procesos de una organización en un solo sistema.

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La información en el entorno empresarial


En el ambiente empresarial es cada día más común la
incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones
adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia.
En las propias organizaciones, se existe una dispersión de
datos e información que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su
recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen
número de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender,
con suficiencia, los requerimientos actuales.

Muchos directivos perciben desorganización de la información en su empresa, pero no


interiorizan aún la necesidad de implementar un sistema de gestión de información.
Urge la apertura de estructuras para la incorporación del conocimiento, el
aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad
y la innovación son las únicas fuentes de diferenciación y factores competitivos por
excelencia.

En la nueva sociedad de la información, en la que vivimos, es evidente el valor de la


gestión de la información para las empresas y las organizaciones, un factor esencial
para su éxito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad,
mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfacción de los clientes
y desarrollar un fructífero mercado.

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El desempeño satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la información


está determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solución de los
problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificación y
perfeccionamiento de los flujos de información útiles mediante la gestión del
conocimiento.

La gestión del conocimiento se ocupa precisamente de la identificación, captura,


recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones y conocimientos
de la organización. La información puede captarse, tanto desde el interior como del
exterior de la empresa. El objetivo es que el conocimiento que reside en la
organización pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera
adecuada en cada momento.

Una organización que aspire a competir con éxito, debe ser una organización que
aprenda; debe, también, revelar los procesos que le permitan incorporar a su
actividad, la información pertinente y relevante que posee.
Está obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le
ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores,
los grupos de interés y los clientes es decir, la sociedad en su
conjunto y más específicamente aquellos sectores en los que dicha
organización opera.

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La tecnología interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explícito


y el especialista en información utiliza sus herramientas propias para seleccionar,
analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento.

Para ello, existe un conjunto de modelos específicos. Sin embargo, la estrategia más
adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del
caso que se trate y las necesidades particulares de cada organización. La
implementación de un sistema de gestión de conocimientos en la empresa debe
contemplar cuatro elementos básicos:

1) Gestión de la documentación interna


Habitualmente se identifica con necesidades de gestión documenta que pueden
presentarse como:
 Imposibilidad de encontrar los documentos
necesarios en el momento oportuno.
 Saturación de espacios físicos con documentos
"supuestamente" necesarios.
 Necesidad de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet


En el diseño o rediseño de las intranets empresariales, los empresarios se
percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeño
periódico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y
manuales.
3) Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento
La alta dirección de la organización necesita de una visión global de sus
sistemas y políticas de información para la toma de decisiones estratégicas en
el marco empresarial.

4) Gestión de recursos de información externa


Suele provenir del gestor de la información y su objetivo es facilitar un correcto
acceso a las fuentes.

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Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la información, cada departamento


consume sus recursos y fuentes de información. Con ello, se multiplican los esfuerzos
y costos para su obtención. Los servicios de información ayudan al cliente a
seleccionar y difundir la información necesaria para los objetivos de la organización.

Estas necesidades están condicionadas por el importante cúmulo de información que


rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para establecer sus metas,
objetivos, mercados, etcétera. Implica la información del entorno en el que suelen
establecerse dos niveles de análisis: uno, social o general (con información ambiental
general) y otro, para tareas específicas (información ambiental específica).

No sólo la información externa es importante para la empresa. Dentro de una


organización, se genera constantemente un importante flujo de información y
conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son especialmente
valiosos para la empresa, porque son difíciles de imitar. Resultan difíciles de adquirir,
no se encuentran en ningún mercado y crecen, con el paso del tiempo, mediante un
proceso de acumulación interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar
ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difícil que los
competidores puedan copiarlos a corto plazo.
La información se puede clasificar según la naturaleza de los datos, en: información
interna para la toma de decisiones y para la comunicación y coordinación de los
individuos, así como de las actividades de la empresa.

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Organización TEMA 2
de la
Información
Competencia:

Organizar e integrar información general en


la gestión empresarial.

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Tema 02: Organización de la Información

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN EL


ENTORNO EMPRESARIAL
Un elemento clave en la gestión del conocimiento es una correcta organización de la
información, porque ambas actividades se encuentran estrechamente relacionadas. El
conocimiento se construye a partir de la información recibida, y esta última se
manifiesta como conocimiento explícito en el entorno empresarial mediante disímiles
formas, por ejemplo: mensajes, informes, circulares, normas, manuales de
procedimiento, estudios de mercados, bases de datos, etc.

Los sistemas de gestión documental que se ocupan de su gestión son, por


tanto, fundamentales.

Pero, cuando se trata del conocimiento tácito, entonces son los


especialistas en información quienes deben contribuir para la
conversión en explícito, al propiciar el
contacto humano entre los que lo
poseen y los que necesitan. El
intercambio puede fomentarse mediante la
organización de reuniones técnicas de trabajo,
eventos científicos, intercambios de conocimientos, creación de bases de datos de
expertos y listas de discusión, etcétera. El desarrollo de estos nuevos cometidos ha
supuesto una evolución en la misión y objetivos de los profesionales de la información.

La gestión del conocimiento explícito es un proceso cíclico, en el que cada subproceso


realiza transformaciones, agrega valores a la información y se complementa con los
siguientes. En cada proceso, está presente la organización y la representación de la
información para posibilitar la generación de nuevos conocimientos e información de
modo eficaz.

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La selección es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la


información pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al
sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de usuarios, las temáticas,
las tecnologías disponibles, la tipología de fuentes, así como la misión, objetivos y
metas de la organización.

Para un mejor desarrollo de este y los demás procesos que dependen del especialista
en información, se impone un conocimiento de la realidad empresarial, una
familiarización con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y políticas, tanto
empresariales como de comunicación, como punto de partida para entender primero la
organización y garantizar después su oportuna participación en la estrategia
institucional.

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La descripción de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la


necesidad de crear puntos de acceso para la búsqueda y
recuperación de los materiales con los que es necesario
trabajar. En ella, el especialista deberá procurar nuevos
modos de descripción y análisis documental, que
representen transparente y objetivamente las estructuras,
contenidos y que faciliten los puntos de acceso. Estas técnicas deben proyectarse más
allá de las normas establecidas para el trabajo específico de las bibliotecas y centros
de información. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades de apoyo que
pueden brindar los formatos establecidos para estos fines. Puede ser necesario que
estas técnicas, previstas para el trabajo específico de empresas, se despojen de la
inflexibilidad, de la duplicidad de información que generan, de la acotación de detalles
irrelevantes a los usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales
formatos de descripción bibliográfica.

Otra tarea difícil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos mínimos
esenciales para la elaboración de los documentos que se generan en el entorno
empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitirá al especialista en
información, simplificar y racionalizar los métodos y técnicas a utilizar en el
procesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e intercambiar
información con otros ambientes.

El análisis y evaluación de la información, por su parte, es una tarea medular para los
especialistas de la información y, en su consecución, se
necesita agudeza de criterios y técnicas eficientes. Los
profesionales de la información debe realizar el análisis y la
evaluación de la información, seleccionar la información
necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla,
compararla e integrarla en función de cada área y conseguir que cada trabajador o
ejecutivo disponga de la información que requiere para el ejercicio de sus funciones.

El análisis de información es decisivo para la interacción con aquellos profesionales


implicados en la dirección, que tienen ante sí la responsabilidad de la toma de
decisiones.

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Ellos requieren información representada gráficamente, análisis comparativos,


síntesis, análisis de contenido, resúmenes y servicios a la medida, que garanticen la
certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de
ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado
del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; sólo así, es posible liderar la
organización, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir información en la
compañía.

En el entorno empresarial, el análisis de la información debe ir más allá de la simple


recopilación y lectura de textos para llegar hasta la
interpretación proyectiva; ello significa que, el análisis debe
ser constituirse en actividad intelectual que emplee métodos y
procedimientos capaces de discernir lo principal de lo
accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El
producto resultante de este análisis debe presentarse en un
lenguaje sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin
ambigüedades y con un orden lógico que resista cualquier crítica o duda,
especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo
que podría suceder en el futuro. Debe ser, además, veraz y profundo, adaptarse a
necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en que se
realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos, así como
integrar la información interna y externa concerniente a la institución para que el
producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones.

Deben los especialistas en información evaluar e indicar el mejor momento u


oportunidad para una decisión, así como agregar valor a sus análisis a partir de la
integración de informaciones aparentemente inconexas y presentar la información
como un todo único.
Una herramienta importante para un analista de información es el mapeo de
tendencias para obtener información alternativa útil a la toma de decisiones y la
elección del rumbo más conveniente para el logro de los objetivos y metas de la
empresa.

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Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la información debe


analizarse y colocarse a disposición de los usuarios, pero este factor no puede ser el
causante de salidas incompletas, análisis y evaluaciones superfluas o servicios de
poca calidad.

En cuanto al almacenamiento y recuperación, planificar la organización de una


intranets coherente y útil para la empresa, que contemple el sistema de gestión
documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en información a la
hora de organizar la información y es clave para el éxito del proyecto. Su tarea
consiste en concebir una visión integradora de la información, que comprenda a la
totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos, documentos, sistemas
informáticos, cultura informacional, comunicación, estudios de mercados...) y deberá
adaptar los procesos internos a los necesarios flujos de información, tomar posiciones,
así como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la implementación de
un modelo para la gestión del conocimiento.

La adecuada calidad de la presentación, su claridad y la conservación de la


información puede lograrse con el uso de las redes y
depósitos lógicamente ordenados: páginas que
faciliten el acceso y la recuperación de la
información necesaria a cada usuario, portales web
que enlacen de manera coherente la información
que cada área o dependencia genera, cuyo alcance
no sea solo el de un portal de noticias y estructura de
la empresa, sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de información,
actualizaciones constantes y se organicen y representen orgánicamente los
contenidos. Ésta es una opción accesible y aplicable para aquellas empresas que
dispongan de la tecnología necesaria.

Otra herramienta útil en la organización y representación del flujo de información


organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la
localización, recuperación y almacenamiento de miles de documentos de manera
sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien descritos, pueden recuperarse
desde cualquier punto de la intranets y en el momento necesario.

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Permiten, al mismo tiempo, una administración sistemática, así como el


establecimiento de criterios de almacenamiento y conservación acordes con el
dinámico ambiente empresarial.

Para una lógica y eficiente recuperación en estos sistemas, se impone el uso de


lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial
particular de cada organización. Ellos deben reducir las ambigüedades, facilitar la
búsqueda y la recuperación por combinaciones de términos, una indización flexible y
de fácil comprensión para el usuario, una rápida actualización, así como posibilitar la
elaboración de estrategias de búsquedas simples, donde pueda combinarse una gran
cantidad de relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario.
Muchas investigaciones demuestran que la búsqueda por materias es la más utilizada.

Vale señalar que cualquier sistema de información, con independencia del marco
donde se sitúe, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento, estudiar con
detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales, establecer sus
peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la información, cómo y
cuándo la desea. Con ello, pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la
forma de organización y representación de la información, diseñar servicios a la
medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios
e incidir de manera más efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad de
usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente relevantes y
pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicación entre suministradores de
información y destinatarios.

La diseminación de la información no es un aspecto menos importante. El profesional


que se desarrolla en este campo debe ser capaz
de determinar los flujos de información en la
organización, las salidas de cada proceso, los
usuarios de cada salida y los requerimientos
informacionales de cada uno.

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Con esta visión, puede organizarse la información, administrar el acceso al


conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva personalizada de
la información en función de sus necesidades reales, sus funciones y nivel en la toma
de decisiones. La empresa podrá administrar mejor sus activos organizacionales y
será más eficiente al diseminar mejores prácticas e información, reducirá el tiempo de
desarrollo de los nuevos productos y generará un ambiente de trabajo cooperativo,
informado e inteligente.

Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y servicios de


información es la implementación de mecanismos de control y evaluación. Medir el
impacto que producen en el entorno empresarial será vital para reevaluar
procedimientos y tareas. Conocer cómo influyen los servicios en el comportamiento
organizacional, cuánto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional,
cómo mejoran la toma de decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de
información, con ello es posible saber si se
apoyan de veras los objetivos de la
organización y cuan acertadas son las
acciones de información. La falta de
retroalimentación limita la eficiencia de los
servicios. Se ha de ser usuario de los propios
servicios. La información que ellos suministran
mediante encuestas, entrevistas, estadísticas
de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de satisfacción,
utilidad y relevancia.

Los profesionales de la información deben estar preparados para asumir con eficiencia
el reto de la organización, así como de la gestión de
la información y el conocimiento en el ambiente
empresarial, para salir del ambiente tradicional de
las bibliotecas y centros de Información y enfrentarse a
entornos más dinámicos y cambiantes.

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Beneficios esperados con la gestión de la información en las empresas


Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la
información en las organizaciones, se encuentran:
 Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
 Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de
información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el
desarrollo de las tareas cotidianas
 Integrar y administrar la información interna y externa
como un todo para facilitar la toma de decisiones más
eficientes
 Crear una estructura organizativa que garantice y facilite
la comunicación entre sus miembros
 Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre
los individuos en la empresa.
 Reducir los costos de la administración de documentos.
 Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes
financian la empresa.
 Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del
aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el
trabajo.

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TEMA 3

Facturación

Competencia:

Conocer y elaborar diferentes tipos de


facturas que se utilizan en la gestión
empresarial.

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Tema 03: Facturación

INTRODUCCIÓN
La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los
movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este método se realiza
cuando la facturación recibe información de parte del resto de
las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos
del cliente, y por otra parte a los procesos y trabajos que se
realizan convirtiendo dicha información en líneas listas para
facturar, por ejemplo, número de trabajadores, números de
recibos de listados, asientos contables, etc.

En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en algún
modo la facturación de la misma, para poder realizar alguna que otra consulta e
incluso, en muchos casos, modificaciones.

Entes del proceso de facturación se encuentra el proceso de prefacturación que es


una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que estén disponibles,
ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no
poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del
recibo.

A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio pero debemos tener en


cuenta que puede llegar a ser muy útil debido a que se
complementa muy bien con el proceso de facturación
habitual. Si hablamos de la facturación que se realiza con
respecto a los clientes, debemos decir que aunque
represente una gran inversión en cuanto a tiempo y
economía en una empresa, es muy necesaria ya que si la
compañía no factura a sus clientes lo más probable es que los mismos no le paguen.

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Métodos de facturación
Los métodos tradicionales de facturación para las empresas, suelen utilizar grandes
cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos
de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo
todas estas tareas. Actualmente la tecnología nos ofrece opciones como por ejemplo,
en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una
facturación recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la
configuración de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el
momento en el que el mismo deberá pagar a la empresa, simplemente el sistema de
facturación configurado le enviara un e-mail notificándole esto.

Otra característica muy importante en cuanto a este nuevo método, es que no hay
ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que
simplemente este método de facturación consta en simplemente un software basado
en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.
Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturación no solo resulta muy
rentable para la empresa, sino que también, es muy útil para los clientes ya que ellos
pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde,
además, esto contrarresta el famoso problema de la pérdida de facturas; en este caso
solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Además,
este tipo de facturación contiene una confidencialidad con respecto a la información
financiera del cliente.

Por último debemos destacar que en el caso de este sistema de facturación,


generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar
suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa.
Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes, semanales,
mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los
movimientos económicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que
puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, así como también
suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos
recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea
facturado en un día de trabajo.

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En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar almacenados junto
a otros importantes informes financieros de la empresa o el comercio; algunos
ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar si están o no
aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar el futuro de su
negocio. Generalmente estos informes de facturación suelen generarse en el mismo
sistema de facturación de la PC, aunque también se pueden llevar a cabo en planillas
de cálculo normales; muchos de los sistemas de facturación que llevan instalados las
computadoras de las grandes empresas, suelen generar los análisis automáticos, pero
es importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el software
correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este beneficio.

Tipos de sistemas de facturación


En la actualidad son tres los sistemas de facturación más utilizados por la mayoría de
las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial,
pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturación se adapta
según las necesidades y requerimientos de dichas entidades.

Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es más
probable que se utilicen aquellos sistemas de facturación
correspondientes a los programas informáticos. Esto se debe a
que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades
que ayudan a mantener un cierto control acerca de los
movimientos financieros correspondientes a la empresa. Además el sistema de base
de datos que utiliza resulta muy útil para plantificar diferentes aspectos para los
cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturación de este tipo, como
pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de año.

Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho más pequeños, ellos aun utilizan el
sistema de facturación en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de
facturación más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la facturación
electrónica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la
computadora y que cumple con las mismas características y obligaciones que una
factura común, como así también, cumple con las habilitaciones legales
correspondientes, al menos en la mayoría de los países europeos y algunos de
América Latina.

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Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de la


emisión de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algún
cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son
enviadas por correo electrónico para que el mismo las almacene en su computadora
personal y pueda así llevar un mejor control de los movimientos comerciales que
hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestión.

Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturación que resulta tan novedoso en
nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la
computadora correspondientes. De todos modos debemos decir que en este caso
particular, para hacer validos estos sistemas de facturación, la factura a ser escaneada
debe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma
no tendrá la habilitación correspondiente para que la misma sea considerada una
factura legal. Los sistemas de facturación con los que nos podremos encontrar en el
mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se
tomen ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o estafa.

Ejemplo de diagrama de flujo de un sistema de facturación electrónica

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Sistemas de facturación: Control tributario y planificación de recursos


Los sistemas de facturación resultan ser un medio fundamental para el control
tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que ninguna
empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos sistemas
previamente planificados. Además, el llevar un mejor control sobre los movimientos
comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificación de todos los recursos
mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus objetivos. En algunas
ocasiones, de empresas que se dedican únicamente a la compra-venta de productos
determinados, los sistemas de facturación que empleen determinarán el grado de
posibilidad de avance en el sector en el cual se desenvuelve.

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Contabilidad:
la
Herramienta TEMA 4
Más Útil
de la
Empresa
Competencia:

Describir funciones básicas de contabilidad


considerando su importancia en la empresa.

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Tema 04: Contabilidad: La Herramienta Más


Útil de la Empresa

INTRODUCCIÓN
Para una definición más bien técnica de la palabra, decimos que
la contabilidad es una herramienta cuyo objetivo es el de
proporcionar información útil en cuanto a la toma de diferentes
decisiones económicas, por ello se denomina a la contabilidad como la ciencia del
patrimonio; si objeto principal es el estudio del patrimonio empresarial que puede ser
realizado desde una punto de vista estático o dinámico.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el esto


económico financiero que resumen la situación económica de una empresa. Si
hacemos un repaso por la historia moderna, notaremos que la
contabilidad ha marcado factores muy importantes en cuanto a
la evolución del hombre como ser social. Más específicamente,
la contabilidad es una técnica ocupada en registrar y sintetizar
las diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus resultados.

Funciones básica de la contabilidad


La contabilidad cuenta con dos funciones básicas en una empresa; la primera de ellas
es llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, para que
los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo el anterior
establecimiento del proceso contable cumpliendo con sus fases de sistematización,
valuación y registro.

La segunda función de la contabilidad es informar mediante los


estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que
las mismas modifiquen al patrimonio; con esto queremos decir
que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a
cuánto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.

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También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de dicha


empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación con respeto a los
resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros períodos o bien,
aquellos que les pertenecen a entidades de competencia; es importante que la
contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el
que la misma se desarrolla.
La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para llevar a
cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales
como de los empleados, lo que implica que esta información sea de uso general.
La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y
cooperativa, como también puede llegar a figurar como contabilidad de servicios.

Documentación de la contabilidad básica


Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad básica
de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados.
El balance es un documento correspondiente a la contabilidad básica de una empresa,
que permite el reconocimiento de la situación financiera de cualquier empresa en
algún momento determinado de su desarrollo; básicamente, el balance indica todos los
bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes que representan una deuda.
El documento está compuesto por dos columnas que representan el activo (se coloca
en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la columna derecha
del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos que vayan a tener todos
los fondos correspondientes mientras que en el pasivo se detallan los orígenes de
dichos fondos.

La cuenta de resultados por su parte suele poseer la información de los beneficios y


las pérdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si ejercicio
económico. Este documento correspondiente a la contabilidad básica con la que se
manejan las empresas funciona como una especie de contador que suele ponerse en
0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es importante tener en cuenta que estos
dos elementos de la contabilidad básica (el balance y la cuenta de resultados) se
encuentran vinculados ya que el nexo principal está determinado por la última línea
correspondiente a la cuenta de resultados que a su vez se ve reflejada en el balance,
produciendo un incremento en los fondos de la propia empresa.

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Contabilidad básica y sus tipos de balances


La contabilidad básica distingue tres tipos de balances; en primer lugar tenemos el
balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de la contabilidad
básica y nos permite el conocimiento de los recursos con los que cuenta unja
empresa; en segundo lugar, la contabilidad básica posee balances parciales, que se
efectúan al cierre de un determinado lapso de tiempo en el cual se desarrolló la
actividad contable, y este es el balance que nos permite conocer la situación financiera
en la que se encuentra la empresa en ciertos momentos. El tercero de los balances
con los que trabaja la contabilidad básica es el balance final, que refleja la situación
financiera correspondiente a la organización, una vez que el ejercicio económico haya
finalizado.

Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se cuenta con


un método de contabilidad básica. Es importante que tengamos en cuenta que la
contabilidad es la base para el control y planificación de todas las actividades y
financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes empresas, sino que
también, es muy necesaria para los pequeños negocios, y hasta para poder llevar un
control de las finanzas personales.

Contabilidad de costos
Entendemos por contabilidad de costos grupo de
técnicas y procedimientos empleados para cuantificar las
pérdidas económicas que son incurridas por un negocio
y que generalmente están destinadas a generar ingresos
o bien, para la confección de inventarios. La contabilidad
de costos se divide en tres clasificaciones, de las cuales la primera es la contabilidad
de costos directos que se refiere a la suma de los mismos, relacionados con la mano
de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricación del producto que
será comercializado por la empresa; por otra parte tenemos la contabilidad de costos
de inventario que precisamente se trata de la materia prima y la mano de obra que se
emplea en una empresa industrial.

La tercera clasificación de la contabilidad de costos es la de costos de inversión, y en


este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la transformación de la materia
prima en el producto final, mediante la mano de obra directa.

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En cuanto a la relación del volumen de producción en una empresa se divide en,


contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son cuantificados en una
forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en el rango del volumen de
producción en un periodo determinado, y los costos variables que son aquellos en los
cuales, se produce una variación o cambio continuo en cuanto al volumen de
producción de una empresa. En estos casos debemos decir que tanto la contabilidad
de los costos fijos como la de los variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la
cantidad total de materia prima que se consume durante la producción. Para poder
llevar a cabo una correcta asignación de la contabilidad de costos que se lleva en una
empresa, se requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los
productos.

Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignación de las cuales


nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la
materia prima y la mano de obra empleadas mediante la utilización
de datos reales, calculando una tasa de asignación que va a ir
repartida en la producción. El costeo estándar, está basado en el
funcionamiento de la contabilidad de costos registrando todos los
elementos que intervengan en la realización de la misma, calculando así una total de
costos reales en cuanto a la producción de los productos en una empresa.
El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una asignación de
recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a la evaluación de la
gestión en una empresa, independientemente del origen que posean las cuentas, lo
que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos productos que son exclusivos de los
tres elementos que utiliza la contabilidad de costos.

En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el
inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto por el
costo de adquisición de todos los artículos que no se han utilizado en el área de
producción, y que aún no se encuentran disponibles para ser usados durante el
período determinado. El inventario de productos en proceso representa la contabilidad
de costos de aquellos artículos que aún no fueron terminados en el área de producción
de la empresa.

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La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada durante la


producción y la contabilidad de costos de los inventarios reales
o de aquellos que son asignados mediante actividades
predeterminadas. El tercer elemento fundamental para llevar
una correcta contabilidad de costos es el inventario de
productos finalizados, en donde se acumula el costo de
aquellos artículos o productos que ya se encuentran
terminados en el área de producción durante el periodo presente o los periodos
pasados correspondientes al proceso productivo de la compañía.

Importancia de la contabilidad de costos


La contabilidad de costos posee una gran relevancia en todas
las empresas ya que forma parte importante durante la
planificación estratégica de los negocios a concretar.

Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden


determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a cabo las
actividades empresariales, sean estas de producción industrial o no.
Otro aspecto un poco más inferior que abarca la contabilidad de
costos, es que también se calcula aquellos productos que serán
vendidos por unidad. Lo que queremos decir con esto es que,
generalmente las empresas les venden a los
comerciantes, productos a precio de costo, es decir al
precio en el que el producto fue producido, y el
comerciante, para poder obtener alguna ganancia le
agrega un porcentaje al precio de costo de ese producto.
De esta manera las empresas sacan un porcentaje promedio
de ganancia para el vendedor, y así idean planes para retener a esos clientes que se
dedican a la comercialización de nuestros productos

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Lecturas Recomendadas
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ESTRATEGIA PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF

 GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN


http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdf

 FACTURA ELECTRÓNICA
http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica

Actividades y Ejercicios

1. Elabore un flujograma sobre la información que entra y sale


del área de una empresa, relevante para la buena gestión
empresarial. La información que indiques debe provenir de
empresas reales que existen en tu comunidad o tu centro
laboral.
Envíalo a través de "Flugograma".

2. En un documento en Word presente como ejemplo tres


facturaciones diferentes realizadas por dos empresas reales.
Explique los detalles en cada una de las facturaciones.
Envíalo a través de "Facturaciones".

3. En un documento en Word elabore un mapa sobre los


procedimientos contables que realizan dos empresas de
rubros diferentes que operan en el País.
Envíalo a través de "Procedimientos Contables".

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Autoevaluación
1) En la gestión empresarial se conceptúa la información como:
a. Conjunto organizado de datos.
b. Mensajes de un locutor.
c. Códigos importantes para la gestión.
d. Conjunto de elementos relacionados.
e. Un fenómeno del pensamiento humano.

2) Un sistema de información presenta un modelo de:


a. Entrada - proceso – decisión.
b. Entrada - proceso – salida.
c. Entrada – salida.
d. Entrada - proceso – retroalimentación.
e. Entrada - salida – retroalimentación.

3) Es una herramienta importante para un analista de información:


a. Las redes y telecomunicaciones.
b. El internet.
c. Mapeo de tendencias.
d. Los ingenieros de software.
e. Los sistemas de información.

4) Una herramienta útil en la organización y representación del flujo de


información organizacional son:
a. Los archivos de datos.
b. Los sistemas de la localización de datos.
c. Los sistemas de almacenamiento de datos.
d. Los miles de documentos almacenados en poco tiempo.
e. Los sistemas de base de datos.

5) Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada


gestión de la información en las organizaciones, se encuentran:
a. Administrar la información en archivos.
b. Desarrollo de las tareas cotidianas.
c. La comunicación entre sus miembros.
d. Aumentar los costos de la administración de documentos.
e. Mejorar la respuesta a los clientes, proveedores y a quienes financian la
empresa.

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6) Los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar se
obtienen por lo general a partir de:
a. Una base de datos.
b. Un sistema de datos.
c. Sistemas de facturación.
d. Sistemas financieros.
e. Clientes asiduos.

7) La factura electrónica consiste en:


a. Una factura impresa autorizada por la SUNAT.
b. Una factura realizada en computadora, con photoshop.
c. Una factura emitida en forma digital, no impresa.
d. Una factura usada solo por la SUNAT.
e. Una factura almacenada electrónicamente.

8) Los ___________resultan ser un medio fundamental para el control tributario:


a. Informes de facturación.
b. Sistemas de facturación.
c. Informes contables.
d. Informes de deudas.
e. Informe de clientes

9) Una de las funciones básicas de la contabilidad es:


a. Proporcionar estados financieros.
b. Contar las operaciones realizadas por la empresa.
c. Facturar correctamente para una buena gestión.
d. Organizar los datos y procesarlos.
e. El buen uso de los recursos contables.

10) Para cuantificar las pérdidas económicas en un negocio se recurre a la:


a. Auditorias financieras.
b. Contabilidad de costos.
c. Contabilidad de ventas.
d. Contabilidad económica.
e. Contabilidad electrónica.

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Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE I:

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que


proveen información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de
decisiones en una organización. Un Sistema de Información presenta las siguientes
características: Generalidad, Simplicidad, Continuidad, Consistencia, Flexibilidad y
Dinamismo. Algunos tipos de Sistemas de Información son los Sistemas
Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones, Sistemas Estratégicos,
Sistema Planificación de Recursos (ERP).

La organización, claridad y conservación de la información puede lograrse con el uso


de las redes y depósitos lógicamente ordenados: páginas que faciliten el acceso y la
recuperación de la información necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de
manera coherente la información que cada área o dependencia genera, donde se
establezcan espacios de información, actualizaciones constantes y se organicen y
representen orgánicamente los contenidos.

La facturación se usa para gestionar un control sobre todos los movimientos


financieros que posee una empresa o negocio, por ejemplo, número de trabajadores,
números de recibos de listados, asientos contables, etc. Los sistemas de facturación
suelen permitir la impresión de informes, semanales, mensuales y anuales para tener
conocimiento sobre los movimientos económicos de una empresa.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el estado


económico financiero que resumen la situación económica de una empresa. La
contabilidad cuenta con dos funciones básicas; (1) llevar un control de los recursos
que posean las entidades comerciales, (2) informar mediante los estados financieros,
las operaciones realizadas por la empresa. La contabilidad debe demostrar cuales son
los recursos y a cuánto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y
patrimonio.

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Introducción
a) Presentación y contextualización
En la siguiente unidad se trataran algunos módulos de la gestión empresarial, los
módulos son abordados en forma independiente. Existen muchos módulo para las
diferentes áreas de una empresa, para estos módulos se han desarrollado software
que serán evaluados y aplicados a empresas de diferentes rubros. Se sugiere al
estudiante adiestrarse en la mayor cantidad de software disponibles en su versión
demo, gratuita o las que posean licencia.

b) Competencia
Aplica y experimenta diferentes módulos informáticos para la gestión
empresarial.

c) Capacidades
1. Explica el software relacionado con los procesos de facturación.
2. Conoce el software contable para diferentes tipos de empresas.
3. Aplica el software de finanzas para la gestión empresarial.
4. Diseña los módulos de software recursos humanos.

d) Actitudes
 Investiga objetivamente el software de facturación.
 Iniciativa para aprender el uso de diferentes softwares de gestión empresarial.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad:


La Unidad de Aprendizaje 02: Módulos Informáticos para la Gestión
Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 01: Software de Facturación.


TEMA 02: Software Contable.
TEMA 03: Software de Finanzas.
TEMA 04: Software de Recursos Humanos.

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Software TEMA 1
de
Facturación

Competencia:

Explicar el software relacionado con los


procesos de facturación.

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Desarrollo de los Temas
Tema 01: Software de Facturación

FUNCIONES DE LOS PROGRAMAS DE FACTURACIÓN


Cuando nos referimos a los programas de facturación con los
que trabaja una empresa o comercio, estamos hablando de
aquellos programas informáticos que permiten un sistema de
facturación mucho más práctico que el tradicional de papel,
además debemos tener en cuenta que con la cantidad de
movimientos financieros y económicos, de compra y venta que
se producen en las empresas comerciales sean estas, grande o pequeñas y
medianas, los programas de facturación junto con todas sus utilidades resultan un
recurso importante con el cual la empresa debe contar.
Los mismos cuentan con funciones tales como el registro de las ventas y los pagos en
cuotas de los productos o servicios correspondientes o también con la función de
avisos en caso de avería en el sistema.

Además, estos programas de facturación tan utilizados en la actualidad cuentan con


una poderosa calculadora integrada que posee diferentes funciones correspondientes
a las cubicaciones, tres memorias separadas que realizan los correspondientes
cálculos de impuestos y la conversión de la cotización de las monedas
correspondientes, algo que resulta muy útil para las empresas que se dedican a la
exportación e importación de productos.

Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado


informático actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un
nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son
efectuadas en una empresa, mediante la exportación de ciertos datos
correspondientes a un sistema de información que automáticamente va
organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos
nos sea mucho más fácil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.

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Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado informático actual,
suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel
considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son
efectuadas en una empresa, mediante la exportación de ciertos datos
correspondientes a un sistema de información que automáticamente
va organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos
nos sea mucho más fácil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.

Programas de facturación gratuitos


Como podemos ver, los programas de facturación que se
usan en la actualidad, tienen utilidades que deben ser
aprovechadas por todos aquellos emprendedores de nuevos
proyectos comerciales. Debemos tener en cuenta que la
facturación enmarca uno de los aspectos más importantes de una empresa o comercio
ya que la correcta gestión de la misma será nuestro apoyo para poder llevar un
cumplimiento tributario correcto como también un mayor control y orden en todas las
finanzas correspondientes a la empresa.

Muchos de estos programas de facturación están disponibles online y se pueden


descargar de manera gratuita pero debemos advertirle que
los mismos suelen presentar problemas en el funcionamiento
de su sistema, especialmente si se trata de utilizarlo como
programa de facturación en una empresa que sea
demasiado grande.
Teniendo esto en cuenta no atreveremos a sugerirle que averigüe con su analista
personal para que el mismo pueda asesorarlo con respecto a cuál de los programas
de facturación existentes resulta ser el más adecuado para su caso.

Por último no queremos dejar de mencionar que es necesario realizarle una revisión al
sistema periódicamente, ya que por lo general, es habitual que estos programas de
facturación presenten algunos errores que quizás puedan no resultar muy importantes
pero que definitivamente hay que analizarnos.

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Cuando se producen errores mayores en el funcionamiento del sistema, se corre el


riesgo de perder toda la información correspondiente a la facturación, y como bien
sabemos esto representa un retroceso muy grave en cuanto a la evolución de la
empresa en su campo comercial, por ello es preciso que no minimice estas situaciones
y que realice una consulta semestral acerca del sistema de los programas de
facturación utilizados en su empresa.
Además cabe mencionar que es importante que los mismos cuenten con un sistema
de seguridad que garantice el bloqueo de todo el sistema en el caso de que alguna
persona ajena a la empresa acceda a la base de datos correspondiente al programa,
no debemos olvidar que en el campo competitivo empresarial, el espionaje es algo de
todos los días.

Ejemplos de software de facturación


®SARA Facturación es la solución que le permite
llevar un control instantáneo de las facturas emitidas
por los diferentes vendedores, sucursales o puntos
de venta de su negocio.
Es un Sistema en línea que usted puede utilizar
desde cualquier lugar para generar una factura física
o electrónica o consultar el histórico de facturas de un determinado Cliente.
Le permite organizar su histórico de facturación y generar informes para facilitar sus
procesos operativos comerciales y tributarios. Su funcionalidad principal incluye:
 Elaboración de facturas
 Impresión física o PDF
 Envío vía mail
 Consulta por diferentes criterios

Sistematic es un Software de Almacén e Inventario orientado a la Gestión de


Empresas Comerciales y/o Servicios. Software Práctico Exacto y Seguro que le
permitirá tener un mejor control de su Empresa.
Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios
e incluso de Producción (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterías y
Tlapalerías, Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerías, Talleres, Vidrierías,
Fábricas, etc.).

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Software de Control de Almacén


Almacénsoft es un aplicativo con estructura y diseño moderno, amigable e intuitivo que
permite codificar eficientemente los productos al momento de entrega o despacho de
mercadería validando de manera óptima las órdenes de compra o pedidos, dando
como resultado una excelente automatización de las operaciones logísticas del
almacén.

Módulos principales:
Módulo de Inventario
Módulo de Recepción
Módulo de Despacho
Módulo de Movimientos Internos
Módulo de Etiquetado

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TEMA 2
Software
Contable

Competencia:

Conocer el software contable para diferentes


tipos de empresas.

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Tema 02: Software Contable

¿Qué es el Software Contable?


Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable
registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o
actividad productiva:
 Las funciones de compras.  Control de inventarios.
 Ventas.  Balances.
 Cuentas por cobrar.  Producción de artículos.
 Cuentas por pagar.  Nóminas, etc.

Cómo utilizar el software de contabilidad


Como bien sabemos, la mayoría de las empresas maneja volúmenes
de información contable y financiera tan grandes que hace imposible
que una persona pueda encargarse de llevar los cálculos
correspondientes para un correcto desempeño de las actividades que se llevan a
cabo, por ello es que cada empresa debe contar con el apoyo de un software de
contabilidad que apoye todo el trabajo que deben realizar los gestores contables.

En muchas ocasiones se puede presentar la oportunidad de que la


empresa requiera de incurrir en algunos costos para poder modificar
todos los sistemas de software contable, ya que por lo general, estos
programas informáticos que resultan tan útiles, deben ser
actualizados durante ciertos períodos de tiempo, lo que implica una
reprogramación del mismo.

Cuando el cuerpo administrativo contable de una empresa, decide


llevar a cabo estas modificaciones o reprogramaciones
generalmente se debe a razones tales como la absorbencia; la
ineficiencia con el que el software de contabilidad desarrolla las
tareas que le son asignadas;

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Debido a una ampliación en la estructura de la organización; por


disposiciones legales y también por nuevos requerimientos de la
empresa en cuestión. Es importante que tengamos en cuenta que
generalmente cuando se trata de una derivación de las modificaciones de
dichos programas, los costos suelen ser inferiores a los iniciales, y este
es un factor que contribuye considerablemente a un mejor desempeño
por parte del software de contabilidad.

Dichos costos suelen considerarse de dos maneras diferentes, por ejemplo, en


muchas ocasiones puede considerar un gasto, ya que todos aquellos costos
posteriores que invierta una organización luego de la adquisición de un activo tangible,
los mismos deben ser tratados como gastos y no inversiones, ya que constituyen
cargos al Estado de Resultados, con las excepciones de que tales gastos puedan
permitirle al software de contabilidad, producir beneficios económicos en un futuro y
que sean extras a los beneficios previstos en cuanto al rendimiento del programa, y
también se considera una excepción aquellos casos donde los
gastos puedan medirse y atribuirse al activo en una manera
fiable.
Todos aquellos costos que se hayan invertido en el
mejoramiento para el funcionamiento del software de
contabilidad deben ser reconocidos como un gasto periódico
en aquellos casos en los que trabajos de mantenimiento hayan sido llevados a cabo.

Software de contabilidad: Reevaluación de activos


Una manera muy común de modificar el funcionamiento de un software de contabilidad
con respecto al valor de los libros correspondientes a un activo intangible, sin tener la
obligación de producir un costo es a través de una reevaluación, cuyo costo se fijará a
un mercado activo determinado.
De todos modos, es muy poco probable que haya un mercado para un activo de este
tipo. Esta reevaluación no tiene un carácter selectivo, lo que quiere decir que si un
activo fue reevaluado, todos los demás deberán ser reevaluados también con la
excepción de que se presente la oportunidad de recurrir a un mercado activos que
corresponda a estos elementos.

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Por otro lado es importante que recordemos que una reevaluación no implica un
aumento que se aplique al valor de un activo, ya que en este caso, el
mismo puede disminuir de todas formas. Por ejemplo, si el software
de contabilidad produce un aumento en los libros, el mismo debe
llevarse a una cuenta de índole superávit debido a una reevaluación
dentro del patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, este aumento debe cargarse
directamente contra cualquier tipo de superávit de reevaluación que previamente se
vínculo con el mismo activo.

Ahora bien, en aquellos casos donde las modificaciones al software de contabilidad


reduzcan el valor de los libros, debemos decir que este factor debe considerarse como
una pérdida respectiva al período en el cual se realizó dicha modificación.
Por último no queremos dejar de lado que poseer un sistema en red de software de
contabilidad, es una herramienta fundamental para todos los factores que encierran el
desarrollo en una empresa. La información que dicho software almacena en un su
base de datos, será necesaria en todas las auditorias, evoluciones, análisis, toma de
decisiones y aplicaciones en administración, por ello es importante que el software de
contabilidad siempre se encuentre en una óptimo estado, ya que cualquier tipo de falla
puede llegar a producir errores irreparables teniendo en cuenta que toda la
información contable y financiera de una empresa pasa por su sistema.
Por ello también podemos recomendarle que siempre utilice back-ups, en caso de que
el software de contabilidad comience a dar un mal funcionamiento.

Ejemplos de software de contabilidad


Sico Contabilidad
SICO – Contabilidad está conformado por las siguientes opciones:
1) DOCUMENTOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, DAOT (Operaciones
con terceros), etc.
2) CAJA / BANCOS: Control de Caja, Libro Bancos, Conciliación Bancaria, etc.
3) INVENTARIO: Ingresos y Salidas de Productos, Kardex Unidades, Kardex
Valorizado, etc.
4) REPORTES: Balance General, Libro Diario, Libro Diario Simplificado, Libro
Mayor, Libro Caja Bancos, PDT – SUNAT, etc.

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AdSoft
AdSoft, es una herramienta que permite
automatizar y simplificar las operaciones
contables, financieras y administrativas
dando como resultado informes para la
toma de decisiones, está diseñado para proporcionar
soluciones de acuerdo a la necesidad del sector empresarial en tiempo real.
Es ideal para pequeñas, medianas y grandes empresas. Gestiona las transacciones o
movimientos en el momento en que ocurre, como también los movimientos puede ser
registrado posteriormente, dándote la facilidad de presentar tus resultados en el
momento oportuno.

Algunas características principales:


o Carga cliente y proveedores en línea desde Sunat
o Consulta de Ruc en línea con la SUNAT
o Acceso a Sunat Operaciones en Línea (clave sol)
o Formatos actualizados - SUNAT
o Exporta al Programa de Libros Electrónicos
o Distribución de compras,gastos,activos a nivel de
porcentaje e importes
o Envía asientos resumidos o por totales al módulo de contabilidad
o Puede configurar su propio formato de impresión de factura, boleta, guía de
remisión, pedidos, etc.
o Estadísticas de las compras, ventas y gastos.
o Monitoreo del IGV compras vs Ventas
o Informa en línea la fecha de cronograma de pago del igv
o Controla los gastos de un determinado proyecto de su empresa.
o Cancelaciones automáticas, etc.

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Software TEMA 3
de

Finanzas
Competencia:

Aplicar el software de finanzas para la


gestión empresarial.

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Tema 03: Software de Finanzas

La mayoría de las empresas y las entidades comerciales, utilizan un software de


finanzas con el fin de organizar y controlar todos los movimientos financieros que se
realicen en las mismas.

Debemos tener en cuenta que el mismo resulta ser una herramienta fundamental, ya
que el control de las finanzas en una empresa es el factor
más influyente sobre las planificaciones, de
administración y gestión que se realizan. Como todos los
sistemas utilizados en una empresa, el software de
finanzas se trata básicamente de uno o varios programas
informáticos destinados a almacenar todo tipo de información financiera acerca de la
empresa con el objetivo principal de facilitar la obtención de dicha información para que
sea utilizada a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa.

Recordemos que cada departamento empresarial debe realizar un informe anual, en


muchos otros casos mensual, en los cuales se deben detallar todos los datos que
puedan llegar a ser útiles como apoyo de las diferentes
herramientas administrativas. Además de la elaboración
de informes, el software de finanzas nos ayuda a
planificar todos los métodos que una empresa necesita
para que la misma los emplee de manera eficaz y
eficiente y que de esa manera pueda conseguir el alcance
de los objetivos predeterminados.

También es fundamental que se haga uso de la información


almacenada en el software de finanzas para poder planear
todas aquellas estrategias comerciales que ayudarán a la
empresa a incrementar sus ventas de productos o servicios,
logrando un posicionamiento mucho más conveniente.

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Además, es preciso que se lleve un control mediante el software de


finanzas debido a que las mismas deben estar destinadas a las
inversiones y los cotos que produzca la empresa, por lo que si no se
posee un control efectivo sobre las finanzas empresariales, muchas
veces se pueden llegar a cometer errores muy graves en los
presupuestos, pudiendo ocasionar un retroceso en el avance de la
empresa dentro del mercado en el cual desarrolla sus respectivas actividades.
A diferencia de los demás sistemas informáticos, los software de finanzas no son
instalados en conexiones en red. Esto se debe a que la información financiera de una
empresa suele ser de índole confidencial para el personal empleado, es decir que a la
información almacenada en el solo la conocen y la utilizan los administrativos y los
altos ejecutivos de dicha empresa.

Mantenimiento del software de finanzas


Como bien dijimos en el párrafo anterior, el software de finanzas no
cuenta con conexiones en red, y por ello es que tiene menos
posibilidades de presentar fallas o errores que el resto de los
sistemas informáticas que se utilizan en la empresa. Esto se debe a
que el acceso a este programa es limitado y no es recurrente, y
precisamente este hecho hace a la diferencia. Los archivos que se almacenan en la
mayoría de los sistemas informáticos suelen ser consultados permanentemente debido
a que la información debe ser utilizada para la total administración de la empresa.

Por su parte, el software de finanzas, no recibe tantas visitas y solo es consultado


cuando la situación lo amerita; al no producirse un abrir y cerrar constante en
los programas, el software de finanzas está casi exento de fallas, pero de
todos modos, aunque las probabilidades sean mínimas, siempre se le debe
realizar un mantenimiento para que nos garantice un correcto
funcionamiento.
Además tenemos que tener en cuenta que aunque el software de
finanzas funcione perfectamente bien, es probable que periódicamente
se le deba realizar alguna actualización o reprogramación de los
archivos.

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En el primer caso debemos considerar que el mercado informático lanza nuevos


programas de software de finanzas orientados a las grandes empresas, los cuales
contienen muchos más implementos y funciones que pueden ayudar a optimizar el
trabajo de almacenamiento de la información.

Y teniendo en cuenta que a su vez la tecnología va avanzando a pasos agigantados, el


software de finanzas correspondiente a la empresa, debe mantenerse a la par, es decir
que, siempre es mucho más recomendable utilizar uno o varios software de finanzas
que se compatibilicen con los sistemas nuevos que van lanzando al mercado las
empresas de programas informáticos.
Por último queremos mencionar el hecho de que es
fundamental que toda empresa cuente con un servicio técnico
interno, ya que el mismo conoce el funcionamiento a la
perfección de todos los sistemas, como también, la utilidad que
se les da. Ahora bien si se desea contratar un servicio técnico ajeno a la
empresa, es importante que la persona encargada conozca a la perfección el
funcionamiento de cualquiera de los tipos de software de finanzas que utilizan las
empresas.

Algunos Software de Finanzas


Microsoft Money Deluxe
Microsoft Money Deluxe está diseñado para ayudar a aquellos
pequeños empresarios que quieran administrar las finanzas de su
negocio.
Las herramientas de negocio te ayudarán a seguir el rastro de tus
gastos e ingresos, facturas por pagar y por cobrar, gastos reembolsables, tiempo de
trabajo, inventario y mucho más.

Incluye herramientas e información para ayudarte a minimizar el pago de impuestos,


realizando un seguimiento de los mismos a través del año, así como realizando
informes para el pago de las tasas trimestrales.
Money proporciona también herramientas de administración de contactos, ayudándote
a mantener al día tu información de cobro a los clientes y pagos a proveedores

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Simple HRM
SimpleHRM es una solución Open Source o de código abierto con la
cual podrás gestionar de una manera muy completa y eficiente los
procesos relacionados con los recursos
humanos de tu empresa.
QuickBooks
Es un programa o software diseñado para negocios. El
programa puede memorizar una cantidad inmensa de
información del negocio. Una vez memorizada la data, el
programa puede ordenarla, calcularla y reportarla según
requiera el negocio.

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Software TEMA 4
de Recursos
Humanos
Competencia:

Diseñar los módulos de software recursos


humanos.

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Tema 04: Software de Recursos Humanos

SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS


¿Qué es el Software de Recursos Humanos?
Los sistemas de administración de recursos humanos o sistemas
de información de recursos humanos, también conocidos por sus
siglas SARH y SIRH respectivamente, forman una interfaz entre la
gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto
combina los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas
con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a
las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único
sistema de gestión.

Módulos en el software de recurso humano


En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las
organizaciones. Las personas que manejan el departamento de RRHH, son los que
trabajan directamente o pueden ser consultores o asesores
externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente
en el puesto de trabajo adecuado según el perfil del
aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la
organización con los intereses de cada empleado, por
medio de herramientas de evaluación, entrevistas, observaciones,
se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades de
adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores
individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo
estrategias para una mayor productividad, y efectividad.

Nóminas
El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del
trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la
cotización social a generando periódicamente la orden de pago.

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Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a
estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por
pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía
la información al libro de contabilidad general.

Gestión de las prestaciones de trabajo.


El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite
evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El
análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo.
Este módulo es un ingrediente clave para establecer
capacidades de contabilidad analítica de los costes de
organización positivos.
Gestión de las prestaciones sociales
El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de
recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o
no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de
jubilaciones complementarios.

Gestión de recursos humanos


El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RRHH, incluye
menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El
sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades,
dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Aquí se administran los
datos personales (edad, dirección, familia...), las competencias y títulos, las
formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum
vitae entre otros.
Indicadores de productividad
Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario
cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados
positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy
complicado, sobre todo en las empresas de servicios donde se
producen bienes intangibles.

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En estos casos es necesario "medir" las actividades de cada uno


de los empleados, separar las actividades "Productivas" (Aquellas
que están directamente relacionadas con la empresa) de las
"Personales" (Aquellas que no tienen relación directa con la
empresa). De esta manera se puede cuantificar el costo real
(horas hombre) que le toma a cada uno de ellos realizar sus
labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.

El Sistema de información permite integrar estos cuatro segmentos, creando


conexiones funcionales entre estas actividades en el programa informático.
Usando el Internet o el intranet corporativo como medio de comunicación y envío de
ficheros, la tecnología puede reducir gastos de transacción, conduciendo a una mayor
eficacia de la organización. Los trabajadores o los responsables de servicios pueden
también tener un acceso parcial al sistema, que les permite por ejemplo introducir ellos
mismos los datos que les conciernen, como solicitudes de permisos y otras. Esas
tareas costosas en tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el
cambio de los datos personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de
pensiones, pueden por lo tanto ser efectuados por aquel que es la causa directa de la
acción que debe realizarse.

De esta forma se libera al personal directivo de tareas aburridas y


repetitivas, permitiéndole concentrarse en problemas de
toma de decisiones, estratégicas o políticas, que
conducen a la innovación del negocio.
Actualmente existe toda clase de aplicaciones y programas
orientados a facilitar el proceso de administración de recursos
humanos o gestión del talento humano, desde software que se ofrece por suscripción
mensual, hasta programas totalmente gratuitos destinados a Pymes y autónomos.

NominaSol
NominaSol es una útil herramienta para la gestión de Recursos Humanos que
calcula y controla los aspectos relacionados con las nóminas de los trabajadores de
una empresa.

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eMagister RRHH
eMagister RRHH es un paquete de gestión de recursos
humanos que pone el acento en la formación y los planes
de desarrollo de los empleados.
ABC Roster
ABC Roster es una aplicación bastante práctica y fácil de usar que
permite organizar horarios y turnos de trabajo de empleados en una empresa. Podrás
añadir distintos puestos de trabajo así como los distintos turnos que existen en la
empresa.
Orange HRM
Orange HRM es una aplicación de código abierto ideal para realizar los procesos de
gestión de recursos humanos en una Pyme. Para usarlo debes instalarlo en un
servidor compatible con: Apache Server, MySQl y PHP.

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Lecturas Recomendadas
 FACTURACIÓN ONLINE O EN LA NUBE
http://www.fussion.com.mx/06302001/fact.pdf

 PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA - PDT (SUNAT)*


http://www2.sunat.gob.pe/pdt/

 FINANZAS PARA TODOS


http://www.finanzasparatodos.org.mx/finanzasv2/public/

Actividades y Ejercicios

1. Menciona 5 softwares mas usados en procesos de


facturación, sustente el ¿por qué?
Desarróllalo a través de "Procesos de Facturación".

2. Ingresa al link "Software Contable" lee atentamente las


indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio.
DELCROSA es una empresa privada dedicada al rubro de la
fabricación y reparación de motores eléctricos, reductores de
velocidad y transformadores eléctricos de distribución y de
potencia. La empresa DELCROSA desea adquirir un software
contable. Elabora una presentación sobre los módulos
contables que podrías ofrecer a esta empresa, explica
mediante flujogramas los procesos contables en cada
proceso.

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Autoevaluación
1) Los software de facturación se dedican a:
a. Impresión de facturas de pagos o compras.
b. Elaborar facturas electrónicas para los clientes.
c. Realizar cotizaciones a los clientes.
d. Registros de ventas y pagos de cuotas de productos y servicios.
e. Elaborar el plan de facturación anual.

2) Una de la funcionalidades de un software de facturación es :


a. Autorizar la elaboración de facturas.
b. Impresión del informe financiero y contable.
c. Enviar las facturas a los clientes o proveedores vía e-mail.
d. Consultar el gasto operativo de los recursos humanos.
e. Enviar las facturas al gerente.

3) El software contable es :
a. Un programa que ayuda a minimizar los proceso contables.
b. Un programa que ayuda a realizar los proceso contables de una forma
eficiente.
c. Un programa de contabilidad enlazado con la SUNAT.
d. Es el PDT proporcionado por la SUNAT.
e. Son formularios contables de una empresa.

4) La información que los software contable almacena en un su base de datos,


será necesaria para:
a. Las auditorias.
b. La devolución de producto.
c. El análisis de stock.
d. La devolución de dinero.
e. Reclamo de deudas impagables.

5) Es una de las características del software contable:


a. Evitar el fraude por auditorias.
b. Obtener la clave sol de la SUNAT.
c. Pedir fraccionamiento en forma automática en caso de deuda.
d. Emitir informes facturables en ejercicios contable.
e. Carga cliente y proveedores en línea desde SUNAT.

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6) El software de finanzas permite la elaboración de:


a. Informe de venta de productos o servicios a proveedores.
b. Informe de compra de productos o servicios a proveedores.
c. Informes financieros de cada área de una empresa.
d. Estados financieros en el proceso de financiamiento.
e. Estados de cuenta de cada proveedor.

7) La información almacenada en el software de finanzas debe ser tal que permita


planear todas aquellas estrategias comerciales que ayudarán a la empresa a:
a. Incrementar sus ventas de productos o servicios.
b. Reducir su gasto en materia prima.
c. Reducir su personal de trabajo.
d. Incrementar sus compras en el mercado.
e. Mejorar su sistema contable.

8) El software de recursos humanos es un programa informático:


a. Que analiza los perfiles de los trabajadores de una empresa.
b. Que gestiona toda información relacionado con los recursos humanos de una
empresa.
c. Que elabora la planilla de una empresa.
d. Busca personal a través de la web.
e. Adquiere recursos para los humanos trabajadores.

9) Es uno de los módulos del software de recursos humanos que observa el


porcentaje de descuento para ESSALUD:
a. Gestión de las prestaciones de trabajo.
b. Gestión de descuentos por planilla.
c. Gestión de recursos humanos.
d. Gestión de las prestaciones sociales.
e. Indicadores de productividad.

10) El módulo de indicadores de productividad mide:


a. Mide el costo real horas - hombres para realizar una labor.
b. Las ganancias logradas por el personal.
c. El número de personal por área de trabajo.
d. El costo de las prestaciones sociales.
e. El costo de gestión de recursos humanos.

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Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE II:

Los softwares de facturación junto con todas sus utilidades resulta un recurso
importante con el cual la empresa debe contar. Los mismos cuentan con funciones
tales como el registro de las ventas y los pagos en cuotas de los productos o servicios
correspondientes. O también con la función de avisos en caso de avería en el sistema.
Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado informático actual,
suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel considerablemente alto
sobre el control de las operaciones que son efectuadas en una empresa.

El software contable o paquetes contables, son programas destinados a sistematizar y


simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las
transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las
funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de
inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.

El software de finanzas se trata básicamente de uno o varios programas informáticos


destinados a almacenar todo tipo de información financiera acerca de la empresa con
el objetivo principal de facilitar la obtención de dicha información para que sea utilizada
a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa. El software de
finanzas ayuda a planificar todos los métodos que una empresa necesita para que la
misma los emplee de manera eficaz y eficiente.

El software de recursos humanos son programas dedicados a tareas costosas en


tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el cambio de los datos
personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones, etc.
Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a
estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por
pagar, de la deducción de empleado o producir cheques.

67
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68
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Introducción
a) Presentación y contextualización

En esta unidad veremos los módulos tratados en la unidad anterior integrados en


un solo sistema, conocido como Sistema ERP. Existen diferentes sistemas ERP en
el mercado que serán revisados y analizados para su implementación en la gestión
empresarial. Se sugiere a los estudiantes volverse experto en el uso de algunos de
estos sistemas en su versión demo o completa, para los sistemas con licencia. Se
debe buscar aplicar los sistemas en diferentes plataformas, Linux, Mac, Windows,
etc.

b) Competencia
Reconoce las principales funciones de los sistemas de planificación de los
recursos empresariales, comprendiendo su utilidad e importancia.

c) Capacidades

1. Describe el proceso de implementación de los sistemas de los recursos


empresariales (ERP).
2. Identifica las principales características del sistema de los recursos
empresariales.
3. Reconoce el objetivo principal de un sistema ERP aplicado al entorno
empresarial.
4. Analiza las técnicas y estrategias que emplea el sistema de los recursos
empresariales.

d) Actitudes

 Se interesa por el adecuado funcionamiento de los sistemas de los recursos


empresariales.
 Incentiva la adecuada implementación de los sistemas de los recursos
empresariales.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad:

La Unidad de Aprendizaje 03: Sistemas de Planificación de Recursos


Empresariales (ERP), comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 01: Los Sistemas ERP.


TEMA 02: Características de un Sistema ERP.
TEMA 03: Enfoques de ERP.
TEMA 04: Metodología para Selección de Sistemas ERP.

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Los
TEMA 1
Sistemas
ERP
Competencia:
Describir el proceso de implementación de
los sistemas de los recursos empresariales
(ERP).

70
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Desarrollo de los Temas
Tema 01: Los Sistemas ERP

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)


son sistemas de información gerenciales que integran y
manejan muchos de los negocios asociados con las
operaciones de producción y de los aspectos de
distribución de una compañía comprometida en la
producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación


de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos
de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística,
distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la
Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el
control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción,
administración de inventarios, calidad de administración y la administración de
recursos humanos.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de


empresas modernas. Todos los departamentos
funcionales que están involucrados en la operación o
producción están integrados en un solo sistema. Además
de la manufactura o producción, almacenamiento,
logística e información tecnológica, incluyen además la
contabilidad, y suelen incluir a los recursos humanos, y
herramientas de mercadotecnia y administración
estratégica.

71
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LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS ERP

La evolución de los sistemas de planificación de recursos


empresariales (ERP) se remonta a la década de los 70, cuando
se comienza a utilizar un software llamado MRP (Material
Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar las
operaciones de producción dentro de las compañías.

Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificación de recursos


empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados específicamente de
acuerdo a los negocios de cada compañía comprometidas ya sean en la producción
de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificación de recursos
empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de
gestión, como se muestra en la siguiente figura.

Figura. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

MPR (MATERIAL REQUIREMENT PLANNING)


Los sistemas de planeación de los requerimientos de material (MPR), son sistemas
que surgen de la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un
correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en
proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de
Control de Inventario y Programación que responde a las interrogantes: ¿Qué orden
fabricar o comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la orden?
Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra
o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de
Producción.

72
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Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

• El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y


ensamble.
• El producto final es costoso.
• El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.
• El ciclo de producción del producto final sea largo.
• Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.
• El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes
• fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes).

SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT )

Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM,) es el término utilizado


para describir el conjunto de operaciones de producción y logística cuyo objetivo final
es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestión de la
configuración de software (SCM) incluye las actividades asociadas desde la obtención
de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado.

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Los sistemas de gestión de la configuración de


software (SCM) utilizan los conceptos de e-business y
tecnologías Web para coordinar y optimizar los
procesos de ámbito empresarial en todas y cada una
de las áreas de su empresa: desde el proveedor hasta
el cliente. Los sistemas de gestión de la configuración
de software (SCM) no dejan de tener sus inconvenientes. Así, los mercados
electrónicos, que habían sido considerados como los benefactores de la eficiencia de
la gestión de la configuración de software (SCM), han resultado menos que
productivos.

Asimismo, las incompatibilidades entre empresas vendedoras complican la búsqueda


de una combinación de soluciones adecuada para integrar de extremo-a-extremo la
configuración de software. Sin embargo, una compañía puede utilizar una solución
SCM para alcanzar una ventaja competitiva y mejorar su margen de beneficio:
ofreciendo una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, las
empresas pueden reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con
mayor rapidez a la demanda del cliente.

CRM (CUSTOMER REALATIOSHIP MANAGEMENT )

Los sistemas de administración de la relación con los clientes


(CRM), es parte de una estrategia de negocio centrada en el
cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la
de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los
clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe
trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así poder
adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención. Cuando hablamos de mejorar
la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a los clientes que se adecuen
perfectamente a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una
estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero
también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta estrategia.

74
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HRM (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT)

Los sistemas de administración de recursos


humanos (HRM), son parte de una estrategia entre la
gestión de recursos humanos y la tecnología de
información. Esto combina los recursos Humanos y
en particular sus actividades administrativas con los
medios puestos a su disposición por la informática, y
se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para
integrarlos en un único sistema de gestión.

En general, la función de los recursos humanos incluye siempre una parte importante
de tareas administrativas y repetitivas en la mayoría de las organizaciones. Éstas
tienen integradas, de forma más o menos importante, las operaciones de
establecimiento y pago de remuneraciones, asistencia de los trabajadores,
evaluaciones, contratación, ascensos. Una gestión eficaz del capital humano se
convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos.
Su función consiste primero en recoger los datos para cada trabajador relativos a su
historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos
más accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La
cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite su
manejo posterior por sistemas de administración de recursos humanos (HRM),
reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores.

FRM (FINANCE RESOURCE MANAGEMENT)

Los sistemas de administración de recursos financieros


(FRM), son sistemas que surgen de la necesidad de
integrar todo tipo de datos contables como son las
proyección de ventas, el ingreso y los activos tomando
como base estrategias alternativas de producción y
mercadotecnia así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr
estas proyecciones.

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Características
de un TEMA 2
Sistema
ERP
Competencia:
Identificar las principales características del
sistema de los recursos empresariales.

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Tema 02: Características de un Sistema ERP

DEFINICIÓN

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa


(en inglés ERP, Enterprise resource planning) son
sistemas de gestión de información que integran y
automatizan muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o productivos de
una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales
de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes
partes integradas en una única aplicación.

Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,
contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información
geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos
definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como
considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de
que una empresa integre únicamente esa parte.

Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y


otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo
necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP
en el momento que tan sólo se integra uno o una
pequeña parte de los procesos de negocio. La propia
definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para
todo el mundo todo el tiempo".

77
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LOS OBJETIVOS PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS ERP SON:

• Optimización de los procesos empresariales.


• Acceso a toda la información de forma confiable,
precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos
los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias
de reingeniería.
• El propósito fundamental de un ERP es otorgar
apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un
eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y
disminución de los costos totales de operación.

Características

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es


que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes


procesos de la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es
decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio
del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un
cliente haga un pedido representa que se cree una orden
de venta que desencadena el proceso de producción, de
control de inventarios, de planificación de distribución del
producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables.

78
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Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios


programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el margen
de contaminación en la información (sobre todo por
errores de captura) y se crea un escenario favorable
para malversaciones. Con un ERP, el operador
simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos


que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como
técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden
instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables, los ERP están creados para adaptarse a


la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuración o parametrización de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten
de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la partición
de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados
suelen incorporar herramientas de programación de 4ª
Generación para el desarrollo rápido de nuevos
procesos. La parametrización es el valor añadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para
adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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Implantación
Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo
simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas. No hay recetas
mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el
proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.

Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente


efectuar lo siguiente:

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.


 Definición del modelo de negocio.
 Definición del modelo de gestión.
 Definición de la estrategia de implantación.
 Evaluación de oportunidades para software complementario al producto
ERP.
 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
 Análisis del cambio organizativo.
 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
 Implantación del sistema.
 Controles de calidad.
 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
 Benchmarking de la implantación.

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Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la
ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en
el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una
consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y
muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la
configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La
consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores
de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus
clientes.

Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede


encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el
producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa,
una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la
revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja
de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora
será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio
ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van
encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del
cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de
barras).

81
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La seguridad de las computadoras está


incluida dentro del ERP, para proteger en
contra de crímenes externos, tal como el
espionaje industrial y crimen interno, tal como
malversación. Una falsificación en el
escenario de los datos puede involucrar
terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el
abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación


administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para
satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para
asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede
ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser
complicado para la administración de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la
inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo
los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que
afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:
 El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de
trabajo, incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema
trabaje correctamente.
 Muchas compañías reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas
están menos capacitados, lo que significa que el manejo del
sistema ERP es operado por personal que no está
capacitado para el manejo del mismo.

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 Cambio de personal, las compañías pueden emplear


administradores que no están capacitados para el
manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,
proponiendo cambios en las prácticas de los negocios
que no están sincronizados con el sistema.
 La instalación del sistema ERP es muy costosa.
 Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de
sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la
compañía o sus ganancias.
 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas
de la estructura coorporativa.

 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo
específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
 Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
 Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en
uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.
 Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones
para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y
luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán
la confiabilidad de algunas aplicaciones.

 Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
 La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
 La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
 Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales
de los socios.
 Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales
del consumidor.

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Enfoques TEMA 3
de
ERP

Competencia:
Reconocer el objetivo principal de un
sistema ERP aplicado al entorno
empresarial.

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Tema 03: Enfoques de ERP

Un sistema de planificación de recursos


empresariales mejo r a claramente el "tono
muscular" de una compañía, proporcionándole el
potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a
la dinámica de los negocios, y a las necesidades de
los clientes. Para comprender el potencial en la
economía digital, la empresa necesita una
infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una
infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la
competencia.

CONDUCTORES DEL NEGOCIO


Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:

- Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios.


- Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías.
- Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y
agilidad.

- Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros.


- Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente.
- Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.
- Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente
cambiante.
- Preparación para la Unidad Monetaria Europea.

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LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ERP.

Por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo.
Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos
costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la
mayoría de las empresas, se requiere remplazar la
infraestructura existente, lo que implica inversión de capital
adicional, especialización y hasta la posibilidad de
parar el negocio temporalmente para la
implementación: por otra parte es importante
señalar que el grado de experiencia de los
proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.

Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora


del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo.
También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave
como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar
los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada
eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas
durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado;
es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.

El éxito de la implementación del sistema depende de la


habilidad de la empresa para integrar y consolidar
la funcionalidad del sistema de ERP. Si una
empresa tiene bien estructurada y con una
metodología bien definida la implementación de un
sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de
operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementación sea un éxito.

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Las Ganancias Que Genera

Cuando los administradores de una compañía se


deciden a invertir una gran cantidad de capital en una
implementación de un sistema de planificación de
recursos empresariales (ERP) hay un cambio total de
cómo opera la compañía, comparado con la manera
tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema
de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden aprovechar al 100% las
ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva.

Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que
éstas han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas
transaccionales más pequeños unidos por otro sistema de planificación de recursos
empresariales (ERP), y en muchos casos diseñado especialmente a las
necesidades de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión
para la adaptación de éstos sistemas. En una economía global, muchas veces el
éxito de una compañía depende de las inversiones que ésta haga en tecnología. La
implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es
un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora
continua puede significar el éxito en la misma.

ADQUISICIÓN DE UN ERP

Las empresas proveedoras de los sistemas de


planificación de recursos empresariales (ERP), están
reduciendo sus precios e incluso, algunas están
ofreciendo soluciones accesibles, mediante
financiamiento. Además, ya están enfocados en la
renta de herramientas, lo que hace que la
implementación sea casi inmediata con una inversión
mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo.
A pesar de esto, dichas aplicaciones suelen ser todavía muy costosas para algunos
empresarios, y al mismo tiempo sienten la implementación muy dolorosa e infinita.

87
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Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un sistema


de planificación de recursos empresariales (ERP) por una compañía sea
económicamente viable:

 La adquisición a crédito de un sistema planificación de recursos empresariales


(ERP) preconfigurado.
 La utilización de soluciones soportadas en Open Software.
 La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server
Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de
Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la
infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la
administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere
adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo
requiere invertir en PC’s habilitadas con un browser y una conexión rápida a
Internet.

Además, por el hecho de rentar la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto tiempo a
los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en otros
aspectos débiles de la empresa.

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Metodología
para TEMA 4
Selección de
Sistemas
ERP
Competencia:
Analizar las técnicas y estrategias que
emplea el sistema de los recursos
empresariales.

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Tema 04: Metodología para Selección de


Sistemas ERP

IMPORTANCIA DE CONTAR CON UNA METODOLOGÍA DE SELECCIÓN

La importancia del impacto del ERP en los


procesos cotidianos de la organización y la
inversión que la misma debe hacer en términos
económicos, hacen que el proceso de selección
de la herramienta sea un tema delicado. Se debe
tener en cuenta también que no es una tarea que
se haga frecuentemente y que se espera un
determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso.

La metodología se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la


consultora que hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar
el proceso de selección de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema que
mejor cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean solo
económicas. Se apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado evaluando
aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento,
ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación; y da
algunas pautas de la planificación general del proyecto y la puesta en marcha del
mismo.

La metodología de selección de un sistema ERP (MSSE) no provee herramientas para


definir si un sistema ERP es la solución adecuada para la empresa en vez de otro tipo
de sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigación previa, MSSE parte de la
premisa que se comprará un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno.

90
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PILARES DE UN ERP

El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio


cultural y de procesos en la organización que se apoya en 3
aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las
personas, la combinación y sincronización de los mismos
lleva al éxito de la implementación.

 El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales.


 Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP,.
 La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo
es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio.
 Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los
involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y
directivos que empujan el proyecto.

Objetivos y alcances de una metodología

El objetivo fundamental de la metodología es proveer una guía de pasos que ayude en


la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargará del trabajo
de implementación. Se debe considerar que la organización ya ha realizado un trabajo
de revisión de sus procesos y sabe que áreas estarán involucradas e impactadas por
el cambio.

Las fases y actividad que se proponen son:


o Fase 1 – Selección Del ERP
Actividad 1 – Documentar Necesidad
 Análisis De Necesidad.
 Determinar Equipo De Proyecto.

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Actividad 2 – Primera Selección


 Búsqueda En El Mercado.
 Primer Contacto Con Proveedores.
 Entrevistar Posibles Candidatos y Recopilar Información.
 Armado De Listado De Criterios a Tener En Cuenta.
 Evaluar Los Candidatos.
 Documentación De La Selección y Armado Del Plan De Trabajo.

Actividad 3 – Selección Final


Organizar Visitas A Los Proveedores.
Demostración Del Producto.
Decisión Final – Negociación.

Fase 2 – Selección Del Equipo De Consultaría

Actividad 1 – Documentar Bases De La Búsqueda


 Organizar la búsqueda.
 Armar listado de criterios para seleccionar consultora.

Actividad 2 –Selección De Candidatos


 Entrevistar Posibles Candidatos y Recopilar Información.
 Evaluar Los Candidatos.
 Decisión Final – Negociación.

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Fase 3 - Presentación y Planificación General Del Proyecto

Lo primero que se realiza es la selección del sistema a im


plementar (fase 1), luego se busca la empresa que realizará
el trabajo (fase 2) y finalmente se hace una presentación
conjunta del equipo y se arma un plan general del proyecto
con el objetivo de que todas las partes involucradas
organicen sus recursos (fase 3).
Si la empresa por decisiones corporativas o de cualquier
índole se viera obligada a implementar un sistema ERP específico, La metodología
podría ser usada a partir de la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo caso la
metodología puede utilizarse también para verificar que el sistema que se debe
implementar cumple con las necesidades de la empresa.

La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversión no solo
económica sino también de otros recursos, como es el tiempo y esfuerzo de sus
empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que
este proceso implica.
Se espera que un sistema ERP una vez implementado dure unos cuantos años y
acompañe a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio. Es por esto
que la selección de qué sistema ERP se implementará y qué consultora hará el trabajo
de implementación son muy delicados.

Es importante poder seleccionar el sistema que mejor se adecue a las necesidades de


la empresa en varios aspectos, no sólo los económicos sino funcionales, estratégico,
técnicos e inherentes al proveedor y su servicio. Es importante también encontrar el
equilibrio en el producto seleccionado para que el ERP no quede obsoleto al poco
tiempo de implementación pero tampoco que sea tan complejo para la organización
que ni sea aprovechado en un 10 por ciento de su funcionalidad.

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Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un


proceso crítico, no obstante la selección de sistemas ERP
no es un área de mucho estudio, más bien se le ha
dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de
implementación. Son pocas las metodologías que guíen a
los directivos y miembros del equipo de proyecto en este
trabajo tan complejo que es el seleccionar que herramienta
ERP se usará.

La metodología debe apuntar a cubrir todo el ciclo de selección y de ser los más
flexible posible, adecuándose a implementaciones grandes y chicas. Sin embargo
queda mucho trabajo por hacer en esta área. Se pueden incorporar estudios para
determinar porqué implementar un ERP y no un sistema hecho a medida.

Se debe estudiar más en profundo las actividades de cada una de las fases para
desarrollar un plan de acción más completo una vez seleccionada la herramienta y la
consultora. Es la pronunciación del discurso. Si este fuera leído, debemos escuchar
nuestra voz previamente para hacer los ajustes necesarios en el tono de voz, volumen,
énfasis, ritmo, etcétera. La voz dependerá de muchos factores (estilo escogido, si hay
o no micro, con mucho o poco público).

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Lecturas Recomendadas
 ERP, SOLUCIÓN PARA LAS PYMES
http://www.ongei.gob.pe/estudios/publica/estudios/T03_OPT_NEG_TIC_FEB2011.pdf

 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)


http://www.erp.com.mx/Contenido/Noticias/ERP.pdf

 SISTEMAS ERP
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/publicaciones/risi/n3_2005/a04.pdf
http://www.youtube.com/watch?v=8Ys_9oKio7w

Actividades y Ejercicios

1. Realiza una lista de cinco software ERP (libres) dirigidos a las


Pymes, selecciona uno de ellos e impleméntalo a una Pyme
de tu elección, fundamente su elección del software y la
Pyme. Desarróllalo a través de "5 ERP’s".

2. Ingresa al link "ERP" lee atentamente las indicaciones,


desarróllalo y envíalo por el mismo medio.
La empresa Cemento Andino se vio en la necesidad de
buscar una solución que le permita optimizar los procesos del
negocio y consolidar las bases de datos. Cemento Andino
decidió evaluar las diferentes ofertas del mercado optando por
SAP. Elabore un informe sobre la optimización de los
procesos logrados por esta empresa. Realice un cuadro de
las ventajas y desventajas logradas al implementar su sistema
ERP.

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Autoevaluación
1) Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son:
a. Sistemas de información gerenciales integrados.
b. Sistemas que integran información
c. Sistemas de negocios asociados.
d. Sistemas con las operaciones de producción.
e. Sistemas de bienes o servicios.

2) Un MRP es un Sistema de:


a. Control de Inventario y Programación.
b. Administración de recursos humanos.
c. Movimiento de relaciones públicas.
d. Administración de la relación con los clientes.
e. Administración de recursos financieros

3) Los objetivos principales de los sistemas ERP son:


a. Optimización de los procesos empresariales.
b. Acceso a información poco confiable y precisa.
c. La posibilidad de compartir información con la competencia
d. Reaccionar rápidamente con los clientes
e. Reducir el personal de análisis de gestión.

4) Una de las características que distingue a un ERP de cualquier otro software


empresarial, es:
a. Desintegrable
b. Adaptable
c. Sutil.
d. Sencillo y simple.
e. Complejo.

5) Antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente


efectuar lo siguiente:
a. Definir el modelo de la SUNAT.
b. Definir el modelo de gestión.
c. Definir la integración del ERP.
d. Definir las el modelo financiero.
e. Definir el modelo contable.

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6) El éxito de la implementación del sistema depende de ____________________


de ERP.
a. La habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del
sistema.
b. La habilidad de los programadores para integrar y consolidar la funcionalidad
del sistema.
c. La habilidad de los diseñadores para integrar y consolidar la funcionalidad del
sistema.
d. La habilidad de los recursos humanos para integrar y consolidar la
funcionalidad del sistema.
e. La habilidad de las configuraciones para integrar y consolidar la funcionalidad
del sistema.

7) No corresponde a los conductores del negocio:


a. Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente.
b. Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.
c. Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente
cambiante.
d. Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y
agilidad.
e. Generación de recursos dimensionales para una mayor satisfacción y agilidad.

8) La _________________________________es un reto actual para las


compañías; y si se logra su buena implementación y mejora continua puede
significar el éxito en la misma.
a. Implementación de un sistema de configuraciones de recursos empresariales
(CRP).
b. Implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales
(ERP).
c. Implementación de un sistema de organización de recursos empresariales
(ORP).
d. Implementación de un sistema de cooperación de recursos empresariales
(COORP).
e. Implementación de un sistema de administración de recursos empresariales
(ARP).

9) Los pilares de un sistema ERB, se apoya en 3 aspectos fundamentales:


a. El producto, los procesos y las personas.
b. El cliente, el mercado y el producto.
c. El cliente, el proveedor y el producto.
d. El proceso, los profesionales y las ventas.
e. Las facturas, la contabilidad y las finanzas.

10) En la metodología para implementar un sistema ERB, lo primero que se


realiza es:
a. La selección del sistema ERB a implementar.
b. La búsqueda de la empresa que realizará el trabajo.
c. Una presentación conjunta del equipo.
d. Armar un plan general del proyecto.
e. Involucrar a que todos organicen sus recursos.

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Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE III:

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de


información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de producción. En la actualidad dentro de los sistemas ERP hay
productos enfocados específicamente de acuerdo a los negocios de cada compañía
comprometidas ya sean en la producción de bienes o servicios. Por lo que un sistema
de planificación de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los
sistemas especializados de gestión,

Los sistemas ERP se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes
integradas en una única aplicación. Las características que distinguen a un ERP de
cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con
modularidad y adaptables. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de
los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento
que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La
propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información
para todo el mundo todo el tiempo".

Un sistema de planificación de recursos empresariales mejora claramente la gestión


de los procesos de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a
mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los
clientes. La implementación de un sistema ERP es por lo general de alto riesgo, ya
que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo.

La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la


inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de
selección se realice con una metodología que se centra en la etapa de selección de la
herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. La
metodología debe organizar el proceso de selección de un ERP para que la empresa
pueda escoger el sistema adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales,
técnicos, factores de capacitación y servicios de mantenimiento.

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99
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Introducción
a) Presentación y contextualización

En esta unidad se ha elegido un sistema ERP de código abierto y disponible en


múltiples plataformas, se trata del software Open ERP. La carga de programación
que contiene este módulo así como su versatilidad hace que sea un buen software
para aprender su aplicación a los diferentes procesos de la gestión comercial.

b) Competencia
Comprende la importancia de un software ERP y su aplicación a diferentes
tipos de empresa.

c) Capacidades

1. Conoce las ventajas y características del software Open ERP y su aplicación


en empresas.
2. Reconoce los módulos de archivos básicos de Open ERP.
3. Comprende la creación Menús y diferentes acciones usando Open ERP.
4. Identifica las relaciones entre diferentes objetos creados con Open ERP.

d) Actitudes

 Muestra interés en aprender y dominar el software open ERP.


 Comparte sus conocimientos del software ERP con sus compañeros.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad:

La Unidad de Aprendizaje 04: Software ERP, comprende el desarrollo de los


siguientes temas:

TEMA 01: Open ERP


TEMA 02: Open ERP: Sistemas de Archivos Básicos.
TEMA 03: Open ERP: Creación de Menús y Acciones.
TEMA 04: Open ERP: Relaciones.

100
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Open TEMA 1
ERP

Competencia:
Conocer las ventajas y características del
software Open ERP y su aplicación en
empresas.

101
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Desarrollo de los Temas
Tema 01: Open ERP

INTRODUCCIÓN

El Open ERP (Enterprise Resource Planning,


ERP por sus siglas en inglés) es un sistema
planeador de recursos empresariales que
permite realizar una gestión integrada de los recursos. Entre sus características están
la contabilidad analítica, contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario,
gestión de ventas y compras, automatización de tareas, campañas de marketing,
ayuda técnica (Helpdesk), y punto de venta, dentro de la construcción misma del
software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los
módulos haciendo la modificación de aprobación y en general de cualquier proceso
adaptable.

En este tema se dará una introducción a los diferentes tipos módulos dependiendo de
necesidades específicas. Para aprender Open ERP se requiere tener conocimiento
previos de Phyton para la construcción de los objetos que componen un módulo,
también es necesario un poco de xml para construir las vistas de los objetos, los flujos
de trabajo y los diferentes procesos de negocio que componen a los módulos.
Se sugiere al estudiante instalar Open ERP en su computadora, comprometerse y
tener voluntad para experimentar. Pero no hay de qué preocuparse: aprender a
implementar Open ERP es de lo más divertido y proporciona una gran satisfacción
cuando se da con la solución correcta.

¿QUÉ ES OPEN ERP?

Open ERP es un sistema planeador de recursos


empresariales o ERP que cubre las necesidades de
las áreas de contabilidad, ventas, compras, y
almacén e inventario, entre otras.

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Open ERP soporta múltiples monedas, múltiples tipos de


compañías y múltiples contabilidades; además incorpora
funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la
colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y
permite trabajar remotamente mediante una interfaz web
desde una computadora conectada a Internet. Tiene
componentes separados en esquema Cliente-servidor.
Dispone de interfaces XML-RPC, y SOAP. Anteriormente se
le conoció como TinyErp. Open ERP es multiplataforma,
funciona sobre Linux y Windows, y la interfaz de usuario está construida sobre la
biblioteca grafica Gtk+, también hay una alternativa construida sobre Qt.
Adicionalmente Open ERP tiene un cliente para ambiente Web llamado Etiny que fue
construido sobre el framework para desarrollo de aplicaciones web TurboGears.

Emplea a Postgresql como Sistema manejador de bases de datos y ha sido


programado con Python, lo cual permite que su adecuación e implantación sea limpia
teniendo un esquema de arquitectura menor que otras soluciones.
Dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de
trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo fácil la modificación de y en
general de cualquier proceso adaptable.

VENTAJAS DE OPEN ERP

Completo
En estos momentos existen más de 300 módulos específicos para distintos sectores
de actividad.
Potente
Open ERP añade en la mayor parte de sus áreas herramientas de análisis y
generación de reportes, con lo que la gestión y visualización de la información se
simplifica.

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Flexible
Las modificaciones y adaptaciones de código a las necesidades de las empresas se
pueden realizar en forma ágil. Por ejemplo: flujos de trabajo (workflows) editables;
reportes personalizados; control de productos y vistas.
Libre
Es un sistema basado en estándares, abierto y ampliamente soportado. Existe una
importante comunidad de desarrolladores que están constantemente fortaleciendo el
proyecto (amplia documentación, foros, cvs, mailing, listas, etc.).

Accesible
Open ERP se suministra bajo licencia GPL, por lo que no se abonan licencias de
adquisición. Ud. sólo paga por los costos de integración y adaptación a las
necesidades de su empresa.

Avanzado técnicamente
Usa doble entrada en la gestión de inventarios.
Soporta múltiples vistas de la contabilidad.
Está preparado para conformar normas ISO9001.
Funciona con bases de datos de objetos.
Utiliza flujos de trabajos flexibles y dinámicos.
Soporta plataformas heterogéneas: Linux, Windows.
Utiliza un esquema de servidor distribuido.

Integración con otros software


Todos los informes de Open ERP se generan en PDF para una perfecta impresión.
También se pueden generar archivos en Word o Excel que después pueden
modificarse antes de ser enviados a un cliente por carta, mail o fax en forma
automática.

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Open ERP se integra con los siguientes softwares comerciales:

• Visualización bajo Adobe Reader (PDF).


• Importación/Exportación de Microsoft Office.
• Exportación a Excel (or CSV).
• Google maps: servidor de aplicaciones de mapas en la web (gratuito).

También existen publicados conectores con software libre como:

• Open Office: La suite ofimática de código abierto desarrollada por Sun


Microsystems/Oracle.
• Mozilla Thunderbird: Cliente de correo electrónico de los creadores de Mozilla
Firefox.
• Jasper Reports (iReport): herramienta de creación de informes Java libre.
• Magento: aplicación de comercio electrónico online.
• Oscommerce: otra aplicación de comercio electrónico online.
• Joomla: gestor de contenidos (integración parcial a través de xml-rpc).
• Spree: software de comercio electrónico para Ruby on Rails.
• Dia UML: software de diagramas para implementación de módulos.

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Open ERP:
Sistemas de TEMA 2
Archivos
Básicos
Competencia:
Reconocer los módulos de archivos básicos
de Open ERP.

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Tema 02: Open ERP: Sistemas de Archivos


Básicos

SISTEMAS DE ARCHIVOS BÁSICO

Todos los módulos open ERP se encuentran encapsulados en la carpeta


OpenERP/server/addon. Para crear un módulo se necesita crear una carpeta con el
nombre del módulo en dicho directorio, dentro de esta carpeta se aloja la lógica del
negocio, un módulo está compuesto por cuatro archivos básicos (algunos módulos son
más robustos):
 Archivo __init__.py
 Archivo __terp__.py
 Archivo <tu_modulo>.py
 Archivo <tu_vista>.xml

Archivo __init__.py
Permite cargar el modulo creado
Archivo __terp__.py
Este archivo contiene un diccionario que describe todos los archivos que se
utilizan en la implementación de un módulo.

DICCIONARIO DESCRIPTOR:

 name : Nombre del modulo


 versión: Versión del modulo
 description: Una descripción del modulo
 autor: Persona o entidad que desarrollo el modulo
 website: Sitio web de la entidad que desarrollo el modulo
 license: Tipo de licencia del módulo
(Predeterminada:GPL2)

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 depends: Lista de módulos de los cuales depende el modulo, el modulo base


es el más usado puesto que en él se definen los datos necesarios para
implementar las vistas, reportes, etc.
 init_xml: Lista de los archivos XML que se cargaran con la instalación del
modulo
 instalable: Determina si un módulo es instalable o no (True o False)
 active: Determina los módulos que son creados en la base de datos.

Archivo <modulo>.py
En este archivo se definen los objetos que componen un módulo en la vista y en la
base de datos, estos objetos tienen atributos predeterminados los cuales son usados e
interpretados por Open ERP.

Atributos predeterminados:
 columns: Este atributo es requerido, en el se definen los campos que se crean
en la tabla de la base de datos y las vistas
 constraints: Permite establecer restricciones a un campo de un objeto
 sql_constraints: Permite establecer restricciones SQL a un campo de un objeto
 defaults: Establece valores predeterminados para un campo
 inherit: Establece la herencia entre los objetos
 name: Este atributo es requerido y pone nombre al objeto creado
 order: Este atributo es usado como resultado de una búsqueda y lectura de
métodos
 rec_name: Nombre del campo que se usa para recursos de búsqueda

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Los objetos en Open ERP contienen campos los


cuales permiten introducir datos en la base de datos,
estos campos van definidos en el atributo columns.
Hay dos tipos de campos, los básicos y los
relacionales, los básicos solos sirven para introducir
datos básicos y los relacionales permiten establecer
relaciones entre los objetos.

Campos básicos:
 Boolean: Bolean (True o False)
Sintaxis:
Fields.boolean(‘Field name’, [, Optional Parameters])
 Integer: Numero entero
Sintaxis:
Fields.integer('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Float: Un numero de punto flotante


Sintaxis:
Fields.float('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Char: Un string de espacio limitado, su longitud es un parámetro requerido


Sintaxis:
Fields.char('Field Name', size=n [, Optional Parameters])
 Text: Un campo de texto sin limite
Sintaxis:
Fields.text('Field Name' [, Optional Parameters]),
 Date: Un dato
Sintaxis:
Fields.date('Field Name' [, Optional Parameters]),

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 Datetime: Permite asignar un dato de tiempo


Sintexis:
Fields.datetime('Field Name' [, Optional Parameters]),
 Binary: Dato binario
 Selection: Esta campo permite seleccionar un dato de varios valores
predeterminados.
Sintaxis:
Fields.selection((('n','Unconfirmed'), ('c','Confirmed')), 'field Name' [, Optional
Parameters])

Campos Relacionales

 one2many: Este campo expresa una relación uno a muchos entre dos objetos,
este campo es obsoleto utilizando una relación many2one

Sintaxis:
Fields.one2one('other.object.name', 'Field Name')
Fields.one2many('other.object.name', 'Field relation id', 'Fieldname', optional
parameter)

Optional parameters:
- invisible: True/False
- states: ?
- readonly: True/False

 many2one: Asocia este objeto con un objeto padre en una relación muchos a
uno, por ejemplo, de muchas marcas de autos existe una que pertenece a un
vehículo en particular
Sintaxis:
Fields.many2one('other.object.name', 'Field Name', optional parameter)

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Optional parameters:
- ondelete: What should happen when the resource this field
points to is deleted.
+ Predefined value: "cascade", "set null", "restrict",
"no action", "set default"
+ Default value: "set null"
- required: True
- readonly: True
- select: True - (creates an index on the Foreign Key field)

 many2many:
Sintaxis:
Fields.many2many('other.object.name', 'relationobject', 'actual.object.id',
'other.object.id', 'Field Name')

Donde:
 other.object.name is the other object which belongs to the relation
 relation object is the table that makes the link
 actual.object.id and other.object.id are the fields’ names used in the
relation table

Ejemplo:
'category_ids': fields.many2many(
'res.partner.category',
'res_partner_category_rel',
'partner_id',
'category_id',
'Categories')

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 one2one: Este campo se encuentra obsoleto porque una relación uno a uno es
realmente una relación muchos a uno (many2one).

Archivo <modulo_view>.xml
Las vistas en Open ERP se dividen en tres; las tree, las form y las graphic, sin
embargo las más utilizadas son las tree y las from y son las que se verán continuación.
Las vistas describen como es mostrado cada objeto. Describe como y donde es
dibujado cada campo de nuestro objeto, existen dos vistas principales:
• Vistas form
• Vistas árbol (tree)

Vistas Form
Distribuyen los campos en una forma o ventana siguiendo ciertos criterios y
personalizaciones. Los campos son distribuidos usando las siguientes reglas:
 Cada campo es precedido por una etiqueta con su nombre
 Los capos son puestos de izquierda a derecha, de acuerdo al orden con que son
declarados en el archivo xml.
 El formato siempre está divido en cuatro espacios ocupados por dos campos
con sus respectivas etiquetas, sin embargo un campo puede usar varias
columnas como es el caso de un campo de relación one2many. También se
puede realizar la operación inversa, tomar varias columnas y dividirlas en varias
columnas.

Vistas Arbol:
Las vistas árbol son usadas como modo de listado la cual nos perímete realizar
búsquedas en la pantalla. Esta vista es simple y solo tiene algunas opciones de
diseño. Los archivos xml que describen las vistas tienen el siguiente formato:
<?xml version="1.0"?>
<openerp>
<data>
[view definitions]
</data>
</openerp>

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La definición de la vista contiene tres tipos de tag:


 <record> un tags con el atributo
model=”ir.ui.view”, que contiene la
definicion de la vista
 <record> un tags con el atributo
model=”ir.actions.act_window”, que
contiene el tipo de acción perteneciente a esa vista
 <menuitem> un tags que crea la entrada en el menu y el vinculo de la
acción.

Elementos de diseño
Existen varios elementos de diseño que nos permiten personalizar las vistas
form y tree de los objetos creados.

• Page: Define una nueva página para el notebook, ejemplo:


<page string="Order Line"> ... </page>:

El atributo string define el número de pagina

• Separator: Agrega una línea de separación en el formato, ejemplo:


<separator string="Links" colspan="4"/>

El atributo string define la etiqueta del separador y el atributo


colspan define su tamaño

• Notebook: Permite distribuir los campos de la vista en diferentes tabs


que van definidos por páginas, ejemplo:

<notebook colspan="4">....</notebook>

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• Group: Permite crear grupos de varias columnas, ejemplo:


<group col="3" colspan="2">
<field name="invoiced" select="2"/>
<button colspan="1" name="make_invoice"
states="confirmed" string="Make Invoice"
type="object"/>
</group>

Parámetros para crear grupos

 colspan: número de columnas para usar


 rowspan: número de filas para expandir o no el
grupo
 col: número de columnas proporcionas (to its
children)
 string: (optional) If set, a frame will be drawn around
the group of fields, with a label containing the string.
Otherwise, the frame will be invisible.

Atributos para los campos (field) dentro de la vista

 select=”1”: Esta marca proporciona un criterio de búsqueda para la vista


árbol, este criterio es un campo del objeto. Cuando su valor es 1
significa que es un criterio.
 colspan=”4”:El numero de columnas por las que se puede extender un
campo
 readonly=”1”: Establece un widget como solo lectura
 invisible=”True”: Oculta el campo y su etiqueta
 password=”True”: Reemplaza la entrada de un campo con un símbolo
“•”
 string=”“: Cambia la etiqueta de un campo. También es usado como
parámetro de búsqueda por la vista árbol.
 domain: puede restringir un dominio

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Example:
domain=”[(‘partner_id’,’=’,partner_id)]”
 widget: puede cambiar un widget.
Example:
widget=”one2many_list”
 one2one_list
 one2many_list
 many2one_list
 many2many
 url
 email
 image
 float_time
 reference

MODELACIÓN DE OBJETOS

Se ha visto que archivos debe tener un módulo básico, a continuación se crea un


objeto dentro del archivo <tu_modulo>.py con fines ilustrativos:
Se crear una carpeta server/addons con el nombre del módulo (motion), adentro se
crean los archivos necesarios para un módulo básico como muestra en la Figura 1:

Figura 1. Archivos básicos

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Archivo motion.py:
1. from osv import fields, osv
2. cimport time
3. class motion_pelicula(osv.osv):
4. name = 'motion.pelicula'
5. description = 'Pelicula'
6. columns = {
7. 'nombre_d' : fields.char('Nombre director', size=30, required=True),
8. 'nombre' : fields.char('Nombre pelicula', size=30, required=True),
9. 'fecha' : fields.date('Fecha de adquisicion', required=True),
10. 'costo_a' : fields.integer('Costo alquiler'),
11. 'costo' : fields.integer('Costo de la pelicula'),
12. 'codigo' : fields.integer('Codigo', required=True),
13. 'numero' : fields.integer('Numero de copias', required=True),
14. }
15. defaults = {
16. 'fecha' : lambda *a : time.strftime("%Y-%m-%d"),
17. }
18. mt.pelicula()

Archivo __terp__.py:
{
"name" : "Peliculas Motion",
"version" : "1.1",
"author" : "Jose Luis",
"category" : "Generic Modules/Human Resources",
"website" : "http://www.deitek.com",
"description": " " "Prueba para aficionados de python" " ",
'author': 'Jose Luis',
'website': 'http://www.deitek.com',
'depends': ['base'],
'init_xml': [ ],
'update_xml': ['vista_view.xml'],
'demo_xml': [ ],
'installable': True,
'active': False,
}

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Archivo __init__.py:
import motion

Implementación de una vista form


Ahora que se ha creado el módulo (motion), ahora se procede a construir la
vista form del objeto:
Código:
<record id="vista_pelicula_form" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.pelicula.form</field>
<field name="model">motion.pelicula</field>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<form string="Peliculas">
<group col="2" colspan="2">
<separator colspan="2" string="Informacion General"/>
<field name="nombre" select="1"/>
<field name="codigo" select="1"/>
<field name="nombre_d" select="1"/>
</group>
<group col="2" colspan="2">
<separator string="Informacion Secundaria"
colspan="2"/>
<field name="fecha"/>
<field name="costo"/>
<field name="numero"/>
<field name="costo_a"/>
</group>
<notebook colspan="4">
<page string="Notas">
<field colspan="4" nolabel="1" name="notas"/>
</page>
</notebook>
</form>
</field>
</record>

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Vista:

Figura 2. Vista form del objeto motion.pelicula

Implementación de una vista tree


Como se vio anterior mente existen dos tipos de vista, las form y las tree (arbol), las
vistas tree son usadas cuando trabajamos en el modo lista y en la máscara de
búsqueda. Estas vistas son más simples que form’s y por lo tanto tiene menos
opciones. El formato para la vista árbol (figura 1) en xml del objeto que se construyo
en el capitulo anterior seria:

Código:
<record id="vista_peliculas_arbol" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.pelicula.tree</field>
<field name="model">motion.pelicula</field>
<field name="type">tree</field>
<field name="arch" type="xml">
<tree string="Peliculas">
<field name="nombre"/>
<field name="codigo"/>
<field name="nombre_d"/>
</tree>
</field>
</record>

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Vista:

Figura 3. Vista tree del objeto motion.pelicula

Como se puede observar es muy similar al formato de la vista form, solo


cambia su extensión .tree. Esta vista es más sencilla.
Se debe tener en cuenta que aún no puede acceder a las vistas debido a que
aún no se han configurado los menús y sus acciones por lo que las figuras nos
simplemente ilustrativas.

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Open ERP:
Creación TEMA 3
de Menús
y
Acciones
Competencia:
Comprender la creación Menús y diferentes
acciones usando Open ERP.

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Tema 03: Open ERP: Creación de Menús Y


Acciones

CREACIÓN DE MENÚS Y ACCIONES


Menús

Los menús en Open ERP poseen las siguientes


características:
Id: Todos los menús necesitan un id para poder
ser identificados por Open ERP dentro de la tabla
de item’s
Name: Especifica la posición jerárquica y el
nombre del menú o entrada
Action: Identifica la acción asociada al menú (este campo no es obligatorio)
Icon: Especifica el icono que será utilizado por el menú

Los iconos disponibles son:


STOCK_ABOUT, STOCK_ADD, STOCK_APPLY, STOCK_BOLD,
STOCK_CANCEL, STOCK_CDROM, STOCK_CLEAR, STOCK_CLOSE,
STOCK_COLOR_PICKER, STOCK_CONNECT, STOCK_CONVERT,
STOCK_COPY, STOCK_CUT, STOCK_DELETE,
STOCK_DIALOG_AUTHENTICATION, STOCK_DIALOG_ERROR,
STOCK_DIALOG_INFO, STOCK_DIALOG_QUESTION,
STOCK_DIALOG_WARNING,

STOCK_DIRECTORY, STOCK_DISCONNECT, STOCK_DND,


STOCK_DND_MULTIPLE, STOCK_EDIT, STOCK_EXECUTE,
STOCK_FILE, STOCK_FIND, STOCK_FIND_AND_REPLACE,
STOCK_FLOPPY, STOCK_GOTO_BOTTOM,
STOCK_GOTO_FIRST, STOCK_GOTO_LAST,
STOCK_GOTO_TOP, STOCK_GO_BACK,
STOCK_GO_DOWN, STOCK_GO_FORWARD,

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STOCK_GO_UP, STOCK_HARDDISK,

STOCK_HELP, STOCK_HOME, STOCK_INDENT, STOCK_INDEX,


STOCK_ITALIC, STOCK_JUMP_TO, STOCK_JUSTIFY_CENTER,
STOCK_JUSTIFY_FILL, STOCK_JUSTIFY_LEFT, STOCK_JUSTIFY_RIGHT,
STOCK_MEDIA_FORWARD, STOCK_MEDIA_NEXT,
STOCK_MEDIA_PAUSE, STOCK_MEDIA_PLAY,
STOCK_MEDIA_PREVIOUS, STOCK_MEDIA_RECORD,
STOCK_MEDIA_REWIND, STOCK_MEDIA_STOP,
STOCK_MISSING_IMAGE, STOCK_NETWORK, STOCK_NEW, STOCK_NO,
STOCK_OK, STOCK_OPEN, STOCK_PASTE, STOCK_PREFERENCES,

STOCK_PRINT, STOCK_PRINT_PREVIEW, STOCK_PROPERTIES,


STOCK_QUIT,STOCK_REDO, STOCK_REFRESH, STOCK_REMOVE,
STOCK_REVERT_TO_SAVED, STOCK_SAVE, STOCK_SAVE_AS,
STOCK_SELECT_COLOR, STOCK_SELECT_FONT,
STOCK_SORT_ASCENDING, STOCK_SORT_DESCENDING,
STOCK_SPELL_CHECK, STOCK_STOP, STOCK_STRIKETHROUGH,
STOCK_UNDELETE, STOCK_UNDERLINE, STOCK_UNDO,
STOCK_UNINDENT, STOCK_YES, STOCK_ZOOM_100,
STOCK_ZOOM_FIT, STOCK_ZOOM_IN, STOCK_ZOOM_OUT, terp-account,
terp-crm, terp-mrp, terp-product, terp-purchase, terp-sale, terp-tools, terp-
administration, terp-hr, terp-partner, terp-project, terp-report, terp-stock

Groups: Especifica los grupos que pueden ver el menú


Sintaxis para un menú:
<menuitem id="menuitem_id"
name="Position/Of/The/Menu/Item/In/The/Tree"
action="action_id"
icon="NAME_FROM_LIST"
groups="groupname"
sequence="<integer>"/>

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Para la vista creada anteriormente se agrega un menú raíz, Figura 3, con las
siguientes líneas:
<menuitem icon="STOCK_MEDIA_PLAY"
id="menu_raiz_motion"
name="Motion Peliculas"/>

Y los submenús (figura 3):


<menuitem id="menu_motion_reporte"
name="Reportes"
parent="motion.menu_raiz_motion"/>
<menuitem
id="menu_motion_peli"
name="Peliculas"

Vista:

Acciones
Las acciones determinan el comportamiento del sistema en respuesta a las acciones
de usuario, las tipos de acciones son:

Window: Abren una nueva ventana


Report: Imprimen un reporte
Custom Report: Personaliza los reportes
Wizard: Iniciar un Wizard
Execute: Ejecutar un método del lado del servidor
Group: Reúne algunas acciones en un grupo

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A continuación se construye una nueva acción para la vista form y tree del objeto
motion.pelicula que creara la entrada para el formulario.
Acciones Form:
<record id="abrir_vista_nueva_pelicula" model="ir.actions.act_window">
<field name="name">Nueva pelicula</field>
<field name="res_model">motion.pelicula</field>
<field name="view_type">form</field>
<field name="view_mode">form,tree</field>
</record>

Enlace entre la acción y el submenú:


<menuitem
action="abrir_vista_nueva_pelicula"
id="menu_abrir_vista_nueva_pelicula"
parent="menu_motion_peli"/>
parent="motion.menu_raiz_motion"/>

Enlace entre la acción y el submenú:


<menuitem
action="abrir_vista_nueva_pelicula"
id="menu_abrir_vista_nueva_pelicula"
parent="menu_motion_peli"/>
parent="motion.menu_raiz_motion"/>
Acciones Tree:
<record id="abrir_vista_peliculas_arbol" model="ir.actions.act_window">
<field name="name">Todas las peliculas</field>
<field name="res_model">motion.pelicula</field>
<field name="view_type">tree</field>
<field name="view_mode">tree,form</field>
<field name="view_id" ref="vista_peliculas_arbol"/>
<field name="domain">[]</field>
</record>

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Enlace entre la acción y el submenú:

<menuitem
action="abrir_vista_peliculas_arbol"
id="menu_abrir_vista_peliculas_arbol"
parent="menu_motion_peli"/>

Archivo motion_view.xml:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>


<openerp>
<data>
<menuitem icon="STOCK_MEDIA_PLAY"
id="menu_raiz_motion"
name="Motion Peliculas"/>
<menuitem
id="menu_motion_reporte"
name="Reportes"
parent="motion.menu_raiz_motion"/>
<menuitem
id="menu_motion_peli"
name="Peliculas"
parent="motion.menu_raiz_motion"/>
<record id="vista_pelicula_form" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.pelicula.form</field>
<field name="model">motion.pelicula</field>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<form string="Peliculas">
<group col="2" colspan="2">
<separator colspan="2" string="Informacion General"/>
<field name="nombre" select="1"/>
<field name="codigo" select="1"/>
<field name="nombre_d" select="1"/>

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</group>
<group col="2" colspan="2">
<separator string="Informacion Secundaria" colspan="2"/>
<field name="fecha"/>
<field name="costo"/>
<field name="numero"/>
<field name="costo_a"/>
</group>
<notebook colspan="4">
<page string="Notas">
<field colspan="4" nolabel="1" name="notas"/>
</page>
</notebook>
</form>
</field>
</record>

<record id="abrir_vista_nueva_pelicula" model="ir.actions.act_window">


<field name="name">Nueva pelicula</field>
<field name="res_model">motion.pelicula</field>
<field name="view_type">form</field>
<field name="view_mode">form,tree</field>
</record>
<menuitem
action="abrir_vista_nueva_pelicula"
id="menu_abrir_vista_nueva_pelicula"
parent="menu_motion_peli"/>
<record id="vista_peliculas_arbol" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.pelicula.tree</field>
<field name="model">motion.pelicula</field>
<field name="type">tree</field>
<field name="arch" type="xml">
<tree string="Peliculas">
<field name="nombre"/>
<field name="codigo"/>

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<field name="nombre_d"/>
</tree>
</field>
</record>
<record id="abrir_vista_peliculas_mi_lista" model="ir.actions.act_window">
<field name="name">All Peliculas</field>
<field name="res_model">motion.pelicula</field>
<field name="view_type">form</field>
<field name="view_mode">tree,form</field
<field name="domain">[]</field>
</record>
<menuitem
action="abrir_vista_peliculas_mi_lista"
id="menu_abrir_vista_peliculas_arbol"
parent="menu_motion_peli"/>
</data>
</openerp>

NOTA: Para probar módulos nuevos en Open ERP se debe reiniciar el servidor, el
programa se encuentra localizado en la carpeta server/service. Después de realizar
esto se debe actualizar la lista de modulo, finalmente se instala el modulo. En la
versión 5.0.7 es posible actualizar la lista de módulos sin reiniciar el servidor.

HERRAMIENTAS DE MODELADO (DIA UML)

DIA es un programa de propósito general para la creación de diagramas, desarrollada


como parte del proyecto GNOME bajo licencia GPL. Está concebido de forma modular,
con diferentes paquetes de formas para diferentes necesidades.
Se puede utilizar para dibujar diferentes tipos de diagramas. Actualmente se incluyen
diagramas entidad-relación, diagramas UML, diagramas de flujo, diagramas de redes,
diagramas de circuitos eléctricos, etc. Nuevas formas pueden ser fácilmente
agregadas, dibujándolas con un subconjunto de SVG e incluyéndolas en un archivo
XML.

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El formato para leer y almacenar gráficos es XML


(comprimido con gzip, para ahorrar espacio). Puede
producir salida en los formatos EPS, SVG y PNG.
También conviene recordar que DIA, gracias al paquete
dia2code, puede generar el esqueleto del código a
escribir, si utilizáramos con tal fin un UML.
Esta herramienta también puede generar módulos Open ERP agregando el plugin
(codegen_openerp.py) que permite exportar diagramas de clases.

INSTALACIÓN DE DIA UML


• Instalar Phyton2.3 o Phyton2.4
• Descargar alguna de las últimas versiones de Dia con soporte para Python
• Agregar el complemento para Python durante la instalación de Dia
• Descargar el plugin codegen_openerp.py y descomprimirlo en la carpeta C:\Archivos
de programa\Dia o donde tengas instalado DIA. Puedes descargar el plugin del grupo
de google: http://groups.google.com.co/group/openerp

MODELADO DE CLASES
Como se explicó anteriormente es muy útil utilizar DIA para crear módulos Open ERP,
debido a que el plugin genera todos los componentes básicos de un módulo, si se
desean crear reportes, flujos de trabajo o métodos para las clases se debe añadir el
código y realizar todos los cambios pertinentes. De tal manera que para explicar un
poco el manejo de DIA se creara el modulo “motion” que se venía trabajando
anteriormente:
Primero se debe configurar DIA para utilizar diagramas UML como muestra la Figura 1

Figura 1. Selección de diagramas UML para trabajar con clases

128
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Se debe arrastra el icono de las clases agregando


todas las que sean necesarias, en la Figura 2 se
muestra la ventana donde deben ir la configuración
de la clase, atributos, operaciones, plantillas y
estilo. Para crear módulos solo se necesitan los
atributos. El nombre de la clase debe ser genérico
y sin mayúsculas, en Open ERP se utiliza el punto para indicar pertenencia
entre el modulo y sus clases (relaciones de clases), El estereotipo es el menú
donde aparecerá nuestro objeto, adicionalmente se pueden agregar
comentarios que permite documentar nuestro código.

Figura 2. Asignando nombre y estereotipos de una clase

Después de bautizar nuestra clase se procede a agregar los atributos como


muestra la figura 3, son simplemente los campos del diccionario columns.

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Figura 3. Campos del atributo _columns

Se puede agregar (no es necesario) relaciones entre nuestras clase como muestra
la figura 4.

Figura 4. Relaciones entre clases

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Se debe exportar el diagrama como un modulo Open ERP como muestra la


figura 5

Figura 5. Exportación de un diagrama como modulo Open ERP

NOTA:

Algunas veces se debe revisar el código generado por Dia, debido a que se puede
generar el código en desorden, por ejemplo en una relación many2one primero debe
existir la clase relacionada antes de crear la relación. En nuestro caso primero debe
existir motion.genero y después motion.pelicula, también es aconsejable reiniciar Dia
cuando se haga la exportación debido a que se ha identificado un error cuando se han
realizado más de una exportación ya que se replica el código (este error puede ser
corregido en versiones posteriores por lo que esta nota puede no ser necesaria en
algunos casos).

131
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Finalmente se puede instalar el modulo importando desde Open ERP como


muestra la figura 6.

Figura 6. Importación de módulos en Open ERP

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Open TEMA 4
ERP:
Relaciones
Competencia:
Identificar las relaciones entre diferentes
objetos creados con Open ERP.

133
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Tema 04: Open ERP: Relaciones

RELACIONES
Como se explico en el sistema de archivos los
objetos pueden establecer relaciones entre sí por
medio de uno o varios campos del atributo
columnas. En este tema se mostrará algunos
ejemplos en el modulo que se viene trabajando.

RELACIÓN many2one
Se empieza por establecer un objeto relacionado con una película, en este caso el
género de la película, de muchos géneros hay una que pertenece a la película (una
película puede estar relacionada con varios géneros de varias formas, sin embargo
esto depende del punto de vista), por lo tanto es una relación many2one:

Archivo motion.py:
1. from osv import fields, osv
2. cimport time
3. class motion_genero(osv.osv):
4. name = 'motion.genero'
5. desciption = 'Genero'
6. columns = {
7. 'name':fields.char('Codigo',size=30,required=True)
8. 'gen' : fields.char('Genero', size=30,
required=True),
}
9. sql_constraints = [
10. ('name_uniq', 'unique (name)',
11. 'El nombre del codigo debe ser unico !'),
12. ('gen_uniq', 'unique (gen)',
13. 'El nombre del genero debe ser unico !')

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14. motion_genero()
15. class motion_pelicula(osv.osv):
16. name = 'motion.pelicula'
17. description = 'Pelicula'
18. columns = {
19. 'nombre_d' : fields.char('Nombre director',
size=30
20. , required=True),
21. 'nombre' : fields.char('Nombre pelicula', size=30,
22. required=True),
23. 'fecha' : fields.date('Fecha de adquisicion',
24. required=True),
25. 'costo_a' : fields.integer('Costo alquiler'),
26. 'costo' : fields.integer('Costo de la pelicula'),
27. 'codigo' : fields.integer('Codigo', required=True),
28. 'numero' : fields.integer('Numero de copias',
29. required=True),
30. 'gen' : fields.many2one('motion.genero',’Genero’,
31. required=True),
32. }
33. defaults = {
34. 'fecha' : lambda *a : time.strftime("%Y-%m-%d"),
35. }
36. mt.pelicula()

Vista del objeto relacionado:


<record id="vista_genero_arbol" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.genero.tree</field>
<field name="model">motion.genero</field>
<field name="type">tree</field>
<field name="arch" type="xml">
<tree string="Genero">
<field name="gen"/>
<field name="name"/>
</tree>
</field>

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</record>
<record id="vista_genero_vista" model="ir.ui.view">
<field name="name">motion.genero.form</field>
<field name="model">motion.genero</field>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<form string="Genero">
<field name="gen" select="1"/>
<field name="name" select="1"/>
</form>
</field>
</record>
<record id="accion_genero" model="ir.actions.act_window">
<field name="name">Genero</field>
<field name="type">ir.actions.act_window</field>
<field name="res_model">motion.genero</field>
<field name="view_type">form</field>
</record>

Nota: Agregar el anterior código a archivo xml de la vista original (El menú ya
se encuentra creado*), también se puede agregar la línea; <field
name="genero"/>, a la vista del formulario de las películas.

RELACIÓN one2many
Para la relación one2many es la contraria a la
many2one, esto significa que hay muchos objetos
que tienen relación con uno en específico. Se
mostrara un ejemplo; suponga que un cliente de
películas quisiera ver cuántas películas tiene
alquiladas, debe aparecer entonces listadas estas películas en la vista de un
usuario, el modelo está representado por el diagrama de clases de la figura 7.

136
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Figura 7. Relación one2many entre la clase motion.cliente y motion.pelicula

HERENCIA

Herencia de objetos
En Open ERP existen tres tipos de herencia, herencia por prototipo, por extensión y
por delegación (herencia múltiple), todas son completamente diferentes y constituyen
una gran herramienta para el desarrollo de los módulos en Open ERP.

137
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En la herencia por prototipo y por extensión se debe agregar el siguiente atributo:


_inherit='object.name'
Donde “object.name” es el objeto del cual se hereda. Veamos los tipos de herencia:
Herencia por extensión
Al igual que en programación orientada a objetos el olas nuevas clases
creadas heredan los atributos y los métodos de la superclase padre, sin
embargo la diferencia radica en que el objeto afectado es el padre y no el hijo,
ejemplo:

class res_partner(osv.osv):
name = 'res.partner'
inherit="res.partner"
columns = {
'codEmpresaCliente': fields.integer('Codigo Empresa Cliente',size=4),
'nit': fields.char('NIT',size=10),
'ciudades_cod_dane_ciudad': fields.integer('Codigo de Ciudades',size=3),
'dv': fields.integer('Digito de Verificacion',size=3),
'tel1': fields.char('Telefono 1',size=16),
'tel2': fields.char('Telefono 2',size=16),
'cel': fields.char('Celular',size=16),
'email': fields.char('Email',size=100),
'fax': fields.char('FAX',size=100),
'direccion': fields.char('Direccion',size=200),
'autoretenedor': fields.boolean('Autoretenedor'),
'granContribuyente': fields.boolean('Gran Contribuyente'),
'diponibilidad': fields.boolean('Disponibilidad'),
'es_empleado': fields.boolean('Es Empleado'),
}
res_partner()

En el anterior ejemplo se puede observar el uso del campo “_inherit”, el cual especifica
la superclase de la cual se hereda.

138
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Es importante apreciar que el campo “_name” tiene el mismo valor que el campo
“_inherit”, sin embargo el nombre general de la clase puede ser dife-rente o igual a la
clase original sin afectar el resultado de la operación (heren-cia). Con la herencia
establecida se especifica que los nuevos campos del atributo “_columns” creados en la
nueva clase podrán ser vistos en las vistas form y tree de la clase original
(superclase), En el ejemplo todos los campos serán agregados a la superclase, cabe
resaltar que para que los campos sean visibles en la vista se debe heredar la vista de
la superclase en el archivo <modulo_view>. xml y agregar estos campos. Las figura 8
muestra la vista antes y la figura 9 después de la herencia.

Figura 8. Vista web del objeto res.partner antes de instalar la


herencia

139
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Figura 9. Vista web del objeto res.partner después de instalar el


modulo que contiene la herencia.

Herencia por prototipo

En este tipo de herencia la diferencia radica en que la nueva clase “copia” todos los
atributos y métodos de su padre (superclase), ejemplo:

class other_material(osv.osv):
name = 'other.material'
inherit = 'network.material'
columns = {
'manuf_warranty': fields.boolean('Manufacturer warranty?'),
}
defaults = {
'manuf_warranty': lambda *a: False,
}
other_material()

En este ejemplo el campo “_inherit ” y ”_name ” son diferentes debido a que la


tabla (el objeto nuevo) es el que está operando y no su padre, por lo tanto sus
atributos y métodos no serán reconocidos en las vistas de la superclase.

140
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Herencia por delegación

La herencia por delegación es parecida a la herencia múltiple de c++, en este


caso el objeto heredad de múltiples tablas, la técnica cosiste en agregar una
columna a la tabla al objeto heredado. Estas columnas guardaran una clave
foranea (id de otra tabla). Ejemplo:
class tiny_object(osv.osv)
name = 'tiny.object'
table = 'tiny_object'
inherits = {
'tiny.object_a': 'object_a_id',
'tiny.object_b': 'object_b_id',
... ,
'tiny.object_n': 'object_n_id'
}
(...)
Los valores “object_a_id”, “object_b_id”, “object_n_id” son de tipo string y
deter-mina el titulo de las columnas las cuales son las claves foráneas de “ti-
ny.object_a”,… “tiny.object_n” que son guardadas.40
El objeto “tiny.object” hereda todos las columnas y métodos de los n objectos
“ti-ny.object_a”,… “tiny.object_n”.

Herencia de vistas
Cuando se crean objetos heredades a veces es necesario modificar la vista del
objeto por lo tanto es necesario heredar también la vista de la superclase, así
se puede agregar, quitar o modificar los campos que se deseen. Ejemplo:
<record model="ir.ui.view" id="view_partner_form">
<field name="name">res.partner.form.inherit</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<notebook position="inside">
<page string="Relations">

141
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<field name="relation_ids" colspan="4" nolabel="1"/>


</page>
</notebook>
</field>
</record>

Es posible anexar o editar el contenido de un tag. Los tag tienen algunos atributos que
permiten especificar la posición en la cual se desean hacer modificaciones, en el
ejemplo se agrega una página a la vista “res.partner.form” en el modulo base.
Se pueden utilizar los siguientes valores para indicar la posición:

 inside (default): Este valor indica que se anexara un tag dentro.


 after: Se agrega un contenido después del tag
 before: Se agregara un contenido después del tag
 replace: Se remplazara el contenido de un tag

Ejemplos de herencias de vistas

 Ejemplo:
<record model="ir.ui.view" id="view_partner_form1">
<field name="name">res.partner.form.inherit1</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<page string="Extra Info" position="replace">
<field name="relation_ids" colspan="4" nolabel="1"/>
</page>
</field>
</record>

142
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Reemplazara el contenido de la pagina “Extra info” por el campo “relation_ids”.

 Ejemplo:

<record model="ir.ui.view" id="view_partner_form2">


<field name="name">res.partner.form.inherit2</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<field name="lang" position="replace"/>
</field>
</record>
Elimina un campo de la vista form mediante el argumento “replace”

 Ejemplo:
<record model="ir.ui.view" id="view_partner_form3">
<field name="name">res.partner.form.inherit3</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<field name="lang" position="before"/>
<field name="relation_ids"/>
</field>
</record>

Agrega el campo “relation_ids” antes del campo especificado “lang”

143
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 Ejemplo:
<record model="ir.ui.view" id="view_res_partner_form">
<field name="name">res.partner.form</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<page string="General" position="before">
<page string="Informacion General">
<field name="cod_empresa_cliente" select="1"/>
<field name="nit" select="2"/>
<field name="dv" select="0"/>
<field name="tel1" select="0"/>
<field name="tel2" select="0"/>
<field name="cel" select="0"/>
<field name="email" select="0"/>
<field name="fax" select="0"/>
<field name="direccion" select="0"/>
<field name="es_empleado" select="0"/>
<field name="desponi" select="0"/>
<field name="gran_contribuyente" select="0"/>
<field name="autoretenedor" select="0"/>
</page>
</page>
</field>
</record>

En este ejemplo se crea una nueva página antes de la página general

144
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 Ejemplo:
<record model="ir.ui.view" id="view_partner_form3">
<field name="name">res.partner.form.inherit4</field>
<field name="model">res.partner</field>
<field name="inherit_id" ref="base.view_partner_form"/>
<field name="type">form</field>
<field name="arch" type="xml">
<field name="lang" position="after"/>
<field name="relation_ids"/>
</field>
</record>

Agrega el campo “relation_ids” después del campo “lang”

145
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Lecturas Recomendadas
 OPEN ERP: CASOS DE ÉXITO
http://www.openerpsite.com/casos-de-exito-erp-openerp-espana

 GESTIÓN DE CASOS Y SOLICITUDES


http://www.openerpspain.com/gestion-de-casos-y-solicitudes

 TUTORIAL BÁSICO DE ERP


http://www.openerpspain.com/descargas/open_erp_tutorial_basico.pdf

Actividades y Ejercicios

1. En un documento en Word elabora una síntesis de las


ventajas de implementar Open ERP en las Pymes. Evalúa su
implementación en Tres Pymes peruanas exitosas.
Envíalo a través de "Procedimientos Contables".

2. Ingresa al link "Módulos y Procesos" lee atentamente las


indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio.
Considera una empresa del rubro joyería, utiliza DIA para
crear diferentes módulos open ERP que requiera esta
empresa. Crea dos módulos relacionados con dos procesos
en las operaciones de la joyería y envía tu trabajo en un
documento en Word, el cual debe contener los códigos Open
ERP así como los pasos realizados en DIA para visualizar los
módulos creados.

3. Ingresa al link "Procesos y Códigos" lee atentamente las


indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio.
Presente la implementación de los principales módulos de
gestión empresarial a una empresa del rubro de exportación
de espárragos, utilizando el software open ERP. Explica en
detalle los procesos en cada módulo, muestra los códigos
usados y evalúa su aplicación.

146
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Autoevaluación
1) Open ERP, tiene entre sus módulos:
a. Gestión de ventas y compras.
b. Gestión de aduanas.
c. Gestión de importación y exportación.
d. Gestión de movilidad.
e. Gestión de transporte.

2) Open ERP, es multiplataforma, lo cual significa que puede implementarse:


a. En diferentes sistemas operativos.
b. Multidiscos de base de datos.
c. En diversas plataformas de programación.
d. Solo en windows.
e. Para empresas divididas en plataformas.

3) Una de las ventajas de Open ERP es:


a. Simple
b. Popular
c. Libre.
d. Ingenioso
e. Compacto

4) En Open ERP, cada módulo está compuesto de:


a. 5 archivos básicos
b. 4 archivos básicos
c. 3 archivos básicos
d. 2 archivos básicos
e. 1 archivo básico

5) La forma de visualizar open ERP, se encuentra en el archivo básico:


a. Archivo __init__.py,
b. Archivo __terp__.py,
c. Archivo <modulo>.py
d. Archivo <modulo_view>.xml.
e. Archivo __visualizart__.py.

147
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6) Todos los menús en open ERP, tiene las siguientes características:


a. Un ID, Name, Action y Icon.
b. Un Name, Action, Tag y Icon.
c. Un Name, Icon y Terp
d. Un Init, Terp y vizulaxart
e. Un View, iIcon y Action.

7) DIA es un programa de propósito general para:


a. La creación de Diagramas.
b. La creación de Ventanas
c. Cargar Open ERP
d. Navegar a través de las ventanas creadas
e. Navegar por el menú

8) La RELACIÓN many2one establece una relación entre los objetos del tipo:
a. Uno a todos.
b. Uno a Uno.
c. Algunos a todos.
d. Todos a uno.
e. Todos a Ninguno.

9) La RELACIÓN one2many establece una relación entre los objetos del tipo:
a. Todos a uno.
b. Uno a todos.
c. Uno a Uno.
d. Algunos a todos.
e. Todos a Ninguno.

10) En Open ERP existen tres tipos de herencia:


a. Mono, bi y multiple.
b. El cliente, el mercado y el producto.
c. El cliente, el proveedor y el producto.
d. Por prototipo, Multiple y Por cliente.
e. Por prototipo, por extensión y delegación

148
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Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE IV:

El Open ERP es un sistema ERP que permite realizar una gestión integrada de los
recursos de una empresa. Entre sus características están la contabilidad analítica,
contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario, gestión de ventas y compras,
automatización de tareas, campañas de marketing, ayuda técnica, y punto de venta,
dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de
trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo la modificación de aprobación
y en general de cualquier proceso adaptable.

Todos los módulos open ERP se encuentran encapsulados en la carpeta


OpenERP/server/addon. Para crear un módulo se necesita crear una carpeta con el
nombre del módulo en dicho directorio, dentro de esta carpeta se aloja la lógica del
negocio, un módulo está compuesto por cuatro archivos básicos: Archivo __init__.py,
Archivo __terp__.py, Archivo <tu_modulo>.py y Archivo <tu_vista>.xml.

Los menús en Open ERP poseen las siguientes características: ID (identificador),


Name (posisicón jerarquica), Action (Identifica la acción asociada al menú) y Icon
(Icono del menú). DIA es un programa de propósito general para la creación de
diagramas. Se puede utilizar para dibujar diferentes tipos de diagramas. Actualmente
se incluyen diagramas entidad-relación, diagramas UML, diagramas de flujo,
diagramas de redes, diagramas de circuitos eléctricos, etc.

Los objetos creados en Open ERP pueden establecer relaciones entre sí por medio de
uno o varios campos del atributo columns. Existen dos tipos de relaciones básicas:
Relación many2one y Relación one2many. Las Herencias entre los objetos creados
pueden ser de tres tipos: por prototipo, por extensión y delegación.
.

149
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Glosario
 BASE DE DATOS: Conjunto de información almacenada y accesible de forma
sistemática a varios usuarios. Suele admitir la selección de acceso aleatorio y
múltiples vistas o niveles de abstracción de los datos. Se divide normalmente en
registros, y estos, a su vez, en campos.

 CLIENTE: El cliente es una aplicación informática o un computador que consume


un servicio remoto en otro computador, conocido como servidor, normalmente a
través de una red de telecomunicaciones.

 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM):Sistemas de gestión para


optimizar la relación de una compañía con sus compradores. El manejo de clientes
es comprendido a nivel empresarial como una instancia medular que seguramente
definirá la suerte de un negocio

 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): Conjunto de información almacenada y


accesible de forma sistemática a varios usuarios. Suele admitir la selección de
acceso aleatorio y múltiples vistas o niveles de abstracción de los datos. Se divide
normalmente en registros, y estos, a su vez, en campos.

 SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT (SRM): Esta expresión hace referencia al


manejo de la relación con proveedores e incluye los diferentes procesos
vinculados a la instancia de compra, ya sea de materias primas, insumos para
consumo interno de una compañía, suministros, o bienes que integrarán un stock,
entre otros ejemplos.

 PYME: Este es el acrónimo utilizado para referirse a las “pequeñas y medianas


empresas”. Aunque es un concepto sumamente establecido, los parámetros que
permiten encuadrar o no a una compañía dentro de esta denominación varían
según las regiones u organismos competentes.

150
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Fuentes de Información
BIBLIOGRÁFICAS:

KENNETH E. KENDALL, JULIE E. KENDALL, Análisis y Diseño Sistemas,


Edición 6, Pearson Educación, 2011.

KENNETH LAUDON, JANE, Sistemas de Información Gerencial: Organización y


Tecnología de la Empresa Conectada En Red, Edición 8, Pearson Educación,
2010.

MARCELO LÓPEZ TRUJILLO, JORGE IVÁN CORREA OSPINA, Planeación


Estratégica de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información. Universidad
de Caldas, 2010.

JOSÉ JOAQUÍN LOPEZ HERMOSO, Informática Aplicada a la Gestión de


Empresas, Biblioteca de economía y finanzas, ESIC Editorial, 2009.

ELECTRONICAS:

 Sistema ERP
http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf

 Tutorial básico de open ERP


http://www.openerpspain.com/descargas/open_erp_tutorial_basico.pdf

 Planificación de recursos empresariales (ERP)


http://www.erp.com.mx/Contenido/Noticias/ERP.pdf

 Sistema de información gerencial, Kenneth C., Laudon.


http://ellibrolibre.com.ar/descargas/laudon.pdf

151
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Solucionario

1. A 1. D

2. B 2. C

3. C 3. B

4. E 4. A

5. E 5. E

6. C 6. C

7. C 7. A

8. B 8. B

9. A 9. D

10. B 10. A

1. A 1. A

2. C 2. A

3. E 3. C

4. B 4. B

5. B 5. D

6. A 6. A

7. D 7. A

8. B 8. D

9. A 9. B

10. C 10. E

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