Tipología y Planificación de Eventos: Feria Laboral 2013.

Fanny Marcela Arancibia Ahumada

Gestión de eventos empresariales

Instituto IACC

01 de octubre de 2018
 Desarrollo

INSTRUCCIONES: Visite el sitio http://www.sence.cl/sence/?p=28982 y redacte un breve

informe que detalle:
1) Tipo de evento.
2) Organizador del evento.
3) Objetivo del evento.
4) Lugar del evento.
5) Horario del evento.
6) Público al cual se dirige el evento.
7) Servicios ofrecidos durante el evento.
8) Empresas colaboradoras.
9) Medios empleados para difundir el evento.

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área de Marketing y de Relaciones
Públicas de una empresa o institución. O sea que importa beneficios tanto sea para la
prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. De
esta misma manera, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con
los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de tal modo que un evento
reporta una serie de acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano y
largo plazo.

A través de un evento podemos conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda
o a una parte de nuestro público objetivo (Target Group) sobre novedades de empresas,
productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución,
comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre
algunos aspectos sobre la organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de
ser puestos a la consideración del público.

Un evento resulta una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con
una parte de nuestro público objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir
determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros
públicos, organización, profesionalismo y muchos otros.

Para llevar a cabo este trabajo me he inspirado en un evento que se realiza a fin de año y que se
realiza en mi comuna (Licanten, VII región del Maule), este es organizado por la empresa
Licancel Arauco S.A ubicada en dicha localidad.
El tipo de evento es de carácter social, ya que responde a una finalidad u objetivo específico:
reunirse para compartir la esencia misma de este tipo de eventos. El sujeto fundamental es el ser
humano y sus relaciones con el medioambiente, por lo cual carecen de un fin económico. Aquí el
funcionario va en compañía de su pareja o si gusta puede invitar a otro amigo.
Como mencione anteriormente quien organiza este evento es la propia empresa, es por decirlo ya
una tradición, en donde se reúnen los integrantes y los cargos más altos reconocen y entregan
premios a sus trabajadores más destacados durante el año en los diferentes cargos existentes
dentro de la empresa.
El objetivo del evento es cerrar un ciclo, en el cual se han incorporado nuevos funcionarios,
como así también hay otros que por motivos de traslado o por diversas razones el año entrante ya
no desempeñaran sus funciones dentro de esta empresa. Es una instancia para compartir y hacer
algo más grato para quienes se encuentran trabajando en este lugar.
El lugar donde se realiza este evento es en una de las dependencias exclusivas de esta empresa,
Sporting Club, en donde se cierra el lugar para que el acceso sea exclusivo para quienes asistirán.
Este lugar se encuentra ubicado en la parte en que la mayoría de quienes trabajan en la empresa
viven, me refiero a Villa Fresia, en donde residen los más acomodados (por así decirlo) algo
como Las Condes o Vitacura en Santiago.
El horario del evento por lo general es de noche, en donde los asistentes e invitados tienen
entrada desde las 20:30 a 21:30 horas, posterior a esto se realiza un coctel para luego alrededor
de las 22:30 a 23:00 horas llevar a cabo la cena y esto finaliza con un pequeño baile con música
en vivo. El horario de término por lo general es a las 03:00 am.
Como este evento es de carácter privado y exclusivo para quienes se desempeñan en dicha
empresa, es un evento que está dirigido al público interno. Dentro de lo que podemos ver en esta
comuna, es la única empresa que lleva a cabo este tipo de eventos y que es para sus funcionarios.
Los servicios que se ofrecen durante el evento son de coctelería y banquetería completa, el menú
es diseñado por un chef profesional, existen guardias de seguridad contratados exclusivamente
para este evento, hay mozos y todo lo que un evento de tal magnitud implica tener.
Empresas colaboradoras en este evento no existen, ya que es la propia empresa la que se encarga
de organizar y auspiciar todo lo que esto implica para que se lleve a cabo y resulte todo un éxito.
Y por último el medio empleado para realizar esto es el uso de correo interno, posterior a eso se
crea una planilla Excel con los asistentes y quienes le acompañen, para posteriormente enviar
una invitación formal con un mes de anticipación y que en caso de cualquier imprevisto que
suceda y que le impida asistir debe avisar a la secretaria ejecutiva.

La organización de eventos es una herramienta de comunicación muy útil para las empresas ya
que permiten: optimizar los beneficios y las ventas, captar o fidelizar clientes, presentar o
publicitar un producto, servicio o empresa, crear una mejor experiencia de marca y generar
cohesión entre los empleados y su integración en la empresa.

Para organizar un evento con éxito debemos tener muy claro cuál es el objetivo que perseguimos,
qué mensaje queremos transmitir y a qué público objetivo nos dirigimos. Una vez lo tengamos
claro, será el momento de escoger el tipo de evento que encaje mejor con nuestras necesidades.
Una vez se ha decidido contemplar los eventos dentro de las estrategias de mercado de una
empresa, es básico estudiar previamente a las audiencias, para poder entender y estructurar qué
tipo de acto es el más adecuado a la hora de transmitir el mensaje que se quiere hacer llegar al
público. Y para que un evento tenga el éxito esperado se debe abordar en términos de crear,
generar y conectar, para que el concepto de la marca sea capaz de vincular de forma efectiva con
el público.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra
empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización de diferentes
tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.
La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda vez que nos
exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que
evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que
pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento
con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido
clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y consideración pública y que
han tenido repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales.
 Bibliografía

IACC (2013). Tipología y planificación de eventos. Gestión de Eventos Empresariales. Semana

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