Welcome Pack

Guía de bienvenida
para nuevos empleados

Guía Welcome Pack | TES | 2016 1

 INDICE
¿QUÉ ES UN WELCOME PACK? 4
¿POR QUÉ ES NECESARIO? 7
¿QUÉ SE INCLUYE EN UN WELCOME PACK? 9
¿QUÉ DEBE INCLUIR UN DOCUMENTO DE DUDAS Y
PREGUNTAS FRECUENTES? 11
¿EXISTEN VARIOS WELCOME PACKS DEPENDIENDO DE LAS
FUNCIONES DEL EMPLEADO? 12
¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE UN WELCOME PACK INTERNO
Y UN WELCOME PACK EXTERNO? 15
¿CÓMO PODEMOS MOSTRAR LOS VALORES DE NUESTRA
EMPRESA EN UN WELCOME PACK? 17
¿CADA CUÁNTO DEBERÍA REVISARSE UN WELCOME PACK? 18
¿CÓMO DEBE SER UN WELCOME PACK PARA
QUE SEA EFECTIVO? 19
CONCLUSIONES 20
¿QUÉ ES UN
WELCOME PACK?
U
n Welcome Pack, o un plan de acogida
para nuevos profesionales, es un
paquete de bienvenida que incluye
material importante para el desempeño
del trabajo y que se entrega al empleado
cuando se incorpora a la empresa.

El proceso de introducción y programa

de acogida de nuevos profesionales es
un factor clave para obtener, a la larga,
una mayor motivación de los trabajadores
y una reducción de los tiempos de
incorporación y adaptación a la estructura
de funcionamiento de la empresa.

En base a todo ello, el planteamiento de un

Welcome Pack tiene como objetivo trasladar
de forma homogénea la información y
formación necesaria durante los primeros
momentos tras la incorporación, haciendo
que se incremente el empowerment y
compromiso de los distintos colectivos.
Un Welcome Pack debe hacer que tus
empleados piensen “soy bienvenido, y por
lo tanto siento que pertenezco a este lugar”.

4 Guía Welcome Pack | TES | 2016

¿POR QUÉ
ES NECESARIO?
E
s curioso cómo, en la mayoría de casos,
tenemos asumido que una cálida
despedida a un empleado que se va es
todo un detalle y, sin embargo, cuando llega
un nuevo empleado a veces nos olvidamos
de darle un buen recibimiento. Toda
empresa debería examinar el proceso de
recibimiento de nuevos empleados desde
su propia perspectiva, anticipándose a sus
ansiedades, así como a las preguntas que
pudiera formularse.
A pesar de que a nivel europeo todavía
tenemos mucho camino por recorrer en
lo que se refiere a la confección de una
cultura empresarial sólida, lo cierto es que en
Estados Unidos la mayoría de compañías dan
una importancia vital al buen recibimiento
de los empleados. Seguramente por
cuestiones de tradición, los estadounidenses
tienden a reforzar mucho la motivación, el
compañerismo y el afán de superación entre
sus empleados. Tal vez por eso la mayoría
de expertos en programas de acogida, así
como empresas especializadas en Welcome
Packs provengan de Norte América.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
No es extraño, pues, que en Estados Unidos
tengan claro que un buen proceso de
bienvenida se debe plantear de forma
concienzuda y desde el primer momento, y
no algo que pueda reducirse a los primeros
días que el empleado pase en la empresa.
Y es que la bienvenida de un nuevo
compañero ya empieza con el anuncio del
puesto de trabajo que queremos cubrir. En
otras palabras, si el anuncio de la vacante
tiene un tono agradable, podría considerarse
como una buena primera impresión y una
muestra de nuestra cultura empresarial.
En realidad, la lógica es bastante simple:
Queremos que la gente postule para esa
vacante, venga contento a la entrevista
y vea el potencial que tiene el hecho de
trabajar con nosotros.
Siguiendo con el proceso de selección,
podríamos considerar que la entrevista
también es una muy buena oportunidad para
dar la bienvenida a los nuevos empleados
y para que todas aquellas personas que
pasen por una entrevista se lleven una
magnífica impresión de nuestra empresa.
5
“...UNA BUENA
BIENVENIDA TAMBIÉN
PODRÍA CONSISTIR EN
OFRECER UNA CIERTA
FLEXIBILIDAD...”
Podríamos resumir algunos consejos para
llevar a cabo una buena entrevista: Intenta
que los candidatos se sientan cómodos en
la entrevista, huye de las interrogaciones
severas, explícales en qué va a consistir
el proceso de selección y no preguntes
tus cuestiones de forma inquisitiva, sino
invitándoles a contestar. Debemos pensar,
en este sentido, que si un proceso se alarga
mucho en el tiempo o si el candidato no ve
claros los pasos a seguir (como por ejemplo,
que se sucedan una serie de entrevistas sin
que él entienda cuál es su objetivo) puede
mermar la impresión que se haga de la
empresa.

A la hora de empezar el empleo, una buena

bienvenida también podría consistir en
ofrecer una cierta flexibilidad para que se
incorpore el nuevo empleado. Por ejemplo,
dejar que terminara sus proyectos antes de
que se centrara en nuestra empresa.

Guía Welcome Pack | TES | 2016

Llegados a este punto, podríamos
preguntarnos para qué pueden servir todas
estas muestras de buena voluntad hacia un
nuevo trabajador. Para resumirlo de forma
simple, podemos decir que un buen plan de
acogida o Welcome Pack permite:
REDUCIR LOS COSTES
DE LA PUESTA EN MARCHA:
Una buena orientación en el momento de la
incorporación ayuda al empleado a coger
el ritmo de una forma mucho más rápida,
reduciendo los costes asociados al proceso
de aprendizaje del trabajo.
REDUCIR EL ESTRÉS:
Una buena bienvenida puede reducir los
riesgos de sufrir el típico estrés de empezar
un nuevo trabajo.
REDUCIR LA ROTACIÓN DE PERSONAL:
En muchos casos, la rotación de personal
viene dada por el desencanto que pueda
sentir un empleado en su lugar de trabajo
(bien porque no se siente valorado, bien
porque cree que no puede desempeñar bien
su trabajo). En este caso, un buen Welcome
Pack podría dejar claro al empleado que
la empresa le valora y, lo más importante,
quiere que tenga éxito en su trabajo.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
AHORRAR TIEMPO EN FORMACIÓN:
Si el recibimiento es óptimo, menos tardará
el nuevo empleado y el resto de la plantilla
en adaptarse a la incorporación.
DESARROLLAR EXPECTATIVAS,
ACTITUDES POSITIVAS Y
SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO:
Es importante que los empleados sepan
cuanto antes qué es lo que se espera de ellos,
qué pueden esperar ellos de sus compañeros
y cuáles son los valores de la empresa. Una
de las razones por las que un Welcome Pack
suele fallar es que no está bien planeado y,
por lo tanto, el empleado no conocía todos
los requerimientos del empleo ni se hacía
una idea de cómo sería su día a día en la
empresa.
Debemos pensar que si un empleado decide
abandonar la empresa es, en gran parte,
porque no se siente parte de ella. Por ello es
tan importante el papel del Welcome Pack:
Además de ayudar a ahorrar costes a la
empresa en rotación de personal, también
ayuda a que los empleados se sientan
cómodos en su lugar de trabajo y satisfechos
con su papel en la compañía.
7
¿QUÉ SE INCLUYE EN
UN WELCOME PACK?
E
l contenido de un paquete de bienvenida
se divide en dos partes diferenciadas. La
primera parte debe entregarse antes del
momento de formalizar el contrato con el
candidato escogido. La segunda, una vez
se firma el contrato por las dos partes. Se
explican en detalle a continuación:
El primer contenido de un Welcome Pack
debe estar formado por toda la información
de carácter legal y ético de la empresa. Estos
deben entregarse con suficiente tiempo de
antelación a la firma del contrato para que
el nuevo empleado tenga la posibilidad
de conocer de primera mano la cultura
empresarial de la compañía de la que
formará parte. Los documentos principales
de esta primera parte son el Código Ético,
la Política de Empresa (que debe incluir una
explicación de la vigilancia y los métodos
de control de la compañía) y el Tratamiento
de los datos personales que facilite el futuro
empleado.
El objetivo de esta primera fase es que
ambas partes – tanto la empresa como el
futuro empleado – estén de acuerdo en los
8 Guía Welcome Pack | TES | 2016
principales puntos del funcionamiento de
la empresa antes de formalizar la relación
contractual. De no hacerlo, se puede
cometer un importante error de Compliance
(es decir, que ambas partes estén de
acuerdo) si el empleado firma el contrato
y posteriormente se muestra en desacuerdo
con algunas de las prácticas habituales de
la organización.
La segunda parte del contenido de un
Welcome Pack debe entregarse una vez el
empleado haya firmado el contrato laboral
que le une a la compañía. Algunos de los
elementos más importantes del contenido
de este paquete de bienvenida son:
• Carta de bienvenida, en la que se incluya
un mensaje institucional de la empresa para
fomentar una buena acogida del nuevo
miembro de la plantilla.
• Un documento en el que se explique de
forma breve la historia de la compañía,
para poner en antecedentes a los nuevos
empleados.

• La estructura y organización actual de la
compañía, que debe incluir un organigrama
actualizado con todos los puestos y cargos
directivos de la empresa.
• Un documento específico sobre formación
en prevención de riesgos laborales y
metodologías de trabajo eficaces para
desempeñar sus funciones.
• Acceso al correo electrónico y a las bases
de datos corporativas de la empresa.
• Documento de dudas y preguntas
frecuentes (FAQ). Qué incluir en esta parte
del documento se detallará de forma más
extensa en un punto posterior.
• Merchandising corporativo, que puede
incluir tazas, libretas, agendas, bolígrafos,
USB o cualquier otro producto con el logo
corporativo.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
El objetivo de este segundo contenido
del paquete de bienvenida para nuevos
empleados es potenciar una rápida y
óptima adaptación de los profesionales.
Estudios recientes demuestran que este
tipo de iniciativas de acogida multiplican
la motivación de la empresa y fomentan la
lealtad del empleado desde el primer día.
Un ejemplo de lo que contendría un buen
Welcome Pack confeccionado siguiendo
las directrices presentadas en esta guía
sería el de Tech Executive Search. En las
imágenes, podemos observar, por un lado,
la parte legal del programa de acogida,
que incluye el código ético, el manual de
bienvenida, las preguntas frecuentes y la
política de empresa.
Por otro lado, encontramos la parte más
relacionada con el Branding y la cultura
empresarial (con libreta, pen drive, taza…)
que se entrega una vez firmado el contrato.
9
¿QUÉ DEBE INCLUIR
UN DOCUMENTO DE
DUDAS Y PREGUNTAS
FRECUENTES?

10 Guía Welcome Pack | TES | 2016

U
no de los documentos de mayor utilidad
para los empleados es el de las Dudas y
Preguntas Frecuentes, ya que responde
muchas de las consultas que más interés
tienen para su rutina diaria en la compañía.
Algunas de las preguntas que se deben
contestar en este documento son:
• La forma en que se debe saludar y tratar a
los clientes (en caso en que se vaya a tener
contacto con ellos).
• Cómo y de qué manera se produce la
entrada y salida del edificio (horarios y puntos
de acceso).
• Actuación protocolaria en caso de
emergencia (salidas, actuaciones de
seguridad).
• Cómo reservar salas o espacios de trabajo
dentro de la empresa.
• La posibilidad (si la hay) de trabajar de
forma remota.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
• Explicación de cómo acceder a la Intranet
de la compañía, al email y al teléfono móvil
(en caso de que lo haya).
• Accesos a la conexión Wifi (tanto la pública
como la privada).
• Cómo usar la fotocopiadora y el fax de la
empresa de forma correcta.
• Cómo solicitar ayuda técnica con los
aparatos electrónicos en caso de necesitarla.
• Consejos de mantenimiento e higiene del
lugar de trabajo.
• Cómo introducir la firma correcta del
empleado dentro del correo electrónico.
• Detalles del uso de las salas habilitadas
para el desayuno y la comida.
11
¿EXISTEN VARIOS
WELCOME PACKS
DEPENDIENDO DE
LAS FUNCIONES DEL
EMPLEADO?

12 Guía Welcome Pack | TES | 2016

E
s recomendable diseñar diferentes
paquetes de bienvenida dependiendo
de la responsabilidad del empleado y
de las circunstancias en las que se encuentre
dentro de la empresa. Habrá que diferenciar
entre nuevos empleados de base, nuevos
empleados con cargos de responsabilidad y
ascensos dentro del organigrama.
El fichaje de un alto directivo debe ser tratado
de una forma especial por la organización,
ya que los poderes que tendrá dentro
del organigrama requieren facilitar unos
documentos distintos al de un empleado de
base. Hay que recordar que algunos de los
documentos que forman parte del paquete
de bienvenida pueden desencadenar
efectos jurídicos relacionados con la
confidencialidad de datos o la información
privilegiada. Esa es la razón por la que es
recomendable preparar un Welcome Pack
específico para los cargos ejecutivos.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
El ascenso de un empleado hacia un
puesto de responsabilidad también implica
una adecuación informativa por parte de
la organización. No es necesario que se
le facilite un nuevo Welcome Pack como
tal, pero sí que debe existir un protocolo
dentro del Modelo de Compliance capaz
de integrar a ese empleado promocionado
dentro de sus nuevas responsabilidades. Así,
en el caso de que deba estar en contacto
con documentación privilegiada, se le
deberán facilitar los documentos relativos a
la política de confidencialidad de datos de
la empresa. Como en el modelo tradicional,
el objetivo es agilizar la adaptación del
empleado a su nuevo cargo dentro del
organigrama.
13
¿QUÉ DIFERENCIA
HAY ENTRE UN
WELCOME PACK
INTERNO Y UN
WELCOME PACK
EXTERNO?

14 Guía Welcome Pack | TES | 2016

E
l paquete de bienvenida es una potente
herramienta de fidelización para los
nuevos empleados de una compañía.
Ahora bien, este método también puede
utilizarse para aumentar la confianza y
lealtad de los clientes. Esta distinción nos
hace hablar de dos tipos de Welcome Packs:
los internos y los externos.

Un Welcome Pack interno, tal y como se

ha comentado ya en líneas anteriores, está
dirigido exclusivamente a trabajadores,
colaboradores, proveedores, socios o
accionistas de la empresa. Con su entrega
se pretende conseguir un mayor compromiso
y también una adecuada integración de
cada uno de los empleados para con la
organización.

El Welcome Pack externo, en cambio, está

pensado para clientes, patrocinadores o
medios de comunicación. Se convierte en
un elemento de comunicación importante
para dar la bienvenida a nuevos clientes y
conseguir fidelizarlos desde el primer día. Se
pueden regalar vales de compra, puntos
de fidelización y obsequios que hagan más
acogedora la primera toma de contacto de
los usuarios con la organización.

Guía Welcome Pack | TES | 2016 15

¿CÓMO PODEMOS
MOSTRAR LOS
VALORES DE
NUESTRA EMPRESA
EN UN WELCOME
PACK?

16 Guía Welcome Pack | TES | 2016

A
pesar de que la primera impresión
de un nuevo empleado se forma ya
en la primera entrevista, su primera
impresión acerca de la cultura empresarial
de la compañía se forma en el primer día de
trabajo.
Debes pensar que la cultura empresarial
es lo que define a tu compañía y, por lo
tanto, debes empezar a mostrar desde el
primer momento cuáles son sus valores. Para
ello, deberías tener en cuenta todos estos
aspectos importantes:
• Tener un trato cercano con los candidatos
desde la primera toma de contacto,
pasando por el proceso de selección hasta
la bienvenida a la empresa. Piensa que todo
cuenta, así que si quieres que tu empresa
tenga una cultura de conciliación y de
trabajo colaborativo, debes mostrarlo desde
el primer momento.
• Informar en todo momento al candidato
del estado del proceso de selección y de
todos los asuntos relevantes que necesitará
saber una vez haya sido contratado.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
• Mostrar al empleado que forma parte del
equipo desde el primer día y darle a entender
que la compañía espera que progrese y
trabaje a gusto.
• Incluir en el Welcome Pack la misión y los
valores de la empresa. Además, también
es interesante dar a conocer la cultura
empresarial de la compañía durante el
mismo proceso de selección, para que
el candidato se plantee si sus valores se
corresponden con los de la empresa.
Si alguno de estos puntos fallara, es muy
probable que el nuevo empleado se
lleve una mala impresión de la empresa
y, por lo tanto, es posible que no se sienta
identificado con sus valores. Aunque parezca
una nimiedad, lo cierto es que, cuando un
empleado decide dejar la empresa, las
razones suelen estar relacionadas con su
descontento hacia la cultura de la compañía.
17
¿CADA CUÁNTO
DEBERÍA
REVISARSE UN
WELCOME PACK?
E
l Welcome Pack es uno de los elementos
que forman parte del modelo de
Compliance empresarial. Por esa razón,
sería ilógico que un nuevo empleado
recibiese información y documentos que
han quedado obsoletos con el tiempo.
Actualizar de forma periódica el paquete
de bienvenida facilitará la integración de
las nuevas incorporaciones a la cultura
empresarial de la compañía.
La revisión del contenido de un Welcome
Pack no debe ser un hecho aislado, ya que
este debe ir en consonancia con los cambios
que se vayan produciendo dentro de la
empresa. No existe, por lo tanto, un periodo
establecido para revisar el contenido del
mismo. Pero sí que debe haber una voluntad
18
del departamento de RRHH y de toda la
compañía de sincronizar el Welcome Pack
con cualquier modificación que se produzca
dentro del funcionamiento de la empresa.
Además, el paquete de bienvenida debe
enviarse al resto de la plantilla cada vez
que haya alguna actualización. No es
obligatorio hacerlo en el mismo momento
en que se produce el cambio, pero sí de
forma anual aprovechando los canales de
comunicación corporativos (como el correo
electrónico). La idea es que los empleados
tengan lo más actualizada posible la
información más importante de la compañía.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
¿CÓMO DEBE SER
UN WELCOME PACK
PARA QUE SEA
EFECTIVO?

L
a forma en que presentamos las cosas
dice mucho de nosotros. En el caso de
las empresas ocurre lo mismo. Esa es
la razón por la que hay ciertos puntos que
deben tratarse con especial cuidado para
potenciar la máxima eficacia del paquete
de bienvenida:
• Cercanía y facilidad de consulta: la
información del Welcome Pack es importante
para acompañar a los nuevos empleados en
su proceso de aterrizaje, pero también lo es
para el resto de empleados. Es por eso que
lo más recomendable es crear un manual
de empresa que esté accesible para todos
y pueda consultarse en cualquier momento.
El formato de ese manual puede ser PDF
o incluso un vídeo colgado en Youtube.
• El Welcome Pack debe ser visual, ya que
un texto denso y lleno de tecnicismos no
es efectivo. Se pueden utilizar imágenes,
infografías e ilustraciones para ejemplificar
todo el documento. Además, es positivo
introducir todos los elementos gráficos y
corporativos para que los empleados se
familiaricen con ellos (como por ejemplo
el logo, el eslogan o la tipografía utilizada).
• Incluir una encuesta de opinión sobre el
Welcome Pack nos permitirá saber el grado
de efectividad del paquete de bienvenida.

Guía Welcome Pack | TES | 2016 19

CONCLUSIONES

20 Guía Welcome Pack | TES | 2016

C
on las nuevas tecnologías, tanto
el Welcome Pack como el resto
del proceso de bienvenida se han
modernizado. Para empezar, ya forman parte
del Welcome Pack muchos componentes
tecnológicos, desde ordenadores,
smartphones o tablets (dependiendo
siempre del cargo del nuevo empleado)
hasta pendrives o cuentas gratuitas a
determinados programas y herramientas. En
cuanto al proceso de bienvenida, también
es muy importante tener en cuenta que
actualmente existen empresas dedicadas
a ofrecer un software específico para
los trámites de bienvenida (o, en inglés,
onboarding software). Este servicio permite
a las empresas ahorrar costes y tiempo en la
preparación del papeleo inicial, el envío de
documentación e información actualizada a
través de email, y la oportunidad de mantener
actualizada la información referente a los
cursos realizados por los empleados.
Tal y como se ha comentado en esta guía
y viendo cómo las nuevas tecnologías
están cambiando la mentalidad de los
departamentos de Recursos Humanos, es
importante que las empresas diseñen un
paquete de bienvenida que adecue los
valores de la empresa con los de los nuevos
empleados.
Guía Welcome Pack | TES | 2016
El objetivo de este tipo de procesos es agilizar
la incorporación de un nuevo empleado
en su puesto de trabajo y para con el resto
del equipo. Además de la importancia del
Welcome Pack para nuevos empleados,
también es importante diferenciar este tipo
de paquetes de los dirigidos a personas
externas a la compañía (como medios de
comunicación, clientes, etc). En este sentido,
también es importante destacar que no
todas las bienvenidas serán para las nuevas
incorporaciones, sino también para ascensos
dentro del organigrama empresarial.
En definitiva, para conseguir la lealtad
de los trabajadores desde el primer día,
así como la máxima implicación con el
equipo y los objetivos de la compañía, es
necesario diseñar e implementar un buen
plan de acogida para agilizar el proceso de
recibimiento de los nuevos profesionales en
la empresa.
21
22 Guía Welcome Pack | TES | 2016