Manual de Procedimientos Contables-Jaapg

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA

POTABLE DE GUANUJO.
GUARANDA – ECUADOR
JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE DE GUANUJO EMISIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES 08-09-2017
Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 6
OBJETIVOS. .......................................................................................................................... 7
ALCANCE. ............................................................................................................................ 7
MARCO LEGAL. .................................................................................................................. 7
DESTINATARIOS DEL MANUAL. .................................................................................... 7
CONFIDENCIALIDAD. ........................................................................................................ 8
POLÍTICAS. ........................................................................................................................... 8
ESTRATEGIAS. .................................................................................................................... 8
DEFINICIONES. .................................................................................................................... 9
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. ........................ 18
PLAN GENERAL DE CUENTAS . ..................................................................................... 20
CICLO CONTABLE. ........................................................................................................... 27
COMPROBANTES O DOCUMENTOS FUENTES. ......................................................... 29
LIBRO DIARIO. .................................................................................................................. 29
Normas de Control Interno para el Libro Diario .............................................................. 29
Procedimiento para elaborar el Libro Diario .................................................................... 30
Formato de Libro Diario ................................................................................................... 30
LIBRO MAYOR. ................................................................................................................. 31
Normas de Control Interno del Libro Mayor .................................................................... 31
Procedimientos para Mayorizar: ....................................................................................... 31
Formato de Libro Mayor ................................................................................................... 32
BALANCE DE COMPROBACIÓN. ................................................................................... 33
Normas de Control Interno para el Balance de Comprobación ........................................ 33
Procedimiento para elaborar un Balance de Comprobación. ............................................ 33
Formato de Balance de Comprobación ............................................................................. 34
ESTADOS FINANCIEROS. ................................................................................................ 35
Normas de Control Interno de los Estados Financieros .................................................... 35
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O BALANCE GENERAL. ............................ 35
Procedimiento para elaborar Estado de Situación Financiera o Balance General ............ 35
Formato del Estado de Situación Financiera o Balance de Comprobación ...................... 36
2
ESTADO DE RESULTADOS. ............................................................................................ 37

Procedimiento para elaborar el Estado de Resultado ........................................................ 37
Formato del Estado de Resultado ..................................................................................... 38
CAJA CHICA. ...................................................................................................................... 40
Objetivo. ........................................................................................................................... 40
Importancia de Caja Chica ................................................................................................ 40
Requisitos para la Apertura del Fondo de Caja Chica ...................................................... 40
Normas para el manejo de Caja Chica .............................................................................. 40
Grupo de Gastos que se puede hacer con el Fondo de Caja Chica ................................... 41
Responsabilidades de la Persona que maneje el Fondo de Caja Chica ............................ 41
Prohibiciones del responsable del manejo del Fondo de Caja Chica ............................... 42
Procedimiento para la Creación de Caja Chica ................................................................ 42
Información que deberá ir acompañada a la solicitud en caso de ampliación o aumento del
Fondo de Caja Chica. ........................................................................................................ 42
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA. ................... 43
Entrega del Fondo de Caja Chica a su responsable .......................................................... 43
Habilitación del libro de registro para el manejo del fondo de caja chica ........................ 43
Formularios y registros ..................................................................................................... 45
Formulario de Vale de Caja Chica .................................................................................... 45
Nota ................................................................................................................................... 46
Formulario de Resumen de Caja Chica ............................................................................ 46
Formulario de Arqueo de Caja Chica. .............................................................................. 48
PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA ................... 49
PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR O CANCELAR EL FONDO DE CAJA CHICA.
.............................................................................................................................................. 50
CONTROL Y ARQUEOS SORPRESIVOS ........................................................................ 51
LIQUIDACIÓN FINAL ....................................................................................................... 51
BANCOS. ............................................................................................................................. 53
Normas de Control Interno de Bancos .............................................................................. 53
Procedimiento para llenar un cheque ................................................................................ 53
Procedimiento para elaborar una conciliación bancaria ................................................... 54
3
Formato de Conciliación Bancaria.................................................................................... 55

COBRO DE CONSUMO MENSUAL DEL AGUA ........................................................... 56
Normas de Control Interno ............................................................................................... 56
Procedimiento para el Cobro de Consumo mensual del Agua ......................................... 56
Formato de las tarjetas de Control de Consumo ............................................................... 57
PAGOS ................................................................................................................................. 58
Procedimientos para realizar pagos .................................................................................. 58
Formato de Comprobante Egreso ..................................................................................... 60
ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................ 61
Procedimiento para adquisición de Activos Fijos ............................................................. 61
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................................. 62
Procedimiento para Inventariar Activos Fijos .................................................................. 62
Procedimiento para etiquetado de Activos Fijos .............................................................. 63
Formato del Informe de Activos Fijos .............................................................................. 64
Formato de Anexo de Activos Fijos. ................................................................................ 65
Formato Acta Entrega Recepción de Activos Fijos .......................................................... 65
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS. ............................................................................ 66
CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 68
ADQUISICIÓN DE MATERIALES ................................................................................... 68
Normas de Control Interno para Adquirir Materiales ....................................................... 68
Procedimiento para Adquirir Materiales ........................................................................... 68
Procedimiento para llenar una factura .............................................................................. 69
Procedimiento para llenar una Orden de Compra ............................................................. 69
Formato de una Orden de Compra .................................................................................... 70
ÍNDICES FINANCIEROS. .................................................................................................. 71
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RAZÓNES DE ENDEUDAMIENTO.................................................................................. 72
CONTROL INTERNO. ........................................................................................................ 73
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE. ......................................... 73
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INTRODUCCIÓN
Actualmente es importante que en todo tipo de organización (grande, mediana o pequeña),

pública o privada, exista un manual contable con el propósito de ayudar a mantener la
información actualizada y además conocer los principios y normas en que se basa la
contabilidad, la finalidad también es evitar que la institución sea causante de sanciones
administrativas por parte de las autoridades competentes.
La contabilidad es una herramienta fundamental que nos permite llevar en manera ordenada
y sistemática la información financiera y poder realizar un análisis minucioso de cómo se
encuentra económica y financieramente la entidad; un manual de contabilidad establece una
serie instrucciones para manejar la información contable, como registrarla, a quien
comunicarla y en si como elaborar un adecuado informe financiero.
El presente manual es elaborado con la finalidad de proporcionar al personal de la JAAP de

Guanujo un documento con los procesos operativos contables necesarios para sustentar el
correcto registro de las operaciones y presentación oportuna de informes financieros, así
como los resultados que se obtenga al término de un periodo para que los directivos puedan
realizar una oportuna toma de decisiones, y así se pueda alcanzar los objetivos propuestos.
La función principal del contador (a) será dirigir el sistema contable, coordinar y asesorar a
la Junta, además controlar el correcto funcionamiento y la adecuada elaboración y
conservación de los comprobantes de contabilidad y la oportuna presentación de la
información contable y financiera.
6
OBJETIVOS.
General.
Establecer un adecuado sistema de información contable para un adecuado control de las

actividades financieras de la JAAP de Guanujo.
Específicos.
 Guiar el manejo adecuado de la información contable y financiera.

 Proporcionar a la organización un medio de consulta que le facilite el registro correcto
de las operaciones contables de la Junta.
 Presentar estados financieros e informes contables oportunos acorde a la actual
situación económica de la organización.
ALCANCE.
Este manual de procedimientos contables se aplicará a todo el personal administrativo que es

responsable del manejo financiero - contable que labore en la Junta Administradora de Agua
Potable de Guanujo.
MARCO LEGAL.
Para la ejecución de los procedimientos contables establecidos en el presente manual se lo

realizara respetando las normativas legales dentro de la JAAP de Guanujo.
 Reglamento Interno
 Normas Internacionales de Contabilidad
 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
 Resoluciones por los entes de control.
DESTINATARIOS DEL MANUAL.
El desarrollo del manual ha sido de manera exclusiva para consulta del:
 Personal responsable del área contable financiera de la JAAP de Guanujo.
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 Los directivos y autoridades de supervisión de la JAAP

 Auditoria Externa.
CONFIDENCIALIDAD.
El presente compendio es de uso exclusivo y confidencia para la Junta Administradora de

Agua Potable de Guanujo, por lo que se prohíbe la reproducción total o parcial del contenido
del presente manual. La custodia del documento escrito y digital reposará en el archivo de la
Junta.
POLÍTICAS.
 El registro contable se realizará bajo los Principios de Contabilidad.

 Las declaraciones tributarias, planillas de aportes al Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (I.E.S.S.), serán entregados a la presidencia con 5 días de
anticipación al pago.
 El presidente tendrá una carpeta por cada empleado donde conste la información
completa de los mismos.
 Todos los contratos deberán estar legalizados en el Ministerio de Trabajo.
 Los Estados financieros se generarán cada mes y se dará el informe a los presidentes
de los recintos.
ESTRATEGIAS.
 Elaborar información financiera basadas en Principios de Contabilidad.

 Crear estados financieros para la toma de decisiones.
 Presentar notas explicativas.
 Elaborar presupuestos.
 Creación de un sistema de control interno.
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DEFINICIONES.
Abonar. Anotar en las cuentas las diferentes partidas que corresponden al haber. Una cuenta
se abona cuando aumenta el pasivo, cuando aumenta el capital o cuando disminuye el activo.
Hacer pagos parciales a cuenta de un adeudo. Registrar los ingresos percibidos como una
utilidad diferida o postergada, sin computarla entre los beneficios realizados, hasta e
momento en que se presta el servicio.
Activo Fijo. Las propiedades, bienes materiales o derechos que en curso normal de los
negocios no están destinados a la venta, si no que representan la inversión de capital o
patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella.
Activo. Está formado por todos los valores propiedad de la empresa o institución, cuya fuente
de financiamiento originó aumentos en las cuentas pasivas. Conjunto de bienes y derechos
reales y personales sobre los que se tiene propiedad.
Activos Monetarios. Son aquellos cuyos montos se fijan, en términos de unidades

monetarias, independientemente de los cambios en el nivel general de precios. Originan un
aumento o disminución el poder adquisitivo de sus poseedores; por lo tanto, el retenerlos
puede generar una utilidad o pérdida. Entre los principales están: efectivo, inversiones en
valores, cuentas por cobrar y por pagar, pasivos y dividendos por pagar.
Activos no Monetarios. Son aquéllos cuyo poder adquisitivo no varía, ya que

independientemente de la cantidad de unidades monetarias en que estén expresados,
conservaran su valor intrínseco ya sea en periodos de inflación o deflación. Entre los
principales están: inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, etc.
Adeudo. Pasivo, deuda. Cantidad que se ha de pagar por concepto de contribuciones,

impuestos o derechos.
Adquisición. Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades
de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o
gratuito; a título singular o universal. Por cesión o por herencia.
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Ajuste. Asiento contable que se formula para modificar el saldo de dos o más cuentas que
por alguna circunstancia no reflejan la realidad en un momento determinado.
Amortización. Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, la

extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos.
Una reducción al valor en libros de una partida de activo fijo; un término genérico para
depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o
grupo de partidas de activo de vida limitada.
Anticipo a Proveedores. Pagos previos que, en ocasiones, por las características de la

demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes a cuenta de sus pedidos.
Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos
dentro el capítulo general de inventarios en una cuenta específica.
Año Fiscal. Año presupuestario y contable para el cual se presupuestan los ingresos y gastos
brutos, y para los que se presentan cuentas, sin incluir ningún período complementario
durante el cual puedan mantenerse abiertos los libros contables después del inicio del período
fiscal siguiente.
Asiento Contable. Registro de una operación real o virtual en el libro correspondiente.

Registro de las operaciones financieras y presupuestarias ejercidas que se realiza en los libros
autorizados a las dependencias y entidades del Gobierno Federal.
Asiento de Ajuste. El que se hace para igualar varias cuentas o para conciliar una cuenta con
otra, o bien para que indique su saldo verdadero en la fecha del estado de situación financiera.
Asiento de Apertura. Aquél con que se inicia el registro de las operaciones de una empresa.
Es el balance inicial registrado como asiento, en los libros contables.
Asiento de Cierre. Registro que se realiza al final del ejercicio, el cual sirve para liquidar
todas las cuentas (activo, pasivo y capital) que muestren saldo; para que las mismas queden
saldadas se requiere acreditar el saldo que tengan las cuentas de activo y cargar el saldo que
tengan las de pasivo y capital.
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Asiento de Diario. Registro de un libro diario, de cargos y abonos iguales, con una
explicación de la transacción, cuando el caso lo requiere.
Asiento de Mayor. El que debe anotarse o se encuentra anotado en el libro mayor.
Asientos en Auxiliares. Son los registros que deben anotarse o se encuentran anotados en
libros auxiliares.
Balance de Comprobación. Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo

general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad
de los abonos hechos en los libros durante cierto período.
Balance General. Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa,

a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad
gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Banco. Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de

crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a
disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.
Bienes de Consumo. Son todas aquellas mercancías producidas por la sociedad en el

territorio del país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como:
Bienes Inmuebles. Se tienen como tales aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a
otro sin alterar, en algún modo, su forma o sustancia, siéndolo unos por su naturaleza, otros
por disposición legal expresan en atención a su destino.
Bienes Muebles. Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser
trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario
y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.
Cartera Vencida. Es la parte del activo constituida por documentos y en general por todos
los créditos que no han sido pagados a la fecha de su vencimiento.
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Catálogo de Cuentas. Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema

contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes,
regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.
Clasificación de Cuentas. Ordenación de las cuentas en un sistema de contabilidad para fines

de agrupación por conceptos, clases, etc.
Codificación. Legalmente significa una recopilación de leyes. Como termino de informática

es un procedimiento que consiste en el ordenamiento de datos para su aceptación y ejecución
por un sistema automático de cómputo.
Conciliación de la Cuenta Bancaria. Estado que muestra las diferencias entre el saldo de
una cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con los libros del cliente
del mismo banco. Entre estas diferencias se encuentran los cheques pendientes y los
depósitos en tránsito.
Conciliación. Estado contable que se formula en detalle o de modo condensado, con el objeto
preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias que existen entre dos o más
cuentas relacionadas entre sí, y que al parecer son contrarias o arrojan saldos diferentes.
Control Contable. Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la

veracidad en las transacciones y en la contabilización de éstas; se ejerce tomando como base
las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad.
Costo Histórico. Los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado,
en caso de que sean productos de una donación, expropiación o adjudicación.
Costo Promedio. Método de valuación para el inventario. El costo unitario promedio

ponderado, se calcula dividiendo el costo total de las mercancías disponibles para la venta
entre el número de unidades disponibles.
Cuenta Pública. Es un documento de carácter evaluatorio que contiene información

contable, financiera, presupuestal y económica relativa a la gestión del gobierno con base en
las partidas autorizadas en el presupuesto.
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Cuentas Auxiliares. Las que no figuran individualmente en el libro mayor, sino en libros o
registros auxiliares que deben estar "controlados" por medio de una o varias cuentas
colectivas.
Cuentas de Orden. Representan valores contingentes de probable realización, valores ajenos

que se reciben, o se utilizan como recordatorios o con fines de control contable. El
movimiento de estas cuentas es el siguiente: 1) Movimiento directo, que consiste en que en
el asiento que se registre, tanto la cuenta de cargo como la cuenta de abono sean cuentas de
orden. 2) Movimiento Cruzado, que consiste en que en el asiento que se registre, la cuenta
de cargo sea una cuenta de balance o de valores reales y la que se abone sea una cuenta de
orden, o viceversa. Las cuentas de orden se presentan al calce y
Cuentas de Pasivo. Las que representan las obligaciones, deudas y créditos que constituyen
el pasivo.
Cuentas de Resultados. Las que se usan para registrar utilidades o pérdidas, productos o
gastos y que al terminar el ejercicio se saldan por la cuenta de pérdidas y ganancias.
Debe. Nombre que se da al lado izquierdo de una cuenta del libro mayor. Nombre que se da
a la columna de cifras en la que se anotan los cargos. Lado contrario al "haber" de una cuenta.
Debito. Partida que se asienta en el "debe" de una cuenta. Deuda.
Depreciación (Consumo de Capital Fijo). Es la pérdida o disminución en el valor material

o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la
propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados.
Diario. Llamado también "libro de primera anotación". El libro diario tiene por objeto
registrar en orden cronológico todas las operaciones de la empresa mediante escrituras o
partidas que se denominan asientos y en él se asentará por primera partida el resultado del
inventario con el que cuenta la entidad al tiempo de dar principio a sus operaciones. De este
libro se toman los datos necesarios para su traspaso al libro mayor.
Documento Fuente. Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable.

Contiene, en el mejor de los casos, la información necesaria para el registro contable de una
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operación, y frecuentemente tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de

dicha operación. La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que
registra la contabilidad.
Ejercicio Contable. Año económico; periodo de tiempo comprendido entre dos balances
anuales sucesivos.
Ejercicio Fiscal. Es el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de

cada año para los propósitos fiscales.
Estado De Resultados. Documento contable que muestra el resultado de las operaciones

(utilidad, pérdida y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Estado de Situación Financiera (Balance General). Es un documento contable que refleja

la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada,
a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye
el activo, el pasivo y el capital contable.
Factura. Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha
de la operación, el nombre del comprador, del vendedor, las condiciones convenidas, la
cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el
número de la factura y otros datos adicionales a la operación.
Fideicomiso. Figura jurídica mercantil en virtud de la cual un fideicomitente destina ciertos

bienes a un fin lícito determinado, encomendando su realización a una institución fiduciaria.
Gastos Financieros. Desembolsos que se derivan de la necesidad de obtener, en préstamo,

capitales ajenos.
Haber. Nombre que se da a la columna de cifras en la que se anotan las partidas de abono,
de una cuenta. Lado contrario al "debe" de una cuenta.
Inflación. Desequilibrio entre la oferta y la demanda de bienes y servicios que se reflejan en

un aumento generalizado y sostenido del nivel general de precios. Es una baja en el valor del
dinero debido al alza de precios.
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Ingreso. Son todos aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o gobiernos
por el uso de riqueza, trabajo humano, o cualquier otro motivo que incremente su patrimonio.
En el caso del sector público, son los provenientes de los impuestos, derechos, productos,
aprovechamientos, financiamientos internos y externos; así como a venta de bienes y
servicios del Sector paraestatal.
Interés. Rédito, tasa de utilidad o ganancia del capital, que generalmente se causa o se
devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en relación con el tiempo que de
éste se disponga. Llanamente es el precio que se paga por el uso de fondos prestables.
Inventario Físico. Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo, muebles

e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de
eficacia en los sistemas de control administrativo, el maneja de los materiales, el método de
almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén.
Inventario. Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha
determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las
mercancías existentes en un almacén.
Libro Auxiliar. Documento en que se asientan detalladamente las operaciones que contienen
los libros principales.
Libro Diario. Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de
las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información
complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las
operaciones realizadas.
Libro Mayor. El libro más importante en cualquier contabilidad, en el que se registran

cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran
el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y superávit de los gastos
y productos; las ganancias y pérdidas y en general todas las operaciones de una empresa.
Libros de Contabilidad. Son aquéllos en los que se efectúan los registros o asientos contables
por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes económicos. Los libros
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pueden ser principales y auxiliares; los principales se clasifican en: Diario, Mayor y de
Inventarios y Balances.
Manual De Contabilidad. Documento que integra el conjunto de instrucciones para la

operación del sistema de contabilidad en una empresa o en un grupo de empresas similares.
Pasivos Monetarios. Monto de recursos dentro de la captación del sistema bancario que se
refiere exclusivamente a las cuentas de cheques en moneda nacional.
Periodo Contable. Espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los
resultados de la entidad, generalmente es un ejercicio de doce meses (1 año) en el cual deben
acumularse los ingresos y los gastos, independientemente de la fecha en que se paguen.
Principio básico de contabilidad gubernamental que establece que la vida de un ente se divide
en periodos uniformes para efectos de registro de las operaciones y de información de las
mismas.
Política. Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones
al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel
institucional.
Póliza. Contrato de seguros. Documento en el que se libra una orden para recibir o cobrar
algún dinero. En contabilidad es un documento de asiento o registro de una operación con
todos sus pormenores. Documento que acredita o legitima las mercancías que se introducen
o llevan de un almacén.
Saldo. Es la diferencia entre la suma de movimientos deudores y la suma de movimientos

acreedores de una cuenta. Si el movimiento deudor es mayor, la cuenta tendrá un saldo
deudor; contrariamente si el movimiento acreedor es mayor, el saldo será acreedor.
Unidad Responsable. Área administrativa facultada para llevar a cabo las actividades que
conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas de una
dependencia o entidad del Gobierno Federal
Valor de Reposición. Es el precio que tendría que pagarse para reponer el bien, pero tomando
en cuenta el potencial que tiene el activo actual y la tecnología.
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Valor en Libros. Las cifras con que un renglón del activo aparece registrado en los libros de
contabilidad, ya sea que representen el costo, el costo menos depreciación o un valor
estimativo el importe con que aparece registrado en los libros de contabilidad cualquier
propiedad, derecho, bien, crédito u obligación. El valor el libro representa únicamente “cifras
en libros” y ese puede ser diferente del valor comercial, del valor en el mercado, del valor
real, del valor de reposición, del valor de liquidación, etc.
Valuación. Acción y efecto de señalar a una cosa el valor correspondiente a su estimación;

ponerle precio.
Venta de Servicios. Ingresos generados por las operaciones de las entidades del Sector
Público cuyo giro principal o complementario es la prestación de servicios.
Vida Útil. Vida normal de operación de un bien en términos de utilidad para su propietario.
Vigencia. Periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una ley.
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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.
“Los principios de contabilidad generalmente aceptados son conceptos básicos que

establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de
las operaciones y la presentación de la información económica y financiera a través de los
Estados Financieros” (Bravo Valdivieso, 2013, pág. 9)
La Junta Administradora de Agua Potable de Guanujo, actuará bajo los siguientes principios
contables:
Principio fundamental: Partida Doble, todo hecho contable debe ser registrado de manera
que refleje tanto el origen de los fondos que intervienen en él como su destino o aplicación,
este principio dice que toda anotación contable debe realizarse de forma que conserve
permanentemente la igualdad expresada en la ecuación fundamental del patrimonio:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Para ello deben cumplirse los siguientes elementos de funcionamiento:
1. En todo hecho contable siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la

operación, y un acreedor (o acreedores) de la misma cantidad. Es decir, la operación
se ha de registrar por lo menos en dos cuentas. NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR
2. En toda operación contable, es deudor el elemento patrimonial que recibe, y acreedor
el que entrega. EL QUE RECIBE DEBE; Y EL QUE ENTREGA ACREDITA
3. En todo hecho económico-administrativo la suma del valor adeudado a uno o varios
elementos patrimoniales ha de ser igual al que se abone a otro u otros.
4. En cualquier momento, la suma del DEBE ha de ser igual a la suma del HABER (Rey
Pombo, 2008, pág. 36)
Ente. Se refiere a la empresa y a la existencia de un ente contable y por lo tanto a la separación

de la personalidad de los propietarios y la empresa al reconocer que el negocio es una persona
jurídica, que se sujeta al cumplimiento de obligaciones que registra sus transacciones para
presentar su posición financiera mensual o semestralmente en donde no pueden incluirse
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operaciones de otros negocios de su propietario. La JAAP de Guanujo es un ente regulado

por la Secretaria Nacional del Agua.
Valuación. Señala las reglas para fijar el valor con que deben aparecer las cuentas en los
estados financieros. Este principio determina a la moneda como forma de medida del valor,
que para los ecuatorianos la moneda de curso legal es el Dólar, debiendo indicar que la unidad
monetaria facilita las operaciones.
Negocio en marcha. Trata de la permanencia de un negocio por largo tiempo salvo el caso
de las empresas en liquidación. Los saldos que reflejan en el Balance General del inicio de
un ejercicio se mueven por las transacciones que diariamente se multipliquen las operaciones
debido a su crecimiento económico y a la confianza de sus clientes.
Consistencia. Se refiere a la estabilidad que el Contador ha de seguir en los métodos o

sistemas de registro que utilice y este debe mantenerse en cada período evitando de esta
manera que los resultados se distorsionen, para poder realizar análisis, comparaciones
estimaciones, recolección de datos estadísticos y nos conduzcan a interpretaciones ciertas de
los hechos contables realizados en la empresa.
Materialidad. Es obligación del contador registrar todos los hechos materiales, los
compromisos de compras, las obligaciones contractuales que haya o no dado lugar a una
transacción contable, pero que puede ser de tanta importancia y tienen que revelarse su
existencia.
Continuidad. Principio por el cual se presume que la empresa o compañía continuará sus
actividades económicas y los bienes que mantendrán en los valores establecidos en la
contabilidad, a no ser que la empresa liquide o venda sus bienes, momento en la cual se
establecerá el valor de venta.
Objetividad. Principio por el que todas las actividades que realice la empresa o compañía
deberán estar respaldadas con su respectivo comprobante.
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Devengado. Los Ingresos y Costos se acumulan, es decir son reconocidos a media que se
devengan o incurren y son registrados en los estados financieros en los periodos a los que se
relacionan.
Uniformidad. Se supone que las políticas contables son uniformes de un periodo a otro.
Realización. Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o
sea, cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operación.
PLAN GENERAL DE CUENTAS .
El Plan de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General
y de las subcuentas aplicables a la Junta Administradora de Agua Potable con su
denominación y código correspondiente, se podrá adicionar cuentas contables en el plan de
cuentas diseñado inicialmente.
1 ACTIVOS
11 FONDOS DISPONIBLES
1101 Caja
110105 Efectivo
11010505 Caja Chica
1102 Bancos y otras instituciones financieras
110205 Bancos
11020505 Banco Guayaquil
110210 Cooperativas
11021005 COAC San José
11021010 COAC San Pedro
13 INVERSIONES
1301 Corto Plazo
20
130105 Locales
13010505 De 91 a 180 días
14 CARTERA
1401 Años anteriores
140105 Años anteriores
14010505 Menores a 360 días
14010510 Mayores a 360 días
14990505 (Provisión cuentas incobrables)
16 CUENTAS POR COBRAR
1601 Valores por recuperar
160105 Mantenidas a cierre de mes
16010505 Cuentas por Cobrar
16010510 Anticipos al personal
16010515 Anticipos Proveedores
18 PROPIEDADES Y EQUIPOS
1801 Propiedad, Planta y Equipo
180105 Propiedad, Planta y Equipo
18010505 Terrenos
18010510 Edificios
18010515 Muebles de oficina
18010520 Equipos de oficina
18010525 Equipos de computación
18010530 Maquinaria y Equipo
18010535 Software
1899 Depreciaciones
189905 Depreciaciones
18990505 (Edificios)
18990510 (Muebles de oficina)
21
18990515 (Equipos de oficina)

18990520 (Equipos de computación)
18990525 (Maquinaria y Equipo)
18990530 (Software)
19 OTROS ACTIVOS
1901 Inversiones en acciones y participaciones
190105 Inversiones en acciones y participaciones
19010505 Certificados COAC San José
19010510 Certificados COAC San Pedro
1902 Materiales, mercaderías e insumos
1903 Otros
190305 Otros impuestos
19030505 Retenciones IVA ventas
19030510 IVA en compras
19030515 Anticipo Impuesto a la Renta
19030520 Anticipo Retenciones IVA
19030525 Faltantes de caja
19030530 Varias diferencias por regularizar
2 PASIVOS
21 Cuentas por pagar
21010510 Sueldos por pagar
21010515 Bonificaciones por pagar
21010520 Aporte Patronal Por pagar
22
21010525 Décimo Tercero Por Pagar

21010530 Décimo Cuarto Por Pagar
21010535 Fondos de Reserva
21010540 Participación a empleados
2201 Retenciones
220105 Retenciones fiscales
22010505 1% Retenciones en la Fuente
22010510 2%Retencion en la Fuente
22010515 8% Retención en la Fuente
22010520 10% Retención en la Fuente
22010525 30% Retención IVA
22010540 Impuesto a la Renta 22%
22010545 Impuesto a la Renta Del Personal
22010550 Impuesto al IVA 20%
22010555 Impuesto al IVA 10%
22010565 Otras retenciones
22010570 Otras contribuciones e impuestos
22010575 Cheques Girados no Cobrados
22010580 Depósitos no Identificados
2301 Proveedores
230105 Proveedores
23010505 Proveedores
23010510 Cuentas por pagar varias
24 OBLIGACIONES FINANCIERAS
2401 Préstamos
240105 Préstamos
23
24010505 Préstamos#1
29 Otros Pasivos
2901 Otros
290105 Otros
29010505 Sobrantes de caja
29010510 Diferencia por Regularizar
3 PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL
3101 Capital Social
310105 Capital Social
31010505 Capital Social
32 Reservas
33 Donaciones
34 Resultados
3601 Resultados
360105 Resultados
36010505 Resultados acumulados año 2016
36010510 Resultado del Ejercicio
4 GASTOS
41 GASTOS DE OPERACIÓN
4101 Gastos de personal
410105 Gastos mensuales
41010505 Remuneraciones Mensuales
41010510 Décimo Tercer Sueldo
41010515 Décimo Cuarto Sueldo
41010520 Fondos de Reserva
41010525 Aportes al IESS – Personal
41010530 Aportes al IESS – Patronal
24
41010535 Desahucio
41010540 Jubilación Patronal
41010545 Viáticos, Subsistencia y Movilización Personal
41010550 Capacitación Personal
41010555 Bonos Personal
41010560 Refrigerio y Atenciones Personal
41010565 Jornales
41010570 Uniformes Personal
4201 Gastos Directivos
420105 Gastos Directivos
42010505 Dietas Directivos
42010510 Refrigerio y Atenciones Directivos
42010515 Viáticos, Subsistencias y Movilización Directivos
4301 Honorarios Profesionales
43010510 Auditoría
43010515 Abogados
45 SERVICIOS VARIOS
4501 Otros
450105 Otros
45010505 Fletes – Movilización
4502 Servicios Básicos
450205 Servicios Básicos
45020505 Energía eléctrica
45020510 Agua Potable
45020515 Teléfono
45020525 Gasto Bancarios
25
45020530 Internet
45020535 Correo
45020540 Copias, anillados, impresiones y otros
45020545 Publicidad
45020550 Gastos Judiciales
45020555 Alimentación
45020560 Atenciones Varias
4503 Impuestos, contribuciones y multas
450305 Impuestos Fiscales
45030505 Impuestos Asumidos
4509 Depreciaciones
45090505 Edificios
45090510 Muebles de oficina
45090515 Equipos de oficina
45090520 Equipos de computación
45090525 Maquinaria y Equipo
45090530 Software
47 GASTOS DE GESTION
4701 Gastos de Gestión
470105 Gastos de Gestión
47010505 Mantenimiento tanques, alcantarillas y otros
47010510 Materiales de construcción
47010515 Materiales para purificación
47010520 Materiales para equipo de computo
47010525 Materiales de Oficina
47010530 Materiales de aseo
47010535 Alquiler maquinaria
47010540 Otros Gastos
26
5 INGRESOS
51 Ingresos Operacionales
5105 Recaudación
510505 Recaudación
51050505 Recaudación por consumo normal
51050510 Recaudación - Interés por mora
51050515 Conexiones nuevas
51050520 Cambio de Propietario
51050525 Intereses Ganado por cuenta de ahorros
51050530 Intereses Ganado por inversiones
CICLO CONTABLE.
Tipo de empresa
La Junta Administradora de Agua Potable es una pequeña empresa del sector público,
dedicada a la prestación de servicios de agua potable, que cuenta con un capital de
autofinanciamiento.
Estructura y análisis del ciclo contable
El proceso contable de una empresa consiste en registrar ordenadamente los hechos

financieros que ocurren durante un ciclo con la finalidad de obtener los resultados y
determinar la situación económica y financiera de la empresa.
Toda transacción debe ser registrada inmediatamente cuando suceda para que la información
que se derive de ella sea oportuna y confiable, siempre y cuando esté sustentada con
documentos legales autorizados por el SRI y otros estamentos tanto internos como externos.
27
PROCESO CONTABLE
Análisis de la Información
Comprobantes o
Documentos Fuente
Información Inicial
Estado de Situación
Inicial
Jornalización
Libro Diario
Mayorización
Libro Mayor
Comprobación de Sumas y Saldos
Balance de
Comprobación
Resumen de la Información Financiera
Hoja de Trabajo
Datos reales para emitir la Información

Financiera
Ajustes
Información Financiera
Estados Financieros
28
COMPROBANTES O DOCUMENTOS FUENTES.
Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables respaldan toda y cada una
de las transacciones que se realizan en la empresa. Los documentos son de gran importancia
por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a los registros contables
además son utilizados como referencia.
Los documentos fuente o mercantiles se clasifican en:
Documentos Negociables. Son aquellos que contemplan la actividad comercial,

generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, para
financiar una obra, etc. Su redacción está sujeta a ciertas formalidades legales, las mismas
que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa de los principios teóricos que los
rigen. Los documentos negociables más utilizados son: Cheque, letra de cambio, pagare,
bonos, acciones hipotecas, etc.
Documentos No Negociables. Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la

empresa son de uso diario constante y corriente, están ligados a la vida misma del comercio
son indispensables para el control de la empresa. Los documentos no negociables más
utilizados son: factura, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, nota de venta, nota
de crédito, papeleta de depósito, recibo, vale, roles de pago, etc.
LIBRO DIARIO.
Es el registro contable principal, en que se anotarán todas las operaciones en forma de asiento.
Normas de Control Interno para el Libro Diario
 Se deberá llevar en lenguaje español y expresado en dólares estadounidenses.

 No se podrá cambiar fecha u orden de los asientos registrados.
 No deberá tener tachones, rayones o enmendaduras.
 Por ningún motivo deberá tener espacios en blanco.
 Cada página deberá estar numerado por orden lógico.
 No se deberá arrancar hojas o partes de asientos
29
 El libro Diario se deberá llevar en digital y físico para respaldo.

 Deberá mantenerse archivado por un lapso de siete años.
Procedimiento para elaborar el Libro Diario
1. Escribir la fecha de la que se va a registrar la transacción.

2. Escribir el código de la cuenta deudora o cuentas deudoras.
3. Escribir el código de la cuenta acreedora o cuentas acreedoras
4. Escribir los nombres de las cuentas
5. Escribir los valores correspondientes a cada cuenta.
6. Escribir el detalle o motivo por el cual se realiza el asiento este debe ser claro y
conciso.
7. Analizar que la columna del debe y el haber sean iguales en su suma.
Formato de Libro Diario
JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE DE GUANUJO
LIBRO DIARIO
PAG. #:________
Fecha Detalle Debe Haber
30
LIBRO MAYOR.
Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer
su movimiento y saldo en forma particular.
Normas de Control Interno del Libro Mayor
 Se abrirá una página o tarjeta para cada cuenta.

 En cada libro mayor, que se abra deberá constar todos los movimientos realizados
en las cuentas del libro diario.
 Se registra todas las cuentas existentes en el libro diario.
 Deberá tener una secuencia cada libro mayor y será según el código de la cuenta.
 Se deberá pasar los valores del libro diario al libro mayor sin alterar nada es decir
que si un valor está en el débito en el libro diario al mayor pasará también al
débito y de igual con los valores del crédito.
Procedimientos para Mayorizar:
1. Vaya revisando cuenta por cuenta, que están en el libro diario.

2. Para cada cuenta debe abrir una tarjeta que será el libro mayor, en esta tarjeta deberá
escribir el código y el nombre de esa cuenta.
3. Pase los valores que están en la columna del debe del libro diario a la columna del
Debe del libro mayor, de igual manera seguimos el mismo procedimiento para los
valores de la columna del Haber.
4. Para obtener los saldos de las cuentas vamos sumado los valores del Debe y restando
los valores del Haber.
5. Por último, analizamos los saldos de las cuentas si nos salió la suma favorable al debe
será un saldo deudor y si salió favorable al haber es un saldo acreedor.
31
Formato de Libro Mayor
LIBRO MAYOR
CUENTA CÓDIGO:
FECHA:
Movimiento Saldo
Fecha Detalle
Debe Haber Deudor Acreedor
32
BALANCE DE COMPROBACIÓN.
El balance de comprobación permite resumir la información contenida en los registros

realizados en el Libro Diario y Libro Mayor, permite comprobar la exactitud del registro
contable en los mencionados registros, igualando el débito y el crédito.
Normas de Control Interno para el Balance de Comprobación
 Las sumas de las cuentas deudores deberán ser iguales a las sumas de las cuentas
acreedoras.
 Debe constar todas las cuentas mayorizadas.
 Las cuentas mayorizadas deben estar ordenadas según el plan de cuentas.
 Para saber que está bien el balance de comprobación las columnas de las sumas
deben ser igual a la suma final de libro diario.
 Cuando un balance de comprobación las columnas de sus sumas el saldo no es
igual puede ser porque se sumó mal en los movimientos o saldos en el libro
mayor, no se anotó alguna cuenta en el libro mayor o algún valor o existió un
error al sumar la columna de movimientos o saldos.
Procedimiento para elaborar un Balance de Comprobación.
1. Se pasa las sumas del libro mayor de cada cuenta, tanto del debe como del haber.
2. Se consigue el saldo de cada cuenta, el mismo que se obtiene mediante la resta entre
el Debe y el Haber.
3. Las sumas y saldos obtenidos de cada cuenta es lo que se registra en el balance de
comprobación en la columna correspondiente.
33
Formato de Balance de Comprobación
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Fecha:
Sumas Saldos
Código Cuentas
Debe Haber Deudor Acreedor
34
ESTADOS FINANCIEROS.
Normas de Control Interno de los Estados Financieros
 Deberá estar reflejada la información real y veraz de la empresa.

 Deben ser uniformes de un período a otro para que exista una secuencia de quien
los revisa.
 Se deberán presentar cada cuenta según el grupo al que pertenezcan.
 Estar firmados por el presidente y contador de la Junta; una vez revisado por el
delegado de SENAGUA también deberá constar su firma.
 Se deberá elaborar los estados financieros cada fin de mes.
 Los estados financieros a presentar en SENAGUA será el Balance General o
Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados. (Ver procedimiento de
elaboración de Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados).
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O BALANCE GENERAL.
Se considera un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de

Activo, Pasivo y Patrimonio y determina la posición financiera de la Junta en un momento
determinado.
Procedimiento para elaborar Estado de Situación Financiera o Balance General
1. Se debe registrar todos los activos corrientes

2. Luego identificar y registrar los activos fijos
3. Se procede a sumar todos los activos
4. Se registra los pasivos corrientes que son menores a un año
5. Se anota los pasivos no corrientes que son obligaciones contraídas más de un año
6. Se suma los valores de los pasivos
7. Se registra el valor del capital
8. Se procede a sumar el capital y valor total del pasivo
9. Se compara la suma del capital y el valor del total del pasivo que sea igual a la suma
del activo.
35
Formato del Estado de Situación Financiera o Balance de Comprobación
JUNTA ADMINISTRADORA DE
AGUA POTABLE DE GUANUJO.
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
FECHA:
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
Caja xxxxx
Cta Ahorros Coop San Jose Cta…. xxxxx
Depósito a Plazo Fijo xxxxx
ACTIVOS NO CORRIENTES xxxxx
Muebles de Oficina xxxxx
Equipo de Computación xxxxx
Edificios xxxxx
Terrenos xxxxx
OTROS ACTIVOS xxxxx
IVA Pagado xxxxx
Otros Activos xxxxx
TOTAL ACTIVOS xxxxx
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
IESS POR PAGAR xxxx
RETENCIÓN EN LA FUENTE xxxx
RETENCIÓN IVA xxxx
TOTAL PASIVOS xxxx
PATRIMONIO
UTILIDADES
UTILIDADES ACUMULADAS xxxx
UTILIDAD DEL 2013 xxxx
TOTAL PATRIMONIO xxxx
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO xxxx
F. PRESIDENTE F. CONTADOR
36
ESTADO DE RESULTADOS.
El Estado de Resultados muestra los efectos de las operaciones de la Junta y su resultado

final, ya sea ganancia o pérdida, aumento o disminución en el patrimonio de la Junta durante
un periodo determinado.
Procedimiento para elaborar el Estado de Resultado
1. Se registrará todos los ingresos por el servicio prestado por la Junta.

2. Se sumará todos esos ingresos
3. Se registrará todos los gastos operacionales y no operacionales
4. Se sumará estos gastos operacionales y luego los no operacionales
5. Se restará de los ingresos
6. Se obtiene la utilidad bruta
7. Se calcula el 15% participación de trabajadores
8. El valor de la participación a trabajadores se resta de la utilidad bruta y tenemos la
utilidad antes de impuesto
9. Se calcula el valor del impuesto a la Renta
10. El valor del impuesto a la renta se resta de la utilidad antes del impuesto y nos da
como resultado final la utilidad neta del ejercicio.
37
Formato del Estado de Resultado
JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE DE GUANUJO.
ESTADO DE RESULTADO
FECHA:
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
MENSUALIDADES xxxx
INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESE GANADOS xxxx
TOTAL INGRESOS xxxx
GASTOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS xxxx
GASTOS ATENCIONES xxxx
GASTOS BONIFICACIÓN xxxx
GASTOS REMUNERACIONES xxxx
GASTOS SEGURO SOCIAL xxxx
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS ENERGIA ELECTRICA xxxx
GASTOS FONDOS DE RESERVA xxxx
GASTOS MANTENIMIENTO PALNATA DE AGUA xxxx
GASTOS TRANSPORTES xxxx
GASTOS FINANCIEROS
GASTOS BANCARIOS xxxx
TOTAL GASTOS xxxx
SUPERAVIT DEL EJERCICIO xxxx
F. PRESIDENTE F. CONTADOR
38
39
CAJA CHICA.
Objetivo.
Presentar acciones que se deberá tomar en cuenta para solventar los gastos menores que se
presenten dentro de la Junta y los procedimientos a seguir para el manejo adecuado de caja
chica y sus respectivas reposiciones
Importancia de Caja Chica
La importancia del fondo de Caja Chica radica en que nos evita de estar girando cheques para
realizar gastos menores o de emergencia dentro de la empresa ya que dichos gastos se pagan
al contado. El fondo de Caja Chica nos ahorra tiempo ya que nos evitamos de realizar tanto
trámite para obtener los fondos que necesitamos.
Requisitos para la Apertura del Fondo de Caja Chica
La autorización para la apertura del Fondo de Caja Chica es de responsabilidad del

Departamento de Tesorería, mediante solicitud del interesado cumpliendo con lo siguiente:
 Justificación de la necesidad para la creación del Fondo de Caja Chica, indicando

el monto requerido.
 Presentación del Presupuesto
 Cualquier otro tipo de requerimiento o estudio solicitado por Tesorería.
Normas para el manejo de Caja Chica
1. Se establece que se realiza pagos que no excedan del monto máximo establecido, los
mismos que se podrán realizar en todo el pago del monto o en diferentes pagos.
2. Los pagos realizados serán justificados mediante la emisión de facturas, nota de venta
y en último caso comprobante de egresos.
3. El fondo de Caja Chica se deberá reponer cuando el fondo se haya agotado en el 60%
del monto establecido o una vez al mes, utilizando el Formulario de Resumen de Caja
Chica y se adjuntará los Vales de Caja Chica.
40
4. Todo incremento, disminución o cancelación del Fondo de Caja Chica deberá ser
autorizado mediante Resolución Interna de los Directivos de la Junta.
5. Para poder controlar y llevar bien este Fondo de Caja Chica se podrá realizar arqueos
periódicos y sorpresivos por el presidente de la Junta o cualquier miembro delegado
por SENAGUA.
6. La persona que realice el arqueo no deberá tener ninguna relación con el Fondo para
efectuar el arqueo deberá utilizar el Formulario de Arqueo de Caja Chica.
7. Para mayor seguridad los arqueos sorpresivos se deben realizar Semanal o Mensual.
8. Se realizan pagos solamente de los gastos menores comprendidos en el siguiente
listado:
Grupo de Gastos que se puede hacer con el Fondo de Caja Chica
 Pagos de servicios Básico

 Pagos de Copias, Impresiones, Encuadernaciones.
 Fletes
 Mantenimiento y Reparación de Equipos de Oficina
 Mantenimiento y Reparación de Medios de Transporte
 Pagos de Alimentos
 Tintes, Pinturas y Colorantes (No contemplados en un presupuesto)
 Útiles de Oficina (No contemplados en un presupuesto)
 Materiales de Aseo y Limpieza (No contemplados en un presupuesto)
Responsabilidades de la Persona que maneje el Fondo de Caja Chica
La persona que maneje el Fondo de Caja Chica deberá:
 Velar y custodiar dicho Fondo.

 Manejar con Responsabilidad el Fondo.
 Realizar solo los Gastos establecido en el Grupo
 Presentar claramente los gastos realizados.
 Cumplir con las disposiciones del presente manual.
 Retirar de la Cuenta personal en un máximo de 48 horas.
41
 Justificar con los documentos autorizados para el uso del Fondo de Caja Chica
 Adquirir de maneras necesaria y oportuna los implementos para resolver las
situaciones urgentes.
 Tramitar la reposición del Fondo de Caja Chica
 Liquidar el fondo de Caja Chica
 Proporcionar la información oportuna y clara para los arqueos y las auditorías.
 Realizar las retenciones correspondientes.
 Efectuar periódicamente los arqueos del Fondo por lo menos una vez al mes.
Prohibiciones del responsable del manejo del Fondo de Caja Chica
 Utilizar dicho Fondo para realizar gastos personales.

 Mantener en su cuenta personal los valores asignados para Caja Chica por más de
48 horas.
 Otorgar préstamos y cambiar cheques personales.
 Aceptar facturas o notas de venta con información incompleta o adulterada.
 No cumplir con las disposiciones referentes al manejo de Caja Chica.
Procedimiento para la Creación de Caja Chica
Para la creación del Fondo de Caja Chica deberá ser autorizado por la máxima autoridad legal
dentro de la Junta (presidente). Mediante Acuerdo o Resolución Interna; estableciendo el
monto indicado y adecuado a las necesidades de la empresa, pero teniendo en cuenta que el
Fondo de Caja Chica no puede exceder de 15,00 (Quince Dólares Norteamericanos).
Información que deberá ir acompañada a la solicitud en caso de ampliación o aumento

del Fondo de Caja Chica.
 Estimación de recursos necesarios

 Presupuesto Inicial y disponible de la Junta
 Composición del Fondo del último semestre y saldo en bancos al último día del
mes anterior.
 Flujo de Efectivo de los últimos tres meses.
42
 Indicación escrita del responsable del Fondo de Caja Chica

 Monto mínimo estimado que debe mantenerse en el fondo para solicitar los
reintegros.
 Tiempo promedio de duración de los reintegros.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El Manejo se realizará a través de un escrito, designando a una persona la misma que será la
responsable de velar por el manejo de ese fondo y que en este caso será Tesorería quien deba
llevar esta responsabilidad dentro de la Junta.
Entrega del Fondo de Caja Chica a su responsable
El presidente de la Junta es el encargado de realizar la entrega del Fondo de Caja Chica a la

persona responsable del manejo de dicho fondo (Tesorero/a), adjuntando una copia de la
Resolución Interna de la creación del Fondo de Caja Chica y una copia del manual para uso
y procedimiento del Fondo de Caja Chica. No puede existir más de un responsable del manejo
y custodio del Fondo.
Control
El control del Fondo de Caja Chica estará a cargo del presidente de la Junta y el responsable
de SENAGUA.
Registro
La persona encargada del manejo de Caja Chica deberá llevar un registro de los gastos que
realiza y tener como respaldo documentos legales (factura, notas de venta, comprobante de
egresos). En dicho registro deberá detallar cuidadosamente todos los gastos, y llevar dichos
apuntes y comprobantes en forma cronológica.
Pasar al Contador para que el lleve el registro respectivo en el Libro Diario y así poder llevar
las cosas bien hechas.
Habilitación del libro de registro para el manejo del fondo de caja chica
43
Los movimientos diarios del Fondo de Caja Chica deberán ser registrados oportunamente,
con la finalidad de poder tener en cualquier momento un saldo real sobre dicha cuenta.
El libro deberá estar habilitado y autorizado por la máxima autoridad dentro de la Junta
(presidente), este libro no deberá contener borrones, tachones enmendaduras, ya que si se
encontrase una de estas prohibiciones se podrá considerar como una falla y se podría aplicar
una sanción por parte del presidente o el miembro delegado por SENAGUA encargados del
Control de Dicho Fondo.
Datos que debe contener como mínimo los libros de Caja Chica son:
 Fecha
 Número de la Factura
 Nombre del Proveedor
 Descripción del Gasto e Ingresos
 Egresos de Saldos
Número de Nombre del Descripción del

Fecha Ingresos Egresos Saldo
Factura Proveedor Gasto
44
Faltantes de Dinero
En caso de existir faltantes de dinero al momento de hacer el arqueo del fondo, deberá ser
cubierto de inmediato por el responsable del manejo del Fondo.
Sobrantes de Dinero
Los sobrantes de dinero encontrados al momento del arqueo del fondo deberán ser depositado
y entregados al departamento de Tesorería.
Formularios y registros
Los formularios y registros por utilizarse para la justificación y la reposición del fondo de
Caja Chica son los siguientes:
 Formulario de Vale de Caja Chica

 Formulario de Resumen de Caja Chica
 Formulario de Arqueo de Caja Chica.
Formulario de Vale de Caja Chica

VALE DE
POTABLE DE GUANUJO. N°
CAJA
CIUDAD Y FECHA: POR USD $:
HE RECIBIDO DE:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA DE:
DOLARES
VISTO BUENO RECIBI CONFORME
C.I/ RUC.
45
El formulario de Vale de Caja Chica deberá constar los siguientes requerimientos:
 Nombre de la Empresa o Razón Social

 Nombre del Documento
 Estar numerado por cada gasto adicionalmente a los requisitos antes mencionados
 Debe constar el nombre del funcionario o servidor solicitante del fondo
 El valor de adquisición se escribe en números y letras
 La firma del servidor que solicito el desembolso
Nota
 El mismo le servirá de respaldo de todos los pagos realizados.

 En caso de ser anulado el Formulario de Vale de Caja Chica se deberá anexar al
resumen de Caja Chica.
 La liquidación del vale de Caja se deberá hacer a más tardar al día siguiente del
rembolso del fondo.
 El vale de Caja de deberá mantener obligatoriamente en un original y una copia
para respaldo posteriores.
Formulario de Resumen de Caja Chica
JUNTA ADMINISTRADORA DE RESUMEN DE

AGUA POTABLE DE GUANUJO CAJA CHICA
Responsable: Monto Total:
Fecha Gasto:
Diferencia:
Monto Total en Letras:
Documento Numero Descripción Código Valor
Autorizado Responsable
46
El Formulario de resumen de Caja Chica deberá constar:

 Nombre del responsable del Fondo
 En números y letras los valores
 Los tipos de Documentos que respaldan
 El concepto
 El Código
 Las firmas de responsabilidad del funcionario que autorice el gasto y la firma
del responsable del Fondo de Caja Chica.
47
Formulario de Arqueo de Caja Chica.
JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE DE

GUANUJO
ARQUEO DE CAJA CHICA
Fecha:
Saldo Según Libros:
Resumen de Billetes
Cantidad Valor Valor Total
Total Monedas:
Resumen Billetes
Cantidad Valor Valor Total
Total Billetes:
Resumen Documentos
Tipo de Doc. Numero Fecha Concepto Valor
Total Documentos:
Resumen
Total Monedas y Billetes:
Total Documentos:
Subtotal:
Total de Caja Chica
Diferencia: Faltante Sobrante
Responsable Verificó Autorizó
48
El formulario Acta de Arqueo de Caja Chica deberá ser numerados servirá para hacer un
arqueo de fondos en el cual se establecerá:

 Fecha
 El monto del fondo,
 La descomposición del fondo en el cual se detallará los valores de la factura, notas
de venta, vales de caja y el efectivo
 Las firmas de responsabilidad.
PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
1. El trámite para la reposición del Fondo de Caja Chica se realizará mediante le

formulario de Resumen de Caja Chica.
2. La solicitud de la reposición del Fondo de Caja Chica deberá ser realizada por el
responsable del manejo de Caja Chica
3. Revisada y dada el visto bueno por la autoridad competente (presidente). Todas las
facturas y notas de ventas deberán corresponder al mes de la solicitud para la
reposición no se aceptarán facturas, notas de venta de meses anteriores; una vez
comprobado que todos los documentos están en orden y que corresponden al mes
previsto se procederá a realizar el desembolso.
4. Se pasará al Contador el pedido para reposición de Caja Chica y el formulario de
Resumen de Caja Chica para que proceda a registrar los gastos efectuados y motivo
por el cual se da la reposición de Caja Chica.
5. Una vez que el contador revise que está bien hecho el registro procederá a imprimir
y firmar el registro contable adjuntando los documentos sustentos de los gastos.
6. El presidente procederá a entregar la cantidad de dinero que se repone para el Fondo
de Caja Chica con el respaldo de un Formulario de Vale de Caja.
49
PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR O CANCELAR EL FONDO DE CAJA

CHICA.
La persona responsable del manejo del Fondo de Caja Chica deberá hacer una solicitud
escrita a la autoridad competente (presidente) indicando todos los datos del Fondo, el monto
a modificarse o si fuera el caso la cancelación y las razones respectivas para cualquiera de
los dos casos.
La autoridad respectiva deberá dar un atendido a dicha solicitud en un plazo no mayor a tres
días laborables notificando la Resolución Interna de los Directivos de la Junta; según fuera
el caso del aumento o cancelación del mismo.
Dar aviso al Contador para poder realizar el trámite respectivo indicando lo siguiente:
 El monto actual del Fondo de Caja Chica.

 El nuevo monto de la modificación o la cancelación del Fondo de Caja Chica.
 El nombre del responsable del Fondo de Caja Chica.
 La descripción para la cual está destinado el fondo.
Aumento del Fondo de Caja Chica

-1-
Xxxx Caja Chica xxxx
Bancos xxxx
v/Por aumento de caja chica
Disminución del Fondo de Caja Chica

-1-
Xxxx Bancos xxxx
Caja Chica xxxx
v/ Por disminución de caja chica
50
CONTROL Y ARQUEOS SORPRESIVOS
1. La persona que va a realizar el arqueo deberá pedir al encargado del manejo del Fondo
de Caja Chica que esté presente.
2. Clasificar los billetes, las monedas y los justificativos de los gastos.
3. Contar y sumar el dinero y los justificativos de los gastos.
4. Comparar la cantidad de dinero verificada y la cantidad de dinero registrada.
5. En el formulario de Arqueo de Caja Chica ir registrando los montos, la cantidad de
dinero y las novedades existentes (si las hubiere) al momento de efectuar el arqueo.
LIQUIDACIÓN FINAL
La Caja Chica deberá ser liquidada totalmente y entregada al presidente presentado el

Formato de Liquidación de Caja Chica, adjuntando los justificativos de gastos existente, con
soporte de la documentación respectiva registrando los sobrantes si existiera a la fecha la
liquidación se deberá realizar antes del 30 de Diciembre de cada año o en la Fecha que la
Junta disponga.
51
Formulario de Liquidación de Caja Chica
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA N°

Fecha:
Factura Nombre de la
N° Fecha Descripción Valor
N° Empresa
1
2
3
Resumen
Total Caja Chica
Responsable de Caja (-) Reposición del Caja
Chica Chica en Trámite
Total Liquidación Caja
Chica
Saldo en Caja
Presidente
52
BANCOS.
Es una cuenta del activo corriente que registra el valor de los depósitos constituidos por la
Junta. Controla el movimiento de los valores monetarios que se depositan y se retiran de
instituciones bancarias relacionadas.
En el Libro Bancos se registran todas las transacciones bancarias, con el propósito de

controlar todos los movimientos de efectivo que se encuentra en el banco, los movimientos
pueden ser: depósitos realizados, retiros mediante cheques girados y pagados.
Normas de Control Interno de Bancos
 El presidente y tesorero serán los responsables de la apertura y movimiento de las

cuentas bancarias.
 Llevar un control de los cheques cancelados y caducados, archivando en orden
cronológico y según su numeración.
 Antes de firmar un cheque es necesario que se revise la documentación por la cual
se originó el cheque.
 Se deberá realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas una vez al mes.
 La apertura de una cuenta deberá ser con firmas conjuntas entre el presidente y el
Tesorero.
 Para girar un cheque se verá hacer con esfero azul o tinta azul.
 Cuando se realice un depósito en la cuenta de la Junta se deberá archivar el
comprobante de depósito según la fecha.
 Nunca se emitirá cheques en blanco.
 Todo cheque deberá ser cruzado, excepto aquellos que autorice el presidente, pero
en casos extremos.
 Se deberá hacer los ajustes de las notas de débito y crédito a fin de mes.
 Se realizará conciliaciones bancarias cada fin de mes.
Procedimiento para llenar un cheque
1. Escribe la fecha en la línea que se encuentra en la esquina superior derecha.
53
2. Escribe el nombre a quien se le va a entregar el cheque (sea persona natural o empresa

receptor).
3. A la derecha en el lugar que esta el símbolo de dólares escriba la cantidad del cheque
en números enteros y centavos.
4. En la línea que está debajo de páguese a la orden de escribir la cantidad del cheque
en letras para mayor seguridad escribir los centavos para así evitar que alguien
aumente el valor del cheque.
5. En la parte inferior derecha se debe firmar para que el cheque este validado.
Procedimiento para elaborar una conciliación bancaria
1. El tesorero recibirá mensualmente el estado de cuenta.

2. Comparar los valores del estado de cuenta, con el saldo del libro mayor.
3. Revisará los valores de los cheques cancelados por el banco que concuerde con los
cheques girados en la empresa.
4. Se deberá llevar un control de los cheques girados y no cobrados.
5. Comparar los depósitos que están en el Estado de Cuenta, con los registrados
contablemente. Si en un caso existen depósito no registrado en el Estado de Cuenta
es porque esos corresponden a depósitos que aún no se hacen efectivos y para ello se
debe llevar un registro para darles seguimiento.
6. Se revisa las notas de crédito y débito que el Banco ha efectuado y nosotros no hemos
registrado.
7. Se procede a realizar la conciliación.
8. Se archiva si no existe ningún error.
54
Formato de Conciliación Bancaria
CONCILIACIÓN BANCARIA
Fecha:
SALDO SEGUN BANCOS =
(-) DEPÓSITOS EN TRÁNSITOS
(-) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
Fecha Beneficiario N° Cheque Valor
(=) SALDO BANCARIO
SALDO SEGÚN LIBROS

(+) Notas de Crédito
Beneficiario Valor
(-) Notas de Débito

Beneficiario Valor
(=) SALDO SEGÚN LIBROS
55
COBRO DE CONSUMO MENSUAL DEL AGUA
Normas de Control Interno
 Se deberá llevar un registro de las cuentas por cobrar.
 Los plazos y montos para conceder un crédito se deberán aprobar en reunión.
 La ampliación de montos para créditos se concederá solo a los clientes que hayan
demostrado seriedad en sus pagos.
 Para conceder un crédito los clientes deberán llenar una solicitud de crédito.
 Se consideran cuentas vencidas aquellas que hayan pasado los 90 días.
 Cuando haya cuentas por cobrar vencidas el tesorero con el operador darán
seguimiento.
 Cuando una cuenta por cobrar ha superado los 360 días se procederá a suspender el
servicio del agua.
Procedimiento para el Cobro de Consumo mensual del Agua.
1. El empleado del agua toma las lecturas mensualmente del consumo de agua en los
medidores en cada hogar.
2. Se procede a registrar en las tarjetas de control del consumo el consumo anterior y
consumo actual.
3. Se realiza el cálculo de la lectura del mes actual menos la lectura del mes anterior que
de igual al consumo actual y cuando existe exceso se le suma a la base.
4. El tesorero procede a registrar los valores en la Factura.
5. El tesorero el primer día hábil deberá depositar el dinero recaudado llenando una
papeleta de depósito.
6. Entregar al contador el comprobante de depósito para que efectué el debido registro
contable.
56
Formato de las tarjetas de Control de Consumo
CUENTA DEL CONSUMIDOR
N° de conexión: Usuario:
Dirección Aparato de Consumo

: Control: básico:
Clase de
Consumo: Año
ESTADO
MEDIDOR CONSUMO EN M3 COSTO TOTAL MES
Actua Anteri Exces Total Fecha de
l or En el Mes Básico o Básico Exceso mes pago
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
OBSERVACIONES.
57
PAGOS
 Para efectuar un pago se deberá tener los documentos que justifiquen.

 Cualquier pago que se efectué tendrá que estar programado.
 Pedir autorización del presidente.
 Retirar el dinero de la entidad financiera un día antes de realizar cualquier pago.
 Los pagos a proveedores se efectuarán la mitad en efectivo y la mitad mediante
transferencia.
Procedimientos para realizar pagos
1. El tesorero elaborara un flujo de caja dando prioridad a los pagos de acuerdo a:

 Obligaciones con el IESS teniendo en cuenta que se debe pagar hasta el 15 de
cada mes de los aportes personales y patronales.
 Obligaciones con el SRI se debe cancelar el IVA hasta el 20 de cada mes y el
I.R hasta el 20 de abril del año siguiente considerando que el noveno digito
del RUC de la Junta es el 6.
 Se deberá cancelar los servicios básicos de luz, agua, teléfono, en las fechas
establecidas en las planillas correspondientes.
 Proveedores de materiales en caso de existir se deberá pagar oportunamente
para evitar retrasos en la entrega y morosidad o a su vez se realizar el pago al
vencimiento y presentación de la factura y si existiese crédito será según lo
pactado.
 Sueldos y salarios del personal el mismo que se realizara un solo pago a fin
de mes.
2. El presidente deberá analizar y aprobar el flujo de caja para proceder a realizar los pagos.
3. El tesorero con el flujo de caja deberá elaborar los comprobantes de egreso y verificar
que los documentos para el pago estén debidamente contabilizados y sustentados.
58
4. Posteriormente el tesorero deberá adjuntar los soportes de los pagos (facturas, notas de
venta, etc.) a los comprobantes de egreso debidamente firmados y aprobados por el
presidente para proceder a realizar el pago.
5. El tesorero llenará una papeleta de retiro con la autorización y firmas respectivas del
presidente y Tesorero para retirar el dinero de la Cooperativa el mismo que estará en la
custodia del Tesorero.
6. El Tesorero deberá coordinar para efectuar el pago el día que se realizará.
7. Una vez realizado el pago el Tesorero deberá archivar los comprobantes de egreso y
sacarle una copia al documento de retiro de dinero para el pago.
8. Avisar y entregar la documentación pertinente al Contador para que realice los registros
pertinentes.
59
Formato de Comprobante Egreso

POTABLE DE GUANUJO
COMPROBANTE DE EGRESO N°
Valor US.
Ciudad: Fecha: $:
Pagado a: C.I/ RUC.:
Dirección: Telf.:
Por concepto
de:
LA SUMA DE
(en letras)
CHEQUE
CUENTA DÉBITOS CRÉDITOS BANCO: N°:
EFECTIVO
CUENTA N°: :
RECIBÍ
FIRMA Y
SELLO
OBSERVACIONES APROBA CONTABI

ELABORADO DO LIZADO
60
ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
 Se consideran como activos fijos de la empresa aquellos bienes materiales que se

hayan adquirido y tengan un valor superior a $ 100,00 dólares.
 Se contabilizarán los activos fijos de acuerdo con el orden de llegada.
 Los activos fijos se registrarán al costo de adquisición.
 Todo activo fijo se deberá depreciar y se lo realizará mediante el método de línea
recta.
 Los activos fijos que ingresen a la empresa se deberán inventariar.
 Los activos fijos deberán tener su propia etiqueta.
 Los pagos realizados por mantenimientos o reparaciones serán cargados al gasto.
 Cada funcionario será responsable, velará por el buen uso del activo fijo que se le
asigné y en caso de daño el será responsable por el reembolso.
Procedimiento para adquisición de Activos Fijos
1. El presidente convocará a reunión de directivos para dar conocimiento de que se va

adquirir un nuevo activo fijo.
2. La directiva aprobara la adquisición.
3. El tesorero y el presidente seleccionarán a los proveedores que oferten el bien o
producto que se va adquirir.
4. El tesorero y presidente cotizarán precios de los proveedores seleccionara y pedirán
proformas.
5. Se comprará el bien o producto de acuerdo a las necesidades y analizando el precio
más conveniente.
6. Una vez realizada la compra se entrega la factura al Contador para que proceda con
el registro.
7. Se entregará mediante un acta entrega recepción del activo fijo a la persona
responsable y que tendrá a cargo dicho bien.
61
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
El trato que se dará a los materiales es de cuidado y control de calidad para su

almacenamiento y el control de entrada y salida de materiales. La Junta utilizará un sistema
de inventario, el cual es computarizado, registrará el ingreso de los materiales al momento
de su compra y registrará la salida al momento de utilizar los materiales de construcción.
 El tesorero y el operador serán los encargados de tomar constancia física para

inventariar el activo fijo.
 El inventario de activos fijos se deberá hacer una vez al año, y constatar físicamente
su existencia.
 Para la toma de inventarios se deberá tomar en cuenta el estado de conservación, uso
y condiciones para mantener la seguridad.
 El responsable a quien se le asignó el activo dijo deberá velar por el buen estado y
uso del mismo.
 En caso de existir sobrante o faltantes al momento de la toma física de inventarios se
deberá realizar un ajuste contable determinando el motivo por el cual se dio y tomar
las acciones correctivas para que no vuelva a suceder; se deberá proceder
inmediatamente a dar aviso al contador y al presidente cuando exista estos
inconvenientes.
Procedimiento para Inventariar Activos Fijos
1. El tesorero juntamente con el presidente deberá inventariar los Activos Fijos que
posee la Junta.
2. El tesorero elaborar un anexo donde lleve un registro de los activos fijos que posee la
Junta el mismo que se podrá modificar cuando exista una compra o se de baja un
activo fijo, en este anexo deberá contener el nombre del activo fijo, las características
del mismo y la fecha en que se compró y registro en los libros diario.
3. El Tesorero y el presidente deberán hacer una constatación física de los activos fijos
existentes cotejando la información visual con la registrada en los libros.
62
4. El tesorero deberá verificar que el Activo Fijo contenga su etiqueta y sea la correcta
en caso de no existir deberá elaborar las etiquetas para pegar.
5. Una vez concluido el inventario de Activos Fijos el Contador deberá elaborar el
informe de inventario Físico firmando todos los involucrados (presidente, Tesorero,
Contador).
6. El Contador deberá registrar cualquier ajuste que se presente en caso de existir un
sobrante o faltante en los Activos Fijos.
Procedimiento para etiquetado de Activos Fijos
Tipo de Activo Fijo Lugar del etiquetado

Mobiliario En la parte superior derecha del bien.
Sillas Debajo del asiento o en su respaldo
Maquinaria Junto a la marca o junto a la serie del bien
Vehículos Parte superior del vidrio delantero
Útiles de oficina Parte visible del bien
Varios Componentes Cuando el bien mueble este integrado por
varios componentes y puedan separarse se
debe etiquetar con el mismo número cada
componente.
63
Formato del Informe de Activos Fijos
INFORME DE ACTIVOS FIJOS
Mes:…………… Año:…………….
El Inventario de Activos Fijos se realizó el día……………… con fecha………………..;

verificando físicamente los bienes con los que cuenta la Junta de Agua Potable de Guanujo,
a la presente fecha, cruzando con el reporte que se emitió por parte del contador (a) para
proceder hacer el inventario.
La constatación física se realizó por:
 Tesorero:…………………………………………………………………………
….
 Operador:………………………………………………………………………….
..
El responsable a cargo del bien colaboró sin ningún inconveniente, para que se dé con
normalidad el proceso del inventario.
Atentamente
Junta Administradora de Agua Potable de Guanujo.
Presidente Tesorero
64
Formato de Anexo de Activos Fijos.
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Imagen del Bien Nombre del Bien:
Código del Bien:
Formato Acta Entrega Recepción de Activos Fijos

ACTA ENTREGA RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Fecha:
Responsable:
Código Descripción Cantidad Referencia
En la Parroquia de Guanujo se procede a realizar la Presente Acta Entrega

Recepción entre los abajo firmantes quienes se responsabilizan de la entrega,
custodia y cuidado de los activos detallados.
En la presente.
PRESIDENTE TESORERO
ENTREGUE CONFORME ENTREGUE CONFORME
RESPONSABLE
RECIBI CONFORME
65
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.
Las depreciaciones se utilizarán para tener el valor exacto de los activos que posee la Junta.
 El Contador deberá registrar mensualmente el asiento de la depreciación.

 Se realizará la depreciación mediante el método de línea recta.
 Para depreciar se deberá aplicar los porcentajes vigentes para la depreciación los
mismo que se detallan a continuación:
TABLA DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVOS PORCENTAJE
Inmuebles 5% anual
Muebles y Enseres 10% anual
Maquinaria y Equipo 10% anual
Vehículos 20% anual
Equipo de Computación 33% anual
Para realizar la depreciación se deberá usar la siguiente fórmula: DA= (C.A- V.R)% .
Procedimiento para Depreciar Activos Fijos según el método de línea recta
1. Calculamos la fórmula para la depreciación que es la resta entre el valor de

adquisición del bien y el valor residual, procedemos a dividir para los años de vida
útil.
2. Al valor que nos salió procedemos a dividir para 12 que son los meses del año
3. Al valor de la división para 12 volvemos a dividir para 30 que son los días del mes.
4. Elaboramos una tabla donde conste el número de años de la depreciación también la
cuota de depreciación la misma que será el valor que se depreciara durante el año
66
calendario, depreciación acumulada y el valor en libros esta tabla servirá como anexo
para revisar y validar la depreciación de ese bien.
5. El contador deberá registrar en el libro diario.
Formato para realizar la depreciación por el Método de Línea Recta
Formula Depreciación
Depreciación anual = (Valor de Activo Fijo- Valor Residual) / Años de Vida Útil
Ejemplo. Se compra un Vehículo por un valor de $ 30.000 y tiene una vida útil de 5 años y
un valor residual del 10%.
Depreciación= 30.000-3.000/5
Depreciación= 5.400
Depreciación por línea recta
Año Cuota depreciación Depreciación acumulada Valor neto en libros
1 5.400,00 5.400,00 24.600,00
2 5.400,00 10.800,00 19.200,00
3 5.400,00 16.200,00 13.800,00
4 5.400,00 21.600,00 8.400,00
5 5.400,00 27.000,00 3.000,000
67
CUENTAS POR PAGAR
 Para realizar cualquier compra se deberá pedir autorización de la Junta Directiva.

 Las compras a crédito se deberán cancelar en un plazo no mayor a 30 días y para pedir
un crédito la Junta Directiva tendrá que dar la debida autorización.
 Para registrar una cuenta por pagar se procederá hacer con la factura original.
 Hay que tener un registro de los proveedores y de los créditos adquiridos.
 Se elaborará un anexo con las fechas de pago de las cuentas por pagar.
ADQUISICIÓN DE MATERIALES
Normas de Control Interno para Adquirir Materiales
 La Junta Directiva será quién del visto bueno para realizar cualquier adquisición de
materiales.
 El tesorero tendrá la facultad de realizar cualquier adquisición que sea necesario para
la Junta Administradora de Agua Potable.
 Para realizar la adquisición se deberá hacer mediante una orden de compra.
 También se deberá solicitar la respectiva cotización.
 El presidente y el Tesorero deberán elegir a los proveedores.
Procedimiento para Adquirir Materiales
1. Se deberá escoger el proveedor.

2. Se tiene que hacer algunas cotizaciones antes de hacer la compra.
3. Pedir autorización a la Junta Directiva para proceder a la compra.
4. Verificar las órdenes de compra y las facturas estén llenadas como se debe.
5. Verificar el material al momento en que llegan y que estén completo y de acuerdo a
lo que se pidió.
6. Una vez realizada la compra se procederá a entregar la factura al contador para que
proceda con el registro.
68
Procedimiento para llenar una factura
1. En la parte superior escribir los nombres y apellidos a quien se le va a emitir la

factura, si fuese una empresa escribir la razón social de la misma.
2. En el casillero que esta el RUC O C.I escribir el número de cédula de la persona que
compra o el RUC.
3. Escribir la fecha de emisión de la factura.
4. Escribir la descripción del bien o servicio que se está ofreciendo.
5. El precio unitario del bien o servicio ofertado.
6. El valor del subtotal de la compra o venta antes de los impuestos.
7. En el casillero debajo del subtotal calcular y llenar si existiesen descuentos.
8. Calcular y llenar el valor correspondiente al I.VA.
9. La firma de la persona que compra como de la que vende para constancia de que se
entregó y valido la factura.
Procedimiento para llenar una Orden de Compra
1. Se escribe el nombre del proveedor a quien se va a realizar la compra.

2. Se procede a escribir la fecha en que se realizó el pedido y la fecha de la entrega.
3. Se escribe quien realizo la compra o el pedido.
4. Se escribe como se pagó esa compra
5. Se procede a llenar la cantidad, descripción, precio unitario y precio total del producto
que se va adquirir.
6. Se procede a sumar los valores correspondientes al subtotal.
7. Del valor del subtotal se calcula el I.V.A si fuera necesario.
8. Luego se suma el subtotal y el I.V.A y nos sale el valor a cancelar.
9. Firma la persona que solicito, el que vende.
69
Formato de una Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de N° de
Pedido: Compra:
Fecha de
entrega:
Persona que
solicita:
Forma de
Pago:
Cant. Descripción del Producto V.U Precio Total
Subtotal
I.VA._____
Total
70
ÍNDICES FINANCIEROS.
Indicadores de liquidez
Se utilizan para determinar la capacidad que tiene una empresa pare enfrentar las
obligaciones contraídas a corto plazo. Cuanto más elevado es el indicador de liquidez, mayor
es la posibilidad de que la empresa consiga cancelar las deudas a corto plazo.
Capital de Trabajo. Representa la inversión neta en recursos circulantes, producto de las

decisiones de inversión y financiamiento a corto plazo.
CAPITAL DE TRABAJO = Activo circulante – Pasivo circulante.
Índice de liquidez corriente. Este permite establecer la habilidad y la capacidad que puede
tener una empresa para atender sus obligaciones financieras de corto plazo, tal y como ellas
se hacen exigibles.
LIQUIDEZ CORRIENTE = Activo circulante / Pasivo circulante.
Índice de Liquidez Inmediata. Indica la capacidad inmediata de la empresa para hacerla

frente a sus deudas.
LIQUIDEZ INMEDIATA = Efectivo en caja / Pasivo circulante.
Índice de Liquidez Efectiva. Es un indicador riguroso, involucra la disponibilidad de caja

para pagar sus obligaciones a corto plazo.
LIQUIDEZ EFECTIVA = Activo corriente / Pasivo corriente.
Rotación de Cuentas por Cobrar. Mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de
su rotación.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR = Ventas anuales a crédito / Promedio

de Cuentas por Cobrar
71
Rotación de Cuentas por Pagar. Mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de
su rotación.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR = Compras Anuales a Crédito / Promedio

de Cuentas por Pagar
Plazo Promedio de Cobros. Es una razón que indica la evaluación de la política de créditos
y cobros de la empresa.
PLAZO PROMEDIO DE COBROS = 360 / Rotación de Cuentas por Cobrar

Plazo Promedio de Pagos. Permite vislumbrar las normas de pago de la empresa.
PLAZO PROMEDIO DE PAGOS = 360/ Rotación de Cuentas por Cobrar
RAZÓNES DE ENDEUDAMIENTO.
Estas razones indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para generar utilidades,
estas son de gran importancia ya que estas deudas comprometen a la empresa en el transcurso
del tiempo.
Razón de Endeudamiento. Mide la proporción del total de activos aportados por los
acreedores de la empresa.
RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO = Pasivo Total/ Activo Total
Endeudamiento del Patrimonio. Este indicador mide el grado de compromiso del

patrimonio para con los acreedores de la empresa. No debe entenderse como que los pasivos
se puedan pagar con patrimonio, puesto que, en el fondo, ambos constituyen un compromiso
para la empresa.
Endeudamiento Patrimonial = Pasivo / Patrimonio
72
CONTROL INTERNO.
El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la Junta, es
más efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman
parte de la esencia de la Junta.
Mediante los controles se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes,

además se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias
cambiantes.
El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado para conseguir objetivos específicos. El artículo 9 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado manifiesta que “El control interno constituye un proceso
aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución que
proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los
objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la
organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los
riesgos los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE.
El registro contable se realizará acatando a lo contemplado en la Ley Orgánica de Régimen

Tributario Interno, Código de Trabajo.
La contadora con la tesorera deberá trabajar de manera unida y ordenada de tal forma que el
trabajo en equipo efectuado sea efectivo.
Dependiendo de la necesidad de la Junta Administradora, acorde de las funciones que realiza,

la contadora, deberá implementar los controles respectivos para el buen manejo de los
recursos de la Junta.
Será trabajo de la contadora la presentación de la información financiera y tributaria de forma

oportuna para evitar problemas y cumplir las responsabilidades de manera efectiva.
73
En lo relacionado a las declaraciones tributarias, planilla de aporte al Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social (I. E. S. S), deben ser entregados a la presidenta de la Junta, con cinco
días de anticipación a la fecha de pago, para efectuar una revisión previa a la cancelación.
La contabilidad se realizará, por medio del sistema contable, sin descartar la posibilidad de
llevar libros auxiliares en caso de que sea necesario.
Para que la información sea archivada de manera correcta y ayude a controlar las
transacciones se va a realizar de la siguiente manera:
 Una carpeta para las facturas separadas por códigos para las declaraciones del
Servicio de rentas Internas (S. R. I).
 Una carpeta para comprobantes de pago de las facturas.
 Una carpeta de ingresos de inventarios.
 Una carpeta de egresos de inventarios.
 Una carpeta para el cobro del servicio de agua.
 Una carpeta para los pagos realizados al Instituto de Seguridad Social (IESS).
La Junta debe tener una carpeta por cada usuario donde conste copia de cédula y papeleta de
votación, copia de la escritura del terreno y certificación de cumplimiento de participación
comunitaria.
La Junta debe tener en una carpeta para el operador donde conste la copia de la cédula de
ciudadanía y papeleta de votación, perfil ocupacional, aviso de entrada y salida del IESS, el
contrato y anexado los roles de pago correspondientes.
El contrato deberá estar legalizado en la inspectoría de trabajo.
La presidenta de la Junta autorizará y revisará permanentemente los desembolsos que se

realizan con el fin de vigilar el buen uso de los recursos.
Todo desembolso que se realiza deberá tener factura de respaldo de la transacción realizada.
La presentación de informes y la realización de inventarios físicos de existencias se deberán

realizar trimestralmente.
74
Mantener actualizado el registro de usuarios y llevar la cuenta corriente de cada uno.
Efectuar la facturación, cobranza y recaudación de las tarifas y cargos por la prestación del
servicio, así como de multas y demás conceptos, y depositar los fondos en una cuenta a
nombre de la Junta Administradora de Agua.
Llevar el registro actualizado y ejercer el control de los ingresos y egresos, archivando los
documentos de soporte correspondientes, como talonarios de recibos, facturas y otros.
Llevar el registro y control del movimiento de materiales, incluyendo su almacenamiento y

manejo de la bodega.
Llevar el inventario de bienes de la Junta Administradora de Agua.
Autorizar con su firma, juntamente con la presidenta, toda erogación de fondos.
Elaborar un informe mensual sobre los ingresos y egresos para someterlo a consideración de
la Junta Directiva.
Elaborar informes trimestrales sobre ingresos, egresos y movimiento de materiales para

consideración de la Asamblea de Usuarios, previo conocimiento de la Junta Directiva.
Recomendar a la Junta Directiva la suspensión del servicio, en caso de mora de dos meses
en el pago de los abonados, y girar las instrucciones para las desconexiones o reconexiones.
75

Manual de Procedimientos Contables-Jaapg

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA

ESTADO DE RESULTADOS. ............................................................................................ 37

Formato de Conciliación Bancaria.................................................................................... 55

Actualmente es importante que en todo tipo de organización (grande, mediana o pequeña),

El presente manual es elaborado con la finalidad de proporcionar al personal de la JAAP de

Establecer un adecuado sistema de información contable para un adecuado control de las

 Guiar el manejo adecuado de la información contable y financiera.

Este manual de procedimientos contables se aplicará a todo el personal administrativo que es

Para la ejecución de los procedimientos contables establecidos en el presente manual se lo

DESTINATARIOS DEL MANUAL.

El desarrollo del manual ha sido de manera exclusiva para consulta del:

 Personal responsable del área contable financiera de la JAAP de Guanujo.

 Los directivos y autoridades de supervisión de la JAAP

El presente compendio es de uso exclusivo y confidencia para la Junta Administradora de

 El registro contable se realizará bajo los Principios de Contabilidad.

 Elaborar información financiera basadas en Principios de Contabilidad.

Activos Monetarios. Son aquellos cuyos montos se fijan, en términos de unidades

Activos no Monetarios. Son aquéllos cuyo poder adquisitivo no varía, ya que

Adeudo. Pasivo, deuda. Cantidad que se ha de pagar por concepto de contribuciones,

Amortización. Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, la

Anticipo a Proveedores. Pagos previos que, en ocasiones, por las características de la

Asiento Contable. Registro de una operación real o virtual en el libro correspondiente.

Asiento de Mayor. El que debe anotarse o se encuentra anotado en el libro mayor.

Balance de Comprobación. Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo

Balance General. Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa,

Banco. Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de

Bienes de Consumo. Son todas aquellas mercancías producidas por la sociedad en el

Catálogo de Cuentas. Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema

Clasificación de Cuentas. Ordenación de las cuentas en un sistema de contabilidad para fines

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