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PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo describir los procedimientos que realiza la
Universidad del Pacífico, que bajo la gestión por procesos, garantizarán la satisfacción de
nuestros usuarios y partes interesadas, desempeñándose de manera correcta, oportuna y
articulada, optimizando el aprovechamiento de los recursos.
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES
Aplica para todas las actividades del Sistema integrado de Gestión y para todos los
funcionarios de la Universidad.
3. DEFINICIONES
4. MARCO ESTRATÉGICO
4.1 MISIÓN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4.2 VISIÓN
La Universidad del Pacífico en el año 2010, será un centro de aprendizaje de la región pacífico
y una institución que lidera programas de investigación sustentados en la integración de los
saberes locales con los conocimientos de la comunidad científica nacional e internacional, que
propone soluciones a los problemas del pacífico colombiano, y que forma profesionales
altamente calificados para el desarrollo de la región.
La Universidad del Pacífico, a través del SIG, direcciona su funcionamiento bajo un enfoque
basado en procesos, el cual, identifica y gestiona de manera eficiente, eficaz y efectiva las
actividades relacionadas entre sí, permitiendo el control continuo que proporcionan los
vínculos entre los procesos, así como su interacción.
Así pues, el SIG identifica cuatro (4) tipos de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y
de Evaluación.
Mejora Continua: Actividades de seguimiento para brindar asesoría oportuna a todas las
dependencias de la institución principalmente a la dirección.
Son aquellos que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente. Aportan
valor al cliente.
Docencia: Conjunto de actividades articuladas para la formación integral del profesional que
requiere la región pacífica. En este proceso se encuentran estructurados los Departamentos de
Ciencias Naturales y Exactas (DECINE) y de Departamento de Lenguas, Lingüística y
Literatura (DELIN)
Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los
procesos misionales.
Bienestar Universitario: Conjunto de actividades que buscan una mejor condición de vida
de la comunidad universitaria caracterizada por un clima institucional que estimule y facilite
el desarrollo humano de sus miembros.
5.1.4. EVALUACIÓN
5.3 CARACTERIZACIONES
Alcance Inicia con la Formulación de la Estrategia Institucional de la Universidad del Pacifico y termina con la evaluación de
la eficacia, eficiencia y efectividad de la misma.
Objetivo Formular, implementar y evaluar la Estrategia institucional de la Universidad del Pacifico de acuerdo a las
directrices del Consejo superior, disponibilidad de recursos financieros y condiciones del entorno.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
Proyectos de
Inversión Pública
formulados
Avance de
Ejecución de Plan
Indicativo y Planes
de Acción de los
procesos
Informes de
auditorias ACTUAR
RECURSOS
Recurso humano competente: (4) Oficinas dotadas con sus respectivos De acuerdo a lo establecido por las normas de
equipos de computo, mobiliario y acceso a salud ocupacional
Rectora, Jefe Oficina Asesora de Planeación, 2 internet banda ancha
Secretaria, Director de Comunicaciones,
Asistente de Promoción y Divulgación
LEGALES PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN FÓRMULA
Nivel de Ejecución del PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción Porcentaje de Ejecución de PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción
No. de metas de Resultados No. de Metas de Resultados ejecutados /Metas de Resultados planeadas
Impacto del Plan de Desarrollo Institucional % de presupuesto asignado a las metas de resultado del PDI.
Objetivo Brindar asesoría oportuna y permanente a la rectoría y hacer acompañamiento a los procesos
de la universidad mediante actividades de seguimiento y control al sistema integrado de
gestión.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
Todos los procesos. Normas técnicas. PLANEAR Documentos del Todos los
sistema. procesos.
Comunidad Quejas y reclamos. Elaboración del plan de
académica. seguimiento y control a las Políticas Comunidad
Documentación actividades de los procesos. documentales y académica.
entes interna y externa. de archivo.
gubernamentales. Elaboración del programa y Entidades
Solicitud de plan de auditorias internas de Radicación, públicas y
Archivo general de préstamo de calidad. traslado y privadas.
la nación. documentos. entrega de
documentos. Comunidad en
Egresados. Documentos general.
generados en los HACER
Programa y
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERIFICAR
ACTUAR
Acciones de mejora.
Jefes de oficina, asistente, secretarias. Instalaciones locativas, oficinas De acuerdo con las normas de
baños, archivadores, computadores, seguridad industrial.
impresoras, puntos de red, software.
LEGALES ley 872/03, ley 87/ , decreto4110/04, ley Procedimiento control de documentos.
594/00, acuerdos 060/01 y 042/02,decreto2375/06,
Procedimiento control de registros.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NORMA 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.4, 5.5, 5.5.3, 5.6, 8, Procedimiento de quejas y reclamos.
8.2, 8.3, 8.4, 8.5.
Procedimiento de archivo y conservación de documentos.
DENOMINACIÓN FÓRMULA
Alcance Inicia con el diseño curricular de los diferentes programas académicos de pregrado y
postgrado y termina con estudiantes graduados.
Objetivo Formar personas integrales, con un alto nivel de sus competencias sociales, laborales y
profesionales, para contribuir al mejoramiento de su entorno socioeconómico
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
recursos físicos,
humanas y
Planes de acción económicas.
anual
MEN, CNA
Estudios de
factibilidad Programas
certificados
CNA Lineamiento del MEN
SIG Programas
HACER acreditados
Recursos físicos,
Entidades Todos los
humano y
gubernamentales de Procesos
económico
orden nacional , Acreditación de programas Listado de
departamental y Acuerdo de académicos admitidos y
municipal distribución novedades de Estudiante
presupuestal estudiantes
Informe de
Estudiante
Seguimiento a Entidades
egresado Certificados de públicas y
Admisiones, reintegros, notas privadas
Comunidad Portafolio de transferencias y traslados de
programas y Constancias de Comunidad
organizada estudiantes
actividades de estudios organizada
Bienestar
Universitario
Matricula
Estudiantes y
Resultados de la
Docentes con
investigación
vocación para la
Lineamientos y Enseñanza – aprendizaje investigación y la
políticas de proyección social
investigación.
Graduación
Lineamiento de
Estudiantes
proyección social
graduados
VERIFICAR Listado de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
INSTITUCIONALES 5. Reintegro
6. Transferencia
PEIU: Proyecto educativo institucional
7. Matrícula
Universitario.
8. Traslado
9. Validaciones
4.1 ; 7.1; 7.2; 7.3 ;7.3, 8,.2.3 ; 8.2.4 ; 8.3; 8.4; 8.5. 13. -Evaluación de estudiantes ( cortes
académicos)
14. -Tutoría
15. –Habilitaciones
16. Distinciones
17. Tramite de Grado
18. Modificación de matriculas
Evaluación de la actividad docente
19. - Autoevaluación del profesor.
20. - Criterios estudiantiles.-
21. - Evaluación del jefe superior( docencia,
proyección e investigación)
DENOMINACIÓN FÓRMULA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
.
1. Numero de Programas con registro calificado /
1. Programas aprobados Numero programas aprobados
2. Programas Acreditados 2. % Programas Académicos/ Numero de
3. % deserción estudiantil programas acreditados
4. %de repitencia estudiantil 3. Estudiantes antiguos matriculados/ Numero de
5. % de docentes con postgrado estudiantes antiguos matriculados en el periodo
6. % de estudiantes graduados anterior)X100.
7. Pruebas Ecaes. 4. Numero de estudiantes con bajo rendimiento /
Numero de estudiantes totales que cursan el
semestres X100
5. (Número docentes con posgrados/Numero total
de docentes) X100.
6. (Numero de estudiantes graduados/ Numero de
estudiantes egresados 100.
7. % de estudiantes que se ubican por encima del
puntaje promedio mayor al 75 percentil en las
pruebas de Ecaes
Deserción de estudiantes
Objetivo Consolidar la Universidad del Pacifico, a nivel regional y nacional, como una institución
fundamentada en la investigación formativa, básica y aplicada.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
Informes de
Estudiantes Necesidades y Seguimiento y
propuestas de Verificación
Comunidad
estudiantes
Organizada
Planes de
Entidades públicas Mejoramiento
VERIFICAR
y privadas del Metodologías de
orden nacional e Investigación Seguimiento al desarrollo de las
internacional actividades investigativas
Lineamientos de
Colciencias Verificación del cumplimiento de
los objetivos de las líneas de
Convocatorias investigación, Semilleros y
Internas y Grupos de Investigación.
Externas
Evaluación de la participación en
Líneas y Grupos redes de conocimiento.
de Investigación
Universitarios Evaluación de estrategias de
afines difusión de resultados de
investigación
ACTUAR
Acciones correctivas y
preventivas para el cumplimiento
de las políticas, los objetivos y las
líneas de investigación.
Implementar planes de
mejoramiento
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
Coordinador(a) de semilleros
Secretaria
DENOMINACIÓN FÓRMULA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Control y seguimiento de los grupos de investigación Nº de proyectos presentados por los grupos/Nº de
proyectos finalizados
SECUENCIA E INTERACCIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
CICLO PHVA
Informe de
ACTUAR Diagnóstico de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
Secretaria
LEGALES PROCEDIMIENTOS
4.1, 4.2.4, 7.3, 7.5, 8.2.3, 8.4, 8.5 Procedimiento para gestión de proyectos y convenios
DENOMINACIÓN FÓRMULA
Objetivo Propiciar espacios que permitan el desarrollo de las diferentes dimensiones del ser Humano,
generando en el entorno dimensiones que potencialicen en el individuo el ser, estar,
pertenecer, proyectar y transformar, impulsando sus capacidades y por ende apoyando el
proceso educativo de manera integral.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
ACTUAR
RECURSOS
Director de bienestar , Psicóloga , Computadores, Internet, Impresora, De acuerdo a las normas de salud
Coordinadores , Trabajadora social , Teléfonos, Espacios culturales y ocupacional.
Docentes, Instructores ,Enfermeras deportivos, Módulos de salud,
,Medico ,Auxiliar de servicios , Oficinas.
Monitor, secretaria
LEGALES PROCEDIMIENTOS
Ley 30/92, Ley 181/95, Ley 397/97, Ley 70/93, Decreto Planeación y programación de actividades de
80/80, Decreto 2566/03, compes 1033, constitución art Bienestar Universitario
52.PLANES DE DESARROLLO MNICIP-
Desarrollo Y Control de los Programas y
INSTITUCIONALES Actividades de Bienestar Universitario
DENOMINACIÓN FÓRMULA
Alcance Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de todos los procesos y culmina con
la provisión de los mismos de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
Objetivo Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer de manera oportuna las
necesidades de recursos requeridos por las diferentes dependencias internas y las
instituciones con las cuales se establezcan alianzas.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
Indicadores de
Gestión, Plan de
Acciones
correctivas y
preventivas.
Ajustes a los
planes de
Adquisiciones de
Bienes y
Servicios,
capacitación y
necesidades de
personal y
mantenimiento.
Recurso humano competente: Oficinas, equipos de computo, De acuerdo a lo establecido por las
Director Administrativo, jefe de bodega, vehiculo, sumadoras, normas de seguridad industrial.
compras y almacén, tesorera, jefe de escritorios, archivadores, sillas,
recurso humano, contador , jefe de laboratorios, bibliotecas, talleres,
presupuesto, asesor jurídico, jefe de software.
biblioteca, jefe de telemática , jefe de
laboratorios y jefes de
mantenimiento, auxiliares de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
servicios.
LEGALES Procedimientos
4.1, 4.2.2, 4.2.3, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.3, 7.4, 7.4.1, Registro de evaluación y reevaluación de proveedores.
7.4.2, 7.4.3, 8. 2.3, 8.4, 8.5.
Registros contables.
Procedimiento de contratación.
DENOMINACIÓN FÓRMULA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Alcance
Objetivo Facilitar que la gestión administrativa de la Universidad del Pacífico, logre el cumplimiento
de su misión, visión, política y objetivos de calidad, de acuerdo a la normatividad que la rige y
a las expectativas de sus usuarios y partes interesadas
SECUENCIA E INTERACCIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
CICLO PHVA
PLANEAR
Todos los procesos PEI Identificación del estado de Informes de Todos los
cumplimiento de misión, visión, estado de procesos
PDI política y objetivos de calidad cumplimiento
Entes de
Entidades Lineamientos Identificación de cumplimiento de Programa de control
gubernamentales del SIG planes y programas, proyectos y auditorías externo
del orden nacional convenios.
Planes de Informe de nivel Comunidad
Comunidad Acción Elaboración del programa anual de de prácticas de organizada
organizada auditorías internas autocontrol,
Programas,
autogestión y
proyectos y Identificación del nivel de práctica del autorregulación
convenios autocontrol, autogestión y
autorregulación Equipo de
Normatividad
auditores
Selección de los equipos de trabajo
Resoluciones
para las actividades del proceso Plan de acción del
Requerimientos proceso
Programación de informes a entes de
de la
control externos y a partes interesadas
comunidad
(comunidad organizada)
organizada
HACER
Informes de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
ACTUAR
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
Jefe oficina de control interno Equipo de computo de mesa y Oficina dotada y adecuada según
portátil, software actualizado, normas de salud ocupacional
Asistente oficina de control interno impresoras, fax.
LEGALES PROCEDIMIENTOS
Constitución política, ley 87/93, decretos reglamentarios, Fomento de la cultura del autocontrol
ley 872 /03.decreto 1599 modelo estándar de control
interno, ley 42/93. Resolución 357/08, decreto 1357, Asesoría y acompañamiento
decreto 2913/07, resoluciones 5870 y 5872 de 2007.
Valoración del riesgo
Auditoría Interna
INSTITUCIONALES
Relación con entes externos
Acuerdos 006 y 008 de 2007, 014, 015, 016, 022, 026 de
2005, 029 de 2006.
NORMA
DENOMINACIÓN FÓRMULA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
En la tabla que se relaciona a continuación, se enuncian los productos de cada proceso del SIG, a
la vez que se relacionan los requisitos de los usuarios o clientes de cada proceso. Por este medio, se
demuestra la interacción de los procesos en la Universidad del Pacífico.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Los requisitos legales, institucionales y de la norma que aplican a cada proceso, se explican
detalladamente en las caracterizaciones de los mismos.
investigación, la desarrollo de
extensión y la sus
proyección social competencias
Estudiantes ciudadanas y
graduados laborales
Oportunidad,
fiabilidad y
costo justo en
el servicio.
Investigación Plan de acción Direccionamiento Disponibilidad
Plan de estratégico de recursos
capacitaciones Mejora continua para
Semilleros y Docencia actividades de
Grupos de Proyección social investigación y
investigación y extensión propiedad
registrados y Gestión de apoyo intelectual en
participando en Evaluación la
convocatorias Estudiantes Universidad.
Difusión de los Comunidad Cumplimiento
resultados de las organizada de
investigaciones Entidades compromisos
Convenios públicas y pactados para
legalizados privadas del realizar
orden nacional e actividades de
internacional investigación y
propiedad
intelectual.
Asesoría
oportuna, clara
y concisa en
temas
relacionados
con
investigación y
propiedad
intelectual.
Pertinente y
oportuna a las
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
necesidades
planteadas en
materia de
investigación.
Extensión y Plan de acción Direccionamiento Servicios
Proyección Social Portafolio de Estratégico pertinentes,
servicios: Mejora continua oportunos y
Programas de Docencia actualizados
educación Gestión de apoyo Cumplimiento
continua, cursos, Evaluación de
talleres, Comunidad compromisos
convenios, Universitaria adquiridos
asesorías, Comunidad Disponibilidad
consultorías, etc. organizada de recursos
Certificados y Entidades para
constancias públicas y actividades de
privadas del extensión y
orden nacional e proyección
internacional social
Bienestar Plan de acción Direccionamiento Los programas
Universitario Portafolio de Estratégico y actividades
programas y Mejora continua del proceso
actividades Docencia deben ser:
Plan de Extensión y Oportunos
actividades de Proyección Social Accesibles
grupos de apoyo Gestión de apoyo Pertinentes
Asociaciones de Evaluación Ofrecidos en
egresados Comunidad escenarios
Informe de Universitaria apropiados
seguimiento a Comunidad Cumplir con la
egresados. organizada frecuencia y
secuencia
ofrecida
Contar con
personal
capacitado,
cortés,
respetuoso y
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
amable
Información
oportuna y
veraz.
discurso de
productos
impresos,
audiovisuales
Contrataciones
oportunas, de
acuerdo con
especificacione
s y precios del
mercado
Entrega
oportuna y
eficaz de los
recursos
solicitados
Atención
respetuosa
Respuesta
oportuna,
coherente y
comprensible
Acceso a la
información de
manera ágil
Oportuna
respuesta a la
petición del
servicio
Servicio
seguro,
confiable,
oportuno,
económico y
efectivo
PROCESO PRODUCTO
Docencia Profesional titulado
Investigación Resultados de Investigación
Propiedad Intelectual
Extensión y Proyección Asesorías y Consultorías
Social Convenios legalizados
Programas de educación continua
5.6 PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
PLAN INDICATIVO. Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en
el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que
con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.
METAS. Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir,
dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con
los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el
cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
DIAGNOSTICO SECTORIAL
I. PARTE ESTRATEGICA
Misión
Visión
Principios
Políticas Institucionales
EJES ESTRATEGICOS DE DESARROLLO Rectoría y
4. Objetivo Oficina Asesora
Estrategia: de Planeación
Programa:
Meta de resultado:
Indicador de Resultado:
Proyecto:
Meta producto:
Indicador de producto:
1. OBJETIVO
2 ALCANCE
El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Acción.
3 DEFINICIONES.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en
el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que
con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.
METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir,
dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con
los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el
cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan
4 CONDICIONES GENERALES.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Para la elaboración del Plan Indicativo trienal cada responsable o líder de proceso debe tener
conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional establecido para el periodo rectoral, el cual
desde el punto de vista legal corresponde a tres años.
El Plan Indicativo es un instrumento que resume y organiza por anualidades los compromisos
asumidos por la rectoría y su equipo de dirección en el respectivo plan de desarrollo institucional.
En él se precisan las metas de resultados y producto que se esperan alcanzar en cada vigencia y al
terminar el período rectoral. El Plan Indicativo permite soportar el ejercicio de seguimiento y
autoevaluación del plan de desarrollo institucional y ayuda a adelantar el proceso de medición de
la eficacia del mismo.
El Plan Indicativo es un instrumento que complementa el Plan de Desarrollo, en la medida que
en él las metas no sólo se desagregan, con sus respectivos recursos, para cada una de las
vigencias, sino que se ponderan de acuerdo con los criterios definidos por la Administración, lo
cual facilita su posterior evaluación.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
1. OBJETIVO
2 ALCANCE
El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Inversiones de
la Universidad.
3 DEFINICIONES.
PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que
con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.
PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de
desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico,
orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo
institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento,
autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo.
4 CONDICIONES GENERALES.
Para la elaboración del Plan Anual de Acción cada responsable de tener conocimiento, tanto del
Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el
cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. El plan Anual de Acción, como su
nombre lo indica tiene una vigencia de un año, especifica de manera concreta las actividades, los
tiempos de inicio y terminación de las mismas, los indicadores por actividad, los responsables y
los recursos necesarios. Todo lo anterior, con el de materializar las metas de producto establecida
exclusivamente para el año objeto de presentación del Plan de Acción.
Este instrumento sirve para que cada dependencia oriente sus procesos, instrumentos y recursos
disponibles (humanos, financieros, físicos, tecnológicos e institucionales) hacia el logro de los
objetivos y las metas anuales de la Universidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
El Plan de Acción es, por tanto, un instrumento de planificación mediante el cual cada
dependencia de la Universidad del Pacífico, ordena y organiza las acciones, los proyectos y los
recursos que va a desarrollar en la vigencia, para ejecutar los proyectos que darán cumplimiento a
las metas previstas en el Plan de Desarrollo Institucional.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
1. OBJETIVO
Administrar y controlar la documentación interna y externa de la Universidad del Pacífico, con
el propósito de garantizar que la misma este actualizada y se conserve el conocimiento de la
organización.
2. ALCANCE
Desde la solicitud o identificación de la necesidad de documentar una actividad, hasta el
establecimiento, implementación, mantenimiento y disposición final del documento. Aplica a
todos los procesos de la Universidad del Pacífico.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Aprobación: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un documento por la persona
idónea que tenga la autoridad para implementar el documento.
Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que
conforman el sistema de calidad.
Copia controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso y se asegura que se
mantiene vigente.
Copia no controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso de carácter
informativo o temporal y no se asegura su vigencia.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de
los procesos documentados.
Documento: Es toda información perteneciente al sistema de calidad que se registre y almacene
en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio. Puede ser la descripción de un
proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas,
figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras.
Documentos externos: Son los generados por organismos externos a la organización los cuales
exigen condiciones que debe cumplir la universidad del pacífico, para el normal desarrollo del
sistema de calidad.
Documentos internos: Son los producidos e implementados dentro de la organización para
interactuar directamente en el sistema de calidad.
Documento no vigente u obsoleto: Documento que se encuentra desactualizado.
Eliminación: Retiro de un documento del SIGC de circulación y destrucción de los no
diligenciados, ya sea porque el proceso cambió y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o
porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de gestión.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso
actividad especifica, convirtiéndose así en un registro.
Modificación: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con relación a
las mejoras en los procesos.
Procedimiento: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los
pasos que debe seguir un proceso o actividad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICONES GENERALES
4.1 Todas las solicitudes de crear, modificar o adquirir un documento deben ser diligenciadas por
el dueño del respectivo proceso y enviadas al representante del SIG para su análisis y
aprobación.
4.2 El representante del SIG al recibir la(s) solicitudes debe analizar el impacto de las mismas en
el sistema de gestión de calidad garantizando que no haya interferencias ni que afecte la
funcionalidad del mismo ni la otra documentación.
4.3 Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden sugerirse por
cualquier miembro de la organización, quien informa al dueño del proceso a través del
formato solicitud para elaborar o modificar documento (ES-MC-FO01). Los dueños del
proceso deben canalizar todas estas solicitudes a través del representante del SIGC
diligenciando el formato para solicitud o modificación de documentos.
4.4 Un documento se considera obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en
vigencia la nueva versión o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante
el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se
deban realizar en el proceso de implementación, pueden ser manejados a través de
memorandos internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicación del
documento en cuestión.
4.5 El representante del SIG debe garantizar que los documentos modificados sean revisados y
aprobados por el responsable del proceso.
4.6 La revisión de un documento nuevo o uno modificado es responsabilidad de la persona que
desarrolla el proceso que se esta documentando.
4.7 La aprobación de un nuevo documento o un documento modificado es responsabilidad del
dueño del proceso. La difusión del mismo, se hará por el dueño del proceso con el apoyo del
representante del SIG.
4.8 La distribución de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad del jefe de la
oficina de archivo y correspondencia en coordinación con el dueño del proceso. El jefe de la
oficina de archivo y correspondencia debe conservar registro en un listado maestro de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO / DESARROLLO:
CODIGO DEL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
CODIGO DEL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Desde la identificación por parte de todos los procesos de que actividades es necesario dejar
evidencias, hasta el mantenimiento del registro de acuerdo a las disposiciones establecidas.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones
establecidas ya sea en archivo activo o inactivo.
Disposición: Acción a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retención de los registros
de calidad. Se puede aplicar como tipo de disposición final el archivo inactivo y/o destrucción del
documento.
Recolección: Acción de reunir los registros que se originan en los sitios de operación, para su
posterior clasificación y almacenamiento.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES
Los registros de la actividad de reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, se manejan de acuerdo con lo
establecido por la Contaduría General de la Nación y la Dirección de Impuestos Nacionales.
Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado
maestro, la recolección, la organización, el archivo, el almacenamiento en condiciones adecuadas,
de tal forma que garantice el buen estado de los registros controlados; la de conservar y mantener
disponibles para auditores internos y externos, los registros que se indican en el listado
mencionado.
Una vez se ha cumplido con el tiempo de retención establecido en el listado maestro, los registros
que pasan a formar parte del archivo inactivo permanecen allí por un período mínimo de dos años
o según lo establecido por la ley, para luego ser destruidos. Los mecanismos previstos para
destrucción de registros son el picado y/o rasgado o reciclaje para documentos en medio impreso
y la eliminación para registros mantenidos en medios magnéticos.
Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente
del medio de la presentación (impreso o no impreso).
La universidad se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Los métodos de archivo y disposición (archivo muerto, específicamente) deben garantizar el fácil
acceso a los lugares específicos donde se encuentran los registros de Calidad.
Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros del sistema de calidad y la
disposición de los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de
Registros del sistema de Calidad.
Cuando un miembro de la universidad diferente a los autorizados desea tener acceso a un registro
debe pedir autorización al responsable del proceso.
Cuando el usuario o su representante por necesidad justificada desee tener acceso a los registros
de su propiedad en el SIGC, este se debe tramitar a través del responsable del proceso.
Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con
autorización expresa del responsable del proceso.
En términos generales, los registros confidenciales se deben consultar dentro de las instalaciones
de la universidad del pacifico.
Para evitar la pérdida de los registros también forma parte la recolección eficaz de los mismos y el
cumplimiento de los parámetros para acceso contenidos en este procedimiento.
Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y
elevadas temperaturas.
Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben
proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.
Se hará Backups al servidor del sistema de información cada ocho (8) días.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
CODIGO DEL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
CODIGO DEL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no
conformidades que se presenten en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC) en la
Universidad del Pacífico.
2 ALCANCE
3 DEFINICIONES.
4 CONDICIONES GENERALES.
No conformidades de auditorias.
Revisión por la Dirección o el Comité Técnico de Calidad.
Quejas y reclamos de los usuarios.
Iniciativa de los funcionarios.
Problemas y no conformidades presentados.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Reuniones de equipos
Diagrama de afinidad
Diagrama causa- efecto
Diagrama de pareto
Lluvia de ideas
Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada
en el formato Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas ES-MC-FO05.
Se considera que se debe implementar una acción correctiva cuando la no conformidad o situación
indeseable sea recurrente (más de tres veces) o tenga relevancia directa en la satisfacción del
usuario o en el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del
Pacífico.
5.CONTENIDO/DESARROLLO:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Responsable del
Recepción de formato de solicitud de corrección, Proceso, ES-MC-FO04
1 Dirección del
acción correctiva, preventiva o de mejora
SIGC
Responsable del
Asignar responsable o grupo de responsables para
4. Proceso, Comité
implementar la acción.
Técnico
Responsable del
Realizar análisis de causas e identificar causa raíz de
5. Proceso, Comité
la no conformidad o situación indeseable
Técnico
Responsable del
Proponer acciones para eliminar causa de no
6. Proceso, Comité
conformidad o situación indeseable
Técnico
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no
conformidades potenciales u otra situación potencialmente inestable que pueda llegar a afectar el
ejercicio de la Universidad del Pacífico y su Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC).
2 ALCANCE
3. DEFINICIONES.
4. CONDICIONES GENERALES.
Reunión de Equipo
Diagrama de afinidad
Diagrama de pareto
Lluvia de Ideas
Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada
en el formato seguimiento a las no conformidades y observaciones detectadas ES-MC-FO05.
Se considera que se debe implementar una acción preventiva, cuando a través del análisis de
riesgos por proceso, se determine posibilidad de presentarse una no conformidad o situaciones
indeseables, las cuales pueden tener relevancia directa en la satisfacción del usuario o en el
cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del Pacífico.
5 . CONTENIDO/ DESARROLLO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Personal de la Comunidad
Identificar no conformidad o situación
1. Universitaria
indeseable potencial
Registrar no conformidad o situación Responsable del Proceso
ES-MC-FO04
2. indeseable potencial en formato y remitir a la involucrado
Dirección de Calidad
Analizar en conjunto con la persona que
identificó, tipo de acción requerida para Responsable del Proceso,
3. solucionar no conformidad o situación Comité Técnico
indeseable potencial
Representante de la ES-MC-FO05
Evaluar la eficacia de la acción preventiva
Dirección, Responsable del
9. implementada y cerrarla
Proceso
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
1. OBJETIVO
2 ALCANCE
Aplica para todos los procesos de la institución y va desde la identificación del servicio no
conforme hasta la implementación de acciones preventivas y correctivas (si fuesen necesarias) y la
presentación del respectivo informe a la dirección de la Universidad del Pacífico.
3. DEFINICIONES
REPROCESO- Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los
requisitos.
CONCESIÓN- Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los
requisitos especificados.
4. CONDICIONES GENERALES.
Responsabilidad general
Cualquier persona relacionada con la prestación de los servicios de la Universidad del Pacífico
puede detectar no conformidades en la prestación de los servicios, de acuerdo con los requisitos
establecidos en cada caso. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todas las
personas que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la institución.
Representante de la Dirección
Hace seguimiento, mínimo una vez al trimestre a los registros que resultan de la
aplicación de este procedimiento.
Junto con los dueños del proceso, decide sobre las no conformidades que justifiquen la
toma de acciones correctivas ES-MC-FO06.
Elabora trimestralmente un reporte del estado, las estadísticas, y los beneficios del
tratamiento de las no conformidades.
Condiciones especiales:
En el tratamiento de servicios no conformes se debe tener en cuenta:
Una vez detectado el servicio no conforme se deben aplicar las disposiciones de este
procedimiento, y se debe diligenciar el formato Tratamiento del Servicio No Conforme
ES-MC-FO07
Los servicios no conformes detectados internamente y los servicios no conformes
detectados por los clientes (quejas o reclamos) se identifican con un número
consecutivo.
Solamente se deben registrar los servicios no conformes surgidos de los controles
normalmente establecidos para los procesos, o los que provengan del usuario; se debe
evitar el registro de fallas o errores menores, que no inciden sobre la satisfacción del
usuario o de los colaboradores de la entidad.
Una vez tomada la corrección sobre un servicio no conforme, se debe verificar y
registrar el cumplimiento de los requisitos. Esta debe ser registrada en el formato
Tratamiento de Servicios No Conformes ES-MC-FO07.
Solo el usuario o el funcionario de la institución, puede autorizar la derogación de un
servicio no conforme; se deben registrar en el formato Tratamiento de Servicios No
Conformes ES-MC-FO07, las derogaciones otorgadas.
5. PROCEDIMIENTO
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación, distribución y control de las diferentes
peticiones que ingresen por la ventanilla única de correspondencia a la Universidad del Pacífico.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Involucra a todos los funcionarios competentes para dar respuesta a las diferentes peticiones de la
Universidad del Pacífico.
Comprende desde la radicación hasta la distribución y control de las peticiones y hasta la respuesta al
peticionario.
3. DEFINICIONES
Petición: Se entiende por petición, toda solicitud respetuosa que presenta una persona ante la Institución.
Sugerencia: Da a conocer a la autoridad la opinión del peticionario sobre una determinada materia, con el
propósito que se tomen ciertas medidas de carácter individual o colectivo.
Consulta: Se presenta a la autoridad para que exprese su opinión sobre determinada materia relacionada
con sus funciones
Medios de Recolección: Herramientas o espacios con los que cuenta la Institución para recepcionar las
peticiones. Por ejemplo, la ventanilla única de correspondencia, los buzones, la página web, el teléfono o en
las diferentes dependencias.
Medio de Presentación de la Petición: Forma en la cual, el peticionario puede realizar la solicitud. Esta
puede ser en medio físico ( papel), medio electrónico (página web) o verbal.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES
La Universidad del Pacífico, a través de sus dependencias, atenderá y resolverá las siguientes peticiones:
2. Las de información.
3. Las de consulta.
5. Los reclamos.
6. Las quejas.
7. Las sugerencias
8. Las felicitaciones
Las peticiones que se presenten ante la Universidad del Pacífico en ejercicio del derecho fundamental de
petición, podrán ser en interés general o en interés particular. Dichas peticiones podrán formularse
verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio idóneo, que sea dado a conocer a esta Institución.
De acuerdo con lo establecido por el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, las peticiones
escritas deberán contener, por los menos, los siguientes requisitos:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Las peticiones en interés particular formuladas ante la Universidad del Pacífico, deberán contener además
de los requisitos anteriores, el nombre de la persona, entidad o autoridad involucrada y el motivo de la
misma.
Cuando se actúe a través de mandatario, este deberá acompañar el respectivo poder en los términos
señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.
Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o
adelantarse la actuación administrativa, el funcionario lo hará saber al peticionario en el momento en que
lo solicite o cuando verifique los requisitos.
La Universidad del Pacífico recibirá los derechos de petición en la ventanilla única de correspondencia, fax
de la entidad, en el correo electrónico peticiones@unipacifico.edu.co, en el buzón de derechos de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS
Recibida la petición escrita, la oficina de Correspondencia verificará el cumplimiento de los requisitos que
sean necesarios para resolverla y la enviará a quien tiene la competencia para atenderla. Si observare el
incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece,
cuando ello fuere pertinente, advirtiéndole que debe hacerlo dentro de los dos (2) meses siguientes al
requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición en los términos del Código Contencioso
Administrativo.
Este requerimiento interrumpirá los plazos establecidos para que la Universidad del Pacífico decida sobre
la petición. El plazo para contestar la petición se contará a partir de la fecha en que el interesado aporte
nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento.
Una vez trasladada a la dependencia competente, esta se encargará de tramitar y resolver la petición, en
los términos y condiciones establecidos en esta resolución, teniendo en cuenta que el plazo para responder
se cuenta a partir del ingreso de la misma a la Universidad.
La Ofician de Correspondencia, atenderá las peticiones verbales, en días hábiles de lunes a viernes, de
nueve a once de la mañana (9:00 a 11:00 a.m.) y de tres a cinco de la tarde (3:00 a 5:00 p.m.), y la decisión
podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al peticionario.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Cuando fuere el caso, si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide
constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma breve, utilizando los formatos de
Derecho de petición o de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones, según sea el caso.
DE LAS CONSULTAS
La Universidad del Pacífico atenderá y resolverá las consultas verbales o escritas, relacionadas con las
materias a su cargo. Para estos efectos, se entiende por consulta la petición que se dirige para obtener un
parecer, concepto, dictamen o consejo.
Las consultas jurídicas serán resueltas únicamente por la Oficina Jurídica y las consultas técnicas serán
resueltas por cada una de las Direcciones y por la Secretaría General según su competencia.
QUEJAS
Las quejas contra la Entidad o sus funcionarios serán atendidas tramitadas conforme al procedimiento
dispuesto en el Código Disciplinario Único.
Las peticiones presentadas en debida forma, deberán resolverse, a más tardar, dentro de los plazos citados a
continuación, los cuales se contarán a partir del día siguiente a la fecha de radicación en la dependencia de
correspondencia, así:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. Las peticiones generales o particulares, deberán tramitarse y resolverse dentro de los quince (15) días
siguientes a la fecha de su recibo.
2. Las consultas deberán tramitarse y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.
3. Las peticiones de información deberán tramitarse y resolverse dentro de los diez (10) días siguientes.
4. Las copias se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha en
que el peticionario dé a conocer a la Universidad el pago de las mismas.
6. Las copias y certificaciones de expedientes se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.
8. Las peticiones efectuadas por la Defensoría del Pueblo deben ser atendidas en un plazo máximo de cinco
(5) días hábiles (artículo 16 de la Ley 24 de 1992).
10. Las peticiones formuladas por las demás entidades públicas, deberán tramitarse y resolverse, dentro de
los diez (10) días hábiles siguientes, salvo que en ellas se haya establecido un plazo diferente.
11. Las peticiones que impliquen más de un componente, de la clasificación arriba presentada, a cada
componente se le dará respuesta como si hubiera sido presentado de manera individual. Es decir, si en una
petición se encuentra una consulta y además una queja, se responderá la consulta en el tiempo establecido
para consultas y la queja en el tiempo que así se haya condicionado.
Cuando no fuere posible resolver o contestar al interesado dentro de los plazos señalados en este artículo,
se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando los motivos de la demora y la fecha en
que se resolverá o dará respuesta a la petición.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
En todo caso, cuando no se dé cumplimiento a los plazos establecidos en el presente artículo, el jefe
inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá, sin perjuicio del aviso a la
oficina de control disciplinario a que haya lugar, requerir al servidor público responsable para que
absuelva el derecho de petición, e informe en forma inmediata la causa por la cual no atendió la petición
planteada.
Son responsables de atender los Derechos de Petición elevados ante la Universidad del Pacífico, los
funcionarios y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la petición
presentada.
2. Cuando esta sea presentada por un mismo particular en relación con asuntos o materias respecto de las
cuales se haya pronunciado la Universidad del Pacífico y versen sobre hechos o supuestos iguales,
similares o relacionados, a menos que se conozcan hechos nuevos y no haya operado la caducidad en los
términos del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo.
En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición.
respuesta en la cartelera y en la página de web de la Universidad del Pacífico por el término de diez (10)
días hábiles.
Información con reserva legal: La Universidad del Pacífico solo podrá negar la consulta de
determinados documentos o la copia o fotocopia en los casos en que se señale carácter reservado, indicando
las disposiciones legales pertinentes y se notificará al peticionario en los términos del artículo 23 del
Código Contencioso Administrativo.
Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el
funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Superior para que este
decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso en que el
Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha
en la cual los reciba oficialmente. (Artículo 21 Ley 57 de 1985).
Petición de copias. La petición de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Universidad del
Pacífico será tramitada por la oficina competente, o por la Secretaría General.
Cuando la petición verse sobre fotocopias auténticas, la Secretaría General expedirá las copias y verificará
los originales. Igual procedimiento se surtirá para los documentos expedidos y firmados electrónicamente
siguiendo lo dispuesto por la ley para el caso concreto.
comunicación por el peticionario. Una vez recibido el importe y presentado el recibo correspondiente, el
funcionario responsable dispondrá de tres (3) días hábiles para expedir las correspondientes copias.
CARÁCTER DE LA RESPUESTA. Las respuestas a las consultas dadas por los funcionarios de la
Universidad del Pacífico, no comprometerán en ningún caso la responsabilidad de esta, ni serán de
obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establece el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo
SANCIONES
La demora en absolver los derechos de petición aquí regulados, será sancionada disciplinariamente por la
Universidad del Pacífico de conformidad con las normas legales vigentes, sin perjuicio de la acción
prevalente de la Procuraduría
SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN
5. CONTENIDO/DESARROLLO
11 Acepta la respuesta. Si, continúa con el paso 13. No, Peticionario Formato de
envía oficio de inconformidad a la respuesta la Secretaría Inconformidades a
General de la Universidad o llena Formato de Respuestas de
Inconformidades a Respuestas de Peticiones en la misma peticiones
dependencia, según su conveniencia.
13 Realiza seguimiento a los Formatos de Remisión Derecho Secretario General Formato Informe
Petición, Formato de Control de Peticiones y Formato de de Peticiones
Inconformidades a Respuestas de Peticiones, elabora
informe periódico de peticiones, lo envía a los entes de
control y archiva copia respectiva.
2 Revisa la página web, los buzones y recibe de la Oficina Secretario General Formato de
de Archivo y Correspondencia las Quejas, reclamos y Quejas, Reclamos,
sugerencias Sugerencias y
felicitaciones
1. OBJETIVOS:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas
las dependencias que hacen parte de la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
Documentos de carácter oficial: Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado
generado para la Universidad por parte de sus usuarios de procesos y/o por la misma, a través de sus
diferentes dependencias en sus actividades misionales.
Sistema de Registro de Correo: Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que
se reciben para distribuir interna y externamente.
4. CONDICIONES GENERALES:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Todas las comunicaciones oficiales recibidas, en la Universidad del Pacífico, deberán ser revisadas
por el funcionario encargado de Correspondencia, quien determinará el asunto al cual
corresponden, registrará y radicará, para su distribución a las dependencias competentes.
Las comunicaciones provenientes de la comunidad organizada o cualquier persona natural,
externa a la Universidad, deben contener el nombre de la dependencia y/o nombre del funcionario
de la Universidad al cual va dirigida; firma, dirección y teléfono del remitente, así como el
número de copias
En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la
misma, encargada de entregar y recibir los documentos en el horario estipulado para la recolección y
entrega de los mismos por parte del Auxiliar de la oficina de Archivo y Correspondencia.
En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega
y recepción de documentos en cada dependencia debe comunicarse con la Sección de Archivo y
Correspondencia
Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para la mensajería. Sólo
dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos.
Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que
estén en la ruta hacia delante, serán entregados inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el
sistema en la oficina de correspondencia, siempre y cuando sean memorandos. Los que tengan
destinatarios hacia atrás de la ruta y que requieran del radicado, serán llevados a la oficina y entregados en
el siguiente recorrido.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Del Uso Del Correo Electrónico Y Del Fax: Para el servicio de correo electrónico, los
funcionarios de la Universidad del Pacífico deberán atender las disposiciones contempladas en el
Reglamento para uso de Internet y del Correo Electrónico.
El fax será de uso exclusivamente oficial y se tendrá estricto control, mediante una planilla para
su racionalización y manejo.
Las solicitudes de envíos por este medio, se atenderán en estricto orden de turno, atendiendo la
disponibilidad del funcionario de Correspondencia, si la necesidad demanda el envío de muchas
comunicaciones de una misma dependencia, ésta podrá prestar apoyo para realizar dicha
actividad.
Prohibiciones
El ingreso de personas no autorizadas a la oficina de Correspondencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Tomar fotocopias, fotografías y realizar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin la debida
autorización
Sanciones
El funcionario de la Universidad del Pacífico que reproduzca, subraye, tache, haga marcas, altere,
mutile, deteriore, adiciones o substraiga documentos a su cargo o facilitados para su consulta,
deberá responder ante la Oficina de Control Interno y Secretaría General, ya que esta conducta
puede enmarcarse dentro del numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el
numeral 43 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Control
Correspondenci
a Interna
Correspondencia a Recibida y
Control
Correspondenci
a Interna
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Diseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se ofrecerán en la
Universidad del Pacifico.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente
significaba documento o guía.
En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como
una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los
objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema,
objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).
Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.
4. CONDICIONES GENERALES.
El diseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales, entre
las que se encuentran:
Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares.
Fundamentos filosóficos, sicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara.
Descripción del modelo pedagógico de la Universidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
El PEI de la
Determinar los objetivos de la carrera. Estos institución.
objetivos sintetizan el modelo de profesional que se Comité El estudio de
3
aspira a formar, por lo cual refleja las competencias curricular factibilidad y las
laborales, profesionales y ciudadanas. necesidades del
entorno.
Documento producido
Precisión de los objetivos de cada semestre. (Este es Comité
6 en las actividades 3, 4
resultado de la derivación gradual de objetivos). curricular
y5
Comité Sistema de
curricular autoevaluación de
Descripción del sistema de autoevaluación del programas
11
programa académico. establecidos en la
institución.
1. OBJETIVO
Rediseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se desarrollan en la
Universidad del Pacifico.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente
significaba documento o guía.
En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como
una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los
objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema,
objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).
Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Comité Sistema de
Descripción del sistema de autoevaluación del curricular autoevaluación de
12 programas establecidos
programa académico.
en la institución..
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Selección: es el acto mediante el cual la Universidad aplica los criterios establecidos por cada
programa académico a los aspirantes inscritos, para escoger los mejores, de acuerdo con los cupos
indicados.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Formulario digital
1 Realizar la inscripción vía web Aspirante
Academusoft
Programas
7 Remitir informe resultado de entrevistas Académicos
1. OBJETIVO
Formalizar la vinculación de los estudiantes con alguno de los programas académicos que ofrece
la Universidad del Pacifico, según las categorías establecidas en el Reglamento Estudiantil.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
4. CONDICIONES GENERALES.
La matricula como tal está formada por Matricula Financiera y Matricula Académica; y antes de
tramitar la matricula académica, el estudiante debe realizar su matricula financiera.
Quien no realice la matricula académica, aun habiendo cumplido con la matricula financiera, no
adquiere la categoría de estudiante regular.
Para matricularse en un programa académico, el aspirante admitido debe cumplir con los
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
4. CONDICIONES GENERALES.
Para adicionar asignaturas se requiere la autorización del Director del Programa; quien verificará
que el estudiante cumpla con los requisitos para cursar las asignaturas que solicita adicionar, y
que en la matricula modificada no existan cruces de horarios ni se supere el limite de asignaturas
que se pueden cursar en un periodo académico.
Para cursar una asignatura en un Programa Académico diferente al que está matriculado, el
estudiante deberá obtener el visto bueno del Director de ese Programa, antes de solicitar la
autorización al Director de su propio Programa.
Se tendrá en cuenta el número de cupos disponibles después de finalizar el plazo para la matricula
académica ordinaria.
Los estudiantes de primer semestre no podrán retirar asignaturas, a menos que hayan sido
eximidos de cursarlas, por validación u homologación.
El plazo para la modificación de la matricula académica, será la séptima semana del periodo
académico correspondiente; y para la cancelación total de la matricula será la décima semana.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Formato de
modificación de
1 Presentar solicitud de modificación Estudiante matricula
académica
( MI-DO-FO01).
Autorización
Programa
2 Revisar condiciones académicas formato de
Académico
modificación
Programa Sistema de
3 Actualizar registros de matricula académica
Académico Información
Programa
4 Remitir solicitudes atendidas y soportes a O.R.Y.C.A.
Académico
Oficina de
5 Archivar tramites de modificaciones en hojas de vida Registro
Académico
1. OBJETIVO
Autorizar a los estudiantes que han interrumpido su formación académica (retirados) para que
continúen regularmente sus estudios en la Institución, después de haberlos suspendido
voluntariamente o por aplicación del Reglamento Estudiantil.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de reintegro hasta que se le concede la autorización
de matricula por reintegro.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES.
Estudiante Retirado: es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios periodos,
interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos.
Reintegro: es la autorización que se otorga a un estudiante retirado para que continué sus
estudios en la Universidad.
4. CONDICIONES GENERALES.
El estudiante que haya estado retirado por 3 o mas años, continuos o discontinuos, deberá realizar
al menos un periodo académico de cursos de nivelación en contenidos y temas de actualidad
sugeridos por el Comité de Programa.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Formato de
Solicitud de
1 Presentar solicitud de reintegro Estudiante
Reintegro
( MI-DO-FO02)
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Registro
5 Registrar datos y criterios de matricula financiera
académico
Registro
6 Conceder autorización de matricula por reintegro Oficio
académico
1. OBJETIVO
Autorizar a los estudiantes activos para que continúen sus estudios en un programa académico
diferente al matriculado inicialmente después de su proceso de admisión.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de traslado (cambio de programa) hasta que se le
concede la autorización de matricula, en el nuevo programa.
3. DEFINICIONES
Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente
desarrollado por la Universidad.
4. CONDICIONES GENERALES
Solo podrán concederse traslados entre programas académicos por una sola vez.
Las solicitudes de traslados (cambios de programa) tienen prioridad sobre las solicitudes de
admisión por transferencia.
Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas
correspondan a las del programa de traslado, especialmente en lo que a contenido se refiere
(articulo 34 del Reglamento Estudiantil).
El traslado, de un estudiante activo, no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en
el artículo 33 del Reglamento Estudiantil.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Formato de
Solicitud de
1 Presentar solicitud de traslado Estudiante Traslado
( MI-DO-FO02)
Enviar historial académico de los aspirantes al nuevo Registro Oficio y Hoja Vida
3 programa académico Académica
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Programa
4 Analizar y decidir sobre las solicitudes de traslados Oficio
Académico
Formato de
Informar sobre la decisión y reportar las Programa reporte de
5 homologaciones (si es el caso) Académico Homologaciones.
( MI-DO-FO04)
Registro
6 Actualizar datos académicos académico
Registro
7 Conceder autorización de matricula por traslado Oficio
académico
1. OBJETIVO
Certificar la historia académica cursada o vigente de los estudiantes regulares activos, inactivos
(retirados), egresados o graduados de la institución.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente
desarrollado por la Universidad.
Estudiante Retirado (Inactivo): es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios
periodos, interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el
programa respectivo.
4. CONDICIONES GENERALES
Los derechos económicos por el certificado serán equivalentes al 1% del SMMLV, por cada uno de
los semestres.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Registro y
Elaborar, revisar y firmar el certificado
2 Control Certificado(s)
correspondiente
Académico
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Registro y
Hacer registro de elaboración de documentos, para
3 Control
efectos estadísticos
Académico
Registro y
4 Entregar certificado al estudiante Control
Académico
Registro y
Archivar copia del documento entregado en la carpeta
5 Control
del estudiante
Académico
1. OBJETIVO
Permitir a los estudiantes regulares la acreditación del trabajo académico de asignaturas cursadas
satisfactoriamente en esta o en otra institución de educación superior debidamente reconocida.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de homologación de asignaturas hasta que se registra
el resultado de las homologaciones.
3. DEFINICIONES
4. CONDICIONES GENERALES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Autorización
Unidad
2 Revisar cumplimiento de condiciones académicas solicitud de
Académica
homologación
Formato reporte
Unidad
3 Diligenciar reporte de homologaciones de homologación
Académica
(MO-DO-FO04)
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde que el aspirante presenta la solicitud de admisión por transferencia hasta que se le autoriza
la realización de su matricula inicial.
3. DEFINICIONES.
Transferencia: es la opción que se tiene para acreditar en la Universidad del Pacifico las
materias cursadas y aprobadas en otra Institución de Educación Superior, nacional o extranjera,
debidamente aprobada y reconocida por la autoridad competente.
4. CONDICIONES GENERALES.
El estudio de una solicitud de admisión por transferencia causa derechos económicos equivalentes
al 15% del SMMLV, incluyendo el estudio de homologaciones.
El aspirante a un cupo por transferencia debe haber cursado y aprobado al menos dos (2)
semestres en la Institución de procedencia.
El ingreso por transferencia, a un programa académico de la Universidad del Pacifico, será solo a
semestres superiores al primero. Quien desee ingresar al primer semestre de un programa
académico deberá someterse al proceso de inscripción y admisión regular establecido para tal
efecto.
Las decisiones sobre transferencias serán comunicadas por el Director del Programa al aspirante
y a la Oficina de Registro y Control Académico, junto con las homologaciones aceptadas (si es el
caso).
Quien sea admitido por transferencia deberá acogerse al sistema de liquidación financiera y
currículo vigentes en el momento de su ingreso.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
La transferencia no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en el artículo 27 del
Reglamento Estudiantil.
Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas
correspondan a las del programa de origen, especialmente en lo que a contenido se refiere (articulo
30 del Reglamento Estudiantil).
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Nº Actividad Responsable Documento
Formato de
Informar sobre la decisión y reportar las Programa reporte de
5 homologaciones (si es el caso) Académico Homologación
(MI-DO-FO04)
Registro
Registrar datos y criterios de matricula financiera académico
6 Registro
Conceder autorización de matricula inicial Oficio
académico
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de validación hasta que se registra el resultado de la
evaluación.
3. DEFINICIONES
Examen de Validación: Es la prueba que se presenta, por una sola vez, para acreditar la
idoneidad en el conocimiento de la temática de una asignatura.
4. CONDICIONES GENERALES
Puede acceder a esta prueba quien demuestre tener la experiencia o conocimientos correlacionados
con la asignatura que se pretende validar, previo estudio, disposiciones y la autorización
respectiva.
Los derechos económicos por el examen de validación serán equivalentes al 5% del SMMLV.
Solo se puede validar, de un plan de estudios de pregrado, hasta el 30% de sus asignaturas.
Las solicitudes de validación deben presentarse en la tercera semana del periodo académico
correspondiente; y los exámenes en la quinta semana.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Formato de
Solicitud de
Presentar solicitud de validación Estudiante
Validación
(MI-DO-FO06)
Autorización
Unidad
Revisar cumplimiento de condiciones académicas solicitud de
Académica
validación
Unidad
Designar evaluadores
Académica
Evaluadores
Aplicar examen de validación
designados
Registro y
Sistema de
Actualizar registros académicos Control
Información
Académico
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Desde la consolidación de los resultados académicos del estudiante activo (en cada semestre) y del
candidato a grado (en cada ceremonia de graduación) hasta el registro del estimulo o de la
distinción en la hoja de vida del estudiante.
3. DEFINICIONES
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Registro y
Consolidar resultados académicos de estudiantes Sistema de
1 Control
activos y de candidatos a grado Información
Académico
Registro y
2 Revisar condiciones reglamentarias Control
Académico
Registro y
Asignar Estímulos Académicos (Activos) y
3 Control
Distinciones (Graduandos)
Académico
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Registro y
Elaborar Resolución de Distinciones a los mejores Resolución
5 Control
graduandos Rectoral
Académico
Registro y
Registrar Estímulos Académicos y Distinciones en Control
6
las hojas de vida Académico
1. OBJETIVO
Otorgar los títulos profesionales correspondientes a los egresados de la Institución, y expedir los
documentos formales (resolución, actas de grado y diplomas) que acreditan la obtención de dichos
títulos.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES.
Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el
programa respectivo.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Sustentación del Trabajo de Grado: es la disertación que realiza el estudiante sobre su trabajo
de grado ante un jurado calificador.
4. CONDICIONES GENERALES.
La presentación del trabajo de grado no podrá exceder de dos (2) años, contados a partir del cierre
del último periodo en el cual el estudiante matriculó asignaturas.
Una vez aprobadas todas las asignaturas, y durante la ejecución del trabajo de grado, para
conservar la categoría de estudiante regular, este deberá matricular solo dicha opción, cancelando
por matricula básica el 50% del valor asignado por este concepto.
En cada ceremonia solemne de grado se otorgará una distinción al mejor graduando de cada
cohorte, en cada programa, incluyendo a los que previamente se hayan graduado por ventanilla,
según lo establecido en el artículo 67 del Reglamento Estudiantil.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Jurado
Actas de
Emitir y reportar calificación de la sustentación del calificador y
1 sustentación o
trabajo de grado Programa
calificación
Académico
Registro
2 Registrar calificaciones de trabajos de grado
académico
Formato para
3 Entregar solicitud de grado y soportes Estudiante solicitud de Grado
( MI-DO-FO05)
Registro
4 Revisar cumplimiento de condiciones y requisitos de grado
académico
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
POLÍTICA DE INVESTIGACIÓN:
Compromiso establecido por la universidad en su misión, visión y plan de desarrollo, la cual es
operativizada por la Dirección de Investigaciones, con el fin de garantizar la satisfacción de los
usuarios del producto de la investigación
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
Es un eje temático monodisciplinario o interdisciplinario el que confluyen actividades de
investigación realizadas por uno o más grupos de investigación que tengan resultados visibles en
su producción académica y en la formación de recursos humanos mediante el desarrollo de
proyectos de investigación y trabajos de grado
4 CONDICIONES GENERALES.
La política y las líneas de investigación de la Universidad del Pacífico, son dinámicas acordes a
las necesidades del entorno. Este procedimiento es válido para la metodología mediante la cual se
establecen. La política y las líneas de investigación serán dinamizadas de acuerdo al plan
estratégico, al plan de desarrollo de la Institución, el plan de desarrollo de la nación y al análisis
sistemático de las necesidades del medio.
Las mismas, serán estructuradas por la Alta dirección, la oficina de planeación, la dirección de
investigaciones, el consejo académico y el comité central de investigaciones.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Plan de desarrollo
Revisar las directrices institucionales de desarrollo Comité central
1 institucional, Plan
de investigación
estratégico.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Planes de
Analizar los lineamientos en cuanto a investigación, Comité central desarrollo
2 de los planes de desarrollo nacional, departamental y de investigación nacional,
municipal departamental y
municipal
Comité central
Atender las observaciones de modificación y/o ajuste de
8
investigaciones
Secretaria de la
Archivar documentos según requerimientos del
10 dirección de
sistema
investigacion
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Elaborar y ejecutar el plan de acción de investigación, como documento en el cual se plasma las
acciones a desarrollar en un periodo determinado
2. ALCANCE:
3. DEFINICION
Plan de Acción
El de acción de investigación de la universidad del pacifico es un documentos debidamente
estructurado que forman parte del Planeamiento Estratégico que origina del plan de desarrollo y
de la política de investigación, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los
objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y
verificable a lo largo de cada uno de los proyectos
4. CONDICIONES GENERALES.
El plan de acción de investigación debe ser dinámico de acuerdo a las necesidades del medio y se
articula a las actividades a desarrollar por los grupos, semilleros, líneas y proyectos de
investigación que presenta cada programa académico y es una condición el fomentar una cultura
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Coordinador de
Analiza, y hace recomendaciones al plan de acción de investigación de
2
los grupos de investigación y semilleros cada programa
Actas: Comité de
Dirección
Aprueba el plan de acción del proceso de Central investigación y
7 de
investigación. Consejo
Investigación
Académico
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento a la ejecución del presupuesto asignado a la dirección de investigación.
2. ALCANCE
Inicia con la asignación del presupuesto y finaliza con la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo.
3. DEFINICION.
SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de
actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una
actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación u otro método
topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en
el tiempo.
PRESUPUESTO: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada instancia de de la organización
RECURSO: En economía se consideran recursos todos aquellos medios que contribuyen a la producción y
distribución de los bienes y servicios de que los seres humanos hacen uso. Los economistas entienden que
todos los recursos son siempre escasos frente a la amplitud y diversidad de los deseos humanos.
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO.
No Descripción o detalle Responsable y Documento
dependencia
1 Solicitar a la dirección financiera, el presupuesto Dirección de
asignado a la dirección de investigación. Investigación
2 Distribuir recursos de acuerdo con el presupuesto Dirección de investigación Documentos de
asignado a investigación por la Universidad. disponibilidad presupuestal
3 Verificar los soportes y tramitar la asignación Dirección de investigación Soportes de asignación
presupuestal.
4 Solicitar avances, elaboración de contratos, y demás Dirección de investigación Solicitud de avances
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para conformar y capacitar semilleros como estrategia para impulsar y
fortalecer la cultura investigativa y la producción intelectual en la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES.
Semilleros:
Los Semilleros son comunidades de aprendizaje, todos hasta los profesores que los apoyan son
aprendices, en cual quiera rea, música, danza, deporte, teatro cine, poesía, temas científicos,
literarios entre otros.
Semilleros de investigación:
Semilleros de estudio
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Grupo de alumno que se reúne con frecuencia, para profundizar sobre un tema o tópico de interés,
sus actividades básicas son las charlas, las conferencias, los seminarios, clubes de revista, salidas
de campo y participación en eventos académicos.
Son grupos de estudiantes que se reúnen periódicamente para analizar textos, estructurarlos y
por último construir textos propios para su publicación.
Son un grupo de alumno que se reúnen alrededor de una actividad lúdica, cultural, artística o
deportiva, con el propósito de participar en eventos o realizar muestras de sus actividades, para lo
cual deben haber elaborado un plan de actividades.
Grupo de alumno que tienen como propósito investigar y fomentar los conocimientos y
costumbre ancestrales de las comunidades étnicas del Pacífico colombiano.
La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y
será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a
los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la
búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación.
4. CONDICIONES GENERALES:
Un semillero existe por sí mismo una vez conformado el grupo de estudio en el que intervienen
estudiantes y al menos un profesor asesor y su existencia se pueden formalizar declarando su
conformación y las actividades de estudio o investigación que desarrolla ante la Dirección de
Investigación de la Universidad, utilizando el formato para el registro de Semilleros.
Un semillero puede ser específico o tener característica de todos los semilleros. Y pueden
multidisciplinarios, interdisciplinarios e interuniversitarios.
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Dirección de
investigación y Comité
Identificación de las necesidades de crear los central de Investigación,
1 semilleros de acuerdo a las necesidades de la comité de investigación
institución de cada programa y
estudiantes.
Dirección de
2 Invitación a crear grupos de investigación Investigación
Formato plan de
acción para grupos
Elaboración del Plan de Acción del
6 Integrantes del semillero de investigación y
Semillero
semilleros MI-IN
FO05
Formato de
Registro de los integrantes del semillero en
conformación de
las coordinaciones de cada programa y en la Líder del semillero
semilleros (MI-IN
Dirección General de Investigaciones
FO09).
Dirección de
6. Aval institucional de semillero
Investigación
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para conformar grupos de investigación, como estrategia para impulsar
y fortalecer la cultura investigativa en la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE.
Desde la identificación de la línea de investigación del grupo, hasta la capacitación de los grupos
conformados.
3. DEFINICIONES.
Grupo de Investigación
Un grupo de investigación está constituido por una o más personas que trabajan
intencionalmente en un plan, propósito o agenda organizada por proyectos y programas de
investigación durante un tiempo suficiente para producir resultados de conocimiento. Su
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
quehacer tiene como propósito consolidar su capacidad de hacer investigación mediante el logro de
resultados de calidad que sean pertinentes y visibles. Un grupo de investigación se reconoce como
tal si ha producido resultados de conocimiento, entendiendo por estos aquellos productos que se
corresponden con conocimiento nuevo o que son aplicaciones creativas del conocimiento.
La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y
será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a
los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la
búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación.
4. CONDICIONES GENERALES:
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Coordinador de Formato de
Invitación y selección del personal que investigacion de inscripción y
2 programa y coordinador plataforma
conformará el grupo.
del grupo Colciencias
Formato de
conformación de
grupos de
3 Conformar el grupo de investigación Coordinador del grupo
investigación y
semilleros. MI-IN-
FO06
Formato plan de
acción de
Elaborar propuesta de plan de acción del Grupo de investigación investigación
4
grupo
MI-IN-FO05
5.2 Aprobación de plan de acción de los grupos de investigación que nacen en los
programas.
Formato plan de
acción de grupos
de investigación y
Presentar la propuesta del plan de acción del Coordinador del Grupo formato de
1 de investigación. conformación de
grupo ante el comité del programa.
grupos de
investigación
diligenciados.
Presentar la propuesta del plan de acción del Coordinador del Grupo Propuesta de
1 grupo ante el comité central de de investigación. investigación
investigación.
Revisar la propuesta de plan de acción Si la
propuesta es aceptada continuar el paso Comité Central de
2 siguiente. De lo contrario regresar la Investigación.
propuesta al coordinar del grupo para su
ajuste.
Asignar por afinidad al grupo, programa, Comité Central de
3 investigación.
departamento o centro.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato virtual
Registrar las hojas de vida de los integrantes Miembros del grupo de
1 plataforma de
del grupo ante COLCIENCIA ( CVLAC) investigación
COLCIENCIAS
Formato virtual
Registro de los Grupos ante Coordinador del grupo de
2 plataforma de
COLCIENCIAS (GrupLAC) investigación
COLCIENCIAS
1. OBJETIVO
Orientar a los profesores investigadores sobre el proceso establecido institucionalmente para la
elaboración de proyectos de investigacion.
2. ALCANCE
Desde la identificación de necesidades de capacitación hasta diseño. Formulación y realización
de la capacitación.
3. DEFINICIÓN
aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar su trabajo.” (Gary Dessler,
1998)
“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento
planeado, sistemático y organizado, que comprende un conjunto de acciones educativas y
administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes
del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del
puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia,
eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve.”
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO
1. OBJETIVO:
Definir las actividades para la convocatoria, selección y seguimiento a los proyectos internos de
investigación.
3. DEFINICIONES:
CONVOCATORIA
Proceso por el cual se convoca a quién esté interesado en participar en la ejecución de proyectos de
investigación. Las convocatorias deben definir los términos (condiciones, requisitos, fechas,
responsables, etc.)
CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos
propios.
CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para
investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico.
INVESTIGACIÓN
Proceso de relevancia social orientado a la producción y difusión de conocimientos
fundamentados en principios éticos y en equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los
procesos de construcción de la nación colombiana y al desarrollo del pensamiento y la cultura
contemporáneos.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN
Es un documento que presenta y describe un proyecto de investigación para permitir su
evaluación académica, técnica y económica por pares internos y externos.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Es el desarrollo de una serie de actividades organizadas sistemáticamente, y ejecutadas con
recursos y cronograma definidos, para resolver un problema o avanzar en el conocimiento de una
disciplina.
RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN
Son el cuerpo de conocimientos generado por la ejecución de un proyecto de investigación que
permite el avance conceptual y teórico de una disciplina y que aporta soluciones a un problema de
investigación.
PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN
Son los desarrollos, implementos, equipos o aplicaciones que se derivan de un proyecto de
investigación. También se incluyen los libros, ensayos, publicaciones, informes o actividades que
comunican los resultados de un proyecto de investigación.
4. CONDICIONES GENERALES.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
5.1 Convocatoria
Comité de
2 Analizar y ajustar la propuesta
Investigación.
Consejo Convocatoria
3 Aprobar la propuesta de convocatoria académico. aprobada.
Documento
Proyecto de
Recibir el Proyecto de Investigación, Investigación,
radicar Dirección de Formato de
1
Investigación recepción de
proyectos de
investigación
(MI-IN-FO01)
Documento de la
convocatoria
Revisar que el proyecto cumpla con
Comité de
2 los términos de la convocatoria. Si no cumple se Documento
investigación
regresa al responsable del proyecto. Proyecto de
Investigación
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Proyecto de
investigación.
Formato de
Realizar seguimiento a las actividades programas y Dirección de seguimiento a
2
ejecutadas investigación proyectos de
investigación
aprobados ( MI-
IN-FO03)
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE: Inicia con la identificación de las convocatoria hasta el seguimiento y cierre del
proyecto, si este ha sido aprobado.
3. DEFINICIONES:
CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos
propios.
CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para
investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
5.1 Presentación
Dirección de
1 Identificar la convocatoria externa investigación.
Grupos,
4 Enviar a la dirección de investigación el proyecto Semilleros y
Docentes
Formato para
Dirección de
8 Recepcionar y radicar los proyectos ajustados recepcionar
investigación
proyectos de
investigación MI-
IN-FO01
Proyecto de
investigación.
Formato de
Realizar seguimiento a las actividades programas y Dirección de seguimiento a
2
ejecutadas investigación proyectos de
investigación
aprobados ( MI-
IN-FO03)
1. OBJETIVO
Realizar las actividades necesarias para garantizar la verificación sobre el trabajo efectivo de los docentes
en la implementación de la investigación formativa adscritos a los diferentes Proyectos Curriculares.
2. ALCANCE
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Desde la revisión del micro currículo verificación de los planes de trabajo hasta el seguimiento en el
aula de clase y diligenciamiento de formatos establecidos para tal.
3. DEFINICIONES
SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de
actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una
actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación o otro método
topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en
el tiempo.
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y Documento
dependencia
1 Análisis de micro currículos de cada Dirección de Micro currículo
programa acadêmico investigación
2 Solicitar a los docentes los planes de Dirección de Planes de trabajo
trabajo investigación
3 Revisar los planes de trabajo las activadse Coordinadores de Planes de trabajos
de investigación formativa investigación de cada
programa.
4 Remitir formato de seguimiento sobre la Director de Formato de
implementación de la investigacion investigación seguimiento
formativa a los directores de programas
5 Organizar y notificar la agenda de Comité investigación Cronograma de
reuniones de seguimiento a la ejecución de de cada programa reuniones
los planes de trabajo aprobados
6 Desarrollo de reuniones de seguimiento: Comité de Formato de
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICION
Producción intelectual: La propiedad intelectual es la que se ejercerse sobre toda creación del
talento, en el campo literario, artístico y científico, industrial y comercial, siempre que sea
susceptible de plasmare en un medio de reproducción o de divulgación conocido o por conocer y
tiene por finalidad reconocer una adecuada
Ponencias:
4. CONDICIONES GENERALES.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
• Las publicaciones de responsabilidad de la universidad del Pacifico son aquellas cuyo proceso
de producción esté a cargo de los docentes, grupos o semilleros de investigación.
• Los artículos y libros resultado de investigaciones tendrán un orden que estará determinado
por la fecha de autorización, recepción y / o el presupuesto con que cuente el proyecto que
originó la publicación.
• La presentación, por parte del (os) responsable (s) de la publicación, de los textos ya aprobados
por el Comité Editorial, deberá enmarcarse dentro de las formas vigentes fijadas en las normas
para publicar en la universidad del Pacifico.
• La publicación científica es uno de los últimos pasos de cualquier investigación científica,
previo al debate externa.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Documentos:
Recepción y revisión del o los productos. Para Comité editorial (artículos, libros,
3
determinar si califica como producción. otros)
Docente, grupo
Documentos
8 Entrega a autor/es para corrección o semilleros de
(artículos, libros
investigación
Dirección de
11 Se informa al docente investigación
1. OBJETIVO
Convocar a los investigadores interno y externo para publicar los artículos resultados de investigación en
la revista científica.
2. ALCANCE
Inicia con la convocatoria a los investigadores internos y externos para recoger los artículos en
determinado tema y finaliza con la publicación de la revista.
3. DEFINICION:
REVISTA CIENTIFICA: Una revista científica es una publicación periódica en la que se intenta recoger
el progreso de la ciencia, normalmente informando de las nuevas investigaciones. Muchas son altamente
especializadas.
Normalmente las revistas científicas son revisadas por pares dentro de la comunidad científica en un
intento de asegurar un mínimo de estándares de calidad, así como validez científica; y con ello además
lograr el prestigio de la revista científica. Los artículos publicados representan lo más actual en la
investigación en el campo que cubre la revista.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
A diferencia de las revistas genéricas, por lo común no se lee toda la revista, sino que se eligen los artículos
a leer, dependiendo del tipo de investigación a la que está dedicado el científico.
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento
1 Convoca a los investigadores internos y externos Dirección de investigación Convocatoria
para recoger los artículos en determinado tema
2 Recepciona los artículos Comité de investigación Artículos, Formato de
recepción de doumentos.
3 Verifica el cumplimiento de las normas Comité editorial Artículos
establecidas en el aspecto científico a nivel
mundial.
4 Realizar envío de los artículos, a los pares Comité editorial Artículos
evaluadores expertos en la temática.
5 Informa al comité editorial, mediante notificación Pares Evaluadores Instrumento de evaluación
sobre el resultado de la evaluación del articulo
6 Si hay corrección, Envía el articulo a la dirección Comité editorial Artículos
de investigación. De lo contrario envía a la oficina
de publicación
7 Recibe el artículo con las respectivas sugerencias Investigador Artículos con
observaciones
8 Realiza las correcciones y vuelve al paso 2 Dirección de investigación Artículo corregido
1. OBJETIVO
Editar y publicar el boletín Somos Pazcífico como medio de información interno y externo de las
principales acciones desarrolladas por la Universidad.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración del diseño del boletín informativo y finaliza con el envío de la información a la
oficina de comunicación.
3. DEFINICIONES.
EDITAR: Publicar obras, literarias, culturales, científicas o información general, especialmente impresas.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PUBLICACION: Medio utilizado para comunicar cualquier información que se desea que sea conocida.
BOLETIN: Publicación periódica de carácter científica o cultural, publicada generalmente por una
institución. Pueden ser electrónicos, impresos, radiales y televisivos.
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento
1 Realiza diseño de boletín informativo Profesional de la oficina de Boletín
universitario comunicación
2 Solicita a representantes de semilleros y Director de investigación
coordinadores de grupos de
investigación y docentes, mediante
oficio, presentar un articulo de interés
académico o de cultura general
universitaria para el boletín
informativo
3 Recibe artículos. Director de investigación Boletín
4 Revisa contenido de los mismos Comité editorial de
corrigiendo posibles errores analizando investigación
los temas de interés
4 Envía artículos a los autores y les Comité editorial de Oficio
solicita, si es el caso, corregir y investigación
condensar la información suministrada
5 Recibe los artículos corregidos Director de investigación Oficio
6 Envía los artículos a la oficina de Director de investigación Boletín Somos
comunicación para su publicación Pazcífico
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Informar sobre los procesos y actividades que se desarrollan durante cada periodo académico,,
recopilar la información con base en los requerimientos de la dirección de investigación.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de la información por parte de la dirección de investigación, a los
coordinadores de investigación de cada programa, grupos de investigación y semilleros y finaliza
con la elaboración del informe.
3. DEFINICIONES.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO / DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y Documento
dependencia
1 Solicita a coordinadores de investigación Dirección de Circular, formato
de los programas, grupos de investigación investigación. para entrega de
y semilleros, mediante circular y en informes.
formato establecido el envío del informe
semestral, de las actividades desarrollada
según su plan de acción.
2 Recopila toda la información Dirección de
investigación.
3 Elabora el informe semestral Dirección de Informe semestral
investigación.
Envío del informe a rectoría, control Dirección de
interno, y planeación investigación
4 Archivo de copia del informe en la Dirección de
Dirección de Investigación investigación
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Desarrollar actividades reinvestigación en las áreas objetos de los proyecto, permitiendo espacios
de participación que proporcionen oportunidades de aplicar los conocimientos adquiridos.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración de la programación de las actividades de campo y terminaron el
desarrollo de las mismas.
3. DEFINICIONES.
SALIDA DE CAMPO: Práctica extramural realizada por docente y estudiantes, tiene como
finalidad generar espacios practicas para los docentes estudiantes, a través de una acción
coordinada y dirigida, con unos objetivos previamente establecidos.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO / DESARROLLO
Dirección de
2 Recepciona solicitud de salida de campo.
investigación
Dirección de
3 Revisar las solicitudes y verificar su pertinencia
investigación
Resolución de
Dirección
5 Expedir resolución de asignación de recurso asignación de
Financiera
recursos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO:
Planear y programar las diversas actividades que permitan proyectar las fortalezas
académicas, científicas y administrativas de la Universidad del Pacífico hacia la comunidad del
Pacífico Colombiano y el país en general, contando con una política institucional de mejora
continua, garantizando así, la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas.
Diseñar un portafolio de servicios con el objeto de incorporar los avances del conocimiento a las
necesidades y demandas de las personas, comunidades y empresas
3. DEFINICIONES
Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a
cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.
4. CONDICIONES GENERALES
Los programas y actividades del Proceso de Extensión y Proyección Social se enmarcan en tres
grandes grupos: Programas y actividades de Educación Continua, Gestión de Proyectos y
Asesorías y Consultorías.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Comité de
Análisis de las tendencias del entorno, para Extensión y
1 identificar requerimientos de productos, programas o Proyección
servicios Social
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Comité de
Identificación de fortalezas y debilidades académicas,
Extensión y
2 investigativas y administrativas con posibilidad de
Proyección
proyección
Social
Director de
Designa responsables para establecimiento de Extensión y
3 posibles productos, programas o servicios Proyección
Social
Gestor
encargado y
Comité de
5 Estructura producto, programa o servicio
Extensión y
Proyección
Social
Comité de
Diseña, publica y divulga el portafolio de programas,
Extensión y
6 productos y servicios de Extensión y Proyección
Proyección
Social de la Universidad del Pacífico
Social
Director y
Asistente de
Realiza mercadeo de los programas, productos y
7 Extensión y
servicios
Proyección
Social
Director de
Evalúa periódicamente el plan de mercadeo y la Extensión y
8 calidad en la prestación de servicios Proyección
Social
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Comité de
Identifica futuros clientes internos y externos para el
Extensión y
9 ofrecimiento o rediseño del portafolio de programas,
Proyección
productos o servicios
Social
Director de
Realiza alianzas con funcionarios de la Institución
Extensión y
10 para motivar la generación de nuevos productos,
Proyección
programas o servicios
Social
Director de
Presenta informes periódicos a la Alta Dirección Extensión y
11 sobre el impacto del portafolio de servicios Proyección
Social
1. OBJETIVO:
3. DEFINICIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Conferencia: Exposición oral de corta duración que desarrolla un especialista o experto sobre un
tema específico para transmitir sus conocimientos o experiencias. La exposición puede
enriquecerse con una sesión de preguntas y respuestas.
4. CONDICIONES GENERALES
Tendrá una estructura, programas y operación flexibles para brindar formación, actualización y
capacitación de calidad.
Todo programa de educación continua, debe estar respaldado por acto administrativo
(Resolución).
Participantes
Especialistas o Expertos
Los especialistas o expertos, que participen en los actos académicos deberán ser seleccionados con
base en su experiencia profesional y docente
Cada evento académico debe de tener asociado un Coordinador Académico, quien será la persona
que arme la propuesta del evento y se responsabilice por llevarlo a cabo en caso de ser aprobado.
En la descripción de los actos académicos deberá incluirse: Perfil de experto o especialista, titulo
del acto, duración en horas, objetivo general y objetivos específicos si los hubiera, temas,
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Los diplomados que se impartan en la Universidad del Pacífico podrán ser: de actualización
profesional, de formación y cualificación docente y de extensión.
Se entiende por diplomado de actualización profesional aquel que tiene como propósito el
desarrollo y perfeccionamiento de habilidades, competencias profesionales y actitudes, que basado
en la profundización de conocimientos existentes o de nuevos campos del saber científico y
tecnológico, se dirige a profesionales, especialistas y técnicos en áreas de la práctica.
Se entiende por diplomado de formación y cualificación docente aquel que tiene como propósito el
desarrollo o fortalecimiento de las habilidades, competencias, actitudes y capacidades docentes, así
como la actualización de conocimientos de la disciplina correspondiente.
Se entiende por diplomado de extensión aquel cuyo propósito esencial es actualizar y ampliar el
conocimiento del público en general.
Los diplomados tendrán una duración mínima de 120 horas y una duración máxima determinada
por la naturaleza del conocimiento y de las habilidades que se busquen desarrollar.
Los documentos que pueden expedirse para comprobar las actividades realizadas por los
participantes son:
b) Diploma: Documento que se extiende a los participantes que han cubierto la totalidad del
programa académico de un diplomado. Los tipos de diploma que se pueden otorgar son: Diploma
de Actualización Profesional, Diploma de Formación y Cualificación Docente y Diploma de
Extensión.
a) Constancia de Participación
e) Los nombres, firmas y cargos deberán insertarse por orden jerárquico. Los nombres y
cargos, en mayúsculas. Los documentos podrán ser firmados por:
Para los ingresos provenientes de los actos académicos de Educación Continua, se estará sujeto a
lo establecido en el procedimiento para ingresos de tesorería (XXXXXX)
CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Representante de
la comunidad
organizada o de
Identifica necesidad de programa o actividad de instituciones /
1
educación continua cualquier
funcionario de la
Universidad
Profesional
3 Diseño de propuesta
asignado
Profesional
4 Entrega de propuesta para revisión y aprobación
asignado
Revisión de la propuesta.
Director CEPA y
1. Si se aprueba, continúa con el paso 6.
5 equipo
2. Si no se aprueba: se devuelve a quien elaboró la interdisciplinario
propuesta para corrección.
Comité de
Emisión de resolución aprobatoria, firmada por el
capacitación
8 Secretario de Educación correspondiente o por el
respectivo /
rector(a)
Rectoría
Comité de
Enviar propuesta aprobada y copia de resolución capacitación
9 aprobatoria a la dirección del CEPA respectivo /
Rectoría
Aspirantes y
12 Preinscripción de aspirantes en las oficinas del CEPA Funcionario(a)
del CEPA
Funcionario(a)
13 Envío de listado de preinscritos a tesorería
del CEPA
Funcionario(a) de
14 Elaboración de recibos de pago
tesorería
Aspirantes y
15 Realización de la matrícula financiera Funcionario(a)
Tesorería
Aspirantes y
16 Realización de matrícula académica Funcionario(a)
del CEPA
Coordinador del
17 Elaborar calendario con los docente de los módulos
programa
Docentes y
19 Desarrollo de actividades de formación personas
matriculadas
Coordinador del
20 Seguimiento a las actividades del programa
programa
Docentes de los
Realización de evaluación a los participantes cuando módulos y
23 fuere requerido Coordinador del
programa
Director CEPA
27 Entrega de certificados
y/o Rector(a)
Director del
Evaluación final del programa en términos de CEPA y
28 cumplimiento de objetivos, expectativas y metas. Coordinador del
programa
Director CEPA y
Implementación de acciones correctivas y de mejora
30 Director de
de ser necesarias
Proyección Social
Dirección de
31 Seguimiento de las acciones implementadas
Proyección Social
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades a seguir para el desarrollo de los proyectos y convenios que se
realicen entre la comunidad organizada y la Universidad del Pacífico y, la administración de
los ingresos extraordinarios que se generen a partir de ellos, velando por la satisfacción de las
expectativas y necesidades de las partes interesadas.
3. DEFINICIONES
Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a
cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES
En los convenios de colaboración en los que la Universidad participe atendiendo sus objetivos
sustantivos, bajo ninguna circunstancia deberá ser considerada comercializadora de bienes o
prestadora de servicios generales.
Los convenios que celebre la Universidad a través de sus diversas dependencias podrán tener
cualquier objeto o finalidad, siempre que esté comprendido dentro de sus fines atribuidos por la
legislación universitaria.
Los convenios en los que agencias o fundaciones nacionales o extranjeras, otorguen apoyos
económicos a proyectos de investigación, deberán ser gestionados y suscritos por la Dirección de
Investigación.
El Secretario General está facultado para suscribir los convenios de colaboración que no sean de
tipo administrativo que generen las facultades, escuelas y dependencias de su adscripción, así
como todos los instrumentos jurídicos que impliquen intercambio académico y/o de estudiantes,
independientemente del área generadora.
Los proyectos presentados ante el Comité de Extensión y Proyección Social, deben manifestar:
Identificación de costos
Fuente de financiamiento
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Directores de
programa, Jefes de
Identificación de fortalezas y debilidades académicas, Departamento y
investigativas y de proyección social. Líderes de
1
Identificación de necesidades de la Comunidad procesos /
Organizada Representantes de
la Comunidad
Organizada
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Directores de
programa, Jefes de
Reportar a la Dirección de Extensión y Proyección
2 Departamento y
Social las fortalezas y debilidades identificadas
Líderes de
procesos
Dirección de
extensión y
Identificación de entidades u organizaciones con proyección social /
3 intereses comunes o complementarios representante de
la Comunidad
Organizada
4 Conformación de ****************
Dirección de
Informa a las dependencias involucradas en el
9 Extensión y
convenio legalizado para desarrollo del convenio
Proyección Social
Jefe de Sección
Realiza registro y seguimiento de las actividades
10 involucrado en el
realizadas durante el desarrollo del convenio
convenio
Jefe de Sección
Envía informe de seguimiento a la Dirección de
11 involucrado en el
Extensión y Proyección Social
convenio
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Dirección de
12 Evaluación de la efectividad del convenio Extensión y
Proyección Social
Dirección de
Implementación de acciones preventivas o correctivas
13 Extensión y
al convenio suscitado
Proyección Social
Dirección de
Envía informes periódicos a la Rectoría sobre el
14 Extensión y
desarrollo y estado de los convenios
Proyección Social
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Funcionarios de
la Institución o
1 Identificación de la demanda o necesidad social Representantes de
la comunidad
organizada
Funcionarios de
Formato de
la Institución o
Registro de la necesidad identificada ante la Dirección Registro de
2 Representantes de
de Extensión y Proyección Social Solicitud de
la comunidad
Proyecto
organizada
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Dirección de
extensión y
Estudio de la solicitud y designación de gestor de
3 proyección social /
proyecto
Comité de
Proyección Social
Gestor de
4 Elaboración de la propuesta Propuesta o
proyecto
Representante
legal o su
7 Aprobación definitiva de la propuesta delegado, de la
fuente de
financiamiento.
Representante Constancia de
Envía a la Dirección de Extensión y Proyección legal o su aprobación de
8 Social la propuesta aprobada en instancia definitiva y delegado, de la propuesta
la constancia de aprobación de la misma. fuente de
financiamiento
Representantes Contrato
11 Firma del contrato legales de ambas
partes
Gestor del
15 Revisión y adecuación de la metodología
Proyecto
Gestor del
16 Desarrollo de actividades del proyecto Proyecto y
colaboradores
Gestor del
17 Seguimiento continuo de las actividades del proyecto
Proyecto
Dirección de
Solicita a la Secretaría General el cierre de contratos,
23 Extensión y
contabilidades y archivos
Proyección Social
1. OBJETIVO:
3. DEFINICIONES
4. CONDICIONES GENERALES
Es política de la Universidad del Pacífico procurar atender, en el mayor porcentaje posible, las
inquietudes y requerimientos de los integrantes de la comunidad organizada. Por lo cual, una vez
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
identificadas las necesidades de recursos, tanto materiales como humanos, si la Institución carece
de ellos en algún momento, se gestionarán los convenios y alianzas necesarios para satisfacer las
necesidades y mejorar las expectativas de nuestros usuarios.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Directores de
programa, Jefes de
Departamento y
Identificación de necesidades de la Comunidad Líderes de
1 procesos /
Organizada
Representantes de
la Comunidad
Organizada
Directores de
programa, Jefes de
Departamento,
Informar a la Dirección de Extensión y Proyección Líderes de
2 Social las necesidades identificadas procesos y
representantes de
la comunidad
organizada
Asistente de
Realiza registro de la solicitud de asesoría o Dirección de
3 consultoría solicitada extensión y
proyección social
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Director de
4 Designa Coordinador de asesoría o consultoría Extensión y
Proyección Social
Director de
Envía a la Secretaría General para legalización del
7 Extensión y
convenio o contrato.
Proyección Social
Asesor o Grupo
10 Ejecuta actividades de asesoría o consultoría
Asesor
Asistente de
Archiva, según las normas, los informes de asesoría y Dirección de
15 consultorías realizadas. Extensión y
Proyección Social
Director de
Presenta informes periódicos a la Alta Dirección de
16 Extensión y
las Asesorías y Consultorías ofrecidas
Proyección Social
1. OBJETIVO:
3. DEFINICIONES
4.CONDICIONES GENERALES.:
Jornadas culturales y de concurso: (Danzas, cuentería, apoyo a fechas especiales, poesía, canto,
baile, pintura, etc.)
Los responsables de cada área de Bienestar, deben cotizar dichas necesidades, elaborar cuadro
comparativo de las cotizaciones y anexar las mismas.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Los Entrenadores e Instructores se contratarán de acuerdo a las políticas de gestión del talento
humano y a la disponibilidad presupuestad de la Universidad.
5.CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Coordinador de
área,
Identificación de actividades y eventos a realizar profesionales e Acta
1
durante el siguiente año. instructores de
área
Coordinadores
de área y
Selección de actividades a realizar en todas las áreas
3 Director de Oficio
de Bienestar
Bienestar
Universitario
Coordinadores Oficio
de área y
Elaboración del presupuesto unificado para
5 Director de
aprobación presupuestal
Bienestar
Universitario
Director de Oficio
Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección
6 Bienestar
Administrativa y Financiera
Universitario
Profesional de la Oficio
Dirección
7 Asignación de la reserva presupuestal
Administrativa
y Financiera
Coordinadores Oficio
Definición de programación de actividades con de área y
8 presupuesto aprobado por periodo académico y Director de
responsabilidades para la misma. Bienestar
Universitario
11 Realización de la actividad
5.2ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Secretaría de
Bienestar
Recepción de invitación o convocatoria para Universitario y Acta
1
participación en eventos Coordinadores de
áreas
Coordinadores de
área y Director de
3 Selección de eventos a participar. Oficio
Bienestar
Universitario
Director de Oficio
Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección
6 Bienestar
Administrativa y Financiera
Universitario
Profesional de la Oficio
Dirección
7 Asignación de la reserva presupuestal
Administrativa y
Financiera
Director de Oficio
Envío de propuesta aprobada y con presupuesto
8 Bienestar
reservado al coordinador de área respectivo
Universitario
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Coordinador de
Asignación de responsabilidades para la área y Director de
9 participación Bienestar
Universitario
Coordinador de
Selección del personal que representará a la área y
11 Universidad del Pacífico en el evento entrenador/instruc
tor
1.OBJETIVO:
3 DEFINICIONES
4 CONDICIONES GENERALES.:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
En el caso de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, deben anexar fotocopia del
documento de identidad, fotocopia del carné de la EPS.
La selección de los aspirantes para las actividades representativas, se realizará por medio de
un examen médico y una prueba física o de aptitudes según sea el caso.
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Coordinador de
Realizar convocatoria invitando a la comunidad área, Documento de
1 universitaria a participar en los programas y profesionales e convocatoria.
actividades instructores de
área
Encargado de
Programa,
3 Verificar que los inscritos cumplen con los requisitos.
actividad o
evento
Encargado de Procedimientos de
Reservar escenario o espacio a utilizar para la
Programa, préstamo y control
4 actividad o evento, según procedimientos de préstamo
actividad o de escenarios e
y control de escenarios e implementos
evento implementos
Encargado de
Socialización del reglamento o reglas de participación
Programa, Reglamento
5 con las personas inscritas o los delgados de las
actividad o actividad y acta
agrupaciones o conjuntos según sea el caso
evento
Encargado de Cronograma
Elaborar y presentar calendario de actividades o Programa,
6 programación de la actividad actividad o
evento
Encargado de
Programa,
8 Ejecutar las actividades programadas
actividad o
evento
Encargado de Encuesta de
Programa, satisfacción del
9 Aplicar encuesta de satisfacción al usuario
actividad o usuario
evento
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Coordinadores Acta
de área y
Realizar clausura y/o premiación de las actividades
10 encargado de la
realizadas
actividad o
evento
Encargado de Informe
Elaborar informe final de cada actividad o evento y Programa,
11 entregarlo al coordinador de área actividad o
evento
Coordinadores Oficio
de área y
Revisión del cumplimiento de objetivo y expectativas
12 Director de
de la actividad
Bienestar
Universitario
Informe y formato
de solicitud de
Director de
corrección,
Analizar desarrollo de actividades institucionales e Bienestar
acciones
14 implementar acciones correctivas y de mejora de ser Universitario y
correctivas,
necesario Coordinadores
preventivas y de
de área
mejora
diligenciado
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Coordinadores de
Recepción de documentos y verificación de área e Instructores
1.3 Oficio
cumplimiento de requisitos involucrados en la
representación
Coordinador,
Formato de
Entrenador o
Selección Deportes
1.4 Realizar pruebas de selección Instructor
y Formato de
encargado- médico
Selección Cultura
de Bienestar
Entrenador o Listado
Instructor
1.5 Publicar lista de pre-seleccionados
encargado- médico
de Bienestar
Procedimiento de
Entrenador o
Reservar escenarios o espacios necesarios para las préstamo y control
1.7 Instructor
prácticas o entrenamientos de escenarios e
encargado
implementos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato lista de
Entrenador o
asistencia a las
Realizar seguimiento y control a las prácticas o instructor y
1.9 actividades de
entrenamientos con su respectivo informe coordinadores de
Bienestar e
área
Informe
Coordinador Acta
Realizar la selección definitiva del personal a Entrenador o
2.3 participar en la actividad representativa Instructor
encargado
Entrenador o Listado
2.4 Publicar lista de personal seleccionado Instructor
encargado
Planillas de
Realizar corrección de las planillas en caso de Entrenador o
Inscripción
2.6 incumplimiento de requisitos por parte de algún Instructor
diligenciadas y
seleccionado encargado
verificadas
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Planillas de
Entrenador o
Enviar planilla definitiva al coordinador de área Inscripción
2.7 Instructor
respectivo diligenciadas y
encargado
verificadas
Planillas de
Revisar y firmar planilla definitiva y enviarla al Coordinador de Inscripción
2.8 Director de Bienestar Universitario área diligenciadas y
verificadas
Planillas de
Aprobar las planillas de inscripción y enviar a Director de
Inscripción
2.9 Secretaría General para trámite de permisos Bienestar
diligenciadas y
académicos o laborales. Universitario
verificadas
Secretaria de
2.11 Archivar la copia de oficio recibido Bienestar
Universitario
Comunicado y
Enviar comunicación al ente organizador del
Coordinador de Planillas de
2.13 evento, confirmando la participación y anexando
área Inscripción
planillas de inscripción y documentos soporte
diligenciadas
Profesional de la
Pago de cuenta de cobro y entrega de recursos para
Dirección
2.18 la actividad representativa al Director de
Administrativa y
Bienestar Universitario
Financiera
Profesional de la
Entrenador o
3.3 Asistir a reuniones informativas
instructor delegado
Personal
seleccionado de la
comunidad
3.4 Participar en la actividad o evento representativo universitaria y
entrenador o
instructor
encargado
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Coordinador de
Solicitar certificado de participación en el evento o área, Instructor o
3.5 la actividad entrenador
encargado
Instructor o
Elaborar informe sobre participación y enviarlo al
3.6 entrenador
coordinador de área con los respectivos soportes
encargado
3 DEFINICIONES:
ACTIVIDAD: Tareas precisas que contribuyen a potencializar las capacidades del individuo en
el proceso educativo de manera integral.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4 CONDICIONES GENERALES.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Encuesta de
Entrega de formatos para evaluación de la actividad a Responsable de satisfacción del
1 la actividad
los usuarios participantes al finalizar la actividad usuario
Encuesta de
2 Calificación de la actividad Participante satisfacción del
usuario
Formato de
solicitud de
Director de corrección,
Si se detectan fallas, incumplimiento de objetivos o
Bienestar y acciones
5 falta de participantes, se proponen posibles acciones
Coordinadores correctivas,
correctivas, preventivas y de mejora
de área preventivas y de
mejora
diligenciado
Director de
Asignar responsabilidad de implementación de la
6 Bienestar
acciones correctivas, preventivas y de mejora
Universitario
Director de
Realizar seguimiento de la eficacia, eficiencia y
Bienestar y
7 efectividad de las acciones correctivas. Si cumplen, se
Coordinadores
cierra la acción correctiva. Si no, vuelve al paso 5
de área
Director de Informe
9 Entregar informe a la alta dirección para su revisión Bienestar
Universitario
Secretaria de
10 Archivar según el procedimiento establecido Bienestar
Universitario
1 OBJETIVO: Realizar seguimiento a los egresados con el propósito de mantener una base de
datos actualizada, conocer su desempeño laboral, profesional y social, así como la opinión de los
empresarios. A fin de valorar y mejorar los servicios educativos que otorga la institución.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2 ALCANCE: Aplica para los egresados de los diferentes programas académicos que ofrece la
Universidad del Pacífico.
3 DEFINICIONES.
Egresado:
Graduado:
4 CONDICIONES GENERALES.
Se aplica cuestionario para seguimiento a egresado en el momento del grado, 1,3, 5 años después.
El formato de encuesta aplicado, es establecido por el Ministerio de Educación.
Cada vez que se realizan las encuesta de los años 0 (al momento del Grado), 1, 3 y 5 se realizà
una medición sobre % de egresados, % de egresados trabajando, % egresados empresarios, %
egresados desempleados, % egresados investigadores, % de egresados con estudios de posgrado y
en general su desempeño profesional y social.
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
Director del
Firmar paz y salvo a los candidatos a grado una vez
2 Programa de
hallan diligenciado el formato de encuesta ----------
Egresado.
5.2Seguimiento egresado
Director del
2 Una vez aplicada la encuesta se tabula la información programa de
egresado
Director del
3 Realizar análisis de la información tabulada programa de
egresado
Director de
Selección de empresas en las cuales se aplicara Formato encuesta
1 Programa de
encuesta empresarios
Egresado
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
Inicia con la solicitud de necesidades y termina con la ejecución del presupuesto
3 DEFINICIONES.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4 CONDICIONES GENERALES.
Autorizar CDP únicamente par los rubros que se encuentren registrados en el presupuesto de la
respectiva vigencia.
Solo se autorizarán pagos de reservas aquellos compromisos que estén debidamente registrados en
el acta.
Todo contrato u orden de compras o servicio debe estar incluido en el acta de comité de compras o
contratación.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Plan de
Recibe de la Oficina de Planeación el Plan de DAF Necesidades
1
Necesidades Globalizado Globalizado
Resolución de
Elabora Resolución de Distribución de Presupuesto DAF y Asistente
Distribución de
8 de Gastos y la envía a Secretaría General para su Administrativo y
Presupuesto de
revisión y firma de la Rectoría. Financiero
Gastos
Resolución de
Recibe de Secretaría General Resolución de Distribución de
9 DAF
Distribución de Presupuesto de Gastos firmada Presupuesto de
Gastos firmada
Resolución de
Distribución de
Distribuye Resolución y Acuerdo de Presupuesto de
Presupuesto de
10 Ingresos y Gastos a las diferentes dependencias del DAF
Gastos y Acuerdo
proceso
de Presupuesto de
Ingresos y Gastos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 DEFINICIONES
4. CONDICIONES GENERALES
Se expedirá un CDP por cada objeto del gasto. Los saldos no ejecutados se acumularán para el
siguiente mes.
Todos los contratos llevarán un sello que contiene: Número de CDP, número de compromiso,
número de obligación, las fechas de expedición de cada uno de los anteriores, códigos
presupuestales, monto del compromiso y el recurso correspondiente.
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Acuerdo de
Recibe del Director Administrativo y Financiero el Asistente Aprobación y
Acuerdo de Aprobación Presupuestal de Ingresos y administrativo y Resolución de
1
Gastos y la Resolución Rectoral de Distribución financiero Distribución
Presupuestal Presupuestal
Asistente
2 Ingresa al sistema la Distribución Presupuestal Administrativo
y Financiero
Director Formato
3 Recibe de las dependencias necesidad de recursos Administrativo Requisición de
y Financiero bienes y Contratos
Asistente Formato de
Recibe del Director Administrativo y Financiero el Administrativo Acuerdo Mensual
4
acuerdo mensual de gastos y lo ingresa al sistema y Financiero de Gastos
Formato de
Asistente
Recibe del Director Administrativo y Financiero Administrativo solicitud de
5 disponibilidad
formato de solicitud de CDP y Financiero
presupuestal
Formato de
Envía al Director Administrativo y Financiero el Asistente solicitud de CDP
7 Formato de Solicitud de CDP con número de Administrativo con número de
certificado asignado. y Financiero certificado
asignado
Asistente
11 Envía los contratos a contabilidad Administrativo Contratos
y Financiero
Asistente
Recibe de contabilidad los comprobantes de egreso y Comprobantes de
12 Administrativo
registra la ejecución de los pagos egreso
y Financiero
Asistente
Formato de
13 Recibe de Tesorería el informe de ingresos Administrativo
Ingresos
y Financiero
Asistente Formato de
14 Elabora las ejecuciones de ingresos y de gastos Administrativo Ingresos y
y Financiero Formato de Gastos
1 OBJETIVO
Registrar los ingresos, generados por recursos propios o recibidos por transferencia.
2 ALCANCE
Aplica para los diferentes ingresos, generados por transferencia o por recursos propios, por
cualquiera de las dependencias y en cualquiera de las sedes de la Universidad del Pacífico. Inicia
con la identificación del tipo de ingreso y termina con la elaboración del Boletín Mensual de
Ingresos y del Formato “Ingresos Generados por Matrículas y Otros Derechos Académicos”.
3 DEFINICIONES
Matriculas
Cursos de Extensión
Boletín de Caja y Bancos: Documento donde se registra los recibos de caja de forma diaria
reflejando los valores recibidos en consignación o efectivo por los diferentes servicios que presta la
Universidad, cuyos valores en efectivo son consignados el día siguiente.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4 CONDICIONES GENERALES.
Todo ingreso recibido por concepto de pago de matricula, certificados de estudios, cursos de extensión y
otros debe ser validado, generando el respectivo Comprobante de Ingreso
Los ingresos por recursos propios, nación y convenios serán reportados mensualmente a la oficina de
presupuesto para su registro.
Tesorería será la única autorizada para recibir ingresos producto de la venta de servicios.
Cuando se realicen pagos de recibos de matrícula, en la ventanilla de tesorería, el recibo debe ser sellado
con la leyenda CANCELADO, tanto en el original como en las copias y será archivado en el consecutivo
de recibos.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Boletín Diario de
5 Elabora Boletín Diario de Caja y Banco Tesorera
Caja y Banco
Boletín Diario de
Recibe de las sub-sedes (Tumaco y Guapi), Boletín
6 Tesorera Caja y Banco sub-
diario de Caja y Banco
sedes
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
Este documento aplica para todas las actividades desarrolladas por la Universidad del Pacifico,
que involucren la cancelación de todos los compromisos adquiridos, con funcionarios de la
Institución o con proveedores. Inicia con la recepción de los compromisos adquiridos y finaliza
con el seguimiento a los pagos y la implementación de acciones preventivas, correctivas y de
mejora.
3 DEFINICIONES.
Contrato y/o convenio: Instrumento legal en el que se establecen los derechos y obligaciones de
las partes.
4 CONDICIONES GENERALES
Las cuentas bancarias serán manejadas bajo el sistema de Firmas Conjuntas y Protectógrafo. Las
firmas autorizadas so las del representante legal – rector(a) y la del tesorero(a).
Las chequeras de la Universidad estarán bajo custodia en la caja fuerte que reposa en la Oficina
de Tesorería, bajo un sistema de clave, la cual conoce únicamente el tesorero(a).
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Los cheque no entregados a los beneficiarios, quedarán en custodia en la caja fuerte de la Oficina
de Tesorería.
Para la realización de cualquier pago, se debe enviar a la Oficina de Tesorería los soportes
respectivos del causal del gasto, adjuntando los requisitos fiscales pertinentes. En caso de que
falte algún documento soporte, se detiene el trámite del pago, hasta que la dependencia solicitante
del pago, envíe los soportes pertinentes.
Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.
Para los pagos con cheque a funcionarios o proveedores que se encuentren fuera de la ciudad de
Buenaventura, se realizará consignación del cheque, se enviará vía fax o correo electrónico
comprobante de egreso y consignación y el beneficiario debe devolver, por los mismos medios, los
documentos legalizados con su firma.
Para la entrega de cheques a personas distintas del beneficiario, éste debe presentar un poder
autenticado con la copia de cédula de ciudadanía, tanto del beneficiario como del autorizado.
Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.
Todos los movimientos financiero que realice el tesorero(a) quedarán amparados por la respectiva
póliza de manejo.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Nota aclaratoria
Elabora Cheque y nota aclaratoria de elaboración de Secretaria de
6 de elaboración de
cheque Tesorería
cheque
Extractos
13 Recibe de los bancos, los extractos bancarios Tesorería
Bancarios
1 OBJETIVO
Establecer el procedimiento de adquisición de Bienes que requiere la Universidad del Pacifico para
el normal cumplimiento de sus funciones.
2 ALCANCE
Inicia con la recepción del Plan de Compras aprobado y priorizado hasta la elaboración de
informes de seguimiento a la ejecución del plan de compras.
3. DEFINICIONES
BIENES: Son elementos materiales inventaríales que posee la Universidad, del cual se
excluye el dinero en efectivo. Los bienes se clasifican en Bienes de Consumo y Bienes
Devolutivos.
4. CONDICIONES GENERALES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
En caso de que la mercancía se adquiera en otra ciudad el proveedor deberá entregarla en las
instalaciones de la Universidad del Pacifico.
Para la adquisición de equipos tecnológicos, quien lo solicite debe informar todas las
especificaciones y contar con el visto bueno de un funcionario de la Universidad conocedor del
tema, el cual podrá ser invitado al comité de compras y/o de contratación para efectos de selección.
Toda adquisición debe estar contemplada en el Plan de Compras, en caso de no estarlo, debe
hacerse la modificación y registro del mismo.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
2 Adquisiciones eventuales
Solicita ante la DAF, autorización para adquisición Líder de proceso formato
de bien o servicio, llenando formato Requisición de o Jefe de Requisición de
2.1
bienes. Se autoriza: No, se devuelve solicitud. Si, Dependencia bienes
continúa con el paso 2.2
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato
Envía Formato de solicitud de requisición a Compras DAF Requisición de
2.2
y Almacén para su gestión bienes
Envía al comité de compras cuadro comparativo, para Jefe de Compras Formato Cuadro
8 análisis y selección de proveedores y Almacén. Comparativo
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de
las diferentes Dependencias las novedades de nómina y termina con el archivo de las novedades.
3 DEFINICIONES
Resoluciones de Personal: Son documentos generados por Rectoría donde se especifican traslados de
dependencia, encargos de puestos, promociones, ingreso de personal nuevo, cambios de categoría, etc.
Formatos de Novedades de Personal: Son formatos que se originan a partir de un cambio notificado en un
Acto Administrativo, tal como Traslados de Dependencia, Encargos de puestos, Promociones, Cambios de
Categoría, licencias, etc.
Formatos de Incapacidades: Son formatos que suministra la EPS en la que se encuentra afiliado cada
empleado. Si por alguna causa es de una entidad particular, distinta a la EPS, el empleado debe gestionar
la trascripción al respectivo formato de la EPS a la que se encuentre afiliado.
Memorandos de Suspensiones: Son comunicados formales que transmiten información sobre suspensiones a
los empleados. Estos deben llevar firma de recibido del empleado y en caso de negarse a firmarlo, firma de
al menos dos testigos.
Licencias No Remuneradas: Suspensión temporal, del empleado, de su obligación de prestar el servicio para el
cual se le contrató, y por parte de la Universidad, de su obligación de remunerarlo. Los formatos de
licencias no remuneradas deben estar firmados por la Rectoría y anexar copias del soporte.
Formatos de Horas Extras: Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas
extras. Los formatos de horas extras deben estar diligenciadas por cada empleado, y debe ser firmado por el
Jefe inmediato.
Cartas de Permisos no remunerados: Son cartas donde el empleado solicita un permiso no remunerado, por lo
tanto, la Universidad no tiene obligación de reconocerle salario por ese periodo. Estas cartas deben tener la
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PROCEDIMIENTOS
Comunicado de las novedades de personal: Son documentos emitidos por el Jefe inmediato, que transmiten
información sobre las novedades del personal.
Novedades De Nómina: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales,
descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago
de la nómina.
Nómina: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente
con la Universidad. Dicho proceso incluye el registro y modificación de las condiciones contractuales entre
la Institución y el personal vinculado (devengos y deducciones). La nómina debe ser elaborada con el
tiempo suficiente para revisarla. Al Jefe de Contabilidad se debe entregar las novedades de nómina para la
elaboración de la misma, a más tardar con 5 días de anticipación a la fecha de pago.
4. CONDICIONES GENERALES
Las novedades de nomina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos, hasta el día 23 de cada
mes calendario, y si no es hábil, el día anterior. Cuando se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y
serán reportadas en el mes siguiente.
Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al empleado y deben
ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su
expedición.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
5. DESARROLLO
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de los Docentes.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por la Dirección Académica, Recursos Humanos y las
dependencias de la Universidad relacionadas con el procedimiento de Contratación de Docentes. Existe un
procedimiento previo cuando la Dirección Académica y los Directores de Programa hacen convocatoria,
reciben hojas de vida, entrevistan a los aspirantes, y de los seleccionados la Dirección Académica categoriza
la hoja de vida y solicita autorización a la Rectoría para su contratación, luego entregan a la Oficina de
Recursos Humanos las hojas de vida debidamente autorizadas por la Rectoría y las respectivas cargas
académicas de cada uno de los docentes, debidamente firmada y visada.
Este procedimiento en la Oficina de Recursos Humanos inicia cuando recibe los documentos para la
elaboración de la minuta de contrato o del Proyecto de Resolución y termina cuando la Secretaria de
Recursos Humanos notifica al Docente para que firme el contrato o la Resolución.
3. DEFINICIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Resolución: Documento suscrito por la rectoría mediante el cual se vincula o contrata al Docente.
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las que un
trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su dirección, a
cambio de una retribución o sueldo.
Docente: Se considera Docente aquel que se vincula para desarrollar una actividad académica (docencia,
investigación y proyección social) limitada a un número de horas semanales y de acuerdo con las necesidades
de la Universidad.
Carga Académica: Formato del reporte enviado por la Dirección Académica y los Directores de
Programa sobre la intensidad horaria asignada a cada uno de los docentes cada semestre, para
desarrollar actividades académicas.
4. CONDICIONES GENERALES
Para la vinculación y contratación de todo docente, este debe diligenciar los siguientes formatos:
Información financiera.
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo debe ser
homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.
Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto Docente, el Estatuto de Contratación de
la Universidad del Pacifico, Ley 30/92, Decreto 1279/02, la normatividad sobre seguridad social.
GRUPO EVALUADOR: Conformado por la Dirección Académica, o quien haga sus veces, los
Directores de Programa y el Psicólogo de la Universidad.
En la página Web de la Universidad y en un lugar destinado para tal propósito en la misma, se publicará la
lista de elegibles a través de su documento de identidad, para preservar la identidad de los participantes.
Si los aspirantes no seleccionados no reclaman las hojas de vida en las fechas indicadas en la
convocatoria, las mismas serán destruidas.
5. DESARROLLO
REFERENCIA
2. Revisa que en las hojas de vida estén Secretaria / Jefe Hoja de vida y
anexos todos los documentos soportes. Recursos Humanos. documentos.
3. Recibe y revisa que la carga académica esté Jefe Oficina de Formato de carga
elaborada de conformidad al instructivo Recursos Humanos académica.
diseñado para el efecto.
6. Remite al docente al médico para que le sea Secretaria Recursos Examen médico de
practicado el examen de ingreso el cual debe Humanos. ingreso.
ser entregado en el área de Recursos
Humanos.
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PROCEDIMIENTOS
9. Recibe todos los documentos del Docente y Secretaria Recursos Carpeta de Hoja de
abre una carpeta para la hoja de vida, donde Humanos vida.
los archiva.
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de Docentes
ocasionales para el periodo de receso académico.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la Universidad
relacionadas con la contratación de docentes ocasionales para el periodo de receso académico. Este
procedimiento inicia cuando Rectoría autoriza previa solicitud de los Directores de Programa,
Departamento, Dirección de Investigación y Proyección Social, la vinculación para el receso académico y
termina con el archivo de las órdenes de servicio.
3. DEFINICIONES
Orden de Servicio: Es el acuerdo entre las partes en el que se detallan las condiciones en las que un Docente
se compromete a realizar un determinado trabajo, a cambio de una retribución.
4. CONDICIONES GENERALES
Para la vinculación de docentes ocasionales durante el periodo de receso académico, los Directores
de los Programas, de los Departamentos, el (la) Director(a) General de Investigación y de
Proyección Social, deben enviar a la Rectoría con antelación de un (1) mes a la terminación del
semestre, la solicitud para su autorización.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
A toda solicitud se le debe anexar el plan de trabajo, el cual debe especificar cual es el producto que
se debe entregar al finalizar el periodo de receso académico.
Finalizado el receso académico y una vez recibido el certificado expedido por el Jefe inmediato del
cumplimiento de las obligaciones y de la entrega del producto acordado, se procederá por parte de
la Oficina de Recursos Humanos a la elaboración de la correspondiente orden de servicio.
5. DESARROLLO
soportes.
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de empleados
Administrativos y de mantenimiento.
2. ALCANCE
Aplica para toda persona natural que vaya a ser contratada para desarrollar actividades administrativas o de
mantenimiento. Este procedimiento inicia cuando Rectoría suscribe los contratos y termina cuando se
archiva la carpeta de hoja de vida con todos los documentos soportes.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las que un
trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su dirección, a
cambio de una retribución o sueldo.
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de cotizaciones,
deben pagar a las EPS, ARP y AFP.
Inducción: Es el conjunto de actividades desarrolladas por el Jefe Inmediato, con miras a guiar y
familiarizar al nuevo empleado en las actividades asignadas para que su incorporación en la
institución sea exitosa.
Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del diagnóstico, de
tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten durante el transcurso del
mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.
4. CONDICIONES GENERALES
Para la contratación de todo nuevo empleado, este debe diligenciar los siguientes formatos:
Información financiera.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo debe ser
homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.
5. DESARROLLO
responsabilidades y competencias.
4. Recibe y revisa las hojas de vida y elabora la Jefe de Oficina de Informe de revisión.
lista de preseleccionados. Recursos Humanos y
Jefe inmediato o de
dependencia.
11. Recibe de Rectoría contrato para el ingreso Secretaria/ Jefe de Contrato firmado
del nuevo empleado. Recursos Humanos por rectoría.
12. Remite al contratado al médico para que le Secretaria de Recursos Formato Examen
sea practicado el examen de ingreso el cual Humanos medico
debe ser entregado en el área de Recursos
Humanos.
14. Abre una carpeta para la hoja de vida, donde Secretaria de Recursos Carpeta de Hoja de
archiva toda la documentación del nuevo Humanos Vida.
empleado.
1. OBJETO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la vinculación de empleados
Administrativos de libre nombramiento y remoción, según las normas institucionales y legales
vigentes.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la
Universidad del Pacifico relacionadas con el procedimiento de vinculación de Empleados de libre
nombramiento y remoción. Este procedimiento inicia cuando Rectoría envía la Hoja de Vida del
aspirante y termina cuando la Secretaria de Recursos Humanos archiva la carpeta de hoja de vida.
3. DEFINICIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las
que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su
dirección, a cambio de una retribución o sueldo.
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de
cotizaciones, deben pagar a las EPS, ARP y AFP.
Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del
diagnóstico, de tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten
durante el transcurso del mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.
4. CONDICIONES GENERALES
Para la vinculación de todo funcionario, este debe diligenciar los siguientes formatos:
Información financiera.
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo
debe ser homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.
Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto General de la Universidad del
Pacifico, la normatividad sobre seguridad social y todas las normas aplicables a los funcionarios
públicos del nivel nacional.
5. DESARROLLO
1. Recibe de Rectoría la Hoja de vida del Secretaria / Jefe Oficina Hoja de vida y
aspirante para elaborar el proyecto de de Recursos Humanos. soportes
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Resolución.
2. Revisa los soportes de la hoja de vida del Secretaria / Jefe Oficina Hoja de vida y
aspirante, para verificar que cumpla con los de Recursos Humanos. soportes
requisitos del cargo y que los documentos
que debe presentar estar completos.
12. Abre una carpeta para la hoja de vida del Secretaria Oficina de Carpeta hoja de
nuevo empleado. Recursos Humanos. vida.
15. Archiva en la carpeta de Hoja de vida toda Secretaria Oficina de Carpeta hoja de
la documentación concerniente al nuevo Recursos Humanos vida.
funcionario.
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se recibe las
novedades y termina cuando se archiva la planilla de pago del recaudo integrado de la Seguridad Social y
Parafiscal.
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PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas afiliadas calculan el valor que por concepto de
cotizaciones, deben pagar al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscal.
Autoliquidación de Aportes: Proceso mediante el cual las empresas clientes reportan mensualmente
mediante la Planilla Única la totalidad de la cotización de los trabajadores a su cargo, por salud, pensión,
riesgos profesionales y parafiscal.
4. CONDICIONES GENERALES
5. DESARROLLO
7. Imprime las planillas de pago del recaudo Secretaria y Jefe de Planillas y oficio
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos que permitan disponer de las condiciones necesarias para la adaptación del nuevo
empleado a la Institución y familiarizarlo con las responsabilidades y exigencias del cargo; y para la
motivación y orientación del personal antiguo a fin de generar y reforzar el sentido de compromiso y
pertenencia con la Universidad.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para todos los nuevos empleados de la Universidad del Pacifico y aquellos empleados
que pasan por un proceso de reubicación o ascenso laboral, los cuales van a desempeñar diferentes funciones en
comparación con las responsabilidades adquiridas en el cargo anterior; e involucra las actividades
correspondientes a la recepción, orientación y la transmisión de conocimientos de carácter global de la
institución y conocimientos específicos del cargo al nuevo empleado.
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PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
4. CONDICIONES GENERALES
La inducción tiene como objetivo familiarizar al nuevo empleado, con la Universidad, su cultura, sus directivos,
su historia, su filosofía, entre otros aspectos; aplica para todo el personal docente y administrativo sin importar el
cargo que llegue a desempeñar.
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PROCEDIMIENTOS
b) Conocimiento acerca de las competencias específicas del cargo: El segundo momento, denominada
Inducción en el Puesto de Trabajo, hace referencia al proceso de acomodación y adaptación, incluyendo aspectos
relacionados con rutinas, ubicación física, manejo de elementos, así como la información específica de la
dependencia, su misión y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales en la Universidad.
La reinducción tiene como objetivo reorientar la integración del empleado hacia la cultura organizacional, en
virtud a los cambios administrativos, metodológicos, formativos, misionales y políticos de la Universidad.
Un grupo conformado por el Jefe de la oficina de Recursos Humanos, la Dirección Académica, los Jefes
Inmediatos, el Jefe de Calidad, Bienestar Universitario y el Profesional (psicólogo) serán los encargados de
realizar y ejecutar el programa de inducción-reinducción.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
La conformación de los grupos para participar en el programa de inducción-reinducción se define con base en los
ámbitos de actuación, sin importar el número de participantes.
Todo empleado que ingrese a la Universidad del Pacifico o sea trasladado de dependencia, debe recibir la
inducción o la reinducción respectiva de conformidad al cargo o al nuevo cargo que vaya a desempeñar.
5. DESARROLLO:
reinducción Humanos
7. fin
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de
las diferentes Dependencias las necesidades de capacitación y termina con la ejecución del programa de
capacitación.
3. DEFINICIONES
Formatos de diagnostico para identificar necesidades de capacitación: Son formatos que se originan a
partir de una necesidad de capacitación a los servidores públicos de cada Dependencia.
4. CONDICIONES GENERALES
Para elaborar el diagnostico de las necesidades de formación o capacitación, se deben tener en cuenta las
siguientes fuentes:
• Resultados de reuniones formales con los Directores, jefes y las diferentes dependencias.
Si en una vigencia no fueron resueltas todas las necesidades de capacitación y entrenamiento por falta de
presupuesto, éstas pueden seguir vigentes en el plan y diagnóstico de necesidades de capacitación de la
vigencia siguiente.
De acuerdo a la disponibilidad presupuestal anual pueden quedar necesidades de capacitación sin programar,
las cuales quedarán registradas en el informe de diagnóstico y se utilizarán como insumo para otros planes
institucionales.
La Universidad del Pacifico primero buscará internamente si hay recurso humano competente
académicos y administrativos para ofrecer los diferentes programas, antes de hacer contactos con
terceros.
Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período de la capacitación, éste deberá presentar
justificación ante la Oficina de Recursos Humanos, la cual evaluará cada caso y decidirá sobre la respectiva
certificación, siempre y cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15% del programa.
Una vez finalizada la actividad la Oficina de Planeación seleccionará una muestra n para la medición de
impacto y se consignará en el cronograma.
En compañía del jefe inmediato del empleado se le aplicará el Cuestionario de evaluación de impacto de
programas de formación y capacitación, elaborado por la Oficina de Planeación, en donde se identificara la
aplicación de los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar de trabajo.
5. DESARROLLO
10. Solicita una propuesta académica y económica Comité de Formación Oficio de solicitud
de la Dependencia que está en capacidad de y Capacitación.
ofrecer el programa.
11. Analiza y evalúa que la propuesta esté acorde Comité de Formación Informe
con los objetivos propuestos y las necesidades y Capacitación.
de la institución.
12. Gestiona los aspectos logísticos: Aulas, lugar, Secretaria/ Jefe Oficios
ayudas audiovisuales y materiales, fecha, Oficina de Recursos
divulgación, entre otros. Humanos
16. Realiza el trámite correspondiente ante la Jefe oficina de Contrato con sus
Oficina de Presupuesto según el Recursos Humanos soportes
Procedimiento de Registro Presupuestal.
22. Al final de cada programa, realiza una Comité de Formación Formato encuesta
encuesta para evaluar satisfacción y y Capacitación.
cumplimiento de objetivos del programa.
23. Envía a la Oficina de Planeación para que Jefe Oficina de Formatos encuesta
tabule y analice los resultados de las Recursos Humanos
encuestas, con el fin de tomar acciones en
programas futuros.
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la Elaboración de constancias
laborales.
2. ALCANCE
Se aplica a todas las actividades de la Universidad del Pacifico relacionadas con la elaboración de constancias
laborales desarrollas por la Dirección de Recursos Humanos. Este procedimiento empieza cuando el empleado
o ex-empleado presenta la solicitud de la constancia laboral y termina cuando se archiva la copia de la misma
con el recibido por parte del interesado.
3. DEFINICIONES:
Solicitud de constancia laboral: Es un formato, mediante el cual el empleado o ex-empleado solicita una
constancia laboral.
Constancia Laboral: Es un documento que certifica la relación laboral del empleado y en el se especifica
nombre, número del documento de identidad, el salario, cargo, fecha de ingreso, fecha de retiro, funciones,
obligaciones y tipo de vinculación o contrato.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES
A los tres (3) días hábiles siguientes a su solicitud se entrega la constancia laboral.
5. DESARROLLO
contrato.
1. OBJETIVO
El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la liquidación de las
prestaciones sociales del personal de planta como del personal contratado (docentes,
administrativos, mantenimiento) de la Universidad del Pacifico bajo la coordinación del área
contable.
2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud de liquidación de prestaciones por parte del Director
Administrativo y Financiero y termina con el envió de estas a la oficina de presupuesto.
3 DEFINICIONES
Prestaciones sociales. Son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores
adicionalmente al salario ordinario.
Prima de servicios. Equivalente a quince (15) días de salario por el tiempo laborado durante el
año.
4 CONDICIONES GENERALES
Los factores salariales utilizados para la liquidación de las prestaciones sociales son los señalados
en el decreto 1042 de 1978.
Cuando al 30 de junio de cada año el empleado no haya trabajado el año completo, tendrá derecho
al reconocimiento y pago en forma proporcional de la prima de servicios, de que trata el articulo
58 del decreto 1042 de 1978, siempre que hubiere prestado sus servicios en la universidad por un
termino mínimo de seis (6) meses.
En la Universidad del pacifico se reconocerá y pagara una prima de servicios en el mes de julio
equivalente a quince (15) días de salario o proporcional al tiempo laborado y una prima de
navidad en el mes de diciembre equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo
laborado.
El auxilio de cesantías se liquida con corte al 31 de diciembre de cada año y se depositara a más
tardar el 15 de febrero del año siguiente en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas
cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Planilla de
Se procede a liquidar las prestaciones, para ello, si es
3. liquidación de
del caso se actualizan los salarios y los días Contador.
prestaciones
trabajados, se utiliza la herramienta de Excel.
sociales.
1. OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología utilizada por la Rectoría, las diferentes dependencias y la División de Talento
Humano de la Universidad del Pacifico para dar por terminada la relación laboral.
2. ALCANCE
Aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico, a excepción de la Rectoría. Este
procedimiento empieza cuando la Rectoría acepta la renuncia y/o da por terminada la relación
laboral con el empleado por cualquier circunstancia y termina cuando la carpeta de la Hoja de vida
del retirado se archiva en la sección de inactivos.
3. DEFINICIONES
RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley por parte del empleado, al
apartarse del contenido de sus obligaciones y al ocasionar con su conducta la terminación de la relación
laboral antes del tiempo que según la ley, o el convenio, ha debido ocurrir normalmente.
RENUNCIA: Comunicado mediante el cual el empleado se retira por su propia voluntad de la empresa o
institución donde labora.
4. CONDICIONES GENERALES
Para la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, el empleado debe entregar: Paz y Salvo de
entrega del cargo, biblioteca, laboratorio, tesorería, almacén, informática.
Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto de personal Administrativo, el Estatuto
Docente y el Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacifico.
5. DESARROLLO
Humanos
6. Elabora el proyecto de resolución de Secretaria y Jefe de la Proyecto de
reconocimiento de prestaciones sociales y Oficina de Recursos Resolución.
cesantía o acta de liquidación, para la Humanos Acta de Liquidación.
revisión de la jefe de Recursos Humanos y
firma de la Rectoría, previa presentación de
los respectivos Paz y Salvos.
1 OBJETIVO
Programar los horarios semestrales académicos en las salas de informática de acuerdo a las
solicitudes de asignación presentadas por cada programa académico.
2 ALCANCE
Este procedimiento inicia con el aviso de envío de requerimientos académicos por parte de cada
programa académico, y termina con la presentación del horario semestral de salas de informática.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3 DEFINICIONES
4 CONDICIONES GENERALES
Los Programas Académicos deben presentar, con dos semanas de antelación al inicio del periodo
académico respectivo, las necesidades de salas de acuerdo a la programación académica semanal
del programa.
En caso de haber varias solicitudes para el mismo horario en sala, se le dará prioridad al orden de
recepción de la respectiva solicitud.
Los cambios que se generen a partir de la condición anterior, serán informados al Secretario
Académico del programa con la propuesta de disponibilidad de sala.
Se considera como Horario Extemporáneo, todas aquellas solicitudes periódicas o eventuales, que
no sean realizadas dos semanas antes del inicio del periodo académico respectivo.
Dichas solicitudes, deben ser realizadas directamente por el docente que requiera la sala, por lo
menos con ocho días de anticipación.
5 CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
Aplica para toda la Comunidad Universitaria y para los usuarios externos previo establecimiento
de convenio. Inicia con la solicitud del computador y termina con la verificación del estado del
mismo.
3 DEFINICIONES
AUXILIAR OPERATIVO: Persona escogida entre los estudiantes universitario que controlan
las salas de informática dentro de um turno programado.
EQUIPO DE CÓMPUTO: Elemento computacional que ayuda a desempeñar tareas diversas
mediante el uso o empleo de software especializado.
SALA DE INFORMÁTICA: Espacio académico, idéntico a un salón de clases, el cual cuenta
además con computadores para el desarrollo de asignaturas que requieran de este recurso.
4 CONDICIONES GENERALES
Para acceder a las salas de informática, se debe presentar documento actualizado que acredite
condición como integrante de la comunidad universitaria.
El servicio de uso y reserva de las salas de informática, solo se prestará a la persona titular del
documento.
La reserva para el uso de un equipo en las salas de informática, se debe realizar con mínimo 1 día
hábil de antelación y esta será por un máximo de dos horas.
El tiempo de espera, para hacer efectiva la reserva, será máximo de 15 (quince) minutos.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
El usuario debe acatar las normas de comportamiento establecidas para las salas de informática.
La ayuda o asesoría que brinda el Auxiliar Operativo al usuario de las salas de informática, se
limita a solucionar problemas de software y hardware únicamente.
5 CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Solicita un equipo de cómputo en la sala de
Integrante de la
informática, presentando documento que lo acredita
Comunidad
como integrante de la Comunidad Universitaria o
1 Universitaria y Carné
como usuario del convenio. 1. Lo requiere para otro
usuario externo
día, solicita reserva y continúa con el paso 3. 2. Lo
con convenio
requiere para uso inmediato, sigue con el paso 2
Si hay equipo disponible en la sala, continúa con el
Auxiliar
2 paso 4. Si no, se rechaza la solicitud, se ofrece reserva
Operativo
y continúa con el paso 3
Revisa en la Planilla electrónica de Reserva de Salas.
Planilla
Si hay horario disponible, asigna reserva y continúa Auxiliar
3 Electrónica de
con el paso 4. Si no, ofrece alternativas en otros Operativo
Reserva de Salas
horarios.
Presenta documento que lo acredita como integrante Integrante de la
de la Comunidad Universitaria para ingresar a la sala Comunidad
4 de informática Universitaria y Carné
usuario externo
con convenio
Recibe el documento, registra el uso del equipo en la Planilla
Auxiliar
5 Planilla Electrónica de Reserva de Salas y hace Electrónica de
Operativo
entrega del equipo Reserva de Salas
Usa el equipo y cumple las normas de Integrante de la
comportamiento en las salas de informática. Tiene Comunidad
6 problemas de software o hardware: Si, solicita ayuda Universitaria y
al Auxiliar operativo y continúa con el paso7; no, usuario externo
continúa con el paso 8. con convenio
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1 OBJETIVO:
2 ALCANCE:
Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia, para el Préstamo de
Equipos, con la identificación de los docentes activos y la apertura de carpetas y termina con la
implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades de la Oficina de
Ayudas Audiovisuales.
3 DEFINICIONES:
Equipo de Ayuda Audiovisual: Se encuentran en esta categoría los video beams, proyectores de
acetatos, proyectores de diapositivas, televisores – D.V.D, equipos de sonido, fotocopiadoras,
anilladoras y demás equipos y accesorios que sirven de apoyo a la labor docente.
4 CONDICIONES GENERALES:
En el caso de reserva de equipos para sustentación de trabajos de grado, la reserva debe estar a
cargo del Director del programa académico o del Director del Comité de Investigación del
programa en cuestión.
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Funcionario de la
Universidad o
3 Solicita reserva de equipo de ayuda audiovisual estudiante de la
asignatura
Formato de
Registra la solicitud en el formato de solicitud de Auxiliar de
solicitud de
4 audiovisuales
reserva de equipos de ayudas audiovisuales reserva
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Revisa la disponibilidad del equipo de ayuda
solicitud de
audiovisual en el horario solicitado. Si hay
Auxiliar de reserva y Carpeta
5 disponibilidad, sigue al paso 6; si no, lo registra en
audiovisuales de programación
la carpeta de solicitud de reserva como servicio o
semestral por
atendido o no prestado.
equipo
Carpeta de
Reserva equipo en la carpeta de programación Auxiliar de programación
6 semestral por equipos Audiovisuales semestral por
equipo.
Formato de
Deudas de
Consigna la novedad en el formato de Deudas de
Equipos
Equipos de Ayudas Audiovisuales, la hace firmar
Auxiliar de Audiovisuales y
11 del funcionario que asume la deuda y la archiva en
Audiovisuales Carpeta de
la carpeta de deudores de la Oficina de Ayudas
Deudores de la
Audiovisuales.
Oficina de Ayudas
Audiovisuales
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Listado de
Deudores y Paz y
Recibe el equipo, reporta el pago de la deuda en el Auxiliar de
15 Salvo Oficina de
listado de deudores y emite paz y salvo Audiovisuales
Ayudas
Audiovisuales
Auxiliar de Plan de
audiovisuales y mejoramiento de a
Implementa acciones preventivas, correctivas y de
17 Director Oficina de Ayudas
mejora
Administrativo y Audiovisuales
Financiero
1 OBJETIVO:
Definir la metodología mediante la cual se prestarán los diferentes servicios del Laboratorio
Integrado
ALCANCE:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2
Aplica para toda la Comunidad Universitaria y representantes de la comunidad organizada.
3 DEFINICIONES:
Servicios de LI para Docencia: Son los requeridos por los programas académicos de la
Universidad, para el cumplimiento de sus prácticas experimentales.
Servicios de LI para Proyección Social y Extensión: Son los requeridos por la comunidad
organizada o por integrantes de la Comunidad Universitaria con el fin de proyectar las fortalezas
institucionales hacia los primeros.
4 CONDICIONES GENERALES.
Las solicitudes de servicios para desarrollo de trabajos de grado, deben estar autorizadas por el
Director de Programa y el Director del Comité de Investigaciones del Programa Académico al
cual pertenece el estudiante solicitante.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Las solicitudes de servicios para el desarrollo de actividades de extensión y proyección social, debe
estar debidamente autorizadas por el Director de Extensión y Proyección Social de la
Universidad.
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Coordinador de
Planifica los horarios para las prácticas de docencia, Laboratorios,
Horario de
1 teniendo en cuenta la disponibilidad y tipo de Secretarios Laboratorios
espacios Académicos de los
programas
Coordinador de
2 Publica el horario de laboratorios semestral Laboratorios
Formato de
solicitud de
Solicita y diligencia formato de solicitud de Estudiante materiales y
3 regular o docente Formato de
materiales o de Solicitud de Reactivos
solicitud de
Reactivos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato de
solicitud de
Auxiliar del
Recibe formato diligenciado y lo archiva en la Laboratorio materiales y
o
4 carpeta destinada para tal fin, teniendo en cuenta la Coordinador Formato de
de
fecha para la cual se solicita. solicitud de
Laboratorios
Reactivos
diligenciado
Formato de
solicitud de
Auxiliar del
materiales y
Laboratorio y
5 Prepara lista de materiales y de reactivos Formato de
Coordinador de
solicitud de
Laboratorios
Reactivos
diligenciado
Estudiante y
6 Ingresa al laboratorio con la indumentaria adecuada
docente
Formato de
Entrega reactivos al docente según formato Auxiliar del solicitud de
8 diligenciado Laboratorio Reactivos
diligenciado
Docente y
9 Realiza la práctica de laboratorio
estudiantes
Auxiliar,
Verifica el cumplimiento de las normas de
10 Coordinador y
seguridad
docente
Docente y
11 Finaliza la práctica de laboratorio
estudiantes
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Devuelve materiales utilizados en la práctica,
solicitud de
12 verificando con el formato de solicitud de materiales Estudiante
materiales
diligenciado
diligenciado
Auxiliar y
Verifica que los equipos y las instalaciones del
16 Coordinador del
laboratorio queden de forma segura
Laboratorio
Formato de
Cancela el material de deuda en el laboratorio antes
solicitud de
17 de finalizar el semestre. Si, reclama el formato Estudiante deudor
materiales
retenido. No, continua con el paso 20
devuelto
Listado de
Envía listado estudiantes deudores a la Oficina de Coordinador del
19 Estudiantes
Registro y Control Laboratorio
deudores
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Integrante de la
Comunidad
Solicita, mediante oficio, el servicio de laboratorio Universitaria y/o
1 miembro de la
para Investigación, Extensión o Proyección Social
comunidad
organizada
Integrante de la
Formato para
Comunidad
Entrega en la Coordinación de laboratorios el Universitaria y/o solicitud de
3 Formato parea solicitud de servicios de laboratorio miembro de la servicios de
debidamente diligenciado laboratorio
comunidad
diligenciado
organizada
Formato de
solicitud de
Solicita equipos, materiales y reactivos, de acuerdo
6 Usuario materiales y de
al plan de trabajo
Reactivos
diligenciados
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Auxiliar o solicitud de
Prepara equipos, materiales y reactivos, de acuerdo Coordinador de materiales y de
7
a la solicitud recibida y los entrega al solicitante Laboratorios Reactivos
diligenciados
Auxiliar y
Verifica que los equipos y las instalaciones del
13 Coordinador del
laboratorio queden de forma segura
Laboratorio
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Cancela el material de deuda en el laboratorio antes Integrante de la
solicitud de
14 de finalizar el semestre. Si, reclama el formato Comunidad
materiales
retenido. No, continua con el paso 17 Universitaria
devuelto
Integrante de la
Cancela el material de deuda en el laboratorio y
17 Comunidad
solicita paz y salvo del laboratorio
Universitaria
Funcionario de la
Dirección de
Gestiona ante el representan de la comunidad
Investigación o de
19 Organizada solicitante, el pago de la deuda
la Dirección de
reportada
Extensión y
Proyección Social
Integrante o
Cancela el material de deuda en el laboratorio y Representante de
20 solicita paz y salvo del laboratorio la Comunidad
Organizada
Recibe el material, anula el formato retenido y emite Coordinador del Paz y Salvo de
21 paz y salvo de laboratorio Laboratorio laboratorio
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Esta actividad va desde que se crea la necesidad de información en el usuario hasta la satisfacción
en el servicio de información.
3. DEFINICIONES.
SERVICIO DE INFORMACIÓN. Son los que las bibliotecas prestan a sus usuarios para
satisfacer sus necesidades de información.
FORMATO. Documento guía que debe llenar el usuario con los datos de la información a
solicitar y sus datos personales.
CARNÉ. Documento que la Universidad otorga a sus estudiantes, egresados y empleados para
que se identifiquen como miembros de la organización.
FICHA DE PRÉSTAMO. Documento que se coloca a cada libro, donde se indica la fecha en la
que el usuario debe devolver el material bibliográfico a la Biblioteca.
4. CONDICIONES GENERALES.
De los usuarios:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Por tratarse de colección cerrada, los usuarios podrán hacer uso de las colecciones a través de un
funcionario de la Biblioteca, mediante la elaboración de un formato y presentación de carné
actualizado que lo acredite como usuario.
Presentar carné vigente o documento que lo acredite como miembro activo de la Universidad del
Pacífico.
Para convenios cooperativos, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución
y documento de identidad
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
15 Entrega paz y salvo firmado y baja de la base de Auxiliar de Paz y Salvo de Biblioteca
datos de deudores Biblioteca y
Director
1 OBJETIVO:
2 ALCANCE:
Aplica para todas las instalaciones de planta física de la Universidad del Pacífico
3 DEFINICIONES:
Planta física: Se define como planta física todos aquellos espacios, naturales y modificados,
circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada para el desarrollo de todas las
actividades inherentes a la misión de docencia, investigación y extensión de la Universidad del
Pacifico; dichos espacios se pueden agrupar en:
- Edificaciones
- Áreas de circulación (vehicular y peatonal)
- Parques y jardines
- Áreas de servicios
- Áreas deportivas
- Áreas por desarrollar
- Áreas de protección ambiental
- Plazoletas
- Parqueaderos.
Contrato: Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios
subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y
enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad del Pacifico.
Emergencia: Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y las personas
de la institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata.
Mantenimiento: Acción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos,
edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Mantenimiento correctivo
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento predictivo
Mantenimiento Predictivo: Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales
se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás
implementos utilizados en la Universidad.
Remplazar: Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra, debido a su
deterioro o daño irreparable.
Reparar: Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás, debido a su daño.
4 CONDICIONES GENERALES:
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Formato de
Recopila y analiza necesidades de mantenimiento Jefe de Necesidades de
3 Mantenimiento Mantenimiento
preventivo
Planta Física
Propuesta de
Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Jefe de Mantenimiento
6 Almacén Suministro para trámite respectivo. Mantenimiento Preventivo
aprobada
Auxiliares de
9 Ejecuta actividades de mantenimiento preventivo
Mantenimiento
Jefe de Informe
14 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento
Mantenimiento
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Cualquier
4 Identifica necesidades de mantenimiento correctivo Funcionario de la
Universidad
Funcionario de la
Reporta necesidad de mantenimiento correctivo en Universidad, Formato de
la Oficina de Mantenimiento, utilizando el Formato Auxiliar de Necesidades de
5
de Necesidades de Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento o Mantenimiento
Correctivo Jefe de Planta Física
Mantenimiento
Propuesta de
Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Jefe de Mantenimiento
9 Almacén Suministro para trámite respectivo. Mantenimiento Correctivo
aprobada
Auxiliar de
11 Realiza mantenimiento correctivo
mantenimiento
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Jefe de
12 Verifica cumplimiento del mantenimiento
Mantenimiento
Jefe de Informe
16 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento
Mantenimiento
1. OBJETIVO:
Fortalecer la cultura ética de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, fundada en
principios y valores éticos con el fin de generar identidad y compromiso con la Comunidad
Universitaria y las partes interesadas.
2 ALCANCE:
Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia con el diagnóstico del
estado de prácticas éticas y termina con la implementación de las acciones preventivas y
correctivas necesarias para garantizar el éxito del procedimiento.
3 DEFINICIONES:
Ética: conjunto de normas de conducta socialmente aceptadas; como un saber práctico que se enseña de
distintas maneras y constantemente; como la forma de ser y de comportarse, de trabajar y divertirse, de
hablar y de pensar, de estar con los demás y con uno mismo, lo que pone de relieve los valores básicos de
cada ser humano
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4 CONDICIONES GENERALES.
Los principios éticos definidos en el Código de Ética, se constituyen en los lineamientos para la aplicación
de la ética en la comunidad universitaria de la Universidad del Pacifico; que nos permita en el día a día ser
mejores seres humanos, mejores ciudadanos, mejores maestros, mejores profesionales y nos ayuden a
recordar permanentemente el papel de formadores de profesionales íntegros.
La Universidad del Pacifico es abanderada del reconocimiento de las personas en su esencia humana y se
expresa en factores tales como: el respeto a la dignidad, los derechos humanos y la participación de acuerdo
con el papel que desempeñe cada cual.
El Código de Ética, guía la conducta de todos los servidores de la Universidad del Pacifico, en sus
actividades laborales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública, cualquiera
sea la denominación del cargo o jerarquía que ostente dentro o fuera del país.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Secretario Acta de
4 Socialización del código de ética actualizado General socialización
Procedimiento
para
Implementa medidas preventivas y correctivas de Secretario implementación de
6 acuerdo al informe de seguimiento General Medidas
correctivas y
preventivas
5 OBJETIVO
Indicar las actividades a realizar, para prevenir el deterioro de los equipos de cómputo y prolongar
su tiempo de vida útil.
6 ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico, que tienen a
cargo equipos de cómputo.
7 DEFINICIONES
Equipo de Cómputo (EC): Son los dispositivos eléctricos, electrónicos y mecánicos que se
emplean para procesar datos con programas diseñados para ello.
Hardware: Se refiera a la parte física de la computadora, la parte tangible, la que se puede ver y
tocar.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
8 CONDICIONES GENERALES.
El mantenimiento preventivo por equipo de cómputo, se realizará por lo menos tres veces al año.
Para la realización del mantenimiento preventivo en las sedes de la Universidad ubicadas por
fuera del casco urbano de Buenaventura, se recordará tanto a la DAF como al jefe de la
Dependencia, sobre la actividad a realizar, con el fin de asegurar el trámite administrativo
correspondiente (transporte, alimentación, viáticos, etc., cuando sea requerido).
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Jefe de
Inventario de
Mantenimiento
1 Identifica inventario de EC, por dependencia Equipos de
de equipos de
Cómputo
cómputo
Jefe de
Identifica necesidad de recursos y establece Plan de Mantenimiento Plan de
2 de equipos de Necesidades
Necesidades de Mantenimiento Preventivo
cómputo
Jefe de Programa de
Recibe de la DAF, Programa de Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento
4 de equipos de Preventivo
Preventivo aprobado y con recursos asignados
cómputo aprobado
Jefe de
Socializa Cronograma de Mantenimiento con las Mantenimiento Cronograma de
5 diferentes dependencias y/o sedes, de acuerdo al de equipos de Mantenimiento
Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado Preventivo
cómputo
Jefe de
Asigna responsabilidades para actividades de Mantenimiento
6 de equipos de
mantenimiento preventivo
cómputo
Cronograma de
Mantenimiento
Jefe de
Realiza seguimiento al cumplimiento del Cronograma Mantenimiento preventivo y
9 de Mantenimiento preventivo y al Formato de de equipos de Formato de
Registro de Mantenimiento Preventivo Registro de
cómputo
Mantenimiento
Preventivo
1 OBJETIVO
Verificar que los programas, procesos y procedimientos de la Universidad del Pacífico, cumplan
con la misión, la visión, objetivos institucionales, compromisos de calidad y las expectativas de
sus usuarios y partes interesadas.
2 ALCANCE
Inicia con la planificación del programa de auditoría y termina con la implementación de las
acciones preventivas, correctivas y de mejora al programa de auditorías.
3 DEFINICIONES
CONTROL. Acción de comprobar que las actividades se realicen como fueron previstas
ACTIVIDAD. Conjunto de pasos propios de un procedimiento.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
4. CONDICIONES GENERALES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
La Universidad del Pacífico, para este procedimiento, acoge las recomendaciones y principios
consignados en la Norma NTC-ISO 19011.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Nº Actividad Responsable Documento de
Referencia
observaciones y comentar el
seguimiento de la auditoría.
9 Se realiza reunión de cierre con los Equipo Auditor y Líderes de Acta de reunión y
responsables de los procesos procesos registros de
auditados. asistencia
1. OBJETIVO
Evaluar aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a presentar amenaza para la
consecución de las metas organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas
en actividades de control, acordadas entre los responsables de los procesos y las Oficina de
Control Interno
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde el conocimiento de la filosofía de la institución (misión, visión, objetivos, procesos) hasta
la construcción del mapa de riesgos y la elaboración del plan de seguimiento.
3. DEFINICIONES
Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de
las actividades de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que
están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional por parte
de los funcionarios.
Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han
sido aplicadas.
Control: Son las políticas, acciones, procesos, prácticas que actúan para eliminar o minimizar los
riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al
logro de los objetivos.
Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del
riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados.
Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder, PORQUÉ Y CÓMO.
Mapa de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos
ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las
posibles consecuencias.
Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a
ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la
Entidad.
Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación
beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.
Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir el
riesgo.
Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos, diagnóstico que consta de
la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO / DESARROLLO
Define el plan para realizar las actividades Jefe de Oficina Plan de acción para la
2 de Control administración del riesgo
de administración del riesgo.
Interno
Conforma el equipo encargado de Jefe de Oficina
3 implementar las estrategias para la de Control
administración del riesgo en la institución. Interno
Equipo de trabajo
de Oficina de
Identificar los factores internos y externos
5 Control Interno y
de riesgo para el logro de los objetivos.
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
de Oficina de
Diligenciar el formato de identificación y Formato de identificación
6 Control Interno y
clasificación del riesgo. de riesgos
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
de Oficina de
Análisis del riesgo, según su impacto Formato de descripción y
7 Control Interno y
probabilidad de ocurrencia y nivel de riesgo. clasificación del riesgo.
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
Identificar las acciones para el manejo y
de Oficina de
control del riesgo que permitan: prevenir,
8 Control Interno y
reducir, dispersar, transferir o asumir el
Líderes de
riesgo.
procesos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Equipo de trabajo
de Oficina de
9 Construir el Mapa de Riesgos por Procesos Control Interno y Mapa de Riesgo
Líderes de
procesos
1. OBJETIVO
Fomentar en cada servidor público la capacidad de evaluar su trabajo, detectar desviaciones y
efectuar correctivos, independiente de su nivel jerárquico dentro de la entidad.
2. ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios de la Institución. Inicia desde la elaboración del plan de trabajo
para el diagnostico de la cultura del autocontrol hasta la realización de informes y observaciones
para mejorar el proceso.
3. DEFINICIONES
Autocontrol: Capacidad que ostenta cada servidor para controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados.
4. CONDICIONES GENERALES
5. CONTENIDO / DESARROLLO
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Capacita al equipo de trabajo sobre los mecanismos Jefe de Oficina de Actas de asistencia
3 y estrategias de acción. Control Interno a capacitación
Equipo de trabajo
Aplica las herramientas e instrumentos. de Oficina de
5
Control Interno
Equipo de trabajo
Tabula y analizar la información de Oficina de
6
Control Interno.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Informe
Jefe de Oficina de diagnostico de la
Elabora el informe del diagnostico
7 Control Interno Cultura del
autocontrol
Equipo de trabajo
Divulga y ejecuta las estrategias Oficina de Plan estratégico
10
Control Interno
Jefe de Oficina de
Aplica mecanismos de evaluación
11 Control Interno
Informe de
Jefe de Oficina de
Recopila y analiza información evaluación de
12 control Interno
funcionarios.
1. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento a las exigencias de ley y por las solicitudes formales realizadas por los
entes externos.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde la identificación de las instituciones hasta el seguimiento al Cronograma de cumplimiento
de informes.
3. DEFINICIONES
Papel de trabajo: Documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo realizado por
el auditor
4. CONDICIONES GENERAL
Los informes que deban ser suministrados directamente por la Oficina de Control Interno, serán
previamente socializados con la Rectoría.
5. CONTENIDO / DESARROLLO
6. CONTROL DE CAMBIOS
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS