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DESAFIA
GESTÃO DE
EMPRESAS
EM 2018
E S O C I A L D E S A F I A G E S TÃ O D E E M P R E S A S E M 2018
O QUE É E COMO SE
ADEQUAR AO NOVO
SISTEMA DE REGISTRO
ENTRE EMPRESAS E
GOVERNO FEDERAL
O eSocial, novo sistema de registro, envio e tarefa de ajustar seus processos de gerenciamento
arquivamento de informações entre empresas e de informações cadastrais, fiscais, previdenciárias e
Governo Federal começa a entrar em vigor em trabalhistas ao eSocial, novo Sistema de Escrituração
janeiro de 2018 e deverá ser uma das prioridades na Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e
gestão das empresas no ano que vem, independente Trabalhistas regulamentado em 2014 pelo governo.
do tamanho da estrutura, do setor de atuação, O processo de adequação começa a vigorar no
do número de funcionários e da maturidade da começo do ano para as empresas que tiveram, em
operação. Para além das questões macroeconômicas 2016, faturamento acima de R$ 78 milhões e, em
e de mercado, também em 2018 as empresas terão a julho, para aquelas que faturaram abaixo desse valor.
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OS BENEFÍCIOS
DO ESOCIAL
O sistema unificado tem como objetivos principais:
SOFTWARES PARA
DECIFRAR ESOCIAL
Sales chama a atenção para os eventuais problemas no mercado várias soluções e softwares para ajudar
e contratempos que os gestores das empresas a evitar o registro de informações erradas, defasadas,
terão que enfrentar, caso não sigam ou entendam inconsistentes, redundantes ou que não sejam
os ditames do eSocial, que notadamente instituir aceitas pelo programa. De todo modo, ele acentua
condutas mais rigorosas no trato das informações. que inicialmente as empresas devem preparar sua
Explica, por exemplo, que informações enviadas fora estrutura de custos para absorverem a elevação de
prazo, ainda que sem antecedentes, serão passíveis gastos com compliance e com mais horas de trabalho
de multas. Ainda mais. “Empresas que não se de seus funcionários. “Afinal, estamos falando de
adequarem não conseguirão fazer suas declarações mais de uma série de campos com preenchimento
e perderão a Certidão Negativa de Débitos”, alerta o obrigatório”, enfatiza Sales.
professor, acrescentando que já existem disponíveis
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O QUE MUDOU
A implantação do eSocial é vista com uma das alterações
mais relevantes já realizadas na forma de relacionamento
da iniciativa privada, órgãos públicos e instituições de
modelo misto com o Governo Federal. É considerado
um divisor de águas, dada a amplitude do seu alcance.
Nesse novo modelo de sistematização, os empregadores
devem, de forma unificada e padronizada, comunicar ao
Governo informações relativas aos seus colaboradores,
como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de
pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso
prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS,
entre outras.
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Toda a transmissão dos dados será executada de forma eletrônica e substituirá o preenchimento
e a entrega de formulários e declarações anteriormente realizados em papel e em outras
plataformas digitais. A digitalização desses processos permitirá que informações, que precisam
permanecer arquivadas por longos períodos e que ainda estavam sendo guardadas em meios mais
propensos a extravios, sejam armazenadas em um ambiente público, supostamente mais seguro
e sem custos para as empresas.
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Esse novo sistema de registro vai reunir em uma única comunicação o que antes era feito
em 15 obrigações diferentes entre empresas e Governo. “Acredito que a diminuição do envio
das declarações seja um ganho excepcional em produtividade. Para as micro e pequenas
empresas, o eSocial estará inserido no Simples. Pelo Simples, o pequeno empresário já
recolhe oito obrigações numa só guia. A partir de junho de 2018, vai cumprir dez obrigações
em um único recolhimento. Isso resulta em menos custos operacionais e maior agilidade no
envio das informações”, esclarece Sales, da FIA.
VANTAGENS
Melhoria no cumprimento da legislação, maior eficiência nos
processos, mais salvaguardas em relação à garantia dos direitos dos
colaboradores, eliminação de redundâncias nas informações. Essas
são algumas das principais vantagens operacionais promovidas
pelo eSocial nas empresas identificadas por Andreia. Além
dessas, a nova sistemática vai propiciar também redução de custo
e tempo da área de administração de pessoal, bem como maior
transparência na relação com o governo e com os funcionários. A
tendência, continua Andreia, é de que essas novidades impliquem
avanços na produtividade, rentabilidade e competitividade. Do lado
do trabalhador, o novo sistema aumenta as garantias em relação
à efetivação de seus direitos fiscais, trabalhistas e previdenciários.
Torna mais efetivo seu controle, cobrança e ajustes. Para o governo,
a adoção do eSocial também atribui mais efetividade, eficácia e
eficiência as suas obrigações. O pressuposto adotado pelo poder
governamental é de que o eSocial é uma política pública de
desburocratização de processos. E o objetivo, comenta Sales, é fazer
com essa reconfiguração processual resulte na redução dos índices
de sonegação.
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ADAPTAÇÃO PLANEJADA
Desde agosto deste ano, o governo disponibilizou um
sistema de testes para ajudar as empresas a migrarem para
o eSocial sem grandes sobressaltos administrativos e com
tempo para efetuar ajustes e apontar inconsistências. Essa
possibilidade pode ser experimentada mesmo após o início
da operacionalização em janeiro. A intenção do governo é
de que, nessa fase, as empresas tenham prazo hábil para
adequar seus processos e possam reportar aos gestores do
eSocial dificuldades, erros e inconformidades enfrentadas
na operacionalização do sistema. Esse feedback será usado
para ajustar o sistema à realidade concreta. De acordo com
recomendações dos administradores do eSocial, inicialmente
a adequação exige qualificação cadastral, revisão de processos
administrativos, bem como a criação de um grupo responsável
para a implantação do modelo.
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ETAPAS DE
PREPARAÇÃO
- Divulgação do projeto eSocial entre colaboradores e gestores
Expert no assunto
A analista da Senior Sistemas afirma que a empresa de soluções em
gestão de pessoas tem se debruçado para esmiuçar o eSocial desde
2012 e, nesse período, acumulou mais de 80.000 horas dedicadas
ao estudo do novo sistema proposto pelo Governo Federal. A partir
desse esforço, conta que a Senior Sistemas desenvolveu várias
habilidades que resultaram na formatação de soluções e consultorias
pensadas para atender às demandas de empresas de diferentes
setores, tamanhos e perfil operacional.
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