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Los pedidos así solicitados se recepcionan con nombres comerciales que le eran familiares
a los solicitantes de cada área. El gerente había dispuesto que los artículos se entregaran
directamente a los usuarios quienes los almacenan hasta que los usan. Como medida de
precaución, en caso de algunos productos se adquiría una cantidad mayor a la necesaria
para formar inventarios de seguridad que permitieran enfrentar cualquier situación
imprevista. Este Exceso enviaría al depósito general y solo se despacharía en situaciones
de emergencia.
A medida que la empresa crecía Martínez comprobó que el sistema de compras era muy
costoso, pero había funcionado durante seis años. En una revisión de stock se comprobó
que la empresa había comprado y contaba con un inventario de 1750 ítems de artículos
de limpieza, lubricación y otros similares de los cuales casi el 45% estaban vencidos o en
desuso en el depósito.
Solo 75 eran empleados actualmente en la elaboración de los productos de limpieza
brindados por la empresa. Cuando se investigó sobre el sistema de recepción se comprobó
que los empleados se limitaban a contar los artículos y verificar la marca de los mismos, no
se tenía en cuenta la composición química ni las características físicas y técnicas de los
productos y tampoco tienen una ubicación fija dentro de la empresa.
En la investigación del gerente se determinó que se compraban artículos similares con una
gran diferencia de precios cuando no se encontraban en el deposito y de acuerdo a lo
solicitado por los usuarios, pero la comparación de precios no se podría realizar, porque no
se conocía la composición química de ellos.
Luego de evaluar la forma como se adquirían los materiales la gerencia concluyo en que
no se podían comprar grandes cantidades ni hacer planes, ya que los inventarios eran
excesivos y muchas veces las dependencias paraban sus actividades por falta de materiales
que otra dependencia tenia. Algunos productos rendían más que otros, pero los usuarios
insistían en que se debería mantener la política inicial.
Había productos que requerían ser preparados antes de usarlos, lo que ocasionaba el uso
de mano de obra adicional y materiales adicionales como cepillos de alambre, lijas para
metal etc. De los cuales no exite un control yaque se compran por caja chica.
El señor Martínez se reunión con el jefe de compras y almacenes a fin de tomar la medidas
correctivas necesarias.