Ministerio de Relaciones Exteriores

República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: SC-PT-24

EXPEDICIÓN Y RENOVACIÓN
NOMBRE: VERSIÓN: 6
DE LIBRETA DE TRIPULANTE TERRESTE
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GOBERNACIONES HABILITADAS

Fecha de Vigencia: 21 / 09 / 16

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento

2 Ajustes en: flujograma, objetivo, alcance, base legal, políticas de operación y

riesgos
3 Actualización de base legal

 Actualización Numeral 3 Base Legal. Se incluye el Decreto 399 de la

CAN, “Transporte Internacional de Mercancías por Carretera” y la
Resolución 5392 del 31 de agosto del 2015, “Por la cual se
reglamenta el capítulo 4 y 5 del título 1 de la Parte 2 del libro 2 del
Decreto 1067 del 2015”.
 Actualización Numeral 4 Definiciones. Se incluyen las definiciones de:
4 Certificado de Idoneidad (CI), Permiso de Prestación de Servicios
(PSS) y Permiso de Prestación de Servicios de Operación (PPSO).
 Actualización Numeral 7 Políticas de Operación. Actualización de los
requisitos para el solicitante de la libreta de tripulante y para las
empresas transportadoras.
 Actualización Numeral 8 Desarrollo Procedimiento. Se ajusta el
diagrama de manera general.

 Organización Base legal

 Ajuste de las definiciones a la norma
 Inclusión de algunas definiciones de la norma
 Ajuste de las políticas de operación
5
 Actualización registros: Se incluyen los registros “Aplicativo SITAC” y
“Reseña de la Libreta de Tripulante”
 Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye la columna de registros
en el flujo grama.

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 Actualización Documentos Asociados. Se incluye el documento SC-IN-05

“Seguimiento al producto no conforme”

6  Actualización Políticas de Operación: Se incluye la política de operación relativa

a la información respecto de los cambios no planificados en la prestación del
servicio.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

SANDRA MILENA PARRA SANDOVAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO 20/09/16

REVISÓ METODOLOGICAMENTE CARGO FECHA

JENNY ANDREA HERNANDEZ A. ASESORA 21/09/16

REVISÓ CARGO FECHA

ADRIANA XIMENA BELALCÁZAR PEÑA COORDINADORA 21/09/16

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE 21/09/16
Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

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1. OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades para la correcta expedición o renovación de la Libreta de

Tripulante Terrestre de acuerdo con las decisiones y reglamentos de la Comunidad Andina (CAN).

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación del Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes Sede Norte y de
las Gobernaciones habilidades, y este comprende desde la recepción y verificación de los
requisitos hasta el archivo de la reseña.

3. BASE LEGAL

 Acuerdos internacionales, (OACI/Comunidad Andina).

 Decisión 399 de la CAN del 17 de enero de 1997, “Transporte Internacional de Mercancías por
Carretera, sustitutoria de la Decisión 257”.
 Decisión 398 de la CAN del 17 de enero de 1997, “Transporte internacional de pasajeros por
carretera”.
 Resolución 300 de la CAN del 07 de octubre de 1999, (reglamentaria de la decisión 399)
“Transporte Internacional de Mercancías por Carretera”.
 Resolución 5392 del 31 de agosto del 2015, “Por el cual se reglamenta el capítulo 4 y 5 del título
1 de la Parte 2 del libro 2 del Decreto 1067 del 2015”.

4. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE IDONEIDAD (CI): Es el documento que acredita que un transportista ha sido

autorizado, por el organismo nacional competente de su país de origen, para realizar transporte
internacional de mercancías por carretera una vez que haya obtenido el Permiso de Prestación de
Servicios correspondiente.

CERTIFICADO DE HABILITACIÓN: El documento que acredita la habilitación de un camión o

tracto-camión para prestar el servicio de transporte internacional de mercancías por carretera.

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LIBRETA DE TRIPULANTE TERRESTRE: el documento expedido por el organismo nacional de

migración del País Miembro de la nacionalidad del tripulante o del que le concedió visa de
residente, a nombre de una persona natural y a solicitud de un transportista autorizado, que
permite a su titular ingresar, transitar, permanecer y salir del territorio de los Países Miembros
como parte de la tripulación de un vehículo habilitado en una operación de transporte internacional
de mercancías por carretera.

PAÍS DE ORIGEN: Es el País Miembro donde el transportista se constituye como empresa y tiene
su domicilio principal.

PERMISO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (PPS): Es el documento otorgado a un transportista

que cuenta con Certificado de Idoneidad, que acredita la autorización que le ha concedido a éste
el organismo nacional competente de un País Miembro distinto del de su origen, para realizar
transporte internacional de mercancías por carretera desde o hacia su territorio o a través de él.

PERMISO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIÓN (PPSO): Permiso para

transportar pasajeros expedido por el (los) Ministerio de Transporte o quien(es) haga(n) sus veces
en el país receptor.

TRANSPORTISTA AUTORIZADO: Es la persona jurídica cuyo objeto social es el transporte de

mercancías por carretera, constituido en uno de los países miembros conforme a sus normas de
sociedades mercantiles o de cooperativas, que cuente con certificado de idoneidad y uno o más
permisos de prestación de servicios.

TRIPULANTE: Empleado de la empresa transportadora, portador de la libreta.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

 SC-IN-05 “Seguimiento al producto no conforme”

6. REGISTROS
 SC-FO-36 “Solicitud Individual de libreta de tripulante terrestre”
 Carta suscrita por la Empresa transportista autorizada presentando al tripulante
 Aplicativo SITAC
 Reseña de la Libreta de Tripulante

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7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 La Libreta de Tripulante tiene una vigencia de un (1) año a partir de la fecha de expedición,
permitiendo renovarse por dos periodos de un año, siempre y cuando el documento se encuentre
en buen estado, sin que presente señales de adulteración, enmendadura o deterioro, y los PPS o
PPSO, CI estén vigentes.

 El Tripulante debe presentarse personalmente ante las oficinas autorizadas por el Ministerio de
Relaciones Exteriores, con los documentos necesarios para solicitar la expedición de la Libreta.

 Una vez en el lugar, el asesor en la materia procederá a entregar el turno y capturar la huella,
revisando los documentos allegados. Si el solicitante cumple con los requisitos establecidos, se
procederá por el formalizador a capturar la información registrando los datos en el aplicativo
dispuesto, realizando posteriormente por el solicitante el pago respectivo, siendo la libreta
autorizada e impresa, y culminando con la toma de las huellas del solicitante y rubricando el
documento.

 La Libreta de Tripulante Terrestre será expedida dentro del territorio nacional por el Ministerio de
Relaciones Exteriores y las Gobernaciones autorizadas1, a los colombianos y a los extranjeros con
visa de residente que la soliciten y cumplan los requisitos establecidos. También podrá ser
expedida por los Cónsules de Colombia en los países miembros de la CAN dando cuenta por
escrito de su otorgamiento al Ministerio de Relaciones Exteriores, remitiendo la documentación
presentada por los transportistas.

 El solicitante del documento debe estar referenciado por la empresa de carga o pasajeros
mediante el diligenciamiento del formato SC-FO-36 “Solicitud Individual de Libreta de Tripulante
Terrestre”, junto con los requisitos correspondientes.

1OficinaPasaportes Sede Norte (Oficina principal) de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al
Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores y Gobernaciones departamentales habilitadas: Atlántico, Norte de
Santander, Santander, Nariño y Antioquia.

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 La Libreta de Tripulante solamente puede expedirse a las personas referenciadas por las
empresas que se encuentren registradas en el aplicativo del Ministerio de Relaciones Exteriores,
según requisitos.

 En caso de presentarse cambios no previstos en la prestación del servicio a los usuarios, ya sea
por fallas o indisponibilidad en los aplicativos para solicitud de trámites en línea o en los horarios
de atención, jornadas adicionales, cancelación de la atención, disminución o aumento de la
cantidad de módulos o funcionarios atendiendo, se informara a los usuarios a través de notas en
la Página Web y Aplicativos de Trámites en Línea, Redes Sociales, Pantallas Informativas o de
manera Presencial en las oficinas de atención al usuarios.

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Los requisitos para solicitar o renovar la Libreta de Tripulante son:

 Carta de la empresa autorizada, dirigida a la Oficina Expedidora Autorizada, con una vigencia no
mayor de 30 días de expedida, presentando al conductor (nombres y documento de
identificación), con sello y firma del representante legal o quien haga sus veces.
 Formato SC-FO-36 “Solicitud Individual de Libreta de Tripulante Terrestre”, diligenciado por la
empresa en su domicilio principal, en letra imprenta o máquina, firmado y sellado por el
representante legal.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía o de la visa de residente del extranjero ampliada al 150%.
 Dos (2) fotos 4.5 cm. X 3.5 cm., en fondo blanco, de frente y primer plano de la cara.
 El pago de la libreta se podrá efectuar directamente en la Oficina Expedidora Autorizada. Para el
caso de las gobernaciones, se deberá adelantar mediante consignación en la entidad bancaria
designada por el valor vigente de la libreta por primera vez o renovación.
 En caso de realizar la renovación se requieren los mismos documentos, adjuntando una
fotografía.
 Para registrar la empresa transportadora se requiere entregar en archivo PDF a la Oficina
Principal (Oficina de Pasaportes – Sede Norte, o quien haga sus veces) los siguientes
documentos que se almacenarán en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC):
 Carta de presentación de la empresa, en la cual se especifique el NIT (o el número que
identifique creación de la empresa en el país de origen), nombres, apellidos y documentos de
identidad del representante legal.
 Certificado de Representación y Existencia Legal, de la Cámara de Comercio de la
respectiva ciudad.
 Fotocopia ampliada al 150%, del documento de identificación del representante legal.
 Certificado de idoneidad con lugar y fecha de expedición y fecha de vencimiento vigente.
 PPS y/o PPSO con lugar y fecha de expedición y fecha de vencimiento vigente. Cuando
la fecha de vencimiento del PPS y/o PPSO es menor a un año, la vigencia de la libreta estará
sujeta a la misma.
 Anexo I: Relación de Vehículos Autorizados
 Anexo II: Sobre ámbito de circulación. Este relaciona los países que autorizaron al
transportista a operar.
 Para el caso de empresas con domicilio principal en Colombia, Resolución de la DIAN,
por la cual se establecen o renueva la inscripción de la empresa transportista colombiana, para
realizar operaciones de transporte internacional de mercancías por carretera.

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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

EXPEDICIÓN Y RENOVACIÓN DE LIBRETA DE TRIPULANTE TERRESTRE

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Inicio

El trámite se realizará personalmente.

En caso de imposibilidad de captura de
1. Entregar turno y capturar huella huella, se deben realizar las
Responsable ventanilla de turnos actividades registradas en el flujo
Levantamiento de huella en turno.

Se deben verificar los requisitos tanto

para la empresa, como para el
2. Validar huella, recibir y verificar los conductor. En caso que la empresa no
documentos de requisito e impedimentos este visible en el sistema, la Oficina
Formalizador Principal deberá habilitar a la empresa
siempre y cuando cumpla con los
requisitos exigidos.

3. ¿Se puede expedir

No 1
libreta?

Si

Se deberá escanear:
Formato SC-FO-36 * Cedula de ciudadanía
4. Capturar información y datos en el aplicativo
* Cedula de ciudadanía * Carta
Formalizador * Carta * Formato SC- FO-36 diligenciado.

5. Solicitar el pago del valor de la libreta

Formalizador

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6. Revisar la libreta de tripulante terrestre en el Se confrontan los datos digitados con

aplicativo los documentos presentados.
Autorizador

7. ¿Se detectan
inconsistencias?

Si

No
8. Corregir datos

Funcionario

9. Autorizar libreta en el aplicativo Autorización en Aplicativo

SITAC
Autorizador

10. Imprimir la libreta, tomar huellas y firma,

diligenciar datos de la empres en la libreta.
Funcionario

11. Firma del funcionario autorizado en la libreta

Funcionario

12. Laminar, colocar sello seco y fotocopiar

libreta Reseña de la Libreta
de Tripulante
Funcionario

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13. Entregar libreta al titular

Funcionario

14. Archivar fotocopia de la libreta Se archiva bajo el código 361 540

“Empresas transportadoras”.
Funcionario

Fin

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9. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

DESCRIPCIÓN DE LA
No. DESCRIPCIÓN DEL
ACTIVIDAD CRÍTICA O FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD CONTROL
VULNERABLE

Se revisa que el
Revisar documento documento original
de identificación cumpla con
según especificaciones de
Funcionario de
especificaciones de seguridad provistas
2 Por cada libreta ventanilla de N.A.
seguridad dadas por por REGINAL como
turnos
la Registraduría microtextos,
Nacional del Estado hologramas,
Civil reacción ante luz
UV, etc.
Se confrontan los Funcionario
Revisar la libreta de
datos digitados con encargado de
6 tripulante terrestre Por cada libreta N.A
los documentos libreta de
en el aplicativo
presentados. tripulante
Comparar los datos
impresos en la Funcionario
Firma del funcionario
libreta, con los del encargado de
11 autorizado en la Por cada libreta N.A
documento de libreta de
libreta
identidad del tripulante
usuario

10. ANEXOS

No Aplica

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