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Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo.

Puede tener

distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la


cantidad de trabajadores y a su función.

Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un

directivo, gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas

por muchas personas; si se trata de un espacio de gran tamaño, cada trabajador

tendrá su propio espacio. En cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es


probable que varios trabajadores compartan grandes mesas.

Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando

cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la

motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los

trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo,

cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor

facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras


actividades ociosas.

En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele

haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos
podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de
desplazamientos.

Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda,

todas las estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos

edificios son muy usuales en los centros comerciales y administrativos de las


grandes ciudades.
La oficina moderna
TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO

El avance de la tecnología y el desarrollo de las telecomunicaciones han


traído cambios drásticos en la oficina moderna. Tal impacto exige personas
comprometidas con su profesión y con una actitud positiva hacia la integración
de la tecnología en los procesos administrativos. Esta visión nueva del ambiente
de la oficina requiere personal que demuestre competencias tecnológicas y se
adapte en forma satisfactoria a los cambios producidos en la misma.
Tener conocimientos, destrezas de administración y estar especializado en
la tecnología han hecho necesario acuñar un término que haga referencia al
nuevo rol del profesional de la oficina, ya que la función secretarial se orienta
actualmente hacia el apoyo gerencial. El nombre utilizado –profesión
secretarial- se queda corto ante tanta preparación y conocimientos. Hoy se
utilizan los nombres profesional administrativo, profesional ejecutivo,
administrador de oficina, técnico de sistemas de oficina y profesional de
oficina, entre otros que han surgido. Sin embargo, el término secretaria
ejecutiva se podría seguir escuchando durante algún tiempo, ya que en la
oficina tradicional era la posición que ocupaban personas que trabajaban
directamente con la administración de oficinas.
La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP, por
sus siglas en inglés) define al profesional administrativo como aquella persona
que posee dominio de las destrezas de oficina, demuestra habilidad para
asumir responsabilidad sin supervisión directa, ejerce iniciativa y juicio y toma
de decisiones en el ámbito de autoridad asignado.

El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia y la


productividad han provocado una nueva visión de la estructura organizacional
de las empresas. En este nuevo enfoque se concibe la estructura organizacional
en forma horizontal. En ésta hay menos niveles, en comparación con la
estructura vertical del pasado. Por tanto, el rol de los profesionales
administrativos ha cambiado y seguirá cambiando a medida que continúen
asumiendo una mayor responsabilidad.

RETOS DE LA OFICINA MODERNA

El impacto de la tecnología en el mundo empresarial durante las últimas


décadas ha sido tan marcado que ha transformado el ambiente de las oficinas,
propiciando un desempeño más productivo y proveyendo, a la vez, más
oportunidades para que el empleado pueda adquirir conocimientos en áreas
relacionadas con la profesión. Como consecuencia, el profesional administrativo
se enfrenta cada día a nuevos retos.
Algunos de estos retos son:

Dominio de los sistemas de información. Poseer dominio de las diferentes


aplicaciones que se utilizan para procesar la información. En la oficina moderna
los datos se generan mediante el uso de diferentes sistemas de información. El
profesional de oficina debe tener conocimiento de todos los sistemas para
utilizar el que mejor aplique al procesar información.

Dominio de Internet. Hacer búsquedas para trabajos de investigación,


mantener actualizadas listas de clientes, mantener comunicación con visitantes
virtuales, atender el buzón electrónico de la empresa y preparar portales y
mantenerlos al día, son algunas de las tareas del profesional de la oficina
moderna. Dominar las redes de comunicación telecommuting es una destreza
que será de exigencia en el personal de la oficina moderna.

La exigencia de una mejor preparación académica formal. La mayoría de los


empleos requieren una educación universitaria, ya sea de un grado asociado o
un bachillerato.

Interacción con empleados de diferentes culturas. En la actualidad existe


una mayor diversidad cultural. La internacionalización
de las empresas para poder competir en el mercado global requiere que el
empleado pueda trabajar con personas de diferentes nacionalidades, idiomas,
razas y culturas.

Interacción con empleados de experiencias diversas. Algunos empleados se


ven en la necesidad de cambiar de empleo debido a la falta de seguridad o
estabilidad en su puesto de trabajo. Las oportunidades de moverse, incluso,
entre diferentes países y culturas los enriquece y les provee experiencias
variadas. Las experiencias pueden ser breves, pero enriquecedoras. La oficina
automatizada ofrece a personas de edad avanzada la oportunidad de trabajar
por muchos años más de los que le brindaba la oficina tradicional. Ésto hace
posible la interacción en el ambiente de trabajo de personas jóvenes, con poca
o ninguna experiencia, con personas mayores demás experiencia.
Las empresas funcionan con menos empleados a tiempo completo (downsizing).
La estructura organizativa es cada vez más horizontal porque se tiende a
eliminar los ejecutivos de nivel intermedio. Este es un factor importante para
el nuevo empleado al trazar su plan de ascenso en la trayectoria
profesional.

El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ) o el continuo mejoramiento


de la calidad (Continuous Quality Improvement-CQI) en los servicios
y los productos. El empleado debe entender los pormenores de los servicios
que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes
y brindarles un servicio de calidad, debe evaluar continuamente el servicio para
implantar prácticas que lleven al mejoramiento del mismo y lograr
la satisfacción del cliente o visitante.

Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro días de


trabajo, horarios extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que
ya existen.El horario flexible también conlleva compartir equipo y tareas.

Habilidad para trabajar en equipo. El profesional de oficina tiene


que educarse para formar parte de un equipo de trabajo en el cual se
esfuerce por
lograr las metas y objetivos de la empresa, aportanto sus conocimientos y
habilidades. Este equipo de trabajo en muchas ocasiones está a la distancia,
debido a la modalidad del tele trabajador o el trabajador virtual.

Alto rendimiento. Es sinónimo de productividad. En el trabajo que se realiza


siempre deben estar juntas la cantidad y la calidad. Un personal capacitado
que utiliza equipo tecnológicamente avanzado, en un ambiente de buenas
relaciones interpersonales, debe producir un alto rendimiento en la oficina,
esto es, debe garantizar la productividad.

Trabajar sin supervisión directa. Existe la oportunidad para trabajar fuera


del ambiente tradicional de oficina, ya sea desde el hogar, a tiempo parcial en
una empresa o trabajar en un negocio propio, convirtiéndose en su propio
supervisor. Esta modalidad requiere el cumplimiento de horarios rotativos, en
los cuales se espera del empleado compromiso y calidad, sin que sea necesario
tener una supervisión directa.
Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas
asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las
tareas. Las empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para
lograr un mejor rendimiento de los recursos humanos, del equipo y del
espacio. Los empleados deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez
e incorporarlos a las tareas diarias.

Facilidad para readiestramiento. La rapidez en el cambio de equipo hace


necesario que el empleado esté en un proceso de continuo adiestramiento.
Algunas veces, esto se hace en forma planificada y en otras por iniciativa
propia.

Buena comunicación. La comunicación oral y escrita siempre será un requisito


indispensable para todo profesional de oficina. Con el uso del correo
electrónico y de otros equipos “multimedia”, se requiere que el personal pueda
redactar y crear documentos con rapidez y corrección.

Buena organización y administración efectiva del tiempo. Debido al ritmo


acelerado del trabajo en la oficina moderna, se requieren buenas destrezas
para manejar eficientemente el tiempo y organizar las tareas. Para ayudarte a
enfrentar este reto, hay varios programas para computadora dedicados
a la organización del trabajo.

Conocimientos en disciplinas relacionadas. Conocer dos o más idiomas es


necesario para todo profesional de oficina. Además, de conocer aspectos
de su área, el profesional de oficina debe interesarse por conocer otras
disciplinas que le enriquezcan como ser humano y que amplíen sus fronteras
para poder desempeñar diferentes posiciones, en diferentes lugares
geográficos.

Calidad en las relaciones humanas. La tecnología no debe menoscabar el


aspecto personal en la toma de decisiones en el trabajo diario de la oficina.
Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar calor humano,
cooperación y capacidad para trabajar en equipo, son actitudes necesarias en la
oficina moderna.
Concepto de la oficina virtual. El número de empleados que ofrece sus
servicios a empresas grandes va en aumento cada día. Estos profesionales
dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”. Trabajan en forma
independiente, ya sea desde una localización remota o desde su hogar.
Entre las diversidades de la oficina virtual están:

Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”). Trabajar para una


empresa, pero no estar físicamente en ella. Comparte la información con
compañeros de trabajo utilizando la computadora para acceder a la internet o
la intranet, celulares, máquinas de facsímil, impresoras y sistemas de
mensajes de voz.

Autoempleo. Las pequeñas empresas siguen en aumento. Por tanto, un


porcentaje alto de personal de la oficina del futuro será su propio jefe. Estos
empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a
otras más grandes o hacer contratos para realizar labores específicas
para empresas. La preparación en el área de administración y gerencia es muy
necesaria para quien opta por el autoempleo.

POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA

Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace


mayor uso de los sistemas de comunicación. Los cambios en las tareas que se
realizan, la tecnología y la proliferación de los sistemas de telecomunicaciones
han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada. La
demanda de empleados de oficina crece en forma acelerada, lo que permite
también la integración de profesionales de ambos sexos. También se observa la
integración de profesionales que están ocupando posiciones gerenciales en
muchas empresas. Entre éstas encontramos las siguientes posiciones:

Operador de texto o especialista

La oficina moderna incorpora el término operador de texto o especialista del


procesamiento de la información. Las destrezas y habilidades necesarias para
esta clase de posición son:

*Rapidez y exactitud para entrar información al crear documentos en la


computadora.
*Rapidez y exactitud para hacer revisiones.
*Dominio de la aplicación para procesar texto.
*Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros
programas.
*Técnicas eficientes de cotejo.
*Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.
*Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina.
*Habilidad para trabajar bajo presión. *Destrezas para establecer
prioridades.
*Dominio de las técnicas de archivo electrónico.

Profesional Administrativo

Las tareas relacionadas con la administración de oficina, tales como atender al


público, contestar el teléfono y archivar, entre otras, las realiza el personal
que se conoce como profesional administrativo o profesional de oficina. Entre
los conocimientos y habilidades de esta posición están:

*Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora.


*Buena rganización y manejo de programas para la planificación del trabajo
diario: (Ejemplo, Outlook).
*Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico.
*Dominio de las destrezas para la búsqueda de internet.
*Manejo óptimo del tiempo.
*Trabajo bajo presión.
*Manejo eficiente del buzón electrónico.
*Redacción de diversos documentos.
*Dominio de dos idiomas o más.
*Destrezas en la preparación y mantenimiento de páginas de internet.
*Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.

Corrector de pruebas

La creación de documentos sin errores es la meta de la oficina moderna. Un


corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que
las demás personas preparan en la computadora. En esta posición se requiere
conocimiento de la gramática y la ortografía en los idiomas español e inglés,
conocimiento de los estilos y tipos de documentos, conocimiento de los
símbolos de corrección de pruebas, y otras destrezas. El corrector de pruebas
debe disfrutar la lectura y debe ser una persona muy discreta, ya que leerá
mucha información confidencial.

Personal a cargo de los documentos (archivero)

Los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos
electrónicos y equipo para microfilmación directa del documento en pantalla.
También deben poseer conocimiento sobre la retención y destrucción de
información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados. Los
documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos
debe ser una persona responsable, leal y discreta.

Recepcionista

La persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes en una empresa se


distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia.
Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha el que
llama. El empleado recepcionista debe conocer programas para planificar el
trabajo y mantener listas de clientes de la empresa, como por ejemplo Outlook.

Procesador de datos

Las tareas de esta posición consisten en preparar las estructuras que sean
necesarias para las bases, y entrar los datos a las tablas previamente
diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este
operador realiza consultas y prepara informes y formularios relacionados con
la información que se procesa. La persona que trabaje en esta posición necesita
ser lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática; además, le debe
gustar la tarea de entrar texto al procesador usando el teclado.

Supervisor

En algunas oficinas automatizadas se observan de cambios en la posición de


supervisor(a). La tendencia es a eliminar la supervisión tradicional y utilizar
diferentes medios no convencionales para evaluar, adiestrar y capacitar al
empleado. La misma computadora se convierte en supervisor indirecto del
empleado.
Por otro lado, para el empleado virtual y el empleado que tiene su propio
negocio (autoempleo) ser su propio supervisor es parte de sus funciones. En
este caso la supervisión se mide en algunas circunstancias por la calidad de la
tarea realizada y el cumplimiento con las fechas límites. Esta supervisión es
indirecta, pero es muy necesaria para la estabilidad del negocio y la
satisfacción personal y profesional.

El profesor administrativo puede convertirse en un supervisor al adquirir


experiencia en diferentes áreas y más educación formal especializada. El
supervisor debe tener conocimientos formales en supervisión, gerencia,
adiestramiento y reclutamiento de personal y relaciones humanas. El supervisor
tiene la oportunidad de ascender hacia puestos gerenciales y otros puestos
administrativos en la empresa.

ÁREAS DE ESPECIALIZACION EN LA OFICINA AUTOMATIZADA

Podemos decir que la labor secretarial se especializa de acuerdo con el campo


profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas áreas de especialización son:

Médica

Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado
de un médico hasta dispensarios médicos, clínicas, hospitales, centros de
cuidados y servicios médicos en el hogar, entre otros. Tienen horarios
rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les
guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad
existen programas para la computadora muy efectivos para realizar las tareas
particulares de las empresas que se dedican a la salud. Entre las tareas que
realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para cobros a
planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de
citas, archivar los expedientes médicos, llevar récord (registro de pago de los
pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado grabado
para récords e historiales médicos.

Legal

En la actualidad es común entre abogados la práctica de compartir la oficina o


bufete y los servicios del personal profesional, ya que las tareas en este campo
se han facilitado grandemente con el uso de la computadora. En el bufete se
usan documentos con contenido similar, en los cuales muchas veces lo que
cambia es la información personal del cliente. Entre las tareas más comunes
que realiza el profesional de la oficina legal están: creación de documentos
actualizados a la necesidad del cliente, transcripción de dictado grabado,
coordinación de citas, archivo y seguimiento
a tareas pendientes.

Educativas

Son aquellas que ofrecen servicios de enseñanza. Existen diferentes niveles


tales como el preescolar, elemental, intermedio, superior, postsecundario y
universitario. Aunque algunas instituciones educativas no ofrecen salarios tan
atractivos como en otros campos, tienen incentivos como días feriados libres,
recesos en épocas especiales como Navidad, Año Nuevo y Semana Santa. Estas
empresas requieren del empleado que interaccione con padres, personas de la
comunidad y estudiantes de diferentes edades. Las tareas más comunes que
realiza el asistente administrativo son: tramitar correspondencia, archivar,
preparar requisiciones , preparar informes periódicos, organizar reuniones y
preparar arreglos de viaje.

Técnica

Los servicios del profesional de oficina también son necesarios en áreas tales
como laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones ,
ventas y servicio a equipos de oficina. Por lo regular son bien remunerados y
ofrecen ventajas para el progreso profesional del empleado. Los empleos en
este tipo de empresa requieren dedicación , flexibilidad en el horario y una
continua preparación académica del personal. En muchas de estas empresas se
producen documentos voluminosos en la computadora, integrando diferentes
sistemas de información. Se preparan informes diarios, semanales, mensuales ,
propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas. Además, se realizan
tareas de recepcionista y un sinnúmero de otras funciones en un trabajo
variado.

Otros tipos de empresas


El turismo es un campo en crecimiento que ofrece oportunidades de empleo al
personal de oficina en el mundo entero. Conocer varios idiomas es una ventaja
para esta especialidad. Los medios de radio y televisión también son
empresas florecientes con demanda por personal de oficina capacitado y con
deseos de progresar. El Gobierno Federal ofrece oportunidades de empleo con
buenos incentivos. Además, provee oportunidades al profesional de oficina
que esté dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.

El dominio del idioma inglés es un requisito indispensable en el Gobierno


Federal. También sirve de mucha ayuda conocer otros idiomas. El aspirante
debe tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad
para trabajar bajo presión. Cualquier tipo de empresa en cualquier parte del
mundo ofrece oportunidades de empleo para el profesional de oficina. No hay
límite para que el personal capacitado pueda ofrecer sus servicios y recibir
remuneración adecuada.

Resumen

Las nuevas posiciones en la oficina automatizada son: operador de texto o


especialista, asistente administrativo, supervisor, corrector de pruebas ,
archivista, recepcionista y procesador de datos. La oficina automatizada
requiere de personal altamente capacitado en el dominio de tecnologías y
equipos cada vez más sofisticados. Las nuevas destrezas del mundo
empresarial requieren, además del conocimiento y destrezas en manejo de
equipo, trabajo en grupo, control y manejo del tiempo, solución de problemas y
habilidad para trabajar bajo presión, entre otras.

Las modalidades del mundo empresarial enfocan hacia la calidad total en los
servicios y productos, flexibilidad en los horarios de trabajo y un alto
sentido de calidad humana. Existen áreas de especialidad en el mundo
empresarial, a saber: médica, legal, educativa y técnica. El Gobierno Federal, el
turismo y los medios publicitarios son otras especialidades en el campo
secretarial.

Ejercicio de aplicación
I. Recopila de las páginas de los clasificados de por lo menos 2 periódicos, 4
nombres de las diferentes posiciones vacantes en el campo de administración
de oficina y campos relacionados, y contesta las siguientes preguntas.
1. ¿Cuál es la posición de mayor demanda?

2. ¿Estás de acuerdo con los requisitos que piden cada una de ellas?

3. ¿Qué requisitos eliminarías o añadirías a las posiciones encontradas (si


alguno) y por qué?

II. De acuerdo a lo discutido en clase.

1. Haz una lista de las diferentes posiciones en la oficina moderna y menciona,


por lo menos, dos destrezas y dos tareas básicas para cada posición.

2. Menciona aspectos positivos y negativos de alguna experiencia vivida


al recibir servicios de una empresa. Relaciona la experiencia con la calidad
total de los servicios.
1. Principios básicos
2. Expediente administrativo
o Definición
o Estructura
o Organización
o Ordenación interna
3. Series
o Definición
o Organización
o Ordenación
4. Correspondencia
5. Documentos de apoyo administrativo
o Definición
o Organización
6. Nivel básico de organización del archivo
7. Instalación y conservación de documentos
8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión

1. Principios básicos

Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas
en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma
de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
• Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al
procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente
administrativo.
En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

2. Expediente administrativo

Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los
documentos.

2.1. Definición de expediente

Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una
unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.

2.2. Estructura de los expedientes

La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se
refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.

Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el
personal de la unidad.

2.3. Organización de los expedientes

Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

• Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada
sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de
oposiciones, etc.)
• Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en
la propia documentación, etc.
• Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran
creando falsos expedientes.
• Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o
recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
• Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya
ha sido abierto.
• No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un
nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una
hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
• Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo
informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
• En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse
como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su
tramitación.
• No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha
usado para su resolución, pero que no forma parte de él.

2.4. Ordenación interna del expediente

• En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las
actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer
documento será el más antiguo y el último el más reciente.
• Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha
anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud
de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas,
méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña-).
• En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a
su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se
pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.)
3. Series

Los expedientes suelen formar parte de una serie.

3.1. Definición de serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina
resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

3.2. Organización de las series

• Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la
resolución de un asunto.
• Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos,
manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe
mantenerse en el tiempo.
• No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios,
notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea,
etc.
• Identifique serie con procedimiento.
• Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos
administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo de la UCA.

3.3. Ordenación de las series


Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de
los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

• Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del
Claustro, etc.
• Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente
personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).
• Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes
codificados como becas, etc.
• Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético)

EXPEDIENTE SERIE
Expediente de D. Eduardo Vega Expedientes personales administrativos del Personal de
Torres Administración y Servicios
Rehabilitación de la fachada de la
Expedientes de obras mayores
Facultad de Filosofía
Acta de la sesión de16.07.2000 Actas de Juntas de Gobierno
Traslado de D. Francisco Serrano
Traslados de expedientes
Lucena
Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las
Escala de Gestión (2000)
escalas de Personal de Administración y Servicios
Tabla 1. Ejemplos de expedientes y series
Diagrama 1. Ejemplo de serie, expediente y documentos que lo componen

4. Correspondencia

Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos
pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro.

• La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del


expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.
• La correspondencia que se genera en la tramitación de un asunto, factura, u otros documentos, se
archiva junto a ellos.
• Las que no formen parte de ningún expediente, de forma excepcional, se organizarán como serie
“correspondencia”.
• La correspondencia no se archiva por “entrada” y “salidas”, ya que rompe la unidad de los escritos e
impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el
conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se
lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).
• La correspondencia se clasificará como relaciones exteriores o relaciones interiores, y cuando su
volumen dentro del año sea importante se subdividirá por organismos (ejemplo: relaciones
exteriores-Ministerio de Educación y Ciencia)

5. Documentos de apoyo administrativo

5.1. Definición

Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución de un expediente, pero
que no forma parte de él (ejemplos: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros
expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, etc.) Tienen un gran valor informativo,
pero carecen de valor administrativo.

5.2. Organización

• Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentación de apoyo informativo debe eliminarse
de él y nunca pasar al Archivo General.
• Esta documentación debe formar parte de la documentación informativa de consulta habitual de la
unidad, y ha de organizarse separada del resto de documentos generados o recibidos en la
tramitación de un expediente. Se debe crear dossiers temáticos, de forma que los documentos queden
ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.
• Estos documentos deben conservarse en las oficinas mientras constituyan fuente de información para
ellas.
• Mucha de esta documentación informativa está publicada en la Web.
6. Nivel básico de organización del archivo

• En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetas


suspendidas o dossier de plástico que agrupen todos los documentos del expediente, y en cuya solapa
o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

o Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal de


Administración y Servicio
o Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
• En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se señalará: título de la serie y del
expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la fecha de recepción de la
solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolución si se inicia por parte de la UCA) y
fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación
de documentos (al menos de los documentos esenciales), fechas y nº de orden dentro del expediente.

Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los
expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:

o Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la relación de contenido


señalada en la carpeta.
o Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
o Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitación del expediente y los documentos
que contiene
o Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
o Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su
orden original es algo simple y rutinario.
• A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se
produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las
diligencias o trámite.
• Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y almacénelos en carpetas
definitivas e instálelas en cajas de cartón tipo archivo definitivo tamaño folio prolongado (390 x 275
x 115 mm).
• Anote en el lomo de cada caja el título de la serie, años, expedientes que contienen y déle un número
de orden a las cajas.
• Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del Archivo CLARA, en el
módulo de gestión vía Web de los archivos de oficina. Ello supone la ventaja de:
o Disponer de un sistema de información de la documentación producida, accesible a toda la
unidad.
o Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
o Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar las transferencias
automatizadas.
o Manejo de sólo una aplicación, tanto si se busca documentación que se encuentre en
archivos de oficina como si se encuentra en el Archivo General.

7. Instalación y conservación de documentos

Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y
conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.

• Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas
introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.
• Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de
grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
• Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy
llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
• Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.
• Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.
8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión

La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la


producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de
documentos.

Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo General:

• Los documentos de apoyo informativo


• Los borradores de los documentos (documentos no firmados).
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas,
cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).
• Fotocopias de documentos.
• Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre
oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras
las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina
(ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.)
• Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se reciben para información
general.
• Los dossier formados para acumular información sobre un asunto, que en genera,l pueden eliminarse
perdido ese valor informativo.
• Los documentos establecidos por Instrucción de la Secretaria General.

La organización de su oficina se trata de maximizar su eficiencia. Al tener todo en


su lugar, usted sabrá donde encontrar lo que necesita de un momento a otro, esto
le dará el potencial para convertirse en un empleado más productivo.
Pasos

1
Ordene los papeles. Es fácil dejar que el papeleo se apile en su escritorio, pero esto
marca el comienzo de una sensación de desorden, que se atascará. Obtenga un
archivador u organizador de papeles pequeños con estantes para su escritorio o algún
otro tipo de soporte de archivo para ordenar sus documentos. Una vez que haya
terminado con algo, un archivo, desmenúcelo o tírelo a la basura. Si usted tiene que
guardar un documento, pero no tiene uso para él en el momento actual, lo tendrá que
almacenar.

2.

2
Quite cualquier cosa que usted no necesite de inmediato de su escritorio. Ordene
los bolígrafos y lapiceras en los organizadores de plástico que se sientan en su escritorio
o en un cajón. Haga lo mismo con grapas adicionales, clips, chinchetas y otros objetos
pequeños. Si necesita iluminación adicional, en lugar de poner una lámpara en su
escritorio, obtenga una lámpara de pie o coloque una lámpara más pequeña en la parte
superior de su gabinete.

3
Organice las cosas cotidianas que pertenecen en su escritorio de manera que este
contacto con ellos cuando los necesite. Su monitor de la computadora, el teclado y el
teléfono debe ser el punto focal de su escritorio si se utiliza la mayoría de ellos. Mantenga
un estrecho bloc de notas junto con una pluma. Otros elementos que se utilizan con
menos frecuencia como la grapadora o Rolodex, pueden ser expulsados hacia el
perímetro para que sean de fácil acceso pero no saturen el espacio de trabajo de mano si
es que no utiliza su computadora para todo.

4
Reorganice sus cajones, con los objetos más utilizados en la parte de arriba para
tener un fácil acceso.

5
Cuelgue su calendario. Por otra parte, entre en reuniones y eventos con un panificador
en la mano.

6.

6
Junte todos los cables con un clip prolijamente. Empáquelos y trate de ocultar lo largo
de la pared o detrás de algo, a continuación, átelos con una brida o algo similar. Uste
puede tener su persona IT para que lo ayude con esto si no está seguro cual cable es
cual.

7
Haga que el diseño de su oficina sea útil para uste. Si su escritorio se coloca frente a
una ventana y usted sabe que tiende a quedar atrapado en el lo que está pasando en el
exterior, convierta su escritorio en la posición opuesta.
8
Cuelgue sus fotos familiares en la pared o colóquelos en la parte superior de su
gabinete. Póngalos en donde los puede ver, pero trate de evitar ocupar espacio en el
escritorio con las imágenes preciosas. También puede hacer un collage con todas sus
fotos y colgarlas en la pared para que tenga menor número de fotogramas.

9
Encuentre un hogar para sus artículos personales. Puede almacenar su teléfono
celular en su cajón superior por lo que estará cerca de usted en caso de que reciba una
llamada. Si usted es una mujer, agregue una percha en la pared o la parte de atrás de la
puerta de su cartera.

Consejos

• En lugar de imprimir todo, uste puede reducir el desperdicio de papel mediante la


descarga de un archivo a su computadora y verlos de esa manera. También puede
escanear algo y enviarlo por correo electrónico en lugar de imprimir el formulario.
Esto puede ahorrarle tiempo así como también papel.