PROCEDIMIENTO PRT-CNSP -001

RECEPCION Y CONSERVACION DE MUESTRAS Ed.Nº 01 Ej. Nº

BIOLOGICAS EN LA ETAPA
F. E.: 2005-06-28
DE PRE- ANALISIS
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RECEPCION Y CONSERVACION DE
MUESTRAS BIOLOGICAS EN LA ETAPA DE
PRE- ANALISIS

ELABORADO POR: CNSP Blga. Marìa Beltràn Estrada

CNSP Blga. Flor Urcia Ausejo
CNSP Blgo. Josè Luis Portilla Carbajal
CNSP Blgo. Christian Baldeviano Vidalòn
CNSP Blgo. Silver Vargas Apaza

REVISADO POR: CNSP TM. Giovanna Sanjinès Lòpez

CNSP TM. Rosalina Reyes Bocanegra
CNSP Blga. Miriam Guevara Robles

APROBADO POR: MEMORANDO N°135 -05-DEENOT-CNSP/INS FECHA: 2005-07-04

EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA Y TIENE UNA VIGENCIA DE 2 AÑOS CONTADA A PARTIR DE LA
FECHA DE SU APROBACIÓN.
EQUIPO DE GESTION DE LA CALIDAD DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PUBLICA PROCESA LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN Y
ACTUALIZA LAS EDICIONES VIGENTES DEL MISMO

PROHIBIDO REPRODUCIR SIN AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA
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INDICE
EL EQUIPO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PUBLICA PROCESA LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN Y ACTUALIZA LAS EDICIONES VIGENTES DEL
EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA Y TIENE UNA VIGENCIA DE 2 AÑOS CONTADO A PARTIR DE LA FECHA DE SU APROBACIÓN

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CARATULA 1

INDICE 2

1. OBJETIVO 3

2. CAMPO DE APLICACION 3

3. POLITICA 3

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3

6. RESPONSABILIDADES 4

7. ASPECTOS GENERALES 5

8. ASPECTOS DE BIOSEGURIDAD 5

9. DESARROLLO 5

10. REGISTROS Y ARCHIVO 7

11. ANEXOS 7

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1. OBJETIVO
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Establecer el procedimiento técnico administrativo del proceso de recepción y

conservación de muestras en el CNSP.
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2. CAMPO DE APLICACIÓN

Se aplica a todas las muestras biológicas provenientes del sistema del servicio
de salud, tanto público como privado que llegan al CNSP.

3. POLITICAS

El CNSP cumple con las medidas de bioseguridad nacionales e internacionales

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4.1. PRT-CNLSP-001 Envío de muestras biológicas en la Red Nacional de

Laboratorios en Salud Pública (2000).
4.2. PRA-CNSP-017 Revisión de compromisos con el cliente.
4.3. Norma Técnica Nº 15 Manual de Procedimientos de Laboratorio para la
Obtención y envío de muestras (I)
4.4. Norma Técnica Nº 18. Manual de bioseguridad para los laboratorios.
4.5. Catalogo de servicios del CNSP.
4.6. Guía para el transporte seguro de Substancias Infecciosas y Especimenes
Diagnósticos-OMS

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. control de calidad de muestra: Actividad dirigida a evaluar las condiciones de

las muestras antes de ser procesadas por el laboratorio.
5.2. establecimiento de salud: unidades que conforman el sistema de servicios de
salud.
5.3. sistema de servicios de salud (SSS): Conformado por:
- Establecimientos pertenecientes al MINSA: puestos de salud, centros de
salud, laboratorios de referencia regional, direcciones de salud, hospitales e
institutos especializados.
- Establecimientos de salud pertenecientes a las fuerzas armadas y policiales.
- Establecimientos de salud particulares (clínicas, laboratorios privados).
- Essalud (empresa de servicios de salud).

5.4. ficha clínica epidemiológica: Formato de solicitud de examen clínico que

describe los datos de filiación del paciente, los datos clínicos epidemiológicos
del mismo y los datos de la muestra según PR.T-CNLSP-001 Envío de muestras
biológicas en la red nacional de laboratorios en salud publica (2000).

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5.5. Investigación de brote: Estudio conducido para identificar la fuente individual de

casos y el modo de transmisión de los agentes causales en situaciones de
epidemia localizada.
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5.6. Laboratorios de Referencia Nacional: Unidades ejecutoras y normativas que

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conforman el CNSP.

5.7. material biológico: cualquier material procedente de humanos o animales.

5.8. proyecto de investigación: estudios de investigación, cuyo protocolo este

aprobado por el INS, y que puede ser ejecutado por investigadores del INS o en
colaboración con otras entidades externas.

5.9. sistema de información: es la base de datos en la cual se registran la

información de las muestras que ingresan al CNSP.

5.10. vigilancia epidemiológica: Conjunto de acciones que permiten realizar la

observación sistemática de los problemas en salud, para definir actividades de
prevención y control, están incluidas las enfermedades sujetas a notificación
obligatoria según las directivas de OGE.

ABREVIATURAS

CNSP: Centro Nacional en Salud Pública.

MINSA: Ministerio de Salud

6. RESPONSABILIDADES

6.1. El Director General del CNSP es responsable de la implementación del presente

procedimiento autorizando el aprovisionamiento de recursos necesarios para su
cumplimiento.
6.2. El Director Ejecutivo de Enfermedades no Trasmisibles es responsable de
aprobar el presente documento.
6.3. Los directores ejecutivos del CNSP supervisan el cumplimiento de las
disposiciones contenidas en el presente procedimiento y aprueban el catálogo de
los servicios de diagnósticos en lo que les compete.
6.4. Las Direcciones Ejecutivas son responsables de comunicar al área de recepción
de muestras y entrega de resultados la existencia de brotes a fin que se tomen
las medidas necesarias para facilitar el ingreso y manejo de muestras.
6.5. El área de obtención y recepción de muestras es responsable de la obtención
y/o recepción de muestras biológicas, así como de verificar en la medida de lo
posible, el cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo de los
procesos analíticos; esta actividad la desarrolla coordinadamente con los
laboratorios encargados de ejecutar el ensayo solicitado.
6.6. El área de obtención y recepción de muestras también se carga de codificar las
muestras y de ordenar el ingreso de datos de las fichas epidemiológicas al
sistema informático, así como de la distribución de las muestras a los

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laboratorios del CNSP, para los servicios de vigilancia sanitaria y control de

calidad
6.7. El personal del servicio de apoyo de recepción y toma de muestras y los
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laboratorios del CNSP, pueden proponer por escrito ante su jefe inmediato,
medidas que permitan mejorar el procedimiento, el jefe inmediato dirigirá el
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documento ante el director general del CNSP la propuesta mediante documento

dirigido al jefe del INS quien lo presentará ante el comité técnico especial para
que lo evalúe y emita su opinión.

7. ASPECTOS GENERALES

7.1. Las muestras biológicas para ser admitidas deben adjuntar la documentación
requerida conforme al presente procedimiento según sea la modalidad de
ingreso.
7.2. El servicio de recepción de muestras deberá disponer de lo siguiente:
7.2.1. La relación de proyectos de investigación aprobados por la jefatura para el año
en curso y que haga mención a aquellas investigaciones de años anteriores y
que aun no han sido concluidas y por ende seguirán ingresando las muestras.
7.2.2. Un catalogo de servicios de diagnostico y conservación de las muestras.
7.2.3. Instructivos y procedimientos normativos para el manejo adecuado de las
muestras biológicas.
7.2.4. Manual de normas de bioseguridad para la manipulación de muestras biológicas

8. ASPECTOS DE BIOSEGURIDAD

El servicio de recepción de muestras deberá considerar las normas de

bioseguridad descritas en el Manual de Bioseguridad del CNSP.

9. DESARROLLO

Recepción y/o Toma de muestra

9.1. Documentación: El personal del área de recepción de muestra debe verificar si

las muestras tienen la documentación completa según lo establecido en el
siguiente cuadro.

Establecimiento de Salud Documentación Requerida

Perteneciente al MINSA Oficio de referencia
Ficha clínica(según el anexo A) de cada
uno de los pacientes*

FFAA y policiales Resolución Jefatural-INS de exoneración o

comprobante del respectivo pago en caja
Orden medica del análisis clínico

EsSalud Resolución Jefatural-INS de exoneración o

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Establecimiento de Salud Documentación Requerida

comprobante del respectivo pago en caja
Orden medica del análisis clínico
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Servicios de salud particulares Resolución Jefatural-INS de exoneración o

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comprobante del respectivo pago en caja

Orden medica del análisis clínico

*De no haberse emitido el oficio correspondiente el paciente pagará su

derecho por el examen requerido.

La obtención de la Resolución Jefatural-INS de exoneración y de los convenios

Inter-institucionales se describe en el documento PRA-CNSP-017 Revisión de
compromisos con el cliente.

9.2. Condiciones de la muestra: se verifica si las muestras cumplen las condiciones

óptimas para su posterior diagnóstico por el laboratorio, dichas condiciones se
detallan en el catálogo de servicios de diagnóstico y conservación de las
muestras. Se verifica que cada una de las muestras sea trazable con la ficha
clínica, es decir, que contenga como mínimo los siguientes datos:

- Nombre y apellidos completos del paciente

- Código de identificación en caso que se trate de muestras que requieran
salvaguardar la confidencialidad del paciente
- Fecha de obtención de la muestra
- Tipo de muestra

Si las muestras son tomadas en el CNSP debe cumplir las mismas condiciones
de trazabilidad.

9.3. Condiciones del embalaje: El embalaje debe cumplir las especificaciones

técnicas dadas por la OMS en su documento “Guía para el transporte seguro de
Substancias Infecciosas y Especimenes Diagnósticos”.

Codificación

9.4. Las muestras recepcionadas serán codificadas con un número que consta de 10
dígitos los cuales se refieren a:
los dos primeros números, al mes en que ingresan;
los 5 siguientes números, son el orden correlativo en que están ingresando y
los dos últimos números se refieren al año en curso.
Cada uno de estos tres grupos son separados por un guión.
Ejemplo: 03-20987-02
Se refiere a que es la muestra 20987 fue recibida en marzo del año 2002.

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Registro

9.5. Serán registradas en el sistema informático aquellas muestras que cumplan con
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las especificaciones dadas en el numeral 7.1 y 7.2 de acuerdo al presente

documento.
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9.6. Si las muestras no cumplen las especificaciones del numeral 7.1 estas serán
calificadas y registradas como producto no conforme de acuerdo al
procedimiento PRA-CNSP-003 Control de Productos No conformes.

Conservación

9.7. En el servicio de recepción de muestras, la conservación se realizará bajo

condiciones que aseguren la viabilidad de la muestra según el catalogo de
servicios de diagnostico y conservación de las muestras.
9.8. La conservación de estas muestras en el área de recepción no excederá las 48
horas siempre y cuando no presenten no conformidades en la documentación.
9.9. Las muestras con no conformidades en la documentación serán conservadas en
el servicio de recepción por un plazo máximo de 2 meses (teniendo en
consideración el tipo de muestra y el análisis solicitado) asegurando su
viabilidad, luego de este tiempo serán eliminadas según el procedimiento de
PRT-CNSP-005 Manejo, transporte y disposición de Residuos.

10. REGISTROS Y ARCHIVO

Los formatos que darán lugar a los registros de éste procedimiento son los
siguientes:

Ficha clínica
Oficios
Orden médica
Resoluciones
Base de datos del Sistema PHLIS

11. ANEXOS

No aplica

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