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INTEGRANTES:
BPM es la convergencia de las tecnologías con las teorías de gestión de procesos, esta
convergencia produce nuevos diseños de procesos muy cercanos a la aplicación o
sistema necesario para la empresa, que se conoce bajo el término de Procesos
Empresariales, dado por Michael Hammer. El Proceso Empresarial es el centro de los
procesos y atraviesa transversalmente departamentos y líneas divisorias, por lo que
pueden ser estandarizados y optimizados a través de la organización. Bajo el enfoque
BPM los procesos son la espina dorsal para lograr los objetivos y estrategia
empresarial, para lo cual se combinan los conocimientos del Negocio (a través de
métodos y herramientas) con las Tecnologías de la Información, lográndose un entorno
de mejora continua totalmente automatizada, aportando a la vez agilidad, innovación,
competitividad y eficiencia. Utilizando el diseño de procesos de negocio y la tecnología,
la solución BPM habilita procesos empresariales medibles y estandarizados, pudiendo
ser reusables y que pueden conectarse por medio de una red de computadoras. Esta
nueva clase de tecnología facilita las tareas de cambio de los procesos de negocio,
separando las aplicaciones principales o primarias de los procesos de negocio y facilita
que los procesos ya no sean estáticos en el tiempo una vez que son concebidos
BPM busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los
procesos de negocios que una organización implementa. El enfoque contempla tanto
procesos manuales como automatizados y no se orienta a una implementación de software.
BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva
clase de herramientas de software empresarial. Ha posibilitado adelantos muy importantes
en cuanto a la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el rendimiento de
negocio.
Con BPM:
Por lo tanto se puede establecer, bajo este contexto histórico, que BPM surge de la
aplicación de conceptos de reingeniería con los de calidad: “la meta primaria de BPM es
para mejorar los procesos de negocio de tal forma que se garantice que las actividades
críticas que influyen en la satisfacción del cliente se ejecuten tanto eficiente como
eficazmente. Puede involucrar pequeños pasos de mejora así como aprender
continuamente de las mejores prácticas, resultando en un rediseño radical de procesos de
negocio que logren un rendimiento superior”.
Luego vino el sistema Enterprise Resource Planning (ERP) que ganó la atención de los
empresarios y al igual que el BPR, esta metodología tuvo sus ventajas y desventajas. Para
inicios del milenio las empresas se entusiasmaron con el Customer Relationship
Management (CRM) que se centran en la gestión con los clientes. Esta exitosa estrategia
comercial beneficia y prioriza lo que se conoce como el front office pero deja de lado los
procesos del back-office o procesos de apoyo o soporte. Es por eso que más recientemente
Six-Sigma ha venido a llenar ese vacío. El resultado final, por ahora, del largo camino en
busca de la eficiencia organizacional basada en procesos es lo que se conoce con el
acrónimo de BPM
El concepto de BPM surgió en los Estados Unidos, y en 2003 comenzó a ser utilizado en
gran escala por organizaciones interesadas en nuevas herramientas para la
implementación y el control de sus estrategias. BPM (Business Process Management, o
Gestión del Performance Corporativa) es una categoría de sistemas enfocada en el
acompañamiento de desempeño. El aparecimiento del BPM aconteció a partir de la ola de
implementación de los sistemas integrados de gestión (ERPs) en las grandes empresas
privadas. Están en esta categoría productos como SAP, Peoplesoft y sus similares
nacionales: Microsiga, Datasul etc. Los ERPs contienen una infinidad de reglas, cuya
alteración es costosa y demorada, requiriendo personal especializado de TI. Ya los BPMs
extraen de los ERPs la administración de estas reglas y posibilitan a los analistas de
proceso hacer alteraciones sin modificar la programación.
Por otra parte, pensadores de dirección como Peter Drucker y Tom Peters comenzaron
a abogar por la Reingeniería de los Procesos de Negocio (Business Process
Reengineering- BPR) como una nueva herramienta para lograr el éxito en un mundo
dinámico. La reingeniería es una metodología apropiada para revisar y rediseñar
procesos, así como para implementarlos, enfocándose en agregar valor a cada uno de
los pasos de un proceso y eliminar aquellos que puedan dar ningún valor agregado,
siendo muy apropiada para generar organizaciones horizontales y organizaciones por
procesos, así como para reducir costos, tiempos de procesos, mejorar el servicio, la
motivación y participación del personal.
1. EVALUACIÓN INICIAL
Este punto no es requisito indispensable, más bien es una forma de medir que tan grande
será el esfuerzo que se necesitará para llevar a cabo la implantación del BPM.
Es de suma importancia tener el apoyo de la alta gerencia, porque aun teniendo una
metodología BPM y una visión amplia de los procesos, esto no será de utilidad si no se
cuenta con el soporte y apoyo de la alta Gerencia.
Si no se obtiene el apoyo de la alta gerencia el BPM será mucho más propensa a quedar
en sólo un buen intento. Para lograr este soporte de la Alta Gerencia, se debe saber
“vender” los beneficios que el proyecto BPM traerá a la organización, en términos no solo
monetarios sino también en términos de ganancia en eficiencia, eficacia y cultura
organizacional.
3. SELECCIONAR UNA METODOLOGÍA
Antes de iniciar cualquier tarea relacionada a un proyecto BPM, se debe tener en claro cuál
es la metodología que empleará para ello, para obtener un modelo formal y claro a seguir
durante la ejecución del proyecto BPM. Se debe elegir una metodología que se adapte a
sus necesidades específicas de la organización, que no sea ni muy completa ni muy simple,
dependiendo del caso.
Contar con un presupuesto para la implantación del BPM asegura que se ejecute el
proyecto, una vez definido el alcance del proyecto se puede realizar una estimación de la
inversión. En estos proyectos en muy difícil determinar una tasa de retorno de la inversión.
Toda iniciativa BPM no debe olvidar nunca a las personas. Estas son las que realizan las
tareas, los procesos. Es muy importante hacer una valoración de cómo el proyecto BPM
afectará a las personas dentro de la organización. ¿Se reducirá personal a raíz de esta
iniciativa?, ¿se reubicará personal?, ¿se cambiarán los turnos de trabajo?, ¿ requerirán los
empleados realizar nueva tareas?. Todas estas son preguntas que se deben tomar en
cuenta a la hora de planificar un proyecto BPM.
Cambio cultural
Usuarios
Directivos
Parte técnica
Tareas a ejecutar:
2. Realizar capacitaciones.
Para poder ejecutar los diferentes pasos que se proponen a continuación, es necesario que
existan constantes capacitaciones y superación del personal (Ver Tabla #1).
Objetivo: Identificar y seleccionar el (los) proceso (s) a implementar con BPM. Técnicas y
herramientas: Tormenta de ideas, Método Delphi, Lista de Chequeo.
Tareas a ejecutar:
El Consejo de Dirección de la entidad y todo aquel personal que la entidad crea necesario
por su experiencia o conocimientos serán los que analizarán cuáles son los procesos que
tributan de manera prioritaria al cumplimiento de la estrategia de la organización. Para ello,
se debe realizar un análisis de aquellos elementos de la gestión estratégica que estén
definidos en la entidad:
Al analizar la misión se podrá conocer cuál es la razón de ser de la empresa, a qué
se dedica y a quién sirve con su funcionamiento.
Con el análisis de la visión se conoce en qué anhela convertirse la organización, o
sea, hacia dónde se dirige.
A partir de las estrategias y objetivos estratégicos se profundiza en las metas que
se traza la entidad para cumplir con la misión y la visión.
Una vez analizados los elementos anteriores se listan, ordenados por prioridad, todos
aquellos procesos que responden a los elementos abordados anteriormente.
Propietario o Dueño del proceso: Individuo responsable del rendimiento integral del
proceso.
Tareas a ejecutar:
1. Definir criterios para la selección de una BPMS. Para la selección de una herramienta,
se deben tomar en cuenta diferentes criterios, los cuáles siempre estarán en función de las
necesidades de la organización y de la visión que tenga el equipo que se encargará de
poner en funcionamiento la misma. Existe otra serie de factores que deben ser analizados,
como los proveedores.
A continuación, se muestran una serie de criterios que pueden ser utilizados como base
para el análisis de las herramientas BPMS (Ver Figura #2).
La relativa inmadurez en la utilización del enfoque BPM implica que es demasiado pronto
aún para que exista un consenso generalizado acerca de todos los pasos que deberían
ser tenidos en cuenta para llevar a cabo su implementación y por tanto, lo que definen es
el ciclo de vida del BPM. Esas son las tareas que se ejecutarán en este paso:
1. Modelar: Esta actividad dentro del ciclo de vida incluye el modelo del proceso de negocio,
donde se incluye la definición de eventos, actividades, gateways, proceso y subproceso,
así como los participantes. Además, es aconsejable que durante la misma se definan los
Indicadores Claves de Desempeño o KPI. Esta actividad debe ser realizada por el analista
de negocio y conciliada con el dueño del proceso. Existen herramientas que permiten la
simulación luego de esta etapa, aunque otras exigen la definición mínima de modelos de
datos y reglas de transición (Tibco, BizAgi Process Modeler –aunque es necesario
conectarse al proveedor de la herramienta para que se ejecute).
Objetivo: Mejorar el proceso de negocio (modelo del proceso, modelo de los datos,
participantes, reglas de negocio y formularios) a partir de las brechas y limitantes
detectadas durante la Monitorización.
Tareas a ejecutar:
2. Realizar mejora en el proceso de negocio. Una vez que se aprueba el cambio (en la
mayoría de los casos por el propio dueño del proceso), se implementa el mismo y a partir
de ese momento, los casos de uso lo comienzan a implementar, es decir, de forma
inmediata el proceso de negocio asume la mejora realizada. De esta forma se garantiza la
mejora continua del ciclo de vida de los procesos de negocio, ya que la organización detecta
situaciones en las que se requiere tomar una decisión y por tanto, generar un cambio que
va a tributar, de forma rápida y eficaz, en la mejora y optimización de los procesos de
negocio automatizados y a su vez de los restantes procesos que contengan estos.
5. PRINCIPALES DIFERENCIAS CON MODELOS CON LOS QUE
COMPITE.
De manera similar a los sistemas ERP / CRM, también hay una serie de desventajas
en el uso de los sistemas BPM en comparación con los enfoques tradicionales. A
pesar de las desventajas descritas anteriormente, es poco probable que las
organizaciones vuelvan a los métodos tradicionales y más arcaicos de gestión
corporativa. En su lugar, es probable que estas desventajas se resuelvan mediante
cambios técnicos, organizativos e individuales.
Tecnológicamente, la arquitectura orientada a servicios (SOA) y los enfoques de
ingeniería han sido propuestos y pueden brindar mayor flexibilidad y menos
complejidad (Bell, 2008), especialmente si se entregan a través del Software como
servicio (SaaS) (Schneider 2007).
Muchas veces falla una implementación de BPM debido a la falta de
comunicación. BPM requiere análisis, monitoreo y cambios tecnológicos.
Los cambios afectan tanto a los trabajadores como a los clientes. Y si los
trabajadores no se incorporan temprano a la integración de BPM, puede llevar al
fracaso. Lo que puede llevar a la pérdida de beneficios, el tiempo y tal vez al
empleado impar o dos.
Y, por supuesto, Capital BPM es el adecuado para el trabajo . ¿Por qué no
enviarnos una nota si necesita BPM para aumentar los resultados en su empresa? :)
Las empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse de las herramientas
de gestión de procesos empresariales (BPM) , ya sea para ejecutar un proceso
o cien, desde los flujos de trabajo más básicos (como una simple aprobación) hasta
los más complejos, e involucran a unos pocos participantes o docenas.
Las mejores soluciones BPM son flexibles, adaptables y escalables, y están
diseñadas para no solo acomodar sino acelerar la evolución de la
organización . Después de todo, quieres que tu negocio crezca y nunca sabes lo
que está a la vuelta de la esquina, especialmente en esta era de transformación
digital .
Dependería del proceso, pero la situación clásica donde falla la automatización es cuando
el sistema automatizado decide mal o enmascara un problema.
Otro podría ser donde se convierta en un problema de mantenimiento. Los seres humanos
se adaptan bastante bien a las fluctuaciones en el flujo del proceso, normalmente los
sistemas automatizados no lo hacen.
Al decir que participé en los proyectos en los que la automatización del proceso de negocios
permitió que una persona realizara el trabajo de un departamento pequeño y ese
departamento pudo dedicar su tiempo a aumentar significativamente los ingresos de la
empresa.
La automatización es un conjunto de herramientas y procedimientos para hacer que las
cosas funcionen de manera más efectiva, pero puede haber problemas:
Los sistemas ERP, CRM y BPM actuales tienen una serie de desventajas
significativas en comparación con los métodos arcaicos tradicionales de
administración de funciones corporativas. Es probable que estas desventajas
continúen a menos que se produzcan cambios significativos en los enfoques
técnicos, organizativos e individuales.
Contras ... bueno, si BPM no se implementa correctamente, puede ser una pérdida de
tiempo y fondos.
La optimización y automatización de procesos con una solución de BPM
como WorkflowGen puede aumentar considerablemente la agilidad, la reactividad y la
productividad de su empresa, y brindarle una clara ventaja competitiva.
6. BENEFICIO PRINCIPAL DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO.
La tecnología BPM permite a las empresas el crecimiento empresarial a partir de la
habilidad en la modelación, administración y optimización de los procesos de negocio,
aumentando significativamente las ganancias o beneficios representados en el ROI
(rentabilidad de la inversión), así como manteniendo el control de la organización y tomando
las acciones necesarias para el mejoramiento continuo de la misma.
Las empresas han identificado que las actividades y procesos de su negocio deben fluir de
manera articulada de principio a fin. Por tal motivo, después de haber realizado inversiones
en soluciones parciales que no dieron respuesta eficiente ni efectiva, y que no permitieron
la flexibilidad y agilidad requeridas, han identificado que la tecnología BPM es un factor
clave y estratégico que no solo garantiza la automatización de sus procesos, sino que
articula las actividades entre las personas, la coordinación y la orquestación de los procesos
del negocio, optimizando.
Como todo modelo de mejora tiene sus pros y sus contras, las implicaciones negativas del
método en su mayoría, se podría decir que son consecuencia de una mala implementación
del método.
A continuación, se describen algunas implicaciones negativas de la implementación del
BPM:
El costo de la inversión que debe realizarse, es una inversión para la cual un ROI
debe calcularse cuidadosamente. A veces se está mejor simplemente no haciendo
nada en absoluto, es probable que cueste mucho dinero al negocio (de todas las
formas que pueda imaginar: impacto financiero, interrupción del negocio, nuevos
problemas técnicos, moral, etc.).
Los trabajadores que forman parte de ese proceso pueden sentir que no tienen
la flexibilidad de hacer el trabajo para adaptarse a su propio estilo.
Las desventajas con estos sistemas tienden a estar en las herramientas y flujos de
trabajo demasiado complejos que requieren una amplia capacitación y una
capacitación de contextualización empresarial. Los sistemas son difíciles de usar, lo
que conduce a una baja facilidad de uso, atención a los detalles y, en consecuencia,
problemas de calidad de los datos.
Cada vez que se introduce BPM, las empresas deben confiar en expertos con décadas
de experiencia en software y metodologías de BPM . Los expertos deben trabajar con
la empresa para comprender los puntos débiles y ofrecer soluciones adecuadas para
agilizar las decisiones comerciales.
8. RECOMENDACIONES A UNA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA
PARA GOZAR DE LOS BENEFICIOS DEL MODELO ANTE SU
INCAPACIDAD DE ADOPTARLO INTEGRALMENTE.
También se debe evitar seleccionar procesos muy sencillos como crear el proceso de una
nota de gasto que no va generar valor a la organización, se deben buscar un proceso que
sí que dé valor inmediato a la empresa, donde se pueda tener un desarrollo del proceso a
corto plazo y que en poco tiempo ya tengamos un retorno de la inversión.
El proceso seleccionado nos debe garantizar que, si cumplimos con una serie de
indicadores, vamos a obtener un valor para la empresa, entonces es mejor centrarse en un
proceso que sea clave, pero no el más crítico de la organización. El el proceso seleccionado
debe existir una persona encargada que este empujando efectivamente ese proceso, es
importante que ese proceso de un valor importante al negocio en sí y que sea fácil de
implementar para no fracasar desde el principio.
Para identificar los procesos que generan valor a la empresa es necesario realizar un
estudio de todos los procesos que existen, elaborar un mapa de procesos, observar los
procesos que son los más críticos, los procesos que solo son de apoyo y cuáles pueden
producir mayor valor. A partir de ahí decidir pues cuál es el que voy a escoger y una vez
escogido ese proceso pues lo que tendremos que hacer es irlo desarrollando de tal forma
que se vaya automatizando ese proceso, cuando ya hayamos alcanzado nuestros objetivos
con ese proceso, podemos empezar con otros procesos.
9. BIBLIOGRAFIA
Introducción al BPM