La Función Buscar V

Buyer: RAFAEL VASQUEZ KUNZE (ravasku@hotmail.
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LA FUNCIÓN
BUSCARV
MOISÉS ORTÍZ 1ª EDICIÓN

Buyer: RAFAEL VASQUEZ KUNZE (ravasku@hotmail.com)
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acceder a cada uno de los ejemplos desde tu propio equipo de cómputo.
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................1
¿Qué relación hay con la función CONSULTAV? .......................................................................................... 2
¿Cómo saber el nombre de la función a utilizar? ....................................................................................... 2
Configuración regional utilizada ................................................................................................................... 3
2. PREPARACIÓN DE LOS DATOS ......................................................................................... 5

Regla 1: Formato tabular de los datos ........................................................................................................ 5
Regla 2: Columna de búsqueda a la izquierda ........................................................................................... 6
Regla 3: Ordenar datos para búsquedas aproximadas .............................................................................. 8
3. SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV ............................................................................. 10

Argumentos de la función BUSCARV .......................................................................................................... 12
Ejemplo de uso de la función BUSCARV .................................................................................................... 12
La función BUSCARV y el error #N/A ......................................................................................................... 16
4. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN BUSCARV .......................................................................... 18

Indicar un valor o una referencia ............................................................................................................... 18
Buscar cadenas de texto ............................................................................................................................ 21
Buscar valores en celdas con formato ...................................................................................................... 23
Cómo buscar fechas ................................................................................................................................... 25
Cómo copiar una fórmula de búsqueda .................................................................................................... 30
5. CÓMO REEMPLAZAR EL ERROR #N/A .......................................................................... 35

Las funciones SI y ESERROR ...................................................................................................................... 35
La función SI.ERROR ................................................................................................................................... 38
6. BUSCAR EN OTRAS HOJAS Y LIBROS ............................................................................ 41

Cómo buscar en otras hojas ....................................................................................................................... 41
Cómo buscar en libros externos ................................................................................................................. 43
7. UTILIZAR DOS O MÁS CRITERIOS DE BÚSQUEDA ........................................................ 47
8. BUSCAR LA ENÉSIMA OCURRENCIA.............................................................................. 51
9. BÚSQUEDAS SOBRE TABLAS DE EXCEL ....................................................................... 56

Referencias estructuradas en Excel .......................................................................................................... 57
Referencias estructuradas para rangos .................................................................................................... 60
Función BUSCARV con referencias estructuradas .................................................................................... 61
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10. BÚSQUEDA CON CARACTERES COMODINES ............................................................. 65

El carácter comodín ? ................................................................................................................................. 65
El carácter comodín * ................................................................................................................................. 66
BUSCARV con caracteres comodines ........................................................................................................ 67
11. BÚSQUEDAS ANIDADAS ............................................................................................... 71

Buscar dos valores diferentes .................................................................................................................... 71
Buscar en dos rangos diferentes ............................................................................................................... 74
Múltiples búsquedas anidadas .................................................................................................................. 76
12. BÚSQUEDAS APROXIMADAS ....................................................................................... 79

¿Qué es una búsqueda aproximada? ........................................................................................................ 79
El cuarto argumento de la función BUSCARV ............................................................................................ 80
Ejemplo de búsqueda aproximada ............................................................................................................ 82
Búsqueda aproximada de cadenas de texto ............................................................................................. 86
Caso práctico de la búsqueda aproximada ............................................................................................... 87
13. EJEMPLO DE BÚSQUEDA PARAMETRIZADA ............................................................... 90

Crear lista de nombres ............................................................................................................................... 91
Crear lista de meses ................................................................................................................................... 92
Crear lista de asignaturas .......................................................................................................................... 95
Crear fórmula de búsqueda ....................................................................................................................... 96
14. ERRORES FRECUENTES CON BUSCARV ................................................................... 100

Números almacenados como texto ........................................................................................................ 100
Exceso de espacios en blanco ................................................................................................................ 104
Indicador de columnas incorrecto .......................................................................................................... 106
Copiar fórmula con referencias relativas ............................................................................................... 108
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1. INTRODUCCIÓN
La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos
permite realizar búsquedas dentro de nuestros datos. Esta función pertenece al grupo
Búsqueda y Referencia el cual contiene varias funciones para realizar búsquedas en
Excel, pero la función BUSCARV es sin lugar a dudas la función más utilizada de todas
ellas.
Utilizamos la función BUSCARV para encontrar un valor específico dentro de una

columna. La función analizará cada una de las celdas desde arriba hacia abajo y se
detendrá al encontrar la primera coincidencia. La función nos devolverá el valor de
cualquier columna siempre y cuando se encuentre en la misma fila del valor
encontrado.
La letra “V” en el nombre de la función BUSCARV nos recuerda que la función realizará
una búsqueda vertical, es decir, sobre una sola columna de nuestros datos. La Figura
1.1 ilustra cómo la función BUSCARV hace la búsqueda vertical (de arriba hacia abajo)
y una vez encontrado el valor nos permite obtener cualquier columna de la misma fila.
FIGURA 1.1
Aunque el funcionamiento de la función es muy simple, es común que los usuarios de

Excel se encuentren con alguna dificultad al momento de utilizarla. El objetivo de este
libro es profundizar en los detalles de su uso de manera que te conviertas en un
experto de la función BUSCARV.
EXCELTOTAL
¿Qué relación hay con la función CONSULTAV?

Es probable que hayas escuchado que algunos usuarios de Excel 2010 comenzaron a
tener problemas para encontrar la función BUSCARV y se dieron cuenta de que
Microsoft había cambiado el nombre de la función por CONSULTAV.
Cuando Office 2010 salió a la venta, los usuarios descubrieron que ya no podían
utilizar varias funciones, incluyendo la función BUSCARV, porque habían cambiado de
nombre. El cambio no fue bien recibido por la comunidad de usuarios de Excel a nivel
mundial ya que dicho cambio se hizo también para otros idiomas de Office además del
español. Así que, dada la gran cantidad de reclamos, Microsoft decidió revertir el
cambio y regresar el nombre original de las funciones.
Ya que no era posible hacer la modificación automáticamente en el computador de

cada uno de los usuarios de Excel, dicha corrección fue incluida en el primer paquete
de actualización de Office 2010. Es así como la función CONSULTAV regresará su
nombre a BUSCARV una vez que se instale el Service Pack 1 o posterior de Office
2010.
Este cambio de nombre jamás afectó las versiones anteriores a Excel 2010, ni
tampoco a las versiones subsecuentes. Solo aquellos usuarios de Office 2010 que aún
no han instalado la actualización pertinente, siguen utilizando la función CONSULTAV.
¿Cómo saber el nombre de la función a utilizar?

Si tienes Excel 2010 y no estás seguro del nombre de la función que debes utilizar, te
recomiendo hacer la siguiente prueba para descubrirlo fácilmente. Abre Excel y ve a la
ficha Fórmulas y haz clic en el botón Búsqueda y referencia tal como lo observas en la
Figura 1.2.
Si dentro del menú se encuentra la función BUSCARV, querrá decir que tienes una
versión actualizada de Excel 2010 y por lo tanto podrás utilizar sin problema la función
BUSCARV tal como lo hago en los ejemplos del libro.
Por el contrario, si la función BUSCARV no está enlistada en el menú Búsqueda y

referencia, entonces encontrarás la función CONSULTAV y ese será el nombre que
deberás utilizar en los ejercicios, a menos que decidas aplicar la actualización de
Microsoft Office.
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FIGURA 1.2
Si estás interesado en instalar el Service Pack 1 para Office 2010, podrás encontrar
los vínculos de descarga haciendo clic aquí. Recuerda que esto no es necesario para
versiones previas o posteriores a Office 2010.
Configuración regional utilizada

En todas las figuras y fórmulas de este libro utilizo la coma (,) como el separador de
argumentos de la función BUSCARV pero dependiendo de la configuración regional que
tengas en tu equipo, será probable que debas utilizar el punto y coma (;). Si no estás
seguro del carácter que debes utilizar, copia y pega la siguiente fórmula en cualquier
celda:
=SUMA(1, 1, 1)
Si se muestra un mensaje de Excel diciendo que hay un “Error en la fórmula”, significa

que deberás reemplazar la coma (,) por el punto y coma (;) al momento de ingresar
manualmente las fórmulas mostradas en este libro.
Esto no sucederá con los libros de trabajo que acompañan a esta publicación ya que al
abrir cualquier archivo, Excel se encargará de colocar automáticamente el separador
de argumentos adecuado para tu equipo.
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La función VLOOKUP
Los ejercicios de este libro fueron hechos utilizando una versión de Excel en
español, pero si tienes una versión en inglés podrás realizar todos los ejemplos
utilizando la función VLOOKUP, que es el nombre de la función BUSCARV en el
idioma inglés.
Las funciones de Excel en inglés nunca han sufrido un cambio de nombre como
sucedió en la versión 2010 de Excel en español así que siempre ha sido, y
seguirá siendo el mismo nombre para la función VLOOKUP.
La manera de utilizar la función en inglés es exactamente la misma que la

mostrada en este libro y solo deberás asegurarte de indicar el idioma adecuado
para el cuarto argumento de la función, pero no te preocupes en este momento
por eso ya que me aseguraré de recordártelo cuando lleguemos a ese tema.
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2. PREPARACIÓN DE LOS DATOS

Es muy importante dar el formato adecuado a los datos antes de realizar una
búsqueda con la función BUSCARV ya que, si no cumplimos con los requisitos
indicados por la función, no podremos utilizarla o simplemente obtendremos
resultados incorrectos así que debemos asegurarnos de cumplir tres reglas básicas.
1. Los datos deberán tener un formato tabular, es decir, debemos organizar la

información en filas y columnas las cuales podrán tener encabezados.
2. La columna donde se realizará la búsqueda deberá estar siempre ubicada a la
izquierda de la columna que será devuelta como resultado.
3. Si se realiza una búsqueda aproximada, entonces la columna por la que se
realizará la búsqueda deberá ordenarse de manera ascendente.
A continuación hablaré más sobre cada una de estas reglas para dejar en claro la
manera adecuada de preparar los datos así como los posibles errores que se pueden
cometer.
Regla 1: Formato tabular de los datos

Cuando hablo de dar un formato tabular a los datos me refiero a asegurarnos de que
la información esté organizada adecuadamente para permitir las búsquedas verticales
que realizará la función BUSCARV.
Algunos usuarios de Excel almacenan la información en un formato que no es tabular y

por lo tanto no es posible utilizar la función BUSCARV. La Figura 2.1 muestra un
ejemplo en el que los datos de contacto no tienen un formato tabular y por lo tanto es
imposible realizar una búsqueda con la función BUSCARV.
FIGURA 2.1
EXCELTOTAL
Pareciera que los datos de la figura anterior fueron preparados para ser impresos
desde la hoja de Excel, pero hemos perdido cualquier posibilidad de utilizar la función
BUSCARV sobre ellos. Para corregir el problema es necesario dar un formato tabular a
los datos como lo muestra la Figura 2.2.
FIGURA 2.2
En este caso, los datos tienen un encabezado en cada columna que es útil para
identificar cada una de ellas, sin embargo no es indispensable colocar dichos
encabezados para realizar búsquedas con la función BUSCARV.
Regla 2: Columna de búsqueda a la izquierda

El orden de las columnas será importante al momento de utilizar la función BUSCARV.
Esto se debe a que la función siempre realizará la búsqueda sobre la primera columna
del rango de búsqueda especificado.
Por ejemplo, si tomamos los datos de la figura anterior y definimos el rango de

búsqueda como A2:D11, esto ocasionará que la función BUSCARV realice siempre la
búsqueda sombre los valores de la columna A. Ambos elementos los puedes ver
ejemplificados en la Figura 2.3.
En esa figura puedes observar que el rango de búsqueda tiene un borde de color azul y
las celdas de la primera columna tienen un fondo gris para recordarnos que la
búsqueda se realizará sobre dichos valores.
EXCELTOTAL
FIGURA 2.3
Este arreglo en los datos nos permitirá buscar un Nombre y obtener como resultado el
mismo Nombre, o el Apellido, o el Teléfono o el Email, Por el contrario, si definimos
nuestro rango de búsqueda como B2:D11, la búsqueda realizada por la función
BUSCARV se hará sobre la columna B como lo muestra la Figura 2.4.
FIGURA 2.4
Con este rango de búsqueda podremos buscar un Apellido y obtener como resultado el
mismo Apellido, o el Teléfono, o el Email. La diferencia más importante entre los dos
ejemplos anteriores es que con el primer rango de búsqueda podremos hacer una
búsqueda por Nombre, y con el segundo podremos buscar por Apellido.
EXCELTOTAL
Algo que sería imposible realizar con los datos organizados tal como lo muestra la
Figura 2.4 es buscar un Nombre basados en el Apellido porque dicha columna ha
quedado fuera del rango de búsqueda.
La única manera de realizar ese tipo de búsqueda con la función BUSCARV es

invirtiendo el orden de las columnas tal como lo muestra la Figura 2.5.
FIGURA 2.5
En este caso la columna Apellido se ha convertido en la primera columna del rango de

búsqueda y por lo tanto podremos realizar búsquedas basadas en el Apellido y obtener
el Nombre, o el Teléfono o el Email.
Esta regla nos recuerda que, al momento de preparar los datos, siempre debemos
dejar la columna de búsqueda como la primera columna del rango de datos ya que la
función BUSCARV siempre realizará la búsqueda sobre dicha columna y no hay manera
de modificar ese comportamiento en la función.
Regla 3: Ordenar datos para búsquedas aproximadas

La tercera regla en la preparación de los datos es solamente necesaria cuando
realizamos una búsqueda aproximada. Resulta que la función BUSCARV nos permite
hacer búsquedas exactas o aproximadas y podemos elegir cualquiera de esas
opciones a través del cuarto argumento de la función.
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La verdad es que, la gran mayoría de las veces, realizaremos búsquedas exactas, pero
si por alguna razón necesitamos hacer una búsqueda aproximada, entonces
tendremos que ordenar la columna de búsqueda de manera ascendente, es decir
alfabéticamente como se observa en la Figura 2.6.
FIGURA 2.6
No entraré en mayor detalle sobre las búsquedas aproximadas ya que hay un capítulo
entero donde hablaré sobre ese tipo de búsquedas. En este momento solo es
importante recordar que hay ocasiones en las que será necesario ordenar los datos de
la columna de búsqueda de manera ascendente.
En los siguientes capítulos del libro no volveré a mencionar esta tercera regla sino
hasta llegar al capítulo de búsquedas aproximadas.
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3. SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Cuando hablamos de la sintaxis de una función, nos referimos a las reglas
establecidas por Microsoft las cuales determinan el uso adecuado de la función, tal
como el orden adecuado de sus argumentos así como la obligatoriedad de cada uno
de ellos.
Una manera de conocer rápidamente los argumentos de una función, y el orden en

que debemos especificarlos, es introducir el nombre de la función en la barra de
fórmulas e ingresar un paréntesis de la siguiente manera:
=BUSCARV(
La Figura 3.1 muestra el momento exacto en que Excel despliega un pequeño cuadro
de ayuda para hacernos saber el orden de los argumentos de la función BUSCARV.
FIGURA 3.1
En negritas se encuentra el argumento que Excel está esperando que ingresemos en la

barra de fórmulas y conforme vayamos introduciendo la información, los siguientes
argumentos serán resaltados en negritas.
El último argumento aparece encerrado entre corchetes [ ] lo cual nos indica que dicho
argumento es opcional. El resto de los argumentos no muestran los corchetes por lo
que debemos entender que son obligatorios y tendremos que ingresar cada uno de
ellos o de lo contrario obtendremos un mensaje de error diciendo que hemos
especificado muy pocos argumentos para la función.
Una manera de obtener mayor información sobre la sintaxis de la función BUSCARV es

aprovechar ese momento en el que se ha desplegado el recuadro de ayuda y pulsar el
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11
botón fx de la barra de fórmulas lo cual hará que se muestre un nuevo cuadro de

diálogo similar a la Figura 3.2.
FIGURA 3.2
En este caso, los argumentos aparecen enlistados en la parte izquierda (superior) del
cuadro de diálogo y aquellos que son obligatorios se mostrarán en negritas. Además, si
haces clic en el cuadro de texto que está a la derecha de cada uno de ellos,
observarás una breve descripción del argumento.
Si tienes Excel en inglés, observarás el nombre y descripción de cada argumento

en ese idioma.
La función VLOOKUP tiene la misma cantidad de argumentos y en el mismo

orden que la función BUSCARV, así que cada uno de ellos deberá ser utilizado de
la misma manera como lo describo en este libro.
EXCELTOTAL
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Ahora que ya conoces algunas alternativas para descubrir los argumentos de la

función BUSCARV (o de cualquier otra función), revisaremos con mayor detenimiento
cada uno de sus cuatro argumentos.
Argumentos de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene los siguientes cuatro argumentos:
1. Valor_buscado: En el primer argumento debemos indicar el valor que estamos

buscando. Este valor será buscado de arriba hacia abajo, dentro de la primera
columna del rango de búsqueda indicado. Podemos indicar el valor
directamente, ya sea numérico o una cadena de texto, o podemos especificar
una referencia a una celda que contenga el valor buscado.
2. Matriz_buscar_en: El segundo argumento es una referencia la cual define el
rango donde se realizará la búsqueda. La función BUSCARV siempre buscará en
la primera columna de dicho rango y el resto de columnas podrán ser devueltas
como resultado.
3. Indicador_columnas: El tercer argumento es un valor numérico que nos permite
indicar la columna que deseamos como resultado en caso de encontrar una
coincidencia. Las columnas no son las de la hoja de Excel, sino las columnas
del rango indicado en el segundo argumento (Matriz_buscar_en) donde la
primera columna tendrá asignado el número 1.
4. Ordenado (Opcional): El cuarto y último argumento de la función BUSCARV es
útil para indicar a la función el tipo de búsqueda que deseamos realizar, ya sea
una búsqueda exacta o una búsqueda aproximada. El valor FALSO indicará a la
función que deseamos hacer una búsqueda exacta mientras que el valor
VERDADERO será para realizar una búsqueda aproximada. Si omitimos este
argumento, la función BUSCARV asumirá un valor VERDADERO y por lo tanto
hará una búsqueda aproximada.
Ejemplo de uso de la función BUSCARV

Aunque ha sido una explicación breve de cada uno de los argumentos de la función
BUSCARV, será suficiente por ahora para hacer nuestro primer ejemplo. Si aún no has
obtenido los archivos de Excel que acompañan a este libro, te sugiero que lo hagas en
este momento haciendo clic aquí para ir a la página de descarga.
Una vez que hayas obtenido el archivo .ZIP deberás descomprimirlo y entonces abrir el
libro llamado Capitulo-03.xlsx el cual tendrá cada uno de los ejercicios.
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Los datos que utilizaremos serán los que has observado en el capítulo anterior, los
cuales tienen las columnas Nombre, Apellido, Teléfono y Email. Puedes ver los datos
de ejemplo en la Figura 3.3 y nuestro objetivo será obtener el número telefónico de
Laura.
FIGURA 3.3
Ahora construiremos nuestra fórmula con la función BUSCARV para encontrar el

número telefónico requerido y lo haremos paso a paso para dar todo el detalle posible
de cada una de las partes de la fórmula. La fórmula será ingresada en la celda A13 y
comenzaré por introducir el siguiente texto:
=BUSCARV("Laura",
El primer argumento de la función BUSCARV nos pide el valor que estamos buscando,
así que he indicado la cadena de texto “Laura” porque ese es el nombre que estamos
interesados en encontrar. En seguida le indicaré a la función BUSCARV el rango donde
deberá realizar la búsqueda:
=BUSCARV("Laura", A2:D11,
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14
El rango indicado deberá omitir los encabezados de columna o de lo contrario serán

considerados en la búsqueda, por esa razón la primera celda del rango es A2. Por otro
lado, nos interesa obtener la columna Teléfono, que está bajo la columna C de nuestra
hoja, pero he decidido incluir hasta la columna D y por lo tanto el rango de búsqueda
terminará en la celda D11.
Con el rango de búsqueda que acabo de especificar, la columna 1 será la que contiene
los Nombres, la columna 2 la de Apellidos, la columna 3 la de Teléfonos y finalmente la
columna 4 la de Emails. Es importante tener en cuenta esta numeración de columnas
porque será precisamente el valor que debemos indicar como el tercer argumento de
la función. En nuestro ejemplo queremos encontrar el Teléfono que es la columna 3,
así que ese será el valor que debemos ingresar:
=BUSCARV("Laura", A2:D11, 3
Finalmente debemos indicar el valor FALSO para hacer saber a la función BUSCARV
que deseamos hacer una búsqueda exacta, así que nuestra fórmula final se verá de la
siguiente manera:
=BUSCARV("Laura", A2:D11, 3, FALSO)
Recuerda que si la configuración regional de tu equipo demanda el uso del punto y

coma (;) como el separador de argumentos, entonces deberás reemplazar las comas
por dicho carácter. La Figura 3.4 muestra el resultado de la fórmula anterior sobre los
datos de ejemplo.
EXCELTOTAL
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FIGURA 3.4
La celda B13 muestra correctamente el número telefónico de Laura de manera que

nuestra búsqueda ha sido satisfactoria.
Para Excel en inglés, la fórmula anterior deberá ser ingresada como:

=VLOOKUP("Laura", A2:D11, 3, FALSE)
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La función BUSCARV y el error #N/A

Habrá ocasiones en las que la función BUSCARV no encuentra coincidencias del
término buscado dentro de los datos. Nosotros nos daremos cuenta de ello porque en
lugar de devolvernos el valor que le hemos solicitado, nos devolverá el error #N/A.
Para mostrar este comportamiento, en la celda B13 insertaré una nueva fórmula que
buscará el nombre “Enrique” dentro de los datos de ejemplo. La fórmula será la
siguiente:
=BUSCARV("Enrique", A2:D11, 3, FALSO)
Lo único que he cambiado de la fórmula anterior es el primer argumento, que ahora

tiene la cadena de texto “Enrique” en lugar de ser “Laura”. Si haces una revisión visual
de los datos, verás que dicho nombre no existe en los datos de la columna, así que la
función BUSCARV no encontrará coincidencia alguna y por lo tanto nos devolverá un
error tal como lo muestra la figura 3.5.
FIGURA 3.5
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Es importante que recuerdes que este error no necesariamente significa que hay algún
problema con la construcción de la fórmula sino que es la manera en que la función
BUSCARV nos avisa que no ha encontrado el valor que le hemos indicado.
El error #N/A es el tipo de error más común al trabajar con la función BUSCARV así que
será inevitable el toparse con dicho error al momento de hacer una búsqueda con la
función.
En los capítulos posteriores ampliaremos mucho más el tema del manejo de este tipo
de error, por ahora solo es importante recordar que la función BUSCARV nos devolverá
el error #N/A para avisarnos que no ha encontrado coincidencia alguna en los datos.
En este capítulo hemos estudiado cada uno de los argumentos de la función BUSCARV
y hemos hecho el primero de nuestros ejemplos. En el próximo capítulo haremos más
ejercicios que nos ayudarán a comprender mejor la manera en que trabaja la función
BUSCARV.
EXCELTOTAL
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4. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

En este capítulo haremos varios ejemplos con la función BUSCARV para tratar de
responder la mayor cantidad de preguntas sobre su uso. Toma el tiempo necesario
para realizar cada uno de los ejemplos ya que es la mejor manera de grabar en tu
mente los conceptos mostrados.
La Figura 4.1 muestra la tabla de datos con la cual trabajaremos y, aunque parece
muy simple, aprenderemos un sin número de cosas con ella. Los datos muestran un
listado de varios libros y hay cinco columnas para cada fila: Cantidad, ISBN, Precio,
Fecha y Título.
FIGURA 4.1
Todo parece indicar que estos datos son el detalle de una orden de compra, pero por
ahora no nos preocuparemos por eso, simplemente utilizaremos esta información para
poner en práctica nuestros conocimientos de la función BUSCARV.
Indicar un valor o una referencia

El objetivo de nuestro primer ejemplo es mostrarte que podemos indicar un valor
directamente a la función BUSCARV para realizar la búsqueda, o también podemos
decirle que el valor que nos interesa buscar se encuentra en una celda.
Por ejemplo, al utilizar la siguiente fórmula, estaré pidiendo a la función BUSCARV que
obtenga el título del libro cuya cantidad sea igual a 10.
=BUSCARV(10, A2:E6, 5, FALSO)
EXCELTOTAL
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En este caso el valor que estamos buscando es un valor numérico y dichos valores los
podemos indicar directamente en el primer argumento de la función. El segundo
argumento indica el rango de nuestra tabla de datos sin encabezados y en el tercer
argumento le pedimos a la función que nos devuelva la quinta columna del rango que
corresponde a la columna Título.
El cuarto argumento es el valor FALSO porque deseamos hacer una búsqueda exacta.
Si colocamos la fórmula en la celda B8 obtendremos un resultado como el que se
muestra en la Figura 4.2.
FIGURA 4.2
De esta manera hemos buscado exitosamente un valor numérico dentro de los datos y
hemos obtenido el resultado deseado. Sin embargo, en varias ocasiones te verás en la
necesidad de buscar un valor que está especificado en otra celda, por ejemplo, si la
celda A9 tuviera el valor 10 y ese fuera el valor que necesitamos buscar, entonces
nuestra fórmula debería modificarse de la siguiente manera:
=BUSCARV(A9, A2:E6, 5, FALSO)
El único cambio respecto a la formula anterior es que el primer argumento no tiene el

valor numérico sino que contiene la referencia a la celda A9. La función BUSCARV se
encargará de obtener el valor de dicha celda y realizará la búsqueda correspondiente.
Puedes ver el resultado de esta fórmula en la Figura 4.3 una vez que he ingresado la
fórmula en la celda B9.
EXCELTOTAL
20
FIGURA 4.3
La única condición para que este método funcione correctamente es que el tipo de
dato de la celda que contiene el valor a buscar sea el mismo tipo que las celdas del
rango de búsqueda. En nuestro ejemplo, la celda A9 tiene un valor numérico al igual
que el rango A2:A6 que es donde se realizará la búsqueda.
Aunque esta aseveración parece un tanto trivial, la realidad es que es una de las
causas más frecuentes de error y lo veremos con mayor detenimiento en el capítulo
referente a los errores más frecuentes de la función BUSCARV.
FIGURA 4.4
EXCELTOTAL
21
Ahora observa con detenimiento la fórmula de la celda B9 de la Figura 4.4 y notarás

que es la misma fórmula del ejemplo anterior pero ahora tenemos un resultado
diferente. Lo que ha sucedido es que he cambiado el valor de la celda A9 y por lo tanto
la fórmula busca un valor diferente y nos devuelve el resultado correspondiente.
Esta es una ventaja de indicar una referencia en la función BUSCARV en lugar de

indicar directamente un valor, ya que podremos hacer nuevas búsquedas sin
necesidad de modificar la fórmula.
En nuestro ejemplo, la fórmula de la celda B9 realizará la búsqueda de cualquier valor

indicado en la celda A9. Tú mismo puedes hacer la prueba y editar el contenido de la
celda A9 y observar cómo la función BUSCARV nos devuelve el resultado
automáticamente.
Buscar cadenas de texto

Además de buscar valores numéricos, es muy común tener que realizar búsquedas de
cadenas de texto. Para nuestro siguiente ejemplo buscaremos el título del libro
basándonos en la columna ISBN de nuestra tabla de datos de ejemplo. Si quisiera
buscar el libro cuyo ISBN sea igual a 978-0307744586 entonces debo utilizar la
siguiente fórmula:
=BUSCARV("978-0307744586", B2:E6, 4, FALSO)
Analicemos con detenimiento esta nueva fórmula. Ya que estamos buscando una
cadena de texto, y estoy indicando su valor directamente en la fórmula, es necesario
incluir las comillas dobles o de lo contrario obtendríamos como resultado un error
#N/A ya que la función trataría de interpretarlo como un valor numérico cuando los
datos de la columna B son cadenas de texto.
Esa es nuestra primera lección de este ejemplo: cuando el tipo de dato a buscar es
una cadena de texto, y vamos a indicar dicho valor directamente en la función, siempre
deberá estar rodeado por comillas dobles.
Ahora observa que el rango de búsqueda de nuestra fórmula es diferente al de los

ejemplos anteriores. En este caso el rango comienza en la celda B2 en lugar de la
celda A2. Esto se debe a la segunda regla que revisamos en el capítulo 2 la cual nos
dice que la columna de búsqueda siempre debe ser la primera columna dentro del
rango de búsqueda.
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22
Ya que ahora estamos realizando la búsqueda basada en la columna ISBN, nuestro

rango de búsqueda deberá comenzar en dicha columna y extenderse a la derecha
hasta incluir la columna con el título del libro que es la columna E. Por esta razón, el
rango indicado a la función es B2:E6.
Con este cambio en el rango de búsqueda, ahora tenemos solo cuatro columnas
disponibles y la columna Título es precisamente la cuarta columna dentro del rango
B2:E6. Es importante recordar que, el número indicado en el tercer argumento de la
función BUSCARV no es el número de la columna respecto a la hoja de Excel, si no el
número de columna respecto al rango de búsqueda.
Dicho de otro modo, la columna Título, que está en la columna E de nuestra hoja,
siempre será la columna 5 respecto a la hoja de Excel. Sin embargo, para nuestro
rango de búsqueda, que es B2:E6, dicha columna ocupa la cuarta posición y por eso
ingresamos el valor 4 en la fórmula.
Finalmente indicamos el valor FALSO para pedir una búsqueda exacta y el resultado lo
puedes observar en la Figura 4.5.
FIGURA 4.5
Si quisiéramos hacer la misma búsqueda, pero indicando una referencia en el primer

argumento de la función, solo debemos asegurarnos que las celdas son del mismo
tipo. En la figura 4.6 podrás ver el resultado de dicha búsqueda y notarás que la celda
B9 es de tipo texto al igual que las celdas del rango B2:B6.
Una manera rápida de comprobar que los datos son de tipo texto es que Excel los
alineará automáticamente a la izquierda. Por el contrario, si Excel identifica el
contenido de una celda como un valor numérico, lo alineará automáticamente a la
derecha.
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23
FIGURA 4.6
Buscar valores en celdas con formato

Ahora haremos un ejemplo muy interesante porque realizaremos la búsqueda de un
Título basado en la columna Precio. Este ejemplo es diferente a los anteriores porque
las celdas de la columna Precio tienen un formato de Moneda, así que la pregunta
inmediata sería ¿cómo debemos indicar dicho valor en la búsqueda? ¿Cómo debo
pedir a la función BUSCARV que encuentre el libro cuyo precio es “$10.14”?
Para poder responder adecuadamente a estas preguntas es muy importante saber que
en Excel una celda se forma por su valor y su formato. Lo que generalmente
visualizamos en pantalla es la combinación del valor de la celda y el formato aplicado
pero las fórmulas y funciones de Excel siempre descartarán el formato y trabajarán
solamente con el valor de la celda.
Una manera fácil de conocer el valor de una celda es seleccionarla y observar el valor
desplegado en la barra de fórmulas. Por ejemplo, la Figura 4.7 muestra la selección de
la celda C2 y su valor desplegado en la barra de fórmulas.
FIGURA 4.7
EXCELTOTAL
24
La celda C2 contiene el valor numérico 24.44 pero debido al formato aplicado a la

celda, lo vemos desplegado en pantalla como $24.44. Si para nuestro ejemplo
estamos buscando el libro que tenga un precio de $10.14, entonces la fórmula que
debemos utilizar es la siguiente:
=BUSCARV(10.14, C2:E6, 3, FALSO)
En este caso he colocado el valor numérico 10.14 ya que ese es el tipo de dato de las
celdas de la columna Precio. En la Figura 4.8 puedes observar el resultado de utilizar
esta fórmula.
FIGURA 4.8
Ahora hagamos una segunda pregunta interesante para este mismo ejemplo. Si deseo
indicar una referencia como el primer argumento de la función BUSCARV ¿Cuál debería
ser el formato de dicha celda? ¿Debería tener un formato numérico o podría tener el
formato de Moneda tal como las celdas de la columna Precio?
La respuesta es que, no importará el formato de la celda que contiene el valor a

buscar, podría tener un formato General o un formato de Moneda y la función
BUSCARV nos devolverá el resultado correcto porque simplemente tomará el valor de
dicha celda sin importar su formato. Considera la siguiente fórmula:
=BUSCARV(A9, C2:E6, 3, FALSO)
EXCELTOTAL
25
En la Figura 4.9 puedes observar que la celda A9 tiene un formato de Moneda y la

función BUSCARV devuelva el resultado correcto. Aunque dicha celda muestra el valor
$10.14 en pantalla, la función BUSCARV tomará su valor (sin formato), lo buscará
sobre el rango C2:C6 y nos devolverá la columna Título correspondiente.
FIGURA 4.9
Justo en la fila por debajo, la fórmula de la celda B10 hace la misma búsqueda pero
tomando como referencia la celda A10 la cual tiene un formato General y nos devuelve
el mismo resultado.
Lo que podemos concluir de este ejemplo es que, la función BUSCARV siempre

considerará el valor de las celdas y descartará su formato, ya sea para la celda que
contiene el valor a buscar o las celdas que conforman el rango de búsqueda, la
función BUSCARV trabajará con el valor de las celdas.
Cómo buscar fechas

Las fechas son un tipo de dato muy diferente a los demás ya que son valores
numéricos que son mostrados en pantalla con un formato especial. Por esta razón,
muchos usuarios de Excel cometen diferentes tipos de errores al trabajar con las
fechas ya que algunos intentan utilizarlas como si fueran cadenas de texto.
Hagamos un ejemplo para mostrarte algunos errores comunes al momento de buscar

fechas con la función BUSCARV. Supongamos que queremos obtener el título del libro
cuya fecha de publicación es el 22/01/2002. Algunas personas intentarían buscar con
una fórmula como la siguiente:
EXCELTOTAL
26
=BUSCARV("22/01/2002", D2:E6, 2, FALSO)
Observa que he colocado la fecha entre comillas dobles dando a entender que la
estamos tratando como una cadena de texto, sin embargo, nuestra fórmula nos
devolverá un error tal como lo muestra la figura 4.10.
FIGURA 4.10
Como lo he mencionado antes, las fechas en Excel son valores numéricos, por lo que
nuestra fórmula no puede encontrar coincidencia alguna entre la cadena de texto
indicada en el primer argumento de la función BUSCARV y los valores numéricos de las
fechas del rango D2:D6.
Para comprobar lo que acabo de decir, haremos un cambio “temporal” a nuestra tabla
de datos. Selecciona el rango D2:D6 y desde la ficha Inicio, dentro del grupo Número,
abre la lista de formatos disponibles y selecciona la opción General.
El resultado de esta acción se observa en la Figura 4.11 y puedes notar que cada una
de las celdas muestra un número entero donde antes se desplegaba una fecha. Antes
de seguir con nuestro ejercicio, anota el número de la celda D2, que es igual a 37278
y que corresponde a la fecha que estamos buscando.
EXCELTOTAL
27
FIGURA 4.11
Seleccionaré de nueva cuenta la opción Fecha corta para regresar el formato de fecha
a las celdas del rango D2:D6 y colocaré la siguiente fórmula en la celda B8.
=BUSCARV(37278, D2:E6, 2, FALSO)
La fórmula encuentra el valor numérico 37278, que corresponde a la fecha

22/01/2002, y nos devuelve el resultado correcto tal como lo muestra la Figura 4.12.
FIGURA 4.12
EXCELTOTAL
28
Este ejemplo nos demuestra que las fechas en Excel son valores numéricos y que solo
a través del formato de la celda se despliegan en un formato familiar para nosotros,
Sin embargo, a la función BUSCARV no le interesan los formatos de las celdas y
siempre hará las búsquedas sobre los valores de las celdas por lo que al buscar una
fecha será indispensable indicar su valor numérico.
En nuestro ejercicio anterior, cambiamos el formato de las celdas a General para

conocer el valor numérico de la fecha que estábamos buscando, pero no será
necesario que hagas dichos pasos cada vez que quieres buscar una fecha con la
función BUSCARV. Afortunadamente existe una función de Excel que nos devolverá el
valor numérico de una fecha y me refiero a la función FECHANUMERO.
La función FECHANUMERO acepta una fecha en formato texto y nos devuelve el valor
numérico de dicha fecha así que, podemos utilizarla como el primer argumento de
nuestra función BUSCARV para obtener el valor deseado.
=BUSCARV(FECHANUMERO("22/01/2002"), D2:E6, 2, FALSO)
La función FECHANUMERO se encarga de obtener el valor numérico para la fecha

“22/01/2002” y la función BUSCARV nos devuelve correctamente el Título del libro
que corresponde a dicha fecha, tal como lo muestra la Figura 4.13.
FIGURA 4.13
EXCELTOTAL
29
Podemos comprobar el buen funcionamiento de nuestra fórmula con tan solo cambiar
la cadena de texto que contiene la fecha para la función FECHANUMERO. Por ejemplo:
=BUSCARV(FECHANUMERO("16/09/2003"), D2:E6, 2, FALSO)
Ambas funciones trabajarán adecuadamente para devolvernos el resultado correcto y

que puedes observar en la figura 4.14.
FIGURA 4.14
El nombre de la función FECHANUMERO en inglés es DATEVALUE por lo que la

fórmula anterior para Excel en inglés será la siguiente:
=VLOOKUP(DATEVALUE("09/16/2003"), D2:E6, 2, FALSE)
Considera que si tu equipo tiene una configuración regional para Estados

Unidos, el formato de fecha será MM/DD/YYYY (mes/día/año) por lo que la
función DATEVALUE esperará dicho formato en las fechas.
EXCELTOTAL
30
De la misma manera que lo hemos hecho en los ejemplos anteriores, si la fecha que
estamos buscando está dentro de otra celda, podemos hacer referencia a dicho valor
sin necesidad de utilizar la función FECHANUMERO ya que la función BUSCARV se
encargará de comparar los valores de las celdas.
En la Figura 4.15 puedes observar que la función BUSCARV obtiene el valor de las
celdas A9 y A10 para comparar ambas fechas con el rango D2:D6 y obtener el
resultado correcto.
FIGURA 4.15
La única condición para que la fórmula funcione correctamente es que las celdas A9 y
A10 tengan un valor de fecha tal como las celdas del rango D2:D6 donde se realizará
la búsqueda.
Cómo copiar una fórmula de búsqueda

Al trabajar con Excel será común vernos en la necesidad de copiar la función BUSCARV
para realizar búsquedas similares en celdas adyacentes. Sin embargo, es necesario
poner atención al tipo de referencias utilizadas dentro de la fórmula para evitar
cualquier error en los resultados.
En seguida haremos un ejemplo que nos dejará en claro las consideraciones que
debemos tener antes de copiar una fórmula de búsqueda con la función BUSCARV.
Para esto utilizaré los mismos datos de los ejemplos anteriores pero con la variante de
que solamente tendré las columnas ISBN y Título.
EXCELTOTAL
31
FIGURA 4.16
Nuestro objetivo es buscar cada uno de los ISBN de la columna D y obtener el Título
correspondiente para colocarlo en la columna E. Así que, en lugar de crear varias
fórmulas para cada una de las celdas de la columna E, crearemos una sola fórmula
para la celda E2 y la copiaremos hacia abajo para obtener el resultado deseado. La
fórmula que utilizaremos será la siguiente:
=BUSCARV(D2, A2:B6, 2, FALSO)
El primer argumento de la función BUSCARV es la celda D2 que contiene el ISBN que

estamos interesados en buscar. El segundo argumento indica el rango que contiene
los datos sobre los cuales haremos la búsqueda y que se encuentra en el rango A2:B6.
FIGURA 4.17
EXCELTOTAL
32
El tercer argumento le indica a la función BUSCARV que, una vez que encuentre el
ISBN indicando, necesitaremos que nos devuelva la segunda columna del rango de
búsqueda que corresponde al Título.
Como puedes ver en la Figura 4.17 la búsqueda es exitosa y la función BUSCARV nos
devuelve el título del libro que coincide con el ISBN indicado en la celda D2. Ahora
bien, para copiar esta fórmula en las celdas inferiores “arrastraré” el borde inferior
derecho de la celda E2 hacia abajo.
Si no estás familiarizado con esta técnica de copiado, puedes simplemente seleccionar

la celda E2 y pulsar el botón Copiar de la ficha Inicio. Posteriormente seleccionar el
rango E2:E7 y pulsar el botón Pegar. Para cualquiera de los métodos de copiado que
utilices, el resultado será el mostrado en la Figura 4.18.
FIGURA 4.18
Absolutamente todas las celdas muestran el error #N/A indicándonos que la función
BUSCARV no ha podido encontrar coincidencia alguna. Si bien es cierto que, no todos
los ISBN de la columna D están enlistados en la columna A, existen algunos otros que
sí existen como es el caso de la celda D4 que contiene el mismo ISBN que la celda A3
pero que la función BUSCARV indica que no ha encontrado.
El error que tenemos en este ejemplo, y que es algo que sucede frecuentemente a los
usuarios nuevos de la función BUSCARV, es que olvidamos que al momento de copiar
una fórmula, Excel adaptará automáticamente todas las referencias relativas en base
a la nueva ubicación de la fórmula.
EXCELTOTAL
33
En nuestro ejemplo en particular, lo que afecta el resultado es el segundo argumento

de la función BUSCARV. Observa con detenimiento que en nuestra fórmula original, en
la celda E2, el rango de búsqueda fue establecido como A2:B6 pero, en la figura 4.18
puedes notar que la fórmula de la celda E3 tiene el rango A3:B7.
Ya que hemos copiado la fórmula hacia abajo, Excel aumentó automáticamente la fila
para la referencia del rango de búsqueda y si revisas el segundo argumento de la
función BUSCARV de las fórmulas que acabamos de copiar verás que en todos los
casos será un rango diferente.
La fórmula de la celda E2 busca sobre el rango A2:B6, la fórmula de la celda E10

intenta la búsqueda sobre el rango A10:B14 que está vacío y por lo tanto no encuentra
ningún valor a pesar de que el ISBN de la celda D10 se encuentra entre los datos de la
tabla original.
Este problema se resuelve si “fijamos” el rango de búsqueda en todas las fórmulas de

manera que todas ellas siempre busquen sobre los datos de la misma tabla. Este
comportamiento lo logramos si la referencia del segundo argumento de la función
BUSCARV la convertimos en una referencia absoluta utilizando el símbolo $. La
fórmula para la celda E2 quedaría de la siguiente manera:
=BUSCARV(D2, $A$2:$B$6, 2, FALSO)
Si comparas esta nueva fórmula con la original, verás que el único cambio está en el
segundo argumento de la función. Donde antes había coloca el rango A2:B6 ahora
aparece la referencia como $A$2:$B$6 que se refiere al mismo rango de celdas
anterior pero le está pidiendo a Excel que no modifique dicho rango aun cuando la
fórmula sea copiada o movida a otra ubicación.
En estricto sentido sería suficiente con indicar la referencia como A$2:B$6 ya que
solamente copiaremos la fórmula hacia abajo y queremos dejar fijos los números de
las filas, pero por ahora dejaré el símbolo $ tanto en las letras de las columnas como
en los números de las filas.
La Figura 4.19 muestra el resultado después de haber ingresado la nueva fórmula en

la celda E2 y después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Observa que siguen
existiendo errores #N/A de aquellos ISBN que no se encontraron pero ya no es algo
que sucede para todas las celdas.
EXCELTOTAL
34
FIGURA 4.19
La Figura 4.19 muestra cómo la fórmula de la celda E10 sigue mostrando

adecuadamente el rango de búsqueda como $A$2:$B$6 que es el mismo rango
indicado en la fórmula de la celda E2. Es decir, a pesar de haber copiado la fórmula
hacia abajo, dicha referencia se mantiene igual.
La única referencia que Excel cambió automáticamente fue la del primer argumento de
la función BUSCARV, pero ese es precisamente el comportamiento que necesitamos ya
que son las celdas de la columna D las que necesitamos que cambien fila tras fila para
que se realice la búsqueda correcta.
Lo más importante a recordar de esta sección es que, cuando tengas la necesidad de

copiar una fórmula de búsqueda, deberás asegurarte de indicar correctamente las
referencias. Aquellas referencias que necesites que permanezcan sin cambio alguno,
deberán ser indicadas como referencias absolutas utilizando el símbolo $.
Para saber un poco más sobre las referencias absolutas y relativas en Excel puedes
consultar el artículo Referencias relativas y absolutas en Excel publicado en el blog de
Excel Total.
EXCELTOTAL
35
5. CÓMO REEMPLAZAR EL ERROR #N/A

Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que le hemos pedido buscar, nos
devolverá como respuesta el error #N/A, pero en más de una ocasión necesitaremos
reemplazar dicho valor para desplegar un mensaje mucho más significativo para los
usuarios de nuestra hoja de cálculo.
La clave es saber detectar cuando una celda tiene el error #N/A de manera que
podamos hacer la sustitución adecuada. En este capítulo te mostraré dos métodos que
puedes utilizar para reemplazar el mensaje de error.
Las funciones SI y ESERROR

Este primer método era ampliamente utilizado en las versiones previas a Excel 2007,
así que es probable que aún lo veas en algunas hojas de cálculo o en algunas
publicaciones por lo que considero importante mencionarlo.
Comencemos por hablar sobre la función ESERROR, la cual pertenece a la categoría de

funciones de información, y se encarga de comprobar el valor de una celda para saber
si contiene un error y nos devolverá el valor verdadero o falso.
En la Figura 5.1 tenemos la columna A con diferentes valores en las celda, incluidos
algunos errores, y en la columna B utilizamos la función ESERROR para evaluar el
contenido de cada una de las celdas de la columna A.
FIGURA 5.1
Observa que solamente aquellos casos en donde existe un error, la función ESERROR
devolverá el valor verdadero. Este comportamiento lo podemos aprovechar para
personalizar el mensaje mostrado en la celda y para eso utilizaremos la función SI.
EXCELTOTAL
36
En este segundo ejemplo tomaremos el valor de las celdas de la columna A y en caso

de que exista un error, lo reemplazaremos por el mensaje “ERROR”. En caso contrario,
mostraremos la leyenda “OK”. La fórmula a utilizar será la siguiente:
=SI(ESERROR(A2), "ERROR", "OK")
En caso de que la prueba lógica sea verdadera, se mostrará la leyenda “ERROR” y en

caso de que sea falsa, se mostrará la leyenda “OK”. La Figura 5.2 muestra el resultado
de aplicar esta fórmula en los datos de ejemplo.
FIGURA 5.2
Es así como la combinación de funciones ESERROR y SI nos ayudan a detectar un error

y a personalizar el mensaje mostrado en la celda. Ahora veamos cómo utilizar este
método para evitar mostrar el error #N/A enviado por la función BUSCARV.
El nombre de la función ESERROR en inglés es ISERROR y de la función SI es IF

por lo que la fórmula anterior en inglés será la siguiente:
= IF(ISERROR(A2), "ERROR", "OK")
EXCELTOTAL
37
Como ejemplo utilizaremos los datos del capítulo anterior, donde hacíamos una
búsqueda de valores de ISBN de un libro sobre una tabla de equivalencia. La figura 5.3
muestra el resultado que obtuvimos en el capítulo anterior.
FIGURA 5.3
Nuestro objetivo será reemplazar el error #N/A por la leyenda “No encontrado” y para
los demás resultados dejaremos el título del libro encontrado. La fórmula que
utilizaremos será la siguiente:
=SI(ESERROR(BUSCARV(D2, $A$2:$B$6, 2, FALSO)),

"No encontrado", BUSCARV(D2, $A$2:$B$6, 2, FALSO))
No te preocupes si en este momento la fórmula anterior pareciera un tanto compleja,

voy a explicarla con detenimiento y todo quedará completamente claro. En primer lugar
quiero que notes que la función BUSCARV aparece dos veces y en ambos casos es
exactamente igual.
La razón de esto es que, la función BUSCARV que se encuentra dentro de la función

ESERROR nos sirve para saber si el valor buscado devuelve un error. En caso de que la
función BUSCARV devuelva error, la función SI se encargará de mostrar la leyenda “No
encontrado”.
EXCELTOTAL
38
Pero si el resultado de la función ESERROR es falso, querrá decir que la función

BUSCARV ha encontrado una coincidencia y por lo tanto la ejecutaremos una segunda
vez para desplegar el valor encontrado. Observa que la segunda aparición de la
función BUSCARV está colocada como el tercer argumento de la función SI y por lo
tanto será ejecutada solo en caso de que la función ESERROR devuelva un valor
FALSO.
En la Figura 5.4 puedes observar el resultado de ejecutar esta fórmula sobre nuestros
datos de ejemplo y nota cómo la combinación de funciones utilizadas nos permite
reemplazar adecuadamente el error #N/A devuelto por la función BUSCARV.
FIGURA 5.4
La función SI.ERROR
El segundo método que analizaremos, y el cual nos permite personalizar el mensaje de
error de la función BUSCARV, radica en utilizar la función SI.ERROR la cual fue
introducida en Excel 2007 y versiones posteriores.
La función SI.ERROR implementa la misma lógica mostrada en la sección anterior,

pero hace que sea mucho más sencillo reemplazar el mensaje de error enviado por
cualquier función de Excel. Esta función recibe dos argumentos:
 Valor: el valor o expresión que será evaluada.

 Valor_si_error: el valor o expresión que será devuelto si el Valor resulta en error.
EXCELTOTAL
39
La función SI.ERROR evaluará el resultado de la expresión indicada en su primer

argumento y si resulta ser un error, devolverá como resultado el segundo argumento.
Si por el contrario, la evaluación del primer argumento de la función SI.ERROR no es

un error, entonces la función devolverá el resultado de ese primer argumento. Esto
quiere decir que, el ejemplo de la sección anterior lo podemos resolver de una manera
más sencilla con la siguiente fórmula:
=SI.ERROR(BUSCARV(D2, $A$2:$B$6, 2, FALSO), "No encontrado")
Observa que el primer argumento de la función SI.ERROR es la misma función

BUSCARV de la sección anterior y el segundo argumento es el mensaje que deseamos
que la función devuelva en caso de que encuentre un error. La Figura 5.5 muestra el
resultado de esta nueva fórmula.
FIGURA 5.5
Como puedes observar, el resultado es el mismo que con la combinación de funciones

SI y ESERROR ya que internamente la función SI.ERROR hace el mismo trabajo sin
necesidad de que indiquemos doblemente la expresión que deseamos evaluar.
Recuerda que la función SI.ERROR está solamente disponible a partir de Excel 2007 y
es un método ampliamente recomendable para evitar mostrar el error #N/A devuelto
por la función BUSCARV.
EXCELTOTAL
40
Una nota importante en cuanto a la función SI.ERROR es que su nombre fue uno de los
que sufrió un cambio con el lanzamiento de Excel 2010. En dicha versión, el nombre
de función era SIERROR sin el punto después de la palabra SI.
Así que, si tienes dicha versión de Excel deberás utilizar el nombre SIERROR (sin
punto), pero si tienes Excel 2010 y se ha instalado el Service Pack 1 o superior de
Office 2010, entonces el nombre de la función regresará a SI.ERROR (con punto).
El nombre de la función SI.ERROR en inglés es IFERROR por lo que la fórmula

anterior para Excel en inglés será la siguiente:
=IFERROR(VLOOKUP(D2, $A$2:$B$6, 2, FALSE), "No encontrado")
EXCELTOTAL
41
6. BUSCAR EN OTRAS HOJAS Y LIBROS

Hasta ahora hemos realizado los ejemplos de búsqueda dentro de la misma hoja de
nuestro libro de Excel sin embargo, es muy común vernos en la necesidad de realizar
búsquedas sobre datos que se encuentran en otras hojas o inclusive, realizar
búsquedas sobre información contenida en otros libros.
En ambos casos, la función BUSCARV deberá ser empleada tal como lo hemos hecho
hasta ahora, pero tendremos que poner especial atención a la manera en cómo
construimos las referencias hacia los datos de origen porque de eso dependerá el
buen funcionamiento de la búsqueda.
Cómo buscar en otras hojas

Nuestro ejemplo supondrá que en una hoja llamada Productos tenemos la descripción
de diversos productos de una empresa que vende equipo fotográfico y artículos
relacionados. La Figura 6.1 muestra dicha información.
FIGURA 6.1
En otra hoja, tenemos varios códigos de producto que formarán parte de una orden de
compra y necesitamos obtener el Nombre de cada uno de ellos en base a los datos de
la hoja Productos. Lo más importante en la construcción de nuestra fórmula será
indicar correctamente el rango de búsqueda para la función BUSCARV.
De manera general, para crear una referencia hacia otra hoja de nuestro libro de Excel,
debemos seguir las siguientes reglas:
EXCELTOTAL
42
1. Colocar el nombre de la hoja rodeado por comillas simples. Este paso es

opcional si el nombre de la hoja consta de una sola palabra, pero será
indispensable si el nombre contiene espacios en blanco.
2. Después del nombre de la hoja, debemos insertar el signo de exclamación (!).
3. Finalmente debemos colocar la referencia a la celda o rango. Dicha referencia
puede ser relativa o absoluta.
Si seguimos estas reglas, para hacer referencia al rango A2:B10 de la hoja Productos,
podremos hacerlo como Productos!$A$2:$C$10. De esta manera podemos crear
nuestra fórmula de búsqueda de la siguiente manera:
=BUSCARV(A2, Productos!$A$2:$C$10, 2, FALSO)
En la Figura 6.2 puedes observar la aplicación de esta fórmula y cómo se obtiene

correctamente el Nombre del producto en base a la clave indicada en la columna A.
FIGURA 6.2
Ya que nuestra fórmula utiliza una referencia absoluta (utilizando el símbolo $) para el
rango A2:A10 de la hoja Productos, al momento de copiar la fórmula hacia abajo
obtendremos el resultado correcto para cada una de las filas.
EXCELTOTAL
43
Una situación muy común entre los usuarios de Excel es asignar un nombre con
espacios en blanco a las hojas del libro. Esto nos obligará a tener una consideración
adicional al momento de crear una referencia hacia dicha hoja. Para dejar en claro
dicha consideración hagamos un ejemplo.
Supongamos que, en lugar de que la hoja que contiene los datos se llame Productos,
se llamará “Mis Productos”, con un espacio en blanco entre ambas palabras. Para
construir una referencia hacia dicha hoja debemos asegurarnos de colocar comillas
simples alrededor del nombre de la hoja como lo muestra la siguiente fórmula:
=BUSCARV(A2, 'Mis Productos'!$A$2:$C$10, 2, FALSO)
Solo de esta manera Excel podrá encontrar los datos contenidos en dicha hoja. En la
Figura 6.3 puedes observar que nuestro libro tiene una hoja llamada Mis Productos y
al utilizar la fórmula anterior obtenemos el resultado correcto.
FIGURA 6.3
Cómo buscar en libros externos

Ahora veremos cómo realizar la búsqueda sobre datos que se encuentran en otro libro
de Excel. Para este ejemplo supondremos un libro llamado Catalogos.xlsx que tiene
una hoja llamada Productos y que tiene los mismos datos de nuestro ejemplo anterior.
EXCELTOTAL
44
Importante
Te recomiendo ampliamente leer toda la sección antes de abrir el archivo asociado
(Capitulo-06-libro-externo.xlsx) ya que comprenderás mejor porqué dicho archivo
muestra una advertencia al momento de abrirse.
Para construir este tipo de referencia debemos seguir los mismos pasos descritos en
la sección anterior, pero además debemos anteponer el nombre del archivo encerrado
en corchetes. Por ejemplo, para resolver nuestra búsqueda sobre el libro
Catalogos.xlsx utilizaremos la siguiente fórmula:
=BUSCARV(A2, [Catalogos.xlsx]Productos!$A$2:$C$10, 2, FALSO)
Si comparas esta fórmula con la de la sección anterior, notarás que es muy parecida a
excepción de que, en esta nueva fórmula, el segundo argumento antepone el nombre
del archivo como [Catalogos.xlsx].
Una suposición importantísima que estoy haciendo en este momento es que el libro
Catalogos.xlsx está abierto en Excel. Observa la Figura 6.4 la cual muestra el resultado
de aplicar la fórmula anterior sobre los datos de la hoja.
La ruta del archivo Catalogos.xlsx no tiene relevancia en este momento para que
nuestra fórmula devuelva el resultado correcto, solo es necesario que dicho archivo
esté abierto en Excel al momento de introducir la fórmula.
FIGURA 6.4
EXCELTOTAL
45
El tipo de referencia hacia el rango externo que acabamos de crear, nos obliga a tener
abierto el archivo Catalogos.xlsx. Sin embargo, si queremos acceder a los datos aun
cuando el libro esté cerrado, entonces debemos indicar toda la ruta al archivo.
Por ejemplo, si nuestro archivo Catalogos.xlsx está ubicado en C:\Temp, entonces

debemos construir nuestra fórmula de la siguiente manera:
=BUSCARV(A2, 'C:\Temp\[Catalogos.xlsx]Productos'!$A$2:$C$10, 2, FALSO)
Observa que antes del nombre del libro, el cual está encerrado en corchetes, he
insertado la ruta que indica tanto la unidad de disco duro como la carpeta donde se
encuentra el archivo y además he insertado comillas simples alrededor de la ruta, el
nombre del archivo y el nombre de la hoja.
Las comillas simples son ampliamente recomendadas porque en más de una ocasión
habrá nombres de carpetas en nuestro equipo que tendrán espacios en blanco y por lo
tanto son necesarias para que Excel pueda encontrar el libro y la hoja a la que
hacemos referencia.
Por último debo decir que es frecuente que los usuarios nuevos de Excel tengan
dificultades al momento de crear referencias a libros externos, así que voy a sugerirte
un método para crearlas fácilmente.
1. Al momento de crear las referencias hacia libros externos, abre en Excel todos
los libros involucrados.
2. Crea las fórmulas utilizando el nombre del archivo encerrado en corchetes, tal
como lo mostré al inicio del ejercicio.
3. Una vez que las fórmulas funcionan correctamente, guarda el archivo que
contiene las fórmulas y posteriormente cierra todos los archivos.
4. Ahora abre solamente el archivo que contiene las fórmulas y Excel enviará una
advertencia como la que observas en la Figura 6.5. En dicho cuadro de diálogo
deberás hacer clic en el botón Actualizar.
Excel actualizará todas las referencias a los libros externos y colocará las rutas
completas a los archivos de manera que la función BUSCARV pueda acceder a la
información aun cuando el libro que contiene los datos esté cerrado.
EXCELTOTAL
46
FIGURA 6.5
Después de hacer clic en el botón Actualizar, se creará un vínculo con los libros
externos que hayas utilizado en las fórmulas. Si en algún momento necesitas cambiar
o eliminar dichos vínculos, lo podrás hacer desde la ficha Datos > Conexiones > Editar
vínculos.
Al abrir el libro de Excel que contiene el ejemplo para esta sección, recibirás el
mensaje de advertencia de la Figura 6.5, pero al hacer clic en el botón Actualizar, se
mostrará una nueva advertencia indicando que el libro contiene uno o más vínculos
que no se pueden actualizar.
Esta segunda advertencia se debe a que los vínculos fueron creados al archivo
C:\Temp\Catalogos.xlsx que se encuentra en mi equipo, pero tú no tendrás el
archivo en esa ubicación. Para solucionar el problema tienes dos opciones:
1. Hacer clic en el botón Continuar y en seguida crear la carpeta C:\Temp en tu

equipo y copiar el archivo Catalogos.xlsx.
2. Hacer clic en el botón Modificar vínculos, lo cual abrirá un cuadro de diálogo
donde deberás hacer clic en el botón Cambiar origen y seleccionar la
ubicación donde tienes el archivo Catalogos.xlsx.
Una vez hecha cualquiera de estas dos acciones, podrás validar por ti mismo que la
fórmula de búsqueda funciona correctamente aun cuando el libro externo esté
cerrado.
EXCELTOTAL
47
7. UTILIZAR DOS O MÁS CRITERIOS DE BÚSQUEDA

El primer argumento de la función BUSCARV nos permite indicar el valor a buscar
sobre la primera columna del rango de búsqueda. Sin embargo, existen ocasiones en
que deseamos realizar una búsqueda basada en el valor de dos columnas.
Hagamos un ejemplo para dejar en claro este tipo de problema. La Figura 7.1 muestra
una tabla de datos con las calificaciones de un grupo de estudiantes. La primera
columna tiene el nombre del alumno, la segunda columna el nombre de la asignatura y
la tercera columna muestra la calificación obtenida.
FIGURA 7.1
La búsqueda que deseamos hacer es obtener la calificación de un alumno para una

asignatura en específico. Por ejemplo, quiero buscar la calificación de Pedro para la
asignatura de Matemáticas y obtener el resultado 80.
Es imposible efectuar este tipo de búsqueda utilizando el comportamiento

predeterminado de la función BUSCARV ya que, si definimos el rango de búsqueda
como A2:C15, la función realizará la búsqueda sobre la columna Nombre sin tomar en
cuenta la columna Asignatura.
EXCELTOTAL
48
A pesar que de manera natural no podríamos utilizar la función BUSCARV, te mostraré

que es posible modificar los datos de manera que se adapten al tipo de búsqueda que
realiza la función y a final de cuentas obtener el resultado que necesitamos.
El truco radica en crear una columna auxiliar que concatene los valores de las dos
columnas de nuestro interés y posteriormente realizar la búsqueda basándonos en los
valores de esa columna auxiliar. Pero vayamos paso a paso para implementar este tipo
de búsqueda.
El primer paso será insertar una nueva columna, a la cual pondré el encabezado
Auxiliar y donde concatenaré los valores de las columnas Nombre y Asignatura. La
fórmula que utilizaré en esta tercera columna será la siguiente:
=ESPACIOS(A2&B2)
El objetivo de la función ESPACIOS es asegurarse que no existen espacios en blanco al

principio y final de la cadena de texto concatenada. Al copiar la fórmula hacia abajo
obtendré el resultado mostrado en la Figura 7.2.
FIGURA 7.2
EXCELTOTAL
49
El nombre de la función ESPACIOS en inglés es TRIM.
=TRIM(A2&B2)
El segundo paso es armar adecuadamente nuestra fórmula de búsqueda. Para esto

supondremos que el nombre y asignatura que deseamos encontrar están indicados en
las celdas G1 y G2 respectivamente, así que nuestra fórmula será la siguiente:
=BUSCARV(G1&G2, C2:D15, 2, FALSO)
La clave de esta fórmula es el primer argumento de la función BUSCARV el cual deberá

ser concatenado de manera que se forme una cadena de texto similar a los valores de
nuestra columna Auxiliar. La Figura 7.3 muestra cómo la fórmula anterior nos devuelve
el resultado correcto.
FIGURA 7.3
EXCELTOTAL
50
Nuestra fórmula funciona porque estamos realizando la búsqueda de los valores

concatenados sobre la columna Auxiliar y eso nos da la impresión de que la función
BUSCARV realiza la búsqueda basada en dos criterios.
Este método funcionará para cualquier cantidad de columnas y solo deberás seguir los
dos pasos mostrados hasta ahora:
1. Crear una columna auxiliar donde se concatenen los valores de todas las
columnas de nuestro interés.
2. Al construir nuestra fórmula de búsqueda nos debemos asegurar que el primer
argumento de la función BUSCARV es la concatenación de todos los valores de
búsqueda.
En la práctica es común esconder la columna auxiliar ya que solo es de utilidad para la

función BUSCARV. En la Figura 7.4 puedes ver la tabla de datos con la columna
Auxiliar oculta. Además, he cambiado los valores de las celdas G1 y G2 para mostrar
que nuestra fórmula de búsqueda funciona correctamente.
FIGURA 7.4
EXCELTOTAL
51
8. BUSCAR LA ENÉSIMA OCURRENCIA

La función BUSCARV siempre devolverá la primera ocurrencia que haya encontrado en
los datos. No existe manera alguna de modificar dicho comportamiento, pero es
posible aplicar algunas técnicas para poder indicar la ocurrencia que necesitamos
encontrar.
Para nuestro ejercicio trabajaremos con los datos mostrados en la Figura 8.1 la cual
tiene solo dos columnas. La primera de ellas contiene un nombre y la segunda
columna son puntos alcanzados por cada persona.
FIGURA 8.1
Puedes notar que la columna Nombre tiene valores repetidos y lo que necesitamos
encontrar es la enésima ocurrencia de alguno de ellos para obtener sus puntos. Por
ejemplo, quiero conocer los puntos de Luis en su tercera ocurrencia lo cual debería
darme el resultado de 86. Todo esto lo haremos utilizando la función BUSCARV y sin
necesidad de reordenar los datos.
EXCELTOTAL
52
La técnica que emplearemos será muy parecida a la del capítulo anterior, ya que
nuestro primer criterio de búsqueda será el nombre y el segundo criterio será el
número de aparición que nos interesa. Así que, nuestro primer paso será insertar una
columna que nos ayude a saber el número de aparición de cada nombre.
Para lograr nuestro cometido utilizaremos la función CONTAR.SI, la cual nos permite
contar los valores que cumplen cierta condición. Esta función tiene solamente dos
argumentos, el primero es el rango que contiene los valores a contar, y el segundo es
la condición que deben cumplir los valores para ser considerados en la cuenta.
Ya he insertado una nueva columna llamada Ocurrencia y que ha quedado en la

columna B de la hoja. Ahora insertaré una fórmula en la celda B2 que me ayudará a
contar el número de ocurrencia del valor en la celda A2. La fórmula es la siguiente:
=CONTAR.SI($A$2:A2,A2)
A primera vista pareciera que la fórmula no hace mucho sentido. En primer lugar, el
rango que he indicado consta de solo una celda A2:A2 y además he indicado que
quiero contar aquellos valores que sean igual al valor de la celda A2. Es claro que el
resultado será 1 porque la celda A2 no podría ser diferente a la misma celda A2. La
Figura 8.2 muestra el resultado evidente de esta fórmula.
FIGURA 8.2
Lo más interesante de la fórmula anterior es la manera en que he indicado el rango del

primer argumento: $A$2:A2. La primera referencia del rango es una referencia
absoluta, mientras que la segunda referencia es relativa. También el segundo
argumento de la función es una referencia relativa.
EXCELTOTAL
53
Al momento de copiar la fórmula hacia la fila de abajo el resultado será que Excel
aumentará automáticamente el número de la fila contenida en las referencias
relativas. Por ejemplo, al copiar hacia abajo, la fórmula de la celda B3 resultará de la
siguiente manera:
=CONTAR.SI($A$2:A3,A3)
El resultado será la cuenta del número de veces que aparece el valor de la celda A3
dentro del rango A2:A3. Al copiar la fórmula hacia abajo se modificarán las referencias
relativas de todas las fórmulas pero todas iniciarán la cuenta a partir de la celda $A$2.
La figura 8.3 muestra el resultado después de haber copiado la fórmula sobre todo el
rango de la columna Ocurrencia.
FIGURA 8.3
EXCELTOTAL
54
El nombre de la función CONTAR.SI en inglés es COUNTIF por lo que la fórmula

colocada en la celda B2 será la siguiente:
=COUNTIF($A$2:A2,A2)
Ahora ya tenemos nuestras dos columnas sobre las cuales haremos la búsqueda, así
que retomando la técnica presentada en el capítulo anterior, insertaré una nueva
columna llamada Auxiliar, donde concatenaré el valor de la columna Nombre y
Ocurrencia. El resultado lo puedes ver en la Figura 8.4.
FIGURA 8.4
Ahora la búsqueda la podremos realizar sobre el rango C2:D21 recordando concatenar

el nombre y el número de aparición que deseamos encontrar.
EXCELTOTAL
55
Suponiendo que he colocado el nombre a buscar en la celda G1 y el número de

ocurrencia en la celda G2, la fórmula que utilizaré para realizar la búsqueda será la
siguiente:
=BUSCARV(G1&G2, C2:D21, 2, FALSO)
La figura 8.5 muestra el resultado de la búsqueda. Considera que he ocultado las

columnas B y C y solo he dejado las columnas originales de manera que ya no son
visibles los datos auxiliares previamente creados pero el resultado es correcto.
FIGURA 8.5
Podrás modificar los valores de las celdas G1 y G2 y la función BUSCARV devolverá el

valor correcto para la ocurrencia indicada.
EXCELTOTAL
56
9. BÚSQUEDAS SOBRE TABLAS DE EXCEL

Los datos de los capítulos anteriores han estado en formato tabular pero no forman
parte de una tabla de Excel. Es decir, los datos están organizados en columnas y cada
una de ellas tiene un encabezado. Por ejemplo, la figura 9.1 muestra los datos
tabulares que hemos utilizado en alguno de los capítulos anteriores.
FIGURA 9.1
Los datos anteriores están en formato tabular pero no son una tabla de Excel. Cuando
digo tabla de Excel me refiero a la creación de una tabla con el comando Inicio >
Estilos > Dar formato como tabla. Dicho comando convierte a un rango normal de
nuestra hoja en una tabla de Excel. La Figura 9.2 muestra el resultado de convertir el
rango anterior en una tabla de Excel.
FIGURA 9.2
La transformación fue muy simple, comencé por seleccionar todo el rango de celdas y
removí el formato con el comando Inicio > Modificar > Borrar > Borrar Formatos.
Posteriormente fui a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla y seleccioné alguno de
los estilos de tablas disponibles.
EXCELTOTAL
57
Una vez que has convertido un rango tradicional en una tabla de Excel notarás que los
encabezados de columna tendrán filtros lo cual es una de las ventajas de trabajar con
tablas de Excel.
Otra de las propiedades especiales que tienen las tablas de Excel es el uso de las
referencias estructuradas que es una manera diferente y única de acceder a los datos
contenidos en una tabla.
En este capítulo nos encargaremos de profundizar un poco más en la manera de

utilizar las referencias estructuradas desde nuestra función BUSCARV, pero
empecemos por hablar un poco más sobre este tipo de referencias.
Referencias estructuradas en Excel

Por un instante nos enfocaremos en estudiar las referencias estructuradas de manera
que puedas comprender su uso básico y posteriormente podamos ver los grandes
beneficios de utilizar este tipo de referencias desde la función BUSCARV.
Cuando creamos una tabla en Excel se le asignará automáticamente un nombre. De

manera predeterminada Excel nombrará las tablas como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc.
Esto lo podemos comprobar fácilmente al ir a una hoja que contiene una tabla de Excel
y al hacer clic en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas, se mostrará el nombre
de la tabla tal como se muestra en la Figura 9.3
FIGURA 9.3
En nuestro ejemplo, el nombre de la tabla es Tabla1 y podemos utilizar este nombre

cuando queremos hacer referencia a los datos de la tabla excluyendo a los
encabezados. Para nuestro ejemplo, el nombre Tabla1 equivale al rango A2:E6.
EXCELTOTAL
58
El nombre de la tabla es válido para todo el libro de trabajo de Excel y si necesitas

realizar algún cambio en dicho nombre, podrás hacerlo desde la ficha Fórmulas >
Nombres definidos > Administrador de nombres.
De la misma manera en que podemos acceder a una tabla por su nombre, podremos
acceder a sus columnas. Para comprobar esto, seleccionaré una celda en blanco de la
hoja e ingresaré en la barra de fórmulas lo siguiente:
=Tabla1[
Si la tabla de tu hoja tiene un nombre diferente a Tabla1, entonces deberás ingresar

dicho nombre seguido de un corchete. Después de ingresar este texto en la barra de
fórmulas, obtendremos un listado como el que se muestra en la Figura 9.4.
FIGURA 9.4
Observa que se han enlistado los nombres de las columnas de nuestra tabla y lo que
esto quiere decir es que podremos hacer referencia a cada una de las columnas por su
nombre. Por ejemplo, para hacer referencia a los datos de la columna Precio,
podremos hacerlo de la siguiente manera:
=Tabla1[Precio]
EXCELTOTAL
59
Esta referencia estructurada es equivalente a la referencia C2:C6 y podemos utilizar

dicha referencia estructurada cada vez que necesitemos hacer referencia a los datos
de la columna Precio.
Para continuar con nuestro ejemplo, copiaré los datos de mi hoja actual a una nueva
hoja y Excel creará automáticamente un nombre para la nueva tabla y que en nuestro
caso será Tabla2.
Con mi nueva hoja creada, haremos un ejemplo para demostrar el uso de la referencia
estructurada que te acabo de enseñar. Recuerda que la nueva tabla tiene los mismos
datos que la tabla original, así que seleccionaré una celda en blanco de la hoja e
insertaré la siguiente fórmula:
=SUMA(Tabla2[Precio])
Recuerda que esto sería equivalente a insertar la fórmula =SUMA(C2:C6) lo cual nos
daría como resultado la suma de las celdas bajo la columna Precio. La Figura 9.5 nos
muestra cómo el uso de las referencias estructuradas funciona correctamente para
nuestra fórmula y nos devuelve la suma de los datos de la columna Precio.
FIGURA 9.5
Probablemente te estarás preguntando ¿cuál es el beneficio de utilizar referencias

estructuradas? El grande beneficio es que cuando agregamos datos a nuestra tabla de
Excel, no será necesario modificar la fórmula sino que automáticamente nos devolverá
el resultado de la suma de la columna Precio.
EXCELTOTAL
60
Volveré a copiar la tabla a otra hoja, pero en esta ocasión agregaré dos nuevas filas a
los datos y utilizaré una fórmula idéntica a la anterior, donde solamente cambiaré el
nombre de la tabla. La Figura 9.6 muestra cómo la misma referencia estructurada
sigue devolviendo todas las celdas de la columna Precio sin importar que se hayan
agregado dos nuevas filas.
FIGURA 9.6
Si nuestra fórmula tuviera referencias normales, después de haber agregado los

nuevos datos, habríamos tenido que modificar la referencia de la fórmula para incluir
las nuevas filas. Esa es la principal ventaja de las referencias estructuradas, que no
tenemos que modificar las referencias aún después de agregar nuevos datos a una
tabla de Excel.
Referencias estructuradas para rangos

Antes de demostrar el uso de la función BUSCARV con referencias estructuradas, es
importante aprender a definir rangos utilizando ese tipo de referencias. Como sabes, al
hacer referencia a un rango debemos indicar la celda superior izquierda, seguida de
dos puntos y finalmente la celda inferior derecha del rango, pero cuando hablamos de
referencias estructuradas la regla es la siguiente:
1. Indicar el nombre de la tabla seguido de un corchete.

2. Colocar el nombre de la columna inicial encerrado por corchetes.
3. Insertar el signo de dos puntos (:).
4. Colocar el nombre de la columna final encerrado por corchetes.
5. Insertar el corchete que cierra el corchete insertado en el paso 1.
Por ejemplo, si queremos hacer referencia a los datos contenidos entre la columna
Cantidad y la columna Precio, debemos utilizar la siguiente referencia:
EXCELTOTAL
61
Tabla1[[Cantidad]:[Precio]]
Esta referencia supone que la tabla tiene el nombre Tabla1, Observa que después del
nombre se inserta un corchete que abre y posteriormente viene el nombre de la
primera columna que también estará encerrado en corchetes.
Los dos puntos nos sirven para hacer la separación entre los nombres de las
columnas. La segunda columna también está encerrada en corchetes y finalmente se
termina la referencia estructurada con otro corchete que cierra.
En otro ejemplo similar, si queremos hacer referencia a los datos contenidos en las
columnas ISBN y Título, la referencia estructurada será la siguiente:
Tabla1[[ISBN]:[Título]]
Función BUSCARV con referencias estructuradas

Finalmente ha llegado el momento de realizar búsquedas utilizando la función
BUSCARV y lo que hemos aprendido sobre las referencias estructuradas. En la Figura
9.7 se muestran los datos que utilizaremos para crear nuestras fórmulas de búsqueda.
FIGURA 9.7
Para todos nuestros ejemplos realizaremos la búsqueda del título “Brida” pero por
diferentes columnas, es decir, buscaremos el título dado el valor de la columna
EXCELTOTAL
62
Cantidad, nuestra segunda fórmula realizará la búsqueda partiendo de la columna

ISBN y así consecutivamente.
Nuestra primera fórmula debe encontrar el título Brida dado el valor 10, que
corresponde a su valor en la columna Cantidad. Ya que la columna Cantidad es la
primera columna de la tabla y la columna Título es la última, podemos hacer referencia
a la totalidad de la tabla utilizando su nombre.
Para nuestro ejemplo, el nombre de la tabla es Tabla5 así que podemos realizar la
búsqueda anterior con la siguiente fórmula:
=BUSCARV(10, Tabla5, 5, FALSO)
Observa que el segundo argumento de la función BUSCARV es el nombre de la tabla lo

cual nos da acceso a sus cinco columnas. Por esta razón, el tercer argumento de la
función es el número 5, que equivale a la columna Título. Esta fórmula nos devolverá
correctamente el título Brida.
Por ahora no mostraré el resultado de esta fórmula sino que al final de todos los
ejercicios verás una figura que contendrá el resultado de todas las búsquedas.
Nuestra segunda fórmula hará la búsqueda por la columna ISBN, que para el título
Brida es el la cadena de texto “978-0061626371”. A diferencia del ejemplo anterior
donde indicamos la totalidad de la tabla como nuestro rango de búsqueda, ahora
necesitamos indicar a la función BUSCARV un rango que inicia con la columna ISBN y
que termina con la columna Título. La fórmula que utilizaremos será la siguiente:
=BUSCARV("978-0061626371", Tabla5[[ISBN]:[Título]], 4, FALSO)
Observa la referencia estructurada que he indicado en el segundo argumento de la

función BUSCARV. Esta referencia comienza en la columna ISBN y termina con la
columna Título y por lo tanto necesitamos obtener como resultado la cuarta columna
de dicho rango y por eso tenemos el número 4 como el tercer argumento de la función.
Nuestra tercera fórmula se encargará de obtener el título “Brida” en base a su precio

que es $24.95 pero como sabemos, la función BUSCARV se fijará en el valor de la
celda y no en su formato por lo que debemos buscar el valor 24.95.
EXCELTOTAL
63
La siguiente fórmula nos devolverá el resultado correcto para nuestra búsqueda

basada en la columna Precio.
=BUSCARV(24.95, Tabla5[[Precio]:[Título]], 3, FALSO)
Para nuestra cuarta y última fórmula, realizaremos la búsqueda en base a la columna

Fecha. Como recordarás de un capítulo anterior, podemos utilizar la función
FECHANUMERO (DATEVALUE en inglés) para realizar una búsqueda por fecha. Nuestra
fórmula será la siguiente:
=BUSCARV(FECHANUMERO("08/04/2008"), Tabla5[[Fecha]:[Título]], 2,
FALSO)
La Figura 9.8 muestra el resultado de nuestras fórmulas anteriores, donde cada una
de ellas realiza una búsqueda por una columna diferente, pero todas devuelven el
mismo resultado.
FIGURA 9.8
EXCELTOTAL
64
En el archivo de Excel asociado a esta lección podrás constatar que cada una de las
celdas contiene una de las fórmulas que hemos creado y todas ellas utilizan
referencias estructuradas para obtener el resultado correcto.
Nada impediría que realizáramos las mismas búsquedas utilizando referencias

tradicionales, pero perderíamos los beneficios de las referencias estructuradas. Así
que, cada vez que tengas una tabla de Excel sabrás que puedes utilizar la función
BUSCARV utilizando el método tradicional de referencias pero también podrás realizar
la búsqueda utilizando referencias estructuradas.
EXCELTOTAL
65
10. BÚSQUEDA CON CARACTERES COMODINES

Excel tiene un par de caracteres que son conocidos como caracteres comodines y son
llamados así porque pueden tomar el lugar de uno o varios caracteres a la vez. Antes
de aprender a realizar búsquedas con dichos caracteres analizaremos cada uno de
ellos.
El carácter comodín ?
El primer carácter del cual hablaremos será el signo de interrogación (?) el cual es
utilizado para tomar el lugar de una sola letra. Por ejemplo, si tenemos la cadena de
texto “PA?A” podría ser interpretada como:
 PACA
 PAGA
 PALA
 PANA
 PAPA
 PARA
 PASA
Todas las palabras de la lista anterior inician con “PA” y terminan con “A”. Además,
todas tienen una longitud de 4 caracteres, lo cual nos indica que el signo de
interrogación solamente ha tomado el lugar de un solo carácter.
La lista anterior es solamente una muestra de todas las combinaciones que pueden
realizarse a partir de la cadena de texto “PA?A” ya que el carácter comodín (?) puede
tomar el lugar de cualquier carácter.
Es importante recordar que el carácter comodín (?) tomará el lugar de cualquier

carácter y no nos referimos exclusivamente a letras del alfabeto. Por ejemplo, la
cadena de texto “PA=A” cumpliría adecuadamente con la regla de cuatro caracteres
impuesta por la cadena “PA?A”.
Ahora que comprendemos mejor el funcionamiento de un carácter comodín, hagamos

otro ejemplo. Considera la cadena de texto “PA???” la cual incluye tres caracteres
comodín. Esto quiere decir que la palabra completa deberá ser de 5 caracteres en total
y que deberá iniciar con la combinación “PA” sin importar los 3 caracteres del final.
La siguiente lista muestra algunos ejemplos de cadenas de texto que cumplen con
esta regla.
EXCELTOTAL
66
 PABLO
 PACTO
 PADRE
 PAGAR
 PALAS
 PALCO
 PALMA
 PANAL
 PANDA
 PAPEL
 PARED
Todas la palabras son de 5 caracteres e inician con la combinación “PA” tal como lo
indica la cadena de texto “PA???”. Es así como el carácter comodín (?) puede tomar el
lugar de cualquier otro carácter y por lo tanto podemos hacer múltiples combinaciones.
El carácter comodín *
Hay ocasiones en las que quisiéramos obtener todas las palabras que inician con “PA”
sin importar la longitud de la palabra. Eso sería imposible utilizando el signo de
interrogación (?) porque ya hemos visto que siempre toma el lugar de un solo carácter.
La solución a este inconveniente es el carácter comodín (*) el cual significará

cualquier combinación de caracteres, desde cero caracteres hasta cualquier cantidad
n de caracteres. Por ejemplo, la cadena de texto “PA*” podría significar cualquiera de
las siguiente palabras:
 PA
 PAZ
 PAVO
 PASEO
 PAPIRO
 PALADÍN
 PARLANTE
 PANADERÍA
 PARTICULAR
Todas las palabras anteriores inician con las letras “PA” y posteriormente tienen
cualquier combinación de caracteres. Por otro lado, si tuviéramos la cadena de texto
“PA*O”, entonces la lista anterior se reduciría a solo tres palabras:
EXCELTOTAL
67
 PAVO
 PASEO
 PAPIRO
La combinación “PA*O” quiere decir que, después de las letras “PA” podemos tener
cualquier combinación de caracteres, pero el carácter final deberá ser la letra O.
Inclusive podemos hacer una combinación como “PA*A*” lo cual reduciría nuestra
primera lista a las siguiente palabras:
 PALADÍN
 PARLANTE
 PANADERÍA
 PARTICULAR
Lo que la combinación “PA*A*” quiere decir es que, después de las letras “PA”
tendremos cualquier cantidad de caracteres pero deberá existir una letra “A” seguida
de cualquier cantidad de caracteres. En otras palabras, después de las letras “PA”
deberá existir otra letra “A” dentro de la cadena de texto.
También es posible utilizar ambos caracteres comodines para tratar de ser más
específicos en el tipo de combinaciones que necesitamos. Por ejemplo, la combinación
“PA?A*” reduciría la lista original a solo dos palabras posibles:
 PALADÍN
 PANADERÍA
Ambas palabras inician con “PA”, su tercer carácter no importa, pero el cuarto carácter
deberá ser la letra “A” seguida de cualquier combinación de caracteres.
BUSCARV con caracteres comodines

Ahora pongamos en práctica lo que hemos aprendido sobre los caracteres comodines
para realizar búsquedas en Excel con la función BUSCARV.
En primer lugar debo decir que los caracteres comodines son útiles cuando estamos
realizando una búsqueda de una cadena de texto y formarán parte del primer
argumento de la función BUSCARV que es donde indicamos a la función la cadena de
texto que nos interesa encontrar.
Como primer ejemplo tendremos la lista de palabras de la sección anterior y realizaré

la búsqueda de la combinación “PA?”. La fórmula que utilizaremos será la siguiente:
EXCELTOTAL
68
=BUSCARV("PA?",A2:A10, 1, FALSO)
Hacemos la búsqueda sobre el rango A2:A10 y pedimos la función que nos devuelva la
misma palabra que ha encontrado. La Figura 10.1 muestra el resultado de esta
fórmula.
FIGURA 10.1
La primera y única palabra del listado que concuerda con la combinación “PA?” es la
palabra “PAZ” porque tiene tres caracteres de longitud que es uno de los
requerimientos establecidos por la combinación establecida.
Ahora veamos lo que sucede si modificamos el carácter comodín por el asterisco y

hacemos la búsqueda de la combinación “PA*”. La fórmula será prácticamente
idéntica a la anterior:
=BUSCARV("PA*",A2:A10, 1, FALSO)
La fórmula nos devuelve como resultado la palabra “PA” y lo puedes ver en la Figura
10.2. Lo que sucede es que el carácter comodín (*) significa cualquier combinación de
caracteres incluyendo la ausencia de todos.
EXCELTOTAL
69
FIGURA 10.2
Ahora sigamos nuestra práctica probando una de las combinaciones que vimos en las
secciones anteriores, por ejemplo, la combinación “PA???”, la cual nos devolverá la
palabra “PASEO” tal como lo muestra la Figura 10.3.
FIGURA 10.3
La palabra “PASEO” cumple con las condiciones establecidas porque consta de 5

caracteres. Como siguiente ejemplo buscaremos la cadena “PA*A*”, que nos
devolverá la palabra “PALADÍN” que está ubicada en la celda A7 como lo muestra la
Figura 10.4.
EXCELTOTAL
70
FIGURA 10.4
Aunque la combinación “PA*A*” se cumple con las palabras PALADÍN, PARLANTE,

PANADERÍA y PARTICULAR, es la palabra PALDÍN la primera coincidencia encontrada
por la función BUSCARV y por lo tanto es el resultado devuelto por la función.
Recuerda que la función BUSCARV siempre devolverá un solo resultado y será la

primera coincidencia encontrada aunque existan otras palabras iguales en el rango de
búsqueda.
Aunque en todos los ejemplos anteriores he utilizado letras mayúsculas, la función

BUSCARV no hace distinción entre mayúsculas y minúsculas por lo que obtendremos el
mismo resultado si usamos letras minúsculas en el primer argumento de la función y
lo puedes comprobar con el ejemplo de la Figura 10.5.
FIGURA 10.5
EXCELTOTAL
71
11. BÚSQUEDAS ANIDADAS

Cuando hablo de búsquedas anidadas me refiero a crear una fórmula que nos permita
realizar una segunda búsqueda en caso de que la primera no encuentre nada. La
técnica que mostraré, nos permitirá realizar hasta un máximo de 64 búsquedas
anidadas para versiones posteriores a Excel 2007.
La realidad es que no sugeriría llegar al límite de búsquedas anidadas ya que, entre

más grande sea la fórmula, su complejidad será mayor y pronto podrías perder el
control de la misma. Sin embargo, es importante conocer esta técnica para poder
utilizarla adecamente en la resolución de problemas específicos.
Ya que la decisión de realizar una segunda búsqueda la tomaremos en caso de que

nuestra primera búsqueda falle, entonces utilizaremos la función SI.ERROR para
evaluar dicha decisión.
Buscar dos valores diferentes

Para nuestro primer ejemplo supondremos que tenemos una lista de nombres y
deseamos obtener la cantidad de puntos ganados para algún nombre específico. La
figura 11.1 muestra los datos que utilizaremos.
FIGURA 11.1
Suponiendo que no sabemos si los nombres de las personas han sido ingresados con
las vocales acentuadas, estamos interesados en buscar los puntos ganados de
“Veronica” (sin acento) y en caso de que no encontrar nada, hacer una segunda
búsqueda por el nombre “Verónica” (con acento).
EXCELTOTAL
72
Colocaré el primer valor a buscar (sin acento) en la celda E1 y el segundo valor (con
acento) en la celda E2 de manera que la fórmula que utilizaremos será la siguiente:
=SI.ERROR(BUSCARV(E1,A2:B10,2,FALSO), BUSCARV(E2, A2:B10, 2, FALSO))
La función SI.ERROR acepta solamente dos argumentos, así que para cada uno de
ellos utilizamos la función BUSCARV. Si la primera función encuentra una coincidencia,
entonces será mostrado en pantalla. Por el contrario, si devuelve un error, la función
SI.ERROR se encargará de ejecutar automáticamente la segunda función BUSCARV.
Observa que la primera función hace la búsqueda del valor de la celda E1, mientras
que la segunda función busca el valor de la celda E2. Ambas funciones realizan la
búsqueda sobre el mismo rango de datos. La Figura 11.2 muestra el resultado de esta
fórmula sobre los datos de ejemplo.
FIGURA 11.2
En este caso específico, la primera función BUSCARV devolverá un error porque el

listado no contiene el valor “Veronica” (sin acento) y por lo tanto se ejecutará la
segunda función BUSCARV que encontrará el valor ubicado en la celda A4 y nos
devolverá la cantidad de puntos correspondientes.
EXCELTOTAL
73
Nuestra fórmula funcionará correctamente inclusive si invertimos los valores de las

celdas E1 y E2. La Figura 11.3 muestra el resultado de haber invertido los valores en
dichas celdas.
FIGURA 11.3
En este caso es la primera función BUSCARV la que encuentra de inmediato el valor

buscado y devuelve el resultado correspondiente. La segunda función BUSCARV
simplemente es ignorada por la función SI.ERROR.
La fórmula anterior en inglés será la siguiente:
=IFERROR(VLOOKUP(E1,A2:B10,2,FALSE), VLOOKUP (E2, A2:B10, 2, FALSE))
EXCELTOTAL
74
Buscar en dos rangos diferentes

La técnica que aprendimos en la sección anterior también puede ser utilizada para
realizar una búsqueda en dos tablas diferentes. Por ejemplo, supongamos un conjunto
de datos muy similar a los ejemplos anteriores pero con la diferencia de que la
información está dividida en dos tablas separadas.
FIGURA 11.4
Lo que necesitamos es crear una fórmula que busque un nombre en ambas tablas y
para eso emplearemos la misma técnica que acabamos de aprender con la función
SI.ERROR. La única diferencia es que, la primera función BUSCARV realizará la
búsqueda en la primera tabla y en caso de devolver un error se realizará la búsqueda
en la segunda tabla. La fórmula que utilizaremos será la siguiente:
=SI.ERROR(BUSCARV(C14,A3:B11,2,FALSO), BUSCARV(C14,D3:E11,2,FALSO))
La única diferencia entre la primera función BUSCARV y la segunda es el rango de

búsqueda, es decir, el segundo argumento de la función. Observa con detenimiento y
te darás cuenta que primero se hace una búsqueda sobre la tabla “Grupo A” y si dicha
búsqueda no regresa resultado, entonces se hará la búsqueda sobre la tabla del
“Grupo B”. La Figura 11.5 muestra el resultado de esta búsqueda.
EXCELTOTAL
75
FIGURA 11.5
En este ejemplo, el nombre “Mateo” pertenece a la tabla “Grupo B” así que podemos
deducir que la primera función BUSCARV devolvió un error después de hacer la
búsqueda sobre la tabla “Grupo A”. Como resultado, la función SI.ERROR se encargó
de ejecutar la segunda función BUSCARV la cual obtuvo el resultado correcto ya que el
valor buscado se encuentra en la segunda tabla.
Sin realizar cambio alguno en la fórmula, podemos buscar un valor de la primera tabla
y obtendremos el resultado correcto tal como lo muestra la Figura 11.6.
FIGURA 11.6
EXCELTOTAL
76
La realidad es que es poco frecuente tener dos tablas de datos similares en una
misma hoja, pero era importante mostrar esta técnica porque podemos utilizarla en
algo que es muy frecuente como el tener tablas de datos idénticas en dos hojas
diferentes de un mismo libro sobre las cuales nos interesa realizar una búsqueda.
En ese caso la fórmula es exactamente la misma y lo único que debemos hacer es

construir adecuadamente las referencias hacia los rangos de búsqueda ubicados en
las diferentes hojas. Por ejemplo, si para el ejercicio anterior, la tabla “Grupo A”
estuviera en la Hoja1 y la tabla “Grupo B” estuviera en la Hoja2, entonces la fórmula
de búsqueda sería la siguiente:
=SI.ERROR(BUSCARV(A2,Hoja1!A3:B11, 2,FALSO), BUSCARV(A2,Hoja2!D3:E11,

2,FALSO))
La única diferencia con la fórmula anterior es precisamente la manera en que se crean

las referencias hacia los rangos de búsqueda en cada una de las funciones BUSCARV.
La Figura 11.7 muestra el resultado de la búsqueda sobre los datos en dos hojas
diferentes.
FIGURA 11.7
Múltiples búsquedas anidadas

Hasta ahora hemos anidado solamente dos funciones de búsqueda en nuestros
ejemplos pero tal como lo mencioné al principio de este capítulo, el máximo permitido
a partir de Excel 2007, es de 64 funciones anidadas.
La manera de seguir anidando funciones BUSCARV es volver a utilizar la función

SI.ERROR, es decir, en lugar de la segunda función BUSCARV debemos utilizar de
nuevo la función SI.ERROR.
EXCELTOTAL
77
La Figura 11.8 nos da una idea general de cómo debemos conceptualizar la anidación
de la función BUSCARV apoyándonos de la función SI.ERROR.
FIGURA 11.8
Observa que la figura anterior está ejemplificando una búsqueda sobre tres hojas
diferentes. En este caso se omite el detalle de la función BUSCARV solo para dejar en
claro que existe una función SI.ERROR dentro de otra función SI.ERROR.
Si la búsqueda sobre la Hoja1 devuelve un error, se realizará la búsqueda sobre la

Hoja2 y en caso de que exista un error en dicha búsqueda, la segunda función
SI.ERROR obligará una tercera búsqueda sobre la Hoja3.
Si queremos modificar la fórmula de la sección anterior para incluir una tercera hoja,
tendremos como resultado la siguiente fórmula:
=SI.ERROR(BUSCARV(A2,Hoja1!A3:B11, 2, FALSO),
SI.ERROR(BUSCARV(A2,Hoja2!A3:B11, 2, FALSO), BUSCARV(A2,Hoja3!A3:B11,
2,FALSO)))
La Figura 11.9 muestra el resultado de la búsqueda del nombre “Carlos” que se

encuentra en la nueva Hoja3.
FIGURA 11.9
EXCELTOTAL
78
De esta manera puedes anidar tantas funciones BUSCARV como necesites y solo
deberás tener en cuenta el límite máximo permitido por Excel que es de 64 funciones
anidadas.
Cada función SI.ERROR se encargará de ejecutar una sola función BUSCARV y de

llamar a otra función SI.ERROR para continuar con la anidación hasta llegar a la última
función SI.ERROR, es decir a la función más anidada, la cual podrá realizar dos
búsquedas.
Como regla general, para realizar una N cantidad de búsquedas, necesitaremos N

cantidad de funciones BUSCARV y N-1 funciones SI.ERROR para poder construir la
fórmula de búsqueda.
EXCELTOTAL
79
12. BÚSQUEDAS APROXIMADAS

Absolutamente todas las fórmulas construidas en los capítulos anteriores realizan una
búsqueda exacta, es decir, buscan la primera ocurrencia del valor que hemos indicado
en su primer argumento.
Si das un vistazo a esas fórmulas, podrás notar que siempre hemos colocado el valor
FALSO en el cuarto argumento de la función. Sin embargo, en este capítulo nos
enfocaremos en descubrir lo que sucede cuando indicamos el valor VERDADERO en
ese cuarto argumento de la función BUSCARV.
¿Qué es una búsqueda aproximada?

Antes de iniciar, es importante dar una definición de Búsqueda aproximada. Muchos
podríamos imaginar que una búsqueda aproximada es “lo que más se parece” al valor
buscado y que la función es lo suficientemente inteligente como para hacernos una
sugerencia en base a las similitudes entre el valor buscado y el rango de búsqueda.
La realidad es que la búsqueda aproximada es un procedimiento bien establecido y

detallado que la función BUSCARV seguirá meticulosamente cada vez que le pedimos
hacer una búsqueda aproximada. El procedimiento es el siguiente:
1. La función compara el valor buscado fila por fila.

2. Si el valor de la fila actual es mayor que el valor buscado se detiene.
3. Se devuelve el valor de la fila inmediata superior.
FIGURA 12.1
EXCELTOTAL
80
Tal como lo ilustra la Figura 12.1, la función busca el valor que sea mayor al valor
buscado y se detendrá cuando lo encuentre, pero no devolverá dicho valor sino que
devolverá el valor de la fila anterior.
Este comportamiento tan peculiar hace que la búsqueda aproximada tenga algunas
reglas adicionales. Si el valor buscado es menor que el primer elemento del rango de
búsqueda, entonces se devolverá el error #N/A. Y si el valor buscado es mayor que
cualquier elemento del rango de búsqueda, se devolverá siempre el último valor del
rango.
Por ahora solo quiero dejar en claro una cosa: Para entender el concepto de búsqueda
aproximada de la función BUSCARV, es necesario recordar que este tipo de búsqueda
se basa en encontrar el valor que sea mayor al valor buscado y no necesariamente el
valor más parecido.
Sé que lo mejor para entender estos conceptos es realizar algunos ejemplos. Así que
no te preocupes si por ahora no te queda tan claro el concepto de búsqueda
aproximada ya que haremos ejemplos suficientes que te ayudarán a identificar los
beneficios de este tipo de búsqueda.
El cuarto argumento de la función BUSCARV

Dediquemos un poco de tiempo a analizar lo que Excel nos dice sobre este cuarto
argumento de la función BUSCARV. En la Figura 12.2 puedes ver la descripción de la
barra de herramientas al momento de especificar dicho argumento.
FIGURA 12.2
Excel nos da una breve descripción de cada una de las opciones que tenemos para el
cuarto argumento:
 VERDADERO – Coincidencia aproximada

 FALSO – Coincidencia exacta
Además, la descripción del cuarto argumento nos dice: “Coincidencia aproximada: los
valores en la primera columna de tabla_matriz deben ordenarse en orden
ascendente”.
EXCELTOTAL
81
Esta descripción nos da una pauta importantísima que debemos seguir cuando
hagamos una búsqueda aproximada y es que la primera columna de nuestro rango de
búsqueda deberá estar ordenada de manera ascendente (alfabéticamente) o de lo
contrario obtendremos resultados incorrectos.
Recuerda que la búsqueda aproximada trabaja para encontrar un valor que sea mayor
al buscado, así que hace mucho sentido que Excel nos pida que los datos tengan un
orden ascendente de manera que la función pueda devolvernos el valor adecuado
sabiendo que no existe otro valor mayor que el encontrado.
También quiero invitarte a abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función desde la

ficha Fórmulas > Biblioteca de funciones > Búsqueda y referencias > BUSCARV. La
Figura 12.3 muestra dicho cuadro de diálogo.
FIGURA 12.3
Después de hacer clic en el cuadro de texto del argumento Ordenado, la parte inferior
del cuadro de diálogo mostrará una descripción que dice: “es un valor lógico: para
encontrar la coincidencia más cercana en la primera columna (ordenada de forma
ascendente) = VERDADERO u omitido; para encontrar la coincidencia exacta =
FALSO.”
Como lo has visto en las fórmulas de este libro, siempre se ha colocado el valor FALSO
ya que, si omitimos dicho valor, la función BUSCARV realizará una búsqueda
aproximada.
EXCELTOTAL
82
La descripción que acabamos de leer también hace hincapié en que los datos de la
primera columna del rango de búsqueda deberán estar ordenados de forma
ascendente, así que eso es algo que no podemos olvidar al momento de realizar un
búsqueda aproximada con la función BUSCARV.
Ejemplo de búsqueda aproximada

Hagamos nuestro primer ejemplo de búsqueda aproximada que nos ayudará a dejar
en claro todos los conceptos mencionados anteriormente. Para eso utilizaremos los
datos mostrados en la Figura 12.4 que son una lista de valores numéricos que
comienzan a partir del número 10 y llegan hasta el número 100.
FIGURA 12.4
Nuestro objetivo será buscar un número dado que estará entre 0 y 100 y tendremos
que obtener la columna Descripción que le corresponde. Pero antes de comenzar con
nuestras búsquedas aproximadas, hagamos una prueba con una búsqueda exacta
utilizando la siguiente fórmula.
=BUSCARV(E1, A2:B11, 2, FALSO)
En la celda E1 colocaré el número 55 y obtendremos un error #N/A porque dicho valor

no existe en la tabla. La Figura 12.5 muestra el resultado de la búsqueda.
EXCELTOTAL
83
FIGURA 12.5
Ahora realizaré una pequeña modificación a la fórmula anterior para convertirla en una
búsqueda aproximada y para eso removeré por completo el cuarto argumento.
=BUSCARV(E1, A2:B11, 2)
Como lo mencionamos en las secciones anteriores, el valor predeterminado del cuarto

argumento de la función BUSCARV es VERDADERO y por lo tanto se realizará una
búsqueda aproximada y obtendremos el resultado de la Figura 12.6.
FIGURA 12.6
En un instante analizaremos este resultado, pero antes quiero comprobar que

obtendríamos el mismo resultado de la búsqueda anterior si el cuarto argumento de la
función tuviera explícitamente el valor VERDADERO.
EXCELTOTAL
84
=BUSCARV(E1, A2:B11, 2, VERDADERO)
Al utilizar esta fórmula, la función BUSCARV también realizará una búsqueda

aproximada como lo demuestra la Figura 12.7.
FIGURA 12.7
=VLOOKUP(E1, A2:B11, 2, TRUE)
En este ejemplo, la función BUSCARV compara el valor de la celda E1 con cada uno de
los valores de la columna Valor. Para cada uno de ellos se evaluará si es mayor a 55 y
no será sino hasta llegar a la celda A7 que hará la evaluación ¿60 > 55?
Ya que dicha comparación es verdadera, la búsqueda se detendrá y devolverá el valor

inmediato superior de la columna Descripción que es precisamente la cadena de texto
Cincuenta. De esta manera se cumple el procedimiento de búsqueda aproximada que
mencioné al inicio del capítulo.
Ahora comprobemos las otras dos reglas que aplican para este tipo de búsqueda. La
Figura 12.8 muestra el resultado de buscar el valor 5, que es menor que el primer
valor del rango de búsqueda indicado en la celda A2. Observa que la búsqueda
aproximada nos devuelve un error #N/A.
EXCELTOTAL
85
FIGURA 12.8
Puedes hacer pruebas con otros valores, pero mientras que sean menores a 10,
siempre obtendrás el error #N/A. Ahora probemos lo que sucede si buscamos un valor
superior a 100, que es la cifra máxima de la columna Valor. La Figura 12.9 muestra el
resultado de realizar la búsqueda del valor 155 que está indicado en la celda E1.
FIGURA 12.9
Puedes ingresar números más grandes en la celda E1 y el resultado de la búsqueda

aproximada seguirá siendo “Cien” ya que es el valor más grande de nuestro rango de
búsqueda.
Este ejemplo nos da mayor claridad sobre el comportamiento de este tipo de

búsqueda, pero ahora hagamos un segundo ejemplo con cadenas de texto ya que
muchas veces los usuarios de Excel intentan utilizar las búsquedas aproximadas para
obtener valores parecidos pero pronto se dan cuenta que el funcionamiento es
totalmente diferente a lo que esperaban.
EXCELTOTAL
86
Búsqueda aproximada de cadenas de texto

Quizá la confusión más grande al realizar una búsqueda aproximada es esperar que la
función BUSCARV nos devuelva un resultado similar, especialmente cuando estamos
buscando cadenas de texto.
Por ejemplo, en la Figura 12.10 se muestra un listado de nombres de empresas y en la

fórmula de la celda C2 puedes observar que buscaré la cadena de texto “General
Electric” ubicada en la celda C1.
FIGURA 12.10
Con esta búsqueda aproximada muchos usuarios de Excel esperarían que la función
BUSCARV devolviera el resultado “General Electric Company” porque es la cadena de
texto más parecida. Sin embargo se llevan una sorpresa el ver que el resultado es un
nombre completamente diferente.
La razón es muy simple, la cadena de texto “General Electric Company” es mayor que
la cadena “General Electric” y al momento de hacer la búsqueda aproximada sobre el
rango A2:A11, la función BUSCARV se detendrá en la celda A6 y devolverá la cadena
de texto de la celda A5 tal como lo muestra la figura anterior.
Por esta razón la búsqueda aproximada tiene pocas aplicaciones prácticas al ser
utilizada con cadenas de texto, pero tendrá mejores usos al utilizarla con valores
numéricos, tal como lo mostraré en la siguiente sección.
EXCELTOTAL
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Caso práctico de la búsqueda aproximada

Uno de los beneficios más grandes de la búsqueda aproximada es la búsqueda entre
rangos numéricos. Es decir, una vez definidos ciertos rangos de valores numéricos,
queremos saber entre qué rango se encuentra el número que estamos buscando.
Para dejar clara esta idea haremos un ejemplo donde tenemos una serie de
calificaciones en puntos, en una escala de 0 a 100, y necesitamos encontrar la
calificación equivalente basada en letras, de la A a la F. La figura 12.11 muestra la
equivalencia que utilizaremos.
FIGURA 12.11
El primer paso para resolver este problema será crear nuestra tabla de datos en Excel
y para eso tomaré la primera columna donde se encuentran los rangos de porcentaje
para dividirlos en dos columnas donde se mostrará claramente el nivel inferior
(“Desde”) y superior (“Hasta”) de cada rango.
La figura anterior comienza la lista por el porcentaje 100, pero debemos recordar que
la búsqueda aproximada nos exige tener los datos ordenados de manera ascendente
así que para nuestra tabla de Excel tendremos que comenzar por el rango que inicia
en cero.
El resultado lo puedes ver en la Figura 12.12 donde los datos ya se encuentran

organizados y ordenados de manera que podremos realizar una búsqueda aproximada
sobre la columna “Desde” y obtener el valor de la columna “Calificación”.
EXCELTOTAL
88
FIGURA 12.12
En realidad la columna “Hasta” está presente en la tabla solamente para ayudar en la

comprensión de la información, es decir, para ayudar al usuario a saber que estamos
hablando de rangos de valores. Sin embargo, dicha columna no es tomada en cuenta
en lo absoluto en la búsqueda aproximada.
Suponiendo que la celda F1 contiene el porcentaje para el cual obtendremos la

calificación en letra, podemos construir la siguiente fórmula de búsqueda:
=BUSCARV(F1, A2:C15, 3)
La Figura 12.13 muestra cómo la fórmula anterior encuentra adecuadamente el rango

para el valor indicado en la celda F1 y nos devuelve la calificación en letra que le
corresponde. Cada vez que modifiquemos el valor de la celda F1, por un valor
numérico entre 0 y 100, la búsqueda aproximada nos devolverá la calificación en letra
que le corresponde.
EXCELTOTAL
89
FIGURA 12.13
De no ser por la búsqueda aproximada, tendríamos que crear varias fórmulas para
resolver este problema, sin embargo, con una sola fórmula hemos solucionado
rápidamente la búsqueda entre rangos numéricos.
EXCELTOTAL
90
13. EJEMPLO DE BÚSQUEDA PARAMETRIZADA

En este capítulo nos dedicaremos a crear una búsqueda basada en listas desplegables
o como me gusta llamarla: una búsqueda parametrizada. Utilizaremos la función
BUSCARV pero sus argumentos serán totalmente variables, es decir, su valor
dependerá de la selección que hagamos en las listas desplegables.
Comenzaré por plantear el problema a resolver. Tenemos un libro de Excel donde

existen tres hojas llamadas “ENE”, “FEB” y “MAR” que corresponden a los meses de
enero, febrero y marzo respectivamente. En cada una de las hojas hay información
sobre las calificaciones de un grupo de alumnos para tres diferentes asignaturas:
Economía, Filosofía y Letras tal como lo muestra la Figura 13.1.
Cada hoja tiene los mismos nombres y asignaturas, pero tendrá diferentes
calificaciones para cada uno de los alumnos.
FIGURA 13.1
Nuestro objetivo será crear una búsqueda desde otra hoja llamada “Búsqueda” donde
podremos indicar el nombre, asignatura y mes y así obtener la calificación
correspondiente para cualquiera de los alumnos. La Figura 13.2 muestra las celdas de
la hoja donde colocaremos nuestra fórmula de búsqueda y las listas desplegables para
cada parámetro de búsqueda.
La Figura 13.2 son celdas con un formato especial y no tiene relación alguna con los
formularios de Excel. Las listas desplegables estarán ubicadas en las celdas E6, E8 y
E10 mientras que la fórmula de búsqueda estará en la celda E12.
EXCELTOTAL
91
FIGURA 13.2
A continuación iniciaremos el proceso de creación de nuestra fórmula de búsqueda,

pero antes debemos armar todas las piezas que nos permitirán realizar las búsquedas
sobre los datos de cada hoja.
Crear lista de nombres

Ya que todas las hojas tienen exactamente la misma cantidad de alumnos, podemos
crear una lista desplegable que nos permita elegir fácilmente el nombre del alumno
del cual deseamos conocer la calificación.
FIGURA 13.3
EXCELTOTAL
92
Para crear la lista de valores únicos iré a la hoja Búsqueda y seleccionaré la celda E6 y
posteriormente iré a la ficha Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y en
la pestaña Configuración seleccionaré la opción Lista y posteriormente indicaré la
referencia =ENE!$A$2:$A$11 tal como lo muestra la Figura 13.3.
En este caso he elegido la hoja ENE para crear la lista de nombres pero podría ser
cualquiera de las otras dos hojas porque todas tienen los mismos nombres. Como
resultado obtendremos una lista de nombres dentro de la celda E6 de la hoja
Búsqueda tal como se muestra en la Figura 13.4.
FIGURA 13.4
Crear lista de meses

Para crear la lista desplegable de meses utilizaremos una técnica especial ya que
dicho mes es el que determinará la hoja sobre la cual se hará la búsqueda, así que
comenzaré por convertir cada uno de los rangos de datos en una tabla de Excel.
Iré a la hoja ENE, FEB y MAR y en cada una seleccionaré el rango de datos y pulsaré el
comando Inicio > Dar formato como tabla y seleccionaré cualquiera de los formatos de
tabla disponibles. Como resultado obtendremos tres tablas de Excel que tendrán los
nombres predeterminados: Tabla1, Tabla2 y Tabla3.
EXCELTOTAL
93
Para poder realizar la búsqueda correctamente sobre dichas tablas, necesitamos

cambiar su nombre, así que debemos ir a la ficha Fórmulas y pulsar el botón
Administrador de nombres lo cual mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 13.5.
FIGURA 13.5
Para cada una de las tablas de la lista pulsaré el botón Editar y cambiaré su nombre
de acuerdo al mes que representan, por ejemplo, la Tabla1 que está en la hoja ENE le
colocaré el nombre Enero. La Tabla2 será la tabla Febrero y la Tabla3 será la tabla
Marzo. Al finalizar el cambio de nombres en las tablas, el Administrador de nombres
mostrará una lista como en la Figura 13.6.
FIGURA 13.6
EXCELTOTAL
94
Finalmente seleccionaré la celda E8 de la hoja Búsqueda e iré a la ficha Datos >

Herramientas de datos > Validación de datos y seleccionaré la opción Lista pero en
lugar de colocar una referencia como el origen de datos, colocaremos los nombres de
los meses separados por comas: Enero, Febrero, Marzo.
Es importante que, si tienes una configuración regional que utiliza el punto y coma (;)
como el separador de listas, deberás colocar dicho carácter para separar los nombres
de los meses. La Figura 13.7 muestra la configuración de esta nueva lista.
FIGURA 13.7
La Figura 13.8 muestra el resultado en nuestro formulario de búsqueda el cual tendrá

una nueva lista que desplegará los nombres de los meses.
FIGURA 13.8
EXCELTOTAL
95
Debes asegurarte que los nombres de los meses de la lista desplegable coincidan con
el nombre de las tablas ya que ese será el método a través del cual podremos buscar
sobre la tabla adecuada.
Crear lista de asignaturas

Para las asignaturas crearemos una lista en la celda E10 similar a la lista de meses es
decir, no colocaremos una referencia sino que ingresaremos los nombres separados
por una coma tal como lo muestra la Figura 13.9.
FIGURA 13.9
La única condición es que los nombres de la lista sean exactamente igual a los
nombres de las asignaturas de cada una de las tablas de Excel. Recuerda que la lista
se crea seleccionando la celda E10 y posteriormente haciendo clic en el comando
ubicado en la ficha Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
FIGURA 13.10
EXCELTOTAL
96
La Figura 13.10 muestra la lista para las asignaturas. En este momento tenemos tres
listas desplegables para el Nombre, Mes y Asignatura en las celdas E6, E8 y E10
respectivamente.
Crear fórmula de búsqueda

Nuestra fórmula de búsqueda de la celda E12 tomará las cadenas de texto de las
listas desplegables para encontrar la calificación correspondiente. Para el primer
argumento de la función BUSCARV podemos utilizar sin problema el nombre que ha
sido seleccionado de la lista en E6 así que podemos comenzar nuestra fórmula de la
siguiente manera:
=BUSCARV(E6
El segundo argumento de la función BUSCARV debe indicar el rango de búsqueda y si

recuerdas algo sobre el tema de referencias estructuradas, podemos utilizar
directamente el nombre de la tabla que queremos consultar. Sin embargo, la lista con
los nombres de los meses de la celda E8 son cadenas de texto y necesitamos que
Excel los interprete como una referencia al nombre de la tabla.
Para convertir una cadena de texto en una referencia de Excel, debemos utilizar la
función INDIRECTO que hace precisamente lo que necesitamos. Esta función nos pide
como argumento la cadena de texto que queremos convertir, por lo tanto podemos
continuar la construcción de nuestra fórmula de la siguiente manera:
=BUSCARV(E6, INDIRECTO(E8)
Ya que la lista de la celda E8 tiene el nombre de los meses, los cuales a su vez son
iguales que los nombres de las tablas, la función BUSCARV buscará en la tabla
adecuada para el mes seleccionado.
La parte más complicada de construir en nuestra fórmula será el tercer argumento de

la función BUSCARV. Debemos tomar el nombre de la asignatura y convertirlo en un
número entero que le diga a la función la columna que deseamos que nos devuelva.
EXCELTOTAL
97
Ya que me tomará algunos párrafos explicar la construcción del tercer argumento de la

función BUSCARV, necesito que pongas en pausa por un instante la construcción de la
fórmula de búsqueda para enfocarnos solamente en el tercer argumento.
Primero debemos recordar un poco sobre las referencias estructuradas las cuales nos
permiten acceder a los datos contenidos en una tabla de Excel. Si quisiera acceder a la
columna Historia de la tabla Enero, podría hacerlo con la siguiente referencia:
Enero[Historia].
Por el contrario, si quisiera hacer referencia a la columna Economía de la tabla Marzo,

la referencia estructurada sería: Marzo[Economía]. Así que, podemos tomar el valor de
la lista desplegable de la celda E8, que contiene el mes, y concatenarlo con el valor de
la celda E10, que contiene el nombre de la asignatura para formar la referencia
estructurada que necesitamos.
=E8 & "[" & E10 & "]"
Observa que la concatenación la estamos haciendo con el carácter ampersand (&) y

estamos incluyendo los corchetes para rodear el valor de la celda E10. Como resultado
obtendremos una cadena de texto que debemos convertir en una referencia, así que
volveré a utilizar la función INDIRECTO de la siguiente manera:
=INDIRECTO(E8 & "[" & E10 & "]")
Si la lista de la celda E8 tiene la selección Febrero y la celda E10 tiene la selección

Filosofía, tendremos una referencia estructurada a la columna Febrero[Filosofía]. Sin
embargo, nuestra función BUSCARV no espera una referencia sino un número entero
que nos indique el número de columna que deseamos obtener.
El paso final es convertir la referencia devuelta por la función INDIRECTO en el número

de columna que necesitamos obtener de la búsqueda. Para eso utilizaremos la función
COLUMNA que se encarga de obtener el número de columna de una referencia.
=COLUMNA(INDIRECTO(E8 & "[" & E10 & "]"))
EXCELTOTAL
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Es muy importante mencionar que el valor devuelto por la función COLUMNA es el

número de columna respecto a la hoja de Excel y no respecto a la tabla. En los datos
de ejemplo, la primera columna de cada tabla de Excel concuerda con la columna A de
la hoja y por lo tanto el resultado anterior será el número adecuado de columna que
deseamos obtener dentro del rango de búsqueda.
Si al crear una fórmula similar con tus datos, la tabla no inicia en la primera columna
de la hoja, entonces tendrás que adecuar el resultado restando la cantidad de
columnas desplazadas respecto a la columna A de la hoja. Por ejemplo, si tus datos
inician en la columna D, deberías restar el valor 3.
=COLUMNA(INDIRECTO(E8 & "[" & E10 & "]")) - 3
Sin embargo, como nuestros datos de ejemplo inician en la columna A no es necesario

hacer dicha resta y la fórmula (sin la resta) nos devolverá el número de columna
adecuado en base a la selección realizada en las celdas E8 y E10 de nuestra hoja.
Ahora regresemos a la construcción de nuestra fórmula de búsqueda y colocaré la

fórmula que acabamos de construir como el tercer argumento de la función BUSCARV.
=BUSCARV(E6,INDIRECTO(E8),COLUMNA(INDIRECTO(E8&"["&E10&"]")),FALSO)
Adicionalmente he colocado el valor FALSO como el cuarto argumento de la función

porque estamos interesados en realizar una búsqueda exacta.
=VLOOKUP(E6,INDIRECT(E8),COLUMN(INDIRECT(E8&"["&E10&"]")),FALSE)
EXCELTOTAL
99
Con nuestra fórmula de búsqueda lista, solo nos resta introducirla en la celda E12 y
realizar una prueba seleccionado los valores deseados en las listas desplegables
previamente creadas. La Figura 13.8 muestra un ejemplo de búsqueda.
FIGURA 13.8
Utiliza el libro asociado a este capítulo para continuar las pruebas de búsqueda y
comprobar lo fácil que será consultar la calificación de cualquiera de los alumnos.
Puedes mejorar el ejemplo anterior y aplicar los conocimientos aprendidos sobre el

control de errores con la función SI.ERROR de manera que no se muestre el error #N/A
cuando las listas desplegables no tengan selección alguna.
EXCELTOTAL
100
14. ERRORES FRECUENTES CON BUSCARV

A lo largo de este capítulo revisaremos algunos de los problemas más comunes con los
que te enfrentarás al momento de utilizar la función BUSCARV. Algunos de estos
errores los he mencionado brevemente en los capítulos anteriores, pero ahora los
revisaremos con mayor detenimiento.
Debo decir que, aunque es totalmente probable tener estos errores cuando
trabajamos con nuestras hojas de Excel, es aún más común verlos cuando importamos
datos desde fuentes externas o cuando trabajamos con datos generados por otra
persona y por lo tanto desconocemos todo sobre el formato de los datos.
Sin embargo, cualquiera que sea la cause del error, es nuestra responsabilidad estar
conscientes de este tipo de errores y saber corregirlos sin problema alguno.
Números almacenados como texto

La Figura 14.1 muestra un rango con datos de órdenes de compra, pero observa con
detenimiento los valores de la columna Orden donde todos son dígitos pero están
alineados a la izquierda como si fueran texto.
FIGURA 14.1
Si hacemos una búsqueda indicando un número de orden como un valor numérico

habrá un conflicto entre ambos tipos de datos y obtendremos un mensaje de error.
Para probar este comportamiento ingresaré el valor numérico 59954 en la celda E2 y
utilizaré la siguiente fórmula:
=BUSCARV(E2, A2:C6, 3, FALSO)
EXCELTOTAL
101
La Figura 14.2 muestra el resultado de la fórmula anterior y nos deja ver que el tipo de
datos de la celda E2 es un valor numérico ya que está alineado a la izquierda. Por esta
diferencia en los tipos de dato, la función BUSCARV nos devolverá un error.
FIGURA 14.2
Hay ocasiones en las que cambiando el formato de las celdas a un formato de Número
el problema se resolverá. Pero la realidad es que frecuentemente dicho método no
funcionará y tendremos que utilizar alguna de las alternativas que mostraré a
continuación.
Si al abrir tu hoja, Excel detecta que hay celdas que tienen números almacenados
como texto, mostrará una advertencia de error y nos permitirá convertir dichos datos al
formato adecuado. La Figura 14.3 muestra el menú que Excel habilita para realizar
dicha conversión.
FIGURA 14.3
EXCELTOTAL
102
Si seleccionas todo el rango de datos y elijes la opción Convertir en número, el

problema se habrá resuelto. Por el contrario, si Excel no muestra la opción para hacer
la conversión podemos hacerlo utilizando el comando Pegado especial.
Para que este método funcione correctamente debemos agregar una columna auxiliar
y colocar el número 1 en cada celda como lo muestra la Figura 14.4.
FIGURA 14.4
Para realizar la conversión debemos copiar todas las celdas que tienen un número
como texto y que para nuestro ejemplo es el rango A2:A6. Una vez copiados los datos
seleccionaré la celda B1 y desde la ficha Inicio abriré el menú del botón Pegar y
seleccionaré la opción Pegado especial.
FIGURA 14.5
EXCELTOTAL
103
La Figura 14.5 muestra el cuadro de diálogo que se desplegará después de hacer clic
en el comando Pegado especial. Debes asegurarte de elegir las opciones Valores y
Multiplicar y posteriormente hacer clic en el botón Aceptar.
Al hacer la multiplicación por uno, Excel convertirá los valores en texto a un valor
numérico y nuestra columna auxiliar tendrá los valores tal como los necesitamos para
la búsqueda. Observa el resultado en la Figura 14.6.
FIGURA 14.6
Ahora tenemos dos alternativas, eliminar la columna Orden de manera que la columna
auxiliar se mueva hacia la izquierda y la reemplace por completo o podemos modificar
la fórmula para que haga la búsqueda sobre la nueva columna auxiliar. La Figura 14.7
muestra la nueva fórmula que nos devuelve correctamente el valor buscado.
FIGURA 14.7
EXCELTOTAL
104
Exceso de espacios en blanco

Un problema que en ocasiones es difícil detectar es la presencia de espacios en
blanco al inicio o al final de las cadenas de texto. Para la función BUSCARV, una
palabra con un espacio en blanco al final será totalmente diferente de aquella que no
tiene dicho espacio en blanco.
La Figura 14.8 muestra una fórmula que busca el valor de la celda D2 sobre la
columna Nombre, y aunque podemos ver que dicho valor está presente en la columna,
la función nos devuelve el error #N/A.
FIGURA 14.8
El problema es ocasionado porque la celda A4 tiene la cadena de texto “Paco ” con un

espacio en blanco al final y la función BUSCARV no encuentre una coincidencia.
Una vez que hemos detectado el problema podremos solucionarlo fácilmente con la
función ESPACIOS que se encargará de eliminar los espacios en blanco excedentes es
decir, los espacio en blanco al inicio y al final de las cadenas de texto. La Figura 14.9
muestra la creación de una columna auxiliar donde utilizo la función ESPACIOS.
FIGURA 14.9
EXCELTOTAL
105
Visualmente las columnas Nombre y Auxiliar se ven iguales, pero la realidad es que la
función ESPACIOS se ha encargado de eliminar los espacios en blanco excedentes.
El nombre de la función ESPACIOS en inglés es TRIM:
=TRIM(A4)
La fórmula aún devuelve error porque sigue haciendo referencia a la columna Nombre,
pero si la modificamos para que haga la búsqueda sobre la columna Auxiliar,
obtendremos el resultado esperado. La Figura 14.10 nos muestra cómo se ha resuelto
el problema de los espacios en blanco.
FIGURA 14.10
Si además quisiéramos asegurarnos de que el valor buscado no tenga espacios en

blanco en los extremos, podríamos utilizar la función ESPACIOS dentro de la función
BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(ESPACIOS(E2), B2:C6, 2, FALSO)
EXCELTOTAL
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Indicador de columnas incorrecto

En los ejemplos de las dos secciones anteriores utilizamos columnas auxiliares para
resolver el problema que presentaba la fórmula de búsqueda. Pero en ambos casos,
también fue necesario modificar la fórmula para que funcionara correctamente
después de las correcciones realizadas.
Es totalmente aceptable y normal que necesitemos agregar nuevas columnas a los

datos pero debemos recordar que si lo hacemos, será muy probable que nuestra
fórmula de búsqueda deje de funcionar o nos devuelva el resultado incorrecto.
Por ejemplo, la Figura 14.11 muestra una tabla de datos y una fórmula de búsqueda
que funciona perfectamente bien.
FIGURA 14.11
Si agregamos una nueva columna con el apellido de cada persona, nuestra fórmula de
búsqueda nos devolverá un valor que no esperamos. Observa la Figura 14.12.
FIGURA 14.12
EXCELTOTAL
107
Para esta segunda fórmula, Excel modificó correctamente las referencias para el
primero y segundo argumentos de la función BUSCARV. Sin embargo, el tercer
argumento se ha quedado con el valor 2 que es el mismo valor que en la primera
fórmula.
Como resultado obtenemos el apellido en lugar del número de teléfono que

originalmente necesitábamos. Por este motivo será necesario modificar dicho
argumento para colocar el número 3 y así obtener el valor adecuado tal como lo
muestra la Figura 14.13.
FIGURA 14.13
Con esta modificación nuestra fórmula devolverá el resultado correcto pero, ¿te
imaginas lo que sucedería si ahora elimino alguna de las columnas de datos? La
Figura 14.14 nos muestra el error devuelto por la función BUSCARV en caso de que se
haya eliminado la columna Apellido.
FIGURA 14.14
Una vez más, Excel ha modificado correctamente las referencias en los argumentos de
la función pero se ha quedado el indicador de columnas con el valor 3 y por lo tanto la
función devuelve el error #¡REF! porque la tabla ahora solo tiene dos columnas.
EXCELTOTAL
108
Para corregir el problema será necesario volver a editar el tercer argumento de la

función BUSCARV para asegurarnos de colocar el número de columna adecuado.
Como podrás darte cuenta, es muy importante recordar este comportamiento de las
fórmulas en Excel de manera que estés listo para realizar las modificaciones
adecuadas a tu fórmula una vez que hayas agregado o eliminado alguna columna de
los datos de origen.
Copiar fórmula con referencias relativas

Otro de los errores comunes al utilizar la función BUSCARV es que, cuando copiamos la
fórmula a otra celda, dejamos la referencia del rango de búsqueda como una
referencia relativa y por lo tanto la función nos devolverá un error.
Cuando copiamos una fórmula a otra celda, Excel se encarga de ajustar las referencias
relativas en base a la nueva ubicación de la fórmula. Es decir, si copiamos la fórmula
dos filas hacia abajo y una columna a la derecha, todas las referencias relativas
sufrirán el mismo cambio.
Específicamente para la función BUSCARV, el primero y segundo argumento son

generalmente referencias a otras celdas. Considera la Figura 14.15 donde la celda D2
tiene una fórmula de búsqueda que funciona correctamente y que es la siguiente:
=BUSCARV("Leny", A2:B6, 2, FALSO)
Al copiar la fórmula a la celda E4, Excel modificará automáticamente el segundo

argumento de la función y obtendremos el error mostrado en la Figura 14.15.
FIGURA 14.15
EXCELTOTAL
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Ya que la fórmula fue copiada dos filas hacia abajo y una columna a la derecha, el
rango de búsqueda ha quedado como B4:C8 que es totalmente diferente que el rango
de la fórmula original que es A2:B6 y por lo tanto la fórmula nos devuelve un error.
El comportamiento de la fórmula será adecuado si nos aseguramos de utilizar una

referencia absoluta para el rango de búsqueda. Eso significa agregar el símbolo de
moneda ($) a las columnas y filas de la referencia como se observa en la siguiente
fórmula:
=BUSCARV("Leny", $A$2:$B$6, 2, FALSO)
Si hacemos este cambio en la fórmula original y la volvemos a copiar a la celda E4, la

búsqueda será exitosa. Observa la Figura 14.16.
FIGURA 14.16
A diferencia del ejemplo anterior, en esta ocasión tenemos el resultado correcto

porque Excel no modifica las referencias absolutas y por lo tanto la fórmula de la celda
E4 también hace la búsqueda sobre el rango $A$2:$B$6 y nos devuelve el resultado
correcto.
Las referencias absolutas en la función BUSCARV te ayudarán a prevenir cualquier

comportamiento erróneo de la fórmula al momento de copiarla a otras celdas.
EXCELTOTAL
ERRATA
He hecho el mejor esfuerzo para asegurar que este libro no contenga errores. Sin
embargo, nadie es perfecto y podría existir algún problema que no haya detectado
antes de publicar el material.
Si has encontrado algún error en el texto del libro, en alguno de los ejemplos o
archivos incluidos, estaré inmensamente agradecido si lo reportas de manera que
pueda hacer las correcciones pertinentes.
Para reportar cualquier error en esta publicación, visita el formulario de contacto en el

sitio Web de Excel Total y envía un mensaje con los detalles del problema.
https://exceltotal.com/contacto/
Muchas gracias por tu colaboración y por ayudarme a crear mejores productos e

información de alta calidad.
Moisés Ortíz.
EXCELTOTAL

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MOISÉS ORTÍZ 1ª EDICIÓN

Una vez descargado el archivo correspondiente deberás descomprimirlo para poder

2. PREPARACIÓN DE LOS DATOS ......................................................................................... 5

3. SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV ............................................................................. 10

4. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN BUSCARV .......................................................................... 18

5. CÓMO REEMPLAZAR EL ERROR #N/A .......................................................................... 35

6. BUSCAR EN OTRAS HOJAS Y LIBROS ............................................................................ 41

7. UTILIZAR DOS O MÁS CRITERIOS DE BÚSQUEDA ........................................................ 47

8. BUSCAR LA ENÉSIMA OCURRENCIA.............................................................................. 51

9. BÚSQUEDAS SOBRE TABLAS DE EXCEL ....................................................................... 56

10. BÚSQUEDA CON CARACTERES COMODINES ............................................................. 65

11. BÚSQUEDAS ANIDADAS ............................................................................................... 71

12. BÚSQUEDAS APROXIMADAS ....................................................................................... 79

13. EJEMPLO DE BÚSQUEDA PARAMETRIZADA ............................................................... 90

14. ERRORES FRECUENTES CON BUSCARV ................................................................... 100

Utilizamos la función BUSCARV para encontrar un valor específico dentro de una

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¿Qué relación hay con la función CONSULTAV?

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2. PREPARACIÓN DE LOS DATOS

1. Los datos deberán tener un formato tabular, es decir, debemos organizar la

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En este caso la columna Apellido se ha convertido en la primera columna del rango de

Regla 3: Ordenar datos para búsquedas aproximadas

3. SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Una manera de conocer rápidamente los argumentos de una función, y el orden en

En negritas se encuentra el argumento que Excel está esperando que ingresemos en la

Una manera de obtener mayor información sobre la sintaxis de la función BUSCARV es

botón fx de la barra de fórmulas lo cual hará que se muestre un nuevo cuadro de

Si tienes Excel en inglés, observarás el nombre y descripción de cada argumento

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El rango indicado deberá omitir los encabezados de columna o de lo contrario serán

=BUSCARV("Laura", A2:D11, 3, FALSO)

Recuerda que si la configuración regional de tu equipo demanda el uso del punto y

La celda B13 muestra correctamente el número telefónico de Laura de manera que

Para Excel en inglés, la fórmula anterior deberá ser ingresada como:

La función BUSCARV y el error #N/A

=BUSCARV("Enrique", A2:D11, 3, FALSO)

Lo único que he cambiado de la fórmula anterior es el primer argumento, que ahora

4. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Indicar un valor o una referencia

=BUSCARV(10, A2:E6, 5, FALSO)

=BUSCARV(A9, A2:E6, 5, FALSO)

El único cambio respecto a la formula anterior es que el primer argumento no tiene el

Ahora observa con detenimiento la fórmula de la celda B9 de la Figura 4.4 y notarás

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En nuestro ejemplo, la fórmula de la celda B9 realizará la búsqueda de cualquier valor

Buscar cadenas de texto