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PROCESO
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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

INFANCIA- Versión 2 Página 1 de 57
ESQUEMA DE SUPERVISIÓN
DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CECILIA DE FUENTE DE LLERAS
2017
PROCESO
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Directora General
Cristina Plazas Michelsen
Secretaria General (E)
Margarita Barraquer Sourdis
Director de Primera Infancia
Juan Carlos Buitrago Ortiz
Equipo de Supervisión DPI
Edición 2017
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 5
2. ESQUEMA DE SUPERVISIÓN………………………………………………………………….........6
2.1. OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN ................................................................. 6

2.1.1. Objetivo general .................................................................................................................... 6
2.1.2. Objetivos específicos ............................................................................................................ 7
3. CONFORMACIÓN DE LOS EQUIPOS Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE
SUPERVISIÓN .................................................................................................................................... 7
3.1 Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional – Dirección de Primera Infancia ................. 8
3.1.1 Funciones del Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional - DPI ................................. 9
a. Coordinación nacional ......................................................................................................... 9
b. Asesores territoriales ........................................................................................................... 9
c. Apoyo jurídico .................................................................................................................... 10
d. Apoyo financiero ................................................................................................................ 11
e. Apoyo administrativo ......................................................................................................... 11
f. Análisis y gestión del dato ................................................................................................. 12
3.1.2. Tipos de visitas que se realizan desde el equipo de supervisión de la Sede Nacional…..13
a. Visitas de acompañamiento…………………………………………………………………...13
b. Planes de
choque……………………………………………………………………………………………………….13
c. Visitas Denuncias y derechos de Petición…………………………………………………..13
3.2 Equipos de Supervisión de las Regionales y Centros Zonales ........................................ 13

3.2.1. Funciones de los equipos de los Centros Zonales ............................................................. 14
a. Enlaces regionales del equipo de apoyo a la supervisión ................................................ 14
b. Supervisor de contratos del Centro Zonal ......................................................................... 15
c. Equipo de apoyo a la supervisión Centro Zonal ............................................................... 19
4. FASES DE OPERACIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN ............................................... 24
4.1. ACTIVIDADES DE LA FASE DE PLANEACIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE
SUPERVISIÓN .................................................................................................................................. 25
4.1.1. Actividades de planeación para la supervisión de contratos……………………………25
4.1.2. Definición de lineamientos para el esquema de supervisión ........................................ 26

4.1.3. Diseño y ajuste de los instrumentos de supervisión ..................................................... 26
4.1.4. Socialización de los instrumentos de visitas de supervisión a las EAS y UDS ............ 27

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4.1.5. Identificación de las EAS y UDS a visitar (Programación de visitas) ............................ 27

4.1.6. Preparación de la visita de supervisión a EAS y UDS .................................................. 28
5. ACTIVIDADES DE LA FASE DE EJECUCIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE
SUPERVISIÓN .................................................................................................................................. 29
5.1. Tipos de visitas de supervisión .............................................................................................. 30
5.2. Desarrollo de la visita de supervisión ................................................................................ 31
5.3. Identificación de Situaciones de Acción Inmediata (SAI)……………………………………34
5.4. Informe del supervisor…………………………………………………………………………...40
5.5. Comités Técnicos

Operativos………………………………………………………………………………………………….. 41
5.6. Comité Técnico Regional……………………………………………………………………….42
6. ACTIVIDADES DE LA FASE DE RESULTADOS EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE

SUPERVISIÓN .................................................................................................................................. 42
6.1. Cargue de los soportes de las visitas de supervisión……………………………………….42
6.2. Actualización del aplicativo de resultados de supervisión ................................................ 46

6.3. Análisis de resultados de supervisión………………………………………………………... 50
6.3.1 Asistencia técnica y fortalecimiento ..................................................................................... 51

6.3.2. Presuntos incumplimientos ................................................................................................. 52

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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene disposiciones que buscan orientar tanto a los supervisores
de contratos como a los profesionales de los equipos de apoyo a la supervisión de la
Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional, Regionales y Centros Zonales, acerca
del funcionamiento del proceso de supervisión que se adelanta en relación a los diferentes
servicios de atención a la Primera Infancia.
En este sentido, este documento contiene temas en los cuales se describen el

funcionamiento del esquema de supervisión, sus procedimientos internos, así como los
instrumentos a utilizar durante su implementación. Así mismo, se establece la ruta a seguir
en cada fase del esquema y las actividades de supervisión que se deben adelantar en cada
una de ellas.
Por lo anterior, a nivel general los propósitos del documento consisten en:
- Facilitar al equipo de supervisión la planificación de sus tareas sobre la base del
esquema de supervisión.
- Describir las diferentes fases de implementación del esquema y las actividades a
desarrollar en cada una.
- Mencionar aspectos relacionados con el procedimiento de reporte de resultados a
la Dirección de Primera Infancia.
- Instruir sobre el diligenciamiento de los diferentes formatos.
- Indicar el procedimiento operativo para reportar la información de los resultados de
visitas.
Los lineamientos descritos en este documento aplican para todas las modalidades de
atención en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos técnico–administrativos,
manuales operativos y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer información
relativa al cumplimiento de los mismos en términos de las obligaciones contractuales, para
que las instancias competentes puedan implementar las acciones que permitan contribuir
con el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la adecuada prestación del servicio.
De esta manera, el esquema contiene una serie de acciones que permiten verificar el
cumplimiento de las obligaciones. Una de estas acciones consiste en la realización de
visitas de supervisión a UDS/EAS, las cuales se constituyen en un ejercicio de apoyo a la
supervisión de contratos. Sin embargo, es importante aclarar que dichas visitas no deben
entenderse como el único medio para realizar la supervisión de los contratos de aporte.
Bajo ninguna razón los supervisores de contratos y los profesionales del equipo de
supervisión deberán limitarse a la revisión de este documento. El Manual de Contratación,
la Guía del Supervisor de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF, vigentes son los
documentos de referencia finales para el ejercicio de la supervisión contractual.

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2. ESQUEMA DE SUPERVISIÓN
El esquema de supervisión, es un proceso permanente en el que el supervisor del

contrato adelanta las verificaciones correspondientes desde las perspectivas
administrativa, financiera, legal y técnica conforme a lo descrito en la Guía del Supervisor
de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF, donde se establecen las actividades, las
responsabilidades y los documentos a revisar para cada uno de los elementos a verificar
durante el plazo de ejecución de un contrato.
Este contempla que el supervisor del contrato, apoyado por un equipo de profesionales, es
el responsable de desarrollar cabalmente las funciones propias de la supervisión
contractual, las cuales implican la verificación desde cuatro perspectivas: supervisión
administrativa, financiera, legal y técnica, tal y como se desarrollará en detalle más
adelante.
Una tarea importante que permite tener un panorama real de la ejecución de los contratos,
tiene que ver con la realización de visitas de supervisión, las cuales se adelantan a las
siguientes unidades de observación:

Entidad Administradora de Servicio (EAS): Con quien el ICBF celebra contratos de
aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación,
cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños y niñas de acuerdo con
las modalidades de servicio definidas por el ICBF.


Unidad de servicio (UDS): Responsable de atención a niños y niñas y sus familias
en las modalidades de atención a la primera infancia en los diferentes servicios
(centros de desarrollo infantil, hogares infantiles, jardines sociales, HCB Familia,
mujer e infancia entre otros)
En el marco de este proceso, el supervisor del contrato podrá programar visitas aleatorias
a las EAS o UDS en cualquier momento, incluso, el mismo podrá realizarlas cuando así lo
considere necesario.
2.1. OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN
2.1.1. Objetivo general
Realizar supervisión permanente al cumplimiento de las obligaciones contractuales

suscritas con las diferentes Entidades Administradoras del Servicio (EAS) que prestan los
servicios de atención a la primera infancia, con el fin de verificar el cumplimiento de las
condiciones de calidad en cada componente de atención de las Unidades de Servicio que
administran.

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2.1.2. Objetivos específicos


Realizar seguimiento a la ejecución de los compromisos contractuales relacionados
con los programas para la atención a la primera infancia.

Articular con las direcciones regionales y centros zonales el proceso de supervisión
en las modalidades familiar, institucional, comunitaria y propia.

Verificar la correcta prestación del servicio de atención integral a la Primera Infancia
en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.

Articular de manera simultánea las estrategias de acompañamiento, seguimiento y
asesoría en territorio (asistencia técnica, fortalecimiento) con la supervisión para
mejorar la prestación del servicio de atención.

Generar apropiación de prácticas de articulación en los diferentes niveles a través
de la socialización de hallazgos mediante el diálogo técnico de las UDS y EAS con
los equipos de supervisión, los centros zonales, regionales y el nivel nacional.

Detectar las necesidades de intervención de las Unidades de Servicio UDS y
Entidades Administradoras de Servicio EAS.

Monitorear el cumplimiento de las condiciones de calidad en el marco de la atención
integral a la Primera Infancia (familia, comunidad y redes, salud y nutrición,
pedagógico, ambientes educativos y protectores y administrativo y financiero –
talento humano) contando con evidencias que soporten su cumplimiento.

Verificar que las acciones sobre los componentes en los programas de atención a
la Primera Infancia sean realizadas bajo los lineamientos expedidos.

Monitorear que las acciones de las EAS estén orientadas al desarrollo integral en la
atención a los niños y niñas.
3. CONFORMACIÓN DE LOS EQUIPOS Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA

DE SUPERVISIÓN
Teniendo en cuenta que la supervisión se realiza desde el punto de vista administrativo,

financiero, jurídico y técnico, el funcionamiento del esquema de supervisión, requiere de la
conformación de equipos interdisciplinarios a nivel zonal, regional y Nacional, que permitan
garantizar la operación del mismo, en especial si se tiene en cuenta el amplio universo de
contratos a revisar, así como la complejidad del proceso. Por lo anterior, a continuación se
presentan la distribución, roles y funciones de dichos equipos.

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3.1 Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional – Dirección de Primera Infancia
El equipo de apoyo a la supervisión de la Sede Nacional de la Dirección de Primera

Infancia, está conformado por profesionales en diferentes disciplinas académicas
(humanas, sociales, salud, economía, ingeniería, finanzas, jurídicas, contables, entre otras)
encargados del apoyo, la formulación y asistencia para la implementación de los
lineamientos de supervisión de las modalidades de atención a la primera infancia.
Este grupo está conformado por un/a coordinador/a nacional de supervisión, -

profesionales de diferentes disciplinas que cumplen las funciones de asesores territoriales,
profesionales de apoyo jurídico, financiero y administrativo, así como un equipo de
profesionales encargados del análisis y gestión de los datos.
Gráfico 1. Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional DPI.
COORDINACIÓN NACIONAL DE SUPERVISIÓN
ASESORES TERRITORIALES APOYO JURÍDICO
APOYO FINANCIERO
APOYO ADMINISTRATIVO
ANÁLISIS Y GESTIÓN DEL DATO

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3.1.1 Funciones del Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional - DPI
a. Coordinación nacional
 Definir e implementar los lineamientos para el esquema de supervisión.

 Desarrollar estrategias de mejoramiento del esquema de supervisión.
 Participar en mesas de trabajo con instituciones externas a la Dirección de Primera
Infancia.
 Proyectar necesidades de recursos para la operación del esquema de supervisión.
 Gerenciar la información para el conocimiento de otras áreas del ICBF.
 Coordinar y participar en realización de planes de choque.
 Realizar desplazamiento a UDS y EAS para visitas de acompañamiento y
verificación a la supervisión.
b. Asesores territoriales
 Revisar y ajustar los instrumentos de supervisión.

 Articular con las regionales y centros zonales la realización de acciones para la
ejecución adecuada del esquema de supervisión de los servicios de Atención
Integral a la Primera Infancia y apoyar a los equipos en lo que para estos efectos se
requiera.
 Brindar acompañamiento a los equipos de supervisión de los servicios de Atención
Integral a la Primera Infancia de las regionales y centros zonales para la correcta
ejecución del esquema, programar y justificar las comisiones necesarias para esto.
 Hacer seguimiento a las visitas de supervisión que se realizan en las unidades de
servicio y las entidades administradoras de servicios de Atención Integral a la
Primera Infancia, realizando verificación y seguimiento sobre los resultados
reportados por los supervisores de contrato.
 Realizar los reportes de los resultados de supervisión reportados por las regionales
y centros zonales que permitan implementar acciones de mejora al proceso de
supervisión y apoyar su implementación.
 Proyectar oportunamente requerimientos a los supervisores de los contratos cuando
se evidencien presuntos incumplimientos o irregularidades contractuales.
 Realizar informes ejecutivos sobre los resultados de supervisión, de acuerdo con
los lineamientos definidos por la Dirección de Primera Infancia.
 Consolidar y gestionar las necesidades de los recursos técnicos y operativos de las
regionales y centros zonales asociados con el proceso de supervisión.

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 Realizar el seguimiento al cumplimiento de las metas del proceso de supervisión de

acuerdo con los programas de Atención a la Primera Infancia.
 Proponer acciones de mejora que ayuden a fortalecer el proceso de supervisión en
las modalidades de atención a la primera infancia.
 Desplazarse a las regionales y centros zonales del ICBF cuando se haga necesario
en desarrollo del objeto contractual, previa autorización del supervisor del contrato.
 Entrega de retroalimentación a las regionales y cetros zonales visitados.
 Suministrar los insumos que requiera equipo jurídico.
 Participar en los Planes Choque donde sean requeridos.
c. Apoyo jurídico
 Atender Peticiones, Quejas, Reclamos (PQR) relacionadas con el objeto del

contrato y administrar el registro de información de forma permanente.
 Elaborar memorandos de respuesta a los requerimientos realizados al equipo de
apoyo a la supervisión de la Dirección de Primera Infancia.
 Apoyar en todo lo relacionado con al trámite para la atención de peticiones y trámite
de Quejas.
 Atender requerimientos de organismos de control y de control político, relacionados
con el objeto del contrato.
 Mantener actualizado el reporte sobre Situaciones de Acción Inmediata (SAI) que
se presenten en la prestación de servicio a la primera infancia, requerimientos y
procesos sancionatorios efectuados por las regionales a las Entidades
Administradoras del Servicio, haciendo seguimiento y acompañamiento
permanente.
 Proyectar los oficios de traslado a otras dependencias del ICBF y a entes externos,
sobre situaciones que conlleven presuntas irregularidades en las ejecuciones
contractuales, articuladamente con la Oficina Asesoría Jurídica del ICBF.
 Apoyar y atender la implementación del plan de mejoramiento que sea allegado por
parte de la contraloría, actualizando y alimentando la matriz de control.
 Brindar acompañamiento en los procesos de requerimientos e inicio de procesos
administrativos sancionatorios en el marco del esquema de supervisión de la
Dirección de Primera Infancia.
 Prestar apoyo jurídico a los supervisores de contratos de las regionales y centros
zonales.
 Identificar denuncias susceptibles de visita por parte de los profesionales del equipo
de apoyo a la supervisión de la Dirección de Primera Infancia.

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d. Apoyo financiero
 Apoyar al Director de Primera Infancia en el seguimiento financiero a los contratos

y convenios a cargo de la Dirección de Primera Infancia y sus subdirecciones.
 Realizar la revisión financiera de informes de ejecución de los contratos y convenios
a cargo de la Dirección de Primera Infancia y sus subdirecciones, y generar las
alertas que sean requeridas.
 Apoyar la elaboración de informes de resultados y gestión del área de apoyo a la
supervisión con la periodicidad establecida por el supervisor del contrato.
 Realizar visitas de verificación financiera a Entidades Administradoras del Servicio
priorizadas por parte de la Dirección de Primera Infancia.
 Articular los lineamientos en materia financiera con los lineamientos de la
supervisión y asistir a los equipos de supervisión de las regionales y centros zonales
del ICBF.
 Apoyar la implementación de estrategias y mejoras que ayuden a fortalecer el
proceso de supervisión en las modalidades de atención a la primera infancia y los
contratos relacionados con esta.
 Brindar soporte técnico a los equipos de apoyo a la supervisión de las regionales y
centros zonales para la correcta ejecución del esquema de supervisión.
 Realizar verificación y seguimiento sobre los resultados de supervisión reportados
por los contratos y convenios suscritos en virtud de los servicios de atención integral
a la primera infancia.
 Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de
Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
en desarrollo del objeto contractual, previa autorización del supervisor del contrato
y presentar el informe respectivo.
 Atender las peticiones y consultas internas y externas asignadas por el supervisor
del contrato relacionado con asuntos de su competencia.
e. Apoyo administrativo
 Efectuar el control y seguimiento de las PQR que llegan al equipo de apoyo a la

supervisión de la Dirección de Primera Infancia.
 Apoyar el trámite de comisiones del equipo de apoyo a la supervisión de la Dirección
de Primera Infancia.
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 Apoyar en el seguimiento permanente a los canales electrónicos de comunicación

establecidos por el equipo de apoyo a la supervisión con los usuarios internos y
externos, realizando el reparto, y generando alertas que sean necesarias para la
mejora de este proceso.
 Consolidar mediante tablero de control las actividades desarrolladas y pendientes
del equipo de apoyo a la supervisión, realizando seguimiento, reportes y generando
alertas que sean necesarias para la mejora de este proceso.
 Apoyar en la gestión de espacios y otras necesidades logísticas propias del equipo
de apoyo a la supervisión de la Dirección de Primera Infancia.
f. Análisis y gestión del dato
 Apoyar la supervisión de los programas para la atención integral a la primera infancia

mediante la consolidación y reporte de resultados.
 Diseñar y validar los formatos para el registro de los resultados de las visitas de
supervisión.
 Programar las visitas de supervisión que deben realizar los equipos de supervisión
de los centros zonales a las unidades de servicio y entidades administradoras de
servicio.
 Confrontar soportes contra el instrumento digital para reportar indicador de
cumplimiento de visita.
 Retroalimentar y solicitar información a los equipos de los centros zonales y
regionales sobre los ajustes de la información de acuerdo a la revisión.
 Brindar soporte técnico a los equipos de supervisión de los centros zonales y
regionales frente a la consolidación y administración de la información del proceso
de supervisión.
 Consolidar los resultados de seguimiento, verificación y acompañamiento del
esquema de supervisión de los servicios de atención integral a la primera infancia,
para los niveles nacionales, regional y zonal o para el nivel de detalle que se
requiera.
 Apoyar el análisis de la información suministrada por las regionales sobre el ejercicio
de supervisión.
 Apoyar en la generación de alertas sobre los resultados del esquema de
supervisión, que permitan implementar acciones de mejora.

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 Articular con los centros zonales la implementación de acciones que permitan

desarrollar y mejorar continuamente el proceso de supervisión en las modalidades
familiar, institucional y comunitaria.
 Implementar mejoras en el aplicativo de gestión de información y resultados de
supervisión.
 Desplazarse a las regionales y centros zonales del ICBF, cuando se haga necesario,
3.1.2. Tipos de visitas que se realizan desde el equipo de supervisión de la Sede

Nacional
a. Visitas de acompañamiento
Hace referencia a las visitas en las que el equipo de la Sede Nacional, brinda el respectivo
direccionamiento y guía en las visitas de supervisión. Son visitas de tipo formativo en las
que se explican el diligenciamiento de los distintos instrumentos de supervisión, así como
los procedimientos necesarios para llevarlas a cabo. Estas visitas se realizan a las UDS
que ya tienen programadas los equipos de los Centros Zonales.
b. Planes de choque
Hace referencia a las visitas realizadas por cuatro profesionales de la Sede Nacional, en
las que se cubren componentes particulares de las UDS y que buscan revisar la adecuada
prestación del servicio en los mismos.
c. Visitas Denuncias y derechos de petición
Con el propósito de verificar hechos relacionados en los Derechos de Petición radicados

ante la Dirección de Primera Infancia, los profesionales de apoyo a la supervisión de la sede
de la Dirección General, con el apoyo del equipo de supervisión del Centro Zonal respectivo,
realizarán visitas eventuales a UDS y/o EAS de acuerdo con las peticiones realizadas.
Para terminar, vale la pena indicar que se podrán sugerir modificaciones al presente
instructivo y remitirlas a la DPI para ajustar los documentos correspondientes.
Adicionalmente, desde la Dirección de Primera Infancia se realizarán actualizaciones y
capacitaciones permanentes que permitan mejorar el ejercicio de supervisión en aras de
garantizar la correcta ejecución del mismo.
3.2 Equipos de Supervisión de las Regionales y Centros Zonales

Para la correcta supervisión de los contratos, se hace necesario adelantar las actividades
con las que se identifiquen los aspectos esenciales en la prestación de los servicios y el
cumplimiento de las obligaciones contractuales. Por este motivo, se definió contratar

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equipos de apoyo a los supervisores de los contratos, quienes acompañan su labor en los
aspectos administrativos, financieros, jurídicos y técnicos.
Con base en el número de cargas (talento humano) asignadas a inicio del año, se realizó
una distribución sobre el número de contratos de cada centro zonal, bajo los siguientes
criterios:
- De uno a 10 contratos: Un Técnico con el apoyo del Financiero de la Regional o

del Centro Zonal.
- De 11 a 30 contratos: Un Técnico y un financiero.
- Más de 30 contratos: Dos técnicos y un financiero.
Actualmente, el equipo de supervisión en las regionales se encuentra conformado por un

grupo de alrededor de 642 profesionales que tienen la función principal de apoyar la
implementación del esquema de supervisión. Este grupo está distribuido de la siguiente
manera: 419 profesionales de apoyo a la supervisión, 214 supervisores y 9 enlaces
territoriales. Vale la pena aclarar que este número puede variar a lo largo del año.
3.2.1. Funciones de los equipos de los Centros Zonales
a. Enlaces regionales del equipo de apoyo a la supervisión
Los enlaces de las regionales, son profesionales en disciplina académica del núcleo básico de
conocimiento en psicología, sociología, antropología, artes liberales, educación, trabajo social,
medicina y afines, derecho y afines, economía, ingeniería administrativa, con tarjeta profesional,
encargados de consolidar la información correspondiente al ejercicio de supervisión y garantizar
que el esquema funcione de manera óptima en la regional. Para la vigencia 2017, nueve
regionales cuentan con esta figura (Guajira, Cesar, Valle del Cauca, Boyacá, Chocó, Cauca,
Nariño, Antioquia y Cundinamarca), atendiendo a un ejercicio piloto en regionales que por su
magnitud en número de contratos a supervisar, dispersión en el territorio o complejidad
requieren de un profesional que consolide la información y realice un seguimiento cercano a la
implementación del esquema. Dependiendo de los resultados obtenidos, se revisará la
pertinencia de replicar la figura en el resto de regionales.
Dentro de sus funciones están las siguientes:
 Seguimiento y acompañamiento a la operación del esquema de supervisión en la

regional.
 Garantizar el correcto funcionamiento del proceso de supervisión en la regional.
 Brindar asistencia técnica a los equipos de apoyo a la supervisión así como en la
implementación de procedimientos y actualización de formatos.

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 Revisar la programación mensual de visitas integrales a UDS y reportar las

novedades que se generen.
 Efectuar seguimiento y control al cumplimiento de las visitas.
 Responder oportunamente a los requerimientos relacionados con el esquema de
supervisión.
 Revisar la información correspondiente a los resultados de las visitas de apoyo a la
supervisión de la regional.
 Realizar las visitas de verificación a los convenios y contratos de la DPI.
 Realizar desplazamiento a las UDS.
 Brindar asesoría a los equipos de supervisión de los centros zonales.
 Seguimiento y control a la entrega de informes periódicos de supervisión por parte
de los CZ.
 Verificación, seguimiento y control a las actuaciones y cierres de Situaciones de
Acción Inmediata – SAI, Seguimientos a Compromisos de Supervisión y generación
de estrategias para cierre de las mismas.
 Consolidar la georeferenciación semanal de las Unidades del Servicio.
 Apoyar la gestión y retroalimentación del indicador PA-10 y presentar informes de
los resultados de visitas de supervisión en comité ampliado.
b. Supervisor de contratos del Centro Zonal
Los supervisores de los contratos son profesionales en disciplina académica del núcleo
básico de conocimiento en psicología, sociología, antropología, artes liberales, educación,
trabajo social, medicina y afines, derecho y afines, economía, ingeniería administrativa, con
tarjeta profesional, encargado de verificar, controlar y realizar monitoreo permanente a las
Entidades Administradoras de Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS) de acuerdo
con lo descrito en la Guía del Supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF.
Adicionalmente, el supervisor del contrato será el responsable de coordinar y liderar el
equipo de apoyo a la supervisión, hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de
visitas y consolidar la información correspondiente al ejercicio de supervisión, todo lo
anterior con el apoyo de los profesionales de apoyo, quienes suministrarán los insumos
correspondientes al ejercicio de la supervisión. Teniendo en cuenta los aspectos que se
revisan en el marco del ejercicio de supervisión, es decir, administrativos, financieros,
legales y técnicos, los supervisores tienen en detalle las siguientes funciones, las cuales
adelantan con el apoyo de los profesionales contratados dentro del esquema.
Supervisión administrativa1:
Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente administrativo se

encuentran las siguientes:
1
Guía del Supervisor de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF. Página 21.
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- Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión.

- Verificar que existan los permisos y licencias necesarias para la ejecución del objeto
contractual, cuando a ello hubiere lugar.
- Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas
contractuales y post-contractuales.
- Verificar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones del sistema integrado
de gestión, a través del diligenciamiento y verificación de las actividades que se
relacionan en el formato de informe de supervisión.
- Recopilar la documentación producida en la creación del contrato.
- Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato,
manteniéndola a disposición de los interesados.
- Enviar la documentación que se origine dentro de la ejecución de un contrato, al grupo
de Gestión Documental, o quien haga sus veces.
- Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, con la
periodicidad que se requiera.
- Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista,
durante la ejecución del contrato.
- Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del
contratista.
- Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relación con la ejecución del
contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones.
- Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en
su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y
decisiones que se adopten.
- Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista.
- Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y
ambiental que sean aplicables.
- Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato.
Supervisión financiera2:
La supervisión financiera está orientada a vigilar la inversión del presupuesto asignado

para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que
el gasto se efectúa de manera ajustada a la destinación y montos previos en el contrato y
plan operativo y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos.
- Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos
presupuestales requeridos.
- Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo
pactado, y constatar su correcta inversión.
- Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado
contractualmente, si aquel fue pactado.
- Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
2
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- Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.
- Exigir todos los requisitos establecidos en el contrato para efectos de realizar pagos.
- Revisar y tramitar ante la oficina que corresponda, las solicitudes de pago del
contratista (la revisión tendrá en cuenta lo establecido en la Resolución 4272 del 9
de octubre de 2008) y llevar un registro cronológico de pagos, ajustes y deducciones
efectuados.
- Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del
cumplimiento de los requisitos legales Resolución 4272 del 9 de octubre de 2008) y
contractuales previstos para ello.
- Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el
cumplimiento de los pagos a proveedores frente a la prestación del servicio.
- Tener en cuenta, para efectos de pago, al finalizar la respectiva vigencia fiscal las
cuentas por pagar, reserva presupuestal, y las vigencias expiradas.
- Apoyar el proceso de liquidación desde lo financiero.
- Solicitar los estados financieros del contrato.
- Solicitar las declaraciones de impuestos.
- Velar por el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de
Seguridad Social Integral, a cargo del contratista.
- Efectuar requerimientos frente a la verificación de los informes del contratista y
verificar los soportes que con ocasión de dichos requerimientos hubiere remitido el
contratista.
Del proceso de supervisión financiera, resulta necesario que los hallazgos relacionados
con la inadecuada ejecución de los recursos, se encuentren sustentados en documentos
de trabajo, que sirvan de fundamento al informe, junto con las recomendaciones y
sugerencias efectuadas en relación con los temas observados.
Supervisión Legal3:
Su objetivo se centra en supervisar el cumplimiento de las normas jurídicas, actos

administrativos y en general el complemento jurídico que contiene el contrato y demás
documentos que obligan. La supervisión desde el punto de vista jurídico, supone una
especial observación en relación con el perfeccionamiento, legalización y ejecución del
contrato, entendiendo por tales:

Perfeccionamiento, teniendo por tal el acto de suscripción del contrato

Legalización, acto de expedición del registro presupuestal correspondiente, y

Ejecución, etapa posterior a la aprobación de las garantías.

De manera particular se trata de:
- Verificar que el contratista constituya las garantías exigidas en el contrato y velar
por que estas permanezcan vigentes hasta la liquidación del mismo.
3
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MD2.PP 9/05/2017

- Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a

ello hubiere lugar y que se encuentren amparados por las pólizas correspondientes.
- Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o
modificaciones a los contratos.
- Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato,
estas actas deben contener información fiel, concisa, objetiva y clara.
- Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las
recomendaciones a que haya lugar, la atención de estas reclamaciones debe
efectuarse dentro de los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo.
- Velar por el oportuno tramite de las solicitudes y peticiones que hagan los
particulares o las autoridades en relación al desarrollo del contrato, tomando en
cuenta los términos establecidos por el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
- Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del
contrato y de acuerdo con los valores establecidos.
- Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación
al contrato suscrito.
- Promover el oportuno ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos
de apremio previstos en la ley.
- Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar
origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones.
- Informar a los ordenadores del gasto correspondiente las circunstancias y hechos
que considere afecta la conducta transparente ética de los servidores públicos y
contratista.
- Expedir certificaciones de todos los contratos que celebre el ICBF que se encuentre
en ejecución o en trámite de liquidación al momento de la solicitud.
Supervisión Técnica4:
Las actividades de supervisión relacionadas con el componente técnico son las

siguientes:
- Controlar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio

contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato, en
sus anexos y demás normas reguladoras.
- Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad
con los plazos establecidos en el contrato.
- Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones,
procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas
técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados.
- Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecución.
4
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MD2.PP 9/05/2017

- Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las

especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y
demás normas técnicas.
- Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto.
- Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos
requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del
contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión.
- Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera
oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión.
- Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados
en desarrollo de los contratos.
- Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando
sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas.
- Verificar el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista, de las
condiciones técnicas exigidas por el ICBF.
- Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando protección al
medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto
ambiental establecidas en los documentos del contrato.
- Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control
del cumplimiento de las obligaciones pactadas.
- Elaborar un documento periódico con los análisis, conclusiones y recomendaciones
sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operación de cada uno de los
proyectos o programas.
- Elaborar las certificaciones para el reconocimiento de pagos a los contratistas,
previa verificación de requisitos y control de ejecución presupuestal.
- Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen
modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar
los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.
- Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y
reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadanía,
veedurías o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepción y
trámites de estas.
c. Equipo de apoyo a la supervisión Centro Zonal

El equipo de apoyo a la supervisión, es el conjunto de profesionales ubicados en un mismo
centro zonal que cumplen con los siguientes perfiles y funciones:
Tabla 1. Perfiles del equipo de supervisión de los centros zonales
UNIDAD DE
ROL PERFIL COMPONENTES A
OBSERVACIÓN
EVALUAR
Profesional en salud y/o nutrición -
homologación profesional en enfermería EVALUACIÓN INTEGRAL:
con experiencia en salud y nutrición en - Salud y Nutrición
programas de atención a la primera de - Proceso Pedagógico UDS
Profesional
un año – auxiliar de enfermería con dos - Ambientes
Técnico
(2) años de experiencia en programas de Educativos y
atención a la primera infancia. Protectores

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Profesional en educación o pedagogía - Familia, Comunidad y UDS

Profesional en psicología, trabajo social o Redes
trabajo en desarrollo familiar. - Administrativo y de UDS
Gestión.
Profesional en contaduría o
Profesional EAS /UDS
administración financiera.
Financiero
Tabla 2. Relación instrumentos/modalidad, profesionales y duración de la visita
INSTRUMENTO/ DURACIÓN DE LA
PROFESIONAL
MODALIDAD VISITA
Modalidad Institucional Profesional Técnico y Financiero 1 día
Modalidad Familiar Profesional Técnico 1 día
Modalidad Comunitaria Profesional Técnico Medio día
Modalidad Propia Profesional Técnico 1 día
Varía dependiendo
EAS Profesional Financiero del número de
cupos
Es decir que los profesionales técnicos realizan las visitas de supervisión a las Unidades
de Servicio y los financieros apoyan las visitas en unidades de servicio solo de la modalidad
institucional y las visitas de Entidades Administradoras del Servicio. Esta distribución se
realiza con base en el número de profesionales arriba mencionado para apoyar el esquema
de supervisión.
Profesional en áreas técnicas:

De manera particular, los profesionales de perfiles de áreas técnicas tienen las siguientes
funciones:
 Realizar el seguimiento y control a la ejecución de las obligaciones contractuales

pactadas en los contratos y/o convenios suscritos por el ICBF para la atención a la
primera infancia, de acuerdo con la guía de supervisión de contratos y los manuales
y lineamientos de las diferentes modalidades de atención.
 Proyectar las respuestas de forma oportuna a los requerimientos relacionados con
el esquema de supervisión, que se requieran desde la Dirección de Primera Infancia
Sede Nacional. De igual forma asistir a las reuniones y comités que desde dicha
instancia se convoquen.
 Verificar que las acciones realizadas por las Unidades de Servicio estén orientadas
a la implementación de estrategias pedagógicas para la atención a los niños y niñas,
dando cumplimiento a los lineamientos técnicos y al Manual Operativo de la
modalidad, establecidos por Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
 Articularse con la dirección regional, coordinadores de centro zonal y otras
dependencias del ICBF para asegurar el correcto funcionamiento del proceso de
supervisión de las modalidades de atención de Primera Infancia.
 Desplazarse a las unidades del servicio de los programas para la atención a la
primera infancia, para realizar las visitas de supervisión en lo relacionado con las
obligaciones contractuales de las entidades administradoras de servicio; acatando
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el lineamiento y diligenciando de los instrumentos diseñados y suministrados por la

 Realizar el cargue de la información correspondiente a los resultados de las visitas
de apoyo a la supervisión, en el formato establecido por la dirección de primera
infancia y en los tiempos establecidos para ello por ésta.
 Dar cumplimiento a los cronogramas de visitas y reportes establecidos por la
Dirección de Primera Infancia y realizar la georeferenciación de todas las Unidades
de Servicio UDS visitadas, de conformidad con las instrucciones impartidas por la
Dirección de Primera Infancia
 Apoyar la revisión y elaboración de informes de supervisión en la periodicidad
requerida, presentar alertas y posibles acciones de mejora, dentro del marco de sus
competencias y de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello.
 Realizar el reporte, seguimiento y cierre de los compromisos y las situaciones de
acción inmediata, identificadas durante las visitas de apoyo a la supervisión; así
mismo reportar los requerimientos realizados a las entidades administradoras de
servicios y el inicio de procesos sancionatorios.
 Las demás que se deriven y se le asignen por parte del supervisor en lo referente al
correcto funcionamiento del esquema de supervisión.
Profesional del área financiera o administrativa
 Realizar las visitas de apoyo a la supervisión de los contratos y convenios de

Primera Infancia, asegurando la transparencia y el adecuado desarrollo del proceso
y de acuerdo a los lineamientos y manual operativo de cada modalidad y servicio.
 Realizar el seguimiento y control a la ejecución de las obligaciones contractuales
pactadas en los contratos y/o convenios suscritos por el ICBF para la atención a la
primera infancia, de acuerdo con la guía de supervisión de contratos y los manuales
y lineamientos de las diferentes modalidades de atención.
 Responder oportunamente a los requerimientos relacionados con el esquema de
supervisión que se realicen desde la dirección de primera infancia sede nacional y
asistir a las reuniones y comités que desde dicha instancia se convoquen.
 Verificar que el cumplimiento de las acciones realizadas por las unidades de servicio
estén orientadas a la implementación de estrategias pedagógicas para la atención
a los niños y niñas, dando cumplimiento a los lineamientos técnicos y al manual
operativo de las modalidades establecidas por instituto colombiano de bienestar
familiar.
 Articularse con la dirección regional, coordinadores de centro zonal y otras
dependencias del ICBF para asegurar el correcto funcionamiento del proceso de
supervisión.
 Realizar desplazamiento a las unidades del servicio de los programas para la
atención a la primera infancia para realizar visitas de supervisión en lo relacionado
con las obligaciones contractuales de las entidades administradoras de servicio y
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los lineamientos técnicos y al manual operativo de cada modalidad y servicio,

acatando el lineamiento y diligenciando los instrumentos diseñados y suministrados
por la dirección de primera infancia.
 Realizar el cargue de la información correspondiente a los resultados de las visitas
de apoyo a la supervisión en el formato establecido por la dirección de primera
infancia y en los tiempos establecidos para ello por ésta
 Dar cumplimiento a los cronogramas de visitas y reportes establecidos por la
dirección de primera infancia y realizar la georeferenciación de todas las Unidades
de servicio UDS visitadas, de conformidad con las instrucciones impartidas por la
 Apoyar la revisión y elaboración de informes de supervisión en la periodicidad
requerida, presentar alertas y posibles acciones de mejora, dentro del marco de sus
competencias y de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello.
 Realizar el reporte, seguimiento y cierre de los compromisos y las situaciones de
acción inmediata, identificadas durante las visitas de apoyo a la supervisión; así
mismo reportar los requerimientos realizados a las entidades administradoras de
servicios y el inicio de procesos sancionatorios.
 Realizar la verificación y seguimiento a la correcta ejecución financiera de los
contratos y/o convenios que le sean asignados, tanto en las sedes administrativas
de las entidades administradoras de servicios como en unidades de servicio cuando
se requiera.
 Las demás que se deriven y se le asignen por parte del supervisor en lo referente al
correcto funcionamiento del esquema de supervisión.
De acuerdo a lo anterior, el gráfico 2 resume la distribución de los equipos en los centros

zonales.

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Gráfico 2. Equipos de Supervisión de las Regionales y Centros Zonales.
REGIONALES CENTROS ZONALES
1 A 10 CONTRATOS
Supervisor(es)
Enlaces regionales de
supervisión Técnico Financiero (Regional o
Equipo de Apoyo (1) Centro Zonal)
a Supervisión Solo para las
GUAJIRA CESAR Técnico Financiero (Regional o regionales
(2) Centro Zonal) Amazonas,
Guainía, Guaviare,
VALLE DEL Vichada y Vaupés
CAUCA
CAUCA
11 A 30 CONTRATOS
CHOCÓ NARIÑO
Técnico Financiero
ANTIOQUIA CUNDINAM
ARCA > 30 CONTRATOS
BOYACÁ
Técnico (2) Financiero

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4. FASES DE OPERACIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN
En aras de garantizar la organización en la implementación del esquema de supervisión, se

definieron tres fases de operación, a saber: Planeación, Ejecución y Resultados. La fase de
planeación, incluye todas las actividades relacionadas con la organización de las
actividades previas del esquema a nivel general. Por su parte, la fase de ejecución se
concentra en la realización propia de las visitas tanto a Unidades de Servicio, como a las
Entidades Administradoras de Servicio. Esta fase incluye también la realización de los
informes del supervisor y el trámite de cuentas.
Finalmente, la fase de resultados se constituye en el análisis de la información reportada,
la revisión de la calidad del dato, la generación de reportes, la entrega de los mismos a las
áreas competentes y por último la realización de acciones a que haya lugar en el marco de
los presuntos incumplimientos.
El gráfico 3 describe de manera general las actividades de cada fase:
Gráfico 3. Fases de Operación del esquema de supervisión.
PLANEACION EJECUCIÓN RESULTADOS
• Definición de lineamientos • Visita a Entidades • Cargue de soportes de las

para el esquema de administradoras del visitas de supervisión.
supervisión. servicio. • Actualización del aplicativo
• Actividades de planeación • Visita a Unidades de de resultados de
para la supervisión de servicio. supervisión.
contratos. • Realización de los • Análisis de resultados y
• Diseño y ajuste de los informes del supervisor. entrega a las áreas
instrumentos de • Trámite de cuentas para competentes.
supervisión. pagos. • Presuntos
• Socialización de los incumplimientos.
instrumentos de visitas de
supervisión a las EAS y
UDS.
• Identificación de las EAS y
UDS a visitar
(programación de visitas).
• Preparación de la visita de
supervisión a EAS y UDS.

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4.1. ACTIVIDADES DE LA FASE DE PLANEACIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA

DE SUPERVISIÓN
La planeación del esquema de supervisión inicia con la definición de lineamientos

generales e incluye, entre otras, la preparación de las visitas a UDS/EAS; a continuación
se describen, para cada caso, los elementos más significativos.
4.1.1. Actividades de planeación para la supervisión de contratos
A continuación se listan las actividades generales asociadas a la etapa de planeación de
la supervisión de contratos de aporte del ICBF, para mayor claridad sobre cada actividad
es importante remitirse a la Guía del Supervisor de Contratos y Convenios Suscritos por el
ICBF.
Tabla 3. Actividades de planeación en la supervisión de contratos
TIPO DE SUPERVISION ACTIVIDADES

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la
supervisión.
Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución
del objeto contractual.
Administrativa
Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas
contractual y post-contractual.
Definir controles operacionales asociados al sistema integrado de gestión
del ICBF.
Estudiar la dinámica y manejo de la información financiera que involucra los
diferentes niveles del ICBF.
Instruirse sobre el sistema financiero del ICBF, sus procedimientos,
ciclos, personal involucrado y el producto final.
Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de
Financiera
condiciones, fichas técnicas, estudios previos, plan de calidad y demás
soportes que hacen parte integral del mismo.
Realizar inducción al contratista en lo referente a la dinámica y manejo de la
información financiera en el ICBF, para determinar condiciones que regirán
el proceso de supervisión.
Verificar los siguientes requisitos e instancias:
PERFECCIONAMIENTO - Suscripción del contrato
LEGALIZACIÓN - Expedición registro presupuestal
EJECUCIÓN - Expedición registro presupuestal y aprobación de la garantía
Legal
Verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque
estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.
Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente
aprobados, si a ello hubiere lugar.
Técnica Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos
requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del
contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión.

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4.1.2. Definición de lineamientos para el esquema de supervisión
El equipo de supervisión de la Dirección de Primera Infancia, establece los lineamientos

para la implementación del esquema. Estos describen detalladamente, las actividades y
las responsabilidades de cada nivel según corresponda, así como los procedimientos y
pasos a seguir en el desarrollo del esquema. Este documento hace parte integral de este
proceso, junto con la Guía del Supervisor de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF,
lo dispuesto en los contratos de aporte y los lineamientos y normas técnicas del ICBF.
4.1.3. Diseño y ajuste de los instrumentos de supervisión
La revisión periódica de los instrumentos, parte de la definición de los lineamientos técnicos

y administrativos, manuales operativos y normatividad aplicable a las modalidades, con los
cuales es factible hacer la formulación de las variables y los criterios que orientaran al
supervisor en el momento de realizar las visitas e incluir las respectivas observaciones
frente a los diferentes componentes de la atención en primera infancia.
Definidos estos aspectos, se elabora una versión preliminar del instrumento, la cual
contempla las obligaciones contractuales versus las definiciones de cada variable, los
criterios de calidad, así como las especificaciones de condiciones particulares que deben
ser tenidas en cuenta en su aplicación de acuerdo con las especificidades de la modalidad
y del territorio.
Con la versión preliminar del instrumento, se inicia una socialización con los equipos de
supervisión de las regionales y centros zonales, quienes a partir de su experiencia en
campo proponen sugerencias las cuales son, en la mayoría de los casos incorporadas.
Este ejercicio permite inferir, que la construcción de los instrumentos, se adelanta a partir
de un proceso participativo.
Para esta vigencia, y en aras de garantizar un ajuste profundo de los instrumentos, se

decidió aplicar un instrumento corto durante los primeros meses del año. Este instrumento,
permite revisar todos los componentes de atención, aunque solo cuenta con 9 variables de
verificación. Los motivos para la aplicación del instrumento corto, se sustentan en la
necesidad de avanzar en la construcción participativa de los instrumentos con todas las
regionales del país, así como, en el propósito de fortalecer los instrumentos y permitir a los
equipos contar con instructivos que den cuenta en detalle de los pasos a seguir en su
aplicación y de los temas esenciales para tener en cuenta. Vale la pena mencionar que la
aplicación del instrumento corto puede realizarse en cualquier momento del año,
dependiendo de las coyunturas y necesidades.
Aun así, el proceso de definición de los instrumentos es permanente, por lo anterior es

importante mencionar que cualquier solicitud de modificación de un instrumento a que haya
a lugar, deberá ser remitida, a través del supervisor, al grupo de supervisión de la Dirección
de Primera infancia, exponiendo las razones por las cuales es necesario hacer el cambio

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y la identificación del instrumento que es susceptible de mejorar. La periodicidad para la

revisión de los instrumentos será acordada por la Dirección de Primera Infancia, aunque
por lo general se realiza de manera anual.
4.1.4. Socialización de los instrumentos de visitas de supervisión a las EAS y UDS
Como se mencionó arriba, desde la Dirección de Primera Infancia se desarrolla la

socialización de los instrumentos con los profesionales de supervisión de las Regionales.
A su vez, las regionales llevan a cabo la socialización de los instrumentos de supervisión
con los Representantes legales de las EAS y los Coordinadores de las UDS, a fin de
garantizar que los directamente implicados cuenten con el conocimiento de los criterios e
instrumentos establecidos para cada modalidad de atención. La socialización de los
instrumentos, se constituye en un espacio formativo y de construcción, para que los
responsables de las unidades y entidades, logren concebir que las variables permiten
medir las condiciones de calidad y se convierten en la ruta para una óptima atención de
los niños y niñas.
4.1.5. Identificación de las EAS y UDS a visitar (Programación de visitas)
La identificación de las UDS objeto de visita, es definida por la Dirección de Primera Infancia
de la Sede Nacional, con base en la información registrada en el aplicativo Cuéntame y
atendiendo los siguientes criterios de priorización:
 Resultados de evaluación del año inmediatamente anterior.

 EAS con reporte de denuncias.
 Muestreo aleatorio de UDS del 100% de los contratos.
 Dispersión Territorial (es decir, intentar llegar a las UDS de servicio que no se han
visitado en años anteriores).
Una vez identificada la muestra, la Dirección de Primera Infancia entrega la programación

de las visitas de manera mensual a los Centros Zonales y Regionales. Esta programación
se envía mediante correo electrónico en el cual se describen los criterios de priorización
dependiendo de las necesidades y coyunturas de cada mes. Una vez recibida la
información, los equipos de supervisión revisan la programación y solicitan los ajustes a
que haya lugar, con base en las necesidades del territorio, situaciones relacionadas con el
orden público, desastres naturales o actualización de la información. Para esta actividad,
disponen de tres días hábiles posteriores a la entrega de la programación.
En el caso de ser necesario ajustar la programación, se debe diligenciar formato Archivo

Solicitud de Cambios, ya sea para UDS o EAS, los cuales se encuentran disponibles en la
siguiente ruta: \\icbf.gov.co\FS_DPI\2017\06.Grupo_Supervisión\PROGRAMACIONES y
enviarlo al equipo de Análisis y Gestión del Dato de la DPI.

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Tabla 4. Archivo solicitud de cambios.
CENTRO NOMBRE DE LA EAS PROGRAMADA NIT EAS JUSTIFICACIÓN NOMBRE EAS PROPUESTA NIT DE LA EAS
REGIONAL OBSERVACIONES
ZONAL (SEDE NACIONAL) PROGRAMADA SOLICITUD (SI APLICA) PROPUESTA
Teniendo en cuenta que la realización de visitas, requiere recursos especialmente en

aquellos casos en los que los profesionales deben trasladarse, las regionales realizan una
solicitud de viáticos que corresponde a la programación definida para el mes. Por lo anterior,
la Dirección de Primera Infancia, tramita los recursos para los viáticos correspondientes y
los traslada a las regionales para el cumplimiento del cronograma establecido.
4.1.6. Preparación de la visita de supervisión a EAS y UDS
Previo a la realización de la visita, los profesionales de apoyo del equipo de supervisión

deberán conocer los documentos necesarios que les permitan hacer un buen análisis de la
información encontrada. De acuerdo a lo anterior, es importante que revisen la siguiente
documentación: lineamientos técnicos, administrativos, condiciones contractuales (minuta
del contrato), recursos financieros (canasta), cupos, reporte de Cuéntame, resultados de
visitas anteriores, entre otros.
Gráfico 4. Información a revisar de manera previa a la realización de las visitas.
Consultar el CUENTAME
Información UDS
Identificación de
compromisos generados con
anterioridad
Minuta contractual de la
modalidad
Revisión de documentos
¿QUÉ SE DEBE CONOCER?
contractuales
Canasta de la modalidad
Lineamientos técnico
Documentación de apoyo
Manual operativo

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De manera particular, para la Modalidad Familiar, el Supervisor deberá solicitar a la EAS

los cronogramas de los encuentros pedagógicos a realizar en las diferentes unidades, con
el fin de identificar la hora, fecha y lugar donde se realizará la visita. Por ningún motivo, las
visitas serán anunciadas a la UDS o al operador, lo cual aplica para todas las modalidades.
Por lo anterior, en la preparación de la visita se debe tener en cuenta los siguientes

elementos:
 Tablet completamente cargada.

 Instrumentos digitales (EXCEL).
 Formatos impresos (al menos dos de cada modalidad).
 Actas de visita (al menos tres copias por cada UDS a visitar).
 Actas de seguimiento a compromisos (al menos dos copias).
 Actas de otras vistas (al menos dos copias)
 Formatos impresos de Situación de Atención Inmediata.
 Listado de la muestra de beneficiarios a los que se les validarán los requisitos de la
documentación (según la modalidad), teniendo en cuenta que la población
corresponde a los cupos contratados en la UDS y no a la suma de cupos contratados
con la EAS.
 Gorro, bata de color claro, tapabocas (para ingresar al servicio de alimentos) según
el Artículo 15, Decreto 3075 de 1997. Bajo ninguna circunstancia se podrá acceder
a estas zonas sin estos dos requerimientos, el incumplimiento por parte de esta
directriz se constituye en una falta por parte del equipo de supervisión y de la UDS
que lo permite. (aplica obligatoriamente para el componente Salud y Nutrición y el
de Ambientes educativos y Protectores).
 Cinta métrica para medir los espacios.
 Cámara fotográfica para realizar el registro fotográfico (cuando aplique y sea
permitido).
5. ACTIVIDADES DE LA FASE DE EJECUCIÓN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE

SUPERVISIÓN
De acuerdo con lo descrito en la Guía del Supervisor de Contratos y Convenios Suscritos

por el ICBF, el supervisor y el equipo de apoyo deberán realizar las actividades consignadas
en dicho documento. De manera particular se deben revisar las actividades relativas a la
elaboración del informe del supervisor, así como el trámite de cuentas.
Sin embargo, una de las actividades fundamentales en el desarrollo del esquema, consiste
en la realización de visitas de supervisión, a partir de las cuales, se verifica el cumplimiento
real de las obligaciones contractuales (Gráfico 5) frente a la prestación del servicio a nivel
administrativo, financiero, técnico y legal. Así mismo, se identifican situaciones que

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requieren ser confirmadas en territorio para evidenciar su real cumplimiento o

funcionamiento por parte de la entidad contratista.
Gráfico 5. Articulación de la supervisión contractual con las visitas de supervisión.
•Administrativa
EAS •Financiera
•Legal
•Técnica
UDS •Técnica
De esta manera, las visitas a las EAS y UDS permiten identificar las situaciones que se
encuentren por fuera de los lineamientos y que ameriten un seguimiento del supervisor, a
través de acciones inmediatas o mediante el inicio de un proceso por presuntos
incumplimientos contractuales, todo lo anterior enmarcado dentro de los mecanismos
contemplados en la Guía de supervisión vigente en el Instituto y las leyes nacionales sobre
contratación estatal.
5.1. Tipos de visitas de supervisión

 Vista integral: Durante esta visita se hace la aplicación de instrumento de
supervisión completo.
 Visita de seguimiento a compromisos: Visita de verificación de avances en

compromisos adquiridos por la UDS o EAS en el marco de la visita integral.
 Otras visitas de supervisión: Verificación de cobertura, verificación de

cumplimiento de minuta alimentaria, atención de denuncias, visitas fallidas, visitas
de aplicación de instrumento corto, entre otras.
De manera particular, las visitas de tipo integral se realizan mediante la aplicación de un

instrumento de supervisión para cada modalidad o servicio, tal y como aparece a
continuación:

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Gráfico 6. Instrumentos de supervisión por modalidad.
Modalidad Modalidad Modalidad Propia e

Modalidad Familiar
Institucional Comunitaria Intercultural
•Institucional •Tradicional •Familiar con •Modalidad propia
•INPEC •Integral excepciones FAMI e intercultural
•Prescolar Integral
Cada uno de estos instrumentos tiene una versión impresa para los casos en los cuales no
se puede utilizar la Tablet y una versión digital para utilizar con esta herramienta. Todos los
instrumentos definidos para la aplicación en la presente vigencia, se encuentran disponibles
en la siguiente ruta:
\\icbf.gov.co\FS_DPI\2017\06.Grupo_Supervisión\INSTRUMENTOS_DE_SUPERVISION.
Lo anterior quiere decir, que en el desarrollo de la visita se aplica el instrumento definido

para la modalidad. Así mismo, se debe levantar registro fotográfico y un acta de resultados
y compromisos adquiridos para superar los inconvenientes encontrados. En los casos de
situaciones que vulneren los derechos de los niños y que deban ser atendidas de manera
inmediata, se levantará un acta de Situación de Acción Inmediata, tal y como se describe
más adelante.
5.2. Desarrollo de la visita de supervisión

Las visitas de supervisión tienen las siguientes etapas:

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Gráfico 7. Pasos en la realización de las visitas
Solicitar el
Momento de Registro de Hacer un
llegada Asistencia recorrido inicial
Mensual
Verificar el
Revisión
servicio de Entrevistas
documental
alimentación
Identificación
Registro de Situaciones Socialización
fotográfico de Acción de resultados
Inmediata SAI
Generación de Firma del acta

compromisos de visita
El momento de la llegada, hace referencia a la presentación que el equipo de supervisión

hace al responsable de la UDS o EAS acerca del propósito de la visita, los profesionales
que la realizan, la metodología de verificación y las acciones a adelantar en desarrollo de
la misma. Así mismo, se solicitan los documentos objeto de revisión.
Se sugiere que como primera medida se solicite el Registro de Asistencia Mensual – RAM
para verificar la cobertura y la asistencia a partir del conteo niño a niño, y luego realizar un
recorrido inicial por toda la UDS con el propósito de identificar de manera general la
prestación del servicio.
Luego de estas actividades se inicia la aplicación del instrumento, en donde se propone
verificar el servicio de alimentación, adelantar la revisión documental y realizar las
entrevistas al talento humano. Aquí es importante tener en cuenta que las variables del
instrumento se encuentran clasificadas de la siguiente manera:
- Variables que requieren verificación visual: Son aquellas que se verifican
realizando un recorrido por las áreas de la UDS correspondiente, identifique
estas variables para que sean diligenciadas de manera simultánea con el
recorrido (Techos y paredes limpias, directorio, visión, misión, entre otros).
- Variables que requieren verificación documental: Son aquellas que se

verifican mediante documentos, (Registro civil, Esquema de vacunación, POAI,
entre otros)

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- Variables que requieren entrevista: Es otro tipo de verificación, una vez cuente
con la información mediante la verificación visual o documental, se debe realizar
entrevista a algún miembro del talento humano con el fin de corroborar la
información presentada (como una capacitación, socialización, conocimiento de
la misión, la visión, entre otros)
El registro fotográfico puede realizarse de manera paralela a la aplicación del instrumento.
Si hay lugar al levantamiento de Situaciones de Acción Inmediata (SAI), éstas se consignan
en un formato dispuesto para tal fin, el cual se diligencia en el mismo momento en el que
se elabora el acta de la visita, la cual debe ser socializada a las personas de la UDS o EAS
que atendieron la misma.
Gráfico 8. Acciones para el cierre de la visita
Socialización de Establecimiento de
Recomendaciones
los resultados compromisos
Para el momento del cierre de la visita, se recomienda tener en cuenta los siguientes
elementos:
- Manejar formas de comunicación no agresivas.
- Ser constructivo a la hora de abordar los incumplimientos detectados.
- Argumentar las razones por las cuales deben superarse prontamente los
incumplimientos desde el punto de vista de las afectaciones que se generan en los
beneficiarios.
Luego de la socialización de resultados, los profesionales del equipo de supervisión realizan
explicaciones técnicas referidas a los aspectos evaluados, los medios de verificación y las
evidencias solicitadas, para que el ejercicio de supervisión sea claro y transparente. Sin
embargo, es importante aclarar que no se debe brindar asistencia técnica a las UDS y
EAS, pues esta es una tarea que sale del resorte de la supervisión. Después de la
explicación de las recomendaciones, se establecen los compromisos que los responsables
de las Unidades o EAS adquieren para subsanar las variables que deben mejorarse.
Finalmente, la visita se cierra con la firma del acta.
Es importante dejar copia tanto del instrumento como de las actas y formatos diligenciados
en el desarrollo de la visita.

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5.3. Identificación de Situaciones de Acción Inmediata (SAI)

Entendidas como aquellas situaciones evidenciadas dentro del desarrollo de la visita de
supervisión, las cuales amenazan o vulneran los derechos de los niños, las niñas y mujeres
gestantes o ponen en riesgo la prestación del servicio, por ejemplo, maltrato o abuso sexual,
hechos que por sí mismos, constituyen una situación grave que exige la intervención
inmediata por parte del supervisor del contrato.
En ese sentido, el incumplimiento de alguna de las obligaciones contractuales evidenciadas
en el ejercicio de la supervisión y que están relacionadas en los instrumentos de supervisión
puede generar requerimientos o las acciones que el supervisor considere pertinentes para
garantizar el cumplimiento del contrato y frente las situaciones graves que están definidas
en los instrumentos de supervisión se deben generar las Situaciones de acción inmediata
de acuerdo con lo establecido en el presente documento.
Frente a situaciones de abuso sexual o maltrato, debe procederse de acuerdo con lo

establecido en los Referentes técnicos para la educación inicial en el marco de la protección
integral – Guía 51 y 52. Pág. 19. “Ruta de atención de niños, niñas y adolescentes. Tramite:
Restablecimiento de derechos, proceso administrativo de restablecimiento de derechos.”
La identificación de SAI permite un seguimiento y control a partir de lo evidenciado en las

visitas de supervisión desde 3 frentes:
 El centro zonal, por medio del supervisor del contrato quien debe adelantar las
acciones necesarias a la luz del contrato de aportes, para contribuir al mejoramiento
de la prestación del servicio por parte de las EAS, propiciando la efectiva garantía
de derechos de las niñas, los niños y las gestantes beneficiarias de los servicios del
ICBF.
 La Regional por medio del enlace de supervisión quien realizara el seguimiento de

las acciones generadas por los centros zonales, verificando su oportunidad y
eficacia para exigir a los operadores servicios de calidad en el marco de la atención
integral a la primera infancia, al igual que reportar a la Sede de la Dirección General-
Dirección de Primera Infancia el consolidado de las actuaciones de los supervisores
de los contratos en los periodos establecidos para el cumplimiento los indicadores
correspondientes.
 La Sede la Dirección General por medio del equipo de supervisión de la Dirección

de Primera Infancia, haciendo seguimiento al cumplimiento de indicadores de las
Regionales y de las evidencias reportadas por los centros zonales para subsanar
las SAI, todo esto en el marco de la Estrategia de Transparencia, participación y
buen gobierno “Estamos cambiando el mundo 2015-2018 - Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano, que de acuerdo con la Matriz de Riesgo de los procesos
del ICBF se identificó entre otros: Ejercicio de la supervisión con intereses
particulares, entendida como “Omisión o acción por parte de los servidores,

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supervisores de contratos o apoyos a la supervisión, en búsqueda de beneficios

particulares, desde el cumplimiento de requisitos de ejecución hasta la liquidación
del contrato o acta de finalización y cierre financiero del mismo”.
A continuación se relacionan, las situaciones de acción inmediata que amenazan o vulneran

los derechos de las niñas, los niños y las mujeres gestantes que son atendidas en las
modalidades de Primera Infancia, así mismo como las actuaciones que puede implementar
el supervisor del contrato para dar cierre a la SAI.
Tabla 5. Situaciones de Acción Inmediata
CATEGORÍA SUBCATEGORIA SITUACIÓN POSIBLES ACCIONES POR

PARTE DEL SUPERVISOR
DEL CONTRATO
Identidad Registro civil El beneficiario no cuenta  Requerir a la EAS para la
con registro civil o el que activación de la Ruta de
presenta atención de niños, niñas en
enmendaduras. los casos de no contarse
con el registro civil, que
orienta y hace seguimiento a
la familia o cuidadores y
adelanta acciones ante la
autoridad competente,
según corresponda.
Prestación del Correspondencia Por parte de:  Requerir a la EAS para el
servicio entre niños  De la UDS / EAS cumplimiento de la
ubicados y prestación del servicio,
atendidos. según la cobertura
contratada.
Prestación del Brindar atención a  Suspender la  Requerir a la EAS para el
servicio niños y prestación del cumplimiento de la
niñas, garantizan servicio sin prestación del servicio, en
do los días y justificación o previo los tiempos establecidos de
meses de aviso al supervisor acuerdo con la modalidad
atención por año del contrato. contratada.
calendario o  Presunta negligencia  Informe al ordenador del
proporcional por del responsable gasto sobre posible
fracción de año directo de la incumplimiento.
contratado, para atención.  Informar a la Oficina de
el servicio del  Atender un tiempo Aseguramiento de la
objeto contractual inferior al establecido Calidad la situación
para la modalidad sin encontrada y las acciones
contar con un previo adelantadas por parte del
acuerdo con el supervisor del contrato.
supervisor del
contrato (para casos
excepcionales)

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Maltrato Físico Por parte de:  Activación de la Ruta de

 Familia atención de niños, niñas y
 Personal de la UDS o adolescentes.
de la EAS  Informe al ordenador del
 Servidor público del gasto sobre posible
ICBF incumplimiento.
 Par (compañero)  Informar a la Oficina de
 Personas de la Aseguramiento de la
comunidad Calidad la situación
 Otro. ¿Cuál? encontrada y las acciones
adelantadas por parte del
supervisor del contrato.
 Informar a la Oficina de
control interno disciplinario.
(En el caso que se
encuentre implicado un
servidor público del ICBF)
Maltrato Psicológico Por parte de:  Activación de la Ruta de
 Familia atención de niños, niñas y
(En el caso que se
Maltrato Abuso sexual Por parte de:  Activación de la Ruta de
 Familia biológica atención de niños, niñas y
(En el caso que se

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Negligencia Negligencia Por parte de:  Activación de la Ruta de
entendida como la  Familia atención de niños, niñas y
falta de  Personal de la UDS o adolescentes.
protección, de la EAS  Activación de Ruta Integral
cuidado mínimo y  Servidor público del de Atención a los niños y
deterioro en el ICBF niñas que presenten
crecimiento y  EPS- IPS malnutrición (desnutrición y
desarrollo, por  Otro. ¿Cuál? obesidad).
parte de quienes  Informe al ordenador del
tienen el deber de gasto sobre posible
hacerlo ya sea por incumplimiento.
omisión o  Informar a la Oficina de
descuido. Entre Aseguramiento de la
otros se e Calidad la situación
encuentra la falta encontrada y las acciones
de afiliación al adelantadas por parte del
SGSSS y supervisor del contrato.
malnutrición.  Informar a la Oficina de
(En el caso que se
 Informar a la
superintendencia de salud.
Manejo de No entrega de  En la UDS se  Informe al ordenador del
alimentos alimentos y/o evidencia que no se gasto sobre posible
Bienestarina hizo entrega de incumplimiento.
alguno de los
tiempos de comida.
Manejo de Entrega de  En la UDS se  Informe al ordenador del
alimentos alimentos evidencian alimentos gasto sobre posible
vencidos o no vencidos o no incumplimiento.
autorizados autorizados
Riesgo Riesgos de  Evidencia de algún  Informe al ordenador del
inminente infraestructura riesgo inminente de gasto sobre posible
para la salud física la infraestructura que incumplimiento.
o para la vida. ponga en riesgo la  Si el inmueble es de la EAS
vida e integridad de informar a la Alcaldía.
los beneficiarios  Si el inmueble es del ICBF
enviar memorando al
Director Regional con copia
a la Dirección Administrativa
de la Sede de la Dirección
General del ICBF.
Para el reporte de una Situación de Acción Inmediata, es importante tener en cuenta los
siguientes criterios:
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- Consignar la SAI en términos de evidencias.

- Registrar de forma detallada y precisa.
- Todo debe estar sustentado en la normatividad y no solo producto de supuestos.
Así mismo, se debe tener en cuenta lo siguiente:
QUÉ se encontró
CÓMO se encontró
DÓNDE se encontró
FECHA en que sucedieron los hechos
A QUIÉN afectado
Ejemplo: “En el CDI XXX se encuentra a una niña inmovilizada, con cuatro puntos de
sujeción y cubierta la cabeza con una capucha, en una de las aulas, los educadores
informan que este procedimiento se aplica todos los días, por cuanto la niña XXXX, se auto
agrede”.
Para el cierre de la SAI, se debe tener evidencia escrita (requerimientos, actas,

memorandos, oficios, correos electrónicos, etc.) y/o fotográfica de las acciones
implementadas con las que sea posible subsanar la situación encontrada.
El responsable de la Regional debe verificar que las acciones y las evidencias son
adecuadas para poder dar cierre a la SAI, información que será enviada mensualmente a
la Dirección de Primera Infancia- Equipo de supervisión.
Mensualmente el profesional del equipo de supervisión de la Dirección de Primera Infancia

hará seguimiento a las SAI que se encuentran abiertas y proyectará los memorandos o
correos electrónicos dirigidos al supervisor con copia al Director Regional y al enlace
territorial, poniendo en conocimiento las SAI abiertas y la urgencia de implementación de
acciones eficaces para el cierre de las mismas, estableciendo plazos para la respuesta de
las solicitudes realizadas.

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LÍNEA DE TIEMPO DE LAS SAI (Número de días desde la identificación de la SAI hasta
el cierre)
Días Acciones
Hábiles
1 Identificación de la SAI
2 Supervisor conoce la SAI e inicia acciones
3
4 El supervisor registra las acciones en la base de datos de SAI
5 Envía la base datos al enlace de supervisión de la Regional
6 Enlace de supervisión regional analiza la información
7 Enlace de supervisión regional aprueba las acciones cierra la SAI o las
devuelve si las acciones no son suficientes o pertinentes
8 El supervisor del contrato tiene conocimiento de las SAI cerradas y de
las que permanecen abiertas e inicia nuevas acciones
9
10 Envía la base datos al enlace de supervisión de la Regional con las
nuevas acciones
11 Enlace de supervisión regional analiza la información y se continua con
el procedimiento.
El orden de las actividades a desarrollar frente a una SAI, se relaciona a continuación:
Tabla 6. Pasos para la formulación de una SAI.
No. Actividad Responsable Evidencia
Realizar la visita e identificar situaciones de Profesionales de Formato “Registro

1 Acción Inmediata Apoyo a la de Situación de
Supervisión acción Inmediata”
Profesionales de Formato “Registro

Diligenciar el Formato de “Registro de
2 Apoyo a la de Situación de
Situación de Reporte Inmediato”
Supervisión acción Inmediata”
Informar y entregar al supervisor de contrato el
Profesionales de Formato “Registro
Formato de “Registro de Situación de Acción
3 Apoyo a la de Situación de
Inmediata” máximo al día hábil siguiente de
Supervisión acción Inmediata”-
evidenciada la SAI
correo electrónico
Realizar y registrar las acciones para
Supervisor del
subsanar la SAI en la base de datos “Situación
contrato Base de Datos
de Acción Inmediata”, y enviar a la Regional la
4 Profesionales de “Situación de
base de datos y evidencia de las acciones
Apoyo a la Acción Inmediata
realizadas. En este punto ya han pasado 5
Supervisión
días desde que se identificó la SAI, tiempo en

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que el supervisor tuvo que implementar

acciones
Verificar las acciones ejecutadas enviadas por

Supervisor del contrato y emitir concepto de
cierre o no de la Situación de Acción inmediata.
¿La acción ejecutada permite corregir la

Situación de Acción Inmediata?
Profesional de la
Si: Cerrar la Situación de Acción Inmediata Regional Base de Datos
5 en la respectiva Base de Datos. encargado del “Situación de
Nota: Una “Situación de Acción Inmediata” seguimiento a las Acción Inmediata
se cierra, cuando las acciones ejecutadas SAI
impliquen una superación inmediata de la
situación vulnerada. Ir a la Actividad No. 7
No: Brindar retroalimentación sobre la

acción propuesta y solicitar las acciones
complementarias.
Base de Datos
Reformular las acciones planteadas y/o enviar Supervisor del
6 “Situación de
los soportes pertinentes para cerrar la SAI. contrato
Acción Inmediata
Enviar mensualmente al equipo de supervisión Profesional de la
de la Dirección de Primera Infancia los avances Regional Base de Datos
7 en las acciones adelantadas a la(s) encargado del “Situación de
Situación(es) de acción Inmediata abiertas y seguimiento a las Acción Inmediata
cerradas con los soportes de los cierres. SAI
Profesionales del
Profesionales del equipo de supervisión de la
Equipo de Base de Datos
Dirección de Primera Infancia verifica que las
8 supervisión de la “Situación de
acciones y soportes enviados son suficientes y
Dirección de Acción Inmediata
pertinentes y da aval a las SAI cerradas.
Primera Infancia
Profesionales del equipo de supervisión de la Profesionales del
Dirección de Primera Infancia verifica Equipo de Memorandos o
9 mensualmente las SAI que se encuentran supervisión de la correos
abiertas y enviara al Director Regional solicitud Dirección de electrónicos
de acciones frente a las misma Primera Infancia
Los formatos a tener en cuenta en el diligenciamiento de la SAI, son:
- Registro de Situación de Acción Inmediata.

- Base de Datos “Situación de Acción Inmediata
5.4. Informe del Supervisor
El supervisor deberá elaborar los informes periódicos y finales de cada contrato de aporte,
luego de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales soportadas en los

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informes y evidencias presentadas por las EAS, según la frecuencia, lugar y plazo indicados
por el ICBF en las cláusulas contractuales.
Luego de revisados los informes remitidos por las EAS, el informe periódico/final de
supervisión se elabora de acuerdo con los parámetros metodológicos del modelo de informe
indicado por el ICBF según la Guía del supervisor de contratos y convenios suscritos por el
ICBF (Anexo No. 1 - Formato de Informe de Supervisión)
Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto
de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en
el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación.
Adicionalmente se recomienda llevar estricto control sobre la correspondencia que se
produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato; ya que para la
elaboración periódica de los informes de supervisión, se deben tener en cuenta las
comunicaciones enviadas entre supervisor y el contratista, de tal manera que al momento
de diligenciar el informe, se cuente con información suficiente sobre la descripción, tipo e
identificación del documento, asunto, destinatario, responsable de la respuesta y si esta se
dio o no.
Todos los hallazgos relacionados con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecución de los
recursos, deberán encontrarse sustentados en documentos de trabajo en donde se
concrete la evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y
sugerencias del caso.
5.5. Comités Técnicos Operativos
El supervisor debe garantizar la realización de los comités técnicos con la frecuencia que
se requiera (cláusula del contrato de aporte), coordinar acciones y hacer seguimiento
técnico, administrativo y financiero al contrato, y establecer los procesos y procedimientos
requeridos para la adecuada prestación del servicio.
El comité será el espacio pertinente para hacer seguimiento a los hallazgos de las visitas
de supervisión y/o SAI que requieran de la participación a nivel local o regional de estos
actores, o aquellos casos en los que la EAS o UDS no demuestre acciones concretas sobre
las recomendaciones del equipo supervisor transcurrido el tiempo para este fin.
El comité será el espacio legítimo para la toma de decisiones en el marco de las

obligaciones para la prestación del servicio, en concordancia con los lineamientos técnicos
y los estándares de la Estrategia de Cero a Siempre, y de aquellos impartidos por la
Dirección de Primera Infancia del ICBF, tendrá las siguientes funciones.
Las funciones específicas del comité técnico operativo zonal se encuentran descritas en los
manuales y lineamientos operativos de cada modalidad.

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5.6. Comité Técnico Regional
De la misma manera que con el Comité Técnico Operativo, el supervisor, deberá garantizar
que en los Comités Técnicos Regionales se retroalimente, desde los Centros Zonales, a las
Regionales y la Sede nacional, sobre los resultados del seguimiento a los contratos en la
operación de la Estrategia de Cero a Siempre.
Los comités técnicos regionales estarán conformados por el Director Regional, el

Coordinador de Asistencia Técnica, los coordinadores de los Centros Zonales, los
Profesionales referentes de primera infancia, los supervisores, y un representante de la
sede Nacional.
Estos Comités se reunirán mínimo una vez por semestre, y cuando los Comités Técnicos
Operativos hayan sesionado. Las funciones específicas del comité técnico operativo se
encuentran descritas en los manuales y lineamientos operativos de cada modalidad.
6. ACTIVIDADES DE LA FASE DE RESULTADOS EN EL MARCO DEL ESQUEMA

DE SUPERVISIÓN
Las actividades que se adelantan en la fase de resultados, están orientadas a la

organización, depuración, consolidación y análisis de la información. Igualmente, se refiere
a la entrega de la información a las distintas áreas competentes para avanzar en actividades
de fortalecimiento del servicio, así como a las actividades que desde el punto de vista legal
deban emprenderse en cuanto al cumplimiento de las obligaciones contractuales. A
continuación, el detalle de cada una:
6.1. Cargue de soportes de las visitas de supervisión
Las visitas de supervisión deben ser registradas de manera inmediata en los formatos que
se definan para tal fin. Vale la pena resaltar, que las visitas serán tenidas en cuenta por
UDS y no por profesional que realiza la visita, ya que estas son de carácter integral, tal y
como se menciona arriba.
Esta información, debe ser cargada en la NAS (Network Attached Storage), que en español
traduce almacenamiento conectado en red. Entonces la NAS, es el nombre que se le da
a la carpeta dedicada a compartir capacidad de un computador (servidor) con
computadoras personales o clientes a través de la red con la que cuenta el Instituto en la
actualidad.
Para el proceso de cargue de la información de supervisión, solo se manejan permisos de
acceso para los profesionales de los centros zonales y regionales de la siguiente carpeta:

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07. SUPERVISIÓN
SOPORTES DE VISITAS
SOPORTE VISITAS MES (Enero, Febrero)
Por lo anterior, para el proceso de cargue se otorgan los permisos a las regionales en las
fechas que se definan previamente, razón por la cual, se trabaja con el usuario (Usuarios
autenticados) que es el cual reune a los usuarios de todas las regionales y que son los
profesionales a quienes se les otorgan los permisos de acceso a cada una de las carpetas.
A continuación, se pueden visualizar las carpetas de las 33 regionales organizadas
alfabéticamente.
Imagen 1. Estructura carpetas por regional de cada mes.
Al ingresar a cada regional se puede observar la estructura del cargue de la información.

Imagen 2. Estructura carpetas por centro zonal de cada mes.
AMAZONAS
CZ LETICIA
Cada regional cuenta con un número de centros zonales, que en su interior contienen las
carpetas detalladas en la imagen anterior.

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En las carpetas y de acuerdo al tipo de visitas, se ingresa un archivo de excel por cada
visita realizada y un PDF que es el soporte en físico escaneado. Ambos archivos serán
nombrados con el Nit de la EA que fue visitada o el código de la UDS asigando por el
sistema de información Cuéntame. El número de archivos de Excel y PDF debe coincidir
en todas las carpetas de Unidades de servicio y EAS, así como con el dato total de visitas
reportado en cada mes.
Imagen 3. Ejemplo del nombre de los archivos de visitas a EAS (NIT de la EAS visitada)
Imagen 4. Ejemplo del nombre de los archivos de visitas a UDS (Código Cuéntame)
En cuanto al cargue de la información correspondiente a otras visitas y visitas de

seguimiento a compromisos, se consolida un solo archivo de excel, donde se encuentran
todos los registros de este tipo de visitas. El número reportado en el archivo de Excel debe
coincidir con el número de soportes en PDF cargados en la carpeta. Este mismo
procedimiento se adelantará con las visitas de Seguimiento a compromisos.

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Imagen 5. Archivos en PDF y registros en Excel.
Frente a las Situaciones de Acción Inmediata, requerimientos y sancionatorios, la

información se sistematiza en una matriz de Excel, la cual se carga a la par con la totalidad
de la información de reporte de visitas de supervisión. Esta información, permite al equipo
jurídico, tener insumos para adelantar las acciones y requerimientos a que haya lugar.
Es importante tener en cuenta, que para el proceso de cargue de la información en la NAS,
se encuentran destinados dos (2) días y uno (1) para subsanar las inconsistencias
encontradas. Durante estos días solo se pueden cargar archivos de Excel y PDF. Debido
al volúmen de la información y la cantidad de usuarios que se conectan para subir los
archivos, se establece un número de regionales para cada día.
Luego del cargue de la información, desde la sede nacional el equipo de gestión y análisis
del dato adelanta la revisión de todos los soportes cargados por cada regional y registra
todas la inconsistencias encontradas, las cuales se diligencian las siguientes matrices:

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Imagen 6. Matrices de reporte de inconsistencias encontradas.
En la tercera matriz, se señalan en color rojo las inconsistencias encontradas. Las tres
matrices se enviarán al enlace encargado de la regional para que este valide los datos y
comunique a cada centro zonal sobre sus inconsistencias.
Se habilitará un día, para que las regionales que presentan inconsistencias suban la
información de manera corregida y con los soportes necesarios.
6.2. Actualización del aplicativo de resultados de supervisión
El aplicativo de resultados de supervisión, es la herramienta que permite almacenar la

información de todas las visitas realizadas en la vigencia durante todos los meses (ciclos),
en un ambiente de consulta predeterminado, cuya visualización se realiza por medio de
gráficos, tablas, colores de clasificación y cálculo de porcentajes de cumplimiento. Vale la
pena aclarar, que estas tablas pueden ser modificadas según la necesidad de la
información a consultar.
En sentido estricto, el aplicativo es un archivo en Excel que almacena una base de datos
que se alimenta mes a mes y que se encuentra disponible para todo el Instituto en la NAS
en la siguiente ruta: \\icbf.gov.co\FS_DPI\2016\07.Supervisión\RESULTADOS VISITAS DE
SUPERVISIÓN\RESULTADOS 2016.
En la actualidad, el aplicativo se compone básicamente de seis (6) pestañas de consulta
distribuidas de la siguiente forma:

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Imagen 7. Pestañas de consulta del aplicativo de resultados de supervisión.
El Informe Resumen, muestra el estado de los aspectos generales por regional o a nivel
nacional, y contempla aspectos como: el cumplimiento de visitas programadas, las
entidades visitadas y faltantes, el porcentaje de cumplimiento contractual de todas las
modalidades y un resumen gráfico de la distribución de visitas realizadas por modalidad,
así como, el estado de cumplimiento general, por componente y por modalidad.
Imagen 8. Datos Informe Resumen.

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La opción de consulta por Entidad permite hacer una búsqueda determinada por NIT o
razón social y así obtener resultados de visitas por mes con los resultados por componente
de atención para Unidades de servicio y cumplimiento general cuando se hace visita a la
Entidad.
Imagen 9. Resultados por Entidad.
En cuanto a los resultados por variable se muestra un panorama regional y nacional de las
variables evaluadas durante el proceso de supervisión, ordenadas de manera tal que los
porcentajes de cumplimiento más bajos se exponen estableciendo las alertas de criticidad
en la prestación del servicio.
Imagen 10. Resultados por Variables Criticas.

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Los resultados por componente nos permiten visualizar los resultados obtenidos por los
equipos de supervisión para cada uno de los componentes evaluados en las Unidades de
servicio (Familia, Comunidad y Redes, Salud y Nutrición, Proceso Pedagógico, Ambientes
Educativos y Administrativo y de Gestión – Talento Humano), discriminado por modalidad
a nivel general.
Imagen 11. Resultados por Componentes de Atención.
La pestaña por modalidad permite hacer una consulta del estado de cada una de las cuatro
(4) modalidades y sus respectivos servicios, que incluye la tabla descriptiva y porcentual, y
gráficos de barras que permiten visualizar de manera ágil el cumplimiento porcentual.
Imagen 12. Resultados por Modalidades de Atención.

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La base de datos de visitas de supervisión es el insumo fuente de las pestañas anteriores,

ya que almacena la información de las variables de identificación de cada una de las
unidades de servicio y Entidades administradoras visitadas.
La actualización mensual del aplicativo se adelanta mediante el siguiente procedimiento:
- Alimentación de la base de datos con los consolidados depurados del ciclo.
- Cambio de orígenes de datos para cada una de las tablas dinámicas distribuidas
en las pestañas.
- Cambio de orígenes de datos para los gráficos dinámicos anclados a las tablas.
- Inserción nueva de segmentación de datos y conexión con todas las tablas
relacionadas, lo que permite hacer el filtro por regional, modalidad. Etc.
- Inclusión del número de visitas de supervisión consolidadas para generar gráfico
de cumplimiento por regional y el estado del indicador PA10.
De manera particular, en cuanto al indicador PA10, el reporte se hace de manera mensual

al área de Planeación de la DPI, con el fin de subir la información al SIMEI (Sistema Integral
de Monitoreo y Evaluación Institucional) respecto al estado de cumplimiento de visitas de
supervisión de las regionales, este reporte se hace discriminando por regional el número
de visitas programadas y las realizadas de forma acumulativa. Así:
Tabla 7. Reporte de resultados del indicador PA10.
REGIONAL META VISITADAS % CUMPLIMIENTO
Amazonas 241 241 100,00%

Antioquia 4960 4960 100,00%
Arauca 656 619 94,36%
Atlántico 2509 2509 100,00%
Bogotá 3835 3835 100,00%
Bolivar 3067 3067 100,00%
Boyacá 2957 2786 94,22%
Caldas 1411 1350 95,68%
Caquetá 1447 1447 100,00%
Casanare 580 580 100,00%
6.3. Análisis de resultados de Supervisión.

Con base en los resultados obtenidos del proceso de supervisión, se realizan los análisis
tanto a nivel nacional como regional. De tal manera, se generan los reportes que contienen
los siguientes datos:

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- Porcentaje de cumplimiento y cobertura en visitas de Unidades de servicio,

Entidades administradoras, Contratos y Visitas programadas.
- Comportamiento de las visitas de supervisión realizadas respecto a la proyección y
programación realizada para todos los ciclos teniendo en cuenta una meta final.
- Reporte de cumplimiento de meta de visitas por regional, según clasificación y
rangos definidos en el indicador PA10 de planeación para visitas de supervisión.
- Distribución porcentual de las visitas realizadas según la modalidad.
- Distribución porcentual del total de visitas según el estado de cumplimiento definido
en los rangos: Crítico <70%, En riesgo entre 70% y 89,9% y Adecuado para >= 90%.
- Porcentaje de cumplimiento general por componentes.
- Porcentaje de cumplimiento general por modalidad.
- Porcentajes de cumplimiento de servicios para cada una de las modalidades.
- Porcentaje de cumplimiento por componente para cada una de las modalidades.
- Variables más afectadas a nivel general y variables más afectadas para cada una
de las modalidades.
- Distribución porcentual de regionales según cumplimiento de indicador PA10.
6.3.1 Asistencia técnica y fortalecimiento
Los supervisores de los contratos y los profesionales de apoyo a la supervisión, deberán

reportar periódicamente los resultados de las visitas de supervisión a los coordinadores de
centros zonales (en los casos en los que éstos no sean los mismos supervisores), la
coordinación de asistencia técnica y la Dirección Regional, para el análisis interno de los
resultados y la toma de decisiones que permitan a la regional iniciar las acciones
contractuales correspondientes o las actividades de asistencia técnica que permitan
mejorar la prestación del servicio.
De acuerdo con los resultados obtenidos, se formularán planes de asistencia técnica para
apoyar los compromisos y recomendaciones adquiridos durante las visitas a las UDS y
EAS, ya sea de manera grupal o para cada caso en particular.
Para tal caso se identifican y priorizan las debilidades en la prestación del servicio y se
formulan planes de Acción que buscan mejorar los aspectos débiles en la prestación del
servicio, teniendo en cuenta los lineamientos técnicos de la modalidad y los demás
disposiciones del Instituto.
Lo anterior quiere decir que los resultados de supervisión, son un insumo para las acciones
y líneas técnicas que adelantan las áreas de asistencia técnica de cada nivel territorial. Por
ello, se deben buscar mecanismos que garanticen la socialización de los resultados al
interior de los centros zonales, regionales y por supuesto a nivel nacional.
Igualmente, los resultados de supervisión sirven de insumo para los procesos de
aseguramiento a la calidad, desde donde se realizan auditorías selectivas de Gestión de
Calidad a los prestadores de servicios del Instituto; se adoptan medidas de control y se
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proponen correctivos inmediatos cuando sea necesario. A través de este ejercicio se

retroalimentan los resultados de las auditorías.
Nota. Para todos los periodos, los reportes deberán ser enviados al Coordinador de
Centro Zonal, Coordinador de Asistencia Técnica, enlace de aseguramiento a la
calidad y Director Regional para el análisis interno de las observaciones y la toma de
decisiones que permitan a la regional iniciar las acciones pertinentes para mejorar la
prestación del servicio.
6.3.2. Presuntos incumplimientos
Frente a las observaciones obtenidas como resultados de las visitas, el supervisor deberá
establecer las acciones inmediatas a realizar indicando el tiempo establecido para su
realización, razón por la cual se llevará a cabo el proceso de seguimiento a los
compromisos y recomendaciones obtenidas a partir de las visitas de supervisión.
Los supervisores en ejercicio de sus competencias, deberán aplicar todas las acciones
tendientes a velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas aquellas
obligaciones inherentes al mismo, disponiendo del grupo de herramientas elaborado para
ello por el ICBF, tales como: la Guía del Supervisor ICBF, donde se encuentran
incorporados, otros instrumentos de apoyo como el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública y decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de
2011, Manual de Contratación del ICBF (Resolución 1100 del 10 de Marzo de 2015),
capacitaciones entre otros, que lo orientaran a verificar con certeza el cumplimiento de las
obligaciones enmarcadas dentro de las etapas contractual y pos contractual.
Un aspecto importante a resaltar acá, es que todos los resultados de visitas y actuaciones
en el marco de la supervisión, deben reposar en la carpeta del contrato.
A partir de las visitas a UDS y EAS, el equipo de supervisión valida que, durante la
prestación del servicio, se evidencie el adecuado desarrollo del objeto y el cumplimiento del
100% de las obligaciones contractuales.
En este sentido cuando se evidencie un presunto incumplimiento contractual, desde el

punto de vista financiero, administrativo, técnico o jurídico, o situaciones que puedan afectar
su cumplimiento, el supervisor de contrato procederá a:
 Exigir en todo momento la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, lo cual
podrá efectuarse a través dela realización de requerimientos una vez detectado de
manera oportuna un presunto incumplimiento, en los cuales con el fin de no incurrir en
violación de los derechos fundamentales del contratista, en especial el Debido Proceso,
se utilizaran al referirse al incumplimiento, las expresiones: “presunto”, “posible”,
“probable” o “supuesto incumplimiento”.

 Adelantar revisiones periódicas de los servicios prestados o bienes suministrados, para
verificar las condiciones de calidad ofrecidas, promoviendo cuando sea necesario las
acciones de responsabilidad a los contratistas y garantes cuando dichas condiciones
PROCESO
MD2.PP 9/05/2017

no se cumplan. Para ello también resulta necesaria la observancia de los derechos

fundamentales del contratista y el uso de los requerimientos.

 Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del
contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de
efectuada la contratación.

 Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos
que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato.

 Precaver y/o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que
llegaren a presentarse, de tal forma que frente a situaciones imputables al ICBF, no
sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones por parte del
contratista.
 En caso de evidenciarse incumplimiento desde el punto de vista financiero,

administrativo, técnico o jurídico, informar a la Oficina Jurídica de la Dirección Regional,
para que se inicien de manera inmediata las acciones legales correspondientes y las
contractuales pactadas, tales como imposición de multas, aplicación de la cláusula
penal pecuniaria y proceder a hacer efectivas las garantías correspondientes. Para esto
resulta de importancia preponderante las actuaciones efectuadas por el supervisor con
el fin de exigir la ejecución idónea y oportuna del contrato.
 Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que se
ocasiones en desarrollo o con ocasión de la celebración del contrato.
En todo caso, y con el fin de garantizar el cumplimiento del contrato celebrado, debe tenerse
en cuenta que de conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, por medio de la cual
se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en todo
contrato estatal, no obstante su no incorporación se entienden pactadas a favor de la
administración, clausulas excepcionales de las cuales son responsables de su utilización,
en primera medida los supervisores y cuyo ejercicio en todo caso supondrá el
acompañamiento de las Oficinas Jurídicas de las Direcciones Regionales, así como un la
aplicación de un procedimiento legal que concluya con la expedición de un acto
administrativo motivado, contra el cual procederá el recurso de reposición dentro de los diez
(10) días siguientes de conformidad con el artículo 76 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Estas cláusulas excepcionales, tienen por fin evitar la paralización o afectación grave del
servicio y son:
 Interpretación Unilateral
 Modificación Unilateral
 Terminación Unilateral
 Caducidad

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MD2.PP 9/05/2017

Para efectos de su aplicación, debe tenerse en cuenta, que la terminación unilateral del
contrato, únicamente resulta procedente por las causales que expresamente dispone el
artículo 17 de la Ley 80 de 1993, a saber:
1o. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público
lo imponga.
2o. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por
disolución de la persona jurídica del contratista.
3o. Por interdicción judicial de declaración de quiebra del contratista.
4o. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista
que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
Sin embargo, en los casos a que se refieren los numerales 2o. y 3o. de este artículo podrá
continuarse la ejecución con el garante de la obligación, siempre que el garante manifieste
su posibilidad de cumplir el objeto contractual y por consiguiente dar continuidad al
respectivo contrato.
Por su parte la declaratoria de caducidad del contrato, es la medida más drástica que se
puede adoptar desde la administración y supone un incumplimiento de las obligaciones
contractuales, que impiden de manera grave y directa la ejecución del contrato, por lo que
se puede generar la paralización del servicio y conducirá a la terminación y liquidación del
contrato en el estado en que se encuentre.
Teniendo en cuenta lo anterior, y en virtud de la designación de supervisión y evidenciadas

acciones u omisiones que lleven a inferir un posible incumplimiento por parte del contratista,
el Supervisor inicialmente deberá requerir por escrito cuantas veces considere oportunas al
contratista, dentro del plazo de ejecución del contrato.
El requerimiento efectuado, debe describir la obligación(es) objeto de posible

incumplimiento, causas y término otorgado para resarcir la falencia o ejecutar la
obligación(es).
Debe tenerse en cuenta, que el incumplimiento contractual, se refiere a cualquier falta de

realización irregular o incompleta de las prestaciones u obligaciones asumidas
contractualmente.
En todo momento el supervisor deberá asesorarse del enlace jurídico de Primera Infancia
de la regional y de la Oficina Jurídica de la misma, para iniciar cualquier acción de tipo
contractual, judicial o extrajudicial frente a presuntos incumplimientos por parte del
operador. La Dirección de Primera Infancia brindará asesoría al Supervisor para requerir a
la EAS y a las Regionales con el fin de adelantar el proceso de incumplimiento contractual.
Así mismo, la DPI podrá escribir al Supervisor contractual y a los Directores Regionales con
PROCESO
MD2.PP 9/05/2017

el propósito de conocer las acciones adelantadas frente a los hallazgos evidenciados y el

nivel de cumplimiento del objeto contractual.
Efectuado el requerimiento, la EAS deberá dar respuesta oportuna al requerimiento del

supervisor, quien determinará si la respuesta es satisfactoria y no da lugar a la aplicación
del procedimiento sancionatorio, o por el contrario, si la respuesta no es satisfactoria frente
al requerimiento, lo cual implica la elaboración de un informe de supervisión para el
ordenador del gasto y la Oficina jurídica de la Regional.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que en casos específicos y ante la evidencia en la
realización de las visitas de supervisión, de situaciones que puedan afectar de manera
grave la prestación de los servicios contratados, podrá de manera inmediata, procederse a
la presentación del informe de posible incumplimiento, sin la necesidad de efectuar
requerimiento previo al contratista sobre el tema, siempre y cuando se hubieren recaudado
las pruebas correspondientes sobre el hecho cuestionado.
El informe del supervisor en relación con el posible incumplimiento, debe permitirle al

ordenador del gasto establecer de manera clara el objeto de posible incumplimiento, para
lo cual dicho concepto debe ser claro, probable y objetivo, en tal sentido el informe será
remitido con las pruebas y documentación soporte correspondiente, a fin de que se inicien
los trámites legales tendientes a determinar si hay o no incumplimiento. Este informe se
convertirá en el insumo para la posible citación a audiencia dentro del trámite sancionatorio.
El ordenador del gasto evaluará los hechos presentados por el supervisor y citará por escrito
al representante legal y a la aseguradora a una audiencia pública, la citación antes
mencionada incluirá la relación de los hechos que soporten el incumplimiento de las
obligaciones contractuales, las pruebas de ello y las posibles consecuencias. En este punto
es necesario aclarar que si bien el fundamento de la citación es el informe rendido por el
supervisor, es la Oficina Jurídica Regional, la que efectúa la citación a audiencia y el trámite
sancionatorio correspondiente.
Ante la citación a audiencia, el representante legal de la Entidad Administradora de Servicio

en audiencia, presentará sus descargos, explicaciones y aportará las pruebas que
considere pertinentes con el fin de demostrar el cumplimiento de sus obligaciones. En el
desarrollo de la audiencia, además de la intervención del contratista, se le dará el uso de la
palabra a la aseguradora del contratista y al supervisor del contrato, con el fin de que se
pronuncie sobre los descargos y elementos probatorios presentados por el contratista y
garante, siendo en consecuencia relevante el conocimiento y claridad del supervisor del
contrato frente a los temas y situaciones que generaron el cuestionamiento a la EAS.
A partir de los hechos presentados en la audiencia se determina si hay o no lugar a la

declaratoria del incumplimiento, así se podría concluir el trámite sancionatorio en dos
términos, en caso de no proceder se ordena su archivo y en el caso de declararse el
incumplimiento se impondrá multa al contratista o se le aplicará la cláusula penal pecuniaria,
en cualquiera de los casos la decisión implicará la expedición de un acto administrativo

PROCESO
MD2.PP 9/05/2017

motivado, el cual en caso de sanción podrá ser objeto de recurso de reposición en los
términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En firme la decisión sancionatoria, le corresponde al supervisor del contrato adelantar las

gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y
garantías a que hubiere lugar.
Gráfico 9. Procedimiento presuntos incumplimientos.
VISITA A UDS - Evidencia presuntos Notificación al Requerimiento a

EAS incumplimientos Supervisor la EAS
• La DPI brindará asesoría al Supervisor Contractual para requerir a la

EAS y a las Regionales para adelantar el proceso de incumplimiento
contractual.
• La DPI podrá requerir al Supervisor contractual y a los Directores Respuesta
Regionales con el propósito de conocer las acciones adelantadas frente
a los hallazgos evidenciados y el nivel de cumplimiento del objeto
EAS
contractual.
No Satisfactoria Respuesta
o Sin Respuesta Satisfactoria
Resolución de
Archivo Traslado al Archivo
Pruebas Ordenador del
Audiencia
gasto / Oficina
Resolución Jurídica
Sancionatoria

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MD2.PP 9/05/2017

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
(De la Versión
del documento
(Relacionar la última versión y código Descripción del Cambio
del documento que se está
que se está
actualizando)
actualizando)
El documento “Modelo Esquema de Supervisión” fue

ajustado, atendiendo a las modificaciones de instrumentos,
tiempos y procedimientos, las cuales se incorporan a partir de
un análisis sobre su implementación en la vigencia anterior.
Uno de los aspectos importantes, tiene que ver con las
16/01/2017 MD2.PP VERSION 1 particularidades del esquema en el nivel territorial. Por lo
anterior, aunque el documento sufrió ajustes mínimos, se
adelantaron modificaciones en cuanto a la estructura y
algunos de los procedimientos.


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MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE FUENTE DE LLERAS

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

Cristina Plazas Michelsen

Secretaria General (E)

Margarita Barraquer Sourdis

Director de Primera Infancia

Juan Carlos Buitrago Ortiz

Equipo de Supervisión DPI

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MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

2.1. OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN ................................................................. 6

c. Visitas Denuncias y derechos de Petición…………………………………………………..13

3.2 Equipos de Supervisión de las Regionales y Centros Zonales ........................................ 13

4.1.2. Definición de lineamientos para el esquema de supervisión ........................................ 26

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MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

4.1.5. Identificación de las EAS y UDS a visitar (Programación de visitas) ............................ 27

5.4. Informe del supervisor…………………………………………………………………………...40

5.5. Comités Técnicos

5.6. Comité Técnico Regional……………………………………………………………………….42

6. ACTIVIDADES DE LA FASE DE RESULTADOS EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE

6.2. Actualización del aplicativo de resultados de supervisión ................................................ 46

6.3.1 Asistencia técnica y fortalecimiento ..................................................................................... 51

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MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

En este sentido, este documento contiene temas en los cuales se describen el

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

El esquema de supervisión, es un proceso permanente en el que el supervisor del

2.1. OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN

2.1.1. Objetivo general

Realizar supervisión permanente al cumplimiento de las obligaciones contractuales

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MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

2.1.2. Objetivos específicos

3. CONFORMACIÓN DE LOS EQUIPOS Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA

Teniendo en cuenta que la supervisión se realiza desde el punto de vista administrativo,

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

3.1 Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional – Dirección de Primera Infancia

El equipo de apoyo a la supervisión de la Sede Nacional de la Dirección de Primera

Este grupo está conformado por un/a coordinador/a nacional de supervisión, -

Gráfico 1. Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional DPI.

DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

COORDINACIÓN NACIONAL DE SUPERVISIÓN

ASESORES TERRITORIALES APOYO JURÍDICO

ANÁLISIS Y GESTIÓN DEL DATO

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

3.1.1 Funciones del Equipo de apoyo a la supervisión Sede Nacional - DPI

 Definir e implementar los lineamientos para el esquema de supervisión.

 Revisar y ajustar los instrumentos de supervisión.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

 Realizar el seguimiento al cumplimiento de las metas del proceso de supervisión de

 Atender Peticiones, Quejas, Reclamos (PQR) relacionadas con el objeto del

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

MODELO ESQUEMA DE SUPERVISIÓN –DIRECCIÓN DE PRIMERA

 Apoyar al Director de Primera Infancia en el seguimiento financiero a los contratos