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1. OBJETIVO
Establecer, documentar, controlar y mantener la base documentaria de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con los requisitos de las
Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a toda la base documentaria de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo: Manuales de gestión, procedimientos,
instrucciones, planes de gestión, programas, registros (formatos), documentos internos y externos.
3. DEFINICIONES
SIG: Sistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud en el trabajo.
Manual Integrado de Gestión: Documento central que enuncia la estructura de la
organización, los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad, sistema de gestión
ambiental, la gestión de seguridad y salud ocupacional y las referencias a toda la
documentación.
Procedimientos: Documentos que explican la forma y los responsables de ejecutar una
actividad o proceso.
Instrucciones: Son documentos que detallan la forma de desarrollar una actividad o tarea
específica referida a un procedimiento.
Programa de Medio Ambiente o Seguridad y Salud en el Trabajo: Especifica las
actividades, responsabilidades, plazos y recursos establecidos para lograr los objetivos y
metas relacionadas a la SST o al Medio Ambiente.
Registros: Documentos que proveen evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos.
Formato de un Registro: Documentos que darán lugar a un registro cuando se utilicen para
registrar una actividad, control, lectura, entre otros.
Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG, identificados y asignados a una
persona para su uso y aplicación correspondiente.
Copia No Controlada: Copia de los documentos del SIG que son impresos con fines didácticos
o de revisión.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde al Coordinador del SIG
Distribuir y mantener un adecuado control de la documentación del SIG.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. Presentación y Contenido de los Documentos
Ver Anexo 1.
Para el caso de la política de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, el estado
de revisión se identifica únicamente por la fecha de aprobación.
5.2. Elaboración de Documentos
La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión al que aplique, puede
generarse en cualquier área de la organización a iniciativa de cualquier integrante de la misma.
Esta persona elabora un borrador del documento y lo entrega al Responsable del Área respectiva
para que coordine la revisión y aprobación con quién corresponda (ver anexo 2).
Nota: Una vez aprobado el documento debe ser entregado al Coordinador del SIG, a fin de que
reemplace a la versión anterior.
ANEXO 1
DISEÑO DE DOCUMENTOS
Representante de la
Política del Sistema de Coordinador SIG / Dirección / Supervisor
Gerente General
Gestión Integrado Quién designe el RED o Comité de SST
(cuando aplique)
Representante de la
Objetivos del Sistema de
Coordinador SIG / Dirección / Supervisor
Gestión (según Gerente General
Quién designe el RED o Comité de SST
corresponda)
(cuando aplique)
Gerente General /
Representante de la
Coordinador SIG / Representante de la
Programas/ Planes del Dirección / Supervisor
Quién designe el RED Dirección o Supervisor o
Sistema de Gestión o Comité de SST
Especialista de Comité de SST (cuando
Integrado (según (cuando aplique)
supervisión o aplique)
corresponda) Jefe de Proyecto o
proyecto Jefe de Proyecto o
supervisión
supervisión
Representante de la
Dirección / Gerente Representante de la
de Gestión de Dirección/ Gerente de
Procedimientos, Coordinador SIG /
Proyectos (Serv.NC) / Gestión de Proyectos
instrucciones del SIG u Supervisor SST/ Quién
Coordinador SIG/ (Serv.NC) / Supervisor o
Obligatorios por las Normas designe el RED
Supervisor o Comité Comité de SST (cuando
de SST (cuando aplique) / Gerente General
aplique)
Procedimientos Gerente
Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativos Administrativo
Gerente de Proyectos o
Jefe de Proyecto o
Procedimientos Operativos Personal del Área Jefe de Proyecto o
supervisión
supervisión
Instrucciones Gerente
Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativas Administrativo
Jefe de Proyecto o Jefe de Proyecto o
Instrucciones Operativas Personal del Área
supervisión supervisión
Gerente
Gerente Administrativo
Formatos / Registros Personal del Área Administrativo o
o Jefe de área
Jefe de área
Jefe de Proyecto o Jefe de Proyecto o
Especificaciones Técnicas Personal del Área
supervisión supervisión
Gerente
Otros Documentos Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativo
ANEXO 3
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Tipo de Documento
T: PL : Plan
P: AF : Administración y Finanzas
ST : Servicio Técnico