Practical Visionaries

Administración de Proyectos Informáticos

1
Procesos de Gestión de Tiempo

2
 Procesos de Gestión de Tiempo
Términos Claves

 Línea base del cronograma.  Plan de Gestión del Cronograma.

 Compresión del Cronograma:  Nivelación de Recursos.
- Crashing y Fast Tracking  Leads and Lags.
 Lista de actividades  Heuristicas
 Diagrama de Red  GERT-Técnica de Evaluación y
 Dependiencias. Revisión Gráfica
 Obligatorias  Estructura de Desglose de Recursos
 Discrecionales  Camino Crítico
 Externas  Estimación de Un Punto
 Método de diagramación por precedencia  Análisis de Reserva
(PDM).  Colchón
 Camino Crítico  Estimación Análoga.
 Holgura:  Estimación Paramétrica.
 Libre  Método del Camino Crítico
 Total  Método de la Cadena Crítica.
 Del Proyecto.  Cerca del camino crítico.
 Estimación de 3 puntos.  Re-estimación.
 Gráfico de Hitos
3
 Procesos de Gestión de Tiempo
Procesos de Gestión de
Tiempo
Planificar la Gestión del
cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los recursos de las
actividades
Estimar la duración de las
actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar el cronograma
Breve descripción
Consiste en definir políticas para elaborar y gestionar el
cronograma, como se van a gestionar las contingencias y los
cambios en el cronograma.
Consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas
para elaborar los entregables del proyecto.
Consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre
las actividades del proyecto.
Consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales,
personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar
cada actividad.
Consiste en establecer aproximadamente la cantidad de
períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad
con los recursos estimados.
Consiste en analizar la secuencia de las actividades, su
duración, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
Consiste en dar seguimiento al estado del proyecto para
actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea
base del cronograma. 4
Procesos de Gestión de Tiempo

5
 Planificar la Gestión del Cronograma

 ¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma?

 ¿Cuál será en nivel de precisión en las estimaciones de tiempo?

 ¿Cómo se estimará la reserva para las contingencias?

 ¿Cómo y cuando se actualizará la línea base de tiempo?

 ¿Cuánto será el nivel de tolerancia de los desvíos del

cronograma en relación a la línea base?

 ¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance

de una actividad?

6
 Procesos de Gestión de Tiempo

Definiciones importantes de diagramación

Actividad Hito

Elemento de trabajo que consume tiempo y Un instante particular en el tiempo que no

tiene asociados el uso de recursos consume tiempo o recursos y que se
expresa como un estado

Duración
El número de períodos de trabajo requerido
para completar la actividad. Expresado
típicamente en días o semanas.
Esfuerzo
El número de unidades de trabajo
requerido para completar la actividad.
Expresado típicamente en horas o días /
hombre.

7
 Definir las Actividades

 Línea Base de Alcance

 EDT
 Diccionario de la EDT
ENTRADAS

 Descomposición
 Planificación Gradual
 Plantillas
HERRAMIENTAS
 Juicio de Expertos
Y TÉCNICAS

 Lista de actividades
 Atributos de las actividades
 Listado de Hitos
SALIDAS

8
 Definir las Actividades
Descomposición de Actividades

9
 Definir las Actividades
ID en al Código de Actividad Actividad Relación de Adelanto o
EDT Nombre Actividad Descripción Predecesora Sucesora Dependencia Retraso
100% de
Desarrollar avance de la
Desarrollar administración actividad
3.2.3 CU 001 3.2.3.1 de usuarios 3.2.2.1 3.2.3.5 Obligatorias 3.2.2.1
100% de
Desarrollar avance de la
Desarrollar administración actividad
3.2.3 CU 002 3.2.3.2 de roles 3.2.2.1 3.2.3.5 Obligatorias 3.2.2.1

Requerimiento Fecha máxima Persona

del Recurso de fin Restricciones Supuestos responsable
Acceder a
Presupuesto base de
Desarrollador máximo de datos Pendiente de
.Net Jr 14/06/2013 32 hs externa definir
Acceder a
Presupuesto base de
Desarrollador máximo de datos Pendiente de
.Net Jr 14/06/2013 32 hs externa definir
10
 Secuenciar las Actividades

 Lista de Actividades
 Atributo de las actividades
 Lista de Hitos
ENTRADAS  Enunciado de Trabajo

 Diagrama de Precedencia
 Determinación de Precedencias
 Aplicar adelantos y retrasos
HERRAMIENTAS
 Plantillas
Y TÉCNICAS

 Diagrama de red de las actividades del

cronograma.
SALIDAS

11
 Secuenciar las actividades

Diagrama de Red
B D F

Inicio A
Fin

C E

12
 Secuenciar las actividades
Actividad A

Actividad B Tipos de diagramas

Actividad C

Actividad D

Gantt chart Gráfico de Hitos

HITO A

HITO B

HITO C

HITO D

PDM – actividades en los Nodos

A B C
Inicio PDM – Actividades en las flechas
Fin
y eventos en los nodos
D E F 4 B 5 End

A C

1 6

D F
Start 2 3
E
13
 Secuenciar las actividades

Tipos de relaciones entre actividades

Fin a inicio Inicio a fin

Actividad 7 Actividad 3

Actividad 8 Actividad 4

Fin a fin Inicio a Inicio

Actividad 5 Actividad 1

Actividad 6 Actividad 2

14
 Secuenciar las actividades

Métodos para Dibujar Diagramas de Red

 Dependencias obligatorias
 Son todas aquellas inherentes a la naturaleza del trabajo que se está llevando a cabo. Casi
siempre implican limitaciones físicas

 Dependencias discrecionales
 Son aquellas que define el equipo de administración del proyecto. Deben ser empleadas
con mucho cuidado (además de estar muy bien documentadas) ya que pueden llegar a
limitar opciones posteriores de planeación. Las dependencias discrecionales generalmente
se definen de acuerdo a conocimientos sobre:
 Las "mejores prácticas" dentro de una particular área de aplicación
 Algún aspecto inusual de proyecto donde se desea una secuencia específica a pesar de
existir otras secuencias aceptables

 Dependencias externas
 Son aquéllas que implican una relación entre las actividades del proyecto y otras
actividades ajenas al mismo
15
 Estimar los Recursos

 Lista de Actividades
 Atributo de las actividades
 Calendario de Recursos
ENTRADAS

 Juicio de Expertos
 Análisis de Alternativas
 Datos de estimaciones de recursos publicados
HERRAMIENTAS  Estimación ascendente
Y TÉCNICAS  Software de gestión de proyectos

 Requerimientos de los recursos de las

actividades.
 Estructura de Desglose de Recursos.
SALIDAS

16
Estimar los Recursos

17
Estimar la duración de las actividades

 Lista de Actividades con sus atributos

 Requerimientos de los recursos de las actividades
 Calendario de Recursos
 Declaración de alcance
ENTRADAS  Estructura de Desglose de Recursos

 Juicio de Expertos
 Estimación análoga
 Estimación paramétrica
HERRAMIENTAS  Estimación por Tres Valores
Y TÉCNICAS  Análisis de Reserva

 Duración de las Actividades

 Estructura de Desglose de Recursos.
SALIDAS

18
Estimar la duración de las actividades

Estimación Análoga

19
 Estimar la duración de las actividades

Estimación Paramétrica

Proyecto: Implementación de Sistema de Gestión

Proyecto P1 P2 P3 Horas
X 5 650 62 1200
Y 5 284 50 840
Actual 5 140 22 ??

La ventaja de este método es que si siempre que se hagan proyectos

similares, esta forma de estimar puede ser muy rápida y sobre todo, muy
segura. Además, si se va a implementar un proyecto único en su tipo en tu
organización, se puede preguntar acerca de los parámetros a personas u
organizaciones que ya hayan implementado proyectos similares.

La desventaja es que todos los proyectos son diferentes, algunos en mayor

medida, otros en menor medida. La tecnología cambia de año a año, las
personas son diferentes, las circunstancias son diferentes.

20
Estimar la duración de las actividades

Estimación por 3 valores

PERT: Program Evaluation and Review

Technique
TM: Estimación de tiempo mas probable.
TO: Estimación de tiempos optimista.
TP: Estimación de tiempos pesimista.
TE: (TO + 4* TM + TP) / 6

21
 Desarrollar el Cronograma
 Lista de Actividades y sus atributos
 Diagrama de red de las actividades del cronograma.
 Requerimientos de los recursos de las actividades.
 Duración de las Actividades.
ENTRADAS  Calendario de Recursos

 Método de la Ruta Crítica

 Técnicas de Modelado
 Método de la Cadena Crítica
 Optimización de Recursos
 Adelantos y Retrasos
HERRAMIENTAS
 Análisis “¿Qué pasa si…?”
Y TÉCNICAS
 Aplicación de Adelantos y Retrasos
 Compresión del Cronograma

 Cronograma del Proyecto.

 Línea base del Cronograma.
 Datos del Cronograma
SALIDAS  Actualización de los Documentos del Proyecto

22
 Desarrollar el Cronograma

Early Start / Early Finish Late Start / Late Finish

Fechas más tempranas posibles en que una Fechas más tardías posibles en que una
actividad (o el proyecto) puede iniciar / actividad puede iniciar / terminar sin
terminar basada en las dependencias y afectar otras actividades o hitos del
restricciones proyecto

Total Float Free Float

Cantidad de tiempo en que una actividad
Cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada sin que retrase la
puede ser retrasada sin retrasar la fecha de fecha más temprana de siguientes
finalización del proyecto actividades

23
 Desarrollar el Cronograma
Algunas definiciones.
Holgura Total
La holgura total de una actividad es el tiempo que se puede demorar una actividad sin cambiar
la duración del proyecto. Esto se obtiene con cualquiera de las siguientes ecuaciones:
Holgura total = LS – ES
Holgura total = LF - EF

Holgura Libre
lLa Holgura libre es el tiempo que se puede demorar una actividad sin retrasar la fecha más
temprana de inicio de su sucesora.

Holgura del Proyecto

La Holgura del Proyecto es la cantidad de tiempo que un proyecto puede ser demorado sin
retrasar la fecha de fin del proyecto impuesta externamente por el cliente, director o sponsor.

24
 Desarrollar el Cronograma
Analizar el Diagrama de Red

A
H
F

Inicio
Fin
C G

D H
B

J
E

25
 Desarrollar el Cronograma
Ruta Crítica
 Conjunto de actividades en el diagrama del proyecto que tienen una holgura (float de “cero”
 También se puede definir como la ruta en el diagrama del proyecto que tiene la más larga duración

26
 Técnicas de compresión de la duración
Desarrollar el Cronograma
Fast tracking

Técnica que pretende acortar el calendario
mediante el traslape de actividades, esto
significa que actividades que típicamente
se deben realizar en secuencia se hagan en
paralelo
Fast tracking incrementa el riesgo. Para
evitarla existen cinco alternativas:
 Descomponer aún más el trabajo
(sobretodo en la ruta crítica)
 Altere las relaciones fin a inicio o inicio a
inicio
 Asigne más recursos
 Considere quitar una actividad de la ruta
crítica
 Disminuya la duración de actividades en
la ruta crítica

Crashing
Análisis de intercambio de costo y Las dos principales reglas a seguir son:
calendario para determinar como se
obtiene la mayor compresión por el menor  Siempre ejecútela sobre las actividades
costo de la ruta crítica
 Considere escoger aquellas tareas
criticas que son menos costosas de
acelerar

27
Desarrollar el Cronograma
Cadena Crítica

28
 Controlar el Cronograma

 Plan del Proyecto

 Cronograma del Proyecto.
 Información de Desempeño.
ENTRADAS

 Revisión de Desempeño
 Software de Gestión de Proyectos
 Análisis de Varianza
 Nivelación de Recursos
 Ajuste de Adelantos y Retrasos
HERRAMIENTAS
 Análisis “¿Qué pasa si…?”
Y TÉCNICAS
 Herramientas de Planificación
 Compresión del Cronograma

 Mediciones de desempeño.
 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización.
 Solicitudes de Cambio
SALIDAS  Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Actualización de Documentos del Proyecto

29