Clasificador Presupuestario 2012 GESTION PUBLICA

INFORME EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADQUISICION, REGISTRO,
DISTRIBUCION, CUSTODIA Y CONTROL DE LOS BIENES DE LARGA DURACION DE LA

ENTIDAD
CAPITULO I
INFORMACION INTRODUCTORIA
Motivo del Examen
El Examen Especial en el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se realizó

con cargo al Plan de Control para el año 2006 de la Unidad de Auditoria Interna y en
cumplimiento a la Orden de Trabajo UAI-CB-DMQ-01-2006 de 15 de marzo de 2006.
Objetivos del Examen
Verificar que el proceso de adquisición de bienes de larga duración cumpla con los
requisitos legales y normativos.
Comprobar la existencia física de los bienes adquiridos.
Verificar que los activos de larga duración se encuentren correctamente registrados

administrativa y contablemente.
Verificar que el guardalmacén cuente con los documentos de respaldo correspondientes

del ingreso y egreso de los bienes de larga duración.
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Alcance
El Examen Especial al proceso de adquisición, registro, distribución, custodia y control de los

bienes de larga duración de la Entidad se realizó por el período comprendido desde el 1 de
enero de 2004 hasta el 31 diciembre de 2005.
Base Legal
El primero de abril de 1944 se fundó el Cuerpo de Bomberos de Quito bajo la dependencia del
Ministerio de Bienestar Social y Trabajo.
Mediante Decreto Ejecutivo No. 1560 de 1 de diciembre de 1999, publicado en Registro Oficial
336 de 10 de los mismos mes y año se transfiere al Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito, el Cuerpo de Bomberos y las atribuciones que en relación con la materia y conforme a
la Ley de Defensa Contra Incendios, venía ejerciendo el Ministerio de Bienestar Social.
A través de la Ordenanza de Institucionalización publicada en Registro Oficial 175 de 2 de

Octubre del 2000 el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se constituye
como una entidad de derecho público, descentralizada, con autonomía administrativa,
operativa, financiera y personería jurídica propia conforme a la Ley, adscrito al Municipio del
Distrito Metropolitano de Quito.
Mediante la Ordenanza Metropolitana No. 114 sancionada por el señor Alcalde el 2 de febrero
del 2004 y publicada en Registro Oficial 295 de 18 de marzo del 2004 se reforma la
Ordenanza de Institucionalización.
Las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por el Cuerpo de Bomberos del

Distrito Metropolitano de Quito se fundamentaron entre otras, en las siguientes disposiciones
legales:
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Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control

Ley Orgánica de Régimen Municipal
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento
Ley de Régimen para el Distrito Metropolitano
Ley de Contratación Pública y su Reglamento
Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento
Reglamento de Facturación
Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención
Reglamento General de Bienes del Sector Público
Manual General de Administración y Control de los bienes del Sector Público.
Estructura Orgánica
La estructura orgánica del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito tiene los
siguientes niveles jerárquicos:
. Nivel directivo:
Directorio conformado por el Alcalde o su delegado, quien lo presidirá; dos concejales

designados por el Concejo Metropolitano y sus respectivos suplentes; el Director
Metropolitano de Seguridad Ciudadana o su delegado; el Administrador General y el
Comandante General de Cuerpo de Bomberos con voz informativa, sin derecho a voto.
. Nivel Ejecutivo:
La Comandancia General del CB-DMQ, la cual será responsable de cumplir y ejecutar las
políticas, directrices y resoluciones emanadas por el Directorio y el Alcalde Metropolitano.
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. Nivel Operativo:
En este nivel se ubican:
Unidad Operativa de Prevención y Control de Emergencias y Desastres, constituida

por las once compañías de bomberos que se detallan a continuación:
Compañía No. 1 “Coronel Martín Reinberg”

Compañía No. 2 “Coronel Angel Jarrín”
Compañía No. 3 “Comandante Carlos Gálvez”
Compañía No. 4 “Cabo Bolívar Cañadas”
Compañía No. 5 “Capitán Vinicio Loiza”
Compañía No. 6 “Cabo Pablo Lemus”
Compañía No. 7 “Suboficial Juan Hidalgo”
Compañía No. 8 “Suboficial José Hidalgo Luna”
Compañía No. 9 “Cabo Luis Molina”
Compañía No.10 Checa
Compañía No.11 El Tingo
Unidad de Formación de Bomberos
Unidad de Apoyo Administrativo
Objetivos
Atender las llamadas de auxilio que se produjeran en el Distrito Metropolitano de Quito

durante los 365 días del año y 24 horas al día para socorrer en incendios, inundaciones,
incendios forestales, rescates, atención prehospitalaria y otros.
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Presupuesto Institucional
Para el cumplimiento de sus actividades el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de

Quito, durante los años 2004 y 2005 utilizó los siguientes recursos:
2.004 2.005
Partidas
USD$ USD$
INGRESOS CORRIENTES
SOBRE LA PROPIEDAD
A los predios urbanos 1.5 por 1.000 950.000,00 800.000,00
Venta de bases 40.000,00
Prestación de servicios 25.000,00
TASAS Y CONTRIBUCIONES
Tasas generales 0,00
Tasas diversas 650.000,00 500.000,00
Empresa Eléctrica 5.580.000,00 6.000.000,00
Permisos Licencias y Patentes 0,00 0,00
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES
CORRIENTES
Transferencias Municipales (Licencias,
Patentes) 1.294.720,00 1.000.000,00
FINANCIAMIENTO PUBLICO
De cuentas por cobrar Municipio 650.000,00
Transferencia Ministerio Finanzas (N/D) 250.000,00
Caja Bancos 1.162.571,01 3.000.000,00
TOTAL INGRESOS 10.537.291,01 11.365.000,00
EGRESOS
Remuneraciones 2.771.845,74 3.049.000,00
Bienes y Servicios de Consumo 236.578,38 460.000,00
Gastos Financieros 307.000,00 303.000,00
Transferencias Corrientes 21.940,00 30.000,00
Bienes y Serv. de Consumo para Inversión 1.339.009,54 1.184.000,00
Obras Públicas 3.100.000,00 550.000,00
Activos de Larga Duración 2.760.917,35 5.789.000,00
Cuentas por pagar
TOTAL EGRESOS 10.537.291,01 11.365.000,00

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Funcionarios Principales (Anexo 1)

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CAPITULO II
RESULTADOS GENERALES
Seguimiento de recomendaciones
Del seguimiento realizado al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Unidad de

Auditoria Interna del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito en el Informe
2006-02-UAI-CB-DMQ del Examen Especial Presupuestario, en el cual se incluyen las que no
fueron aplicadas y constaban en Especial Financiero Operativo, los informes 2001-18-AUDI y
2003-11-AUDI de la Dirección Metropolitana de Auditoria Interna, se estableció que de
cincuenta y un recomendaciones, dos no son aplicables, se cumplieron veinticinco, se hallan
parcialmente cumplidas veinte y cuatro, por lo que se vuelven a citar, con el fin de que sean
consideradas conjuntamente con las constantes en el presente informe.
Informe 2001-18-AUDI
Al Jefe Financiero y al Tesorero:
Recomendación 3.- Realizarán las gestiones necesarias ante el Director Nacional

Financiero del Ministerio de Bienestar Social, para que se concluya con el trámite de
revocatoria del cheque y se proceda en forma inmediata con la devolución de los US$
2.115,14
Estado Actual: Parcialmente cumplida
Mediante oficio 100-GTF-T-CBDMQ-06 de 4 de octubre del 2006 año el Tesorero del Cuerpo
de Bomberos solicito a la Dirección Metropolitana de Auditoria fotocopias de los documentos
que sustentaron a las observaciones que dieron origen a esta recomendación. A base de
esta información el Jefe Financiero requirió el microfilm del cheque para verificar si se lo cobró
o no, esta petición fue negada porque el titular de la cuenta es el Ministerio de Bienestar
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Social por lo que dirigió un oficio a esta Entidad solicitando que realicen la gestión ante el
Banco, diligencia de la cual aun no se ha obtenido respuesta.
Informe 2003-11-AUDI
Auditoria de Gestión al Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito
Al Comandante General:
Recomendación 2.- Considerará, para la elaboración del Plan Operativo Institucional, los
aspectos mencionados en la recomendación 4 del presente informe y evaluará
semestralmente su cumplimiento a fin de tomar los correctivos, en el transcurso del año.
Se formuló el plan operativo institucional para el año 2006. Con la asesoría de una empresa
consultora se elaboró el plan estratégico y se esta formulando el plan operativo para el
ejercicio económico 2007. No se ha evaluado semestralmente el cumplimiento del plan
operativo, por lo tanto no se han tomado los correctivos pertinentes.
Recomendación 5.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, establezca por

escrito las funciones y responsabilidades de los servidores, para lo cual separará las
funciones incompatibles, con el fin de lograr que cada uno de ellos asuma y ejecute
eficientemente sus deberes y obligaciones.
Mediante Oficio UAA-168-2006-CBDMQ de 27 de diciembre del 2006 el Jefe de la Unidad de

Apoyo Administrativo manifiesta que la empresa consultora Consulvece C.A. contratada por la
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Institución ha determinando las competencias y funciones de los puestos, los mismos que
serán aprobados por el Directorio para dar a conocer por escrito a los servidores.
Recomendación 6.- Dispondrá se conforme una comisión, con la finalidad de preparar un

reglamento interno para el manejo, control y custodia de la documentación que genera y
recibe el Cuerpo de Bomberos, para lo cual realizará un análisis, calificación y evaluación de
la información existente en la entidad para definir entre otros, los períodos de conservación de
cada tipo de documento (original y copia), procedimientos de destrucción de aquella
documentación que no es útil o que cumplió el período de conservación, considerando
aquellos calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de tener
incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole; así como, definición de
documentos que serán preparados como constancia previo a dar de baja u otros.
La servidora responsable del archivo preparó un borrador de reglamento, el mismo que fue
revisado por el Jefe de Apoyo Administrativo y del Asesor Jurídico y está pendiente la
aprobación por parte del Directorio de la Institución.
Recomendación 25.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Prevención y Control de Incendios,

planifique la realización de estudios de impacto en el entorno social, sobre los servicios que
presta la institución, parámetros que le permitirán tomar los correctivos necesarios con el fin
de otorgar un mejor servicio a la comunidad.
La consultora Consulvece C.A. contratada por la Institución realizó una encuesta para medir el
grado de satisfacción del servicio del Cuerpo de Bomberos, pero no se ejecuta este proceso
en forma permanente.
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Recomendación 33.- Coordinará acciones con el Jefe de la Unidad de Prevención de Control

de Incendios a fin de dotar el edificio en el cual funcionan las oficinas del Cuerpo de
Bomberos, de equipos e instalaciones necesarias para prevenir y combatir incendios de
manera que este inmueble reúna las condiciones de seguridad necesarias.
El Jefe de la Unidad Operativa realizó un informe en el cual constan recomendaciones para

prevenir incendios en el edificio de la Institución, el Comandante mediante memorando 575-
CG-CBDMQ de 2 de julio del 2003 dispuso a la Coordinadora de Servicios Generales, al
guardalmacén y al proveedor que coordinen con la Unidad Operativa para el cumplimiento de
las recomendaciones, sin embargo, no se ha cumplido con esta labor.
Al Jefe Financiero:
Recomendación 21.- Realizará periódicamente evaluaciones presupuestarias, para

establecer las variaciones que se presenten en las partidas, a fin de determinar las causas de
las mismas y tomar los correctivos necesarios en forma oportuna, en el caso que éstas lo
ameriten.
Mediante oficio 294-06-CB-DMQ del 18 diciembre del 2006 el Jefe Financiero manifestó que
realiza evaluaciones presupuestarias cada mes para hacer las reformas correspondientes; sin
embargo, no se evidenció que en su análisis se verifique el grado de cumplimiento de las
metas programadas del Plan Operativo relacionadas con el presupuesto aprobado.
Recomendación 56.- Planificará y dispondrá que por lo menos una vez al año se realicen
constataciones físicas de las existencias, por parte de personal independiente de las
funciones de autorización, registro y custodia de especies valoradas, suministros y materiales
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y activos fijos, lo que permitirá efectuar un adecuado control y conciliar con el saldo contable y
determinar errores, omisiones, pérdidas o cambios de custodios.
Se realizaron las constataciones físicas al 31 de diciembre del 2005, pero no se concilió con el
saldo contable.
Al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Financiero:
Recomendación 48.- Efectuará una reasignación, previo análisis, de las actividades que
cumple el personal del taller, los mismos que serán comunicados por escrito a los servidores
involucrados, para lo cual considerará entre otras, una apropiada segregación de funciones
incompatibles, de manera que se asigne a personal independiente las actividades de
cotización, adquisición y custodia de los repuestos.

Institución ha determinando las competencias y funciones de los puestos, los mismos que
serán aprobados por el Directorio para dar a conocer por escrito a los servidores.
Recomendación 57.- Procederá a realizar los trámites correspondientes, para matricular el

parque automotor del Cuerpo de Bomberos, para lo cual analizará que en el valor a pagar a la
Policía Nacional, no incluya conceptos como multas por infracciones, en caso de existir,
solicitará el reembolso respectivo a los custodios de los vehículos.

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Se han matriculado la mayoría de los vehículos institucionales, pero se mantienen pendientes

los automotores antiguos porque existen problemas en la legalización de su posesión ya que
son donados y no hay las actas correspondientes.
Recomendación 61.- Realizará operativos periódicos sobre la permanencia de los vehículos

de propiedad del Cuerpo de Bomberos, en los lugares establecidos, diligencia que se
sustentará en el informe respectivo. Además, revisará semanalmente los reportes de ingreso y
salida de vehículos, los mismos que serán llenados por los señores bomberos que hacen
guardia en las diferentes estaciones y legalizados por el oficial, los que contendrán
información indispensable como: fecha, hora de entrada y salida, kilometraje y recorrido,
número de placas, condiciones de ingreso y firma del conductor, en ambos casos, de
encontrase novedades, serán puestas en conocimiento del Comandante General, para la
toma de acciones correctivas en forma inmediata.
Se elaboran reportes de ingreso y salida de vehículos y se revisan estos documentos cada

semana. El Jefe Administrativo no realiza operativos periódicos sobre la permanencia, en las
diferentes estaciones de bomberos, de los vehículos de propiedad del Cuerpo de Bomberos.
Recomendación 82.- Establecerá el número de servidores necesarios para la ejecución de

las labores que cumple cada área que conforma el Cuerpo de Bomberos, a base de un
análisis de las labores realizadas y, asignará por escrito y en forma adecuada las funciones y
responsabilidades considerando una apropiada segregación de funciones incompatibles, lo
cual permitirá fortalecer el sistema de control interno y el aprovechamiento eficiente
de los recursos humanos disponibles.

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Institución ha determinando el numérico del personal necesario para cada proceso y las
competencias y funciones de los puestos, estudio que será aprobado por el Directorio y
comunicado por escrito a los servidores.
Informe 2006-01-UAI-CB-DMQ
Examen Especial Operativo Financiero al Cuerpo de Bomberos del DMQ
Recomendación 6.- Dispondrá al Jefe Financiero se depure los registros contables con la
finalidad de establecer los saldos reales que adeudan los servidores por concepto de anticipo
de sueldo y los periodos de vencimiento, a base de los documentos sustentatorios del pago y
los descuentos correspondientes en roles de pago. Con estos saldos depurados se proceda a
la recuperación inmediata.
Se esta realizando la depuración del saldo de anticipos pero no se ha terminado esta labor en
su totalidad.
Al Jefe Financiero
Recomendación 8.- Designará a un servidor independiente del registro y manejo del mayor
auxiliar o general de anticipos y cuentas por cobrar para que en forma periódica efectúe la
conciliación entre estos registros.

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Se realiza la conciliación de los registros contables, pero no por un servidor independiente ya

que lo ejecuta la Contadora de la Institución.
Al Comandante General
Recomendación 19.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo que para

designar al Jefe de Taller se tome en cuenta que sea un profesional en ingeniería mecánica
con énfasis en reparación automotriz, ya que los trabajos a realizar son mecánicos, eléctricos,
pintura, enderezada automotriz.

competencias y funciones de los puestos. Esta en proceso el Concurso de Méritos y
Oposición para reclutar la persona que será el Jefe de Taller.
Recomendación 20.- Dispondrá al Jefe de Apoyo Administrativo que se de capacitación a

los integrantes del recurso humano destinado a los talleres mecánicos.

competencias y funciones de los puestos. Una vez establecido el personal de talleres se
implementará el plan de capacitación que se ha diseñado.
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Al Jefe Administrativo
Recomendación 22.- Establecerá indicadores de desempeño, costo de reparación

preventiva y correctiva de las unidades administrativas y operativas, para el efecto tomará en
cuenta el costo operativo respectivo y el kilometraje recorrido por cada vehículo.

Apoyo Administrativo manifiesta que se han formulado los indicadores de desempeño para el
taller de mantenimiento; sin embargo no han sido aplicados.
Informe 2006-02-UAI-CB-DMQ
Examen Especial Presupuestario al Cuerpo de Bomberos del DMQ
Recomendación 1.- En conocimiento de las recomendaciones constantes en informes

emitidos por la Contraloría General del Estado y por la Auditoria Interna del Cuerpo de
Bomberos, dispondrán su cumplimiento a los funcionarios y empleados a los que están
dirigidas, a fin de corregir las deficiencias establecidas y mejorar la administración de la
Institución.
Al Jefe de la Unidad de Planificación y Proyectos
Recomendación 2.- Elaborará el plan estratégico institucional y los planes operativos

anuales, los mismos que servirán de base para la programación presupuestaria. El
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documento que contenga el plan operativo anual lo remitirá al Jefe Financiero hasta el 30 de
septiembre de cada año.
La Empresa Consultora contratada por la Institución elaboró el plan estratégico y dejó

lineamientos para construir los planes operativos, a base de las cuales se está diseñando el
plan para el año 2007, el mismo que no se ha concluido.
Al Jefe Financiero
Recomendación 3.- Elaborará el presupuesto basado en el plan operativo anual, además

incluirá anexos que contengan por lo menos, información sobre la proyección trimestral de los
ingresos y una demostración de su relación con las respectivas directrices presupuestarias y
su plan estratégico.
Se esta elaborando el plan operativo 2007 basado en los lineamientos establecidos en el Plan
Estratégico y se tomará en cuenta este documento para la formulación del presupuesto.
Al Jefe de la Unidad de Planificación y Proyectos y al Jefe Financiero:
Recomendación 4.- Establecerán y aplicarán los indicadores que permitan relacionar la

valorización de los resultados o metas esperados en la ejecución de programas o proyectos,
con el monto de los recursos que se emplearán para lograrlos, con la finalidad de establecer
posibles desviaciones y tomar las acciones correctivas pertinentes.

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Estratégico y se están diseñando los indicadores correspondientes.
Al Jefe Financiero
Recomendación 5.- Elaborará el presupuesto fundamentado en el plan operativo anual que

le presente el Jefe de la Unidad de Planificación y Proyectos y presentará para la aprobación
del Directorio hasta el mes de diciembre y lo pondrá en ejecución el primero de enero del
período para el cual se expida.
Estratégico.
Al Jefe de la Unidad de Planificación y Proyectos
Recomendación 6.- Elaborará la previsión calendarizada de los requerimientos de recursos

reales y de resultados cuantificables, desagregados por actividades y proyectos para que
sirvan de base para la programación financiera, en coordinación con los responsables de las
diferentes unidades de la Institución.
Se esta elaborando el plan operativo 2007 en el cual se deberá incluir la previsión

calendarizada de los requerimientos de recursos reales y de resultados cuantificables,
desagregados por actividades y proyectos e los recursos.
Al Jefe Financiero
Recomendación 7.- Elaborará la previsión calendarizada mensual de los ingresos y los

gastos incorporados en el presupuesto, estructurados con relación a la programación física de
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recursos y metas.
Se esta elaborando el plan operativo 2007 lo que servirá de base para desarrollar la
calendarización de los ingresos y gastos.
No se cumplió con el artículo 77 numeral 1 literal c) y numeral 3 literales b), c) y h) de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado que dispone:
Art. 77. Máximas autoridades, titulares y responsables.- “Los Ministros de Estado y

las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos,
contratos o resoluciones emanadas de su autoridad. Además se establecen las siguientes
atribuciones y obligaciones específicas:
1. Titular de la entidad:
a) ...
b) ...
c) Colaborar y disponer la colaboración del personal a su cargo con las
autoridades gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas
en las recomendaciones de auditoria.
...
3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores:

a) ...
b) Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control interno, dentro
del sistema financiero;
c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero;
d) ...”
Lo comentado originó que las deficiencias persistan y que afecten al desarrollo eficiente de las
actividades de la Institución.
CONCLUSION
La falta de cumplimiento parcial o total de las recomendaciones constantes en el Informe

2006-02-UAI-CB-DMQ del Examen Especial Presupuestario al Cuerpo de Bomberos del DMQ,
en las que se incluyen además las que no fueron aplicadas y constaban en los informes 2001-
18-AUDI y 2003-11-AUDI de la Auditoria Interna del Municipio, ocasionó que el sistema de
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control interno del Cuerpo de Bomberos no sea consistente y que las deficiencias persistan.
RECOMENDACION
1. En conocimiento de las recomendaciones constantes en informes emitidos por la

Contraloría General del Estado y por la Auditoria Interna del Cuerpo de Bomberos,
dispondrán su cumplimiento a los funcionarios y empleados a los que están dirigidas, a fin
de corregir las deficiencias establecidas y mejorar la administración de la Institución.
No se prepara un plan anual de adquisiciones de bienes de larga duración
De la revisión efectuada al proceso de compras y distribución de los activos se determinó que

la Unidad de Apoyo Administrativo no prepara un plan de adquisiciones de bienes de larga
duración, lo que no permite priorizar las importantes y además que estas compras se realicen
de acuerdo al presupuesto y al plan operativo anual. Adicionalmente, se observó que su
abastecimiento a las diferentes unidades de la Institución no fue oportuno.
También se verificó que las compras se realizan en función de los requerimientos de las
dependencias y que se mantienen algunos bienes en la bodega sin ser utilizados de forma
inmediata, como el caso de una hidrolavadora que se entregó a los doscientos cuarenta y un
días de recibida, un esterilizador a los doscientos siete días y una cámara de imagen térmica,
cuyo costo de inversión para la Institución es de USD$ 12.197,47, se entregó a los sesenta
días después de recibida.
Además, se verificó que se compraron dos bombas de succión que se encuentran en el patio
de la mecánica de la Institución sin protección y no han sido utilizadas desde su adquisición.
Lo comentado originó que se adquieran los bienes de larga duración sin considerar los
requerimientos del plan operativo y también que no se utilicen en forma inmediata y se
20
produjo porque los servidores responsables del proceso desconocían de esta herramienta de
planificación y además porque para la entrega del bien se había establecido como
procedimiento que el solicitante lo debía requerir por escrito, caso contrario no se le
entregaba.
No se observó el Capitulo II del Manual General de Administración y Control de los Activos

Fijos del Sector Público sobre las Funciones de la Dirección Administrativa que dispone:
FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA

...
- Formular y ejecutar el plan anual de adquisiciones conforme a las políticas y directrices

establecidas en la entidad;
...”
Tampoco se observó la Norma de Control Interno 250-01 “Adquisición” que dispone:
250-01 TITULO: ADQUISICION
“En toda entidad u organismo del sector público, de ser necesario, se dispondrá de una
unidad de abastecimiento; la máxima autoridad a través del comité o unidad encargada
de las adquisiciones, determinará los procesos a seguir en la programación, adquisición,
almacenamiento y distribución de materiales, útiles y enseres, así como de otros bienes
de larga duración necesarios para el desarrollo y ejecución de las actividades de las
entidades.
...”
CONCLUSION
Las adquisiciones de los bienes de larga duración se efectuaron sin priorizar las compras y sin
que guarden conformidad con el plan operativo y al presupuesto y algunos activos no se
utilizaron con oportunidad.
RECOMENDACION
Al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

21
2. Formulará el plan anual de adquisiciones de los bienes de larga duración sustentado en

el presupuesto de la Entidad y en los planes operativos anuales, con la finalidad de que se
adquieran bienes necesarios para el cumplimiento de las actividades y los proyectos
institucionales.
Se realizan adquisiciones a proveedores no calificados
En el período examinado la Institución contaba con un Banco de Proveedores calificados para

facilitar la adquisición de bienes y servicios y adicionalmente, para los casos en los cuales no
existiera en este registro un proveedor de un determinado bien, se cuenta con el Banco de
Proveedores del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito; sin embargo, de la revisión que
se realizó al proceso de adquisición se verificó que la mayor parte de las compras, en el
período 2004, se efectuaron a personas naturales y jurídicas que no constan en el Banco de
Proveedores de la Institución, ni en el del Municipio.
No se dio cumplimiento al artículo 4 del Instructivo para el Mantenimiento, actualización y

utilización del Registro Abierto de Proveedores del Cuerpo de Bomberos del Distrito
Metropolitano de Quito, que dispone:
Art. 4.- “Todas las transacciones que se refieran a la adquisición de bienes, suministros,
materiales, así como a la provisión de servicios cuya cuantía no supere el valor que
resulte de multiplicar el coeficiente 0,00001 del presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico, se realizarán con proveedores inscritos en el
Registro Abierto de Proveedores.
Estas transacciones incluyen las que realicen a través del Comité de Selección del
Cuerpo de Bomberos que no se publiquen por la prensa”.
Lo comentado originó que se contrate con casas comerciales de las cuales el Comité de
Selección no ha verificado el cumplimiento de los requisitos legales para ser calificados como
proveedores de la Institución y que esto a su vez proporcione menores garantías para la
Entidad.
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CONCLUSION
Se realizaron adquisiciones a proveedores que no constan en el Banco de Proveedores de la

Institución o del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
RECOMENDACION
3. Dispondrá a los servidores que realizan el proceso de adquisición de los bienes y

servicios del Cuerpo de Bomberos que den cumplimiento a lo dispuesto en el Instructivo
para el mantenimiento, actualización y utilización del Registro Abierto de Proveedores
aprobado por el Directorio de la Institución mediante Resolución 004 el 24 de enero del
2005.
Registros contables no presentan información completa
Del análisis que se efectuó a los registros contables se determinó que en el ejercicio
económico 2004 el plan de cuentas, en lo relacionado con los activos fijos, no fue estructurado
a base de la codificación, establecida en el Plan General de Cuentas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental. En el ejercicio económico 2005 se mantuvo este mismo plan
hasta el mes de junio, posteriormente se incrementaron cuentas de acuerdo a la disposición
legal y a la fecha de emisión del presente informe se están realizando los ajustes
correspondientes.
También se comprobó que se contabilizaron en cuentas de gastos corrientes o de inversión

algunos bienes que por su valor y características son de larga duración y por lo tanto debían
registrarse como Activos Fijos.
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Adicionalmente, se verificó que en el período examinado no se ingresaron a los registros

contables bienes que la Institución había recibido como donaciones de entidades y personas
naturales, constatados físicamente por el equipo de auditores internos.
No se mantienen registros individualizados de los bienes con valores, que permitan controlar
los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre siempre
actualizada.
Tampoco se ha efectuado la contabilización del gasto de depreciación de los bienes y su

correspondiente depreciación acumulada.
No se dio cumplimiento a la Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.6

“Donación de bienes”, 2.2.5.6 “Control de bienes de larga duración” y 2.2.6.5
“Contabilización” que disponen:
NTCG 2.2.1.6 Donación de bienes “La recepción de bienes en calidad de donaciones,

se registrarán directamente contra la cuenta respectiva del Patrimonio Público...”.
NTCG 2.2.5.6 Control de bienes de larga duración “En el catálogo de cuentas

institucional será obligatoria la apertura de los conceptos contables, en términos que
permitan su control e identificación y destino o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los

bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares .....”
NTCG 2.2.6.5 Contabilización.- “La depreciación reflejará en la Contabilidad la

amortización periódica prorrateada de los bienes de larga duración.....”
No se observó la Norma de Control Interno 250-03 “Sistema de Registro” que señala:
250-03 TITULO: SISTEMA DE REGISTRO
“Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias
como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información
se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente...”
Tampoco se observó lo que dispone el Manual General de Administración y Control de Bienes

de Sector Público en su capítulo II “Bases conceptuales y niveles de responsabilidad”, que
señala:
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Ingreso de bienes al patrimonio de la entidad.- “Todos los bienes que ingresen a la

entidad, ya sea por: compra, transferencia gratuita, reposición, serán registrados como
parte del patrimonio institucional; ...”.
Contabilización de los activos fijos.- “La contabilización mantendrá un control

individualizado de los activos fijos.
...
Las donaciones de bienes serán registradas con afectación directa al aporte patrimonial
acumulado; las entregas como disminución y las recepciones como incremento”.
Depreciación.- “Con el objeto de distribuir el costo del activo fijo durante su vida útil
estimada, cada ente contable, registrará la depreciación ...”.
Y lo que dispone el artículo 10 del Reglamento General de Bienes del Sector Público:
Art. 10.- Inspección y recepción.- “Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que
fueren, ... serán contabilizados en los correspondientes registros ...”
Las observaciones relacionadas con los errores en el registro contable se originaron por el
desconocimiento de la contadora sobre las normas y procedimientos contables y por la falta
de control del Jefe Financiero, en lo relacionado con las donaciones la ausencia de un
procedimiento mediante el cual se informe a la unidad de Contabilidad sobre los bienes
recibidos, con referencia al gasto de depreciación no se efectúo porque no tienen los
auxiliares con la información necesaria para el cálculo.
CONCLUSION
Por las inconsistencias en el registro contable y por las omisiones de ingreso de los bienes
donados, los saldos de las cuentas de activos fijos no son reales, al igual que el valor de la
depreciación acumulada. Además no se cuenta con información individualizada de los bienes
de larga duración.
RECOMENDACION
Al Jefe Financiero
25
4. Dispondrá a la contadora que reformule las cuentas de bienes de larga duración

considerando la codificación numérica establecida en el Plan General de Cuentas del
Sistema de Contabilidad Gubernamental y efectué los ajustes correspondientes de
aquellas cuentas que no guarden conformidad con este documento y que mantienen
saldos. Adicionalmente, se cruce la información de los registros contables con los
documentos sustentatorios de las transacciones a fin de incluir los valores de los bienes
que fueron cargados al gasto.
5. Además que elabore los registros individualizados de los bienes de larga duración en los
cuales conste los costos históricos y la depreciación mensual al igual que la depreciación
acumulada.
6. Así mismo que se ingresen en los registros contables los valores correspondientes a los
gastos de depreciación y la depreciación acumulada de los bienes de larga duración.
Al Jefe de Apoyo Administrativo Financiero
7. Comunicará por escrito a los servidores sobre los procedimientos que se deben cumplir
cuando la Institución recibe una donación y dará a conocer el contenido del mismo a
todos los servidores de la Institución.
Constatación física de bienes no presenta resultados
En el período examinado se efectuó una constatación física de los bienes de larga duración al
31 de diciembre del 2005, de la cual se presentan las siguientes observaciones:
No se elaboró el acta de la diligencia de la constatación física de inventarios, en la que

conste los resultados finales, ni se puso a conocimiento de la autoridad competente para
su aprobación. Tampoco se notificó a cada unidad administrativa los ajustes realizados,
para actualizar datos, como códigos, descripción, valor, custodios, etc.
26
No se formuló el anexo del acta en el cual se consigne el que se detalle los activos fijos
existentes según inventario, los existentes, que no constan en el inventario, los obsoletos,
los faltantes según inventario.
No se entregó a Contabilidad el inventario general de los bienes existentes para que se

concilie con los saldos contables y se realicen los ajustes correspondientes.
No se cumplieron los procedimientos básicos para la realización de la constatación física

como designar grupos de trabajo con servidores independientes del registro y control de
activos, proporcionarles instrucciones sobre la labor que debían cumplir, entregar a cada
equipo un ejemplar del Inventario de Activos Fijos de la unidad en la cual estaban
asignados, proporcionarles un documento para que consignen los resultados de la
constatación, entre otros.
No se colocó el código de identificación en los bienes constatados.
No se observó lo que dispone la Norma de Control Interno 250-08 “Constatación física de

existencias y bienes de larga duración” que señala:
TITULO: CONSTATACION FISICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA

DURACIÓN
“Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo
menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de
aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para
efectos de identificación.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el

proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán
investigadas, y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del
funcionario responsable; también se identificará los bienes en mal estado o fuera de uso,
para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes.
...”
27
Tampoco se observó el Manual General de Administración y Control de Bienes de Sector

Público en su Capítulo VII “Inventario y Constatación Física de los Activos Fijos” que dispone:
Planificación y ejecución.- “La Dirección Administrativa con su unidad de Activos Fijos

conjuntamente con la Dirección Financiera y la asesoría de la Auditoria Interna, planificará
las diligencias de las constataciones físicas, en las que intervendrán servidores
independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de los activos fijos y,
una vez que cuente con la aprobación de la autoridad competente dispondrá su
ejecución, cuyos resultados se presentarán en el acta o informe correspondiente con sus
respectivos anexos”.
Presentación de resultados.- “... a cada equipo de trabajo para la verificación se le

entregará un ejemplar legalizado del "Inventario de Activos Fijos" correspondiente a la
unidad o unidades administrativas asignadas, el cual servirá de guía y de base legal para
la determinación de los resultados. También se les entregará los formularios para la
"Constatación Física de Activos Fijos" ..., en los que se consignarán los resultados de la
diligencia, y servirán como anexos del Acta ...”
Resultados finales de la constatación física.- “La Dirección Administrativa por

intermedio de la unidad de Activos Fijos, una vez que disponga de las actas o informes de
la constatación física, remitidos por los equipos de trabajo, previo análisis, determinará los
resultados finales y pondrá a conocimiento de la autoridad competente para su
aprobación. De inmediato notificará a cada unidad administrativa los ajustes realizados,
tendientes a precisar datos, como códigos, descripción, valor, custodios, etc. De
confirmarse los faltantes se tramitará la baja conforme a los procedimientos constantes en
capítulo V de este Manual.
Procederá también a consolidar los inventarios parciales (de unidades administrativas),

hasta obtener el inventario general de los activos fijos de la entidad u organismo
únicamente con los bienes existentes, cuyos resultados serán conciliados con los saldos
que a la fecha de corte se mantengan en Contabilidad, de modo que se practiquen los
ajustes correspondientes.”
Lo comentado originó que no se mantenga el inventario actualizado, que no se pueda

confirmar la ubicación, existencia real de los bienes y el detalle de los responsables de su
tenencia y conservación, que no se puedan conciliar los saldos físicos con los contables y que
no se realicen los trámites legales y reglamentarios pertinentes y se apliquen las acciones
correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes o la existencia de bienes obsoletos
o inservibles
28
CONCLUSION
No se han realizado constataciones físicas periódicas, únicamente se efectúo una en el

período examinado, la cual tampoco cumplió con los procedimientos básicos para su correcta
realización, por lo que no se presentaron resultados que permitan su conciliación con los
registros contables.
RECOMENDACION
Al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe Financiero
8. Planificarán y dispondrán la ejecución de las constataciones físicas de los bienes de larga

duración, tomando en consideración entre otros aspectos los siguientes: se verifique la
existencia de los bienes; se formule el detalle los activos fijos existentes que no constan
en el inventario, los establecidos como faltante, los considerados obsoletos, en desuso e
inservibles; se coloque el código de identificación en los bienes; de conformidad con lo
que señala el Capítulo VII “Inventario y Constatación Física de los Activos Fijos” del
Manual General de Administración y Control de Bienes de Sector Público.
Control de bienes de larga duración no es confiable
De las pruebas realizadas al proceso de registro y control de los bienes de larga duración se
determinó que la Unidad Financiera no ejerce el control contable sobre los activos fijos, ya que
no concilia los saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la
verificación física periódica.
En lo relacionado con el control físico que la Unidad de Apoyo Administrativo realiza se

determinó que no es eficiente, en virtud de las observaciones que se detallan a continuación:
29
No se ha entregado a la Unidad de Contabilidad el inventario anual actualizado de

activos fijos, para la conciliación correspondiente.
En algunos casos se adquirieron bienes que se entregaron directamente a las unidades

que lo solicitaron, sin informar a bodega; por lo tanto no se realizó el ingreso
correspondiente, ni se mantenía control sobre ellos.
No se conoce la ubicación de algunos los activos.
No se encuentran actualizadas las actas de entrega recepción de bienes con las firmas de
los custodios. Cabe señalar que la rotación frecuente del personal del área operativa
dificulta el cumplimiento de esta labor y provoca que los servidores tengan
responsabilidad sobre la perdida de los bienes, aun cuando ya no están bajo su custodia.
No se mantiene un control sobre el traslado interno de los bienes entre las diferentes
compañías, ni se elabora ningún documento que evidencie este traspaso.
No se ha designado en cada una de las unidades administrativas a los servidores

responsables del control de los bienes de su dependencia, de mantener actualizado el
inventario parcial y coordinar las actividades con el grupo de trabajo de bodega y activos
fijos.
No se mantienen registros individuales de los bienes de la entidad calificados como

activos fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca,
tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación,
entre otros.
Se adquirió un sistema automatizado para el control de inventario y activos fijos que se

puso en funcionamiento en el mes de Octubre del 2005; sin embargo, no se ha ingresado
la información de todos los bienes de larga duración. Tampoco se ha utilizado el código
30
de barras que este sistema provee, lo que facilitaría la ubicación y precisa identificación
de los bienes, aspecto indispensable considerando que por tratarse de equipos para la
defensa contra incendios se requiere de conocimientos técnicos para distinguirlos.
Además, este código de identificación específica de los bienes no se elaboró
considerando la vinculación con el plan de cuentas contables lo que dificulta la
conciliación de la información.
Se debe señalar que en el período examinado se cambio de guardalmacén, razón por la cual
el servidor entrante realizó la constatación física de la mayoría de los bienes; sin embargo no
se elaboró ni se suscribió las actas de entrega recepción correspondientes, por lo que
tampoco se verificó esta información con los saldos contables a la fecha, con la finalidad de
establecer posibles diferencias.
No se observó las Normas de Control Interno 250-02 “Almacenamiento y Distribución” 250-03

“Sistema de Registro”, 250-04 “Identificación y Protección” que disponen:
250-02 TITULO: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
“Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o

bodega, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el
lugar o dependencia que lo solicita.
...
Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro

permanente, por unidades de iguales características... “
250-03 TITULO: SISTEMA DE REGISTRO
“... la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control

oportuno, y servirá para la toma de decisiones adecuadas”.
250-04 TITULO: IDENTIFICACION Y PROTECCION
“Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una
parte visible, permitiendo así su fácil identificación.
31
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros

individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de
base para el control, localización e identificación de los mismos.
....”
Y el articulo 56 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, que dispone:
Art. 56.- Procedencia.- “Habrá lugar a la entrega-recepción ... cuando el servidor

encargado de su custodia y administración sea reemplazado por otro...”
Tampoco se observó las disposiciones del Manual General de Administración y Control de

Bienes de Sector Público en sus capítulos: II “Bases conceptuales y niveles de
responsabilidad”, VI “Movimientos internos de los activos fijos”, VII “Inventario y constatación
física de los activos Fijos, VIII “Entrega-recepción de los activos fijos”, que señala:
Codificación.- “La estructura de la codificación para el control contable y físico de los

activos fijos, se ha diseñado en base a un mínimo de dieciséis dígitos, que ubicados en
los diferentes campos y niveles, proveen información desagregada y uniforme,
permitiendo conocer la clasificación, ubicación e identificación individual de los bienes.
...”
Entrega-recepción y actualización del inventario.- “El cambio de los caucionados

responsables del control y custodia de los bienes, obliga a efectuar la entrega-recepción
de los bienes entre el custodio entrante y saliente, participando necesariamente la unidad
de Activos Fijos, la cual procederá a realizar la constatación física de los bienes en
presencia de los respectivos custodios entrante y saliente; así como actualizar los
registros correspondientes, situación que termina con la suscripción de la correspondiente
acta de entrega-recepción y anexos respectivos”.
Movimientos internos de los activos fijos.- “... Para el traslado interno de los bienes
se utilizará el formulario "Traspaso Interno de Activos Fijos" ...”
Control de activos fijos a nivel de dependencia.- “El Director o Jefe de cada unidad
administrativa, de entre su personal designará al servidor responsable del inventario de
activos fijos de la unidad, así como de su custodia, control ...”
Lo comentado originó que no se mantenga un control contable y físico eficiente sobre los
bienes de larga duración y se produce por el desconocimiento de los servidores respecto de
los procesos que se deben cumplir para el manejo y control de los bienes y también por la
32
rotación frecuente del personal del área operativa que dificulta el designar custodios
responsables de los bienes.
CONCLUSION
No existe un control contable y físico eficiente que permita salvaguardar los bienes
instituciones.
RECOMENDACION
9. Dispondrá al Jefe de la Unidad Operativa analice la posibilidad de que el personal

bomberil asignado a cada una de las estaciones, permanezca en ellas un año calendario,
esto es desde el primero de enero hasta el treinta y uno de diciembre, con la finalidad de
responsabilizar como custodios a los servidores por los bienes que reciben y facilitar la
elaboración de las actas de entrega recepción pertinentes.
Al Jefe de Apoyo Administrativo
10. Dispondrá al guardalmacén que previo al egreso de la bodega de los bienes adquiridos a
los custodios se les coloque el respectivo código de barras para mantener el control físico
de los activos institucionales.
11. Además que formule las actas de entrega recepción de todos los bienes de larga duración
con los custodios actuales y que elabore actas colectivas de aquellos activos que
comparten su custodia varios servidores.
12. Requerirá de los Jefes de las diferentes unidades administrativas que designen a un
servidor de su dependencia como responsable del control de los bienes, para que
33
mantenga actualizado el inventario parcial y coordine las actividades con el

guardalmacén.
Al Jefe Financiero
13. Dispondrá a la Contadora que efectué la conciliación entre los saldos de los auxiliares y
los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física de los bienes de larga
duración.
14. Dispondrá al servidor responsable de control previo que no se tramite ningún pago que no
tenga el ingreso de bodega correspondiente a fin de tener la certeza de su conocimiento y
registro.
Bienes no presentados en la constatación física
En la constatación física efectuada por el equipo de Auditoria Interna no se presentaron diez

bienes de larga duración, de los cuales se detallan a continuación las siguientes
observaciones:
No se encontró en la Institución un monitor de cuatro gases modelo Micro Max Pro. En

septiembre del 2005 a éste y a otro equipo de defensa contra incendios se les envió a
Distribuidora Proaño a dar mantenimiento, sin cumplir con los procedimientos de solicitud
y autorización del gasto, lo que dificultó el trámite para el pago; de esta desviación no se
comunicó a la máxima autoridad y al no efectuar el pago la empresa entregó únicamente
un bien y retuvo el otro como garantía de la cancelación. No conocía de esta situación el
Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, ni el Guardalmacén, tampoco existe un acta
de entrega recepción de los equipos con la empresa antes mencionada.
Mediante oficio 083-2006-UAI-CB-DMQ de 25 de julio de 2006 Auditoria Interna le informó

al Comandante General sobre este asunto y le recomendó se recupere el equipo en forma
34
inmediata, se recobró el bien en septiembre del 2006; lo que evidencia que no se contó
durante un año con este equipo que pudo ser indispensable para una emergencia.
Una jaula portátil para perro se encontraba en el domicilio de un servidor de la Escuela de

Formación, según manifestó en razón de que transportaba a un ejemplar de su propiedad
para adiestramiento en búsqueda y rescate. De este asunto no conocía el Director de la
Escuela, ni el Guardalmacén, tampoco el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo. El
bien se reintegró por solicitud del Equipo de Auditores Internos.
Un proyector Infocus X1 y un computador portátil IBM fueron restituidos por la compañía

de seguros, de éstos se presentó la denuncia correspondiente y se contabilizó el valor del
deducible a cargo de los servidores responsables de su custodia, hasta que la autoridad
competente determine si fue o no un robo público.
Seis bienes están extraviados y no se ha solicitado la restitución por parte del seguro:
- Una maleta para medicación A300 por un valor de USD$ 700,00 y un Laringoscopio
de Fibra óptica y luz halógena de 3 hojas marca Welch Allyn, de USD$ 600,00.
Mediante memorando 286-X1-CBDMQ el oficial Jefe de Guardia que presentó la
denuncia manifestó que la causa se tramita en la Fiscalía con el número de trámite
2965-06-UDP y que se encuentra en etapa de indagación previa.
- Un Computador Toshiba satelital 1800 PIII8 por un valor de USD$ 1.622,00 sobre
cuya pérdida no se presentó la denuncia pertinente.
- Un Oxímetro de pulso portátil marca BCI (USA) Finger Print con SPO2 Serie:
705856201, cuyo costo es de USD$ 990,00 y un Tensiometro Aneroide de 36
brazaletes para niño, adulto y adulto mayor marca: Dynamed (USA) de USD$
150,00. De la sustracción de estos equipos no se presentó la denuncia
correspondiente.
35
- Una Cortadora Hidráulica Lukas, cuyo costo histórico no se puedo determinar

porque en los registros contables no se ha individualizado su valor, por lo que se
tomó como referencia un equipo de similares características adquirido por la
Institución cuyo valor es de USD$ 3.644,50. De conformidad con las fotocopias que
el custodio adjuntó a su comunicación sin número del 26 de diciembre del 2006 el
Agente Fiscal de Pichincha desestimó la denuncia, por haber transcurrido el tiempo
previsto en el artículo 215 del Código de Procedimiento Penal y solicito al Juez el
archivo de la misma.
Se debe manifestar que de los seis bienes perdidos, en los cinco casos al momento
de la pérdida de los activos, éstos no se encontraban bajo la custodia de los
servidores que firman por la recepción de los equipos, pero tampoco se descargó su
responsabilidad con la suscripción de las actas con quienes estaban utilizando los
mismos.
No se dio cumplimiento a lo que dispone el artículo 77 del Reglamento General de Bienes del
Sector Público que señala:
Art. 77.- Denuncia penal.- “Cuando alguno de los bienes, cualquiera que sea su
naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier hecho
análogo, el servidor inmediatamente encargado de la custodia de ellos comunicará por
escrito este hecho a la máxima autoridad, con todos los pormenores que fueren del caso,
dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho.
La máxima autoridad formulará de inmediato, ante el juez competente, la correspondiente

denuncia penal, debiendo, además, dirigir las acciones tendientes a comprobar la
infracción e identificar a los responsables”.
La falta de un control físico eficiente originó que diez bienes de larga duración no se
presenten en la constatación física, de los cuales dos fueron devueltos por la compañía de
seguros, dos se recuperaron por gestión del equipo de auditores y de seis de ellos no se
solicite su restitución ante la compañía de seguros.
36
CONCLUSION
No presentaron en la constatación física efectuada por Auditoria diez bienes de los cuales seis
están extraviados y no se ha requerido la restitución del activo a la aseguradora, por lo que
están bajo responsabilidad de sus custodios por el valor de USD$ 7.706.50
RECOMENDACION
15. Incluirá en el plan de capacitación cursos relacionados a la administración y custodia de

los bienes de larga duración, con la finalidad de que los servidores conozcan sobre la
responsabilidad en el manejo de los activos.
16. Comunicará por escrito a los servidores sobre los procedimientos que se deben seguir en
el caso de producirse algún siniestro con los activos institucionales, con la finalidad de que
se realicen los tramites administrativo y legal con oportunidad y se recupere el bien
mediante el reclamo ante la compañía de seguros que protege los bienes de la Entidad.
Al Jefe Financiero
17. Dispondrá a la Contadora se registre inmediatamente en cuentas por cobrar a cargo del
custodio responsable el valor de cada uno de los bienes perdidos, según consta en el
anexo 3 adjunto.
A los servidores custodios de los bienes perdidos
18. Vigilaran conjuntamente con el abogado de la Entidad la tramitación de la denuncia

presentada por el robo del activo hasta obtener la sentencia correspondiente.
37
No se efectúa un plan de mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes
Se verificó que no se ha diseñado un plan de mantenimiento preventivo de los bienes de larga

duración, con la finalidad de mantenerlos en buenas condiciones de funcionamiento y
prolongar su vida útil.
Tampoco se encontró evidencia de que se compruebe las causas de los daños causados a
los bienes cuyo deterioro es inusual, a fin de establecer las responsabilidades de ser el caso y
exigir el pago del daño o perjuicio causado, cuando se haya producido por una acción u
omisión de determinado (s) servidor (es). Como es el caso de la impresora Epson LQ-2170
adquirida en el mes de febrero del 2004 que “presenta un desperfecto por una mala
utilización” según manifestó el Coordinador del Grupo de Trabajo de Sistemas.
No se ha dado cumplimiento a lo que dispone la Norma de Control Interno 250-11

“Mantenimiento de bienes de larga duración”
250-11 TITULO: MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
“La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento

preventivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de
funcionamiento y prolongar su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la

gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles
necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como
que se cumplan sus objetivos.
...”.
Tampoco a lo que dispone el del Manual General de Administración y Control de Bienes de

Sector Público en su capítulo X “Mantenimiento, reparación y control de los activos fijos” que
señala:
Responsabilidades.- “Cada entidad u organismo, de acuerdo a su organización

estructural y funcional determinará las unidades y servidores que se encargarán del
mantenimiento y reparación de los activos fijos...”.
Mantenimiento preventivo y correctivo.- “La Dirección Administrativa, preparará anualmente un

plan y programa de mantenimiento preventivo de los bienes institucionales, el cual una vez aprobado
por la máxima autoridad, será ejecutado por las unidades y servidores encargados de esta actividad.
38
...
Tratándose de daños causados a los bienes por presunta acción u omisión de

determinado (s) servidor (es) se investigará el particular mediante sumario administrativo.
De establecerse la responsabilidad, se exigirá el pago del daño o perjuicio causado.
...”.
No existe un plan de mantenimiento preventivo de los activos fijos lo que podría ocasionar que
se deterioren en forma acelerada.
CONCLUSION
No se ha diseñado ni ha ejecutado un programa de mantenimiento preventivo sobre los

activos de larga duración de la institución lo que podría provocar el deterioro de los mismos.
RECOMENDACION
19. Formulará y ejecutará un programa de mantenimiento para los activos de la institución a

fin de conservarlos en estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.
20. Investigará sobre los daños inusuales de los bienes por presunta acción u omisión de
determinado (s) servidor (es), con la finalidad de establecerse la responsabilidad y exigir
el pago del daño o perjuicio causado.
Atentamente,
CPA Ing. Lenin Chasi Jurado

AUDITOR INTERNO
CUERPO DE BOMBEROS DEL DMQ

Clasificador Presupuestario 2012 GESTION PUBLICA

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INFORME EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADQUISICION, REGISTRO,

DISTRIBUCION, CUSTODIA Y CONTROL DE LOS BIENES DE LARGA DURACION DE LA

Motivo del Examen

El Examen Especial en el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se realizó

Objetivos del Examen

 Comprobar la existencia física de los bienes adquiridos.

 Verificar que los activos de larga duración se encuentren correctamente registrados

 Verificar que el guardalmacén cuente con los documentos de respaldo correspondientes

El Examen Especial al proceso de adquisición, registro, distribución, custodia y control de los

A través de la Ordenanza de Institucionalización publicada en Registro Oficial 175 de 2 de

Las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por el Cuerpo de Bomberos del

 Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control

Directorio conformado por el Alcalde o su delegado, quien lo presidirá; dos concejales

En este nivel se ubican:

 Unidad Operativa de Prevención y Control de Emergencias y Desastres, constituida

Compañía No. 1 “Coronel Martín Reinberg”

 Unidad de Formación de Bomberos

 Unidad de Apoyo Administrativo

Atender las llamadas de auxilio que se produjeran en el Distrito Metropolitano de Quito

Para el cumplimiento de sus actividades el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de

TOTAL INGRESOS 10.537.291,01 11.365.000,00

TOTAL EGRESOS 10.537.291,01 11.365.000,00

Funcionarios Principales (Anexo 1)

Del seguimiento realizado al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Unidad de

Al Jefe Financiero y al Tesorero:

Recomendación 3.- Realizarán las gestiones necesarias ante el Director Nacional

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Auditoria de Gestión al Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Recomendación 5.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, establezca por

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Mediante Oficio UAA-168-2006-CBDMQ de 27 de diciembre del 2006 el Jefe de la Unidad de

Recomendación 6.- Dispondrá se conforme una comisión, con la finalidad de preparar un

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Recomendación 25.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Prevención y Control de Incendios,

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Recomendación 33.- Coordinará acciones con el Jefe de la Unidad de Prevención de Control

Estado Actual: Parcialmente cumplida

El Jefe de la Unidad Operativa realizó un informe en el cual constan recomendaciones para

Recomendación 21.- Realizará periódicamente evaluaciones presupuestarias, para

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Financiero:

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Mediante Oficio UAA-168-2006-CBDMQ de 27 de diciembre del 2006 el Jefe de la Unidad de

Recomendación 57.- Procederá a realizar los trámites correspondientes, para matricular el

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Se han matriculado la mayoría de los vehículos institucionales, pero se mantienen pendientes

Recomendación 61.- Realizará operativos periódicos sobre la permanencia de los vehículos

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Se elaboran reportes de ingreso y salida de vehículos y se revisan estos documentos cada

Recomendación 82.- Establecerá el número de servidores necesarios para la ejecución de

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Mediante Oficio UAA-168-2006-CBDMQ de 27 de diciembre del 2006 el Jefe de la Unidad de

Examen Especial Operativo Financiero al Cuerpo de Bomberos del DMQ

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Se realiza la conciliación de los registros contables, pero no por un servidor independiente ya

Recomendación 19.- Dispondrá al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo que para

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Mediante Oficio UAA-168-2006-CBDMQ de 27 de diciembre del 2006 el Jefe de la Unidad de

Recomendación 20.- Dispondrá al Jefe de Apoyo Administrativo que se de capacitación a

Estado Actual: Parcialmente cumplida

Comprobar la existencia física de los bienes adquiridos.

Verificar que los activos de larga duración se encuentren correctamente registrados

Verificar que el guardalmacén cuente con los documentos de respaldo correspondientes

Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control

Unidad Operativa de Prevención y Control de Emergencias y Desastres, constituida

Unidad de Formación de Bomberos

Unidad de Apoyo Administrativo

El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los

No se elaboró el acta de la diligencia de la constatación física de inventarios, en la que

No se entregó a Contabilidad el inventario general de los bienes existentes para que se

No se cumplieron los procedimientos básicos para la realización de la constatación física

No se colocó el código de identificación en los bienes constatados.