CAPITULO IV

ALMACENES, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

4.1. GESTIÓN DE ALMACENES

Concepto de Almacén:

Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial

o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento
de materiales y productos

4.1.1. Organización y Función de Almacén

La manera de organizar o Administrar el almacén depende de varios

factores, como el tamaño y el tipo de organización de la empresa, el
grado de descentralización, la variedad de productos fabricados la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de
manufactura(fabricación) y de la programación de la producción sin
embargo para proporcionar un servicio eficiente debe realizar las
siguientes funciones:

• Recepción de materiales
• Registro de entradas y salidas de almacén
• Almacenamiento de Materiales
• Mantenimiento de materiales y de almacén
• Despacho de materiales
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de
Inventarios

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 ORGANIGRAMA DE UN ALMACEN

Fuente: Price water house Coopers.

4.2. El Responsable de Almacén

Es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el
almacén se ejecuten de acuerdo a la planificación y organización de la
cual también es responsable, mientras que los otros tres responsables lo
hacen de sus correspondientes subprocesos..

a. El Responsable de Recepción debe controlar y supervisar las

actividades que se realizan desde la entrada de las mercancías hasta
su traslado a la zona de almacenamiento estable, lo que implica
las inspecciones de recepción, la identificación y su mantenimiento
en zona temporal hasta su traslado a una zona de almacén
definitiva.
b. El Responsable de Almacenamiento abarca en su ámbito de
actuación la ubicación de las mercancías en la zonas más
apropiadas, así como su conservación en las mejores condiciones.

c- El Responsable de Movimiento debe asegurar que se cumplen

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 las normas de traslado de las mercancías almacenadas entre zonas
de almacén o su salida de almacén hacia procesos que le aporten
valor añadido al producto o al exterior para su expedición a cliente
o a otra instalación de la compañía.

Finalmente, es responsabilidad de los cuatro que la información se

genere y fluya de la manera más óptima para la organización, si bien
debe ser la propia empresa la que elija la mejor opción para sus
necesidades, incluyendo un responsable de información y/o
administrativos de almacén para gestionar las necesidades de
información, del mismo modo que debe ser cada empresa la que adapte

este organigrama a sus singularidades de negocio, tamaño, etc,

convergiendo funciones en personas o viceversa.

Así, una compañía puede aunar en una sóla persona las cuatro cajas del
organigrama indicado o puede asignar personas diferentes a cada una
de las cajas por línea de negocio, mercancía, zona de almacén, salidas de
mercancías al exterior o internas, etc.Tan sólo un exhaustivo
análisis de la compañía puede dar luz al organigrama más
adecuado para la Gestión de los Almacenes. Aun y así, la base a partir de
la cual cualquier compañía debe construir su propio esquema es
asignando responsables a las actividades y reflejándolo en
documentación a tal efecto.

A modo de ejemplo ilustrativo, se muestra a continuación el perfil

y habilidades que ha de cumplir el Responsable de Almacén de una
empresa ficticia.

4.2.1. A.PERFIL Y HABILIDADES DEL

RESPONSABLE DE ALMACÉN

Conocimiento de los procesos de negocio de la compañía/sector

Conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento
Experiencia previa en puestos similares con duración en función del
tamaño del almacén y de la empresa.

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 Conocimiento básico de gestión de recursos humanos
Conocimiento de los sistemas de calidad , Usuario avanzado de
herramientas informáticas, Organización y método
Espíritu de iniciativa

La preparación de pedidos es un subproceso que tradicionalmente

está asignado al almacén. Por ello, las estructuras organizativas
de los almacenes suelen disponer de personal dedicado a esta
tarea. Sin embargo, la preparación de pedidos es uno de las actividades
asociadas a la Gestión de Pedidos y Distribución. Es decir, en una
gestión enfocada a procesos, la responsabilidad de la preparación de los
pedidos, si bien, funcionalmente puede ser desarrollada en ellos, debe
estar asignada fuera de la gestión de los almacenes,

4.2.2. Distribución del Almacén

Los almacenes tienen como objetivo principal el brindar a los materiales una
protección adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por
lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al

máximo el espacio disponible, para lograr esto es indispensable una

cuidadosa planeación.

4.2.3. Requerimientos de espacio para cada material.

Calcular el espacio requerido para los materiales almacenados es

primordial, pues una mala planeación de estos requerimientos puede
provocar que el espacio disponible para almacenar sea insuficiente para
nuestros materiales.

4.3. Canales de Distribución:

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 4.3.1. Definición:

La Distribución es el proceso a través del cual se satisfacen las necesidades

de los clientes y consumidores con el cual generamos un rendimiento
rentable.

Roles de distribución: Vender, Entregar, colocar y mercadear

Los canales de distribución son conjunto de organizaciones

interdependientes (intermediarios) que participan en el proceso de hacer
accesible un producto o servicio para su uso o consumo.

4.3.2. Importancia de los Canales de Distribución

Se debe estudiar los canales de distribución porque se tiene que comprender

cómo llega el producto hasta su destinatario final.

Se debe tener en cuenta los múltiples factores que influyen en esa

corriente.
Es necesario apreciar la importancia del papel de los intermediarios
para hacer que el producto llegue al usuario final y asegurar que se
reciba un precio razonable.

La utilización de canales de distribución adecuados mejora la

eficiencia de las ventas.

4.4. Principales Canales de Distribución

a) Canal directo (Productor - consumidor): El canal más breve y simple

para distribuir bienes de consumo y no incluye intermediarios.

b) Canal detallista (Productor - detallista - consumidor): Muchos

grandes detallistas compran directamente a los fabricantes y productores
agrícolas

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 c)Canal mayorista (Productor- mayorista- detallista-
consumidor):Único canal tradicional para los bienes de consumo.
(Central abastos)

d.)Productor - agente - detallista – consumidor: En vez de usar a

mayoristas, muchos productores prefieren servirse de agentes
intermediarios para llegar al mercado detallista, especialmente a los
detallistas a gran escala. (Avendaño, Miguel, Meza, Orellano, & Villazón, s.f.).

4.5. Proceso de Ventas y sus Etapas

El proceso de venta es un esquema, estructurado y sistemático que permite a

los vendedores realizar una secuencia de acciones que buscan identificar las
necesidades del cliente para luego poder ofrecerle el producto adecuado,
argumentando los motivos de la conveniencia de dicho producto, para poder
llevarlo al cierre de la venta.
1.- Preparación de las Ventas: aquí es donde el vendedor debe evaluar
todas las variables previas a su visita al cliente.

2.- Contacto: esta es la primera impresión, como se dice es la que más vale,
por consecuencia se deberá cuidar mucho las formas y los modales

3.- Evaluación: posteriormente se debe evaluar al cliente y sus necesidades,

tratando de conocer lo mas que se pueda sobre lo que necesita, es en esta
etapa donde el cliente debe hablar el doble de lo hablemos nosotros, nosotros
nos debemos limitar a utilizar preguntas abiertas y preguntas orientadoras

4.- Presentación del producto: en esta etapa es donde el vendedor debe

sacar un diagnostico de todo lo que escucho, e iniciar su presentación
haciéndola lo mejor que pueda

4.3.3. Manejo de Objeciones: "una observación de parte del cliente que

sustenta la causa de no comprar nuestro producto" esto quiere decir que si no
solucionamos su observación probablemente el cliente no compre nuestro
producto, por eso es sumamente importante despejar todas las consultas sin
dejar ninguna sin atender, también podemos decir que muchos clientes
utilizan objeciones falsas para escapar del compromiso de la compra.
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4.3.4. Cierre de Venta: este aspecto en el trabajo de ventas es la
coronación de haber realizado un buen trabajo.

a.- Para con la empresa:

Convencer diariamente a su empresa de su habilidad, entusiasmo,

constancia y espíritu de colaboración.
Respetar y maximizar la eficiencia de las políticas de venta de la
empresa
Proyectar una imagen favorable de la empresa

b.- Para el buen funcionamiento de su trabajo.

Estar dispuesto en todo momento a mejorar sus conocimientos y

técnicas de ventas.
Especializarse en su campo de acción a fin de lograr mejores
resultados.
Desarrollar y aprovechar al máximo sus habilidades, experiencias y
conocimientos de cada venta que realice

c.- Para con los clientes.

Convencer a sus clientes que no solo piensa en incrementar sus ventas

y así sus ingresos, sino que desea ayudar a resolver sus problemas.
Demostrar siempre el entusiasmo contagioso para lograr con éxito sus
ventas.
Atenderlos de la mejor forma y con el mayor respeto, sin mencionar
cualidades que el producto no tenga o engañar con otros argumentos.
d.- Para consigo mismo.

Convencerse de su capacidad e interés en el trabajo, de la

importancia del mismo y de la suerte de pertenecer a la empresa.
Buscar un desarrollo personal tanto en su posición como en sus
ingresos dentro de la organización. Este punto obviamente debe
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 coincidir con los objetivos que el vendedor persiga a nivel personal.

4.3.5. Perfil del Vendedor

Para lograr buenos resultados en la mayoría de mercados, el vendedor debe

poseer un conjunto de cualidades que vistos desde una perspectiva integral se
dividen en tres grandes grupos:

4.3.5.1. Actitud
es Habilidades
conocimientos

1.- Actitudes: La actitud es el conjunto de respuestas que el ser humano

manifiesta cuando se encuentra ante determinadas personas, situaciones,
lugares y objetos.

2.- Habilidades: Otra de las cualidades que debe poseer el vendedor está
relacionada con las habilidades o conjunto de capacidades y destrezas que
necesita tener para desempeñar adecuadamente sus funciones:

Saber Escuchar: O capacidad de atender a lo que dicen los clientes

Tener Buena Memoria: Es decir, tener la facultad de recordar, por
ejemplo, las características, ventajas y beneficios de los productos que
se representan
Ser Creativo: Implica tener la capacidad de brindar buenas ideas en
los momentos en que se las necesita, por ejemplo, para abordar a un
cliente potencial, cerrar una venta con un cliente difícil, etc.
Tener Espíritu de Equipo: Es decir, ser accesible y estar siempre
dispuesto a colaborar con los demás.
Ser Auto disciplinado: O tener la capacidad de realizar algo sin
necesidad de ser controlado o supervisado por otras personas.
Tener Tacto: Es decir, tener la destreza para decir o hacer algo que
es necesario sin ofender a la otra parte
Tener Facilidad de Palabra: Consiste en saber cómo decir las
cosas de forma apropiada y coherente.
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 Poseer Empatía: Implica tener la facilidad de sentir una situación o
sentimiento de la otra parte (por ejemplo, de los clientes) como si
fuera propia.

3.- Conocimientos: Otra de las cualidades indispensables que debe tener el

vendedor está relacionado con los conocimientos (todo aquello que sabe,
conoce y entiende).

Conocimiento de la empresa: Su historia, misión, normas y

políticas de venta, productos que comercializa, servicios que presta,
opciones de pago que brinda a sus clientes, tiempos de entrega,
localización de sus oficinas y sucursales, etc.
Conocimiento de los productos y servicios: Sus características,
ventajas y beneficios
Conocimiento del mercado: Implica saber quiénes son los clientes
actuales y potenciales, cuáles son los competidores, quién es el líder
del mercado, cuáles son los precios promedios, qué ofertas
4.4. Transporte
4.4.1. . Definición: Transporte, es el medio de traslado de personas o bienes
desde un lugar hasta otro.

El transporte comercial moderno está al servicio del interés público e incluye

todos los medios e infraestructuras implicados en el movimiento de las
personas o bienes, así como los servicios de recepción, entrega y
manipulación de tales bienes.

El transporte comercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y

el de bienes como servicio de mercancías.

Como en todo el mundo, el transporte es y ha sido en Latinoamérica un

elemento central para el progreso o el atraso de las distintas civilizaciones y
culturas.
4.4.2. Evolución del Transporte

Ya en el periodo precolombino los incas poseían un rudimentario pero

eficiente sistema de caminos interconectados a lo largo y ancho de su
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 Imperio, por el cual trasladaban distintos tipos de mercaderías. Bien a pie o a
lomo de llamas sus mercaderías lograban llegar a destino. A veces a través de
puentes de cuerdas entre las montañas. Otros pueblos utilizaron canoas o
botes como medio de comunicación.

La llegada de los europeos (españoles y portugueses) a lo largo de casi toda

América produjo grandes cambios en los medios de transporte. El principal
modo de comunicación era el marítimo, dado que era más eficiente y rápido

para puertos naturales y para los lugares en los que se construyeron puertos,
tanto de mar como de los caudalosos ríos americanos.

En el siglo XX la formación e instalación de grandes corporaciones de

fabricantes ha dado un gran impulso a la producción de vehículos tanto para
el uso particular como para el transporte público y de mercancías, así como la
exportación a terceros países. Con el crecimiento económico de los últimos
años se espera que Brasil y Argentina alcancen en poco tiempo cotas de
utilización de vehículos al mismo nivel que los países más desarrollados.

4.4.3. Tipos de transporte

En general se utilizan cuatro tipos de transporte: ferroviario, terrestre,

marítimo y aéreo

4.4.4. Transporte Ferroviario

Es uno de los más antiguos pero que no ha tenido un desarrollo
sostenible. Esto se debe a la falta de interconexión entre las redes de
países vecinos y las diferencias de anchos de las víasférreas

En el Perú este sistema ofrece considerable limitaciones como:

Frecuencia de envió
Infraestructura deficiente
Accesibilidad limitada.

4.4.5. Transporte Terrestre

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 Es la más usada, la mayoría de las regiones en desarrollo están conectadas
a través de una red carretera con los países industrializados, pero solo
existe un servicio de transporte internacional de carga en algunos de ellos.
Esto se debe a la precariedad del flujo comercial y a la falta de carga de
retorno.

Desde el punto de vista del costo transportado (TM- Km.) se sitúa en un

intermedio entre el transporte aéreo o marítimo. La accesibilidad y una
velocidad razonable en torno a los 95 Km./h. Constituyen sus principales
atributos.

4.4.6. Transporte Marítimo.

Es un servicio que dan las distintas empresas Navieras comerciales a

través de las rutas marítimas establecidas. La estandarización de los
contenedores y su fabricación especial hacen que los barcos puedan
transportar hasta 1,600 contenedores de 12 m.

4.4.7. Transporte Aéreo

Es un servicio que es utilizado de acuerdo a la distancia y la Urgencia de

las necesidades, es la fiabilidad del sistema que es ideal para la entrega
oportuna.

4.4.8. Función Del Transporte en la Logística:

El transporte se ocupa de todas las actividades relacionadas en forma

directa o indirectamente con la necesidad de situar los productos en los
puntos de destino correspondientes, tomando en cuenta la seguridad, el
servicio y el costo.

El transporte se encarga de trasladar el producto desde el almacén (punto de

origen) hasta el lugar de destino.

Hay que mencionar que esto es de suma importancia dentro del mundo de la
distribución.

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 El concepto de transporte está relacionado con el llamado tiempo de
transporte consistente en que la materia prima, o productos terminados
(mercadería) se encuentra en los muelles para su carga hasta que el producto
llega al lugar de destino. Aquí se incluye conceptos como tiempo de espera,
carga/ descarga de vehículos, paros en rutas, transbordo, etc.

Hay que indicar que la calidad del servicio está en función de las exigencias
del mercado como:

Rapidez y Puntualidad
Fiabilidad en las fechas prometidas
Seguridad e higiene en el transporte
Información y control de transporte
Cumplimiento de las condiciones impuestas por el cliente.

terminados”. También podemos decir que compras es comerciar, es el acto de obtener el

producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el
lugar correcto; (Antun, 2004),

Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir

y obtener los productos que se requieran en una empresa sino que también incluye el
negociar los precios y la calidad de los productos a comprar.

2.1.1. Compras del Estado

El Estado te ofrece ser uno de sus proveedores a través de su programa de

adquisiciones y compras estatales.

Al convertirte en un proveedor del Estado no solo crecerás en ventas sino que también
la imagen que proyectará tu empresa será la de una empresa sólida, que está en
condiciones de afrontar pedidos exigentes con la mayor garantía, eficiencia y que
además se tendrá la certeza de que cumplirás dichos pedidos
a tiempo. Tus potenciales clientes te verán como una delas principales
empresas en el rubro y estarás en sus listas de proveedores en sus futuros planes de
compras de algunos de los productos o servicios que tú brindas.

El ser un proveedor del Estado es una gran “carta de presentación” pues, te ayudará a abrir
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puertas en el mundo empresarial.

2.2. Plan Anual de Adquisiciones

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de una Entidad es el programa

detallado de todas las licitaciones, concursos y adjudicaciones directas que van a
ejecutarse durante
un ejercicio presupuestal en una determinada Entidad, pudiendo o no inclui
r a las adjudicaciones de menor cuantía.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 6º del Reglamento de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 013-
2001-PCM, el Plan Anual deberá contener obligatoriamente las
licitaciones, concursos y adjudicaciones directas a ejecutarse por la Entidad, y
opcionalmente información relativa a
las adjudicaciones de menor cuantía. En consecuencia, deberá incluir como mínimo el
objeto del contrato, una síntesis de las especificaciones técnicas de cada procedimiento, el
valor estimado del gasto o inversión, la fuente de financiamiento, las fechas probables de
las convocatorias y de ser el caso, los niveles de centralización y desconcentración de la
facultad de contratar

2.3. Sistemas de Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.

2.4. Gestión de Inventarios

Los inventarios, existencias o stocks son los materiales que la empresa tiene
almacenados para facilitar la continuidad del proceso productivo.
La gestión de inventarios tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han
de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de producción.
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2.5..Almacenes, Distribución y Control

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí

la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también
conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de
la empresa.

2.5.1.Almacenes

Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos. Administrar el almacén depende de varios
factores, como el tamaño y el tipo de organización de la empresa, el grado de
descentralización, la variedad de productos fabricados la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción sin
embargo para proporcionar un servicio eficiente debe realizar las siguientes funciones:

Recepción de materiales
Registro de entradas y salidas de almacén
Almacenamiento de materiales
Mantenimiento de materiales y de almacén
Despacho de materiales
Coordinación del almacén con los departamentos de control de Inventarios

2.6. Canales de distribución

La Distribución es el proceso a través del cual se satisfacen las necesidades de los

clientes y consumidores con el cual generamos un rendimiento rentable y sus Roles de
distribución son: Vender, entregar, colocar y mercadear

Los canales de distribución son conjunto de organizaciones interdependientes

(intermediarios) que participan en el proceso de hacer accesible un producto o servicio
para su uso o consumo.

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Se debe estudiar los canales de distribución porque se tiene que comprender cómo
llega el producto hasta su destinatario final.

2.7. Transporte

Es el medio de traslado de personas o bienes desde un lugar hasta otro.

El transporte comercial moderno está al servicio del interés público e incluye todos los
medios e infraestructuras implicadas en el movimiento de las personas o bienes, así
como los servicios de recepción, entrega y manipulación de tales bienes.

El transporte comercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y el de

bienes como servicio de mercancías.

Como en todo el mundo, el transporte es y ha sido en Latinoamérica un elemento

central para el progreso o el atraso de las distintas civilizaciones y culturas.

Lograr una gestión eficaz, con clientes satisfechos e identificados con la calidad del
producto o servicio de la Empresa permitirá el logro de una organización competitiva.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN II UNIDAD

Pregunta 01: El canal de distribución lo constituye un grupo de intermediarios

relacionados entre sí, que hacen llegar los productos y servicios de los consumidores o
usuarios finales a los fabricantes.

(a) Verdadero. (b) Falso.

Pregunta 02: En el Planeamiento de necesidades de materiales, las necesidades de

materiales sin Stock se realiza para ciertos bienes y servicios de uso repetitivo y de
bajo valor económico, y su cálculo estará en función del presupuesto ejecutado en el
año anterior.

( a )Verdadero ( b ) Falso

Pregunta 03: Lee detenidamente y relaciona las siguientes definiciones de los

Canales de Distribución.
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 (a) Intermediario. (b) Minorista. (c) Agentes Intermediarios. (d) Canal de
distribución

Pregunta 04: Las Compras es una función que tiene como objeto adquirir bienes y
servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento en el
tiempo, calidad y precio en condiciones adecuadas.

( a ) Verdadero ( b ) Falso.

Pregunta 05: Las fases de la función de compras se inícia cuando el bien o servicio
es buscado en el exterior. Y finaliza cuando el proveedor establece sus derechos y
obligaciones y son.

a.) Administrativa, técnica, comercial, financiera, economía.

b.) Operaciones previas, preparación, realización, seguimiento, operaciones

derivadas.

c.) Previsión, organización, control.

d.) N.A.
Pregunta 06: Los principios básicos de la función de Compras, donde se deben
basar todas las compras de bienes y servicios son:

a.) Operaciones previas, preparación, realización, seguimiento.

b.) Previsión, Organización, control.
c.) Administrativa , técnica, comercial, financiera, economía.
d.) N.A.
Pregunta 07: Un servicio de Compras debe apoyarse sobre una definición clara
de los objetivos que va a alcanzar, estos objetivos son.

a.) Calculo de materiales

b.) Cobertura de clientes atendidos

c.) Conseguir menores costos de adquisición

d.) Mantener el nivel de calidad definido.

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 a.) a, b, c. c.) c, d. e.) N.A.

b.) b, c. d.) a, d.

Pregunta 08: En lo que respecta a la Distribución se determina la salida de

los materiales del almacén en forma programada y oportuna se realiza de 3
formas.

a.) Distribución en almacén Central, en locales de unidades usuarias

b.) Descarga, ubicación y codificación, ingreso a bases de datos,

reparto y seguimiento

c.) Distribución a los almacenes fuera del perímetro de

la ciudad. d.) a y c.
e.) a, y b.

Pregunta 09: En los principios de Ubicación de materiales, el jefe de

almacén debe ubicar los materiales con el fin de reducir errores de
distribución y demoras para ubicar los materiales debe.

a.) Aprovechar ayudas mecánicas, tener en cuenta principios y métodos

para ubicación de materiales

b.) No recibir materiales dañados, cuidar el almacén de los

equipos. c.) mejoras continuas, control de ingreso y salida
de materiales
d.) N. A.

Pregunta 10: Un servicio de Compras debe apoyarse sobre una definición

clara de objetivos que va a alcanzar, estos objetivos son.

a) Calculo de materiales
b) Cobertura de clientes
c) Conseguir menores costos de adquisición

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 d) Mantener el nivel de calidad definido
a) a,b,c. c) c,d e)N.A
b) b,c. d) a,d.

4.4. Solucionario de la evaluación

1- A Verdadero

2 A Verdadero

3- A Verdadero

4- B Falso

5- A Verdadero

6- A Intermediario

7- A Verdadero

8- B Operaciones previas, preparación,

realización,seguimiento,operaciones derivadas

9- C Previsión,
organización y control 10 C c y
d.

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