AUDITORIA OPERATIVA DISCIPLINA PARA PREVENIR PROBLEMAS

1. INTRODUCCIÓN. En las organizaciones, desde el punto de vista financiero y administrativo, existen problemas que
no siempre son oportunamente detectados, debido generalmente a la carencia de informes dirigidos a evaluar la
eficiencia de las diferentes unidades operativas, que impiden identificar sus problemas financieros y administrativos,
en términos reales, a una fecha determinada.
La economía de los países origina problemas en las entidades públicas y privadas debido a la disminución de la
producción, el incremento de la tasa de desempleo por el cierre de empresas, la baja en el precio de las materias primas
de exportación y otros.
La crisis financiera y económica de los países se refleja en las organizaciones, esta crisis se visualiza en variables
macroeconómicas como ser altas tasas de interés, desequilibrio en el comercio exterior, elevados índices de inflación,
restricción en el crédito, problemas de liquidez, limitada rentabilidad de las empresas, inadecuadas políticas de
administración tributaria, entre las más importantes.
Además la dirección empresarial ejercida por profesionales de diversas especialidades en el manejo técnico de las
organizaciones, no ha permitido que muchas empresas, que estuvieron funcionando en la época de la crisis hayan
podido soportarla y superarla.
Esta situación nos hace reflexionar respecto a la limitada capacidad profesional y técnica de los responsables de la
gerencia, que, en gran parte de los casos, se debe a la limitada información financiera y administrativa disponible para
la toma de decisiones, para lo cual es importante el desarrollo y utilización de técnicas como la auditoria operativa, con
la orientación fundamental de diagnosticar de manera oportuna las deficiencias y debilidades, para evitar la crisis de
la entidad, que posibiliten proyectar los resultados de operación y corregir las áreas que presentan obstáculos para la
obtención de los objetivos institucionales.
La acción preventiva ejercida mediante la auditoria operativa, identifica los posibles problemas financieros técnicos o
administrativos actuales de una organización y sugiere recomendaciones para superarlas y buscar su proyección hacia
el futuro.
En la actualidad las organizaciones se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial,
sistemas de información y nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y
mensurable con ello se pretende que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades.
Sin embargo la auditoria operativa está orientada al mejoramiento de las operaciones institucionales fomentando la
eficiencia, la efectividad y la economía en las actividades desarrolladas en forma permanente.
2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA (AO)
En las organizaciones privadas, se ha observado muy poco desarrollo de la AO, debido a su desconocimiento, en
muchos casos ni siquiera la auditoría financiera es aplicada para disponer de una opinión profesional sobre la posición
financiera y los resultados de operación, incluso los controles establecidos por la Ley son evadidos.
En las organizaciones públicas, existe la obligación de efectuar las auditorías operativas, con suficiente independencia,
y en un ámbito de aplicación amplio y con la oportunidad de llegar al máximo nivel de la organización, para comunicar
los resultados de su gestión de control sobre la administración.
3. ANTECEDENTES DE AUDITORIA OPERATIVA
La Auditoria Operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la
adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros.
En los últimos 40 años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoria llamada “Auditoría Operativa” que
busca el conocimiento de la complejidad empresarial, para determinar mejores oportunidades en el uso de sus recursos
La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por Leonard, que definió a esta técnica como “un examen
comprensivo y constructivo de la estructura organizacional de una empresa o cualquier componente de las mismas,
tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización
de los recursos físicos y humanos.
4. OTRAS DESIGNACIONES DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Auditoría: Operacional, administrativa, integral, de gestión, gerencial, de calidad, de valor por dinero, de valor recibido
por dinero entregado, de evaluación del rendimiento, de eficiencia, etc.
Si bien existen diferencias conceptuales en cada una de estas auditorías, los objetivos tienden en forma generalizada
a la evaluación de una entidad en busca de su eficiencia.
5. DEFINICIÓN DEL TÉRMINO DE OPERACIONES
En la declaración de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el instituto de auditores Internos, el
término “Operaciones” se define como la designación de actividades y funciones no financieras.
Las operaciones son el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro la entidad,
tales como vender, comprar, cobrar o producir.
No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración con las principales operaciones o funciones
de una entidad, lo que sí es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma en que
ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas.
6. DEFINICIONES DE AUDITORIA OPERATIVA
Chapman y Willan, definen a la auditoria operativa señalando que “Es el examen de la gestión de un ente con el
propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencias a metas fijadas, los recursos humanos, financieros
y materiales empleados, la organización, utilización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre
dicha gestión”.
Leonard, hace referencia a la auditoria administrativa “Como un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de una empresa, institución o departamento respecto a sus planes, objetivos, sus métodos de control, su
forma de operación y el empleo de sus recursos humanos y materiales”.
Holmes, define a la auditoría operativa señalando que “La auditoría Operacional significa la extensión de la auditoria
a todas las operaciones de un negocio y no se limita a las áreas financieras contables”.
Fernández, hace referencia a la auditoría administrativa indicando que “La auditoría administrativa es la reunión
objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales con base a los niveles jerárquicos de la
empresa en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la empresa”, estos objetivos
institucionales son:
a) Objetivos de Servicio (Consumidores o Usuarios)
b) Objetivo Social (Colaboradores)
c) Objetivo Económico (Inversionistas, acreedores)
Loma Centellas, define a la auditoria operativa señalando que “La Auditoría Operativa es un examen objetivo de la
gestión financiera y operativa de una organización, programa, actividad o función y se orienta a identificar
oportunidades para lograr mayor efectividad, economía y eficiencia”.
La Contraloría General de los Estados Unidos de América, señala que “Una Auditoría Operativa es un examen objetivo
y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una
organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el
público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones
correctivas”.
7. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA PARA EL PRESENTE TEXTO
La Auditoría Operativa es un “Examen objetivo sistemático y profesional de las operaciones administrativas y/o
financieras de una entidad, efectuada por auditores profesionales independientes a dichas operaciones, como un
servicio a la Gerencia, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y determinar si los recursos se utilizan de forma eficaz,
económica y eficiente y si los objetivos de la organización se han alcanzado”.
8. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
El nuevo enfoque de la auditoria operativa hace referencia a la necesidad de:
a) Evaluar el entorno en el que se desenvuelve la entidad.
b) Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas.
c) Evaluar los planes de desarrollo
d) Determinar la eficiencia en el desarrollo de operaciones
e) Evaluar la productividad y economía
f) Determinar la confiabilidad de los reportes
La auditoría interna debe ser un servicio corporativo, enfocado a colaborar con la entidad, en la realización efectiva de
todos los objetivos de la empresa. Por tanto, la auditoria interna operativa tiende a ser una consultoría gerencial.
Existen dos enfoques básicos de Auditoría Operativa:
a) Enfoque de Organización
b) Enfoque Funcional
8.1. ENFOQUE DE ORGANIZACIÓN.
La aplicación de este enfoque se basa en el Examen de la administración de un departamento u otra unidad de mando.
Examina, las funciones o actividades dentro de una organización la forma de su administración, sus sistemas, su
personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación del personal, sus presupuestos y su ubicación en la
estructura general de la empresa.
8.2. ENFOQUE FUNCIONAL.
Se ocupa del seguimiento de las funciones en las unidades funcionales seleccionadas, desde su inicio hasta su
conclusión.
9. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
La AO no tiene límites en la evaluación de las operaciones realizadas por la entidad, ya que incluye el área financiera,
de ser necesario. Las operaciones examinadas pueden incluir toda la organización, o las realizadas por una unidad
administrativa, ejemplo: Compras, o las efectuadas por un área de operación como finanzas o producción, o las
ejecutadas por un proyecto como apertura y funcionamiento de la unidad de investigación y desarrollo.
El alcance de la evaluación de las operaciones puede ser muy amplio o muy específico, sin embargo la aplicación
práctica dependerá de muchos factores, fundamentalmente de la disponibilidad de recursos. Por esta limitación, la
programación de las actividades debe orientarse a las áreas críticas, que permitan el mejoramiento de la organización.
Específicamente el alcance del examen en una auditoría operativa está definido en la planificación estratégica y la
planificación operativa, que básicamente se refieren a:
a) Las áreas financieras
b) Las áreas operativas
c) Las áreas programáticas
9.1. LAS ÁREAS FINANCIERAS
Involucra la evaluación del conjunto de las operaciones contables y financieras.
9.2. LAS ÁREAS OPERATIVAS
Involucra la evaluación de las operaciones administrativas y tiene como propósito determinar:
a) Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos (tales como personal, bienes y espacio) de manera económica
y eficiente.
b) Las causas de ineficiencia o de prácticas antieconómicas y
c) Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables en materia de economía y de eficiencia.
9.3. LAS AREAS PROGRAMATICAS
Involucra la evaluación del logro de objetivos y metas, y está encaminada a determinar:
a) El grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislatura o alguna otra autoridad que
haya aprobado el programa correspondiente.
b) La eficacia de los organismos, programas, actividades o funciones y
c) Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables al programa.
10. EL ALCANCE SEGÚN EL INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS
OPERACIONES GENERALES OPERACIONES ESPECÍFICAS
Investigación de Mercado, Ventas
COMERCIALIZACIÓN
Publicidad, Distribución.
COMPRAS Compras.
Programación de Control de la Producción, Adm. De Inventarios,
PRODUCCIÓN
Mantenimiento, Almacenaje.
ADM. DE RR.HH. Reclutamiento y Selección, Administración De Sueldos y Salarios.
Adm de Inversión de Capital, Otorgamiento de Crédito y Cobranzas
FINANZAS
Obtención de Financiamiento.
Organización y Métodos, Procesamiento electrónico de la
SISTEMAS
información.
11. ESPIRITU DE LA AUDITORIA OPERATIVA
El espíritu de la auditoría operativa determina que:
a) La AO es de carácter evaluativo no investigativo, por tanto, no tiene como propósito principal detectar fraudes e
irregularidades.
b) La AO es Objetiva, no subjetiva.
c) Los Informes sean equilibrados ya que se identifican áreas: críticas o débiles y en las que se han alcanzado éxitos.