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2 El proceso administrativo
Es conveniente, antes de entrar en materia, aclarar la diferencia entre procedimiento y proceso, pues los
nombres son tan parecidos que su interpretación da lugar a confusiones.
Entendemos por proceso la serie de sucesos o hechos realizados en un lugar, en un lapso determinado y
que tienen habitualmente fines o efectos identificables; esto se realiza de una manera impersonal: sólo
sucede y se explica.
El procedimiento es la sucesión de pasos realizados para obtener un resultado específico, por lo cual se
definen en éste todos los detalles de cada paso que se deberá seguir. Aquí la realización se asigna a una
persona física o moral.
Todas las personas que hemos estudiado una técnica, en cualquier nivel, debemos estar conscientes de
que es necesaria la existencia de dos procesos básicos; en primer lugar, el proceso técnico, y en seguida,
el proceso administrativo. Analicemos cada uno en forma muy general.
5.2.3.1.1 Objetivos
Existe gran confusión entre objetivo, deseo y meta; mediante un sencillo ejemplo aclararemos los
diferentes conceptos.
En una carrera de automóviles la meta la representa un punto físico al término de cualquier distancia;
los participantes tienen el deseo de “llegar a la meta”, lo que ya involucra una acción, y por último vemos
que el objetivo será “llegar a recorrer alguna distancia en 25 segundos”, lo que conlleva la necesidad de
expresar unidades de cuantificación para el tiempo.
Al conjunto de una meta, más la acción correspondiente para conseguir ésta y el tiempo en que se debe
lograr se le llama objetivo; éste es el resultado final al que se desea llegar
Ejemplos de objetivos:
• Reducir 5% los accidentes de trabajo para fines de junio próximo.
• Aumentar la producción anual 7% respecto al año anterior.
• Reducir tiempos de entrega 15% respecto al año anterior, en un periodo de tres meses a partir de enero
próximo.
Todos estos objetivos poseen sus tres características: meta, acción y tiempo.
5.2.3.1.2 Políticas
Éstas son normas que orientan las acciones gerenciales; pueden ser escritas, verbales o simplemente
sobreentendidas; su importancia está en la orientación que proporcionan a la administración para
conquistar el objetivo dentro de los límites que imponen los recursos de la empresa considerados en la
planeación.
Ejemplos de políticas:
• Todas las ventas que se realicen serán de riguroso contado.
• Las compras de refacciones para funciones de conservación mayores a seis mil pesos debe autorizarlas
el director general.
• No debe trabajarse tiempo extra, el incremento de producción debe lograrse con base en simplificación
de métodos, incentivos motivadores o aumento de personal eventual.
5.2.3.1.3 Procedimientos
El procedimiento es una serie de labores interrelacionadas cronológicamente que constituyen la forma
de efectuar un trabajo.
5.2.3.2.3 Autoridad
Ahora es necesario analizar los atributos de autoridad que deben manejarse desde los puestos de
cualquier nivel gerencial (de supervisor a director general). Llamamos autoridad a la facultad de
conseguir la acción de terceros. La autoridad integral la forman tres elementos (véase la figura 5.7).
5.2.3.2.4 Responsabilidad
Llamamos responsabilidad a la obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores por
su actuación durante el desempeño de sus labores.
5.2.3.3 Integración
El siguiente paso es definir qué personas deben ocupar cada puesto y capacitarlas para obtener recursos
humanos verdaderamente calificados, que cumplan no sólo cubriendo las necesidades del puesto, de la
empresa, sino también sus expectativas o necesidades personales, tanto síquicas como físicas.
5.2.3.3.1 Selección
En este momento los candidatos escogidos se reclutan y pasan al siguiente paso.
5.2.3.3.3 Adiestramiento
En seguida, el personal queda sujeto a un plan integral de adiestramiento en el lugar y con las
herramientas de trabajo, esto lo capacitará para ejecutar las actividades propias del puesto en forma
eficaz. Generalmente, esta enseñanza la lleva a cabo su propio supervisor o un empleado hábil que
conozca a fondo el trabajo que está enseñando.
5.2.3.3.4 Desarrollo
Además de imposible, al integrante de un puesto no le conviene, ni a la empresa que lo haga, permanecer
toda su vida laboral en él, ya que por razón natural tratará de evolucionar, mejorar, aprender algo nuevo,
etc., debido a las necesidades propias de su temperamento. Por esta razón, las empresas en México, no
sólo por conveniencia propia sino también porque la ley así lo exige, deben proporcionar a su personal,
durante todo el tiempo que trabajen en ella, a un programa de cursos de desarrollo que les permitirán
ocupar otros puestos de niveles superiores.
5.2.3.4 Ejecución
Ejecutar significa “poner por obra una cosa”, por lo que, desde el punto de vista administrativo, podemos
decir que la ejecución es una acción del administrador (gerente o supervisor) para que sus subordinados
se propongan alcanzar los objetivos establecidos en la planeación y estructurados por la organización.
Se considera que durante la etapa de ejecución la persona que dirige debe observar cuatro factores
básicos:
5.2.3.4.1 Motivación
La característica más valiosa de un dirigente es que posea atributos para crear en sus subordinados una
motivación que los impulse con gusto a la acción. Es obvio que todo ser humano, independientemente
del nivel en que esté, reacciona respecto a encontrar la satisfacción de sus necesidades durante todos sus
actos.
Esto nos permite ver con claridad las llamadas “premisas de motivación”.
Los postulados de Abraham Maslow sobre las necesidades humanas proponen que la verdadera
naturaleza interior del hombre, cualquiera que sea su raza, sexo o cultura, está constituida por dos tipos
generales de necesidades básicas: las físicas y las psíquicas.
Las necesidades físicas tienen la característica de que no son motivadoras, es decir, una vez atendidas
en la forma que al individuo le parece suficiente desaparecen, por lo que no siente ninguna compulsión
hasta que vuelva a presentarse. Sin embargo, las necesidades psíquicas siempre estarán presentes en el
hombre, aunque sean atendidas adecuadamente.
5.2.3.4.2 Comunicar
La base para cualquier relación es la comunicación, o sea, la capacidad de una persona para transmitir sus
sentimientos e ideas a otras más.
La importancia de la comunicación para el hombre es vital, pues sus problemas impactan negativamente
nuestra coordinación; la reducción de ésta afecta la obtención de nuestros satisfactorios de cualquier tipo.
“Ningún grupo humano puede actuar con eficacia si falta la coordinación; ningún grupo humano puede
actuar coordinadamente si falta la confianza; ningún grupo humano puede actuar con confianza si no se
haya ligado por opiniones, afectos e intereses comunes”. Edmund Burke
Esta afirmación nos parece muy lógica y básica, sólo nos restaría agregarle que el caldo de cultivo para
que esto se produzca es una buena comunicación. Establecer ésta requiere los tres elementos básicos
indicados en la figura 5.10.
5.2.3.4.3 Dirigir
Dirigir es mostrar el camino para llegar a algún punto. El administrador debe conocer su empresa a
fondo y sentirse parte de ella; estos factores le confieren la capacidad de dirigir eficientemente a sus
subordinados, propiciando en ellos que su actuación tenga la tendencia de conseguir el objetivo de la
empresa, el cual debe estar siempre presente en el administrador, de manera que al notar cualquier
desviación de los esfuerzos tomará decisiones para corregirla. Con este fin emite órdenes, instrucciones
o reglas de acuerdo con lo que crea necesario, considerando su propio parecer después de analizar el
problema.
Black y Mouton suponen que existen 81 estilos gerenciales por la interrelación de ambos intereses, ya
que a cada uno de éstos los han dividido del 1 al 9. Con el estudio de los cinco estilos más
representativos tendremos una idea del comportamiento de los líderes con intereses representados
por los valores 1-1, 9-1, 5-5, 1-9 y 9-9.
La figura 5.13 explica los cinco comportamientos resultantes.
Por lo que vemos en la figura 5.13, el estilo más adecuado es el 9-9, pero por nuestra experiencia lo que
debemos emprender es una lucha constante para dirigir nuestro timón hacia ese rumbo. En primer
lugar, es necesario reconocer que nuestro equipo humano, formado de personas físicas con
características heterogéneas, es un ente moral cuyo comportamiento, si lo estudiamos, podemos
colocarlo en un lugar de estas coordenadas y nuestra misión será colocarnos a su nivel para de ahí
desplazarlo hacia el 9-9; en otras palabras, para dirigir en forma correcta es necesario actuar en forma
situacional.
5.2.3.4.4 Coordinar
Otro de los puntos esenciales en la ejecución es lograr que los esfuerzos del grupo estén sincronizados y
adecuados en tiempo, cantidad y dirección; esto es lo que se llama coordinación.
Cumplir estos requisitos genera grandes rendimientos en la actuación de los recursos humanos, pues el
esfuerzo de cada uno se suma al de los demás; esto produce una resultante siempre mayor que la que
tendríamos con la suma de los esfuerzos parciales.
5.2.3.5 Control
El control es la comprobación de que las personas y los recursos físicos y técnicos estén llevando a cabo
lo planeado en el tiempo considerado, con o sin desviaciones a la norma predeterminada.
Para facilitar el control es necesario atender los siguientes factores:
5.2.3.5.1 Medir
Durante el proceso administrativo se medirán los resultados obtenidos en aquellos elementos de
control previamente escogidos; los datos se anotarán en los estados financieros o de producción
(medios de control) y se informará de ellos a las personas idóneas.
5.2.3.5.2 Comparar
El resultado de las mediciones permitirá compararlo con las normas establecidas y conocer si existen
variaciones de importancia con respecto a éstas. Debe procederse con un criterio amplio con el fin de
escoger las desviaciones importantes o excepcionales.
5.2.3.5.3 Analizar
Las variaciones importantes deben ser analizadas con la finalidad de conocer claramente del porqué
existen y se presentan; muchas veces será necesario revisar los procedimientos o incluso los métodos,
pues éstos nos mostrarán en dónde fracasaron las acciones del personal.
5.2.3.5.4 Corregir
Basándose en el diagnóstico obtenido mediante el análisis, se aplicará el correctivo necesario, tomando
en cuenta que éste debe eliminar la causa y no sólo corregir el defecto.
El control se facilita con la invariabilidad en las políticas, la simplificación de la producción y la
estandarización de procedimientos, tiempos o actividades; todo esto ayuda a obtener una mejor
coordinación y, consecuentemente, mejores rendimientos.
Kaizen puede ser la respuesta para quienes desean lograr resultados a corto plazo con poca
inversión, siempre que decidan crear una organización basada en mejorar procesos humanos y
productivos y comprometerse con la filosofía. Este proceso también es representado por el Ciclo
de Shewhart o Círculo PDCA de Deming (por sus siglas en ingles: Plan, Do, Check, Act);
precisamente, por ser el Shewhart su autor y Deming su más reconocido impulsor -figura 8.2-.
Los estándares de calidad enunciados por Deming se han convertido en referencias comunes en
los libros de administración. No solamente el círculo visto anteriormente, sino también sus
famosos Catorce Puntos y Siete Pecados Mortales, los cuales indican cómo instrumentar el
mejoramiento de la calidad.
En realidad, toda su teoría gira alrededor de un proceso de transformación en avance que,
siguiendo con los puntos y pecados, las organizaciones estarán en posición de mantenerse a la par
con los constantes cambios del entorno económico. Indudablemente esto es mucho más largo de
implementar, incluye más procesos de lo que las empresas occidentales están acostumbradas a
realizar; de aquí, la resistencia a las ideas de Deming.