Teoría de Decisión y Planificación

Aplicadas a un Caso Real

Profesor: Fernando Yanine

Índice
1.- Introducción ................................................................................................................................... 3
2.- Vroom y Yetton ............................................................................................................................. 4
3.- Agustín Reyes Ponce ..................................................................................................................... 6
Visión General de la Teoría de la Administración .......................................................................... 6
Visión Sobre la Planificación .......................................................................................................... 7
4.- Caso de Estudio ............................................................................................................................. 9
5.- Conclusiones y Comentarios........................................................................................................ 11
6.- Bibliografía .................................................................................................................................. 12
1.- Introducción

En este trabajo se estudiarán dos áreas de la administración, las cuales son

planificación y la toma de decisiones, respecto a estas dos áreas se tomará el
enfoque presentado por dos autores (uno por cada área). Se comenzará por
explicar los enfoques de los autores para finalizar con la aplicación de esta
teoría a un caso real con el fin de visualizar de mejor forma los enfoques
planteados por los autores respecto a las áreas estudiadas en este trabajo.
2.- Vroom y Yetton
En el área de la planeación empresarial se estudiará el modelo propuesto por Victor Vroom y Phillip
Yetton.

El doctor e la Universidad de Michigan Victor Vroom nació en 1932, sus principales

investigaciones las desarrolló en la teoría de expectativas de la motivación orientadas a la
explicación de la elección de ciertos cursos de acción en organizaciones. Uno de sus libros más
reconocidos se titula “Leadership and Decision Making” (Liderazgo y la toma de decisiones).
Dentro de su vida laborar fue nombrado presidente del departamento de ciencias administrativas y
actualmente se desempeña como profesor de la escuela de negocios en la escuela de administración
de Yale.

Por otro lado, Phillip Yetton actualmente se desempeña como director del programa insigne de
gerencia general en la UNSW (University of New South Wales) en Australia y dicta los ramos de
Gerencia General y liderazgo y toma de decisiones, los principales intereses de Yetton están
focalizados a un cambio en el liderazgo basado en gestión de proyectos, gestión pública y
capacidades de organización. Posee un doctorado y MBA en la universidad de Carnegie Mellon, en
Estados Unidos. Dentro de su trayectoria fue reconocido por la “Academy of Management Journal
of Learning” por su contribución a dirección de investigación.

En conjunto estos dos autores estudiaron los estilos de liderazgo en relación al grado de
participación en la toma de decisiones que tienen los subordinados por autorización del líder de la
organización. El modelo de Vroom-Yetton distingue cinco situaciones diferentes en la toma de
decisiones y al final propone un algoritmo para determinar cuál proceso conviene utilizar:

 Autocrático 1 (AI): El líder resuelve los problemas o toma las decisiones por sí mismo,
utilizando la información disponible. Este tipo es completamente autocrático.
 Autocrático 2 (AII): El líder obtiene información de sus colaboradores antes de tomar la
decisión, sin embargo, la toma de decisión le pertenece sólo a él. Las decisiones tomadas
pueden o no ser informada a sus seguidores, la participación de sus colaboradores se limita
a la entrega de información.
 Consultivo (CI): El líder consulta individualmente con sus colaboradores y les pide sus
ideas y sugerencias, sin embargo, no los reúne para el estudio del problema o la toma de
decisiones. Los colaboradores no comparten sus puntos de vista y la decisión el líder puede
o no reflejar la influencia de sus colaboradores. Los colaboradores solo proporcionan
alternativas de solución de forma individual.
 Consultivo 2 (CII): El líder comparte el problema sus colaboradores en conjunto, busca
sugerencias e ideas y toma la decisión solo. Los colaboradores se reúnen entre sí, l decisión
del líder puede o no reflejar la influencia de sus colaboradores. Los colaboradores
participan a nivel consultivo como grupo para la toma de decisiones.
 Grupo (GII): Líder consulta problema con sus colaboradores en grupo y juntos evalúan
alternativas e intentan alcanzar acuerdos para la solución. El líder no trata de forzar ideas y
la decisión debe ser aceptada como grupo.
El algoritmo para determinar cuál de los cinco procesos anteriores se debe utilizar consiste en la
formulación de siete preguntas, en orden. Se trata de un proceso descriptivo que permite asignar el
grado de participación de los subordinados en la toma de decisiones. Las preguntas a responder son
las siguientes:

1. ¿Es importante una alta calidad o es absolutamente crítica una buena solución?
2. Como líder, ¿tiene usted suficiente información para tomar la decisión por sí mismo?
3. ¿Está el problema estructurado de forma que está claramente definido, organizado y tiene
soluciones reconocidas?
4. ¿Los miembros del equipo deben aceptar la decisión para que funcione?
5. Si toma la decisión por usted mismo, ¿está seguro que el grupo la aceptará?
6. ¿Hay otros que compartan las metas organizacionales que van a ser logradas con este
problema?
7. ¿Son las soluciones tomadas susceptibles a ocasionar problemas en el grupo de trabajo?

Las preguntas anteriores deben ser respondidas solo con un “si” o un “no” y de acuerdo a las
respuestas es posible determinar el proceso de toma de decisiones que se debe utilizar.

El siguiente esquema entrega el proceso que se debe utilizar según las respuestas a las siete
preguntas

Figura 1.- Diagrama “si” o “no”.

3.- Agustín Reyes Ponce

Titulándose con mención honorífica en la carrear de Derecho, Agustín Reyes Ponce nacido el 19 de
abril de 1916, ha propuesto diversas teorías sobre la administración de una empresa.

Dentro de su carrera logró ser Director Técnico del Departamento de Ciencias Económico
Administrativas de la Universidad Iberoamericana (México), culminando como fundador honorario
vitalicio de la Escuela de Administración de Empresas.

Algunos de sus trabajos se presentan a continuación:

 Administración de Empresas "Teoría y Práctica 1a parte (mecánica)"

 Administración de Empresas "Teoría y Práctica 2.ª parte (dinámica)"
 Administración Moderna
 Administración por Objetivos
 Administración de Personal "Relaciones Humanas"
 Administración de Personal "Sueldos y Salarios"
 Administración de Personal "Análisis de Puestos"
 El administrador de empresas: ¿Qué hace?
 COPARMEX. Su origen y desarrollo. Hacia los próximos 50 años
 Economía Social y Catolicismo Mexicano

Visión General de la Teoría de la Administración

Según Ponce:

“La Administración es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las
formas de estructurar y operar un organismo social”

Según el autor la administración en dos partes: mecánica y dinámica de la administración:

 Mecánica
o Previsión → ¿Qué puede hacerse?
 Objetivos
 Investigaciones, Información y supuestos
 Alternativas
o Planeación → ¿Que se va a hacer?
 Políticas
 Procedimientos
 Programas
 Presupuestos y Pronósticos
 Estrategias y tácticas
o Organización → ¿Cómo se va a hacer?
 Funciones
 Jerarquías
 Obligaciones
 Dinámica
o Integración → ¿Con qué y con quién se va a hacer?
  Selección
 Introducción
 Desarrollo
 Integración de las cosas
o Dirección → Refiere al problema “ver que se haga”
 Autoridad
 Comunicación
 Delegación
 Supervisión
o Control → ¿Cómo se ha realizado?
 Su establecimiento
 Su operación
 Su evaluación

Visión Sobre la Planificación

Para el autor la planificación es:

“Fijar un curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización”

Luego, la planificación es muy importante ya que, si los planes para llevar a cabo los objetivos no
se detallaran, estos serían infructuosos y, por lo tanto, la empresa fracasaría.

Los principios de la planeación son:

 Precisión
o “Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”
 Flexibilidad
o “Dentro de la precisión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan
en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan
variado después de la previsión”
 Unidad de Dirección
o “Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para
cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo
coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan
general”
 Consistencia
o “Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que
todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos,
funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos”
 Rentabilidad
o “Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de
los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible”
 Participación
 o “Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán
de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento.”

Finalmente, el autor define de manera gráfica la planeación de la empresa, la cual se indica en la

Figura 2. En ella, se tienen las siguientes definiciones adicionales:

 Políticas: Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, por lo que sirven para
formular, interpretar o suplir las normas correctas.
 Norma o Regla: Señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genérico o
específico.

Figura 2 – Esquema resumen de la planificación.

4.- Caso de Estudio
Las teorías analizadas por los autores estudiados en este trabajo se aplicarán a un caso de estudio
real, el consiste en las decisiones tomadas por el área académica de la universidad Técnica Federico
Santa María frente a situaciones extraordinarias como lo sucedido en las movilizaciones del año
2011 ya que en ese periodo se tuvo que planificar un nuevo calendario académico y tomar
decisiones respecto a eso y cómo enfrentar esta situación.

Respecto al proceso de toma de decisiones, planteado por los autores Vroom y Yetton, aplicado
para este caso, se acotará solo a la toma de decisión por un nuevo calendario académico. En base a
esta decisión se debe tomar en cuenta los distintos factores del contexto del problema como son el
tiempo disponible para el cierre del semestre, los plazos límites para el cierre de las asignaturas y
entrega de notas al ministerio de educación, aumento de tasas de reprobación debido a
movilizaciones, vacaciones de funcionarios, imagen dela institución en el mercado educacional
frente a una movilización, postura y acciones que puedan tomar los estudiantes frente a las
decisiones que pueda tomar la universidad, entre otras cosas.

Dado lo anterior, se tuvo que planificar en distintas ocasiones el calendario académico, donde para
la planificación original se rompió su flexibilidad. Luego, las planificaciones posteriores carecían de
la característica de precisión ya que no se sabía con certeza cuando la movilización se depondría,
teniendo que suplir esta falta de precisión con una mayor flexibilidad. Respecto a las otras
características explicadas por Ponce, no hay ninguna que se rompa y todas se llevaron a cabo. Con
esto, se puede apreciar claramente la vital importancia que tiene la información precisa a la hora de
planificar.

Tomando en cuenta el problema y la información disponible, además considerando que la decisión

la tomara rectoría de la universidad, se deben responder las siete preguntas que plantea el modelo de
Vroom y Yetton:

1. ¿Es importante una alta calidad o es absolutamente crítica una buena solución?

Si, ya que una alta calidad de solución garantiza que los ramos se dicten con el mayor grado
de normalidad posible, lo que ayuda a mantener la calidad en la formación entregada por la
universidad

2. Como líder, ¿tiene usted suficiente información para tomar la decisión por sí mismo?

No, ya que, como se mencionó en los párrafos precedentes hay múltiples factores que
afectan en este contexto y la relación de estos, además cabe señalar que los factores a
considerar en esta situación tienen corresponden a distintas áreas del sistema educacional
por lo que la opinión de personas preparadas para dar un buen análisis en su área es
fundamental.
 3. ¿Está el problema estructurado de forma que está claramente definido, organizado y tiene
soluciones reconocidas?

Si, ya que las movilizaciones referentes a educación son una característica presente en los
últimos 10 años y ya se han tomado decisiones referentes al mismo problema en otras
instituciones educacionales.

4. ¿Los miembros del equipo deben aceptar la decisión para que funcione?

Si. Como se explicó anteriormente los factores a considerar corresponden a distintas áreas
del sistema educacional y una opinión fundamentada de gente especializada respecto a l
decisión tomada puede ser crucial a la hora de determinar la funcionalidad de la solución.

5. Si toma la decisión por usted mismo, ¿está seguro que el grupo la aceptará?

No. Si la decisión es arbitraria existen grandes probabilidades de que esta no se acepte

sobre todo si se considera la posición defensiva de los estudiantes frente a rectoría.

6. ¿Hay otros que compartan las metas organizacionales que van a ser logradas con este
problema?

Si. Como comunidad las metas organizacionales son comunes y todos los departamentos de
la institución se ven interesados por los mismos fines.

7. ¿Son las soluciones tomadas susceptibles a ocasionar problemas en el grupo de trabajo?

Si. Por todo lo mencionado anteriormente, posición de los estudiantes, vacaciones de

funcionario las decisiones tomadas pueden ocasionar problemas en el grupo de trabajo si no
cumplen las expectativas de participantes de la organización.

En base a lo anterior descrito, las respuestas anteriores se determinan que el mejor proceso para la
toma de decisiones corresponde al Grupo (GII) ya que la participación de todos los colaboradores
en la entrega de información y la evaluación de alternativas es fundamental para el buen
funcionamiento de la solución a este problema. Además, este proceso de toma de decisiones se
condice con el espíritu de comunidad de la institución.
5.- Conclusiones y Comentarios
A partir de lo expuesto en el trabajo, se concluye lo siguiente:

 Los postulados de Ponce describen que la administración consta de dos partes, una
mecánica y otra dinámica. En la sección mecánica se encuentra la planificación como parte
fundamental para poder lograr un objetivo claro. A su vez la parte fundamental de la
planificación es certidumbre de lo que sucederá, lo cual conlleva a un tema de información
fiable para poder planificar correctamente, tal como sucede en el caso de estudio, donde la
incertidumbre impedía realizar una buena planificación, teniendo que flexibilizar
planificaciones de periodos pasaos para poder ser aplicada en el futuro.
 Ligado al tema anterior, la teoría de decisión de Vroom y Yetton nos permite enfrentar
conflictos donde la flexibilidad de la planificación no es suficiente para solventar un
problema. Las 7 preguntas planteadas por los autores nos dejan una clara noción de cómo se
debe actuar ante situaciones imprevistas y las consecuencias que tendrá la elección de
distintas decisiones. Para el caso estudiado se tomó el camino de respetar la decisión de los
estudiantes, sin embargo, se vio afectado el periodo de vacaciones y una amplia extensión
del periodo académico respecto como se tenía previsto.
 El caso de estudio es ideal para poner en práctica las teorías de los autores descritos
anteriormente, ya que se entremezclan la planificación con la toma de decisiones frente a
una situación de carácter extraordinario.
6.- Bibliografía
1.- A. Reyes Ponce, “Administración Moderna”, 2007