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I. OBJETIVO
III. ALCANCE
De la Alta Dirección
a. El (la) Ministro(a) lidera los propósitos de la implementación de la Gestión
por Procesos en el MINJUS, promoviendo la participación activa de los
servidores públicos.
b. El (la) Ministro(a) aprueba el Mapa de Procesos del MINJUS.
c. El (la) Secretario(a) General conduce la implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS y es participe de la validación.
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De la Comisión de Diseño e Implementación de los Macro Procesos del
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
a. Aprobar el Plan de Trabajo para la Implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS.
b. Validar y aprobar el Diagrama de Mapa de Procesos del MINJUS.
c. Efectuar el seguimiento y verificar el cumplimiento de las actividades
establecidas en el Plan de Trabajo para la implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS.
d. Realizar reuniones periódicas que permitan medir el grado de cumplimiento
de las actividades programadas y hacer los ajustes que sean necesarios.
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• Secuencia de Actividades relacionadas entre sí, que emplean ENTRADAS
(Inputs), le agregan valor a éstas, transformándolas en SALIDAS (Outputs)
que se suministran a clientes (internos o externos).
• Los procesos utilizan recursos y controles para poder transformar las
entradas en salidas y alcanzar los objetivos de la organización.
• Variación
Cada vez que se repite el proceso hay diferencias en la ejecución de las
actividades y por consecuencia en los resultados.
• Repetitividad
Los procesos se crean para producir un resultado y repetirlo. La repetitividad
permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo. Los beneficios de la mejora, se
multiplican por el número de veces que se repite el proceso.
• Valor
La finalidad es crear valor, transformando para ello entradas en salidas. El
valor se da porque el proceso satisface una necesidad o expectativa del
cliente. Los procesos sólo deben tener actividades que agregan valor.
• Horizontalidad
Los procesos atraviesan límites funcionales (áreas). Esto permite establecer
las relaciones proveedor-cliente al interior de la organización y romper las
barreras internas.
• Continuidad
Los procesos están conformados por actividades organizadas de manera
secuencial y paralela formando un conjunto dentro de sus límites.
Participantes Indicadores
Controles
Recursos
N HERRERA M.
Obietivo
3
Debe existir como mínimo los siguientes elementos:
Procesos Misionales
Los Procesos denominados operativos o misionales son los que incorporan los
requisitos y necesidades del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios,
y son encargados de lograr la satisfacción del mismo, estos procesos tienen que
RA,. agregar valor, concepto relacionado a la cadena de valor'.
c;. Procesos de Soporte
Los Procesos de apoyo o soporte son los que realizan actividades necesarias
para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales'.
1 Es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización generando valor al cliente final, descrita por Michael Porter. La
cadena de valor es una fuente de referencia para identificar los procesos misionales de la entidad.
4
c. Sub Proceso: Es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es ser parte de
un proceso más grande.
d. Actividad: Es el conjunto de tareas afines y coordinadas que una persona o
entidad, debe realizar para cumplir con las funciones que le han sido
asignadas.
e. Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad.
V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5
5.3. De los documentos de la Gestión por Procesos
6
Grafico N° 1. Representación gráfica del Mapa de Procesos Nivel O
PROCESOS ESTRATÉGICOS
uj
o
o
W1 aS o CI
Z >- o 5
» Ow
o
91in
00>
c°
o
o
PR C ESOS DE APOYO O SOPORTE
1) Nombre
2) Objetivo
3) Alca
N. HERRERA M.
7
Tabla N° 2. Elementos de la Ficha Técnica del Proceso Nivel O
3 Alcance Cobertura del proceso. ¿A qué áreas aplica?, ¿con qué actividad se inicia? y ¿con
qué actividad finaliza?
Director/Jefe o Gerente del órgano o área quién ejecuta y tiene la
4 Responsable responsabilidad directa del proceso. También se le conoce como dueño o
propietario del proceso.
5 Requisitos Leyes, reglamentos, códigos, normas que aplican y que deben cumplirse para la
correcta ejecución del proceso.
6 Clasificación Indicar si es estratégico, misional o de soporte.
7 Proveedores Proporcionan los insumos necesarios para el proceso. Pueden ser proveedores
externos o proveedores internos (otro proceso).
8 Entradas Insumos necesarios para llevar a cabo las actividades del proceso: recursos
materiales, humanos, información, etc.
9 Actividades Tareas principales que se realizan dentro de cada proceso. Deben detallarse en
orden de ejecución.
10 Salidas Resultados del proceso (bienes y servicios, información, documentación, etc.).
Ciudadano o
11 destinatario de los Es el cliente, el cual puede ser externo o interno (otro péoceso).
bienes y servicios
16 Indicadores Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso. Deben demostrar en qué
grado se está cumpliendo con los objetivos del proceso.
•
a oraci n: - 2014
8
5.3.2. Del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP)
La elaboración del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos del
MINJUS presenta las siguientes actividades:
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- Objetivo del documento: Precisar el o los beneficios (propósitos)
que se pretende alcanzar mediante la formulación y empleo del
manual.
PROCESO X f PtIOCESO x
NIVEL N
10
El Manual incluirá tantas Fichas de Proceso, como sea necesario,
sin perder la visión del proceso general, tampoco se recomienda
llegar al máximo nivel de detalle, puesto que la documentación
podría no ser gestionable ágilmente.
5.3.3.Actualización
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VI. ANEXOS
N HERREMIt
12
ANEXO N° 01 - MATRIZ CLIENTE - PRODUCTO
Producto (bien
o servicio)
Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 ...
Cliente
(Destinatario de
blenet y servicios )
Cliente 1 X X
Cliente 2 - X X
Cliente 3 X
.-.
A1 NeN
DE
AS • IDICA
13
ANEXO N° 02 - INVENTARIO DE PROCESOS
INVENTARIO DE PROCESOS
Procesos
No./Código No./Código Procesos Nivel 1 No./Código Procesos de Nivel 2
Nivel O
01.1.1 Nombre del Proceso
Nombre del
1.1 01.1.2 Nombre del Proceso
Proceso
Nombre del 01.1.3 Nombre del Proceso
1
Proceso 01.2.1 Nombre del Proceso
Nombre del
1.2 01.2.2 Nombre del Proceso
Proceso
01.2.3 Nombré del Proceso
02.1.1 Nombré del Proceso
Nombre del
2.1 02.1.2 Nombre del Proceso
Nombre del Proceso
2 02.1.3 Nombre del Proceso
Proceso
Nombre del 02.2.1 Nombre del Proceso
2.2
Proceso 02.2.2 Nombre del Proceso
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ANEXO N°3 - REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MAPA DE PROCESOS NIVEL O
ITi
ATIACRÓPROMÓS
I - -
MISIONALES
1-1
MACRO PROCESO
MISIONAL 2
AGRO PROCESOS
DE APOYO
• 1,1'
ORO
OFIC RAL
DE • ENTO
Y PRESUPUESTO
N. HERRERA
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ANEXO N°4 - FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL O
Clasificación
nlinl izenn.
bt
acroproceso
yfXrevhos
Código
Objetivo
Fecha
Alcance
Versión
Responsable
REQUISITOS
16
ANEXO N°5 - FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1,2,N
Mioropr000so Cla*Mormiert
el
rD.,:d,o'? '''''' Preeaso
Código
líttóha
Alcance
Var.Ido
Rosponsabla
REQUISITOS
\ MIMO.
OFO
O e N>
Y ARES
MERREP"'
18
ANEXO N° 7 - DEFINICIONES
5. Destinatario de los bienes y/o servicios: es el cliente interno o externo que puede
ser un ciudadano, grupo, entidad, empresa, entre otros que recibe un bien o servicio o
ambos, ofrecido por un proveedor; con el fin de satisfacer una o más necesidades. La
terminología que utilice cada entidad debe de adaptarse de acuerdo a la naturaleza del
bien o servicio que proporciona.
Dueño de Proceso: Persona que ocupa el cargo y tiene la responsabilidad del manejo
del órgano, unidad orgánica o área, quién realiza la ejecución o desarrollo de un
proceso y garantiza que el bien y/o servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al
ciudadano o destinatario del mismo. También se le conoce como dueño o propietario
del proceso. ,
11. Diagrama SIPOC: Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla,
identificando a las partes implicadas en el mismo:
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• Proveedor (supplier): Persona que aporta recursos al proceso
• Entradas (inputs): Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se
considera recursos a la información, materiales e incluso, personas.
• Proceso (process): Conjunto de actividades que transforman las entradas en
salidas, dándoles un valor añadido.
• Cliente (customer): La persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo
es obtener la satisfacción de este cliente.
12. Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y
servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en
periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar
periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos
planificados.
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