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Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse
en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda
incorporados.
1. Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es
el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener
aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1048576 filas y 16384 columnas
ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los
cuales depende un resultado.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo,
con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo
presentar ambas informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante
operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
1. Botón Office
2. Barra de Herramientas de acceso rápido
3. Barra de Título
4. Barras de desplazamiento
5. Vista del Documento
6. Área de Trabajo
7. Zomm (Acercar o Alejar)
8. Barra de estado
9. Insertar nueva hoja de cálculo
10. Hojas de Trabajo
11. Filas
12. Columnas
13. Celda activa actual
14. Cinta de Opciones
15. Barra de Fórmulas
16. Asistente para funciones
17. Ayuda
Ejemplo Típico:
a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican títulos, nombres propios,
apellidos o direcciones, es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y
números,
Truco: Para poder escribir dos o mas líneas dentro de una misma celda, se puede usar la
combinación de teclas ALT ENTER.
b.- DATOS NUMERICOS.- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser escritos
directamente como tales, es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional.
Por defecto los datos numéricos se alinean a la: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ de lo contrario, nos significa
que es un dato numérico NO valido:
c.- FORMULAS O RESULTADOS.- Para obtener los resultados, las fórmulas en Excel se inician por
lo general con el signo igual = y luego las operaciones correspondientes:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN + FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN + FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN + FLECHA DERECHA
Ir a la celda indicada F5
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber
si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
La selección de celdas No siempre van a ser contiguas o adyacentes. Por ejemplo como se en la gráfica
a continuación. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas.B2:B6 y además D2:D4
Truco: Para seleccionar toda una columna entera, nos situamos en cualquier lugar de la
columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora.
Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente
CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja.
b.-Operadores de comparación
Permite comparar entre si dos valores.
El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de
Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas, seleccionamos las celdas y sobre
ellas usamos el botón derecho del mouse, e ingresamos en FORMATO DE CELDAS :
Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la
ficha de Alineación en su zona inferior derecha.
Para definir un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos
para crear un formato.
La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el
número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
. Punto decimal.
, Separador de millares.
E- E+ e- e+ Notación científica.
_ Deja un espacio
[color] Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.
[color n] Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número
entre 0 y 56.
[valor condicion] Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico.
h o hh Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-
23).
m o mm Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros
(00-59).
s o ss Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con
ceros (00-59).
AM/PM Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra
la hora en formato 24 horas.
Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ª sección) se escriben en
azul, llevan el signo del dólares $ delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se
muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con
el $ detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y
los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.
Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo
existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado.
Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda, la celdas copiadas
continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo ,...
Estas series: Enero, Febrero, Marzo… están ya establecidas por defecto, Pues bien.. de la misma
manera, Excel le permite que Ud mismo se pueda definir la serie o secuencia que desee, por ejemplo,
definiremos una nueva serie o secuencia como:
Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos, separados por una coma.
Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.
Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si
queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el
puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas
que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.
2. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresión. Se incluyen como
ejemplos el número de copias, la impresora, el intervalo de páginas, la impresión por una o dos
caras, la orientación vertical y el tamaño.
Además, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de
página. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha
actual, el número de página, la ruta o nombre del fichero, etc. Así como imágenes, por ejemplo para
insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.
Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, sólo se
imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario
y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa.
PROCEDIMIENTO
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión.
2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a
continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
FORMULAS Y FUNCIONES
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos.
TIPOS DE OPERADORES:
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo
igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la
fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica
en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Orden Operador Descripción
1. : (dos puntos)
Operadores de referencia
; (punto y coma)
2. – Negación (como en –1)
3. % Porcentaje
4. ^ Exponenciación
8. =
< >
<= Comparación
>=
<>
Uso de paréntesis
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará
el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule
B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.
Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la
celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite
especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>
La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es
negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0 Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa
con ceros.
# Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en
blanco.
? Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.
. Punto decimal.
% Símbolo porcentual.
, Separador de millares.
E- E+ e- e+ Notación científica.
$-+/(): Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.
\ Muestra el siguiente carácter en el formato.
* Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.
_ Deja un espacio
"texto" Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.
@ Espacio reservado para texto.
[color] Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde,
Rojo y Amarillo.
[color n] Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.
m Muestra el mes como número sin ceros (1-12). mm Muestra el mes
como número con ceros (01-12). mmm Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene,
Feb). mmmm Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm Muestra la
inicial del mes (E, F). d Muestra el día como número sin ceros (1-31). dd
Muestra el día como número con ceros (01-31). ddd Muestra el nombre del día
como abreviación (Lun, Mar). dddd Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).
yy o yyyy Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh Muestra la
hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).
m o mm Muestra los minutos como números sin ceros (0-59) o
como números con ceros (00-59).
s o ss Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números
con ceros (00-59).
AM/PM Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en
formato 24 horas.
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente
para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en
verde, llevan el signo del soles delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales
(#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el: Soles, S/. detrás y con dos decimales
siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la
celda hay texto, ese texto desaparecerá.
Por ejemplo en la grafico anterior (4.5.). la formula creada es =B5-C5 luego al copiarla hacia abajo, las
formulas que se van a generar serán: B6-C6 B7-C7 B8-C8 correlativamente...
En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que
emplea Excel por defecto.
Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es único para
todos los empleados. 23,.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas
pues dice: B5-B14… y el momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-
B16 .
El procedimiento correcto para crear la formula sera: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos
dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente.. Este signo dólar, determina la celda B14
como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato
B14 NO cambiara.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en
filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.
Ejemplo práctico.
='C:\Mis documentos\[empresa1.xls]Hoja1'!B4:D4)
Importante: Como se aprecia, tenemos que indicar la unidad donde se guardo, la ruta exacta o
carpeta, el nombre del archivo entre corchetes, seguido del nombre de la hoja todo entre apostrofes y
finalmente después de la interrogación el rango de celdas que se desea.
Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y
a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente.
Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte
superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos.
Luego que el nombre esta establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de sección
de celdas B2:B7, por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos)
NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos,
ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES
Para poder realizar una hoja de Excel utilizando funciones es imprescindible conocer cada una de ellas
de forma individual. Te presentamos a continuación una visión de las funciones más utilizadas dentro
de Excel 2010, con el funcionamiento, la estructura, las partes y un pequeño ejemplo.
1.- Función = SUMA( ).- La función SUMA da como respuesta la suma de todos los números que se
especifican en el grupo de celdas seleccionadas, ya sean adyacentes o no.
Sintaxis
Ejemplos:
Sintaxis
3.- Función = POTENCIA( ).- La función POTENCIA nos sirve para elevar un número a una potencia.
La función requiere dos (2) argumentos:
Sintaxis
PRODUCTO(Numero, Potencia)
Sintaxis
=RAIZ(Numero)
5.- Función = SUMAR.SI( ).- La función SUMAR.SI fue diseñada para permitirnos sumar celdas de
un rango que coincidan con exactitud con un argumento específico denominado criterio. En otras
palabras SUMAR.SI nos permite realizar una suma selectiva, tomando en cuenta que podemos
tomar un criterio de selección cualquiera, independientemente de que sea un número, expresión, o
texto. (Téngase en cuenta que si se desea emplear más de un criterio de suma se tiene que
considerar aplicar la función SUMAR.SI.CONJUNTO )
Sintaxis
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango a sumar)
Ejemplo:
Sintaxis
Ejemplo:
1.- Función = CONTAR( ).- LA función =CONTAR: nos da como respuesta la cantidad de celdas en
un rango indicad, que contengan números.
= CONTARA( ): Cuenta el número de celdas que tienen algún valor. Es decir, las no-vacías.
Sintaxis
=CONTARA(Rango de celdas)
.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterios)
3.- Función = PROMEDIO( ).- La función PROMEDIO nos permite calcular el valor medio o media
aritmética del grupo de celdas señalado en el argumento
Sintaxis
PROMEDIO(Rango de Celdas)
Sintaxis
=MAX(Rango de Celdas)
5.- Función = MIN( ).- La función MIN nos da como respuesta el valor mas bajo o mínimo del rango
de celdas señalado.
Sintaxis
=MIN(Rango de Celdas)
1.- Función = HOY( ).- La función HOY devuelve el número de serie de la fecha actual. El número
de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato
de celda era General antes de especificar la función, Excel cambiará el formato de celda a Fecha.
Si se desea ver el número de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Número.
La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de cálculo,
independientemente de cuándo se abre el libro. Además es útil para calcular los intervalos. Por
ejemplo, si sabe que alguien nació en 1980, puede usar la siguiente fórmula para buscar la edad
de esa persona a partir de este año de nacimiento:
La función AHORA es útil cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de
cálculo o calcular un valor basándose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada
vez que se abra la hoja de cálculo.
3.- Función =MES( ).- La función MES da como respuesta el número de mes de una celda que
contiene una fecha.
Sintaxis
= MES(núm de serie)
= MES(referencia a una celda que contiene una
fecha)
4.- Función =DIAS360( ).- Nos calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas basándose en
un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos financieros.
Sintaxis
=DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)
1.- Función = MAYUSC( ).- La función =MAYUSC nos permite convertir en mayúsculas el texto
indicado en el argumento.
2.- Función = IZQUIERDA( ).- La función =IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres
determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Sintaxis
= IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
NOTA.- La función =DERECHA( ) opera de forma semejante, es decir permite extraer los últimos
caracteres, del argumento indicado.
3.- Función =MED ( ).- La función =MED ( ) devuelve un número específico de caracteres de una
cadena de texto, comenzando en la posición
que especifique y en función del número de
caracteres que especifique.
Sintaxis
MED(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres)
4.- Función =HALLAR( ).- La función =HALLAR nos indica la posición que ocupa un texto dentro de
una cadena de texto.
Sintaxis
HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial)
1.- Función =SI( ).- La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función
comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la
condición no se cumple, da como resultado FALSO.
Sintaxis
=SI(Condición;Verdadero;Falso)
2.- Función =Y ( ) .- Esta función devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como
VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.
Sintaxis
3.- Función =O( ) Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá
FALSO si todos los argumentos son FALSO..
1.- Función =CONSULTAV( ).- La función CONSULTAV ( ) puede ser usada para buscar la primera
columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma
fila del rango..
La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores
de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis
= ConsultaV(Valor Buscado; Rango de búsqueda; indicador de columna)
2.- Función =CONSULTAH( ).- La función CONSULTAH ( ) Busca un valor dentro de una fila y
regresa el valor en la misma posición de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango
especificado.
Sintaxis
= CONSULTAH(valor_buscado, rango, valor_regresado)
Ejemplo:
Paso 1.- Selección con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los títulos. es decir solo las
celdas A2 hasta B6.
Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos
de gráficos estadísticos
Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos
a seleccionar el modelo clásico de Columna.
Apuntes adicionales.
- Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar
usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.
- Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades
adicionales al grafico ya creado.
CASO 2.-
Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas.
Ejemplo:
Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección. En este caso tendremos que partir
seleccionando incluyendo los títulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el
gráfico. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico, se muestran
en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.
Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus
respectivos PROMEDIOS.
Para crear el gráfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial.
Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada
específicamente para su smartphone.
6.9. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas.