Administración del tiempo.

Consulta unidad 1

Rafael Hernández Sánchez 7 ICP A

Definición de administración del tiempo
La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer
que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social.
Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación
adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.
Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena coordinación
del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los
empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena comunicación entre los
diferentes departamentos dentro de la empresa.
Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o
acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo, es
ineludible comenzar por:
 Establecer metas y objetivos.
 Identificar las prioridades.
 Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de
actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una agenda
diaria, etc.
 Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en
tiempo concreto.
 Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas
dando mayor importancia a las prioritarias.
Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo, para minimizar
su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:
 Mala planificación.
 Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas de las
que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de actividades.
 Falta de intrusiones claras.
 La impuntualidad.
 Prolongación en la toma de decisiones importantes.
 Confusión al detectar las prioridades.
 Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.
 Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
 Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el tiempo.

Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un trabajador
productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos tener más horas al
día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos propuestas. Por eso,
la administración del tiempo engrana la planificación de los procesos, las tareas y actividades
en la empresa, como factores que garantizan la productividad de la misma.

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La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de referencia
del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga el carácter de
urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc.
Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar las metas
establecidas.
Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la eficiencia, la
misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso mínimo de recursos,
considerando que el recurso más significativo de cualquier individuo es su tiempo.
Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible, como
hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible, como hablar de
dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se puede guardar para después.
Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde está la clave y la explicación del por qué
algunos países han alcanzado el desarrollo y otro no, por qué unos producen más dinero y
por qué unos trabajan menos que otros.
La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el tiempo para
cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

Elementos Que Integran Un Planificador Del Tiempo

Objetivos:
Definir claramente los objetivos y seleccionar los más importantes.- en ocasiones se busca la
eficiencia sin saber realmente lo que se desea hacer. Es necesario buscar la actividad
primordial a realizar y plantear y visualizar lo que se desea hacer o llegar a cumplir.

Metas:
Es dar fecha a la conclusión de los objetivos establecidos y poder cubrir con tiempos
específicos.

Lista de tareas pendientes:

Levar una lista de tareas pendientes.- es una de las actividades más simples y más poderosas
de cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de tareas pendientes a
diario y generar el hábito de plasmarlas ya sea de forma electrónica y normal. El sentido de
esto es tener el conocimiento plasmado para darles el seguimiento adecuado a así cumplir
con todo lo especificado.

Lista de actividades (Priorizadas):

Asignar prioridades a las tareas.- Ya concluida o terminada la lista de tareas a realizar. Es
necesario determinar cuáles son los elementos más importantes o las actividades que deben
de cubrirse con mayor prioridad. Esto se puede generar señalando todas estas actividades
prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya sea por día o semana ya que son tareas
potenciales se pueden generar en otra lista para su mejor manejo.

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Horarios:
Planear en base a un horario.- Es marcar horarios específicos para la conclusión de
actividades dándole auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo recomienda
planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Es necesario verificar con
anticipación la lista de actividades de fechas siguientes para tener el conocimiento de que se
debe concretar. Es necesario tener el conocimiento de cuales actividades se tendrán que
generar para así evitar demoras de tiempo.
Holgura para atención de contingencias:
Es el espacio vacío que queda entre dos tiempos programados y que están sujetos uno dentro
de otro.

Herramientas para la administración del tiempo: cuáles puedes

emplear
Base camp
Una herramienta ideal cuando se trata de incrementar la productividad, ya que es perfecta
para gestionar proyectos de forma individual o con tu grupo de trabajo. Mejora la gestión y
organización de las tareas, así como también se encarga de medir la productividad y diversas
funciones muy útiles para administrar el tiempo de tu empresa, ya que permite:
 Compartir información con el grupo de trabajo
 Iniciar discusiones
 Almacenar y organizar archivos
 Mantener un seguimiento del procedimiento
Toggl
Toggl por su parte, es una herramienta indispensable para mantener un control del tiempo que
inviertes en tus proyectos, pues es útil para realizar un seguimiento del trabajo a través de un
sistema contador. También te permite realizar etiquetas y compartir los informes con clientes
y compañeros de labores, entre otros.
Además brinda la posibilidad de sincronizar proyectos sin conexión, para manipular la
información de trabajo mientras no cuentas con una conexión a internet.
Google Calendar
Si eres una de esas personas con tantos asuntos en la cabeza que quizás puedas olvidar el más
importante, Google Calendar puede ser tu mejor aliada, ya que te ayuda a llevar un control
detallado de tus días y aprovecharlos del mejor modo posible.

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Sus notificaciones te recordarán cada evento u ocasión especial a lo largo del día. Y también
puedes consultar un resumen de los eventos en tu correo electrónico, trabajar sin conexión,
compartir calendarios, y agregar otras herramientas google.
Evernote
Si para recordar necesitas apuntarlo todo, Evernote es tu herramienta para administrar el
tiempo ideal, ya que organiza la información a través de notas en diversos formatos de texto,
además puedes añadir notas a mano, páginas web, fotografías y demás archivos adjuntos.
Rescue Time
Esta aplicación te ayudará a entender tus hábitos y medir tu productividad para que logres
concentrarte al máximo y no desperdiciar tu tiempo. Simplemente debes ejecutar la
herramienta mientras trabajas y realizará un seguimiento detallado a las aplicaciones y sitios
web que visitas para evidenciar los agentes distractores.
1-3-5 List
Se trata de una interfaz sencilla e intuitiva para no perder el tiempo. Sincroniza las tareas a
tu dispositivo Tablet o móvil, y las programa según su prioridad. 1-3-5 list las divide en tres
tipos:
1. Las tareas más relevantes
3. Medianamente importantes
5. De menor prioridad a las anteriores
Todoist
Una aplicación tecnológica enfocada en compartir tareas y proyectos con amigos y
compañeros de trabajo, puede crear las tareas sin conexión a internet y luego se sincronizan
automáticamente. Además cuenta con un diseño sencillo, intuitivo y libre de distracciones.
Fantastical 2
Excelente herramienta para gestionar la productividad, ya que te permite crear eventos con
un lenguaje expresivo y coloquial, para brindar tu propio estilo a cada tarea. Dispone de
múltiples calendarios para organizarte en el trabajo y el hogar, estable listas pendientes y
recordatorios.
Thymer
Ideal para organizar tareas de modo sencillo, agregándolas en cuestión de segundo y
organizándolas en una misma hoja; permitiendo delegar, discutir y compartir
documentos con un grupo de trabajo.
Nirvana
La herramienta perfecta para establecer prioridades entre tus asuntos y tareas, asignarle el
tiempo necesario y notificar el inicio y vencimiento de dicha tarea.