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Importancia y Ejemplo
Por
Teofilo Sy Corvo
Asumiendo que la alta gerencia ha preparado un plan estratégico y la gerencia media un plan
táctico, la gerencia baja debe tener una idea clara de lo que se está tratando de conseguir.
Solo se tiene que elaborar un plan operativo detallado para hacerlo realidad.
El plan puede incluir un análisis de contribución para determinar qué procesos se requieren
para incrementar las ganancias. Esto podría implicar concentrarse en vender los productos
Premium o reducir los costos variables.
Índice [Ocultar]
1 Características
o 1.1 Limitado a divisiones específicas
o 1.2 Detallado
o 1.3 Plazos cortos
o 1.4 Realizado por el departamento que lo aplicará
o 1.5 Presupuesto operativo
2 Contenido de un plan operativo
o 2.1 Qué
o 2.2 Quién
o 2.3 Cuándo
o 2.4 Cuánto
3 Categorías
o 3.1 Planes de uso único
o 3.2 Planes continuos
4 Importancia
5 Ejemplo
6 Referencias
Características
Limitado a divisiones específicas
El plan operativo se limita a una sola parte de la organización. Por ejemplo, una gran
corporación (plan estratégico) tiene una división de fabricación (plan táctico) que produce los
productos A, B y C.
Cada uno de estos productos se fabrica por separado en plantas diferentes, administradas por
distintos gerentes de planta, quienes preparan su plan operativo por separado.
Por tanto, el plan operativo es creado por la gerencia de bajo nivel de una unidad
perteneciente a una división del negocio.
Detallado
Incluye planes específicos para las actividades y procesos de bajo nivel y del día a día que
respaldarán y habilitarán el plan táctico. Es extremadamente detallado (quién, qué, dónde y
cuándo).
Plazos cortos
Debe establecer las actividades y presupuestos para cada área de la organización durante los
próximos 1 a 3 años. Vinculan el plan táctico con las actividades que la organización realizará
y los recursos necesarios para realizarlas.
La planeación operativa describe hitos, condiciones para el éxito y explica cómo (o qué parte
de) un plan táctico se pondrá en funcionamiento durante un período operativo dado.
Presupuesto operativo
Está basado y justificado por el requerimiento de un presupuesto operativo anual. Por tanto,
un plan estratégico de cinco años requeriría comúnmente de cinco planes operativos, cuya
base son cinco presupuestos operativos.
El plan operativo es tanto el primer como último paso en la preparación del presupuesto
operativo. Como primer paso, provee un plan para la asignación de recursos; como último
paso, el plan operativo puede ser modificado para reflejar decisiones políticas o cambios
financieros hechos durante el proceso de desarrollo del presupuesto.
Estos planes y presupuestos deben considerarse documentos vivos y deben revisarse para
reflejar los cambios. Su verificación periódica es la clave para su sostenibilidad.
Al igual que un plan táctico, un plan operativo aborda cuatro preguntas: ¿dónde nos
encontramos ahora?, ¿dónde queremos estar?, ¿cómo llegaremos allí? y ¿cómo medimos
nuestro progreso?
– Objetivos claros.
– Normas de calidad.
– Resultados deseados.
– Calendarios de implementación.
El plan operativo presenta información altamente detallada destinada a las personas que
realizarán las tareas diarias requeridas en la administración de la organización.
La gerencia y el personal deben consultar frecuentemente el plan operativo para llevar a cabo
su trabajo diario.
Qué
Las actividades y tareas que deben llevarse a cabo.
Quién
Las personas que tienen la responsabilidad de cada una de las actividades.
Cuándo
Los plazos en los cuales las actividades deben completarse.
Cuánto
La cantidad de recursos financieros proporcionados para completar cada actividad.
Categorías
El plan operativo se puede dividir en dos categorías:
Un ejemplo de esto es cuando una empresa tiene un evento único especial que se avecina.
Pueden tener un plan de un solo uso para cubrir todo lo relacionado con este evento, tal como
reducir costos durante el próximo año.
Planes continuos
Se transfieren a futuros períodos y se modifican según sea necesario. Se desarrollan para
actividades que ocurren repetidamente durante un período de tiempo para ayudar a la
empresa a resolver problemas repetitivos.
Un ejemplo de esto sería una gran empresa que tenga actividades que se repiten y deba tener
una estructuración que permita que todos sepan lo que suceda todo el tiempo. Otro ejemplo
sería un plan a largo plazo para retener a los trabajadores en lugar de despedirlos.
Importancia
Un plan operativo es importante porque ayuda al equipo de trabajo a:
– Reducir los riesgos donde sea posible y preparar planes de contingencia cuando sea
necesario.
Un beneficio de la planeación operativa es que una compañía puede analizar el resultado que
tienen sus operaciones en la rentabilidad.
La planeación operativa disecciona la posición financiera que tiene una empresa, establece
sus debilidades y desarrolla formas de aumentar las ganancias.
Los planes operativos de una empresa tienen una influencia positiva en diferentes áreas de la
empresa. El plan que se implante ayuda a establecer los objetivos del negocio y a alcanzar
metas particulares.
Tiene un impacto positivo tanto en el aspecto operativo como en el físico, en lo que respecta
a dotación de personal, apariencia del negocio y procedimientos diarios.
Es una excelente manera de garantizar que todas las áreas del negocio estén siendo dirigidas
de una manera constructiva.
Ejemplo
Siempre se debe recordar que la asignación de actividades a las personas es un elemento vital
en la implementación de un plan operativo.
Normalmente habrá de 8 a 10 áreas clave de resultados. Como ejemplo, se muestra una sola.
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