En este documento encontrará los siguientes temas:

z Definiciones
z Historia
z Propósitos
z Módulos de SAP
En general, SAP es una abreviatura de Sistemas, Aplicaciones y Productos, y es una empresa alemana que
diseña sistemas informáticos empresariales como R/3, que desde 1998 se ha venido utilizando en la
institucionalidad cafetera en busca de una solución informática en el manejo de sus procesos logísticos,
financieros y de gestión de proyectos.

R/3 es un planeador de recursos de la empresa ( Enterprise Resource Planning –ERP). Es decir, un sistema o
software administrativo que integra personas, mejores prácticas, procesos de negocio y tecnología. Conviene
destacar que la información fluye en tiempo real, esto significa que lo que sucede en un área afecta
inmediatamente a otra; todo queda registrado en una base de datos que actualiza la información en las
diferentes áreas de forma permanente y constante.

El uso de esta herramienta en las empresas de la institucionalidad cafetera, ha tenido los siguientes beneficios:

• Una mayor capacidad de las empresas y de los empleados para responder a los
cambios en las políticas, estrategias y objetivos que se han dado en los últimos años.

• La unificación de las labores del día a día en la forma de registrar la información que
allí se genera (unión entre los procesos de negocio y los sistemas de información que
los soportan).

• La creación de una cultura del registro y sistematización de la información en las

empresas de la institucionalidad cafetera, lo que hace posible que hoy sea más fácil
utilizar el sistema en la versión ECC 5.0.

• La posibilidad de que los usuarios finales administren los procesos de negocio e

intervengan directamente en su configuración.
Si usted es un colaborador con más de 10 años en la institucionalidad, recordará que se manejaban tres
sistemas de información funcional de manera independiente y desarticulada, lo que hacía más dispendioso el
uso de la información:

Cada uno de estos sistemas era de gran utilidad, pero su uso independiente generó dificultades al interior de los
procesos administrativos, y creó así la necesidad de articularlos de una manera más organizada y eficiente a
través de una herramienta única como SAP R/3.

Una vez creada la necesidad de organizar el manejo interno de los procesos administrativos, en 1998 se puso
en marcha el proyecto FedERA 2000 con el que se realizaron cambios importantes en los procesos
administrativos que se venían utilizando en la Federación Nacional de Cafeteros. Uno de los cambios más
importantes fue la adopción de la tecnología informática de administración de SAP R/3. Con este sistema la FNC
buscaba tener un Sistema Integrado de Gestión que uniera en una sola plataforma tecnológica todos los
procesos administrativos de la empresa, agilizará las actividades, eliminará tareas que no agregaban valor a la
gestión, y disminuir con ello el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones.

Para que FedERA 2000 se hiciera realidad, entre enero de 1998 y marzo de 2000 un grupo de colaboradores se
capacitó tiempo completo en la elaboración de los parámetros de los procesos administrativos de la empresa y
en el funcionamiento del proyecto.

Este grupo de colaboradores estuvo conformado por representantes de la oficina central, los Comités
departamentales de cafeteros, Cenicafé, Fábrica de Café Liofilizado y Almacafé. Inicialmente trabajaron sobre
los módulos de HR, MM, y FICO.

El 1 de enero de 2000 se empezó a utilizar SAP R/3. Su uso implicó el abandono de los sistemas de información
(SIF, SICO y SIRI), y se inició una nueva etapa en la cultura empresarial, en el rediseño de los procesos y en el
control interno de la empresa.

Con la implantación de R/3 de SAP se inició también una nueva manera de prestar apoyo en la implementación
de los procesos en la empresa. Esta herramienta es la documentación en línea que se apoya en los recursos
informáticos de la FNC y es un espacio informativo en la intranet donde están disponibles documentos de
soporte sobre macroprocesos, manuales de usuario, glosarios y capacitaciones. También se crearon alternativas
de soporte y ayuda conocidas como el Help Desk a cargo de EDS; de esta manera los empleados de la FNC
aclaraban dudas respecto al manejo de SAP R/3 o problemas específicos que no se encontraran en la
documentación.
Evolución de los Sistemas de Información

Hasta mediados de la década de los 70, la información en Almacafé se manejaba de forma manual. En las
sucursales y agencias se contaba con mucho personal especialmente en el área de contabilidad, la cual se
encargaba de hacer el registro de los movimientos hechos tanto en especie como en dinero. Toda la información
se transmitía por télex o por teléfono y se compilaba en grandes planillas y cuadros.

Entre los años 76 y 78 se crea en la Oficina Principal el CIS (Centro de Información Sistematizada) y se compran
los primeros computadores TEXAS INSTRUMENT para el centro de cómputo.

En la década de los 80 se desarrollan ayudas tales como Invorden para el manejo de los inventarios y Conta
para el manejo de la Contabilidad. Las secretarias reemplazaron sus máquinas de escribir tradicionales por
computadores que, además de Word, no contaban con muchas aplicaciones.

En la década de los 90 se consideró la necesidad de encontrar una solución integral para el manejo y
procesamiento de la información y es así como se convocó una licitación que, de acuerdo con las necesidades
de la empresa ofreciera tal solución. La licitación se la ganó la firma UNISYS.

La firma UNISYS desarrolló la Solución Informática para Almacafé mediante la creación del SIAL (Sistema de
Información Almacafé) el cual estaba compuesto por el Sistema de Información Financiero y Administrativo
(SIFA) y el Sistema de Información Operativo (SIOP).

De igual forma se instala el correo electrónico (Proffs y posteriormente Lotus) para el envío de información y se
transmiten datos vía satélite entre los almacenes y la Oficina Central, mediante la instalación de antenas en la
oficina principal y en todas las Sucursales y Agencias.

En el año 1999 y dado que la Federación ya había iniciado la

implantación del Sistema R/3 de SAP, Almacafé consideró pertinente el
desarollo del mismo sistema con el fin de facilitar el manejo e
intercambio de información entre las Empresas especialmente en lo
relacionado con la comercialización de café y consolidar el esquema de
organización por procesos adoptado por las empresas.

El cambio se inició con la adopción de la herramienta R/3 de SAP, con una plataforma tecnológica que vinculará
todos los procesos operativos y administrativos de la Empresa , agilizará las actividades, eliminará tareas que no
agregaban valor a la gestión, y disminuyera el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones y por sobretodo
que permitiera el suministro oportuno de información a la Federación en los aspectos contables, financieros y de
manejo y tratamiento de la especie.
Para mantener la competitividad organizacional, en el 2005 la FNC y Almacafé actualizaron la versión de SAP:
R/3 de 4.0b a ECC 5.0. Con esta versión, se busca la excelencia en el modelo administrativo de la empresa,
incluidas otras empresas de la institucionalidad cafetera, para cumplir los propósitos establecidos en el Plan
Estratégico Corporativo 2003-2008.

Con la actualización del software SAP R/3 ECC 5.0 tanto la Federación Nacional de Cafeteros como Almacafé
pretenden responder a los cambios del mercado mundial del café. Para que la empresa sea más competitiva es
necesario incorporar conceptos como organización por procesos, transparencia en la administración de aportes
de terceros, trazabilidad, servicios compartidos, valor agregado, planeación y previsión, la exigencia legal de
separación del fondo y la flexibilidad, que impactan fuertemente en la organización. De igual manera, se busca
adecuar el software de gestión de la Federación y Almacafé a los nuevos requerimientos de estrategias,
procesos, personas y tecnología.

Con la actualización de SAP se espera que las empresas de la institucionalidad cafetera obtengan los siguientes
beneficios:

z Garantizar la separación contable de las actividades del FNC-Almacafé

z Disponer de análisis de rentabilidad por unidades de negocio
z Optimizar el proceso de inversión social
z Implementar el modelo de operador logístico para Almacafé
z Revisar y mejorar el ciclo de ingresos y egresos de las compañías.
z Configurar el módulo de administración de servicios
z Asegurar la transferencia de Almacafé y FNC
z Actualizar SAP a la versión ECC. 5.0
z Revisar y mejorar el funcionamiento actual del sistema SAP R/3 de acuerdo con los módulos hoy
implantados
z Reducir el número de programas ABAP.

Estrategias para el proyecto

Alineación con los planes y estándares corporativos

Estandarizar las operaciones de la compañía con los estándares mundiales de las mejores prácticas del negocio
de FNC-Almacafé.

Alineación con las prácticas de control y de calidad

Alinear los diversos productos con las políticas, estándares y normas relacionadas con la administración de la
calidad. Sobre este último punto se hará énfasis en “el deber ser” que señalan organizaciones rectoras del tema.
De esta forma se evitará inversión de recursos para alinear los procesos con los modelos de calidad de FNC-
Almacafé.

Fortalecer las Interfaces

Hacer énfasis en las interfaces entre los diversos procesos y unidades, a fin de delimitar claramente las fronteras
de responsabilidad, facilitar el flujo de operación e información, y disminuir posibles conflictos entre ellas; todo
con el propósito de asegurar un trabajo cooperativo, enfoque primordial en SAP.

Énfasis en la operatividad de la plataforma

Enfocar los mayores esfuerzos en la actualización técnica y en que las pruebas funcionales aseguren que la
operación funcionará con iguales resultados que en la versión 4.0B a ser migrada.

Enfoque hacia los resultados para el negocio

Hacer énfasis en las metas planteadas en el proyecto, con el fin de asegurar que todas las actividades y
productos allí estipulados se desarrollen en función de los resultados.

Simplicidad y Practicidad

Analizar los productos y estándares que se van a aplicar, a fin de mejorarlos y fijar elementos prácticos,
dinámicos, comprensibles, de fácil actualización y uso.
Los módulos SAP R/3 que se utilizan en la versión ECC 5.0

Los módulos de la solución R/3 a reimplementar en el proyecto se reflejan en el siguiente gráfico: