TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

FICHA 1667898

AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS

Presentado por

JHON SEBASTIAN SUAREZ FONSECA

FICHA: 1667898

Presentado a

PAULA ANDREA PALACIOS CORREA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
MEDELLIN

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AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS

INTRODUCCION
Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están
generando cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo
entre los jefes de las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe
de presupuestos, esto está ocasionando que la organización este dividida en
intereses propios y no el de un solo objetivo, es por eso que en este trabajo se
realiza una agenda de trabajo con el fin de dar solución a los conflictos que se
están presentando, es normal que todas la organizaciones tengan desacuerdos,
aunque son estos una oportunidad para que cada una pueda demostrar su
potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto debe ser una
discusión de no violencia, sino una discusión de creatividad, de dinamismo, de
pro actividad para generar estrategias que le den a la organización lo mejor de
cada uno y mejorar los procesos y tiempo de entrega para la satisfacción del
cliente.

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 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el
cual surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de
los procesos de la cadena logística, en la situación de conflicto están
involucrados el jefe del almacén, el jefe de compras, el jefe de costos y el jefe de
presupuestos, el desacuerdo que se presenta es por el incumplimiento que se
vienen presentando en las entregas de los pedidos a los clientes. Durante este
esta semana se realizará una agenda de trabajo, en el cual nos reuniremos para
debatir el conflicto que hay en la organización por el incumplimiento al cliente,
nos reuniremos el día lunes a las 7am. Donde se revisará la situación y daremos
solución a cada uno de los conflictos.
Agendamiento de trabajo organizativo
Lunes 7am: se revisará criterios del jefe del almacén o inventarios.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al
almacén los pedidos solicitados.
Hoy lunes se tomará en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de
compras para que el almacén cuente con la materia prima necesaria.
Investigaremos porque el jefe de compras se demora más de 10 días en entregar
al almacén los pedidos solicitados, la materia prima porque esta tan demorada
en llegar, pensamos que los procesos de compras son muy importantes
realizarlos de una manera eficiente para que se eficaz, además de eso tenemos
que tener en cuenta que es muy importante para la empresa seleccionar los
mejores proveedores, es bueno pensar en los tiempos de entrega, si nuestro
proveedor se está demorando 10 días en entregarnos la materia prima,
preguntemos porque ?,¡ que es lo que está pasando?.
Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha
sido porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la
selección de proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está
cumpliendo con nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera
inmediata. Ahora pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la calidad
de nuestro nuevo proveedor, y tener un sistema de evaluación para evaluar su
desempeño que satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que
tendremos en cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la
responsabilidad, los tiempo de entrega, los precios, los costos, el servicio al
cliente, gestión de reclamos, compromisos, referencias empresariales, todos
estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo proveedor sea
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mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga que
parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que nuestro
objetivo en la empresa es encontrar la solución a procesos que nos generan
cuellos de botella y no permiten que siga la continuidad en nuestra producción,
el conflicto intergrupal que está generando el no darnos cuenta que el trabajo
debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, el conflicto se debe tomar
como algo positivo para la empresa porque nos deja entrever, en que situaciones
de malos procedimientos estamos fallando, y nos ayuda a un mejoramiento
continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos en la organización.
Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los conflictos de una
manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para encontrar la solución.
Martes 7am: se revisará criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que
suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:
b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles
de inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y
oportunidad al manejo de los inventarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los
presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar
los costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos
trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir
buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la organización
en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer
nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser
de acuerdo a la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo
sin utilizarlo hay que bajar costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe
compras debe trabajar de la mano con jefe de presupuesto para que así nuestro
inventarios tenga la capacidad que necesita para cumplir los procesos de
producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.
Miércoles 7am se revisarán los criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de
compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales
suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que
garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación.
Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras
en el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también
puede ser algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos
colocaremos en la tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario
extremo del almacén, y el jefe de presupuestos realizara un análisis de la
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demanda que tenemos en pedidos de los cliente, ya con la información se
debatirá la situación de compra en grandes volúmenes y poner manejar buenos
precios, realizaremos antes de tomar cualquier decisión una matriz dofa donde
verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos
pueden ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar grandes cantidades
de materia prima pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios
más bajos, o también podría generarle a la organización un sobre costo en los
inventarios.
Jueves 7am Criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de
compras:
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna
los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el
proceso de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el
tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar
los que los procesos dependen de otros procesos en la logística para poder
avanzar, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información
pues los procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la
organización. Según nuestro plan de trabajo y con los nuevos inventarios
sabremos cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles serán
las compras cruzando con el inventario, jefe de presupuesto, debes de ver
estrategias de mejora para que los costos sean los mejores y así poder cumplir
con el cliente.
Viernes 7am Criterios del jefe costos y presupuestos
Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y
presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de
inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar
rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de
ahora en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la
situación, y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección
de proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando
sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,

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 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Jefe de Almacén Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo

Jefe de compras Realizar cambio de proveedores,

realizar sistemas de evaluación para
que el proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo

Jefe de costos Analizara la demanda del mercado

Jefe de presupuesto Organizará el presupuesto de la

organización.
Análisis dofa para ver posibles
estrategias.

 Justificación de cada una de las actividades a desarrollar para solucionar el

conflicto.
1. Al realizar los inventarios semanales y realizar la reorganización del
almacén le ayudara al jefe de almacén para para optimizar todas sus
actividades a tiempo.
2. Al realizar los cambios de proveedores se da la oportunidad de conseguir
proveedores que cumplan con las entregas a tiempo, con mejores precios
y mayor calidad.
3. Al tener conocimiento de la demanda de productos en el mercado el jefe
de costos podrá manejar mejor los precios de compra y veta de los
productos, así como el stock necesario para mantener el almacén bien
abastecido.
4. Al mantener el presupuesto de la compañía bien distribuidos no deberá
haber problemas a la hora de requerir nuevos implementos parala
compañía y al realizar la matriz dofa podremos saber nuestras debilidades
oportunidades de mejora fortalezas y tomar las acciones necesarias para
no decaer en los mismos errores.

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 Descripción del cómo se va a desarrollar cada una de las actividades para

solucionar el conflicto.
1. El jefe de almacén deberá realizar el inventario semanal y a medida que
lo haga deberá ir organizando la mercancía como sea mas conveniente
para optimizar el rendimiento del almacén.
2. El jefe de compras deberá realizar un análisis a las ofertas de cada
proveedor para así escoger el que mas le convenga a la compañía.
3. El jefe de costos deberá mantenerse actualizado sobre la demanda de
productos y recios en el mercado para así poder mantener los productos
de la compañía a un precio que les favorezca.
4. El jefe de presupuesto deberá mantener organizado el presupuesto de la
compañía y analizar cuidadosamente cada una de las requisiciones
solicitada por cada área ara así asegurar que no se van hacer compras
innecesarias que puedan afectar a la compañía

Conclusiones
El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los
conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se
compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la
cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella que
están estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que
podamos cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo,
comunicación necesaria con las tecnologías de información para que los
procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.

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