ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

.¿ Qué es el tiempo?
Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos diccionarios de la
actualidad lo definen: ♦ La enciclopedia ilustrada cumbre: “Relación que se establece entre dos o más
fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” ♦ Diccionario Larousse: “ Duración de los fenómenos… época,
siglo” ♦ Diccionario de la Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza” ♦ Diccionario de
Psicología: “Aspecto mensurable de la duración” La mejor definición, si bien no la mas clara para el lector
moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: el número, o la medida, del movimiento
según antes y después. El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Ya que si nada cambiara, no habría
tiempo. Resulta toda una confusión que sorprenderá a más de uno. El tiempo en sí no existe. No existe
porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existe ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente
las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Para el ser humano el tiempo es la vida.
Con mayor razón que el tan trillado refrán castellano: “El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón: “Time
is Money”, debería difundirse este refrán filosófico y universal: “El tiempo es vida”. Es la vida que se
procesa y que se construye, se despliega y hacia el final se repliega.

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no
existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los
recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. La "Administración del
tiempo" es un concepto interesante. Implica que podemos poseerlo o controlarlo. El Tiempo, en si mismo,
es parte de las tres dimensiones y no creo que por ahora podamos "hacerle" algo, mucho menos
administrarlo. Lo que podemos, en cambio, es administrarnos nosotros mismos "a tiempo". Tomar
conciencia de lo que estamos haciendo, y de cómo estamos, dentro del tiempo. "Si quieres hacer buen uso
de tu tiempo, debes saber qué es lo más importante y entonces, darle todo lo que tengas ".REALIDADES Y
MITOS. En torno al tiempo han creado un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos, que ocultan la
realidad de las cosas creando ilusiones deletéreas. “No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El
tiempo vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”, “Hay que ir
contra el reloj”, “Soy esclavo del tiempo”, “Vamos a ahorrar el tiempo” etc.

Todas las expresiones anteriores son falsas. El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemático
uniforme y parejo: a nadie se le echa encima el tiempo y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente.
Tampoco se recupera, ejemplo de esto puede ser, si un piloto sale de París a Nueva York con una hora de
retraso, podrá recorrer ese trecho en menos tiempo del acostumbrado, pero tendrá que pagar un precio
adicional: mayor esfuerzo de las máquinas, mayor gasto de combustible, mayor tensión de los operadores
y mayor riesgo para todos. La tan sonada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal,
confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las
razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las
solicitaciones extrañas. TIEMPO FÍSICO Y PSICOLÓGICO. Una cosa es el tiempo del reloj ( tiempo físico)
y otra el tiempo psicológico. En primer lugar esta el tiempo físico, que es un fenómeno aplicado a la
realidad objetiva y por encima de las vicisitudes de los seres humanos. En segundo lugar esta el tiempo
psicológico, que es una experiencia subjetiva, como vivencia, como interiorización de caracteres, de los
caprichos y de las neurosis. La física NO consigue explicar la relación entre el tiempo físico y el tiempo
psicológico (el tiempo de los relojes y el tiempo de la conciencia). Tales tiempos parecen tener vínculos
que los unen, pero poseen propiedades diferentes, y a veces hasta contrarias. De entrada, sus estructuras
difieren: el tiempo físico transcurre idéntico a sí mismo, el subjetivo en cambio sucede con ritmos diferentes
y con discontinuidades. El tiempo físico (concentrado siempre en el presente) separa el infinito del pasado
del infinito del futuro, mientras que el psicológico mezcla dentro del presente un poco de pasado reciente y
un poco de futuro próximo. En el tiempo físico, los instantes sucesivos nunca, existen juntos; el psicológico
elabora dentro del presente una especie de coexistencia entre el pasado inmediato y el futuro inminente. El
psicológico une lo que el físico separa continuamente, conserva lo que el físico se lleva, incluye lo que el
físico excluye, manteniendo lo que el otro elimina. Es el tiempo del que se dice: “Una enfermedad terrible,
que duro dos largos años”, “Quince días de vacaciones que pasaron en un santiamén”, “Cinco minutos de
angustia que me parecieron cinco años”.

Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo
observamos en el ritmo de la naturaleza y lo sentimos y vivenciamos en nuestra esfera corporal,
psicológica y social. En la corporal. La vida fisiológica es una ejecución de ritmos: la inspiración y la
espiración, el hombre y la sociedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso… se presentan
día con día. Además, se vive el tiempo en el paso de las estaciones cada año, en las variaciones del
cuerpo a través de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la
madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las enfermedades. En la
esfera psicológica. Nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el influir de los acontecimientos:
ejemplo, 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 de extrema tensión o dolor;
tomamos distancia con respecto a los hechos del pasado, localizándolos en el tiempo; podemos decir,
“Hace una semana”, “Hace tres meses”, “Hace cinco años”; y experimentamos el mundo del paso de la
niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros…En la esfera social. Esta se da por
ejemplo, cuando dejamos de ver 15 años a un compañero de escuela y al encontrárnoslo, advertimos y
observamos el paso del tiempo. Comparamos a nuestra cuidad o a nuestro barrio con lo que era hace 20
años, por donde quiera encontramos la huella del paso del tiempo.

EL HOMBRE CONTROLA EL TIEMPO.

Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividir y controlar el tiempo; muchos siglos antes de la
era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena. La misión del hombre no es someterse
pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se hadado a descubrir diversos expedientes, algunos muy
sofisticados para negar la fatalidad del tiempo. El tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas
formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente,
careciendo de la triple dimensión del pasado, presente y futuro. Sólo el hombre, capaz de concientizarse y
reflexionar y por lo mismo, capaz de trascender su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del
universo, dominando el tiempo y el espacio; y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la
seguridad del término en la muerte.. No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y
pasado, adopta, o bien crea, una filosofía del tiempo.
ENEMIGOS DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS.
¿Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿Que lo emplea del mejor modo
posible para su plena realización y para el logro d los más valiosos objetivos? ¿ Que se sirve de él para
construir la felicidad propia y la de los seres queridos?.

Existen “Ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más ocultos y disimulados.
Identificarlos es el mejor camino para acabar con ellos. Entendemos por “Enemigo o desperdiciador del
tiempo “, cualquier circunstancia que se opone a la realización de nuestros objetivos, o simplemente que
nos aparta de nuestros valores. Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no
controlables. Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero
la verdad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos. A continuación se
muestra el siguiente cuadro:

ENEMIGOS DEL TIEMPO. EXTERNOS. INTERNOS.

EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD.

Toda administración implica la personalidad del administrador, y aún más cuando se trata del tiempo, que
no es algo externo a la persona. Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es
malgastar la vida. La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime
cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres“. Nos encontramos, no ante un problema de técnicas, sino de
actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de
reeducación; no de simples estrategias, sino de madurez humana; no de adoctrinamiento, sino de
expresión espontánea, vital y creativa.
TIEMPO Y VALORES HUMANOS.
De aquí que manejen su tiempo en formas muy diversas, el individuo materialista, el perfeccionista, el
idealista soñador, el bohemio, el burócrata, el artista, el científico, el empresario, el religioso, el político, etc.
De igual manera todos manejamos nuestro tiempo de maneras diversas a los 5 años de edad, a los 15, a
los 25, y a los 60. Están de por medio los valores de cada individuo: los conscientes y los inconscientes.
Ellos nos motivan a obrar y determinan nuestros intereses y nuestros gustos. Por ello, es muy importante
y posible hasta cierto punto programar “Desde fuera “ el tiempo de trabajo de un individuo, no es
posible programarle el tiempo vital. Eso seria una burla y violación a la intimidad personal. Esto es una
cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y madurez.

REFLEXIÓN Y PERCEPCIÓN DEL TIEMPO.

La administración del tiempo es, hoy, uno de los temas claves del mundo laboral, aunque la importancia de
esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras: “Aquel que prepara las cosas
que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a
través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la
disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”. Esta
cita no es de ningún autor contemporáneo especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más
célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo. Es importante señalar que el buen uso del
tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así:
“Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y
aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar
una vida”. “El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en la
que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida. Además, vale la pena repetirlo: el
tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo. Y no sólo en el terreno laboral, no se puede
comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el
tiempo, por lo común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar
un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea”. Todos
tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se
puede ganar, pero sí se puede perder.

Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no podemos gestionar
el tiempo lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
organizarnos inteligentemente. Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.

2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

Porque el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo que debemos
aprovechar. Por lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo. Una vez
pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede
proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros
objetivos.
En nuestro muy mexicano estilo de manejar el tiempo, especialmente en lo que se refiere a la cultura del
trabajo y a la forma de integrar el recurso tiempo a ese trabajo:

1. Para dar prioridades tendemos a colocar en primer lugar de nuestra rutina diaria lo que nos agrada o se
nos facilita más, inmediatamente después lo urgente, y en ocasiones dejamos para el último momento lo
importante.

2. Somos gregarios y sociales para las festividades y ceremonias, aunque paradójicamente solitarios para
trabajar. Se nos dificulta confiar y trabajar en equipo.

3. Nuestra laboriosidad la desperdiciamos en detalles, la mayoría de las veces por no delegar

responsabilidades (incluso en labores poco agradables) y que alguien más podría hacer, como recopilar
información, fotocopiar documentos, etc.

4. Llegamos a creer que mantenernos en una oficina “sacando pendientes” nos hace más eficientes. ¿La
eficiencia no sería evitar esos pendientes, usando mejor nuestro tiempo laboral?

En el cine existe el tiempo circular, cuando el filme empieza en el punto donde concluye; el tiempo lineal
donde las acciones ocurren cronológicamente y de manera ordenada; y el tiempo espiral, donde hay saltos
en el presente y en el pasado. Estos tiempos pueden mezclarse, pero en la vida real no tenemos más que
tiempo lineal, al cual podemos clasificar en dos formas:

A. Tiempo de respuesta. Aquel que no está bajo nuestro control, pero que sigue consumiendo nuestro
tiempo de vida. Puede, si lo permitimos, manejar a los demás con sus solicitudes, exigencias y problemas.

B. Tiempo discrecional. El que puede ser controlado. (Drucker dice que ningún gerente tiene más de un
25% de tiempo discrecional); es el tiempo disponible (Si Drucker tiene razón, solo controlaré 12 años de
mis 48 de vida profesional. La respuesta debe ser que todo gerente debe estar disponible para su gente y
colegas, pero no a toda hora).

Los recursos para utilizar el tiempo discrecional son:

a) El aislamiento, para restringir las interrupciones sin tener que retirarnos del lugar.

b) El retraimiento, que significa separarse del sitio habitual de trabajo para tener tiempos sin interrupciones.

c) Reservación de trozos de tiempo de dos horas intocables a la semana, por ejemplo.

Sin embargo ninguna de estas estrategias funciona si caemos en la postergación, que es la manía de
dejar las cosas para después (Cociente de postergación es el grado en que acostumbramos dejar para
después las actividades que tenemos que hacer, y que puede traer consecuencias de una mala
administración del tiempo).

FILOSOFIA Y CIENCIA. EL HOMBRE EXPLÍCA Y CONTROLA EL TIEMPO

Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividirlo, en el afán de controlarlo. Muchos siglos antes
de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena. Con frecuencia los artistas –más
sensibles a los fenómenos humanos- sintieron con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron
como un torrente que corre en caída acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o como un
monstruo implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el célebre
cuadro “El tiempo”, que se exhibe en el Museo del Prado en Madrid.

Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente de que su misión no es
someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes –
algunos muy sofisticados- para negar la fatalidad del tiempo. • Así, en la antigüedad inventó mitos tan
fantásticos como el del Árbol de la vida y el de la Fuente de la Juventud. • Hizo intentos por detener el
tiempo y conferir a las personas notables, por encima de los años efímeros y del polvo de la tumba, una
perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada en las momias y en las estatuas. En forma más reciente y
democrática, en los retratos, en las fotografías, videos, que aprisionan el momento fugaz. • La Biblia nos
habla de patriarcas que vivieron centenares de años: antes del diluvio, Adán vivió 930 años; Yered, 962;
Matusalén, 969; etc. (GÉNESIS 5). Los patriarcas postdiluvianos anteriores a Abraham viven entre 600 y
200 años: Sem vive 600; Arfaxad , 438; Selaj, 533; Héber, 464; etc. (GÉNESIS 11). Finalmente los
patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 años. La ciencia moderna ha demostrado que jamás existieron
hombres tan longevos. Los relatos bíblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios
del hombre recién salido de las manos del Creador. Y recíprocamente, diciendo que a medida que la
humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala conducta. • Un
recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de los teólogos. Los espíritus torturados por el
tiempo se sienten liberados de él al insertarlo en un mito. Las concepciones cíclicas, que se encuentran en
el acervo cultural de muchos pueblos, hacen del tiempo, no ya una línea recta que avanza dejando atrás
irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, más o menos apretada. De este modo queda abierta la
posibilidad de que se vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, si muy cerca del punto
(momento) del pasado. Podemos mencionar tres ejemplos de éstas teorías:

1. El mito del Dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de los cinco continentes
incluyeron este mito como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este mito, poco menos que
universal, obedece a la interpretación imaginativa de dos ciclos naturales; el ciclo diario del sol que nace
en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra latina, que significa “naciente”, y occidente,
“muriente”), y el ciclo agrícola anual de la naturaleza que en muchas latitudes se agota y desfallece
durante el invierno, y que revive en primavera. Por una “unión mística“ del creyente con los dioses
resucitados, se podía esperar una inmortalidad personal.

2. La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muerte el sujeto inicia una
nueva vida, y luego otra y otra. . . . . . . Esta concepción, de sobra conocida en el budismo y en otras
ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del paso del tiempo. También las liturgias religiosas
operan en el mismo sentido. Muchos ritos pretenden no sólo evocar, sino en cierto modo reactualizar
hechos del pasado. Así, para un devoto católico el de diciembre nace el niño Jesús y el Viernes Santo, es
condenado y crucificado el Maestro, y el Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la vida. Además en
cada misa se renueva “místicamente” la Pasión de Cristo.

3. Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia como una cadena de
alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado en este orden de ideas.
Para Empédocles el mundo estaba constituido por cuatro elementos en constante concepción dialéctica
(“estira y afloja” podríamos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitéticas: el amor y el odio. Para
Heráclito, el devenir de la naturaleza y de la historia era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la
pugna de los elementos, y que daban paso una y otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Heráclito
había observado que las realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: frío,
caliente; duro, blando; pesado, liviano; esperanza, desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud,
enfermedad; vida, muerte; etc. Platón, por su parte, imaginó una eternidad como contrapartida del tiempo;
es decir, al lado del tiempo efímero y fugaz de la experiencia humana, puso un tiempo lleno, denso,
inalterable, siempre igual a sí mismo: el tiempo de los dioses. Ya en la época moderna fue el filósofo
alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o ritmos en el centro del escenario filosófico.
Interpretó la historia, no como una mera sucesión de fenómenos que estuvieran yuxtapuestos y
encadenados, sino como un inmenso y complejísimo campo de fuerza. La interacción de ellas,
predominando en diversos momentos una u otras (como suele suceder en una batalla o en un partido de
futbol), crea una dialéctica cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la
síntesis. Notamos que la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular “estira y
afloja”. Para otro gran filósofo moderno, Emmanuel Kant, el tiempo no existe; es una necesidad de la
mente humana y reside totalmente en ella. Kant enseña que sin la artificial categoría “tiempo” no puede
desarrollarse el pensamiento. También algunas filosofías orientales postulan dos principios antitéticos y
complementarios: el yin y el yang, cuya interacción dialéctica resulta en una historia recurrente. Finalmente
Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la cuarta dimensión: como una coordenada
que, además de las tres tradicionales del espacio (largo, ancho, alto), sirve para situar o ubicar a cada
persona u objeto. Es un hecho que sin la coordenada del tiempo, cualquier hecho o situación que podamos
pensar no queda suficientemente definido. Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre
en muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el
presente, careciendo de la triple dimensión “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre es capaz de
concientizarse y reflexionar y, por lo mismo, capaz de trascender su propio presente, se ha abierto las
puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio; y también angustiándose ante la
fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte.

EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA.

¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el ejecutivo que para el resto de la gente?

Existen diversas razones: • El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la eficiencia y
obtención de resultados. • El ejecutivo es responsable, no solo de su propio tiempo, sino también del
tiempo de otros. • Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural que
sienta más las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus tareas,
olvidando que: “Se trabaja para vivir; no se vive para trabajar”.

“LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO.

Planeación deficiente, ya sea porque los objetivos no quedan claros, o por qué falla su distribución en las
cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.

• Jerarquización insuficiente de prioridades.

• Incapacidad para decir “no”, fuente, a su vez, de múltiples interferencias extrañas.
• Poca habilidad en el manejo de interrupciones.
• Resistencia a delegar, o el no saber cómo delegar en forma adecuada.
• Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.
 • “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
• Apoyo secretarial ineficiente.

MITOS
Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo.

El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la ironía del
caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más. . . . .para no llegar a ninguna parte.

El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se
regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos,
aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”.
Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito de la energía del desempeño laboral: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen
de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de la solución de los problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a encontrar soluciones a
los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que el manejo de problemas lo básico y
anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.

El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea
el tiempo que se debe de emplear en asuntos difíciles tratándolos de manera superficial, de modo que se
está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso
queda convertido en estorbo y objeto de defensa.

El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo el mundo, listo siempre para
dialogar”. Convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando
cómo matar el tiempo.

PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.-

• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.

• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto de los
objetivos vitales, y preguntándose ¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy? Si se escribe una lista
de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras evitar la realización demasiado correcta de
tareas… que no son lasque se tienen que hacer.

• Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. “Tener presente el principio del 80/20” o principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos
críticos producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades
inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

• No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse
de tener bien definido el problema.

• En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto responsabilidades como la autoridad
correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra la autentica liberación del tiempo.

• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder
concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”.

• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la
claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o FEEDBACK.

• Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto mas tiempo se debe asignar proporcionalmente, a la
planeación.

• Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven
sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”

• Mejorar la administración del tiempo, no solo en algunos sino en todos los niveles de la organización. •
Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar y de tener y mantener a la vista estos
bloques o unidades de cosas por hacer (principio del visibilidad).

• Hacer altamente funcional el equipo “jefe secretaria”.

EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA.- La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.
Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con esto, le compete ser la
protectora de su tiempo. Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte
integrante y le concede facultad y responsabilidad para:

• “Filtrar” las llamadas y visitas.

• “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y otros documentos.

• Preparar memoranda para las reuniones.

• Asistir a la mayoría de las reuniones.

• Mantenerse enterada de los planes y de los compromisos del jefe.

Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación, que le permita considerar los
asuntos desde el punto de vista del jefe. Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo
van los asuntos de la oficina, enterarla de sus propias intenciones, y enterarse de las de ella.
LA PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO
La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas especiales. El ejecutivo
sobresaliente en este punto:

• Es una persona muy organizada. Solo así es capaz de organizar también a otros para un pleno
aprovechamiento de sus aportaciones.

• Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con el desperdicio del
tiempo y demás recursos.

• Es una persona al mismo tiempo idealista y realista que busca e imagina nuevas rutas y nuevos métodos,
pero calcula los requerimientos de tiempo con los pies firmes sobre la tierra.

• Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones de su personal y de todos los
seres humanos que se cruzan en su camino.

• Es una persona intuitiva, que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y dentro de sus
contextos.

• Es una persona flexible, que acepta la derrota y no se obstina en “dar patadas contra los muros”; admite
que se cometen errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender.

• Es una persona que cree sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar; no sucumbe a la
tentación de actuar como “El hombre orquesta”.

• Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás.

• Es una persona autocrática, que en forma periódica examina las cosas que se ha propuesto hacer y ha
hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.

Alan Lakein, “El gurú de la administración del tiempo” según lo llamó el New York Times, sintetiza todo en
6 puntos concisos:

1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por grado de
importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s y no con las “C”s, es decir, con los asuntos de primera y no de tercera
importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en esos momentos?
5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez.
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en “pendientes”.
EFECTOS PATOLÓGICOS DEL MAL USO DEL TIEMPO:

EL MAL USO ES PATOGENO

Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir las consecuencias negativas. Para
ilustrarlo con casos extremos, actúa torpemente quien compra un coche de lujo y lo usa para acarrear
borregos en una brecha.; o compra una licuadora para triturar guijarros del arroyo; o usa vino del Rhin para
limpiar manchas en un piso. El tiempo es la vida.

USAR MAL EL TIEMPO ES USAR MAL LA VIDA. SERÍA UN MILAGRO PODER HACERLO
IMPUNEMENTE.

Semejante deformación origina, en diversos grados patologías, tanto somáticas como psíquicas y
sociales. Las sociales las dejaremos de lado. Compete a los sociólogos, “politólogos” y moralistas analizar
como el mal uso comunitario del tiempo repercute en estancamiento, subdesarrollo y vicios de todo
genero.

DOS TIPOS DE MAL USO.-

1. Por vaciedad (falta de actividad).

2. Por congestión (sobreactividad).

Podemos explicar esta distinción con una analogía: por ejemplo, una persona puede sufrirmalestares
digestivos: (1) por no comer; o bien, (2) por comer demasiado.

MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD.- Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el
tiempo se exponen a efectos patológicos que en generan resultan menos visibles en la juventud, pero que
hacen crisis en la segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y
existencial, hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías.

MAL USO POR CONGESTION.- Es el peligro de los líderes, de muchos artistas triunfadores, de los
ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados por un mundo de presiones: diluvios de información, agenda
saturada de compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias del status social,
etc. Se habla entonces del stress. La palabra inglesa stress conjuga dos fenómenos diferentes: por una
parte jalar, estirar; y por la otra, comprimir, apretar.

Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio, han demostrado una estrecha
correlación entre el fenómeno stress y el manejo del tiempo. Las manifestaciones más conocidas son
Hipertensión, úlcera gástrica, colitis, jaqueca enfermedades cutáneas y propensión al infarto.

Una de las necesidades humanas mas características es la “necesidad de estructura ”.Requerimos

ubicarnos en la doble coordenada del espacio y del tiempo. Así como nos sentimos mal cuando nos
desorientamos, es decir, cuando nos desestructuramos en el espacio, así también es natural que nos
sintamos mal cuando nos desestructuramos en el tiempo; y se desestructura con respecto al tiempo quien
no logra visualizar y sentir sus compromisos como acomodados en compartimentos (que son los
calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como apiñados sobre sí en desorden.
TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGIAS
En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial. Es imposible entender las labores
individuales fuera del contexto del sistema sociológico total. El trabajo es expresión del sistema de pareja,
del sistema familiar (familia primaria y familia secundaria), del sistema cultural del país, de la época y de
otros factores. La casuística es muy variada. Por ejemplo:

• El niño, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada y activa. Si es blando y conformista,
tenderá a reproducir la irresponsabilidad del padre, con cierto fatalismo. • En el mismo caso, si el niño es
duro y rebelde, desarrollará una reacción opuesta, que lo llevará a impedir que su familia repita las
experiencias que él tuvo que soportar, y será obsesivo.

• El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un jefe tiránico y autoritario en la empresa. •
Viceversa, el individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo prepotente y autoritario con su
mujer e hijos.

• El anciano que, consciente de la cercanía de su fin, busca desesperadamente modos de trascender y

dejar testimonios de sí.

• El sujeto víctima de un traumatismo craneoencefálico fuerte, que cae en un delirio ocupacional. Es muy
interesante el estudio del trabajo- y del tiempo que éste absorbe y maneja- como campo de fuerzas
psíquicas de autoafirmación, dominio, sumisión, obsesividad, evasión, creatividad y de una amplia gama
de desplazamientos en las líneas que acabamos de mencionar.

TIEMPO Y SALUD
El buen uso del tiempo es fuente de:

• Orden
• Serenidad.
• Eficiencia.
• Seguridad.
• Liberación.
• Interés por la vida.
• Satisfacción que irradia en torno.
• En una palabra, es fuente de salud física y mental.

USO CREATIVO DEL TIEMPOMÁS ALLÁ DEL USO PRODUCTIVO

Un barrendero, un peón de albañil, un obrero que pasa el día empacando botellas, pueden ocupar su
tiempo laboral durante meses y años en tareas positivas y constructiva, pero rutinarias. No nos atrevemos
a condenarlos. Admitiremos, sin embargo, que una legítima y muy onda ambición nos impulsa a emplear
nuestro tiempo, no solo positivamente, sino creativamente; no funcionando en forma automática y
repetitiva, sino desarrollándonos y “expresándonos” como seres humanos libres. En siglos pasados la
sociedad tradicional, conservadora y autoritaria determinaba la mayor parte de las actividades, dejando
poco margen a la autoexpresión. Hoy, en cambio, los caminos, las opciones, las alternativas, las
posibilidades de elección, se han multiplicado. Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana,
se va formando día con día, en circunstancias concretas. Y así como no hay dos vidas humanas iguales,
tampoco hay dos personas que administren exactamente igual su tiempo.

PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO

• Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que cada persona debe
afrontar y resolver airosamente.

• Crear en torno a uno mismo una atmósfera de serenidad, alegría, esperanza, dinamismo, espontaneidad
y de diálogo. El diálogo genuino, inspira, abre horizontes y ahorra tiempo, enriqueciendo a las personas
con experiencias.

• Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera indica más compromisos, más agilidad, más
eficiencia y menos gasto de energía.

• Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan en contextos de grupos, valorizan al
equipo. Reconocer las aportaciones de cada miembro, disfrutando la interacción y permitiendo así que
liberen las energías mas autenticas de todos.

TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

TEORIAS ANTIGUAS Y MODERNAS

Desde hace siglos, el tiempo libre adquirió el rango de un verdadero problema filosófico y antropológico:
hoy representa uno de los campos más polémicos en la ideología. Entre los griegos del siglo VI antes de
Cristo, se empezó a valorizar el ocio, como el prerrequisito para la sabiduría y filosofía. Aristóteles
argumentaba que el ocio es mejor que el trabajo, pues se trabaja para lograr el ocio, y no viceversa. Solo a
los hombres libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo. Es interesante observar como de la palabra
ocio, deriva casi toda la terminología moderna relacionada con la escuela.

Los Romanos, más pragmáticos, no llegaron a idealizar tanto el ocio. Vivieron la vida como una alternativa
de OTIUM (ocio) y NEC-OTIUM (negocio, trabajos). Pero atribuyeron al trabajo el carácter de fin y al ocio
el de medio. Uno de los más ilustres filósofos latinos, Séneca, dedicó al tema uno de sus libros: DE OTIO.
La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa, reafirmó el ocio como citación ideal para
los religiosos y demás personas ansiosas por encontrar a Dios.

La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el ocio como ociosidad, como no hacer nada;
privilegio de ciertas clases y plataforma de status social. En el siglo XIX el marxismo empezó a ver en el
tiempo libre un fenómeno transformador del trabajo, y por lo mismo, del hombre. Ya en el siglo XX tocó a
las Naciones Unidas, en 1948, “canonizar al ocio”, incluyéndolo entre los derechos fundamentales del ser
humano, el derecho al tiempo libre.

FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE.- Dentro de estas perspectivas dinámicas, el tiempo libre es ante todo: •
Elección de actividades. • Compensación a las prisas, agitación y múltiples estímulos de la vida moderna. •
Mecanismo regulador de la personalidad. • Principio de individualización “vs.” presiones a la conformidad. •
Campo de autodeterminación “vs.” hábitos dependientes. En general, el mecanismo reductor de
desequilibrios de diversa índole. Como tal, el tiempo libre no es un apéndice al trabajo; no es un tiempo
negativo y residual, sino fuente fecunda de nuevos valores. El reverso de la medalla está en los ricos
saciados y hastiados, condenados a “matar el tiempo” en un aburrimiento mortal.

“SOLO HAY UNA COSA MAS BELLA QUE EL TRABAJO; ES EL DESCANSO. SETRABAJA
PRECISAMENTE PARA DESCANSAR. SE SUDA PARA ENJUGAR EL SUDOR.
SEDESGASTA UNO PARA RECREARSE”.

L. A. FERNANDO BAJONERO BAILÓN.