HOSHIN KANRI: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA JAPONESA PARA TODOS

Todos reconocemos que los japoneses son simples y directos y no echan rollo. Cuando hablamos de
planeación estratégica y de indicadores nos interesa lograr el resultado, no perdernos explicando por qué no
pudimos.

Planeamos para:

 Definir objetivos.
 Elaborar planes concretos
 Encontrar indicadores medibles y entendibles
 Comunicar eficientemente objetivos y planes al interior de la empresa
 Trabajar en equipo y cumplir los objetivos.

Parecen muchas cosas a la vez. Podrías pensar que toma meses o años adquirir los conocimientos de
planeación estratégica que se necesitan para lograrlo.

Afortunadamente, no es así. Planear no es tan complejo como parece. Ya los japoneses nos simplificaron el
camino con Hoshin Kanri, un método de planeación estratégica y de mejora que utilizan empresas de todo
tamaño, y que bien aprendido, nos permite en poco tiempo planear estratégicamente.

Para aplicar Hoshin Kanri (*) es necesario utilizar algunas técnicas de calidad japonesa, un buen
entrenamiento en la metodología, sentido común y mucha práctica.

En Hoshin Kanri, como en muchas cosas de la vida, para mejorar es necesario saber lo que queremos. Si
sabemos lo que queremos Hoshin Kanri nos ayuda a conseguir el objetivo.

En cualquier empresa es ideal que la mejora y la planeación estratégica empiecen en la Dirección General y
de allí llegue a las demás áreas, lo cual, a veces no sucede.

Utilizando Hoshin Kanri, sin embargo, podemos mejorar tanto si somos la dirección general como si somos
de mandos medios.

Los 5 puntos clave que tenemos que definir en nuestro proceso de mejora usando Hoshin Kanri son los
siguientes:

 Objetivo,
 Meta,
 Estrategia,
 Indicador y
 Persona Responsable.

Objetivo: Lo que queremos lograr. Debemos definirlo de manera sencilla. El objetivo es lo más importante,
lo que nos va a ayudar a consolidar nuestra empresa, nuestra dirección o nuestra gerencia.

Meta: Valor a lograr para cumplir el objetivo. Es clave en el proceso de planeación fijemos una meta realista.
Para definir nuestra meta es necesario analizar, entre otros factores, el mercado, el comportamiento de
nuestros principales indicadores, y conocer nuestras fortalezas y debilidades.
Estrategia: Acciones que vamos a implementar para lograr la meta. Se recomienda que las estrategias sean 3
o 4 como máximo, para focalizarnos en las prioritarias. Si tratamos de implementar un número mayor de
estrategias, como cada una se ramifica en varias en las áreas inferiores, es probable que nuestras
actividades sean demasiadas e inmanejables, y nos compliquen en exceso la supervisión y el seguimiento de
las mismas.

Indicador. Nos ayuda a supervisar el logro del objetivo en todo el período de tiempo que elegimos. La
periodicidad con la que vamos a generar indicadores dependerá de la periodicidad con la que queramos
supervisar el cumplimiento de las metas. Así, podemos generar indicadores diarios, semanales, mensuales o
con la periodicidad que nos convenga. El indicador también se conoce como KPI ó Key Performance
Indicator.

Persona responsable. Es el encargado de implementar, ejecutar y vigilar el cumplimiento de la estrategia.

Para ejecutar la estrategia el responsable deberá diseñar planes de trabajo y probablemente dividir las
acciones a realizar entre las áreas que apoyan. Es importante que el responsable tenga nombre y apellido.

Ejercicio:

Pensando en el Hoshin Kanri de una empresa comercializadora, un objetivo concreto sería incrementar
utilidades. Después de que nuestra empresa comercializadora analizó el mercado, su comportamiento, sus
fortalezas y debilidades, decidió que una meta razonable sería lograr el 4% de incremento anual en
utilidades.

Los números base de la empresa son los siguientes:

 De cada 100 prospectos que contacta cierra 20.

 Costo de venta: 10
 Precio de cada venta al cliente: 12.5
 Utilidad: Venta – Costo = 12.5 * 20 – 20*10 = 50
 Utilidad en porcentaje: 50/250 = 20%

Ejemplos de estrategias para lograr el objetivo:

a) incrementar en 50% la conversión de prospectos a clientes.

b) disminuir en 5% el costo de ventas.

Ejecutando correctamente la estrategia tenemos:

 De cada 100 prospectos cerramos 30.

 Costo de venta: 9.5
 Precio al cliente: 12.5
 Utilidad: Venta – Costo = 12.5 * 30 – 30*9.5 = 90
 Utilidad en porcentaje: 90/375 = 24%
 Incremento de 4% de utilidad.

Y cumplimos así el objetivo propuesto.

Uno de los secretos de comunicación metido de manera natural en Hoshin Kanri es la forma en la que
pasamos o asignamos responsabilidades a las áreas con las que colaboramos.
Pensemos que la comercializadora de nuestro ejemplo tiene solo 3 niveles jerárquicos, siendo lo dos
primeros: Dirección General, el primer nivel; Ventas y Operaciones, en el segundo nivel.

Basado en los números y análisis anteriores mostramos el Hoshin de la Dirección General.

Dirección General. Objetivo: Incrementar las utilidades. Meta: 4%

Estrategia Indicador Responsable
Reducir costos mensuales de los 5% se mide mensual durante un Área de Compras
productos que se venden año Juan López
Aumentar el porcentaje de 50% medición quincenal durante Área de Ventas
ventas a clientes potenciales un año María García
En base al Hoshin de la Dirección General el área de ventas crea el propio:

Ventas. Objetivo: Aumentar el porcentaje de ventas a clientes potenciales. Meta: 50% anual
Estrategia Indicador Responsable
Incrementar el porcentaje de 100% de incremento de ventas Mercadotecnia
ventas a clientes potenciales en clientes potenciales Luisa González
Reducir el tiempo entre el primer Reducir el tiempo de venta en Call Center
contacto y el cierre de ventas 50% (pasar de 3 meses a 1.5 Pedro Pérez
meses)
Capacitar al personal en ventas 12 horas de capacitación al mes Call Center
por teléfono Pedro Pérez
Finalmente, el Hoshin del área de operaciones quedó de la siguiente manera:

Operaciones. Objetivo: Reducir costos mensuales de los productos que se venden. Meta: 5% anual
Estrategia Indicador Responsable
Conseguir proveedores alternos 1 proveedor nuevo al trimestre Compras
con mejor margen 5% adicional de margen en Mario Gómez
proveedor nuevo
Analizar productos que dejan Mayor o igual al 5% adicional de Ventas
más utilidad y eliminar los que margen en el promedio de todos Mónica Rodríguez
dejan menos los productos. Medición mensual
Esto es, las estrategias de la Dirección General se convierten en los objetivos y los indicadores se convierten
en las metas de las áreas subordinadas.

Éstas áreas subordinadas también participan en el proceso de mejora general y elaboran sus propios planes
de trabajo para lograr sus objetivos, y por hacerlo de esta manera, nacen alineados al objetivo de la
dirección general.

Así, siguiendo el proceso, es fácil que las áreas se comuniquen y trabajen en conjunto, ya sea porque reciben
o porque transmiten indicaciones.

En conclusión, Hoshin Kanri es una metodología de planeación estratégica cuya simplicidad y claridad hace
que podemos aprenderla y aplicarla sin importar el tamaño de nuestra empresa. Hoshin Kanri nos ayuda a
ser concretos y focalizarnos en lo importante, a comunicar mejor nuestros objetivos, a definir y aclarar
responsabilidades, y a trabajar en equipo para lograr nuestros sueños.

Como referencia sin meternos con los Kanjis, aquí el significado de Hoshin Kanri:

Ho – Dirección; Shin – Foco; Kan – Alineación; Ri – Razón