I) Introducción

Se nos ha encargado la tarea de investigar y analizar el sistema de

inventario de una ferretería. Hemos tomado como objetivo la
ferretería Tatiana & Kiara, la cual se encuentra ubicada en la calle
Correa y Sidrón No.59, Ensanche la paz, santo domingo D.N. La
cual se encarga de distribuir materiales de construcción.

La ferretería Tatiana & Kiara se encuentra en un proceso de

expansión e innovación para así poder brindar un mejor servicio a
sus clientes y administrar de una manera más eficiente sus
productos.

Nuestra meta es analizar el sistema actual utilizado en la ferretería,

en primera instancia se realizará un análisis profundo de su sistema
de inventario, su funcionamiento actual y abordando, también su
control de ventas para posteriormente, presentar el resultado de la
investigación y así brindar las posibles soluciones a las fallas
encontradas en el sistema.

Realizamos una investigación preliminar, así como los primeros

pasos para analizar el sistema en el cual descubrimos lo siguiente:
 II) Investigación preliminar

1) Bosquejo histórico de la empresa

La Ferretería Tatiana & Kiara fue fundada en febrero del 2011 por el
sr. Luis Cedano, actual presidente del negocio. Comenzó a brindar
sus servicios en un modesto local comercial ubicado en la calle
Correa y Sidron No.59, Ensanche la paz, santo domingo D.N,
mismo lugar donde actualmente continúa funcionando y brindando
sus servicio a sus clientes.

El negocio surgió de una visión emprendedora de incursionar en la

actividad comercial y comenzar un proyecto en el cual pueda
brindar soluciones en materia de construcción, proyectos y
mantenimiento de infraestructura.

Desde su apertura en 2011 el negocio ha ido creciendo de manera

escalonada ampliando sus artículos en venta comenzando solo
vendiendo herramientas y progresivamente materiales de
construcción.
2) Organigrama de la empresa
 3) Misión, Visión, Valores y Objetivos de la empresa

Misión:
Convertirnos en un modelo a seguir y ser la ferretería más completa
de Santo Domingo. Somos una empresa comercializadora de
productos de ferretería liviana que satisfacen las necesidades de
nuestros clientes, con asesoría, calidad y respaldo.

Visión:
Caracterizarnos por el Crecimiento y la Innovación constantes.
Siempre tratar de mejorar. Seguir creciendo, ampliar el inventario,
mejorar el servicio.

Objetivos:
Siempre tratar de mejorar.

Seguir creciendo.

Meterle nueva mercancía. Min (5:53).

Dar un mejor servicio.

Valores:
Dignidad, responsabilidad, respeto, integridad, honestidad.
4) Descripción de la investigación preliminar
En esta etapa se contempla el estudio general de la empresa, el
giro del mismo, la contemplación de las competencias actuales de la
empresa, las metas que la empresa tiene, visón a futuro del
proyecto y la posición actual.

Se tienen en consideración los aspectos fundamentales poniendo

especial atención en los recursos económicos y humanos
disponibles y se realiza una rendición de cuentas de la situación
financiera actual.

Se presta atención a la forma en que se desarrolló el trabajo, el tipo

de personal contratado, la calidad del servicio actual.

Al final del proceso se hará una rendición de cuentas con los

detalles del estudio general realizado.
5) Estudio de factibilidad Técnico, Operativo y
Económico.

Técnico
C Descripción Costo
3 Pc 5,500
2 Impresora 3,500
1 Office
1 Windows
1 Inversor 10,000

Operativo
Cantidad Actividad Mensual Anual
1 Propietario 20,000 240,000
1 Empleado 13,000 156,000
III) Requerimientos del usuario e investigación
detallada.

1. Descripción paso a paso de los procesos del

sistema

Paso #1: el/los suplidor/suplidores van al local.

Paso #2: le muestran el catalogo.
Paso #3: revisa el inventario para ver que le falta.
Paso #4: se pide la mercancía que se necesita.
Paso #5: los proveedores efectúan la orden.
Paso #6: los proveedores traen la mercancía ordenada.
Paso #7: se revisa la mercancía ordenada.
Paso #8: se firma la factura.
Paso #9: se agregan las nuevas mercancías al
inventario.
Paso #10: el encargado guarda las mercancías
recibidas en el almacén.

2. Obtención de los formularios de la

empresa
Código, nombre, RNC, teléfono, nombre de la empresa
 IV) Objetivos del sistema:
 Facilitar el manejo del inventario.
 Proporcionar control de la entrada y salida de la mercancía.
 Llevar un mayor control de las ventas y de las compras.

V) Controles de seguridad del sistema.

El sistema actual tiene sistemas de seguridad muy precarios
ya que posee pocos mecanismos que impidan la intromisión
por parte de personas externas y no posee mecanismos para
evitar la pérdida o modificación de la información actual.

No permite un registro confiable de las ventas ni permite

detalles confiables de inventario.

El actual sistema no posee control de usuarios, por lo que

personas mal intencionadas pudieran tener acceso al sistema
y así visualizar y o modificar la información contenida en la
base de datos

El único control de seguridad actual es el backup que

se realiza cada 2 anos
 VI) Plan de contingencia:

En caso de que el sistema falle se aplica el siguiente plan de

contingencia:

Las ventas se registran a mano mediante libros de ventas diarias y

registros contables y al final del día se pasan al sistema.

El conteo de existencias en el almacén se realiza de forma manual

VII) Fallas encontradas:

1) El equipo funciona lento ya que es anticuado. Tiene poca

memoria RAM, un procesador obsoleto y un sistema
operativo desactualizado, por lo tanto, no funciona
correctamente.
2) El sistema actual no cuenta con un sistema de códigos de
barras, por lo tanto, las ventas y los artículos deben ser
digitados. De este modo es más lento realizar el
inventario.
3) El software utilizado por el sistema, Mónica 8.0, esta
desactualizado, por lo tanto, no posee mecanismos de
seguridad actuales y dificulta el inventario y registro de
ventas con mayor detalle.
4) La seguridad está comprometida ya que no hay control de
registro de usuarios ni contraseñas de acceso
5) Solo se dispone de un computador, por lo que si este falla
ya no se tendría acceso al sistema.
VIII) Estudio de factibilidad técnico, operativo,
económico computarizado
 IX) Soluciones a las fallas encontradas

1) Actualización de hardware: con el proposito de que el sistema

funcione de manera optima a la hora de realizar el inventario.

2) Actualizar el Sistema Operativo: Para que este cuente con las

ultimas actualizaciones y parches de seguridad y que asi no haya
errores en el sistema y sea eficiente.

3) Instalar un Sistema de código de barras: Para hacer mas

rapido el proceso de venta y facturacion de los productos.

4) Programar un software de gestión de inventario: Para que el

inventario se realice de forma mas organizada y eficiente.
 X) Descripción paso a paso de los procesos del
nuevo sistema
Paso#1: Contar la mercancia exsistente.
Paso#2: Comparar el resultado del conteo con los datos
de la base de datos digital.
Paso#3: Contar las facturas vendidas.
Paso#4: Llanar el formulario de inventario.
Paso#5: Imprimir el formulario.
Paso#6: Sellar el formulario.
Paso#7: Crea runa copia.
Paso#8: Entregar el formulario final al genrente.
Paso#9: entrgar una copia del inventario final al contador .
 XI) Objetivos del nuevo sistema
 Realizar el inventario de manera eficiente.

XII) Controles de seguridad del sistema

 Hacer una copia de seguridad tanto de la base de
datos del inventario como la de las facturas
mensualmente.

 Fotocopiar las facturas cada 5 meses.

 Únicamente el propietario y el contador tendrán

acceso al equipo.

XIII) Plan de contingencia del nuevo sistema

 Llevar un registro manual del inventario.
 En caso de perder algunas de las bases de datos se
restaura de la copia de seguridad.
 XIV) Los Diagramas de Flujos de Datos

1. Diagrama de contexto o lógico

Mercancía
z en
existencia

Mercancías por
vender

Datos de Facturas
Inventario Inicial
Sistema de
Contador inventario

Inventario Final

Factura
 2. Diagrama de primer nivel

Facturas
vendidas Software de
Base de datos
base de datos
Almacén de mercancia Detalles de las
facturas Formulario
Mercancia en
vendidas vacio
Mercancías en existencia
existencia
3.0 5.0 Impresión
2.0 Conteo de las de reporte de
4.0 Llenar
1.0 Se compara con inventario
Contador
Inventario inicial sdConteo de la la base de datos
facturas formulario
vendidas
mercancía
existente
Detalles de la Resultado del Formulario
Resultado del comparacion conteo de las
conteo de
completo Detalles del
facturas
mercancia formulario
Inventario Datos Facturas Formulario
Final Mercancías comparados contadas
Contadas

Detalles de las
Detalles comparados
facturas contadas
- de las mercancias
Detalles de las
mercancias contadas
 3. Diagrama de segundo nivel

1.0

Almacén

Mercancías
en existencia
Detalles de las
Inventario 1.1 mercancias
1.2 1.3
inicial Verificar verificadas
mercancias clasificar la Contar
mercancia mercancia

Resultado de Resultado del

conteo de
la
mercancia
clasificacion
Mercancías
Clasificacion Contadas

Detalles de la
Detalles de las
clasificacion mercancias contadas
 2.0
Base de datos de
mercancia
Detalles de la
mercancias

2.1capturar 2.2

datos Comparar datos

Detalles de las Datos capturados
mercancias contadas

Detalles de la
comparacion

Datos
comparados

Detalles de los datos

comparados
 3.0

Detalles
comparados
de las
3.1
mercancias Facturas
Organizar organizadas
3.2

facturas Contar
facturas

Resultado del
conteo

Facturas contadas

Detalles del conteo

 Mercancias Software de base
Facturas contadas
4.0 contadas de datos

Detalles de las Detalles de las Formulario vacio

mercancias contadas facturas contadas

Detalles del 4.1 4.2 verificar 4.3 Digitar

conteo verificar
facturas mercancias
mencancias Datos de las
Datos de las contadas y
contadas facturas
mercancias facturas
contadas
contadas

Formulario lleno

Formulario
digitado

Detalles del
formulario
5.0

5.1 5.2
Detalles del Formulario
formulario verificacion Revisado Imprimir
de inventario
formulario final.

Inventario final

5.3
firmar y
Contador
sellar copia
forulario.

Inventario final
firmado y sellado

Gerente
XV) Diccionario de datos
1. Flujo de datos
2. Flujo de los procesos
3. Flujo de almacenamiento
XVI) Conclusión