HERRAMIENTAS DE GESTIÓN:

EJEMPLO DE PRESUPUESTO
ECONÓMICO
By Dani Granero
In Control de Gestión
Ago 27th, 2014
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Ejemplo de Presupuesto Económico y Control Presupuestario. El caso de la

empresa Conservas Martin SL.

La empresa Conservas Martin S.L. (Empresa y personajes ficticios utilizados a

modo de ejemplo) es una empresa familiar española, que fue fundada en 1980. A
lo largo de sus 32 años de historia el fundador, D. Agustín Martín ha visto como su
empresa ha ido evolucionando a lo largo del tiempo. Pasando por distintas etapas,
y saliendo adelante con una clara visión del negocio y una firme y decidida
vocación empresarial.

En los últimos 5 años, D. Agustín ha ido cediéndole el protagonismo directivo a

sus dos hijos: Andrés y Ana, con el fin de que la transición a la segunda
generación se realice sin sobresaltos ni tensiones.

Con el bagaje de su experiencia como marinero en una flota pesquera en alta mar
y el conocimiento del sector de pescados, D. Agustín fundó y desarrolló su
empresa durante la década 1980-1990. Fueron unos inicios difíciles, pero la
coyuntura económica de aquellos años y el auge de la demanda ayudaron a
consolidar y desarrollar la empresa en sus inicios.
Posteriormente, durante la década 1990-2000, el negocio creció de forma
continuada hasta requerir unas nuevas instalaciones productivas. Fue en 1992
cuando la planta se trasladó a sus instalaciones actuales. Instalaciones que fueron
automatizadas y que cubrían de las necesidades del negocio en ese momento.

En 1998 aprovechando una Expedición comercial organizada por la Cámara de

Comercio local, la empresa empezó a realizar ventas en el extranjero. Primero de
forma puntual, para posteriormente consolidar su labor exportadora con un
volumen de ventas creciente año tras año.

Ello les permitió alcanzar un notable nivel de prosperidad hasta el año 2005, año
en el que se lograron unos resultados excepcionales. Pero fue a partir de ese año
cuando la tendencia del negocio cambió y los beneficios de la misma fueron
disminuyendo hasta entrar en una dinámica de pérdidas reflejadas en el siguiente
cuadro:

El análisis de la situación puede resumirse en los siguientes puntos:

• Reducción del total de ingresos en más de un 50%
• Pérdida importante del margen bruto (Se pasa de un 22,5% a un 18,9%)
• Elevado incremento del % de gastos generales respecto a los ingresos (Se pasa
de un 12% a un 21%)
• Más de 2,4 mill euros de pérdidas en los últimos 5 años

Siendo las causas por las que se ha llegado a esta situación las siguientes:
• Pérdida competitividad mercado internacional
• Decisión de incrementar precios en un 20% debido a incrementos en materias
primas y transporte
• Incremento cambio $/Euro, encareciendo el precio de los productos
• Entrada de fuerte competencia del mercado asiático
• Llegada de nuevos productos adaptados a los nuevos estilos de vida

Cuya consecuencia es la de una Pérdida de rentabilidad total generada por:

• Reducción del margen bruto, incremento en el coste de las materias primas
• Mantenimiento de precios de venta
• Gran caída del volumen a nivel internacional y ligeramente a nivel nacional
• Elevadas inversiones en publicidad que no han aportado resultados
• Pesada estructura organizativa. Personal con mucha antigüedad
• Bajos índices de productividad
• Maquinaria obsoleta, la misma desde hace más de 20 años
• No se han reinvertido los beneficios
• No se han realizado inversiones en I+D, no se han desarrollado nuevos
productos, ni mejoras en la forma de fabricarlos
• Cambios en la forma de consumir los productos por parte de los consumidores
• Falta de profesionalización del equipo directivo y mandos intermedios

Ante esta situación, la experiencia de D. Agustín es una ayuda para la gestión que
deben realizar sus hijos, pero éstos desconocen cuál es el impacto que las
decisiones que podrían tomar para cambiar el rumbo de la empresa en la situación
que están viviendo.

El mapa del proceso productivo es el siguiente:

El proceso de producción queda reflejado en el siguiente cuadro:

La mayoría de empresarios son conscientes de que el precio de venta es una

variable que ha de vigilarse y controlarse diariamente. Pero si bien el factor precio
es muy importante, todos estamos de acuerdo en que no es el único factor que
deberemos observar en la gestión de nuestras empresas.

Resulta muy complicado controlar a la vez todas las variables de una empresa. La
cantidad de información, las interacciones entre los distintos circuitos que
conforman el negocio, la variabilidad de los escenarios y las implicaciones
financieras de todo ello hace que, en muchos casos la labor de gestionar se
asemeje a la de “hacer de adivino”.

Eso sí anticipando el futuro con la información histórica y el conocimiento del

negocio adquiridos en tiempos pasados. Todos estaremos de acuerdo que “hacer
de adivino” es todavía más complicado –si cabe- si además carecemos de la
información adecuada.

Y aún diríamos más; la complejidad aumenta en un entorno como el actual, en el

que las condiciones cambian a una velocidad vertiginosa y cada vez se vuelven
más agresivas… En estos casos el poder Gestionar con criterio se convierte en
una labor titánica si se carece de medios que ayuden a la toma de decisiones.
Pero… Imaginemos que pudiéramos anticipar los resultados de nuestra
empresa… Imaginemos que pudiéramos responder a la pregunta: “qué pasaría si
hacemos…” antes de tomar una decisión… Sería fantástico, ¿no? Seguro que
facilitaría nuestra labor de gestión.
Pues bien, el disponer de esta ayuda puede sin duda marcar la diferencia entre la
supervivencia… o la desaparición de nuestra empresa en un mercado que cada
vez permite menos errores. Nuestra labor es la de ofrecer a los empresarios una
herramienta que analiza el impacto de sus decisiones empresariales en los
resultados de su negocio:

EJEMPLO DE PRESUPUESTO. EL
MÓDULO DE SIMULACIÓN DE
RESULTADOS EMPRESARIALES (SRE)
Aunque el resultado no sea de efecto inmediato, cada decisión que tomamos en
nuestra empresa tiene un efecto “medible” sobre los resultados de la misma.

¿Verdad que nos gustaría saber qué beneficio aporta o cuánto nos cuesta cada
una de las decisiones que tomamos en nuestras empresas?

Podemos “monetizar” el impacto de las decisiones de gestión…

Se trata de un análisis que toda empresa debería hacer cada vez que ha de tomar
una decisión importante que afecte a su cuenta de resultados, o al menos… una
vez al año, para conocer con menor incertidumbre hacia donde dirigen sus pasos.

El Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) es una

herramienta que refleja rápidamente las interacciones entre los distintos circuitos
de una empresa (Administrativo, Financiero, Productivo, Comercial…). Se trata de
una herramienta informática, que permite trasladar y analizar el impacto de
decisiones de gestión sobre los resultados de la empresa. Eso sí, antes de
ponerlas en práctica para poder si conviene o no.

Esta herramienta te va a permitir poder:

* Conocer en qué productos ganas o pierdes,

* Conocer la situación a partir de la cual empezamos a ganar dinero,

* Conocer que clientes son rentables y cuáles no,

* Conocer qué mercados valen la pena y cuáles no,

* Conocer qué procesos productivos vale la pena conservar y cuáles externalizar,

* Saber dónde gano y dónde pierdo…

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber dónde puedo ganar más…

Para que a la vista de los resultados, podamos tomar decisiones

relacionadas con:

* variaciones en los precios de venta (subidas o bajadas)

* variaciones en los costes (subidas o bajadas)

* volúmenes de fabricación óptimos

* planes de reducción de costes, mermas, etc

* configuración de la estructura productiva (personal y máquinas) óptima

* mejoras en los procesos

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber qué hacer para ganar más…

Aplicación del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) en la

empresa Conservas Martín S.L.

Con la información recopilada en la fase de toma de datos procedemos al diseño y

al desarrollo del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales aplicados al
caso de esta empresa
La herramienta se divide en tres apartados:

DATOS OPERATIVOS

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con el proceso

productivo necesario para llevar a cabo la producción. En él encontramos datos
relacionados con:

• Necesidades de Materia Prima

• Distribución de los Centros de Coste

• Distribución de los Procesos

• Cálculo de mermas

• Coste de otros Materiales

• Coste de Transporte

DATOS ECONÓMICOS

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con la contabilidad

financiera de la empresa y su vinculación a las operaciones a través de los centros
de coste. En él encontramos datos relacionados con:

• Criterios de reparto contable

• Desglose de cuentas por centro de coste

• Gestión de costes de personal

• Análisis de cargas por centro

ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este apartado se analizan los resultados de las diferentes decisiones reflejadas

en distintos escenarios. Dichos escenarios pueden contrastarse entre ellos y
contra la situación actual a fin de encontrar la combinación de decisiones que
ofrezca el mejo resultado para la empresa.

Además del impacto sobre los resultados operativos de la empresa, podemos

evaluar el impacto financiero que los distintos escenarios tienen sobre las
necesidades de tesorería (decisiones sobre financiación, reducción de gastos,
inversiones, etc)

Análisis de la situación actual para el ejercicio 2012:

A modo de breve resumen, comentar sobre los resultados que:

Al desglosar el resultado operativo de la situación actual de la empresa,

observamos que las líneas de producto con rentabilidades positivas no son
capaces de compensar las rentabilidades negativas de las 2 líneas de producto
que muestran rentabilidades muy negativas.

A partir de esta foto inicial, se procede a detallar posibles acciones con el fin de
evaluar su impacto en la cuenta de resultados. Dichas decisiones son catalogadas
como Escenario#1, Escenario#2, Escenario#3…

Para ver el impacto rápido de estas decisiones, la herramienta cuenta con la

posibilidad de poder comparar rápidamente la situación actual frente al efecto de
los cambios según la siguiente pantalla:
De esta forma es fácil evaluar el resultado de las decisiones analizadas frente a la
situación actual.

A modo de ejemplo, empleamos otra funcionalidad de la herramienta en la que

comparamos con gran agilidad dos escenarios diferentes desarrollados a modo
ilustrativo:

ESCENARIO#1: Acciones relacionadas con una nueva estrategia comercial

• Reducción del precio de venta un 14% con un aumento esperado del volumen de
la demanda del 35%

• Con el aumento de la producción esperamos una mejora en la renegociación de

materias primas del 12.5%

• El resultado de la empresa mejora en un 8% pasando de arrojar pérdidas de casi

700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 150.000 eur

ESCENARIO#2: Acciones relacionadas con una reducción de los costes de

estructura

• Reducción del Personal en 9 personas

• Reducción del 5% en Mermas

• Reducción del 10% en Gastos Generales

• El resultado de la empresa mejora en un 7% pasando de arrojar pérdidas de casi

700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 30.000 eur

¿Y a partir de aquí cuál es el escenario más viable para la empresa?

En este punto es donde resulta importante analizar el flujo de caja, ya que aunque
la propuesta pueda resultar atractiva, puede que la liquidez de la empresa no
permita abordarlos debido a las tensiones de tesorería que ello conllevaría.