Gestão de Projetos

Organização & Projetos

 A teoria da
organização em TUDO
 As organizações são
difíceis de ser vistas.
Vêem-se alguns detalhes,
como um elevado prédio ou
uma estação de trabalho;
mas a organização como um
todo é VAGA e ABSTRATA
e pode estar distribuída
por diversas localizações.
Mas as organizações
possuem algo em
comum:
 (1) São entidades sociais
que (2) são dirigidas por
metas, (3) são desenhadas
como sistemas de atividades
deliberadamente
estruturados e coordenados
e (4) são ligadas ao
ambiente externo
Mas não foi sempre
assim...
As “organizações” como as
conhecemos são
relativamente recentes na
história da humanidade.
 Até o final da do século
XIX, existiam poucas
grandes empresas,
organizações de algum porte
ou importância – nenhum
sindicato ou associações
comerciais, poucas grandes
empresas, organizações sem
fins lucrativos ou ministérios
governamentais.
 Quantas mudanças
ocorreram desde então! A
revolução industrial e o
desenvolvimento de grandes
organizações transformaram
toda a sociedade. Pouco a
pouco, as organizações se
tornaram centrais à vida das
pessoas e hoje exercem uma
enorme influência em nossa
sociedade.
 Organizações
como sistemas
ABERTOS
 Um sistema
aberto e seus
subsistemas
 INPUT
|Processo de
transformação |
OUTPUT
Vários componentes
da organização são
projetados para
desempenhar as
funções-chave dos
subsistemas
Dimensões do
projeto
organizacional
Projeto = Desenho

ORGANIZACIONAL
 As dimensões
contextuais
caracterizam toda a
organização,
inclusive seu porte,
tecnologia, ambiente
e metas
 As dimensões
contextuais
descrevem o ajuste
organizacional que
influencia e molda
as dimensões
estruturais
Dimensão contextual
X
Dimensão Estrutural
 As dimensões
estruturais
fornecem rótulos
para descrever as
características
internas de uma
organização.
 As dimensões
contextuais
caracterizam toda a
organização,
inclusive seu porte,
tecnologia, ambiente
e metas.
 Dimensões ESTRUTURAIS

1. Formalização;
2. Especialização;
3. Hierarquia da autoridade;
4. Centralização
5. Profissinalismo
6. Taxas de pessoal
 Dimensões CONTEXTUAIS

1. Tamanho da organização;
2. Tecnologia
3. Ambiente
4. Metas e estratégias
5. Cultura organizacional
Administração Científica
Princípios Administrativos
Estudos de Hawthorne
Teoria da Contingência
A mudança no paradigma do
projeto
organizacional
Desempenho eficiente
X
Organização de
aprendizagem
Da estrutura vertical à estrutura horizontal

Das tarefas rotineiras aos papéis com empowerment

Dos sistemas formais de controle à informação

compartilhada

Da estratégia competitiva à estratégia colaborativa

Da cultura rígida à cultura adaptável

Comportamento Teoria da
Organizacional organização
 O Comportamento
organizacional consiste
numa microabordagem
das organizações porque
focaliza os indivíduos
dentro das organizações
como as unidades
relevantes da análise.
Motivação

Estilos de liderança

Personalidade

Diferenças cognitivas

Diferenças emocionais
A teoria da organização
consiste em um
macroexame das
organizações porque
analisa a organização
toda como uma unidade.
 A teoria da organização
ocupa-se com pessoas
agregadas em
departamentos e
organizações e com as
diferenças de estrutura e
comportamento do nível de
organização de análise.
A teoria da organização se
constitui em uma sociologia
das organizações, enquanto
o comportamento
organizacional se constitui
em uma psicologia das
organizações.
Mesoteoria
 Preocupa-se
com a
integração dos
níveis micro e
macro
Process
driven
x
Project
driven
Process = Gerir um sistema produtivo com elevada
predominância de atividades rotineiras, repetitivas e
isto exige algumas técnicas específicas que se
traduzem como “administração da capacidade”.

Project = exige técnicas que permitam melhor

conhecimento e “planejamento das atividades” que
são inovadoras.
 Ambiente
de projetos
 As empresas estão cada
vez mais orientadas para o
melhoramento
Pequenas
contínuo
Break-
alterações
through
pontuais
Nesta condição, devemos
considerar a possibilidade
de planejar nossos
trabalhos como se fossem
projetos para que
possamos exercer um
maior e melhor controle
sobre seu andamento e
resultados.
Nesta condição, devemos
considerar a possibilidade
de planejar nossos
trabalhos como se fossem
projetos para que
possamos exercer um
maior e melhor controle
sobre seu andamento e
resultados.
Oferta de
soluções:
padrão ou
inovadoras
Diferencie
um projeto
de uma
atividade
rotineira
 Situações
inovadoras
são
projetos
No que se
refere aos
objetivos
As atividades rotineiras, sempre que atingem
determinado objetivo, assumem outro objetivo e
continuam seu trabalho.

Projeto quando atinge o seu objetivo encerra-se.

 Uma das grandes
certezas do projeto
é que existem
muitas incertezas
em todo o seu
desenvolvimento.
 Possíveis
indefinições que
podem afetar o
desenvolvimento do
projeto:
O cliente pode ter percebido algum sintoma de
problema, mas não sabe realmente qual é a sua
necessidade.

O cliente sabe o que quer, mas, quando solicitado

por algum especialista para tomar determinado tipo
de decisão, não se sente seguro e prefere postergar
essa tomada de decisão.
As indecisões podem estar no campo econômico-
financeiro: disponibilidade de recursos financeiros,
viabilidade do projeto ou de partes do projeto,
avaliação do custo benefício, indecisão do
patrocinador.

O escopo – abrangência e limites do projeto – pode

estar pouco ou mal definido, o que deve ser feito
durante seu desenvolvimento
A falta de decisão sobre método executivo, recursos
humanos, materiais e equipamentos que serão
alocados ao projeto.
Desdobramento de
um projeto
Desdobramento de
um projeto
 O intuito do
desdobramento é
oferecer critérios e
mecanismos para
trabalhar as
incertezas.
Divisão em fases

Entendimento das partes

Minimização das incertezas (análise dos potenciais

riscos existentes no projeto)

Naturezas diferentes das fases (p. ex. criação,

desenvolvimento, construção, prototipagem o que
permite facilitar o processo de tomada de decisão ou
estabelecer toll-gates.
Produtos distintos em cada fase

Melhoria do controle das incertezas

Ligação com operações da empresa

 Qual a
abordagem
do projeto?
Atividade que deve fornecer um produto novo

Data específica ou prazo para entregar o produto

Atividade diferente das atividades de rotina

Problema com solução que envolve muitas variáveis

diferentes

Solução de problema para cliente importante da

organização
Quais são as
etapas
seguintes na
abordagem
de projeto?
Decidir que uma atividade é projeto. Em essência, é
projeto a atividade que se decide administrar como
projeto.

Deisgnar um gerente de projeto e uma equipe de

projeto para cuidar dessa atividade

Preparar e executar um plano de projeto

 Programa,
subprojeto e
sistema
 Programa é um
grupo, família ou
conjunto de
projetos
administrados de
forma coordenada.
 Subprojeto são
secções de grandes
projetos.
 Sistemas muitas
vezes são utilizados
como sinônimos de
subprojetos. Mas
por definição,
significam o
somatório de vários
projetos.
Por que gestão de
projetos?
 - definição de escopo
- cumprimento de prazo
- manter-se dentro dos custos
- elaborar cronogramas
- gerenciar o time
- comunicar-se com o cliente
- fazer status report
- controlar o projeto
- satisfazer as expectativas
Etapas dos projetos
Concepção / Iniciação
1 - Termo de Abertura do Projeto
Planejamento
2 - Declaração de Escopo
3 - Plano de Gestão do Projeto
4 - Solicitação de Mudanças no Projeto
5 - Matriz de Envolvidos
6 - Cronograma
7 - Avaliação de Riscos
Execução / Controle
8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades
9 - Termo de Aceite
Fechamento
10 - Termo de Encerramento
 O Gestor de Projetos
Deve Ver a Empresa Como um Sistema
Características dos
projetos
- temporário
- exclusivo
- progressivamente elaborados
- propósito
esta disciplina têm o propósito de
ensinar gestão de projetos.
é esperado um conjunto de resultados
(produtos), conhecidos como deliverables.
nesta discipina, o material, a aula e os
exercícios se constituem nos produtos.
Fracasso e sucesso
em projetos
Fracassos
- Metas e objetivos mal estabelecidos - cliente,
origem
- Falta de entendimento da necessidade do cliente
- Falta de Planejamento
- Falha no detalhamento / levantamento - Escopo
mal definido
- Divergência de expectativa do cliente / stakeholders
- Gerenciamento de mudanças inadequado
- Estimativas financeiras incorretas
- Prazos não realistas
- Estimativas de tempo incorreta das atividades
- Processos de Controle inadequados
- Não alocação dos Recursos Humanos adequados
- Processos de validação, indisponibilidade de
stakeholders
- Falha nos processos de Comunicação
- Falta de avaliação dos riscos envolvidos
- Falha no processo de aquisição, contratações
- Falha na integração e comprometimento das áreas
envolvidas
- Ausência de um Gerente de projeto
- Falha no gerenciamento do projeto
- Estrutura Organizacional
- Mudanças na estrutura da empresa
Sucessos
- Ter o comprometimento da alta administração ou sponsor
- Definir claramente os objetivos do Projeto
- Efetuar um bom detalhamento do escopo do Projeto
- Efetuar um bom planejamento
- Utilizar métricas para estimativa de tempo e custo
- Envolver todas as pessoas / áreas necessárias
- Selecionar corretamente o time do projeto
- Utilizar metodologias já consagradas
- Documentar: reuniões, ocorrências, pedidos de mudança
- Gerenciar adequadamente as mudanças de escopo do
Projeto
- Efetuar uma comunicação adequada a todos os stakeholders