INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE

GESTIÓN DE CALIDAD

CARTA DE PRESENTACIÓN

CONTENIDO

CAPÍTULO I

 Motivo del examen

 Objetivos del examen
 Alcance
 Equipo de Auditoría
 Componentes Auditados
 Indicadores utilizados

CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

 Misión
 Visión
 Estructura Orgánica

CAPÍTULO III

 Resultados del examen de auditoría

 CAPITULO I
1.1. MOTIVO DEL EXAMEN

El presente trabajo de auditoría tiene como finalidad realizar un examen al Sistema de Gestión
de Calidad de la Unidad Educativa “CONOCIMIENTO REAL”, con el propósito de determinar
la eficiencia y eficacia en la calidad procesos de Recursos Humanos, Financiero y Docencia
que fue realizado en cumplimiento de la disposición emitida por el Ministerio de Educación en
el que se autoriza el desarrollo de esta por fines académicos. La auditoría de gestión se inició
con la orden de trabajo OT # 001, con fecha 13 de junio.
.

1.2. OBJETIVO DEL EXAMEN

 Evaluar y verificar la eficacia, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión

de Calidad, con el fin de identificar oportunidades de mejora frente a los requisitos de
cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, considerando
adicionalmente los procedimientos relacionados a los procesos, riesgos, controles,
indicadores y planes de mejora.
 Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de formular recomendaciones, que
permitan fortalecer y mejorar las operaciones de la empresa.
 Establecer el grado en que el área y sus funcionarios han cumplido adecuadamente los
deberes y atribuciones que les han sido asignados en base al cumplimiento del control
interno establecidos en sus normativas y procesos.
 Emitir un informe de auditoría que contenga: comentarios, conclusiones y
recomendaciones que sirvan a la Unidad Educativa para en la toma de decisiones y
correctivos pertinentes.
 Determinar el uso eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales,
tecnológicos.
 Elaborar programas de trabajo que guíen el proceso, planificación y ejecución de la
auditoría.

1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

El examen se realizará a los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad de la
Unidad Educativa “CONOCIMIENTO REAL” en el periodo académico 2009 - 2010, el trabajo
será elaborado por el equipo de auditoría tomando como referencia las políticas establecidas
por la Institución Educativa y el Ministerio de Educación; además de aplicar técnicas,
procedimientos de los procesos auditados y otras actividades necesarias de acuerdo a las
circunstancias correspondientes.

1.4. EQUIPO DE AUDITORES

 Doc. Amaro Berrones Jefe de Equipo
 Karen Guamán Asistente de auditoría
1.5 COMPONENTES AUDITADOS

Proceso: Recursos Humanos

 Subproceso: Selección
 Subproceso: Inducción
 Subproceso: Remuneraciones
 Subproceso: Pago de remuneraciones
Proceso: Financiero
 Subproceso: Cobros
 Subproceso: Contabilidad
 Subproceso: Pagos
Proceso: Docencia
 Subproceso: Planificación
 Subproceso: Seguimiento de docencia
 Subproceso: Evaluación docente.

1.6. INDICADORES UTILIZADOS

Para la identificación de hallazgos de no conformidad de la normativa referente a calidad en el
presente examen el equipo auditor utilizó los siguientes indicadores:

Número de hojas de vida necesitadas

× 100 = % personal contratado
Número de hojas de vidas aprobadas

Número de empleados que conocen las funciones de su cargo

× 100
# total de empleados
= % personal que conoce su cargo

Número de roles con problemas

× 100 = % roles con reclamos
Número total de roles emitidos

Número de roles con reclamos

× 100 = % roles con reclamos
Número total de roles emitidos

Número de facturas con novedades

× 100 = % facturas con novedades
Número de facturas entregadas

Número de documentos fuente ingresados

× 100 = # de documentos correctos
Número de documentos ingresados
 Número de cheques cobrados
× 100 = % de cheques cobrados
Número de cheques emitidos

Planificaciones corregidas
× 100 = % planificaciones corregidas
Total de planificaciones entregadas

Número de clases con problemas

× 100 = % clases con problemas
Total de clases demostrativas observadas

Docentes con problemas

× 100 = % docentes que deben mejorar
Total de docentes calificados
 CAPITULO II
2.1. MISIÓN

“Formar niños, niñas y jóvenes: críticos, líderes, creativos, respetuosos, responsables y

honestos, ofreciéndoles una educación de calidad con sólidos conocimientos basada en el
desarrollo de capacidades, para ser protagonistas del desarrollo técnico, científico y social que
faciliten su preparación académica y la mejora de su calidad de vida.”

2.2 VISIÓN

“Líder en educación bilingüe formando seres humanos críticos y reflexivos con un modelo
pedagógico y gestión consensuado, talento humano capacitado, infraestructura y equipamiento
de punta, demanda estudiantil, practicando solidaridad, respeto y responsabilidad para que se
desempeñe en la sociedad del futuro.”

Plan Estratégico 2009 -2010

2.3. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

“Brindar una atención integral garantizando a los niños y jóvenes el acceso a la educación en
todos sus niveles.”

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Ofertar educación bilingüe implementando estrategias de vanguardia para enfrentarse a

la sociedad moderna con eficacia.
 Implementar un modelo pedagógico aplicando el ciclo experiencial para obtener
aprendizajes significativos de calidad.
 Disponer de infraestructura y equipamiento realizando gestión y cogestión en
organismos nacionales e internacionales para brindar un servicio educativo óptimo.
 Obtener demanda estudiantil sobre el existente ofertando educación de calidad y
humana para promover cambios sociales en la comunidad.
 Practicar valores siendo ejemplo de vida para desempeñarse en la sociedad del futuro
con éxito.
 Brindar educación de calidad a costos accesibles a la población del sector.
 Contar talento humano especializado que permita ofertar un servicio educativo de
excelente calidad.

2.4. BASE LEGAL

En el presente examen se aplicaron las disposiciones legales que se citan en el informe con
referencia a las siguientes disposiciones y reglamentos:

 Ley de Régimen Tributario Interno

 Código de Trabajo
 Ley de Educación y su Reglamento
 Código de la Niñez y Adolescencia
2.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL:

Rectorado

Consejo Directivo

Recursos
Financiero Docencia
Humanos

 El Área de Recursos Humanos es responsable de la selección, inducción del personal

además de elaborar los roles de pago correspondientes a cada mes de trabajo y cancelar
las remuneraciones.

 El Área Financiera es responsable de cobrar las pensiones a los estudiantes, realizar el

procedimiento contable de todos los movimientos financieros de la institución y el pago
a proveedores.

 El Área de Docencia es responsable de la planificación de los syllabus para cada periodo

académico, realizar el seguimiento a los docentes y evaluar a los docentes.
 CAPITULO III
RESULTADOS DEL EXAMEN DE AUDITORÍA.

El examen de Auditoría de Gestión de la Calidad efectuado en la Unidad Educativa

“CONOCIMIENTO REAL” se enfocó a evaluar los procesos de Recursos Humanos,
Financiero y Docencia con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y cumplimiento de la
normativa de calidad. Luego de la aplicación de las pruebas y técnicas de auditoria, se
establecen los resultados mediante un resumen de los hallazgos encontrados y recomendaciones
que constan en el presente informe.

HALLAZGO 1.

TITULO: Falta de puntaje respecto a la experiencia y capacitación para la selección de

personal.

La institución no ha determinado un puntaje que diferencie los años de experiencia y la

capacitación de docentes que van a ser contratados. Motivo por el cual, independientemente de
los años, todos los postulantes que tengan un año tienen la misma ponderación que aquellos con
más trayectoria, así mismo la capacitación no se halla ponderada por el tema de curso, número
de horas, aprobación o asistencia, ni entidad que confiere el documento. Como una práctica de
motivación a la experiencia y capacitación adquirida en los años debió determinarse puntaje
por cada año de experiencia y por los cursos de capacitación realizados acorde a su carrera; lo
que garantiza a la institución contar con docentes experimentados y que han adquirido
conocimiento en impartir la enseñanza. La institución no ha elaborado un escalafón que permite
calificar según sus años de experiencia, sus logros, capacitación, etc. La falta de ponderación
sobre la experiencia trae consigo que no se pueda conocer que tanto un docente puede trabajar
con un estudiante.

 CONCLUSIÓN
La institución no cuenta con un escalafón que permite calificar los años de experiencia de un
docente, con un puntaje.

 RECOMENDACIÓN

Al Rector:
Insertar dentro de las políticas de contratación de profesores la asignación de puntajes por año
de experiencia, cursos realizados, lo que permitirá un mejor desenvolvimiento del docente
frente a los estudiantes y que se reflejará en confianza con los padres de familia.
HALLAZGO 2.

TITULO: Escasas medidas de seguridad con el dinero recolectado

La institución no cuenta con un sistema de seguridad que permita evitar robos al momento de
dirigirse a los diferentes bancos a depositar el dinero recolectado diariamente. Como una
medida de seguridad la Unidad Educativa debe firmar un convenio con alguna institución
financiera para que el representante se acerque a cancelar sus haberes a dicha institución. Se
determinó que hasta la presente fecha no ha existido ninguna situación de importancia que
implique riesgo de pérdida para la institución por robos; motivo por el cual la administración
no conto con implantar políticas o medidas de seguridad respecto al dinero recaudado. La falta
de un sistema de seguridad para depositar el dinero recolectado diariamente puede ocasionar
graves daños a la persona encargada de dirige al banco en caso de que sucediera un robo y
pérdida del recurso.

 CONCLUSIÓN
La institución no cuenta con medidas de seguridad que evite posibles robos al momento de
realizar los depósitos de recursos recaudados.

 RECOMENDACIÓN
Al Rector:
Suscribirá un convenio con alguna institución financiera que permita recibir en depósito en
forma directa en las cuentas de la institución y así evitar pérdidas materiales y personales.

HALLAZGO 3.

TITULO: La institución no dispone de un detalle de proveedores previamente calificados

El 100% de los proveedores que han firmado un contrato con la Unidad Educativa no se
encuentran calificados. La institución debería contar con un banco de proveedores calificados
previamente, mismos que han cumplido con los requerimientos necesarios para ser calificados.
La institución no observó la necesidad de ver proveedores calificados. La falta de un proveedor
calificado no permite conocer la mejor opción que vaya con los intereses de la institución.

 CONCLUSIÓN
La institución no cuenta con proveedores calificados que permitan determinar la mejor opción
de compra que esté acorde a los intereses institucionales.

 RECOMENDACIÓN

Al Rector:
Elaborará una normativa para la selección y contratación de proveedores, misma que será
aprobada por el Consejo Directivo previa su ejecución.

Con el instructivo de calificación de proveedores aprobado dispondrá al personal de la Unidad

Educativa que todas las compras se las dirija con los proveedores calificados.
HALLAZGO 4.

TITULO: No existen políticas para pago a proveedores

La institución no ha determinado políticas de pago que permitan tener un día específico para la
cancelación a proveedores, siendo así que los mismos se acercan el día que deseen a cobrar sus
haberes. La institución debería regular el flujo por la salida de dinero de tal forma que dispongan
del recurso necesario ante eventuales circunstancias que requieran cumplir compromisos
financieros de forma inmediata. La institución no ha establecido políticas de pago. Se
desconoce el día que debe emitirse un cheque y si en la cuenta existe efectivo para emitir el
mismo, generando inconvenientes en el flujo de dinero y credibilidad de la institución.
 CONCLUSIÓN
La institución no cuenta con políticas de pago a proveedores normada a través de un instructivo.

 RECOMENDACIÓN

Al Rector:
Implementará políticas de pago y dará a conocer a los proveedores los días que pueden acercarse
a la institución a cobrar sus haberes.

HALLAZGO 5.

TITULO: No se presentan estados ni índices financieros en forma mensual.

No se han presentado los estados financieros al finalizar cada mes, ni tampoco índices
financieros. Los estados e índices financieros deben ser elaborados al finalizar cada mes para
conocer los resultados obtenidos en las diferentes actividades que realiza la institución para una
toma adecuada de decisiones. Debido al incumplimiento por parte del contador al momento de
presentar estados e índices financieros. Lo que da como resultado desconocimiento del
rendimiento generado mensualmente por parte de la institución, lo que no permite una
apropiada toma de decisiones.

 CONCLUSIÓN

El contador no presenta los estados financieros e índices mensualmente para la toma de

decisiones.

 RECOMENDACIÓN

Al Rector:
Disponer al contador que se entregue los estados financieros con el análisis de los índices
máximo hasta el 08 del mes subsiguiente. En caso de incumplimiento procederá al respectivo
llamado de atención.
HALLAZGO 6.

TITULO: Carpeta de Datos Incompleta.

Las carpetas de datos no contienen todos los documentos que pide en Ministerio de Educación
como requisito al momento de matricularse. Según oficio no. 059 SUBDMQ-10 del 19 de abril
de 2010, al momento de matricularse se debe presentar los siguientes requisitos:
Nivel Inicial: Partida de nacimiento, copia de carnet de vacunas.
2do a 7mo E.G.B.: Partida de nacimiento, libreta de calificaciones del año anterior lectivo y
copia carnet de vacunas.
8vo E.G.B. a 3er Bach.: Partida de nacimiento o copia de cédula, pase de año legalizado y
certificado médico.
Esto se ha producido porque muchas veces se ayuda esperando un tiempo para que el
representante lleve los documentos faltantes, sin embargo, ellos no llevan hasta finalizar el año
escolar. Lo que puede provocar retraso en las legalizaciones al finalizar el año escolar.
 CONCLUSIÓN

Las carpetas de datos no contienen todos los documentos necesarios que se pide al inicio del
año escolar como requisito para la matrícula.

 RECOMENDACIÓN

A la secretaria:
Dar el plazo máximo de un mes para presentar los documentos faltantes al momento de la
matrícula.

HALLAZGO 7.

TITULO: Disminución de estudiantes

Existe un alto porcentaje (15%) de estudiantes que desertaron por diferentes causas en el
periodo examinado. Uno de los problemas fundamentales son las políticas implementadas por
el gobierno. (representa el 42% de deserción). Los estudiantes no deberían desertar en la razón
de la calidad de educación probada que mantiene la institución. Las políticas aplicadas por el
gobierno nacional a implementar la educación gratuita, dio lugar a una salida importante de
estudiantes. La reducción de estudiantes tuvo un impacto negativo a la institución con la
disminución de ingresos.
 CONCLUSIÓN

Se produjo una debilidad económica y social al interior de la institución.

 RECOMENDACIÓN

Al Rector y Consejo Directivo:

Promoverá becas, condonación de deudas a los estudiantes destacados.
ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
CONTENIDOS EN EL INFORME DE LA AUDITORÍA SE SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD A LA UNIDAD EDUCATIVA “CONOCIMIENTO REAL”, POR EL PERÍODO
COMPRENDIDO EN EL PERIODO ACADÉMICO 2009 - 2010.

En la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, a los 10 días del mes de julio de dos mil dicies, a las nueve
horas treinta, el suscrito: Doc. Amaro Berrones – Auditor Jefe de Equipo, se constituyen en el auditorio
de la Institución, con el objeto de dejar constancia de la comunicación final de resultados mediante la
lectura del informe de auditoría de sistemas de gestión de calidad a la Unidad Educativa
“CONOCIMIENTO REAL” comprendido en el periodo académico 2009 - 2010.

Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del informe y se analizaron los
resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de
igual tenor.

NOMBRES Y CARGO FIRMA CÉDULA DE

APELLIDOS CIUDADANÍA
Doc. Amaro Berrones Auditor Jefe de Amaro Berrones 1712155554
Equipo
Karen Guamán Asistente Auditora Karen Guaman 1719064899