PLANEACIÓN COMO FUNCION ADMINISTRATIVA

ÍNDICE.
Importancia de la planeación………………………………………………3

La previsión como parte de la planeación………………………………..3

Principios de la planeación…................................................................3

Proceso de planeación……………………………………………………..5

Análisis del entorno…………………………………………………………5

Filosofía organizacional…………………………………………………….7

Estrategias……………………………………………………………………9

Políticas y reglas………………………………………………………...…10

Procesos y procedimientos……………………………………………….11

Programas………………………………………………………………..…12

Presupuestos………………………………………………………….……13

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2.1.- Importancia de la planeación.
La planificación (planeación o planeamiento) es una función administrativa que
comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la
formulación de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo
de planes de acción que señalen cómo implementar dichas estrategias.

Dicho en otras palabras, la planificación analiza dónde estamos, establece dónde

queremos ir, y señala qué vamos a hacer para llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.

Permite proponer objetivos y señala qué es lo que se va a hacer para poder

alcanzarlos. Permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa,
coordinar mejor las tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los resultados,
ello gracias a que nos facilitar comparar los resultados obtenidos con los
planificados.

2.2.- Previsión.
Es aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de
datos relevantes del pasado y del futuro, de tal forma que se puedan construir
contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc.

El propósito de la previsión es que todo administrador sea visionario, pero a la

vez previsor, ya que en la actualidad, la única constante es el cambio y debemos
estar preparados para enfrentarlo.

Es la base necesaria para la planeación ya que fija objetivos y plantea la

selección de cursos de acción.

Elementos.

 Objetivos.
 Investigación.
 Cursos alternativos de acción.

2.3.-Principios de la planeación.
Principio de universalidad: Supone la inclusión de todos los factores que
propicien desarrollar el plan de forma efectiva.

Principio de racionalidad: La sustentación de los planes debe apoyarse en el

uso de la lógica, por lo que deben incluir metas logrables.

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Principio de precisión: Para lograr cumplir las metas con la eficacia y eficiencia
deseadas, es imprescindible planificar con precisión, que se cierre el paso a lo
eventual y a las improvisaciones.

Principio de flexibilidad: El principio anterior debe dejar un margen para los

cambios que pueda ser necesario introducir, debido a las variaciones no
previsibles en el entorno.

Principio de la unidad: Todos los planes que se elaboren en la organización

deben responder a un plan general único, para lo cual es preciso garantizar su
coordinación e integración.

Principio de factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable, no tiene sentido

elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas, que resulten imposibles de
lograr.

Principio de compromiso: La planificación debe incluir el compromiso de todos

los miembros de la organización para llevar a vías de hechos las discusiones
aportadas a su ejercicio.

Principio del factor limitante: Supone que los administradores tengan las
competencias necesarias para detectar los factores que puedan limitar o frenar el
logro de las metas y propósitos de la organización.

Principio de inherencia: Sustenta que la planeación es inherente a cualquier

organización humana, y es condición necesaria de la administración.

2.4.-Tipos de planeación.
Planeación estratégica: Proceso que sienta las bases de una actuación
integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones,
identifica cursos de acción específicos, formula indicadores de seguimiento sobre
los agentes sociales y económicos locales a lo largo de todo el proceso.

Planeación táctica: Parte de la planeación estratégica, se refiere a las cuestiones

concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas, y
el empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los
objetivos específicos.

Planeación personalizada: Parte del enfoque analítico de los acontecimientos y

las acciones que intervienen en la persona humana como origen y punto de
equilibrio del contexto conocido.

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Planeación operativa: Se refiere básicamente a la asignación previa de las
tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades
de operaciones.

Planeación sistemática: Es un proceso permanente, sistemático y entrelazado

con los objetivos que la institución desea alcanzar.

El plan es la base para las decisiones del día a día, contiene la proyección en un
futuro supuesto y representa el rendimiento mínimo que esperamos superar con
las oportunidades que el medio ofrecerá.

2.5.-Proceso de planeación
Un Proceso de Planeación es el conjunto de estrategias y acciones estimadas con
el fin de obtener un objetivo en concreto. Así pues, se trata de una previsión de
futuro y definición de una estrategia para alcanzar los resultados esperados.

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN

Con independencia del tipo de proyecto o empresa en la que estemos inmersos,

las partes del proceso de planeación suele ser: planificación estratégica, táctica y
operativa.

La planeación estratégica tiene en cuenta el objetivo principal y planifica acciones

a largo plazo. Suele durar unos dos años, aunque cada vez se reduce más este
periodo. Se trata de la visión de empresa en un futuro.

La planeación táctica se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo las
estrategias definidas previamente. Estima su consumo y la aplicación funcional de
los mismos. Su estimación ronda uno o dos años.

Por último, en la planeación operativa se asignan los recursos al equipo, se

identifican las métricas con las que controlaremos cada uno de los objetivos de las
actividades y definiremos las sub-tareas necesarias. Se trata de establecer el
alcance de nuestro proyecto, lo que significa también la elaboración de un
presupuesto.

2.5.1.- Análisis del entorno

El análisis del entorno es el proceso a través del cual la empresa es capaz de

identificar los factores estratégicos del entorno y de diferenciar entre
oportunidades (factores que influyen positivamente) y amenazas (factores que
influyen negativamente). El análisis del entorno forma parte, junto con el análisis
interno, del diagnóstico estratégico de la empresa y del Análisis DAFO.

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Dos tipos de técnicas se pueden utilizar para realizar un análisis conjunto del
entorno: el Perfil estratégico y el Método de los Escenarios. En el primero de los
casos, la empresa puede identificar sus oportunidades y amenazas asignándoles
un valor numérico en función del grado de importancia de cada una de ellas. En el
segundo de los casos, la empresa diseña distintos escenarios futuros (con
indicación del comportamiento predecible de los factores del entorno) para
anticipar estrategias.

Entorno: factores externos o internos que pueden ejercer una influencia sobre la
empresa.

Factores estratégicos del entorno:

• Entorno general.

• Entorno específico.

ANÁLISIS EXTERNO

Como pude entender el propósito de este es identificar oportunidades y amenazas

estratégicas en el ambiente operativo de la organización que influirán en la
manera en que se cumple su misión.

En esta etapa prácticamente se deben de examinar tres ambientes

interrelacionados: el inmediato a ambiente de la industria en el que opera la
organización, el ambiente nacional o del país, y el más amplio, el socioeconómico
y macro ambiente.

En el caso del ambiente de la industria, su análisis exige una valoración de la

estructura competitiva de la industria a la que pertenece la organización, lo que
incluye la posición competitiva de la organización específica o focal y la de sus
principales competidores. También requiere el estudio de la naturaleza, la etapa,
la dinámica, y los antecedentes de la industria.

ANÁLISIS INTERNO

El análisis interno sirve para aislar las fuerzas y debilidades de la organización.

Aquí se consideran aspectos tales como identificar la cantidad y la calidad de
recursos y capacidades de una compañía y las maneras de construir habilidades
únicas y habilidades distintivas o específicas de la compañía cuando se examinan
las fuentes de la ventaja competitiva...

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Para consolidar y mantener está, la empresa debe lograr un nivel superior en la
eficiencia, calidad, innovación y atención al cliente. Las fortalezas de la
organización conducen a un desempeño superior estas áreas, sus debilidades, a
uno deficiente.

2.5.2.- Filosofía organizacional

La misión.- es el motivo o la razón de ser por parte de una organización, una

empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la
actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento
dado.

Por ejemplo:

 “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos

estatales”.
 “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.

La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice, así

como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que dispone. Si
se trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del que se trate,
de las necesidades de la población en ese momento dado y la situación del
mercado.

La visión.- es una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo
espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La
visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al
grupo para continuar con el trabajo.

Por ejemplo:

 “Su visión como funcionario es encontrar una manera novedosa y eficiente

de administrar los recursos estatales”.
 “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de
mejor calidad del mercado local”.

La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales

presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos
inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

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Valores organizaciones

Los valores organizacionales es un elemento clave por los que se rigen las
personas que colaboran y los empleados que trabajan junto para poder obtener el
mismo objetivo puede ser para una empresa, compañía o una institución donde
los valores organizacionales sean efectivos y así los miembros del grupo deben
ejercerlos por las convicciones propias y no por establecimientos donde cada
persona tiene que estar seguro de que actúa bajo las normas de conducta que le
puede favorecer tanto a él como al resto del grupo. Estos valores pueden
perjudicar o puede favorecer de manera directa la realización de las funciones
propia del grupo porque están relacionados con la construcción de un ambiente de
trabajo sano que permite que el ser humano se desarrolle de una manera
profesional, donde los valores tienen el objetivo de dar razón o motivo al personal
de modo que puede mejorar y así la empresa, compañía o institución pueda
avanzar.

Objetivos

Los objetivos empresariales son aquellas metas de negocio que cualquier

organización empresarial debe tener a la hora de definir estrategias y acciones,
siempre en un periodo de tiempo especificado.

Aunque a menudo se tiende a pensar que el único objetivo que puede tener una
empresa, es el de hacer negocio y aumentar sus beneficios, la realidad es bien
distinta.

Tipos de objetivos.

Según el tiempo.

A largo plazo: Son aquellos que han de lograrse en un plazo de tres o más años.

Mediano plazo: Aquellos que han de llevarse a cabo en un plazo de entre uno y
tres años.

Largo plazo: Objetivos que han de conseguirse en menos de un año.

Según su jerarquía.

Objetivos estratégicos: Son los objetivos generales de la empresa, que suelen

estar marcados a largo plazo y formulados por los más altos directivos de la

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organización. Están unidos al crecimiento de la empresa de forma constante y
muy alineados con su visión.

Objetivos tácticos: Son los objetivos de cada departamento de la organización.

Están destinados a alcanzar los objetivos estratégicos.

Objetivos operacionales: Son los objetivos específicos de cada trabajador en

concreto; por lo tanto, los formula el encargado de departamento.

¿Cómo deben ser los objetivos?

El término SMART define a la perfección las características de los
objetivos: específico, medible, práctico, realista y medible en el tiempo.

Y es que, una de las características más importantes de los objetivos medibles

es la temporalidad. De nada sirve establecer un objetivo si no se hace en un plazo
de tiempo determinado.

Política institucional.

Decisión descrita que se establece como una guía para los miembros de una
organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos
asuntos.

Políticas institucionales generales

Expresan los comportamientos que pueden esperarse por parte de cualquier

partícipe de la organización y sus principal función es la de evitar que aparezcan
comportamientos injustos de un miembro respecto de los demás.

Políticas institucionales de servicio

Intentan expresar la calidad del comportamiento que la organización requiere de

su personal, dependiendo de la función que desempeña la empresa.

Clarifican lo que se espera de las personas en los diversos cargos de la institución

y como resultado de su aplicación, se pueden mantener los niveles de calidad en
el servicio.

2.5.3.- Estrategias

Estrategia es un plan para dirigir un asunto. Una estrategia se compone de una

serie de acciones planificadas que ayudan a tomar decisiones y a conseguir los
mejores resultados posibles. La estrategia está orientada a alcanzar un objetivo
siguiendo una pauta de actuación.

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Una estrategia comprende una serie de tácticas que son medidas más concretas
para conseguir uno o varios objetivos.

Estratégica

• La estratégica es sistemática, es decir, es organizada y conducida con base en

una realidad entendida.
• Es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales.
• Define metodología, prioridades y políticas para lograr metas específicas.
• Desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y
obtener así los fines buscados.
• Es un proceso para decidir de antemano el tipo de esfuerzo de implantación que
se debe hacer, cuándo y cómo se debe realizar, quién lo llevará a cabo y qué se
hará con los resultados.
• Deberá entenderse como un proceso continuo, especialmente en cuanto a la
formulación del rumbo organizacional, ya que los cambios en el entorno son
constantes.

Táctica

Cuando se cuenta con una visión a futuro que va definiendo el camino y se han
establecido los objetivos que deberán ser alcanzados, es necesario:
• Contar con un plan de acción para determinar las actividades, los medios y el
orden en que serán implementados, pues es así como se establece la “Táctica” o
método para alcanzar dichos objetivos.
• Definir los pasos, las prioridades a seguir, las responsabilidades y hasta las
personas que se encargarán de cumplir las metas previamente señaladas.

Operativa

• Tiene su enfoque en el presente, es en donde se desarrollan las actividades que

conforman el cumplimiento de metas que en su conjunto van a lograr los objetivos
propuestos.
• Se diferencia de la planeación táctica en que la primera (la planeación táctica),
se refiere a la puesta en marcha y la segunda a la manera en que se pretende
llevar a cabo la operación.
• Define el quien y los recursos con los que se va a llevar a cabo el plan de acción
para conseguir metas específicas en el presente.

2.5.4.- Políticas y reglas

Las políticas y reglas de una empresa pueden parecer algo complicado de

entender debido a su cercana relación. Ambas tienen una misión muy importante

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que es, establecer las directrices o guías para que se cumplan los objetivos de
negocio. Comúnmente las políticas y reglas de una empresa las podemos
encontrar en documentos como el manual de políticas y procedimientos, el manual
de operaciones, los manuales de procesos y procedimientos, entre otros. Dada su
gran relevancia a continuación mostraremos qué es cada una de ellas, sus
características y ejemplos que nos permitan entenderlas mejor.

Algunas de las características de las políticas son:

 Orientadas a lograr los objetivos del negocio

 Debe proporcionar un esquema amplio y dejar el alcance a los
colaboradores para la interpretación, de modo que su iniciativa no se vea
obstaculizada
 Las políticas no deben ser mutuamente contradictorias y no debe haber
incoherencias entre dos políticas que puedan generar confusión y demora
en la acción
 Requieren de otros elementos para hacer precisa su implementación, como
los procesos y procedimientos
 Deben ser lógicas, flexibles y deben proporcionar una guía para pensar en
la planificación y la acción futuras. Además, deben proporcionar límites
dentro de los cuales se deben tomar decisiones
 Las políticas deben reflejar el entorno del negocio interno y externo
 Las políticas deben ser por escrito y el lenguaje de las políticas debe ser
inteligible para las personas que deben implementarlas, así como aquellos
que se verán afectados por ellas

2.5.5.- Procesos y procedimientos

Los procedimientos son una secuencia de pasos fijos. Se detalla y especifica

cómo proceder para la ejecución de cualquier tarea como: el uso del extintor, el
flujo de documentos para la aprobación de vacaciones, el seguimiento de una
receta. Se implementa y no sufren grandes cambios.

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Los procesos son dinámicos y gestionados según una finalidad. Un proceso
puede ser administrado por varias personas con diferentes objetivos. Podemos
tomar como ejemplo el proceso administrativo que tiene la finalidad de potenciar la
eficiencia de los recursos en una organización o empresa. No hay pasos a seguir
pero sí el mismo objetivo para personas y departamentos diferentes. Los procesos
se representan gráficamente mediante diagramas de flujo.

2.5.6.- Programas

Es un complejo de políticas, procedimientos, reglas, asignación de funciones, de

recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de acción
determinado.

Los programas son un tipo de planificación generalizada, que tiene por objeto
definir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos
y a la estrategia establecida por la empresa.

Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son

generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son más específicos, porque
están definidos para actividades específicas. En el caso de los programas
generales, se podría mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa
es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de
trabajo podría ser:

El departamento de producción deberá estudiar y analizar la capacidad productiva

de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para
las nuevas metas de venta, para ello deberá:

Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la

producción

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2.5.7.- Presupuestos

Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se

formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en
términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo

que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes.
Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o
gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces
sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

 Presupuestos públicos: son los presupuestos que hacen organizaciones

públicas como los gobiernos para las diferentes partidas y áreas
 Presupuesto privados: se hacen en empresas y organizaciones de
carácter privado

 Presupuestos estimados: se formulan mediantes bases empíricas y casos

de estudio, por lo que las cifras presupuestadas deben representar de
forma probable los resultados finales.
 Presupuesto estándar: están realizados sobre bases científicas, por lo que
minimizan al máximo las probabilidades de error de los presupuestos.
Teóricamente, las cifras marcados y los resultados finales deben ser
iguales.

 Presupuestos principales: son los presupuestos que informan sobre los

puntos más importantes del conjunto de áreas de la empresa u
organización. Incluyen los diferentes presupuestos auxiliares.
 Presupuestos auxiliares: son los presupuestos que representan una de
las áreas que conforman una organización.

 Presupuestos a corto plazo: este tipo de presupuestos se realizan para

un tiempo máximo de 1 año

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 Presupuestos a largo plazo: establecen presupuestos con una duración
de más de 1 año

 Presupuestos flexibles: en este tipo de presupuestos ya se presuponen

algunas variaciones que se pueden producir, por lo que permiten ciertos
cambios dentro de unos límites y un margen considerable
 Presupuestos fijos o asignados: estos presupuestos son exactos y no
dan lugar a ningún tipo de modificación. Esto provoca que sus gestores
deban ajustarse al máximo a las cantidades marcadas

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