ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

“El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos.”(Tomado de Wikipedia)

Los archivos de documentos son un tipo de archivo de datos texto o binario, utilizados
para almacenar documentos con formato, es decir que pueden incluir texto, imágenes,
videos, tablas, gráficos, múltiples páginas, o enlaces a otros documentos.

Documentos más conocidos son utilizados por documentos creados por Microsoft Office.

Importancia

Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los

documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

“Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere
conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo
presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.”(Tomado
de los archivos son vitales)

Tipos de archivo

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en

Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

1. Archivos de Gestión

“Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en
un lapso de 1 a 5 años.”(Tomado de tipos de archivos)

Se desarrollan las siguientes etapas:

 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
  Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
2. Archivo Central

“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de
la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.” (Tomado de
tipos de archivos)

Se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
3. Archivo Histórico

“Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.” (Tomado de tipos de archivos)

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

La importancia de los archivos en la sociedad

1. “Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación.
3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar
su valor y su significado.
 4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.
5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la
constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.”(Tomado de los
archivos son vitales)

Ejemplos de archivos de documentos.

 Microsoft Word utiliza documentos con extensión .doc y .docx.

 Microsoft Excel utiliza hojas de cálculo con extensión .xls y .xlsx.
 Microsoft PowerPoint utiliza presentaciones con extensión .ppt y .pptx.

Bibliografía
(17 de 01 de 2017). Recuperado el 08 de 11 de 2018, de Porque los archivos son vitales:
http://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-
necesarios/

Tipos de Archivos. (2017). Recuperado el 08 de 11 de 2018, de Tipos de Archivos. Gestion

Documental:
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/tipos-de-
archivo/