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Continua
Técnico - Dirección de Extensión y Educación Director (E)
Vicerrectoría Académica Continua Dirección de Extensión y Educación Continua

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .............................................................................................................. 3

2. ALCANCE............................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES....................................................................................................... 3

3.1. Contrato de Aprendizaje ......................................................................................... 3

3.2. Convenio de Práctica y Pasantía ............................................................................ 3

3.3. Graduado ................................................................................................................ 3

3.4. Práctica Profesional ................................................................................................ 4

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ........................................................ 4

4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales................................................... 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ....................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 7

6.1. Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o

Pasantía y Contratos de Aprendizaje ...................................................................... 7

7. PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................ 12

8. FORMATOS.......................................................................................................... 12

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9. DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................ 12

10. ANEXOS ............................................................................................................... 13

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1. OBJETIVO

Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para
promover y fortalecer las relaciones entre la Universidad y las empresas, para potenciar
el desarrollo integral de estudiantes en prácticas y pasantías profesionales, mediante su
vinculación al medio laboral.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la Dirección de Extensión y Educación Continua. Inicia
desde la preparación para la inserción a la vida laboral y finaliza en la gestión a la
intermediación laboral.

3. DEFINICIONES

3.1. Contrato de Aprendizaje

Contratos suscritos entre la empresa patrocinadora y la Universidad del Valle con la
firma del aprendiz. Como requisito de este contrato se establece que no generan
relación laboral con el estudiante, al estudiante se le debe otorgar un apoyo de
sostenimiento mensual de un salario mínimo legal vigente (al ser estudiante
universitario), durante la práctica el aprendiz debe estar afiliado a riesgos profesionales
por la ARP que cubre la empresa y en materia de salud debe estar cubierto por el
sistema de seguridad social, conforme al régimen de trabajadores independientes y
pagado plenamente por la empresa. Ley 789 de 2002 y Decreto 933 de 2003.

3.2. Convenio de Práctica y Pasantía

Son las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a través de
convenios suscritos con las instituciones de educación superior en calidad de pasantías
que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente. Decreto 933 de 11
de abril de 2003.

3.3. Graduado
Es el egresado que, previo el cumplimiento de requisitos académicos exigidos por los
Programas Académicos de Pregrado o Posgrado, (parciales, prácticas, pasantías,
monografías, tesis de grado, etc…) ha recibido su grado.

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3.4. Práctica Profesional

Es una actividad que el estudiante desarrolla para complementar su formación
profesional que se concibe como una experiencia de vinculación del estudiante con el
medio laboral, la cual busca que durante el proceso de formación los estudiantes
tengan la oportunidad de realizar un periodo del ejercicio práctico en una empresa o
institución relacionada con las áreas de su programa académico.

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales

 Ley 789 de Diciembre 12 de 2002 del Consejo de Colombia, “Por la cual se dictan
normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos
artículos del Código Sustantivo de Trabajo”.

 Decreto No. 636 de Abril 3 de 1996, de Ministerio de Educación, "Por el cual se

reglamenta el artículo 63 del Decreto 2150 de 1995".

 Decreto 933 de Abril 11 de 2003 del Ministerio de Protección Social de Colombia,

“Por medio del cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se dictan otras
disposiciones”

 Decreto 2585 de Junio 12 de 2003 del Ministerio de Protección Social “Por el cual se
reglamenta el contrato de aprendizaje y se adiciona el Decreto 933 de 2003”.

 Decreto No. 2566 de Septiembre 10 de 2003, del Ministerio de Educación, “Por el

cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el
ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de Educación Superior y se
dictan otras disposiciones”.

 Acuerdo 009 de Mayo 26 de 2000, del Consejo Superior de la Universidad del Valle,
“Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición
y reforma de los programas de formación de pregrado de la Universidad del Valle y
se reforma el Acuerdo No. 001 de Febrero de 1993”.

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 Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior, Julio 6 de 2012. “Por la cual se
establecen los Principios, Propósitos y Modalidades de la Proyección Social y la
Extensión en la Universidad del Valle”.

 Resolución No. 2260 de Rectoría, Julio 16 de 2012. “Por la cual se delega una
función y se dictan otras disposiciones”.

 Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. “Políticas y Directrices para

el Trámite, Proyectos, Contratos y Convenios Interinstitucionales”.

 Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. “Trámite de Firmas de

Convenios y Contratos”.

 Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de Extensión y Educación

Continua. “Políticas y Directrices para el Trámite de Convenios de Práctica y/o
Pasantía y Contratos de Aprendizaje.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Inicio

Recibir solicitud de
ofertas para
estudiantes

Solicitud de
estudiantes en
práctica o pasantía Enviar el
requerimiento a
estudiantes y
directores de
Verificación del tipo escuela o
de vinculación del departamento
estudiante
Remitir Hojas de
Vida de los
Solicitar información estudiantes que
sobre la cumplan el perfil
organización
interesada e
informar políticas Realizar el
proceso de
selección del
estudiante
Informar a las
Unidades
Académicas Desarrollar el
el perfil del estudiante Convenio de Pasantía
requerido o Contrato de
Aprendizaje

Fin

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6. PROCEDIMIENTOS

▲: Actividad de Control

6.1. Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de

Práctica o Pasantía y Contratos de Aprendizaje

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Solicitud de A- Solicitar estudiantes en Práctica al

Representante de Correo Electrónico
estudiantes en Programa Institucional de Prácticas
Organización o
práctica y Profesionales de la Dirección de Extensión y
empresa Llamada Telefónica
respuesta a Educación Continua.
requerimientos B- Recibir las solicitudes de las
organizaciones y verificar con ellas el tipo de Correo Electrónico
vinculación del estudiante (Contrato de Profesional DEEC
Aprendizaje o Convenio de Práctica y Llamada Telefónica
Pasantía) y el perfil requerido.
C- Solicitar información sobre el sitio u Resoluciones
organización interesada en vincular a los
estudiantes e informar las políticas de cada Circulares
una de las partes. Profesional DEEC
Llamada Telefónica

Correo Electrónico
D- Remitir a las Unidades Académicas el
perfil del estudiante en práctica requerido e Profesional DEEC Correo Electrónico
información de la organización o empresa.
E- Enviar el requerimiento a estudiantes y Director de
directores de escuela o departamento. Programa
Correo Electrónico
Coordinador Práctica
de la Unidad
Académica
F- Remitir Hojas de Vida de los estudiantes Estudiante
que cumplan con el perfil requerido por la Coordinador de
empresa. Correo Electrónico
Práctica Unidad
Académica

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

G- Realizar el proceso de selección del

estudiante. Representante de Entrevista
Organización o
empresa Evaluaciones

2. Vinculación A- Enviar a la organización interesada, la Minuta de Convenio

Estudiante en Minuta para la suscripción de Convenios de y/o Contrato
Práctica Práctica y Pasantía, Acta de Compromiso ó
Contratos de Aprendizaje, junto con los Acta de Compromiso
requerimientos para la suscripción.
Director de Relación de
Programa Documentos para
suscripción de
Convenios o
Contratos

Correo Electrónico
B- Remitir a la Dirección de Extensión y Convenio y/o
Educación Continua, la Minuta para la Contrato
suscripción de Convenios de Práctica y
Pasantía, Acta de Compromiso ó Contratos Representante Legal Acta de Compromiso
de Aprendizaje, debidamente diligenciados y de la Organización
documentos soportes, para la vinculación de Carta Remisoria
los estudiantes en práctica.
Documentos Soporte
3. Revisión de las A- Revisar las condiciones de vinculación Convenio y/o
condiciones de establecidas y verificar la correspondencia de Contrato
vinculación del la información con los documentos de
estudiante representación de la empresa, en el Acta de Compromiso
Profesional DEEC
Convenio de Práctica o Pasantía, Acta de
Compromiso ó Contrato de Aprendizaje. Carta Remisoria

Documentos Soporte
B- En caso de que las condiciones de Convenio y/o
vinculación no correspondan a las políticas Contrato
para Convenios de Práctica y Pasantía ó
Contratos de Aprendizaje, informar a la Director DEEC Acta de Compromiso
organización.
Profesional DEEC Carta Remisoria

Documentos Soporte
Correo Electrónico

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

C- Realizar cambios en las condiciones del Convenio y/o

Convenio o Contrato y remitir a la Dirección Contrato
de Extensión y Educación Continua.
Acta de Compromiso
Organización
Carta Remisoria

Documentos Soporte
Correo Electrónico
D- Remitir el Convenio, Acta de Compromiso Convenio y/o
o Contrato del Estudiante, al Director de Contrato
Programa Académico y Coordinador de
Práctica del estudiante, para visto bueno. Acta de Compromiso
Director DEEC
Remisión de
Convenios y/o
Contratos
F-02-MP-05-01-01
4. Solicitar Visto A- Revisar, aprobar y enviar el Convenio, Director de Carta de Remisión
Bueno Convenio y Acta de Compromiso ó Contrato, con el visto Programa
Contrato bueno al Director de Dirección de Extensión Académico Convenio y/o
y Educación Continua. Contrato
Coordinador de
Práctica Acta de Compromiso
B- Revisar que el Convenio y Acta de Carta de Remisión
Compromiso ó Contrato, tenga el Visto
Bueno y entregar al Director de Dirección de Convenio y/o
Extensión y Educación Continua. Contrato
Profesional DEEC
Acta de Compromiso

Documentos de la
Organización

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

C- Revisar y aprobar con visto bueno el Convenio y/o

Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato y Contrato
remitir a Oficina Jurídica.
Acta de Compromiso

Documentos de la
Director DEEC
Organización

Remisión de
Convenios y/o
Contratos
F-02-MP-05-01-01
5. Suscripción de A- Revisar las condiciones del Convenio de Convenio y/o
Convenio ó Pasantía, Acta de Compromiso ó Contrato de Contrato
Contrato Aprendizaje, emitir visto bueno y solicitar
firma del señor Vicerrector Académico. Acta de Compromiso

Abogado Oficina Documentos de la

Jurídica Organización

Remisión de
Convenios y/o
Contratos
F-02-MP-05-01-01
B- Revisar convenio o contrato, firmar y Convenio y/o
remitir Convenio, Acta de Compromiso ó Contrato
Contrato a la Dirección de Extensión y
Educación Continua. Acta de Compromiso

Vicerrector Documentos de la
Académico Organización

Remisión de
Convenios y/o
Contratos
F-02-MP-05-01-01
6. Gestión de A- Recibir el Convenio, Acta de Compromiso Convenio y/o
Archivo ó Contrato firmados, revisar firmas y fecha. Contrato
Profesional DEEC
Acta de Compromiso

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

B- Enviar el convenio y/o contrato original a Carta de Remisión

la entidad o empresa que suscribe el
convenio y archivar copia del convenio. Convenio y/o
Contrato
Profesional DEEC
Acta de Compromiso

Archivo de Gestión
C- Enviar copia del Convenio, Acta de Carta de Remisión
Compromiso ó Contrato firmados por el
Representante Legal de la organización, al Representante de la Convenio y/o
Director Dirección de Extensión y Educación Organización Contrato
Continua.
Acta de Compromiso
D- Revisar el Convenio, Acta de Compromiso
ó Contrato e informar al Director de Convenio y/o
Profesional DEEC
Extensión y Educación Continua. Contrato

E- Archivar Convenio, Acta de Compromiso ó Convenio y/o

Contrato firmado e ingresar información a la Contrato
base de datos de convenios.
Acta de Compromiso
Profesional DEEC
Archivo de Gestión

Base de Datos
F- Enviar copia del convenio y/o contrato al Convenio y/o
Director de Programa y/o Coordinador de Contrato
Práctica de la Facultad o Instituto.
Acta de Compromiso
Profesional DEEC
Archivo de Gestión

Base de Datos
7. Desarrollo y A- Realizar informe semestral de los
Seguimiento de estudiantes vinculados en Práctica o Informes de Gestión
Coord. Práctica
Ofertas de Pasantía y enviarlo al profesional de
Unidad Académica
Prácticas Dirección de Extensión y Educación Indicadores SUE
Continua. ▲

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

B- Recibir los informes de los estudiantes Informe de Gestión

vinculados y verificar la correspondencia de
la información con los estudiantes Profesional DEEC Indicadores SUE
matriculados en el semestre.
Correo Electrónico
C- Consolidar la información, preparar Informe de Gestión
informe y remitirlo al director de la DEEC.
Profesional DEEC Indicadores SUE

Correo Electrónico
D- Revisar informe semestral sobre el
Programa Institucional de Prácticas y enviar Director DEEC Informe de Gestión
al Vicerrector Académico.

7. PROCESOS RELACIONADOS

 Formación

8. FORMATOS

No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN

1. F-01-12-01 Acta de Reuniones
2. F-02-12-01 Control de Asistencia
3. F-02-MP-05-01-01 Remisión de Convenios y/o Contratos
4. F-01-MP-05-02-01 Participación a Eventos
5. F-02-MP-05-02-01 Check List de Actividades de Apoyo
6. F-03-MP-05-02-01 Encuesta de Satisfacción de Eventos
7. F-04-MP-05-02-01 Evaluación de Actividades de Formación y Capacitación

9. DOCUMENTOS EXTERNOS

No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR

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10. ANEXOS

 No aplica

CONTROL DE CAMBIOS

No. DESCRIPCIÓN FECHA

Junio -
1.0 Versión Inicial del Manual
2009
Se realizaron los siguientes cambios en el Manual de Procedimientos:
 Descripción del Objetivo y Alcance
 Se eliminó la definición de Unidad Académica
 Se incluyó la definición de Convenio de Práctica o Pasantía, Contrato
de Aprendizaje, Intermediación Laboral y Observatorio Laboral para
la Educación
 Normatividad, Políticas y Condiciones Generales
 Se eliminó la Resolución No. 087 de Agosto 28 de 2001 del Consejo
de Facultad de Ingeniería
 Se incluyó Diagrama de Flujo
 Se reorganizó los procedimientos
 Se eliminó el procedimiento Realización de Prácticas y Pasantías de Junio
2.0 estudiantes 2011
 Se incluyó el procedimiento 6.1 Requerimiento de Estudiantes en
Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y Contratos
de Aprendizaje
 Se incluyó el procedimiento 6.3 Administración del Sistema de
Información de Egresados.
 Se modificó el nombre del procedimiento Realización de Prácticas y
Pasantías.
 Se realizaron cambios en la identificación de los registros en los tres
procedimientos
 Se eliminó el proceso relacionado Programas de Extensión y
Educación Continua.

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No. DESCRIPCIÓN FECHA

En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adicionó las
siguientes políticas:
 Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. “Políticas
y Directrices para el Trámite, Proyectos, Contratos y Convenios
Interinstitucionales”.
 Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. “Trámite de
Firmas de Convenios y Contratos”
 Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de
Extensión y Educación Continua. “Políticas y Directrices para el
Marzo
3.0 Trámite de Convenios de Práctica y/o Pasantía y Contratos de
2012
Aprendizaje”
 Se incluye el Formato F-01-MP-05-02-01 Formato de Participación en
Eventos
 Se incluye el Formato F-02-MP-05-02-01 Check List de Actividades
de Apoyo
 Se incluye el Formato F-03-MP-05-02-01 Encuesta de Satisfacción
de Eventos
 Se incluye el Formato F-04-MP-05-02-01 Evaluación de Actividades
de Formación y Capacitación.
 Se cambia el nombre del procedimiento de Programa Institucionales
de Egresados, y Prácticas Profesionales por el de Programa de
Prácticas y Pasantías Profesionales.
 Se elimina todo lo relacionado con Egresados, dado que Gestión de
Egresado, quedo como un subproceso aparte.
 Se cambia la definición de Egresado y se adiciona la definición de
Graduado.
 Se eliminan la normatividad que hace parte del subproceso de Mayo
4.0 Gestión de Egresados: Resolución No. 136 de Consejo Superior,
2013
Resolución No. 004 de Consejo Superior, Resolución No. 013 de
Consejo Superior
 En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adiciona la
Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior y la Resolución
No. 2260 de Rectoría, Julio 16 de 2012.
 Se modifica el diagrama de flujo, dejando solo la parte de Prácticas y
Pasantías Profesionales, y eliminado lo relacionado con el
subproceso de Gestión de Egresados.

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Mayo 2013
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No. DESCRIPCIÓN FECHA

 Se elimina el procedimiento: 6.2. Gestión de Egresados y 6.3.
Administración del Sistema de Información de Egresados
 Se elimina la definición: 3.3. Egresado, 3.5. Intermediación Laboral y
3.6. Observatorio Laboral para la Educación.
 Se elimina el procedimiento: 6.2. Intermediación Laboral.
 Se modifica el diagrama de flujo, eliminando todo lo relacionado con
Intermediación Laboral y Egresados
 Se cambia el Responsable de la Actividad A en la Etapa 2.
 Se modifica la Actividad A de la Etapa 5.
 Se modifican las Actividades B y C de la Etapa 5 y se cambia el
Responsable.
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
F-04-MP-12-01-02 Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
V-04-2011

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