MANUAL Código :

Revisión :
MANUAL DE FUNCIONES Fecha :

Código del Manual : SGI-MF

Publicación
Edición : 02
Revisión : 01 Colaborador : SGI-GG/001
Denominación del Puesto
Supervisado por:
Supervisa a:
Relaciones Internas
Relaciones Externas
Objetivo del puesto
: 14-feb-2013 SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
ASISTENTE DE GERENCIA
Gerencia General
Gerencia General, Coordinador SIG, Administración, Contabilidad, Venta y Servicios,
Logística, Recursos Humanos, T.I.
Clientes potenciales, según ordenes de la Gerencia General y proveedores nacionales
e internacionales.
Apoyo en el manejo de la documentación, así como en las coordinaciones delegadas
por gerencia.

Funciones y responsabilidades:
 Recibir, clasificar, registrar, despachar, tramitar y archivar la documentación dirigida a la empresa, seleccionando
la correspondencia personal y oficial del Gerente y del personal de competencia.
 Redactar correspondencia de carácter sencillo o tomar dictado o digitar los documentos que disponga el Gerente
y someterlo a su consideración para la firma.
 Registrar y controlar de cotizaciones, contratos de ventas y de las operaciones de ventas nacionales e
internacionales del dpto. de ventas y servicios.
 Recibir y enviar las cotizaciones de los clientes y proveedores.
 Llevar un control general de las ordenes de ventas y servicios de los trabajos en cursos y realizados.
 Aperturar los respectivos códigos para las ordenes de trabajo por ventas y servicios a realizar y comunicarlo a los
diferentes departamentos.
 Emitir, registrar y controlar las facturas de ventas.
 Presentar y realizar el seguimiento de los estados y factura de los trabajos concluidos en las empresas clientes,
para su confirmación y aprobación correspondiente.
 Pre-elaboración de caja-chica. Caja-bancos, y caja-general
 Pago a proveedores mediante cheques, depósitos en cuenta y control de telecréditos interbancarios.
 Realizar las liquidaciones de viaje y gastos de gerencia.
 Verificar que los Gastos de Viaje detallados en su liquidación, estén con el comprobante o documento
sustentatorio conformes a la comisión de servicio realizada
 Llevar un control detallado de los viajes del gerente y apoyar a los representantes de ventas.
 Realizar las Importaciones: realizar las coordinaciones con los proveedores del extranjero, redacción de
correspondencia, trámites de aduanas y otras gestiones.
 Apoyar en la realización de cotizaciones y contactar a los proveedores internacionales de equipos, materiales etc
(importaciones).
 Ingresos de información de facturas y otros documentos de gastos (alimentación, materiales, insumos, equipos),
al resumen de trabajo o centro de costos.
 Solicitar pólizas de seguro para el personal, vehículos y para bienes de la empresa.
 Realizar un seguimiento a los representantes de ventas para velar que cumplan con bajar la información a la red
interna de la empresa
 Redactar informes y dictados de la gerencia general.
 Atender al público y al personal que acuda a la Gerencia previa cita o coordinación y llevar el libro de entrevistas,
compromisos, registro de llamadas telefónicas y visitas del Gerente.
 Velar por el suministro adecuado de materiales y útiles de escritorio o de otro tipo, de la Gerencia y de las
oficinas néxas, así como por el mantenimiento y conservación de su capacidad instalada.
 Conocer y cumplir los reglamentos, manuales, normas y dispositivos de la Gerencia que se relacionen con el
funcionamiento del servicio de transporte.
 Coordinar las reuniones, concertar citas, recepción y atención de asuntos relacionados con gerencia.
 Realizar los pedidos de implementos de oficina y controlar el stock de los mismos.

CONFIDENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

 MANUAL Código :
Revisión :
MANUAL DE FUNCIONES Fecha :

 Archivar la correspondencia y documentación de Gerencia.

 Otras labores asignadas por gerencia.

PERFIL DEL PUESTO

Función Cargos Similares, Trabajo en equipo
Tiempo 1.5 años
Idiomas Español – Ingles Técnico
Programas Informáticos Conocimiento de procesadores de textos y hoja de cálculo, en
ambiente Windows, Word, Excel, power point, correo
electrónico, manejo de autocad.
COMPETENCIAS
Competencias Grado
 Alta adaptabilidad / flexibilidad Imprescindible
 Tolerancia a la presión Imprescindible
 Capacidad de aprendizaje Imprescindible
 Orientación al cliente (interno y/o externo) Imprescindible
 Colaboración Imprescindible
 Franqueza / Confiabilidad /Integridad Importante
 Iniciativa Imprescindible
 Desarrollo de relaciones con clientes (internos Imprescindible
y/o externos) Imprescindible
 Capacidad de planificación y organización Imprescindible
 Resolución de problemas Imprescindible
 Responsabilidad Imprescindible

CONFIDENCIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO