SECCION I

Introducción y Creación de un proyecto

Ciclo de vida en la Gestión de un Proyecto

Primavera P6 y los proyectos
Introducción a la navegación
Creación de un proyecto
Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo
Inserción de actividades
 Gestión de Proyectos en Primavera P6
Professional Rel 8.0 Ed 1

D67338GC10
Edition 1.0
December 2010
Video
Video
 SECCION 0
Instalación del material

Los archivos necesarios

Manual de Instalación
Instalación de Vmware Player
Instalación de Primavera P6 para el curso
Ingreso a Primavera P6
Tips de uso
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Introducción y Creación de un proyecto

Ciclo de vida en la Gestión de un Proyecto

Primavera P6 y los proyectos
Introducción a la navegación
Creación de un proyecto
Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo
Inserción de actividades
Ciclo de vida en la Gestión de un
Proyecto
1
 Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe :
– Identificar los cinco grupos de procesos en el
ciclo de vida de la gestión de proyectos.
– Describir los pasos incluidos en cada grupo de
procesos.
 Definiciones de Gestión de
Proyectos
– Proyecto – Un esfuerzo temporal con el
propósito de crear un único producto, servicio o
resultado de manera progresiva.
– Gestión de proyectos – Los procesos que se
realizan para alcanzar los objetivos del proyecto
dentro de restricciones de tiempo, costo y
recursos.
– Ciclo de vida de la Gestión de un Proyecto -
Secuencia de fases que define los procesos
desde el inicio hasta el final de un proyecto.
Ciclo de vida de la Gestión de un
Proyecto
Se pueden dividir en 5 grupos de procesos:
 PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3. Ejecución*

*Etapas del
proyecto
ACTIVIDAD

2. Planeación*
NIVEL DE

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TERMINO
TIEMPO
 Grupo de procesos de inicio
– Recolectar información del proyecto (reducir la
incertidumbre).
– Obtener el compromiso de la empresa.
– Desarrollar el equipo.
 Grupo de procesos de
planificación
– Establecer objetivos y el alcance del proyecto.
– Definir el trabajo a ejecutar.
– Determinar la programación del trabajo y fechas
de entrega.
– Establecer los recursos necesarios.
– Establecer el presupuesto.
– Evaluar, optimizar y crear un plan base.
Grupo de procesos de ejecución
– Seguimiento al avance del trabajo y los costos
reales.
– Distribuir la información
Grupo de procesos de Control y
Seguimiento
– Analizar y evaluar la situación del proyecto.
– Tomar medidas necesarias.
– Modificar el plan del proyecto de acuerdo según
la situación lo amerite.
– Proyectar estimados de tiempo y costo.
– Comunicar los resultados del proyecto a los
interesados.
 Grupo de procesos de Cierre
– Entregar los productos al cliente o interesados.
– Documentar las lecciones aprendidas.
– Sacar copias de respaldo o archivar los
documentos del proyecto.

Review
Primavera P6 y los proyectos

2
 Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe :
– Describir Enterprise Project Portfolio
Management P6 (EPPM).
– Describir la Enterprise Project Structure (EPS).
– Describir la Organizational Breakdown Structure
(OBS).
– Distinguir entre información de la empresa e
información del proyecto.
 Enterprise Project Portfolio Management P6
Applications
(EPPM)
P6
P6 Progress Integration API &
P6 Professional P6 Analytics
Reporter Web Services

Functions

Core Enterprise Functionality

Reports Workflows Documents Administration Projects, Portfolios, Planning & Time Integrated Enterprise
& Enterprise Data & Resources Scheduling Reporting Solutions Reporting

Databases

BI BPM UCM

Enterprise P6 EPPM
Reports
– Utiliza el explorador de
Internet (Web-based) P6
– Gestión de recursos y
proyectos
– Gestión y análisis de
Portfolio
– Cuadro de indicadores
personalizables
– Gestión de documentos
– Flujo de trabajo
(Workflows)
– Administración
 P6 Professional
– Cliente en
Windows
– Gestión de
recursos y
proyectos
– Optimizado para
proyectos
grandes
– Opcional a P6
 Otras Aplicaciones
– Progress Reporter
• Comunicación de recursos sobre avances y fechas
– P6 Analytics
• Construido en la combinación de P6 Reporting
Database y Oracle Business Intelligence (OBI)
• Cuadros de mando interactivos
• Reportes
– P6 Integration API and Web Services
• Permite a los desarrolladores crear programas para
integrar P6 con otros productos y generar reportes.
 Enterprise Project Structure (EPS)
Estructura jerárquica (tipo Organigrama), utilizada para
organizar proyectos.
– Proporciona:
• Base para la gestión de todos los proyectos de la empresa.
• Acceso a proyectos las priorizados según el alcance, el
presupuesto y los recursos de la empresa.
– Permite:
• Gestionan proyectos de forma colaborativa.
• Resumir información y la asignación de recursos de todos
los proyectos.
• Controlar el acceso a la información del proyecto en
cualquier nivel.
 Ejemplo de EPS

EPS root

• Cualquier nodo en la EPS EPS node EPS node EPS node

puede contener proyectos.
• Algunos nodos en la EPS EPS node
EPS node
no contienen proyectos,
sino nodos que sirven para
organizar proyectos. EPS node EPS node EPS node EPS node

PROJECTS
 EPS
• Se compone de raíces, nodos y proyectos.
• Raíz - Por lo general, una sola raíz, lo que representa el
nivel más alto de una organización. La raíz se puede
subdividir en muchos nodos.
• Nodos - Representan diferentes niveles dentro de la
estructura. Los nodos pueden contener un número
ilimitado de proyectos.
• Proyectos - representan el nivel más bajo de una rama
jerárquica. Todos los proyectos deben ser incluidos en un
nodo.
• La colocación de un proyecto en la jerarquía determina el
nivel de prioridad e importancia.
 Beneficios de la EPS
– Ver proyectos priorizados, el alcance, los
presupuestos y los recursos en toda la EPS o
dentro de un nodo específico.
– Administrar proyectos por separado,
manteniendo la capacidad de enrollar y resumir
información de múltiples proyectos.
• Cada nodo actúa como un proyecto principal, y
dentro los proyectos relacionados u otros nodos.
• El nodo se puede abrir para ver toda la información
de los proyectos de forma detallada.
– Ver la asignación de recursos en todos los
proyectos.
 EPS y Securidad

– Asignar permisos en cualquier nivel de la EPS

proporciona a los usuarios acceso a información
del proyecto.
– Con el usuario del curso, se puede acceder sólo a
los proyectos de construcción y renovación
(nodos principales tipo direcciones).
– La mayor parte de los proyectos a trabajarse
están en el nodo Office Building Oeste.
Organizational Breakdown Structure (OBS)
– Disposición jerárquica de la estructura de gestión de proyectos
de la organización.
– Controles de acceso del usuario a los datos del proyecto
• Todos los usuarios están asignados a un elemento OBS
establecer su acceso a los datos del proyecto.
– Designación de Gerente Responsable
• Elemento de OBS es asignado como Gerente Responsable de
trabajo dentro de un nodo de EPS, un proyecto, una
Estructura de Desglose del Trabajo, o un problema o riesgo
dentro de un proyecto.
– Se puede configurar:
• Los nombres de los empleados: detallada
• Generales: Departamentos y divisiones
– Definido por el administrador.
 Información empresarial e
información del proyecto
– Información de la Empresa
• Disponible para todos los proyectos de la empresa
• Proporciona estándares globales y estructura
necesarias para la gestión de proyectos y recursos.
• Definido y actualizado por el administrador.
– Información del proyecto
• Disponible sólo para el proyecto en el que está definido.
• Por lo general, definida por los directores de proyectos.
– Algunos datos pueden ser tanto de la empresa y
para el proyecto
 Información de la empresa
Ejemplos:

– EPS • Cost accounts

• Currencies
– OBS
• Financial periods
– Resources • Notebook topics
– Roles • Issue codes
– Resource codes • Risk categories
• Step templates
– Project codes
– User-defined
fields
 Información del proyecto
Ejemplos:

– Work • Risks
Breakdown • Issues
• Documents
Structure
– Activities
– Baselines
Ejercicio
 Información del proyecto
Ejemplos:

– Work • Risks
Breakdown • Issues
• Documents
Structure
– Activities
– Baselines
Introducción a la navegación

3
 Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe ser capaz
de :
– Ingresar a P6 Profesional.
– Abrir un proyecto existente.
– Abrir y navegar entre las diferentes ventanas.
– Abrir un layout existente.
– Personalizar un layout.
– Guardar un layout.
 Windows y Menus
– P6 Profesional se organiza en 11 vistas, cada uno centrado en un
aspecto de la gestión de proyectos.
• Ejemplos: Proyectos, Recursos, WBS, Actividades, Gastos
– Estas vistas desde los menús o barras de herramientas.

Menus

Window
Toolbars
 Tabs yToolbars
– Varias vistas pueden ser abiertas al mismo tiempo.
• Las vistas se muestran en los tabs (ver la captura debajo).
• El Active Tab Title bar indica el título de la vista activa.

Toolbars

Window tabs Active Tab Title bar

 Layouts
– Vista de información personalizada.
• Disponible en Proyectos, WBS, Actividades y visitas de
seguimiento.
– Compuesto por la parte superior y la parte inferior.
– Opciones clave en Layout Options bar.

Layout Options bar

Top Layout

Bottom Layout
 Detalles
– Muestra información detallada sobre el elemento
seleccionado.
– Disponible en todas los layouts, excepto
Seguimiento.
– Siempre en la parte inferior.
– Organizado en pestañas.
• Se puede personalizar en algunas ventanas.
Ejercicio
 Detalles
– Muestra información detallada sobre el elemento
seleccionado.
– Disponible en todas los layouts, excepto
Seguimiento.
– Siempre en la parte inferior.
– Organizado en pestañas.
• Se puede personalizar en algunas ventanas.
Creación de un Proyecto

4
 Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe ser capaz
de:
– Crear de un proyecto.
– Navegar en la vista de Proyectos.
– Ver y modificar la información de proyectos
 Proyecto
– Crea un producto o servicio.
– Tiene una fecha de inicio y una fecha de
finalización.
– Gestionado dentro de los límites de:
• Tiempo
• Recursos
• Costo
 Creación de una Proyecto
Hay 3 formas:
– Crear uno nuevo – El más adecuado para
nuevos emprendimientos o para la
implementación de nuevos procesos / políticas.
– Importar – Válido para añadir datos desde otro
P6, hojas de cálculo o Microsoft Project.
– Copiar – Para duplicar un proyecto o elementos
de proyecto existente a manera de respaldo.
Información requerida para crear
un Proyecto
• Al crear un nuevo proyecto, cierta
información se requiere:
• Identificador del proyecto
• Nombre del Proyecto
• Ubicación en la EPS (nodo)
• Gerente Responsable
• Fecha de inicio planificada
Ejercicio
Información requerida para crear
un Proyecto
• Al crear un nuevo proyecto, cierta
información se requiere:
• Identificador del proyecto
• Nombre del Proyecto
• Ubicación en la EPS (nodo)
• Gerente Responsable
• Fecha de inicio planificada
 Creación de la Estructura de
desglose de trabajo (EDT/WBS)
5
 Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe ser capaz
de :
– Definir la Estructura de Desglose de Trabajo.
– Crear múltiples niveles en el EDT
 EDT/WBS
– Estructura jerárquica de los productos y
servicios producidos durante y por el proyecto.
• Un elemento representa un entregable, producto o
servicio.
• Cada elemento contiene las actividades necesarias
para producir la entrega.
– Permite dividir el proyecto en pedazos lógicos
(entregables).
 EDT/WBS
– La raíz es el Proyecto.
– Se aplica descomposición, creando relaciones
padre - hijo.
Project A/
Root/Level 1 WBS

Level 2 WBS.1 WBS.2 WBS.3

Level 3 WBS.1.1 WBS.1.2 WBS.1.3

 EDT/WBS
EDT del proyecto BLDG, que se trabaja a lo largo del curso.

BLDG

Design and Exterior Interior

Foundation Structure Mechanicals
Engineering Finishes Finishes

Plumbing and
Plumbing and Floor and
Elevator HVAC Lighting Carpentry Paint
Electrical Carpet
Fixtures

Doors and
Brick Roof
Windows
Ejercicio
 EDT/WBS
EDT del proyecto BLDG, que se trabaja a lo largo del curso.

BLDG

Design and Exterior Interior

Foundation Structure Mechanicals
Engineering Finishes Finishes

Plumbing and
Plumbing and Floor and
Elevator HVAC Lighting Carpentry Paint
Electrical Carpet
Fixtures

Doors and
Brick Roof
Windows
Agregando actividades

6
Objetivos
• Al finalizar la sesión, usted debe ser capaz
de :
– Describir una actividad y sus componentes.
– Describir el tipo de actividad.
– Agregar actividades.
– Agregar comentarios (notebook) a una
actividad.
– Añadir metas para una actividad.
– Asignar activity code a las actividades.
Activities
– Elemento fundamental de trabajo de un
proyecto.
• También conocido como una tarea, elemento o
evento.
– Menor nivel del trabajo a realizar
• Unidad de trabajo más detallado seguimiento de la
programación del proyecto.
• Contiene toda la información sobre el trabajo a
realizar.
• Más pequeña subdivisión de trabajo que afecta
directamente responsable del proyecto.
Componentes de la actividad
Tipo de actividad
– Controla cómo se calculan las fechas de la
actividad, de inicio y de fin.
– Depende de la importancia de la actividad en
el proyecto y el calendario asignado a la
tarea.
– P6 Professional admite seis tipos de
actividades:
• Start Milestone
• Finish Milestone
• Task Dependent
• Resource Dependent
• Level of Effort
• WBS Summary
Start Milestone
– Se utiliza para marcar el comienzo de una fase
del proyecto o para comunicarse entregables
del proyecto.
– Tiene duración cero.
– Sólo tiene una fecha de inicio.
– Se pueden asignar restricciones, metas ,
gastos, productos de trabajo y documentos se
pueden asignar.
– No se pueden asignar Roles.
– no se pueden asignar recursos a excepción del
recurso primario.
Finish Milestone
– Se utiliza para marcar el fin de una fase del
proyecto o para comunicar entregables del
proyecto.
– Tiene duración cero.
– Sólo tiene una fecha de finalización.
– Se pueden asignar restricciones, metas ,
gastos, productos de trabajo y documentos.
– No se pueden asignar Roles.
– no se pueden asignar recursos a excepción del
recurso primario.
Task Dependent
– Se usa cuando el trabajo debe ser realizado
en un plazo determinado,
independientemente de la disponibilidad de
los recursos asignados.
– Los Recursos se programados para trabajar de
acuerdo con el calendario de la tarea.
– La duración se determina con el calendario
de actividades.
– Se pueden asignar Roles y recursos.
– Se pueden asignar restricciones, metas,
gastos, productos de trabajo y documentos.
Resource Dependent
– Normalmente se utiliza cuando hay varios
recursos asignados a la misma actividad se
puede trabajar de forma independiente.
– Los recursos se programan de acuerdo al
calendario del recurso individual.
– Roles y recursos pueden ser asignados.
– Restricciones, escalones, gastos, productos de
trabajo y documentos se pueden asignar.
 ¿Como afecta el Activity Type?
– Duración = 2 días
– Programado para comenzar Lunes
– Requiere tres recursos, dos días de trabajo de cada recurso
– A continuación el calendario de trabajo de los recursos:
Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X
W = work day X = nonwork day

¿En cuántos días se programará la actividad, si la tarea es:

• Tarea dependiente
• recursos dependiente
 ¿Como afecta el Activity Type?
• Task Dependent: Programado para 2 días
Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X

Resource Dependent: Programado para 4 días

Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X
Pregunta
• Basado en las diapositivas anteriores, a
qué recurso le conviene más que la
actividad sea Resource Depend?
A. obrero
B. ingeniero
C. Especializada grúa de gran capacidad
 ¿Como afecta el Activity Type?
– Duración = 2 días
– Programado para comenzar Lunes
– Requiere tres recursos, dos días de trabajo de cada recurso
– A continuación el calendario de trabajo de los recursos:
Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X
W = work day X = nonwork day

¿En cuántos días se programará la actividad, si la tarea es:

• Tarea dependiente
• recursos dependiente
 ¿Como afecta el Activity Type?
• Task Dependent: Programado para 2 días
Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X

Resource Dependent: Programado para 4 días

Mon Tue Wed Thu Fri

Laborer X W X W X
Engineer W X W W W
High-Capacity Crane X X W W X
Pregunta
• Basado en las diapositivas anteriores, a
qué recurso le conviene más que la
actividad sea Resource Depend?
A. obrero
B. ingeniero
C. Especializada grúa de gran capacidad
Level of Effort
– Se utiliza para tareas permanentes que
dependen de otras actividades.
– La duración se determina por sus actividades
predecesoras y sucesoras; y su calendario
asignado.
– Se pueden asignar Roles y recursos.
– No se pueden asignar restricciones.
WBS Summary
– Se utiliza para resumir a nivel de la EDT.
– Se compone de un conjunto de actividades
que comparten un nivel común en el WBS.
– Las fechas se basan en la fecha de inicio más
temprana y la Fecha fin tardía de las
actividades en el nivel de la EDT.
– La duración se calcula según su calendario
asignado.
– No se pueden asignar restricciones.
Activity Codes
• Permiten clasificar y categorizar las
actividades de acuerdo a las
necesidades organizativas y de proyectos.
• Filtrar las actividades.
• Generar informes.
• Agrupar y ordenar layouts.
 Tres niveles de Activity Codes
• A nivel global- Disponible para todas las actividades en la base
de datos.
– Se puede crear un número ilimitado de activity codes
– Organizar actividades dentro de un proyecto o a través de la
EPS
A nivel de la EPS –Disponible para todas las actividades dentro del
nodo EPS y sus hijos.
– Se puede crear un número ilimitado de activity codes
– Organizar actividades dentro de un proyecto o a través de
una parte de las EPS.
A nivel del proyecto – Disponible para las actividades dentro del
proyecto.
– Hasta 500 activity codes en este nivel
– Filtrar y organizar actividades basados en en el proyecto
Ejercicios
 Tres niveles de Activity Codes
• A nivel global- Disponible para todas las actividades en la base
de datos.
– Se puede crear un número ilimitado de activity codes
– Organizar actividades dentro de un proyecto o a través de la
EPS
A nivel de la EPS –Disponible para todas las actividades dentro del
nodo EPS y sus hijos.
– Se puede crear un número ilimitado de activity codes
– Organizar actividades dentro de un proyecto o a través de
una parte de las EPS.
A nivel del proyecto – Disponible para las actividades dentro del
proyecto.
– Hasta 500 activity codes en este nivel
– Filtrar y organizar actividades basados en en el proyecto
 SECCION I
Introducción y Creación de un proyecto

Ciclo de vida en la Gestión de un Proyecto

Primavera P6 y los proyectos
Introducción a la navegación
Creación de un proyecto
Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo
Inserción de actividades
Ejercicio
 SECCION I
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Introducción a la navegación
Creación de un proyecto
Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo
Inserción de actividades