INVESTIGACIÓN

OPERATIVA
Facultad de Ciencias Empresariales
Escuela Académico Profesional de Ciencias Contables y
Financieras
Mg. José Carlos Romero Quintanilla
GESTIÓN DE PROYECTOS
Orientada objetivos GDPM

En 1984 tres Consultores

En 2002, la división de
informáticos de Noruega, Erling
consultoría de PwC fue
Andersen, Kristoffer Grude y Tor
adquirida por IBM, y todavía
Haug, socios de la firma Coopers
actualmente en la “caja
& Lybrand, escribieron la primera
de herramientas” del gigante
edición del libro Goal Directed
informático se pueden rastrear
Project Management, que recogía
los signos de la antigua
por primera vez en este formato
aportación
una visión conceptual y un
noruega.
resumen didáctico de las
estrategias, técnicas y
herramientas que la compañía
(por aquel entonces una
franquicia de firmas locales) venía
utilizando para la gestión de
proyectos desde
los años 70 del siglo pasado.
APORTES DE LA GDPM
En cuanto al libro, no ha dejado de
reeditarse desde entonces en varios
idiomas (por desgracia, no en
español) y, junto con las obras de
Kerzner y los manuales del Project
Management Institute, es una de
las obras más vendidas de la literatura de
gestión de proyectos (Andersen et al.,
2000).
GDPM hace énfasis en la necesidad de alinear
los cambios en los sistemas de información con
el desarrollo de las personas y la organización.
Modernamente, esto se ha llamado la “gestión
del cambio”, pero por desgracia en la mayor
parte de los proyectos informáticos sólo se
presenta, en el mejor de los casos, como la
formación de los usuarios. La verdadera gestión
del cambio significa que las cosas se harán de
otra manera gracias a la tecnología, que se
modificarán las actitudes y
comportamientos de las personas y se
introducirán cambios en las estructuras y los
procesos de negocio.
APORTES DE LA GDPM

GDPM toma como punto de partida los

En consecuencia, GDPM pone el acento en el lado errores y problemas con los que habitualmente
humano y organizativo de los proyectos y en la se enfrentan los proyectos y analiza los
necesidad de desarrollar desde el inicio una proyectos fallidos y sus causas. A partir de ahí,
comprensión común de los objetivos y enfoque del se diseñan estrategias y técnicas para
trabajo y una involucración y compromiso anticiparse y resolver los problemas más
compartidos entre todos los que participan en el habituales en las diferentes fases del ciclo de
proyecto. vida del proyecto.
Las principales herramientas de GDPM (el plan de
hitos o la matriz de responsabilidades)
son muy sencillas y comprensibles, casi pueden
escribirse en una hoja de papel, y facilitan la
comunicación entre los “técnicos” y los ejecutivos y
usuarios finales.
APORTES EN LAS CIENCIAS EMPRESARIALES
GDPM comienza siempre desde la La planificación y gestión de los proyectos se
comprensión de los problemas de negocio del desarrolla en dos niveles. El nivel global del
cliente y los proyecto
objetivos que intenta conseguir para su y el nivel de las actividades.
organización. Se trata de diseñar proyectos
que creen valor para el negocio y permitan
alcanzar mejor los resultados que desea el
cliente. A continuación se definen los objetivos
y resultados del proyecto (el mandato), que se
descomponen en hitos (qué hay que
conseguir). El plan de hitos (milestones) es
probablemente una de las mayores
aportaciones de GDPM. En este nivel se
desarrollan las reuniones de dirección y la
comunicación con el cliente.
ES IMPORTANTE RECORDAR

El papel del jefe o

gerente o gestor de
proyecto es relacionar
los dos niveles de la
planificación y gestión del
trabajo.
PAPEL DEL SOFTWARE
En GDPM (como también ocurre en la
literatura del Project Management
Institute y, particularmente,
el PMBok), se insiste en la dimensión
“profesional” de la gestión de proyectos.
Se reconoce que gestionar un proyecto
informático no es lo mismo que realizar
un análisis o construir una aplicación,
y que los gestores de proyecto deben
hacer cosas diferentes, para las que se
requieren habilidades
diferentes y técnicas y herramientas
diferentes.
VAMOS DEFINIENDO
La gestión de proyectos es una disciplina teórica y
una profesión separada, aunque el conocimiento de
la materia del proyecto sea útil, permita supervisar
mejor el trabajo del equipo y ser reconocido entre
sus miembros.
LA CULTURA DEL PROYECTO
La actitud de la organización para entender y
practicar la forma de trabajo por proyectos.
problemas son complejos y afectan a muchas
partes de la organización y a otras
organizaciones (clientes, proveedores o socios) e
involucran diferentes tipos de conocimientos y
habilidades. La manera más efectiva de
enfrentarse a estos retos es la forma de trabajo
por proyectos.
Las empresas y las organizaciones
públicas y no lucrativas abordan
continuamente procesos
operativos (el traslado de sus
dependencias, abrir una nueva
oficina, lanzar un nuevo producto) o
estratégicos (la adquisición de una
compañía, la entrada en un nuevo
mercado regional), por no decir
ya los puramente organizativos o los
de informática.
LA CULTURA DEL PROYECTO EN LAS EMPRESAS

Todo el mundo en la
empresa entiende la forma
de trabajo por proyectos y
lo que esto requiere en la
forma de interaccionar
el proyecto y la
organización de base.
Todos los proyectos tienen
buenos planes que son
vinculantes para los
miembros del proyecto y
para la organización, tanto a
nivel de hitos como de
actividades.
Los planes se controlan,
de manera que todo el
mundo conoce las
variaciones y éstas se
Las decisiones que
toman en serio. afectan a los proyectos
Los proyectos reciben se toman con la calidad
desde la organización los y en el calendario que se
recursos que han sido han acordado y a los que
acordados. la organización se ha
comprometido.
¿CÓMO APRENDEMOS DE LAS EMPRESAS?
Desde los años ochenta, muchas
organizaciones y autores han
encontrado que en la gestión de
proyectos y en las empresas que se
dedican profesionalmente a hacer
proyectos, como las ingenierías y
consultoras, existen valores, culturas,
costumbres y procesos de trabajo
que pueden ser exportados a otras
empresas (Drucker, Peters,
Waterman).
Algunas industrias, como las de
construcción de edificios, barcos
o aviones, son inevitablemente
industrias de proyecto y
orientadas por proyecto. En casi
todas las empresas se hacen
proyectos, y algunos
departamentos como los de
informática o investigación y
desarrollo o marketing parecen
más orientados por proyectos
que otros.
SERVICIOS PROFESIONALES: LECCIONES
Están más orientadas al cliente (costumer
focused) que al producto o la función. La
opinión y los requerimientos del cliente
cuentan y son una fuente de desafío y exigencia
para la gestión del día a día.
Están más orientadas a los resultados e hitos
(goal oriented) que a las actividades y los inputs
o recursos. Convierten cualquier actividad en
un producto final entregable a un cliente que
debe cumplir unas especificaciones.
Están orientadas por procesos (process
oriented) y no por departamentos o funciones
dentro de la organización. Cada proyecto se
compone de un proceso o conjunto de
procesos relacionados.
Fomentan el trabajo en equipo (team work
oriented) más allá de las barreras funcionales o
jerárquicas dentro de la organización. El valor
de un miembro del equipo está en su rol
dentro del proyecto y en su aportación al
conjunto, con independencia de su categoría o
grado jerárquico. Un gerente de un proyecto
puede ser un miembro de equipo en otro
proyecto distinto.
SERVICIOS PROFESIONALES: LECCIONES
Casi nunca existe una función puramente
directiva. Los directivos son también
productores y miembros de equipos de
proyecto.
Los recursos humanos se evalúan
continuamente según sus competencias y
habilidades objetivas que se muestran y
visualizan fácilmente a lo largo del proyecto. La
retroalimentación (feedback) inmediata por
parte de los supervisores y enfrentarse
frecuentemente a retos superiores y
distintos aumentan el aprendizaje y la
satisfacción personal en el trabajo.
Trabajan por fechas límite de entrega
(deadlines), lo que produce una tensión de
logro y productividad normalmente mayor que
en otras organizaciones.
Cada proyecto es, incluso económicamente y
en términos de reporte, una empresa, de la que
se espera un resultado de beneficio. Esta
situación presiona al gerente de proyecto para
optimizarlos recursos y genera en el equipo un
sentido de propiedad y compromiso.
SERVICIOS PROFESIONALES: LECCIONES

Muchas de estas empresas son o han sido

cooperativas con una cultura del mérito
profundamente arraigada. La evolución
profesional del empleado conduce a ser
directivo y socio de la empresa.
Las organizaciones de proyecto son
organizaciones orientadas comercialmente.
Todo el mundo aspira a vender un proyecto,
hacerlo crecer cuando se ha conseguido o
replicarlo en otro cliente.
Por qué son tan importantes los proyectos
en la empresa
“A lo largo de los años de desarrollo de la gestión de proyectos, la alta
dirección de las empresas ha reconocido el papel que tienen
los proyectos en la gestión estratégica de las organizaciones. Los directivos
deberían observar de manera regular el potencial y las contribuciones reales
que los proyectos tienen en la gestión del cambio dentro de la empresa. Más
aún:
Los proyectos son elementos básicos en el diseño y ejecución de las
estrategias de la organización.
La alta dirección gana mayor visión de la trayectoria estratégica de la empresa
cuando observa los proyectos que se están ejecutando en la organización.
Los equipos directivos deberían ser conscientes de cómo la gestión de
proyectos puede ayudar en el desarrollo de nuevos productos, servicios y
procesos organizativos.”
Capítulo II. Aprobación y definición del
proyecto
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
APROBACIÓN
En la fase de aprobación o
cualificación, la dirección
de la compañía identifica
de diferentes
maneras un problema, lo
interpreta o conceptualiza
en forma de proyecto,
encarga y analiza su
viabilidad técnica y
económica y los riesgos y,
en su caso, lo aprueba.
PLANIFICACIÓN CIERRE
DEFINICIÓN Esta fase debe, revisar y, EJECUCIÓN El cierre debe incluir la
sobre todo, obtener un realización de pruebas
Una vez aprobado el acuerdo o contrato La planificación es tan del rendimiento y
proyecto, se solicita de explícito acerca de los importante que la fase de robustez del sistema, su
una unidad o grupo de temas del proyecto. Esto ejecución habitualmente asimilación y utilización
trabajo interno o de una se obtiene mediante contiene un ejercicio por parte de los usuarios
empresa externa una documentos de detalle permanente de preparación y el cumplimiento de los
memoria o propuesta de como son las de planes más detallados, objetivos y estándares
trabajo que contiene la especificaciones del revisión de los planes definidos en el inicio. Es
definición del proyecto. proyecto o la lista de elaborados y el momento de
En esta fase, se analizan trabajos o tareas que hay comprobación de su estado documentar y hacer
con más detalle los que realizar. de avance, replanificación entrega de la
requerimientos del de trabajos, etc. La gestión y documentación del
proyecto y objetivos que documentación proyecto y de hacer una
se desean alcanzar. rigurosa de los cambios es primera evaluación
otro aspecto central de esta técnica, profesional y
fase. económica.
FASES Y CONTENIDOS PRINCIPALES DEL CICLO
DE VIDA DE UN PROYECTO

Lo que se quiere mostrar es la

importancia de las fases anteriores y
posteriores a la ejecución y el peso que
en el conjunto del Proyecto tienen y
deben tener cada vez más. Como se
muestra en el diagrama de del
conjunto de recursos dedicado a un
proyecto, las fases que no son la
ejecución representan más o menos la
misma carga de recursos que las que
son de ejecución. Esto es especialmente
cierto en los proyectos informáticos.