CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

SÍNTESIS DEL INFORME

1. Información general Motivo del examen
Unidad Administrativa de Control: Delegación Provincial del Azuay No. NIS:
Ciudad: Cuenca O/T No. 0009-DR2-DPA-AE-2015, memo 0081-DR2-
DPA-AE-2015
Acción de control: Examen especial a: los ingresos operacionales, Fecha: 2015-02-19, y de 2015-04-08
costos, e inventario de farmacia, en la EMPRESA PÚBLICA FARMACIAS
MUNICIPALES SOLIDARIAS FARMASOL EP
Período examinado: Desde: 2012-01-01 Hasta: 2014-12-31 Imprevisto Planificado
x
Entidad examinada
Nombre: Empresa Pública Farmacias Municipales Solidarias FARMASOL EP
Dirección: Avenida 10 de Agosto y Adolfo Torres
Monto de recursos examinados: 39 441 798,06 USD
2. Principales hallazgos Ref. Pág. Inf.
Título del comentario y breve resumen de la conclusión y recomendación, incluyendo datos referentes a las
desviaciones detectadas
Carencia de política para la fijación de precios de venta, sustentada en estudios
técnicos, y aprobada por el Directorio

Conclusión.- La falta de gestión por parte de los Gerentes Generales actuantes en el

período examinado, a fin de que se realicen estudios técnicos que sustenten la
formulación de la política de fijación de precios, que debe ser conocida y aprobada por
el Directorio de la Empresa, ocasionó que FARMASOL EP continúe expendiendo sus
productos en base a porcentajes de utilidades definidos desde el inicio de la empresa,
sin sustento técnico.

Recomendaciones

A la Gerente General 6
1. Dispondrá a la Coordinadora Administrativa Financiera y Coordinadora
Comercial, se prepare un estudio técnico ajustado a los criterios de solidaridad,
accesibilidad, equidad, calidad y focalización de subsidios en concordancia con
la función social de FARMASOL, para el diseño de la política para la fijación de
precios de venta.

2. En base a estos estudios, formulara el proyecto de política de fijación de precios,

y lo presentará al Directorio para su conocimiento, y de ser procedente, su
aprobación.

Notas de crédito no fueron objeto de un adecuado control

Conclusión.- La falta de integración de las notas de crédito al control contable, ocasionó

que estos derechos de la empresa no se encuentren reflejados en la información
financiera de la misma; así también, la falta de designación de los servidores
responsables de la ejecución de la conciliación periódica de saldos con los proveedores, 8
por parte de la Coordinadora Administrativa Financiera, ocasionó que no se detecten de
forma oportuna novedades en el manejo, control y registro de las facturas de compra y
notas de crédito emitidas, y se tomen medidas correctivas.

Recomendaciones
A la Gerente General

Designará a los servidores responsables de la ejecución de las conciliaciones

periódicas de saldos con los proveedores, considerando que estos deben ser
independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de los
recursos, procedimiento que permitirá identificar diferencias y adoptar medidas
correctivas de forma oportuna.

Dispondrá a la Coordinadora Administrativa Financiera verificar periódicamente

la realización de las conciliaciones de saldos, y la aplicación de las medidas
correctivas, en caso de haberse presentado novedades.

Dispondrá a la Coordinadora Administrativa Financiera, en coordinación con la

Contadora, se establezca el mecanismo o procedimiento que permita integrar al
control contable, las notas de crédito que se generan en los procesos de
adquisición que efectúa la entidad.

Disposiciones del Reglamento para Contrataciones de Giro Específico del Negocio

de FARMASOL EP no fueron aplicadas

Conclusión.- La falta de aplicación de las disposiciones constantes en el Reglamento

para las Contrataciones de Giro Específico de Negocio emitido mediante la Resolución
No. 006 CG-FARMASOL, de 20 de septiembre de 2010; y reformado con Resolución
034, de 8 de mayo de 2013, por parte de los miembros que conformaron las comisiones
de compras y los servidores responsables de la ejecución de los procesos; y la falta de
supervisión de los Coordinadores Logísticos actuantes en el período sujeto a examen,
ocasionó que las adquisiciones se ejecuten en tiempos mayores a los previstos en la
reglamentación interna en vigencia, y que no se disponga de documentación que
evidencie el cumplimiento de las obligaciones definidas en el citado reglamento.

Recomendaciones

A la Gerente General 11

6. Dispondrá y verificará periódicamente que los servidores responsables de

ejecutar los procesos de contratación por giro específico del negocio, y los
miembros de las comisiones de compras, den cumplimiento a las
disposiciones del Reglamento para las Contrataciones de Giro Específico de
Negocio.

Al Coordinador Logístico

7. Supervisará permanentemente los procesos de contratación, a fin de

garantizar el cumplimiento de las disposiciones del Reglamento para las
Contrataciones de Giro Específico de Negocio, y evitando que se repitan las
deficiencias descritas en este comentario.

Carencia de Actas de Entrega Recepción por cambio de custodio y deficiencias en

compensaciones efectuadas por diferencias en inventarios de farmacia

Conclusión.-Las deficiencias descritas en este comentario, ocasionaron que no se

asigne en forma adecuada la responsabilidad sobre el cuidado, uso y mantenimiento de
17
los inventarios de la empresa, que no se separen adecuadamente las funciones del
personal responsable de la ejecución de constataciones físicas y las compensaciones
en base a los resultados obtenidos; y, que se efectúen compensaciones sin sustento
técnico.
Recomendaciones

A la Gerente General

8 Modificará el procedimiento “Cruces de Inventarios”, autorizado a partir del 31

de diciembre del 2014, estableciendo que, los productos de los inventarios de
FARMASOL EP, deben cruzarse considerando su presentación, dosis, uso, y
que sean iguales químicamente y en marcas.

9 Modificará el Manual de Funciones de FARMASOL EP, reasignando las

actividades relacionadas con la programación, ejecución de las tomas físicas, y
la realización de ajustes, a distintos funcionarios.

10 Verificará que se haya establecido las causas de las diferencias en más y en

menos, producto de las constataciones físicas, antes de aprobar las
compensaciones de productos.

11 Previo a la aceptación de la renuncia de servidores de la empresa, designará al

responsable de recibir los bienes a cargo del personal saliente, a fin de que se
garantice la suscripción del acta entrega recepción para la adecuada custodia y
protección de los bienes.

A la Técnica de Control Interno

12 Al finalizar las constataciones físicas, elaborará un acta en la que se detallen las

diferencias que se obtengan durante este proceso; información que servirá para
el análisis e investigación de las causas de estas variaciones.

13 Para proponer la compensación de diferencias en más y en menos, detectadas

en las constataciones físicas, necesariamente contará con el cuadro detallado de
productos en el que se evidencie la factibilidad de dichos cruces; documento que
será puesto en conocimiento de la Gerencia, para su revisión y aprobación, antes
de su aplicación.

3. Presuntos sujetos de responsabilidad

Número de la Predeterminación de responsabilidad según el memorando resumen
Predeterminación de
Nombres y apellidos Cargos Responsabilidad Administrativa Predeterminación de Responsabilidad Civil Culposa
culposa
Multa Destit
No. Directa Solidaria Principal Subsidiaria Valor USD
No. USD ución
Jorge Antonio Cisneros
Gerente General
Toledo I.1 292,00

Gerente General
Elsa Silvana García Romero
Subrogante I.4 292,00

Fernando Pauta Suarez Gerente General I.1

1 700,00
,I4
Miryam Ximena Sempértegui I.1
Gerente General ,I.
Arias 1 020,00
3,I
.4
Contadora-
Inés Catalina Vanegas Coordinadora
Matute Administrativa I.2 340,00
Financiera
María Rosa Cordero Coordinadora
Espinoza Comercial I.3 340,00

Leonardo Daniel Bermeo Coordinador I.3

Sigüenza Logístico ,I. 680,00
4
Rosa Alexandra Rubio Técnico De
Álvarez Compras I.3 340,00

Técnico
Profesional En
Manuel Jesús Minchala
Compras
Tamay I.3 340,00
Coordinador
Logístico

Jeanneth del Carmen

Contadora
Hidalgo Armijos I.2 340,00

Maria del Carmen Illescas Técnico

Verdugo Profesional I.3 340,00

Álvaro Valentín Campoverde TECNICO DE

Sigüenza COMPRAS (E ) I.3 340,00

Técnico
Daniel Patricio Morales Calle
Profesional I.3 340,00

Andrea Lucia Tamayo Técnico En

Ramos Compras I.3 340,00

Técnico
Luis Fernando Toral Cepeda Profesional En
I.3 680,00
Compras

Elsa Marina Contreras Técnico de

Contreras Control Interno I.4 2720,00

Holger Wáshington Donaula Jefe de

Remache Bodega I.4 680,00

Carlos Vladimiro Torres Jefe de

Sumba Bodega (E ) I.4 340,00

Diego Fernando Quezada Jefe de

Ruiz Bodega I.4 340,00

Indicios de responsabilidad penal

Detalle de personas que tienen relación directa con los hechos constitutivos del indicio de responsabilidad penal:
 4. Resumen de montos totales de las predeterminaciones de responsabilidades sugeridas
Tipo de responsabilidad: V/parcial USD V/total USD
Total predeterminación de Responsabilidad Administrativa culposa 11 804,00 11 804,00
Total predeterminación de Responsabilidad Civil Culposa
 Predeterminación de responsabilidad civil o glosa
 Orden de reintegro
Total indicios de responsabilidad penal
TOTAL USD 11 804,00
5.- Equipo de auditoría multidisciplinario
Nombres y apellidos
Supervisor: Ing. Rocío Espinoza Garzón
Jefe de equipo: CPA. Edgar Calderón Ledesma
Personal operativo: Econ. Vanessa Moscoso Delgado

f)…………………………………………………..
(Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite la síntesis)

Ciudad:_______________________________
Fecha:_______________________________