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Administración e ingeniería
de proyectos
8° Semestre
División de Ciencias de la Salud, Biológicas y Ambientales | Ingeniería en Energías Renovables 1
Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 2. Proceso de organización y dirección
Índice
Presentación de la unidad
Propósitos
Competencia específica
Foro de dudas
Es decir, es este proceso el que permite definir los recursos, y las atribuciones, así como
la línea de mando y las responsabilidades de cada participante, todo con la idea de
alcanzar los objetivos planteados (Koontz & Weihrich, 2007).
Por otro lado, se puede decir que el proceso de organización puede ocurrir de dos formas,
dentro de la administración científica encontramos dos tipos: (Koontz & Weihrich, 2007)
Formal. Consiste en definir las tareas, cada una con la responsabilidad y autoridad
requerida para su cumplimiento, descrito en un documento y comunicado a todos los
involucrados en las actividades con la idea de que todos realicen las tareas de manera
armónica y eficiente.
Especialización en el trabajo.
o Se refiere a la separación de las tareas o actividades a realizar.
Departamentalización
o Se refiere a la forma de agrupar a las organizaciones y proyectos.
Cadena de mando.
o Es la línea de autoridad, define a quien se debe reportar los avances de las
actividades en curso.
Amplitud de control.
o Es la cantidad ideal de gente que debe tener un supervisor al mando para que
realice su tarea de manera eficiente.
Centralización y Descentralización.
o Se refiere a que la toma de decisiones está concentrada en los altos mandos de
una organización, sin embargo, se puede ceder a los niveles más bajos, siempre y
cuando no se pierda la cadena de mando.
Formalización.
o Se refiere a la estandarización de las actividades, reflejada en el seguimiento de
procedimientos y reglas establecidas.
Es conveniente que se tenga un concepto del proceso de organización, esto con el afán
de poder analizar el cómo se debe de implementar uno, ya sea en una empresa o en un
proyecto, de esta manera se puede visualizar de manera ágil los componentes de este
proceso, iniciarás con el estudio de algunas definiciones de autores que han escrito al
respecto y luego estudiarás los componentes en común entre estos autores.
Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados (Reyes,
2004).
Ahora que has estudiado el concepto del proceso de organización y que has podido
identificar y analizar sus componentes, podrás analizar cuál es el propósito de dicho
proceso, en el siguiente subtema analizará cuál es ese propósito de la organización.
Aumentar capacidades
Si se logra organizar la empresa o proyecto, implica que las capacidades de cada
individuo podrán aumentar con la práctica haciendo dominio en cada actividad, tanto en
actividades humanas, del uso de maquinaria y equipo de trabajo, es decir un trabajador
con experiencia podrá hacer que la capacidad del equipo de trabajo sea aprovechada al
máximo.
Ahorrar tiempo
El tiempo en las organizaciones, empresas y proyectos es un recurso muy preciado, en
muchas ocasiones una entrega después del tiempo pactado significa dinero, pero no solo
eso, representa la credibilidad, puede dar o quitar clientes potenciales, y todo comienza
con una adecuada organización, sin embargo la suma de estos tiempos representan
muchas veces la diferencia entre un cliente satisfecho y uno molesto.
Favorecer la especialización
El proceso de organización es el puntal para que los trabajadores y equipos de trabajo, se
especialicen en hacer sus actividades, esto garantiza que las tareas se harán bien, en el
tiempo requerido y con los insumos necesarios, así la especialización del trabajo trae
consigo mejoras en muchos aspectos, convierte a las organizaciones y proyectos en
altamente productivos.
Capacidades
Especialización
Proceso de Eficiencia
Productividad
Organización
Tiempo
Figura que conceptualiza los propósitos del proceso de organización y los relaciona con la
productividad.
Ahora que ya sabes cuales son los propósitos del proceso de planeación, podrás
entender de mejor manera en que consisten las etapas de dicho proceso, a continuación
podrás estudiarlas para que en breve las puedas aplicar a tus proyectos.
Para comenzar con el proceso de la organización, es necesario conocer las etapas que se
deben llevar a cabo para poder lograr una organización óptima del proyecto u
organización. Básicamente inicia con la división del trabajo, es decir, se deben establecer
los roles, relaciones, autoridades y responsabilidades para poder operar con eficiencia y
alcanzar los objetivos preestablecidos.
Según Rodríguez Valencia, (2006) solo son dos etapas de este proceso de organización:
la división y la coordinación del trabajo, revisa en que consiste cada una.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes
etapas:
Jerarquización
Consiste en separar las funciones de una organización o proyecto según su grado de
importancia, así un nivel jerárquico se constituye por actividades similares en
responsabilidad independientemente de la función que se realice.
Jerarquizar implica definir la estructura de una empresa o proyecto, estableciendo centros
de autoridad que se interrelacionen con precisión. (Rodríguez Valencia, 2006)
Departamentalización
Crear departamentos dentro de las organizaciones, significa dividir las actividades según
las funciones, las cuales deberán de coordinarse lógica y detalladamente los pormenores
de cada división o departamento, con la idea de hacer eficiente el trabajo realizado.
Funciones.
Es muy común esta departamentalización y consiste en agrupar las
actividades similares.
Procesos.
Se logra cuando la disposición de equipo y maquinaria permiten definir
cada proceso del que se compone la organización o proyecto.
Productos.
Cuando se tienen diferentes servicios o productos es conveniente
separarlos según su afinidad para elaborarlos.
Zonas geográficas.
Se utiliza para organizaciones que abarcan diferentes regiones a nivel
estado o país, y es necesario solventar necesidades específicas de las
zonas.
Clientes.
Cuando se tiene servicios o productos que pueden ser ocupados por
diferentes tipos de clientes, es conveniente separar por clientes, debido a
que cada uno representa un porcentaje importante de su labor.
Una vez determinada la división del trabajo en cada uno de los trabajadores y su
organización en jerarquías y departamentos es posible comenzar a realizar una
descripción con mayor profundidad las funciones, actividades y obligaciones a realizar
para cada jerarquía y departamento de manera tal que se eficientice el proceso al no
duplicar u omitir actividades.
Toda vez que se jerarquiza y se crea los departamentos, la siguiente etapa es definir con
claridad cuáles serán las labores y actividades de cada uno de los departamentos y
puestos de la organización o proyecto, lo cual consiste en clasificar de manera ordenada
las actividades que se llevarán a cabo, para que de manera eficiente se cumplan los
objetivos; la descripción de las funciones se efectúa mediante la delimitación de puestos,
las cuales son, por funciones, por tareas, por responsabilidades, y por condiciones de
trabajo .
2. Coordinación
Mediante esta etapa se pretende unificar esfuerzos para conseguir el objetivo, esta etapa
consiste en supervisar que las funciones se lleven a cabo de manera organizada, que las
interacciones entre los departamento sean eficientes y sincronizados, se logra
estableciendo líneas de comunicación y de autoridad eficientes.
Cuando se coordinan las actividades se deben tener en cuenta las actividades, las
responsabilidades, y las funciones, esta actividad requiere de experiencia, debido a que la
visión que debe tener quien coordina debe ser amplia, es decir, debe entender las
funciones de la empresa, así como las responsabilidades de cada integrante, esto lo lleva
a ser un líder, el cual tendrá una influencia directa en la productividad de los subalternos,
así como en el clima organizacional.
Se pueden sintetizar las etapas mediante una imagen que a continuación se presenta:
En este apartado estudiarás en que consiste una buena organización, además de analizar
los niveles que se pueden tener en las organizaciones, finalmente estudiarás los tipos de
organigramas, que son los documentos gráficos en donde se puede describir la estructura
de un proyecto u organización.
Toda empresa o proyecto debe tener una estructura, dentro del proceso de organización
se debe generar una estructura que además de indicar las actividades y
responsabilidades, permita observar este flujo de información de forma inmediata, con ello
se puede ubicar perfectamente cuál es la cadena de mando y cuáles son las
responsabilidades de todos dentro de la organización.
Organización funcional
Básicamente consiste en agrupar a los trabajadores que desarrollan tareas similares, lo
que los coloca en un nivel jerárquico similar, vinculados por la relación de autoridad, de
responsabilidad y de dependencia según sus labores, este tipo de estructura es empleada
en organizaciones que ofrecen pocos servicios o productos; es ideal para pequeñas
empresas.
Mercadotecnia
Estaf Ventas
Director de
Mercadotecnia
Director de Director de
marca A marca B
Organización matricial
Esta es una combinación de la estructura funcional y por productos, es funcional cuando
se ofertan proyectos muy definidos en tiempo y en objetivos, como es el caso de la
publicidad, solo por poner un ejemplo, se busca integrar recursos muy especializados
para resolver una situación temporal. El siguiente esquema ejemplifica este tipo de
organización.
Líder de proyecto A
Líder del proyecto B
Ejemplo de organización matricial.
Hasta ahora has estudiado la estructura que puede seguir un proyecto o una empresa,
dicha estructura sirve para poder identificar los niveles jerárquicos y las funciones, así
como los departamentos, o los productos y proyectos que se atienden, independiente de
la estructura de la organización o proyecto, se deben de cumplir con algunos principios
básicos para una buena organización, en el siguiente apartado estudiarás cuales son
dichos principios.
Una buena organización necesariamente se mide por su eficiencia, para ello, se han
determinado algunos principios que permiten a las organizaciones estar en este plano, la
A.M.A. (American Management Association) en 1941 incluyó en sus publicaciones unos
principios de organización, o los denominados Diez Mandamientos de la buena
organización:
5. Las órdenes nunca se deben dar a los subordinados pasando por encima de
un ejecutivo responsable.
10. Cualquier ejecutivo cuyo trabajo está sujeto a una inspección regular debe
tener, siempre que sea posible, la ayuda y los medios necesarios que le
faciliten el mantenimiento de un control independiente de la calidad del trabajo.
(Somer consulting, 2010).
Estos principios además permitirán clarificar los niveles organizacionales, los cuales serán
delimitados por los tomadores de decisiones de las organizaciones, a continuación
estudiarás estos niveles, los cuales servirán para terminar de definir las actividades y a
qué nivel corresponden cada una de ellas.
Una empresa cuyo negocio principal es la producción de tablones para muebles, así como
la arquitectura de interiores, dicha empresa tiene representatividad en más de 10 países y
cuenta con 15 complejos industriales, aunado a que sus ventas han tenido un buen
incremento, sin embargo la empresa incursiona en el ámbito ambiental y social de la
siguiente manera:
La empresa tiene una visión el “ser líderes en la rentabilidad en tablones de madera para
muebles y arquitectura de interiores, valorando los recursos naturales en cada proceso”
Dentro de la organización los objetivos tienen la tendencia a la evaluación del desempeño
y la planificación de manera anual, teniendo una estructura organizacional, la cual
garantiza el desarrollo sustentable de la siguiente forma:
Como te pudiste dar cuenta con el ejemplo estás conjuntando los conocimientos que has
adquirido a lo largo de tu carrera para llevarlo al terreno empresarial de forma integral y no
de manera aislada, así es la manera que tendrás que ver a las empresas como un todo,
como futuro profesionista del área ambiental. En el siguiente tema podrás revisar los
niveles organizacionales que existen.
Nivel operativo. Ejecuta o realiza las actividades y tareas en formas rutinarias y que al
realizarlas permitirá el cumplimiento de las acciones tácticas que acercan al logro de los
objetivos estratégicos.
Los niveles se representan en una pirámide, haciendo alusión a que las personas que
dirigen, son pocas, las que supervisan son en cantidad mayor y las que realizan las tareas
son mucho más, sería ilógico tener 10 jefes y una sola persona operativa, tal y como se
muestra en la siguiente figura
Estratégico
(Dirige)
Táctico
(Supervisa)
Operativo
(Realiza actividades y Tareas)
Toda organización o proyecto, deberá definir sus niveles de organización, debido a sus
necesidades de funcionamiento. Se pueden adoptar diversas formas de organización de
niveles, entre los cuales se le denomina al nivel organizacional piramidal un modelo
clásico de niveles organizacionales. Los elementos del modelo piramidal se retoman en
otras representaciones de los niveles organizacionales como son por ejemplo, los niveles
lineales que utilizan los estadounidenses, en la cual la toma de decisiones la realiza una
persona, o un pequeño consejo. Esta forma requiere de conocimiento de la organización,
las decisiones son rápidas, aunque tardan en llegar a toda la estructura.
En Japón el estilo es diferente, ahí los niveles de organización se orientan a largo plazo,
las decisiones son consensadas entre todos, lo que ocasiona lentitud en la toma de
decisiones, pero prontitud en la aplicación, debido a que todos las conocen.
En ambos casos, la información deberá fluir de la manera más ágil posible, esto permitirá
una eficiente administración y facilitará la dirección y el control, lo que también es claro,
que depende de la necesidad de la organización o proyecto, deberá de elegirse la
estructura y los niveles jerárquicos que más convengan.
En el siguiente apartado analizarás los organigramas, que son formatos gráficos que
indican la forma de la estructura y los niveles jerárquicos de manera gráfica y entendible
para toda la organización.
2.2.3. Organigramas
Regularmente en los cuadros se colocan los nombres de los puestos (no de las personas)
es decir, deben contener el nombre de sus funciones, cuando se desea que los nombres
de los trabajadores figuren, conviene colocar con letra mayúscula dentro del mismo
cuadro el nombre del puesto, y con letra minúscula el nombre de la persona que lo ocupa.
Por otro lado, en los organigramas mediante líneas se agrupan según las áreas o
departamentos que se formen, además permite observar la relación que existe entre las
áreas da la organización.
Por lo que se puede decir, los organigramas representan la estructura del cuerpo
administrativo, por ello, el más frecuente es hacerlo arrancar del Director o Gerente
General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Sin embargo, en
ocasiones se acostumbra incluir en ellos a la Asamblea de Accionistas y el Consejo de
Administración, en caso de los proyectos, el máximo puesto toma la figura del director o
líder de proyecto. (Koontz & Weihrich, 2007).
Verticales
Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior ligado a
aquél por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De
cada cuadro del segundo nivel se sacan las líneas que indican la comunicación de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Horizontales
Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, sólo que
comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles
sucesivamente a la derecha.
Líder de proyecto
Jefe de Muestreo
Jefe de Análisis
Jefe de Informes
Circulares
Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la
empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales
constituye un nivel de organización. En cada uno de estos círculos se coloca al jefe
inmediato, y se les liga con las líneas que representan los canales de autoridad y
responsabilidad.
Escalares
Los organigramas escalares colocan en la parte superior la máxima autoridad de la
organización, debajo de esa autoridad, los puestos que estén bajo su mando, y así
sucesivamente debajo se colocarán los puestos que estén bajo el mando.
Líder de
proyecto
Jefe de muestras
Técnico
muestreador
Ejemplo de organigrama.
Director General
Control de
Calidad
Subdirección de
Subdirección
atención al Área jurídica
Fotovoltaica
cliente
Coordinación del
área de sistemas
interconectados
Coordinación del
área de sistemas
tipo isla
Ejemplo de un organigrama de una consultoría en sistemas solares fotovoltaicos.
A nivel táctico cuenta con dos subdirecciones y un área jurídica, a nivel operativo se
consideraron dos coordinaciones.
Has revisado en este subtema los organigramas, sus reperentaciones y su función nodal
en la estructura organizacional de la empresa. Conociste organigramas de diferentes tipos
que son documentos que ayudan a leer de manera rápida la forma de la estructura y los
niveles que tiene la organización y una buena organización, revisaste los diez principios
básicos, para dar paso a los niveles de organización, los cuales permiten ver en dónde se
toman las decisiones y hacia a donde fluye la información, en el siguiente apartado
Con todo lo consultado te encuentras listo(a) para realizar la primera actividad de esta
unidad.
Actividades
Algunos teóricos como Aramburu y Rivera (2008), explica que el clima organizacional se
refiere a las características del medio ambiente de trabajo, dichas características son
percibidas por los trabajadores y les afecta de manera directa o indirecta.
Según Likert (1967), el ambiente de trabajo se determinará básicamente por los líderes y
sus conductas, la capacidad de ejercer esta influencia disminuye proporcionalmente a la
escala jerárquica.
Por lo tanto, se puede decir que las características del medio, los factores como la
ventilación, las características de los trabajadores influyen en el clima laboral, son seis los
factores para poder estudiar el clima o tambien llamado ambiente organizacional (Likert,
1967):
Flujo de comunicación
Práctica de toma de decisiones
Interés por las personas
Influencia en el departamento
Excelencia tecnológica
Motivación
Tabla que muestra los sistemas de administración propuestos por Likert. Tomada de (Likert, 1967),
En la tabla anterior se mostraron los 4 sistemas descritos por Likert, este sistema se
encuentra basado en los tipos de líderes que pueden existir en una empresa,
organización o proyecto, que a continuación se muestran:
En conclusión se puede decir que a partir de los estudios de Likert se pudieron construir
más conceptos en relación al clima organizacional, a continuación estudiarás algunas
conceptualizaciones desarrolladas por los autores Gan & Berbel (2007), Daft L. R., (2004),
Litwin y Stinger (1978) y Gan & Berbel, (2007), las cuales representan el concepto actual
del clima organizacional para la administración científica que se ha analizado a lo largo
del curso.
Esto significa que se puede contar con una cierta estabilidad en el clima de una
organización, con cambios relativamente graduales. Estabilidad que puede sufrir
perturbaciones derivadas de decisiones que afecten de forma relevante el devenir
organizacional.
Con estos conceptos se puede construir un concepto que reuna lo más relevante de todos
ellos:
Para que en una organización o proyecto se tenga un buen clima organizacional, debe
tener un líder que así lo permita y que lo alimente, para ello revisarás cuales son los
diferentes tipos de liderazgo, las implicaciones que éste tiene en el clima organizacional y
en la motivación.
“El liderazgo es el proceso de influir en otras personas y apoyarlas para que trabajen con
entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la
iniciativa, gestionar, convocar, motivar e impulsar a un grupo para el desempeño de una
acción orientada a un objetivo”. (Secretaría del Trabajo y Previsión Social, 2009).
Existen muchas más definiciones, tantas como las personas que han estudiado el tema a
profundidad, sin duda eso refleja la importancia que este tema ha tenido a lo largo del
desarrollo de las organizaciones, el contar con un buen líder, garantiza el logro de los
objetivos, sin embargo, también existen figuras como los gerentes y los jefes, que son
quienes dirigen porque esa es su función, sin embargo no necesariamente son líderes.
Por otro lado, también existen los caudillos, que son líderes natos, estos son los que la
gente sigue con agrado y convicción, por lo tanto se puede decir que, dentro de las
organizaciones y proyectos, pueden convivir diferentes tipos de líderes, que influencian al
clima organizacional, por ello es importante tener una clara organización y un buen clima
organizacional.
Dentro de las organizaciones, cualquier persona podría ser líder, siempre que tenga la
capacidad de no perder el objetivo de vista y esté dotado de la energía suficiente para
esforzarse y contagiar a los demás con ese esfuerzo; hasta ese entonces se podrá influir
en el comportamiento de la gente, y es cuando el liderazgo se convierte en ejercicio del
poder (Mercado, 2004).
Así, los líderes necesitan de seguidores para poder ejercer su liderazgo, influyendo en
ellos, motivándolos, detectando y cubriendo sus necesidades mediante estrategias que
los mismos seguidores puedan ejecutar; además de esto, es importante que un líder sepa
identificar qué rol puede desempeñar cada uno de sus seguidores, según la (Secretaría
del Trabajo y Previsión Social, 2009) los roles que se pueden asumir son:
Aprendiz. Es quien tiene cualidades para ser líder pero debe desarrollarlas antes
de ponerlas en práctica. En los sistemas militares se aplica el concepto “para
saber mandar primero hay que aprender a obedecer” el aprendiz puede ser
fogueado en el ejercicio del liderazgo, mediante la delegación de tareas menores.
Ejecutor. Son personas con una gran capacidad de trabajo, pero que no les
interesa afrontar la toma de decisiones o la conducción de un grupo. Son los
“eternos seguidores”, altamente eficientes e insustituibles, pero que siempre
requieren un liderazgo efectivo para generar los máximos resultados.
Sublíder. Tiene capacidad de liderazgo, pero no se atreve o no le interesa
manejarlo a un nivel superior o con un grupo considerable de personas, necesita a
un líder que organice, decida y ejecute, y sólo entonces puede asumir la
conducción de grupos pequeños y conducirlos a buenos resultados.
El trabajo de un líder consiste también en, ser capaz de persuadir y dirigir a sus
subordinados, de esa manera se mantendrán motivados y se obtendrán los objetivos
planteados, el líder no debe ser experto en todas las áreas, pero sí debe tener la
La motivación se refiere a las fuerzas que operan dentro o fuera de una persona y que
despiertan su entusiasmo y perseverancia para seguir un curso de acción determinado.
La motivación de los empleados afecta a la productividad y por lo mismo, parte del trabajo
del líder es canalizar la motivación de los seguidores con el objeto de que realicen la
visión y las metas de la organización; el estudio de la motivación ayuda a los líderes a
comprender que lleva a las personas a emprender la acción, que influye en ellas para que
elijan esa acción y por qué persisten en la acción a lo largo del tiempo (Daft, 2006).
Muchas ocasiones el trabajo del líder también es recompensar las acciones que observa,
dichas recompensas no son necesariamente monetarias, debido a que la motivación
también tiene que ver con las necesidades de las personas, y esto hace que su
comportamiento cambie dependiendo de los estímulos recibidos, en el siguiente diagrama
muestra esta cadena de necesidades, comportamiento y recompensas o premios.
Comunicación agresiva
Este tipo de comunicación tiende siempre a la manipulación, se utilizan técnicas de
intimidación, de culpabilidad o de cólera, en este sentido los mensaje son claros y cortos,
en tono imperativo y con fuerza.
Comunicación pasiva
Se basa en la conformidad evitando a toda costa una confrontación, las personas que
prefieren este tipo de comunicación dicen poco, pero su actitud es notoria, prefieren no
darse a notar, y viven en la seguridad de la tranquilidad.
Comunicación pasivo-agresiva
Esta combinación evita confrontaciones, sin embargo busca manipular, este tipo de
personas no dan la cara directamente, utilizan tipos de comunicación que puedan
controlar sin confrontar.
Comunicación asertiva
Esta forma es la más conveniente para otorgar confianza a los interlocutores, se debe de
dar de forma natural, esto permite la negociación, sin manipulación ni intenciones ocultas,
se trata de tener un trato de ganar-ganar, reconociendo los límites y aceptando el apoyo
de los otros.
Las personas que ejercen este estilo de comunicación son capaces de expresar sus
sentimientos, ideas y opiniones, defendiendo sus derechos y respetando a los demás:
Cuando hace esto, facilita que los otros se expresen libremente y lo hace utilizando de la
forma más adecuada, los componentes conductuales de la comunicación.
ASERTIVIDAD
PASIVIDAD AGRESIVIDAD
YO GANO
TU GANAS YO GANO
TU GANAS
Para llevar a cabo una comunicación asertiva, se debe de tener en cuenta las siguientes
premisas según Van-Der, (2006):
Con todo esto se puede definir a la comunicación asertiva como un estilo que tiene
elementos y características propios, en la siguiente figura encontrarás estos elementos y
características.
Dentro del proceso administrativo que has estudiado hasta este momento, se encuentra el
tercer componente o etapa, llamado proceso de dirección, este se encuentra diseñado
para asegurar los procesos anteriores que se cumplan, está conceptualizado desde los
individuos, es decir, para las personas, por eso es común encontrarlo con el nombre de
dirección de personal.
Planificación
Organización
Dirección de
Personal
Control
Una vez que dentro de un proyecto, organización o empresa se tienen definidas las
metas, los objetivos, y además se definen los personajes que deberán ejecutar las
actividades, los tiempos y los recursos necesarios, es momento de definir cómo se
cumplirán los objetivos (Universidad de Huelva, 2013).
Esto implica tener muy claras las funciones a desarrollar dentro del proceso
administrativo. En la siguiente figura se describe la función básica y las acciones a realizar
en cada una de las etapas del proceso administrativo.
Puedes apreciar de la figura anterior que la dirección interviene directamente con los
recursos humanos de la empresa e integra a todos los trabajadores de la empresa, y en el
caso de las empresas que utilizan terceros, es este proceso quien coordina también a los
proveedores de servicios de las empresas.
Según (Reyes A. , 2005) el proceso de dirección es aquel que se encarga de verificar que
las cosas se hagan correctamente, involucrando a toda la empresa y guiándose por los
principios jerárquicos que se establecieron en el proceso de organización.
Alta dirección. Aquí se sitúan los presidentes de las empresas, los gerentes y otros
personajes dedicados a realizar planes de largo plazo para las empresas, sus decisiones
tienen repercusiones como nuevos productos, expansión de mercados, y está a su cargo
además el funcionamiento general de la empresa.
Has estudiado que el liderazgo en una dirección es importante, sin embargo, hay
ocasiones en que la persuasión no consigue mover a los subordinados, es entonces
cuando debe aplicarse la dirección basándose en estos principios (Secretaría del Trabajo
y Previsión Social, 2009):
Clínica de bicicletas
Para supervisar este proyecto el tipo de dirección deberá ser muy cercano a las áreas de
operación, este tipo de dirección requiere un líder proactivo, el cual tenga la facilidad de
interactuar con la gente, que sea paciente y que de alguna manera logre que la
comunicación fluya de manera constante, para guiar al proyecto hacia los objetivos
planteados.
Con estos elementos puntualizados sobre los principios dentro del proceso de dirección,
se puede profundizar en el concepto de la dirección y la importancia de la acción de dirigir
para la ejecución de proyectos.
Para Koontz & O'Donell (2012), es un medio por el cual las personas interactúan y así
contribuyen al logro de los objetivos comunes.
Según Reyes (2004), cuando se dirige un proyecto, se trata con la gente de manera
directa, por ello se convierte en el proceso más humano de la administración. También
reconoce que este elemento es el más real y humano, porque se tiene que ver en todos
los casos con gente, a diferencia de los otros elementos, en que se trata más bien con
relaciones con el "cómo debían de ser las cosas". En la acción de dirigir, se trata con las
cosas y problemas "como son realmente".
Scalan (1978) define la dirección como el proceso en dónde se conjuntan los esfuerzos de
los subordinados y por medio de ello se logran los objetivos de las empresas.
Todos los conceptos de los autores apuntan en una sola dirección, el ser humano, son los
que realizan las actividades que permiten alcanzar metas y objetivos, a esto se le conoce
como factor humano debido a que es el factor que logra poner en marcha las ideas, por
ello es importante que ahora analices este capital o factor humano y las formas de
conducta, lo cual te ayudará a entender cómo llevar a cabo el proceso de la dirección.
El factor humano es de suma importancia, finalmente son los seres humanos los que
materializan los proyectos y dan forma a las cosas que satisfacen las necesidades de la
propia humanidad, según Sanchis y Ribeiro (1999) todas las escuelas de pensamiento
organizacional contemplan estudiar al factor humano, para ellos desde 1800, con la
revolución industrial, los economistas clásicos lo consideran como un factor productivo
junto con el capital y cumple una función determinada en las empresas. Bajo esta idea, la
administración científica identifica al factor humano como el “Homo Económicus” (Sanchis
& Ribeiro, 1999).
1. El personal. Son los que realizan las tareas destinadas a un puesto en la empresa.
2. Los recursos humanos. Son los trabajadores bajo el control de la empresa, resuelven
necesidades y ejecutan cualquier actividad que solicite la empresa.
3. El capital humano. Son los conocimientos, aptitudes y habilidades que poseen los
individuos que trabajan para la empresa.
4. El talento humano. Son las habilidades de los seres humanos para desempeñar una
función, son relativas a la aptitud intelectual, la creatividad y el empeño de las personas.
Así el factor humano se convierte en un factor estratégico que puede ser fuente de
ventajas competitivas para la empresa, al permitir incrementar su nivel de competitividad y
la apertura de nuevos mercados, en los proyectos, el factor humano es la clave del buen
desarrollo y de alcanzar los objetivos y las metas, de hecho es más notorio debido a que
en los proyectos los tiempos son más cortos y el valor de factor humano se incrementa
debido a que en menos tiempo se deben de dominar las actividades y los procesos
inherentes a las funciones.
del conocimiento, sin el cual las actividades inherentes a los seres humanos no podían
realizarse, además son capaces de reproducir la aplicación de esos conocimientos una y
otra vez, por último son capaces de tomar decisiones en los momentos críticos o difíciles
del trabajo.
Ahora, este factor humano, tiende a desarrollar ciertos comportamientos ante ciertas
situaciones, sean favorables o no, así, los seres humanos tienen la capacidad de actuar
de diferentes formas dependiendo de las circunstancias; de acuerdo con la corriente
conductista, se define como las reacciones de carácter muscular y glandular de un
organismo, provocadas por estímulos de diversa naturaleza; en un sentido más amplio,
por conducta se entiende las diversas formas de comportamiento de los seres vivos en
determinadas situaciones (De la Mora, 1979).
La conducta es un reflejo de lo que el cuerpo humano hace o dice. Implica más allá de
movimientos musculares (…), ya que está relacionada a la voluntad humana (Bunge &
Ardila, 2002).
Custodia
Apoyo
Colegio
Autocracia
De esta manera se clasifican los modelos de conducta en las empresas o proyectos, esto
no significa que se deba tener un solo modelo, es posible que se puedan combinar, esto
depende de las necesidades y de la visión que el nivel táctico determine para la empresa
o proyecto.
Concluyendo, la conducta de los seres humanos en las organizaciones depende del clima
organizacional, y de la satisfacción misma del trabajo, en ese sentido, el proceso de
dirección debe ser cauteloso para hacer que las interacciones que se lleven a cabo entre
los diferentes caracteres de los subordinados, permita el desarrollo de todos, y con ello se
cumplan los objetivos y metas, también es necesario establecer el tipo de comunicación
que se utilizará en la empresa o proyecto, en el siguiente apartado analizarás los tipos de
comunicación que pueden ayudar a que la dirección sea efectiva.
INTEGRACIÓN DE
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
PERSONAL
COMUNICACIÓN
AMBIENTE EXTERNO
• Clientes
• Proveedores
• Accionistas
• Gobiernos
• Comunidad
• Otros
El mensaje, es la parte central, puede ser una idea o una instrucción, un reporte o
simplemente un saludo, para Goldhaber (1998) es lo que conecta a los seres humanos
dentro de las empresas.
La red, está planteada como la estructura que le permite a la empresa saber de dónde a
donde deberá fluir la información, cuáles serán los canales, será escrita, será verbal o
electrónica (Goldhaber, 1998).
Medio ambiente
Organización
Gente Mensajes
Organización
Medio ambiente
Para poder analizar las formas en las que la comunicación organizacional sucede, se
dividen según Da Silva (2002), en vertical, horizontal, formal e informal:
Comunicación vertical
Se da en ambos sentidos, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba, como muestra la
figura de la pirámide de la comunicación. Éste es el tipo de comunicación que se utiliza en
las organizaciones, debido a las jerarquías establecidas y constituye la forma oficial de
comunicación.
Cuando es descendente se utiliza para que los subalternos reciban información como
procedimientos, políticas, visión, misión etc. Comunicando el cómo se realizarán las cosas
en la empresa.
Comunicación Vertical
(Ascendente y descendente)
Copula
Directiva
Mandos
Intermedios
Resto de Empleados
Observa cómo la información viaja desde el nivel directivo, pasa mediante un documento
al mando medio y éste mediante otro documento lo hace llegar al nivel operativo, esta
forma es clásica para no perder la cadena de mando, tiene una fuerte influencia en la
dirección, pues el control se lleva a cabo mediante la documentación que se genera.
Comunicación horizontal
Es el tipo de comunicación entre puestos iguales de la organización, por lo que no
necesariamente sigue la cadena de mando, de hecho esto es funcional, debido a que los
empleados se comunican más tiempo entre ellos que con sus jefes (Boland, Carro,
Stancatti, Gismano, Banchieri, 2007).
Comunicación Horizontal
Comunicación horizontal. Tomado de Bateman, (2005).
Comunicación formal
Para Robbins & Dece (2002) se trata de respetar la cadena de mando, debido a que esto
es primordial para la realización de las actividades.
Por lo anterior, se puede decir que es la comunicación que se deriva de las funciones
mismas de las empresas, la necesaria para que todos conozcan las actividades y
responsabilidades que les corresponden por función, es necesaria para el funcionamiento
de los proyectos y de las empresas, debido a que en esta información será la base para el
siguiente proceso, de la administración, el control.
Dentro del contexto industrial, la emisión de oficios es muy usual para dirigirse a un área o
sub área distinta realizando alguna solicitud o instrucción para agilizar los procesos. Por
ejemplo un memorándum tiene un uso principal para emitir una sanción de los
trabajadores o un comunicado muy breve. Igualmente un reporte o cualquier documento
que la empresa o proyecto haya declarado en su manual de procedimientos se
consideran como un tipo de comunicación formal.
Comunicación informal
Para (Robbins & Coulter, 2005), se define como la comunicación que no está definida por
jerarquías, y satisface necesidades de interacción social, además de que influye en el
rendimiento de la organización debido a que genera canales de información alternativos.
pueden emitir algunos comentarios y juicios respecto a las formas de trabajo; así, si dos
instaladores comparten alguna estrategia para realizar su labor, la comunicación será
informal, no por eso menos útil.
Formal
Tipos de comunicación.
Hasta aquí has estudiado el proceso de dirección, el cual forma parte del proceso de la
administración, la dirección, la supervisión y coordinación para que las actividades se
realicen en el tiempo, y con los recursos estipulados, debe de considerar el factor
humano, y las formas de conducta que los trabajadores pudieran tener ante ciertas
situaciones, finalmente analizaste lo referente a las formas de comunicación
organizacionales, siendo de vital importancia utilizar más de un tipo para poder generar un
clima que beneficie la productividad y la confianza de los subalternos.
Actividades
Autoevaluación
Para reforzar los conocimientos relacionados con los temas que se abordaron en esta
segunda unidad, es importante que resuelvas el ejercicio de autoevaluación.
Realiza tu Autoevaluación.
¡Buena suerte!
Autorreflexiones
*Recuerda que esta actividad tiene un valor del 10% de tu evaluación, y deberás realizar
una por cada unidad para que obtengas el total de este valor.
Cierre de la unidad
Fuentes de consulta
Bibliografía básica
Fuentes electrónicas