Manual Práctico EDU

DISEÑO DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA
CUSTODIA DE LOS BIENES NACIONALES EN EL SECTOR

PUBLICOPROPIEDAD DEL INSTITUTO AGRARIO NACIONAL
CASO ESPECIFICO:
DELEGACIÓN AGRARIA DEL ESTADO LARA.
POR
DIANA GISELA CRESPO GONZALEZ
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL:

TITULO DE ESPECIALISTA EN CONTADURÍA:
MENCIÓN: AUDITORIA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
BARQUISIMETO, 2000.
ii
VITAE
C.I.Nª 5.931.490
NACIDA EN LA CIUDAD DE CARORA ESTADO LARA EL 22/11/62.
LIC. EN CONTADURIA PUBLICA, EGRESADA DE LA U.C.L.A EL

25/11/87.
CANDIDATA PARA OBTENER EL GRADO DE: ESPECIALISTA EN

CONTADURIA: MENCION AUDITORIA
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO: DISEÑO DE UN MANUAL DE

CONTROL INTERNO PARA LA CUSTODIA DE LOS BIENES
NACIONALES EN EL SECTOR PUBLICO PROPIEDAD DEL
INSTITUTO AGRARIO NACIONAL, CASO ESPECIFICO:
DELEGACION AGRARIA DEL ESTADO LARA.
POSTGRADO: ESPECIALIZACION EN CONTADURIA: MENCION

AUDITORIA II COHORTE.
ii
iii
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA

CUSTODIA DE LOS BIENES NACIONALES EN EL SECTOR PUBLICO
PROPIEDAD DEL INSTITUTO AGRARIO NACIONAL, CASO
ESPECIFICO: DELEGACION AGRARIA
DEL ESTADO LARA
RESUMEN
El Trabajo Especial de Grado realizado consiste en: EL DISEÑO DE UN

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA CUSTODIA DE LOS BIENES
NACIONALES EN EL SECTOR PUBLICO PROPIEDAD DEL INSTITUTO
AGRARIO NACIONAL, CASO ESPECIFICO: DELEGACION AGRARIA DEL
ESTADO LARA, en cuyo desarrollo fueron utilizados los siguientes instrumentos de
recolección de datos: La observación directa, el cuestionario de control interno, y la
entrevista no estructurada, permitiendo evaluar el sistema de Control Interno actual,
considerando las debilidades detectadas y pudiendo determinar que el Sistema
utilizado es inadecuado y por lo cual se requiere implantar el Manual diseñado.El cual
consta de procedimientos diseñados a objeto de lograr adecuar el Sistema de Control
Interno que allí impera, de manera que se logre guardar y custodiar los Bienes
Nacionales propiedad del Instituto Agrario Nacional en la Delegacion Agraria del
Estado Lara, en forma eficiente
iii
iv
INDICE
Pág
Introducción viii
CAPITULO I
TITULO 10
A.Planteamiento del Problema 11
B. Justificacion del Problema 11
C. Objetivos del Problema 13
CAPITULO II
MARCO TEORICO 14
Reseña Histórica del Instituto Agrario Nacional 14
Antecedentes de Investigaciones 15
Bases Teóricas 18
Bases Legales 42
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO 53
CAPITULO IV
Análisis de los Resultados e Interpretación de los Datos 55
CAPITULO V
Manual de Control Interno para la Custodia de Bienes Nacionales en el
Sector Publico, propiedad del Instituto Agrario Nacional, cas o específico: 65
Delegación Agraria del Estado Lara,
CAPITULO VI
CONCLUSIONES 91
CAPITULO VII
RECOMENDACIONES 93
BIBLIOGRAFÍA 95
iv
v
Introducción
Con la realización del presente trabajo se Diseñó un Manual de Control
Interno para la Custodia de Bienes Nacionales en el Sector Publico,
propiedad del Instituto Agrario Nacional, caso específico: Delegación
Agraria del Estado Lara, con el objeto de que sea implementado de una
manera adecuada logrando efectividad en el sistema de Control Interno
existente, así mismo se canalice el respectivo envío a la Contraloría General de
la República quien es el máximo órgano de control del estado venezolano, para
su estudio y consideración como un aporte a tan digno organismo para que
coadyuve a la custodia de los Bienes Nacionales a nivel de todos los Entes
Gubernamentales que dependan de dicho órgano Rector del Control Interno
en el Sector Publico.
El desarrollo se ejecutó considerando los siguientes Capítulos:
Capitulo I :
Contiene el Titulo, el Planteamiento del Problema, la Justificación y Los
Objetivos Generales y específicos.
Capitulo II:
Comprende el Marco Teórico que consta de: Antecedentes, Bases Teóricas,
y Bases Legales.
Capitulo III:
Comprende el Desarrollo del Marco Metodologico.
Capitulo IV:
v
vi
Comprende el Análisis de los Resultados e Interpretación de los Datos.
Capitulo V:
El presente capitulo contiene: el Diseño del Manual de Control Interno
para la custodia de los Bienes Nacionales del sector publico propiedad del
Instituto Agrario Nacional, caso especifico: Delegación Agraria del Estado
Lara.
Capitulo VI:
Conclusiones
Capitulo VII:
Recomendaciones
Bibliografía
La autora aspira la respectiva aprobación del Trabajo de Grado realizado y
que a su vez se implementen los procedimientos diseñados, en La Delegación
Agraria del Estado Lara, de manera que se adecue el Sistema de Control
Interno actual y se garantice la adecuada guarda y custodia de Los Bienes
Nacionales de su propiedad.
vi
vii
TITULO
“Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales en el Sector Público, propiedad del Instituto Agrario Nacional,
Caso específico: Delegación Agraria del Estado Lara”
CAPITULO I
A. Planteamiento del Problema.
Se considera necesario realizar el “Diseño de un Manual de Control
Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Publico,
propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso específico: Delegación
Agraria del Estado Lara” en virtud de que se le dificulta su control y custodia,
al cual se une el hecho de que se pueda determinar en un momento dado la
cantidad y calidad, de los bienes que el ente posee permitiendo así ejercer el más
idóneo y adecuado de los Controles Internos.
El Instituto Agrario Nacional Delegación Agraria del Estado Lara , posee
dentro de sus bienes: Mobiliarios, Equipos Hidroneumáticos, Automóviles,
Maquinarias, Herramientas, Viviendas, Edificaciones, Tierras para la Venta, y
Tierras para Adjudicar a los beneficiarios de la Reforma Agraria, vale la pena
resaltar que se tienen reportes mecanizados de que el ultimo inventario realizado
data desde 1.994.
vii
viii
Por lo antes expuesto se considera necesario diseñar las normas,
procedimientos y mecanismos adecuados que permitan coadyuvar a que el
sistema de Control Interno imperante se perfeccione .
B.Justificación
El Instituto Agrario Nacional ente rector de la Ley de Reforma Agraria
posee dentro de su patrimonio una gama de Bienes Nacionales: Muebles e
Inmuebles, que han ido aumentando progresivamente y se encuentran ubicados
en: Delegaciones Agrarias, Oficina Central, Talleres de su propiedad y
Asentamiento Campesinos(Sector mayoritario), por lo que se ha dificultado su
control y custodia, aunado a que no posee dentro de sus manuales las normas y
procedimientos adecuados que le permitan mantener actualizado el Inventario de
esos Bienes.
El objetivo principal de la Ley de Reforma Agraria es dotar al campesino de
la tierra que labora, a través de un Titulo de Propiedad que le otorga ,con
duración de 20 años, que deberá trabajar y administrar usufructuándose de ese
bien que es del Estado, el campesino de acuerdo a su situación económica le
paga al ente una regalía por dicho usufructo, otro de los objetivos es dotar a las
Empresas Campesinas constituidas que trabajan la tierra de: Maquinarias,
Equipo Hidroneumáticos y viviendas para su beneficio manteniendo la custodia,
control y administración.
El Control, la custodia y administración siempre serán ejercidas por el
Instituto Agrario Nacional, dueño de los bienes requiriendo de procedimientos
idóneos y necesarios para ejercer tales funciones.
viii
ix
Dada esta justificación es que se considera necesario el “Diseño e
implantación de un Manual de Control Interno para la Custodia de Bienes
Nacionales en el Sector Público, propiedad del Instituto Agrario Nacional,
Caso específico: Delegación Agraria del Estado Lara”
C. Objetivos
Objetivo General
Diseñar un Manual de Control Interno para la Custodia de Bienes
Nacionales.
Objetivos Específicos
1. Evaluar los procedimientos del Control Interno existentes, para la guarda
y custodia de los Bienes Nacionales propiedad del Instituto Agrario
Nacional en la Delegación Agraria del Estado Lara.
2. Determinar debilidades y fortalezas del Control Interno en función de la
Custodia de los Bienes Nacionales
3. Análisis de las bases legales
4. Diseñar el Manual de normas y procedimientos adecuados para la custodia
de Bienes Nacionales.
ix
x
CAPITULO II
MARCO TEORICO.
El Marco Teórico para realizar el Trabajo de Grado basado en el Diseño
de un Manual de Control Interno para la Custodia de Bienes Nacionales en
el Sector Público, propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso especifico:
Delegación Agraria del Estado Lara” se va a regir por el esquema abajo
indicado:
RESEÑA HISTORICA DEL INSTITUTO AGRARIO NACIONAL
El Instituto Agrario Nacional , es un instituto Autónomo, adscrito al
Ministerio de Producción y Comercio, con personalidad jurídica autónoma,
patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco Nacional. Fue creado
mediante Decreto Ejecutivo Nº 173 de fecha 28 de Junio de 1.949, publicado en
la Gaceta Oficial Nº 22.958. Con el se deroga el Decreto Ejecutivo de fecha 26
de Agosto de 1.938, por el cual fue creado el Instituto Técnico de Inmigración y
Colonización (ITIC), según se dispone en el Capitulo XII, Articulo 139, el cual
dice “ El Instituto Técnico de Inmigración y Colonización es el Núcleo inicial
del Instituto Agrario Nacional. En consecuencia se dispone la liquidación del
Instituto Técnico de Inmigración y Colonización debiendo decretar el Ejecutivo
Federal las transferencias de bienes que fuesen necesarias al Instituto Agrario
Nacional en el termino de seis meses a contar de la fecha de publicación del
presente Estatuto, y se declara derogado el Decreto Ejecutivo de fecha 26 de
x
xi
Agosto de 1.938 por el cual fue creado el Instituto Técnico de Inmigración y
Colonización.”
Dentro de su estructura orgánica el Instituto cuenta con un órgano de
Control denominado Contraloría Interna; quien ejerce el Control total de los
Recursos físicos, humanos y financieros, que allí se ejecutan, además de revisar,
evaluar y mejorar los controles internos establecidos.
1. ANTECEDENTES:
En el trabajo de grado realizado por Hernan Castillo y otros U.C.L.A
1.998, Diseño de un Manual de Control Interno de Cuentas por cobrar
clientes para una Empresa Automotriz; concluyeron que: “ La aplicación de
un manual de control interno de las cuentas por cobrar clientes no debe superar
en costos los beneficios que este pueda generar a la empresa. Esta aplicación
será responsabilidad directa de la gerencia administrativa específicamente del
auditor interno. Un Manual de Control Interno no puede impedir completamente
el incumplimiento de las normas pero si detectar oportunamente errores e
irregularidades que se produzcan para ser corregidas o tomar las medidas
adecuadas”.
En el trabajo de grado realizado por Carmen Betancourt y otros
U.C.L.A 1.998, Propuesta de Normas de Control Interno de las Cuentas por
cobrar en la Empresa R.A.O.C.A, concluyeron que: ” Para poder tener la
empresa una eficiente operatividad, se hace necesario la implantación y
xi
xii
coherencia a una serie de Normas y principios de Control Interno único medio
de alcanzar los objetivos propuestos por los dueños de la Empresa”.
En el trabajo de grado realizado por Pedro Daza y otros U.C.L.A
1.998, Diseño del Manual de procedimientos contables de los Activos Fijos
de la Caja de Ahorro y Préstamo del personal Obrero de la U.C.L.A,
concluyeron que: “El análisis realizado a los procedimientos contables de los
Activos Fijos de la CAPPO - U.C.L.A y sus normas; permitió determinar que la
inconsistencia en el desarrollo de los tramites operativos, así como la toma de
decisiones es producto de la carencia de un manual de procedimientos contables,
que logre darle carácter formal, pulcritud y transparencia en sus operaciones
contables”.
En el trabajo de grado realizado por Rosaura C Báez y otros U.C.L.A
1.996, Implantación de Controles de Activos Fijos en el Ambulatorio
Urbano Tipo I Dra. “Laura Labellarte” Santos Luzardo, Concluyeron que
“Fundasalud deberá ser mas preciso al determinar los objetivos que se propone a
través del Proyecto Compás, con la finalidad de contrarrestar las dificultades que
se presentan en el ambulatorio Urbano tipo I Dra. “Laura Labellarte”, Santos
Luzardo a la hora de definir la propiedad del Activo Fijo existente en el Ente"
En el trabajo de grado realizado por Rosa Rojas y otros U.C.L.A 1.988,
Diseño de un sistema de Control Interno para los Activos Fijos Tangibles de
la Empresa Alicamposa, concluyeron que: ” Lograron diseñar un sistema de
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xiii
Control Interno para los Activos Fijos, el cual consideramos que pueda
contribuir a lograr alcanzar el desarrollo de todas las operaciones que involucran
este rubro”.
2. BASES TEORICAS:
Origen y evolución del Control Interno
El Control Interno es definido por primera vez en 1.949, por un comité de
American Institute of Accountants, quien señalaba que era un plan de
organización, de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa para
salvaguardar Bienes, comprobar la exactitud y confiabilidad, promover la
eficiencia operativa y fomentar el cumplimiento de las políticas prescritas por la
Dirección.
Definición del Control Interno:
Se define como un conjunto de Normas y procedimientos, a través de los
cuales se ejerce el control dentro de una organización, empresa o ente.
En cualquier ente, el Control Interno comienza con la adopción y
cumplimiento de las políticas aprobadas por la Dirección, y continua hacia abajo
en la escala de la estructura administrativa, tomando forma en la elaboración y
operación de Normas de Dirección y regulaciones administrativas tales como:
manuales, instrucciones y disposiciones, auditoria interna, comprobación
interna, informes entrenamiento y formación del personal.
Tipos de Control:
En función de los poderes que lo ejecutan, el Control Parlamentario o
Fiscal se puede clasificar en:
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xiv
a.) Según la dependencia del ente fiscalizador en:
- Interno
- Externo
b.) Por la periodicidad
- Permanente
- Ocasional
- Periódico
c.) En cuanto a la extensión y alcance de la intervención
- Exhaustivo
- Selectivo o Parcial
d.) Según el sitio donde se efectúa el Control
- En la dependencia donde funciona el órgano de Control o en sitio
diferente.
e.) Según el objetivo que se persiga
- Control de legalidad
- Control presupuestario
- Control Contable
- De conveniencia, mérito u oportunidad
- Control perceptivo
f.) Según en el momento cuando se ejerce
- Previo
- Posterior
- Concomitante o simultáneo.
xiv
xv
Principios Básicos del Control Interno
- Plan lógico de organización que responde a los objetivos de la
Institución.
- Una adecuada estructura de Control en el área contable, área de
presupuesto y costos.
- Una unidad de Contraloría o Auditoría interna ubicada al máximo nivel
organizativo, cuya responsabilidad será de continua revisión, evaluación y
mejora de los controles internos,
- El establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma
individual y claramente definidas por escrito.
- Una separación de funciones de carácter incompatibles las cuales deben
estar separadas a nivel departamental y de empleados.
- Un reclutamiento de personal que responda a las técnicas modernas de
relación en base a conocimientos, experiencia e idoneidad.
- Una verificación de cálculo y exactitud de las transacciones por los
menos en dos ocasiones durante el proceso administrativo.
Elementos del Control Interno:
a) Ambiente de Control
b) El Sistema Contable
c) Los Procedimientos de Control
Ambiente de Control:
xv
xvi
Representa la combinación de factores que afectan las políticas y
procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles:
- Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos.
-Estructura de Organización de la Entidad
-Funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités.
-Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
-Métodos de Control Administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos incluyendo la función de
auditoria interna.
-Políticas y prácticas de personal.
- Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la
entidad.
Sistema Contable:
Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las
operaciones que realiza una entidad económica.
Para lograr la utilidad y confiabilidad de un sistema contable se requiere
contar con métodos y registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que
reúnan los criterios establecidos por la administración.
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle
necesario que permita su adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
xvi
xvii
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los
estados financieros.
Procedimientos de Control:
Son aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de
control y al sistema contable, que establece la administración para proporcionar
una seguridad razonable de lograr los objetivos de la entidad.
Dependiendo de la naturaleza los procedimientos de control pueden ser
de carácter preventivo o detectivo.
Los preventivos son los que se establecen con el objeto de evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
Los detectivos son los que tienen como finalidad detectar los errores o las
desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido
identificados por los procedimientos de control preventivo. Instituto Mexicano
de Contadores Públicos A.C (1.994)
Normas de Control Interno:
1.) Normas relacionadas con el personal: pautas que se utilizan para la
selección y manejo en general, y de la dotación afectada a la custodia de Bienes,
en particular.
2.) Relacionadas con los Bienes: tienden a resguardar la tenencia en si,
así como los movimientos de ingreso y egreso internos de la organización como
tal.
xvii
xviii
3.) Relacionadas con la documentación: La manera como se registran
los hechos que afectan al patrimonio de la Institución.
4.) Relacionados con la estructura: Son las incluidas en el Manual de
organización, tendientes a precisar las responsabilidades de cada integrante del
ente en relación a la custodia de los Bienes que se le han asignado y la facultad
de autorizar gastos que afectan el patrimonio de la organización.
5.) Relacionadas con el ordenamiento del Trabajo: Referidas a los
procedimientos que se vinculan con la forma en que se ordena el trabajo
operativo para lograr que todo el conjunto de personas administre los Bienes,
usando documentación y cumpliendo las funciones establecidas en el Manual de
Organización.
Normas y procedimientos de Auditoría.
Normas de Auditoría
“ La auditoría no es una actividad meramente mecánica que implique la
aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados una vez llevados a cabo
son de carácter indudable. La auditoría requiere el ejercicio de un juicio
profesional, sólido y maduro , para juzgar los procedimientos que deben seguirse
y estimar los resultados obtenidos” Instituto Mexicano de Contadores
Públicos A.C (1.994)
Las Normas de Auditoría se clasifican en:
a.) Normas personales, b.) Normas de ejecución del trabajo, c.) Normas
de información
xviii
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a.) Normas Personales:
Son aquellas que se refieren a las cualidades preadquiridas que debe tener
el auditor para poder asumir dentro de al s exigencias que el carácter profesional
de la auditoría impone a un trabajo de este tipo.
Dentro de la Normas Personales tenemos:
- Entrenamiento técnico y capacidad profesional.
Enuncia que el desempeño de un Auditor independiente en un trabajo de
auditoría debe ser realizado por un profesional independiente con título legal y
reconocido, que posea un entrenamiento técnico adecuado y capacidad
profesional como auditor.
- Cuidado y diligencia profesional
El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonable en la
realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
- Independencia
Se obliga a que el auditor mantenga una actitud de independencia mental
en todos los asuntos relativos a su trabajo.
b.) Normas de Ejecución del Trabajo:
xix
xx
Son elementos básicos fundamentales que el auditor debe tener al
ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia:
- Planeación y Supervisión
Esto es que el trabajo de auditoria se debe planear de forma adecuada y
supervisar apropiadamente el trabajo de los ayudantes en caso de que el trabajo
de estos se requiera.
Estudio y evaluación del Control Interno
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del Control
Interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza
que va a depositar en el; asimismo ; que le permita determinar la naturaleza,
extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.
- Obtención de evidencia suficiente y competente.
Utilizando los procedimientos de auditoria mas adecuados; el auditor
debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado u
oportunidad que requiera para así suministrar una base objetiva para su opinión.
C.) Normas de Información
El resultado final del trabajo de auditoria se plasma en la presentación de
un dictamen o informe final a objeto de informar a las personas interesadas los
resultados obtenidos y la opinión formada a través de la realización del examen;
y es a través del informe que el publico y el cliente se dan cuenta del trabajo del
xx
xxi
auditor, siendo la única parte de su trabajo que queda a su alcance. Instituto
Mexicano de Contadores Públicos A.C (1.994)
Bienes Nacionales: Son aquellos Bienes poseídos por el Estado
Venezolano bajo el estilo de Administración Pública Nacional.
PRINCIPIOS BASICOS Y NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA
NACIONAL DESCENTRALIZADA . Emanada del Despacho del Contralor
bajo el Numero CG- 09 Caracas 30 de Abril de 1.985 años 175 y 126.
Se incluyen a continuación las definiciones, principios básicos, y las
principales normas de aceptación general, entendidas estas últimas como
técnicas esenciales para garantizar, razonablemente el logro de los objetivos de
control interno y que tienen relación con el tema tratado.
1.1 Sistema de control interno
A los efectos de estas normas el sistema de control interno se entenderá
en sumas amplia y conocida acepción, es decir como el conjunto que comprende
tanto las bases organizativas como los principios, políticas, normas, métodos, y
procedimientos adoptados dentro de cada entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular el acatamiento de las
decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados. Asimismo, los controles internos deben garantizar que la actividad
xxi
xxii
operacional se desenvuelva dentro del debido acatamiento a las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas vigentes.
1.2 Individualidad del control interno
El sistema de control interno debe ser concebido como un área funcional
independiente, individualizada y especializada, así como también ser parte
integrante de los demás sistemas de la entidad: contables, financieros,
administrativos y operacionales.
1.3 Responsabilidad por el control interno
Corresponde a la máxima autoridad del respectivo ente, la
responsabilidad por establecer , mantener y perfeccionar el sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la
organización.
1.4 Responsabilidades sectoriales
En cada área de operaciones así como en cada unidad organizativa, el
funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante la
máxima autoridad del ente de que se trate.
1.5 Evaluación del sistema
xxii
xxiii
La unidad de control interno es responsable por revisar y evaluar el
sistema de control interno de la entidad, con la finalidad de proponer a la
máxima autoridad las recomendaciones para mejorarlo y aumentar la efectividad
y la eficiencia de la gestión administrativa.
1.6 Garantía del sistema
El sistema de control interno de cada entidad debe proporcionar una
garantía razonable de que se lograran los objetivos generales del sistema como
los objetivos específicos del control interno de cada área o actividad.
En cualquier caso, el costo del control interno debe ser proporcional al
beneficio esperado, considerando los niveles de riesgo y la importancia relativa
de las operaciones o hechos objeto de control.
1.7 Respaldo al sistema
Los administradores y los funcionarios o empleados deben mantener, en
todo momento, una actitud positiva y de respaldo hacia los controles internos;
para ello. Es necesario que la alta gerencia coordine dentro del proceso
administrativo, entre otros los siguientes aspectos:
- Establecimiento de los objetivos y metas, tanto generales como
específicos, que sean necesarios.
- Definición de políticas como guías de acción.
- Formulación de planes operativos.
xxiii
xxiv
- Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes.
- Delimitación precisa de la autoridad y de los niveles de responsabilidad.
- Protección y utilización de los recursos en forma racional.
- Dirección, supervisión y motivación del personal conforme a un sistema
de méritos.
- Apoyo a la unidad de control interno y a los resultados de la auditoria
interna.
1.8 Integridad del personal
La alta gerencia, los administradores y los funcionarios o empleados
deben poseer integridad personal y profesional y mantener un nivel de
competencia que les permita cumplir con los deberes asignados , así como
comprender la importancia de buenos controles internos.
1.10 Soportes documentarios
Las transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero y los
demás hechos significativos, deben estar suficientemente documentados. Los
documentos deben contener información completa y exacta y ser archivados de
manera tal que este disponibles para su examen y permitan el seguimiento de
una transacción o hecho desde su inicio hasta su culminación.
1.11 Registro de transacciones
Las transacciones y los demás hechos significativos serán contabilizados
en forma exacta, veraz y oportuna, de manera tal que los registros auxiliares y
xxiv
xxv
principales constituyan una fuente confiable en la preparación de informes y
estados financieros. La documentación de soporte deberá estar adecuadamente
referenciada.
1.12 Autorizaciones necesarias
Las transacciones y los demás hechos significativos serán autorizados y
ejecutados únicamente por personas que actúen dentro del rango de su
competencia. La autorización debe ser restablecida en forma clara y comunicada
a los administradores y empleados de tal ,manera que les permita desarrollar los
deberes asignados, según lo ordenado y dentro de los limites señalados.
Deben establecerse de manera especifica, entre otras, las autorizaciones
necesarias para:
- Abrir cuentas corrientes bancarias para el manejo de fondos y
determinar tanto el numero de ellas como el propósito de cada una.
- Firmar cheques por montos significativos.
- Transferir fondos por montos significativos de una entidad financiera a
otra.
- Establecer fondos de caja chica y resolver sobre su aumento,
disminución o cierre.
- Emitir, adquirir, traspasar, ceder o vender acciones, obligaciones y
cualesquiera otros títulos o valores.
xxv
xxvi
- Aceptar devoluciones de mercancías y conceder rebajas, descuentos,
anulaciones y otros conceptos de similar naturaleza, que ameriten elaborar notas
de crédito a los clientes.
- Establecer el monto de las provisiones para cuentas de cobro dudoso.
- Comprar, vender y desincorporar, por cualquier concepto, activos
fijos.
- Invertir en proyectos de cualquier índole.
- Contratar seguros.
-Celebrar contratos en general o contraer compromisos u obligaciones.
-Establecer condiciones especiales para la venta de Bienes o servicios en
cuanto a precios, entregas, descuentos, rebajas, bonificaciones y otros.
- Efectuar adquisiciones o gastos según su monto y naturaleza.
- Realizar cambios en las políticas, sistemas y remuneraciones del
personal.
- Nombrar y destituir personal.
- Efectuar asientos contables que afecten directamente la cuenta de
capital o patrimonio.
1.13 Segregación de funciones
Los deberes y responsabilidades claves en el procesamiento de las
transacciones serán asignados, en los posible, a diferentes departamentos e
individuos. Los deberes claves incluyen básicamente:
a) La autorización, la aprobación, y el registro de transacciones:
b) La emisión y la recepción de activos: y
xxvi
xxvii
c) La verificación de la validez de las transacciones.
De manera especial debe tomarse en cuenta, entre otras, la segregación
de las funciones de:
- Contabilidad respecto de las compras, cobranzas, ingresos y egresos del
efectivo y cualesquiera otras funciones de naturaleza financiera que resulten
incompatibles, de manera tal que dificulte la colusión.
- Registro y control de las cuentas y efectos por cobrar respecto de la
actividad de su cobranza.
- Facturación respecto de las ventas, despachos de mercancías y control
de almacén.
- Registro y control de las inversiones en títulos y valores respecto de la
adquisición, custodia y venta de los mismos.
Autorización de gasto respecto de las compras.
1.14 Orientación del personal
Con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos de control interno,
es imprescindible que sobre la actuación de los funcionarios exista una
supervisión adecuada y permanente. A tal efecto los supervisores deben revisar y
orientar continuamente las labores asignadas a su personal para evitar errores,
fallas, omisiones, desperdicios o actos indebidos. Asimismo, los supervisores
deberán propiciar, cuando sea necesario, el adiestramiento que requiera su
personal.
1.15 Acceso restringido a los recursos y a las fuentes de información.
xxvii
xxviii
El accesos a los recursos de cualquier naturaleza así como a los registros
contables, debe estar limitado a las personas debidamente autorizadas. La
responsabilidad sobre la custodia y la utilización de los recursos así como el
control contable de los mismos, deben ser definidos con precisión y actualizados
cuando corresponda.
Especialmente debe establecerse responsabilidad sobre la custodia y
limitación al acceso, entre otros, de los siguientes recursos o instrumentos:
- El efectivo, las combinaciones y llaves de seguridad, las chequeras y
cheques comprobantes, los cheques a favor de la entidad devueltos por el banco,
las maquinas protectoras de cheques, los sellos y facsímiles, los títulos y valores,
los libros y registros de contabilidad y los archivos de comprobantes de asientos
de contabilidad, las actas de las reuniones de la junta directiva, expedientes de
personal, expedientes de averiguaciones y archivos en general, los bienes,
fianzas y avales presentados por los clientes y demás deudores, los materiales
depositados en los almacenes, los activos fijos en general, los programas de
investigación, los sistemas, claves y programas de computación.
1.16 Conciliación
Con la periodicidad que sea necesaria deben conciliarse los registros
contables contra los elementos de confrontación que correspondan.
Particularmente debe hacerse la comparación entre los recursos existentes y los
saldos contabilizados. La frecuencia de las conciliaciones y comparaciones debe
establecerse con precisión y estar de acuerdo con la vulnerabilidad del rubro de
que se trate y su significación relativa dentro de los estados financieros.
xxviii
xxix
Especialmente debe regularse la práctica de conciliaciones relativas a:
- Cuentas bancarias y de ahorros, Efectos y cuentas por cobrar, Efectos y
cuentas por pagar, Inventarios, Inversiones en valores, Activos fijos, nómina de
pago del personal.
También debe regularse claramente lo relativo a la conciliación periódica
de los registros auxiliares contra las cuentas principales de la contabilidad.
1.17 Salvaguarda de recursos
Deberán adoptarse todas las medidas que permitan salvaguardar los
recursos de posibles siniestros, uso indebido, deterioro, robo y otros riesgos,.
Asimismo, todo riesgo asegurable debe estar cubierto, razonablemente, por
pólizas de seguros.
1.18 Recomendaciones de auditoria
Corresponde a los altos niveles directivos evaluar inmediatamente las
observaciones y recomendaciones que se consignen tanto en los informes de
auditorias internas y externas como en los que emite la Contraloría General de la
República. Igualmente les corresponde determinar las acciones que deban
emprenderse en respuesta a dichas observaciones y recomendaciones y adoptar
todas las medidas que corrijan o resuelvan las deficiencias identificadas, fijando
plazos al respecto, cuando corresponda.
2 NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO.
Relacionadas con la unidad de control interno
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2.1 La entidad debe contar con una unidad de control interno, ubicada, en
lo posible, al máximo nivel de la estructura organizativa y que pueda actuar con
independencia de criterio. Su titular y demás funcionarios deben ser
seleccionados por sus actitudes técnicas, otorgándoles una remuneración
apropiada a su responsabilidad y asegurándoles la estabilidad en sus cargos.
2.2 La unidad de control interno debe estar dotada, dentro de lo
necesario, de recursos que le permitan extender sus labores hasta la verificación
del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias: de las políticas,
planes y programas; de los objetivos y metas, y de las instrucciones prescritas
por la Contraloría General de la República.
2.3 La unidad de control interno debe desarrollar su trabajo de acuerdo
con un programa anual, elaborado con base en los resultados del año anterior y
tomando en cuenta los objetivos y metas que deba cumplir la entidad en el
ejercicio económico, las recomendaciones de la Contraloría General de la
República y los demás factores que se estimen convenientes para cumplir una
labor efectiva, con el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
2.4 La unidad de control interno debe colaborar en la implantación de sus
propias recomendaciones, así como de las que formulen los auditores externos y
la Contraloría General de la República. Asimismo, verificara a posteriori el
acatamiento de tales recomendaciones y evaluara los efectos derivados de las
mismas.
2.5 Los funcionarios de la unidad de control interno no deben ejercer
funciones administrativas o de cualquier otra índole, que puedan comprometer
su independencia de criterio o vulnerar el sistema de control interno.
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2.6 La unidad de control interno de adoptar las medidas para dar estricto
cumplimiento a las funciones que le corresponden en lo concerniente a
averiguaciones administrativas y salvaguarda del patrimonio publico.
2.7 Los auditores internos deben desarrollar su trabajo cumpliendo con
las normas de auditoria generalmente aceptadas , con las disposiciones legales y
reglamentarias que sean aplicables y con las presentes normas.
NORMAS COMPLEMENTARIAS DE CONTROL INTERNO
Las presentes normas complementarias están comprendidas y son
derivaciones de los principios y de las normas generales y especificas de control
interno.
Activo Fijo
♦ Las políticas y procedimientos que se adopten respecto a la guarda,
mantenimiento y custodia de los activos fijo, deben contener expresa definición
de las responsabilidades asignadas al personal operativo.
♦ Toda adquisición de activo fijo, ya sea por compra, donación, canje
o construcción, debe registrarse oportunamente.
♦ La propiedad sobre los bienes inmuebles debe estar respaldada en
documentos inscritos ante registros públicos.
♦ Los funcionarios que tienen la responsabilidad por la guarda, custodia
o mantenimiento de los activos fijos , deben reportar a los niveles jerárquicos
superiores y a la unidad de contabilidad, los cambios ocurridos en el activo por
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concepto de incorporaciones, mejoras, ventas, desincorporaciones por daño u
obsolescencia y por reparaciones extraordinarias.
♦ Debe practicarse control perceptivo al momento de la recepción de
activos fijos adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y cantidad se
correspondan con las especificaciones aprobadas en las respectivas solicitudes.
♦ El mobiliario, la maquinaria y el equipo deben estar debidamente
marcados, de manera tal que se facilite su identificación y localización.
♦ Los métodos para el calculo de la depreciación y amortización de los
activos fijos, cuando proceda, deben ser desarrollados y actualizados bajo
técnicas y estudios adecuados, y los mismos deben ser aplicados de manera
consistente y uniforme.
♦ Periódicamente debe levantarse un inventario físico del activo fijo y
verificar su existencia contar los registros contables.
♦ Las ventas o desincorporaciones de activos fijos, por cualquier
concepto, deben ser autorizadas por los niveles correspondientes, quienes
tomaran la decisión con base en informes técnicos elaborados al efecto, y
certificación de la unidad de control interno donde conste el estado físico del
bien y su justiprecio. Contraloría General de la República (1.985)
3. BASES LEGALES:
-CONSTITUCION DE LA REPÚBLICA DE VENEZUELA (1.961)
En sus Artículos: 101, 136, 150 hace referencia que el Estado mediante
sentencia firme puede declarar en cualquier momento Bienes de utilidad Publica
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y proceder a la expropiación de cualquier clase de Bienes con fines de la
Reforma Agraria o de ensanche, así mismo el Ejecutivo Nacional previa
autorización del Senado podrá vender , enajenar o dar en Adjudicación gratuita
tierras baldías. ( Caso que se presenta en el Instituto Agrario Nacional),
En sus Artículos 234 y 235 hace refe rencia a: que es a La Contraloría
General De La República a quien le corresponde el Control, vigilancia y
fiscalización de los Ingresos, Gastos y Bienes Nacionales. Así como de las
operaciones relativas a los mismos, destacando que su ámbito se extiende por
Ley a los Institutos Autónomos.
LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA:
En su Artículo 28 habla de los deberes que deben tener los Funcionarios
Públicos de: Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos, Bienes e
intereses de la Administración confiados a su guarda y custodia, uso o
administración
-LEY ORGÁNICA DE HACIENDA PUBLICA NACIONAL
En su Artículo 1 habla de que la Hacienda Publica Nacional la
comprenden los Bienes, Rentas y deudas, que forman el Activo y Pasivo de la
Nación.
En sus Artículos 19 al 40 define lo que son: Bienes Nacionales, quien
es el dueño, de su incorporación al Patrimonio Publico, los procedimientos para
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su administración, conservación y mejora, sobre la enajenación, adquisición y
prestación del Servicio Público, sobre las exenciones de impuestos u otros
gravámenes, sobre la prohibición que tienen los servidores públicos de adquirir
algún bien nacional para su beneficio, procedimiento para procesar las denuncias
que recibe el Estado de aquellos bienes que están ocultos o que son para él
desconocido.
En sus Artículos 42 y 46 se habla del Control de los Bienes Nacionales:
lo cual comprende adquisición, enajenación, administración, custodia,
recuperación, restitución y demás operaciones, destacando que dichos bienes
estarán sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría, dentro de
los términos de esta Ley, así mismo enuncia que el examen y fenecimiento de las
cuentas de bienes nacionales se regirán por los procedimientos pautados en el
Capítulo I de este título.
Artículo 50: hace referencia al Control de la Administración Nacional
descentralizada donde están inmersos los Institutos Autónomos indicando que
los mismos quedan sujetos al Control de la Contraloría y a las acciones para
evaluar su gestión financiera y administrativa, incluyendo las auditorías e
inspecciones que fueren necesarias así como las intervenciones, estudios e
investigaciones que concurran a tal cometido.
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA.
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En sus Artículos 1, 5 y 7: hace referencia a lo que es a la Contraloría
General de la República a quien le compete ejercer el control, la vigilancia y la
fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las operaciones
relativas a los mismos, de conformidad con lo establecido en esta Ley. A tales
efectos, La Contraloría gozará de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, dentro de los términos establecidos en la Ley, y orientará sus
actuaciones a las funciones de inspección, pudiendo practicar cualquier tipo de
revisiones fiscales o auditorías en los organismos y entidades sujetos a su
control.” También habla de la sujeción a su Control por parte de los Institutos
Autónomos, así como de: entidades o personas sometidas al control establecido
en esta Ley, que administren, manejen o custodien fondos u otros bienes
nacionales, están obligados a rendir cuenta de su gestión, en la forma y
oportunidad que determine la Contraloría. Tienen igual obligación quienes
administren o custodien, por cuenta y orden de la República, fondos u otros
bienes pertenecientes a terceros.
Artículos del 42 al 46: del Control de los Bienes Nacionales lo que
involucra Adquisición, enajenación, administración, custodia, recuperación,
restitución de los Bienes Nacionales, así como de los procedimientos para
salvaguardarlos, y para denunciar a aquellos que permanecen ocultos o son
desconocidos para el Estado.
-LEY ORGANICA DE SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO
PUBLICO
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OBJETIVO DE LA LEY: “ LA RESPONSABILIDAD”
Artículo 1: “El objeto de la presente Ley es prevenir, perseguir y
sancionar el enriquecimiento ilícito y los delitos contra la cosa publica que en
ella se determinan, y hacer efectiva la responsabilidad penal, civil,
administrativa y disciplinaria de los funcionarios y empleados públicos y demás
personas que se indican en ella.”
En sus Artículos 37 al 41: hace referencia a la Responsabilidad
Administrativa y Civil que deben tener los Funcionarios Públicos custodios de
los Bienes Nacionales.
Artículo 44: Del enriquecimiento ilícito de los Funcionarios Públicos
poseedores de Bienes que no le corresponden.
De los Delitos contra la Cosa Publica
Artículo 58: “Cualquiera de las personas señaladas en el articulo 2 de la
presente Ley que se apropie o distraiga, en provecho propio o de otro, los bienes
del Patrimonio Publico o en poder de algún organismo publico, y cuya
recaudación, administración o custodia tenga por razón de su cargo, será penado
con prisión de tres a diez años y multa del veinte al sesenta por ciento del valor
de los bienes objeto de delito. Se aplicaran las mismas penas si el agente aun
cuando no tenga en su poder los bienes, se les apropia o distrae o contribuye
para que sean apropiados o distraídos, en beneficio propio o ajeno, valiéndose de
la facilidad que le proporciona su condición de funcionario publico.
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Artículo 66 y 71: Describen las acciones penales que corresponden a los
Funcionarios Públicos que incurran en el delito de poseer bienes del Estado aun
cuando haya cesado en sus funciones.
-LEY DE REFORMA AGRARIA.
Los Artículos 1 y 2 De las Bases de la Reforma Agraria: Objeto de la
Ley el cual es la transformación de la estructura agraria del país y la
incorporación de su población rural al desarrollo económico, social y político de
la Nación, así como establece los derechos que garantiza a un Individuo o Grupo
de población aptos para trabajos agrícolas o pecuarios a dotarlos de tierra
mientras la laboren. Siempre y cuando cumplan con lo establecido en esta Ley.
En los Artículos 10, 11, 13, 15, 18 De las Tierras de las entidades
Publicas: Comprende Las tierras que quedan afectadas a los fines de la Reforma
Agraria: a) Las tierras baldías; Los fundos rústicos de dominio privado de la
Nación; Los fundos rústicos pertenecientes a los Institutos Autónomos
Nacionales; Los inmuebles rurales que pasen al patrimonio nacional, en razón y
como consecuencia de enriquecimientos ilícitos contra la cosa pública, tierras
pertenecientes a los Estados y Municipalidades y a los establecimientos públicos
de estas entidades, sin autorización previa del Ejecutivo Nacional estas tierras
no podrán ser enajenadas, gravadas, ni arrendadas. De la transferencia al
Instituto Agrario Nacional aquellos inmuebles afectados que pertenecen o son
administrados por el Estado.
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Articulo 24 De la Adquisición de tierras: Las tierras que adquiera el
Instituto para dedicarlas a la Reforma Agraria deberán ser económicamente
explotables. Ninguna adquisición a titulo Oneroso podrá hacerse sin que preceda
un informe técnico favorable que compruebe el requisito establecido en este
articulo, y el cual deberá agregarse al cuaderno de comprobantes de la respectiva
Oficina de Registro Público.
En los Artículos 57, 61, 79: Habla de las Dotaciones de tierras bien sea
individuales o colectivas, otorgándoles títulos de propiedad para trabajar la
tierra gratuito u oneroso.
DE LOS ORGANOS DE LA REFORMA AGRARIA
DEL INSTITUTO AGRARIO NACIONAL
Articulo 154.- A los fines de dar cumplimiento a todas las previsiones de
esta Ley y de conformidad con lo que en la misma se pauta, actuara el Instituto
Agrario Nacional en su carácter de Instituto Autónomo, adscrito al Ministerio de
Agricultura y Cría, con personería jurídica autónoma, patrimonio propio y
distinto e independiente del Fisco Nacional, que gozará de las prerrogativas y
privilegios que a este acuerden las disposiciones del Titulo preliminar de la Ley
Orgánica de la Hacienda Nacional y demás disposiciones legales concernientes.
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Articulo 155, : El patrimonio del Instituto Agrario Nacional, estará
constituido por:
1º) Los bienes que actualmente integran su patrimonio
2º) Los bienes de las entidades publicas que a los fines de la Reforma
Agraria le serán transferidos por el Ejecutivo Nacional conforme a lo dispuesto
en el Titulo preliminar y el articulo 18.
3º) Las aportaciones anuales que de acuerdo con el articulo 6 deberán ser
hechas al Instituto Agrario Nacional por el Ejecutivo Nacional
4º) Las tierras y demás bienes que sean adquiridos o destinados para los
fines de la Reforma Agraria.
5º) El producto de los bonos de la Deuda Agraria y cualesquiera otras
emisiones de títulos negociables.
6º) Legados y donaciones a su favor.
7º) El producto de la venta de parcelas u otros bienes y la amortización
de las mejoras permanentes que sean realizadas y cargadas a los beneficiarios de
esta Ley, según se establece en la misma.
8º) Ingresos provenientes de servicios u operaciones que realice el
expresado Instituto.
9º) Otros ingresos que puedan acreditarse a cuenta del Capital
Artículos 156 y 157 .- Establece que la sede del Instituto será en la
Capital de la República y establecerá Delegaciones o Dependencias en todos los
lugares donde los servicios lo requieran, las cuales tendrán una representación
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del sector campesino. Y que la Dirección y Administración estará a cargo de un
Directorio.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS ENTES DE LA
ADMINISTRACIÓN PUBLICA NACIONAL DESCENTRALIZADA
Emanada del Despacho del Contralor bajo el Numero CG- 09 Caracas 30 de
Abril de 1.985 años 175 y 126.
Mediante esta Resolución el Contralor General de la República dicta las
normas que serán utilizadas como punto de referencia para evaluar los sistemas
de Control Interno de los entes de la Administración Publica Nacional
Descentralizada. Se incluirán en este trabajo las relacionadas con la Custodia de
los Bienes Nacionales.
Articulo 4.- Las normas a que se refiere esta resolución son las
siguientes:
Objeto:
1. Las presentes normas tienen por objeto coadyuvar a la
racionalización del sistema de control interno de cada uno de los entes a los
cuales van dirigidas, y servir de criterios fundamentales con base a los cuales
puedan evaluarse dichos sistemas. Asimismo, propician la complementaron del
control interno que ejerce la administración activa con el control fiscal externo
atribuido a la Contraloría General de la República, a tenor de lo previsto en el
articulo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en
concordancia con el articulo 4 del Reglamento de la mencionada Ley.
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Ambito de aplicación: Van dirigidas a: Institutos Autónomos: los
establecimientos públicos y demás personas jurídicas de derecho publico en las
cuales la república tenga participación.
Carácter:. De directrices orientadoras en la materia de control interno. lo
cual será evaluada por la Contraloría General de la República.
♦ Alcance de las normas de control interno: Aplicables a todas las
áreas y actividades operacionales, para el Sistema de Control Interno Imperante
en cada ente.
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigación: Descriptiva: Descriptiva porque especifica
algunas características fundamentales, haciendo énfasis en los elementos
esenciales de su naturaleza .
Técnica de Recolección de Datos: la recolección de datos se realizó a
través de la Revisión Documental, Observación Directa, Aplicación de
Cuestionario de Control Interno y Entrevista no estructurada, revisión de los
documentos que muestren los resultados obtenidos de la aplicación de los
procedimientos de Control Interno en la Custodia de los Bienes Nacionales
propiedad del Instituto Agrario Nacional en la Delegación Agraria del Estado
Lara.
1. A continuación se mencionan cada una de las tareas que se deben cumplir
para lograr los objetivos específicos propuestos considerando los
resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos de Control
Interno en la Custodia de los Bienes Nacionales propiedad del Instituto
Agrario Nacional.
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Objetivo Nº 1: Evaluar los procedimientos del Control Interno
existentes, para la guarda y custodia de los Bienes Nacionales propiedad del
Instituto Agrario Nacional en la Delegación Agraria del Estado Lara.
-Aplicar un cuestionario de Control Interno al personal encargado de la
Custodia de los Bienes Nacionales.
-Realizar observación directa de la toma Física de Inventario de manera
selectiva.
-Realizar entrevista no estructurada a funcionarios de otros Organismos
Gubernamentales.
Objetivo Nº 2: Determinar debilidades y fortalezas del Control Interno
en función de la Custodia de los Bienes Nacionales
-Analizar los resultados de los Cuestionarios aplicados a objeto de
determinar las debilidades y fortalezas del Control Interno
-Atacar las debilidades y hacerlas que se conviertan en fortalezas.
Objetivo Nº 3: Análisis de las Bases Legales:
Análisis y revisión de las Leyes Orgánicas afectas al tema relacionado
con los Bienes Nacionales y con el Instituto Agrario Nacional.
Objetivo Nº 4: Diseñar el Manual normas y procedimientos adecuados
para la custodia de los Bienes Nacionales
-Considerar las fortalezas determinadas en función del diseño de los
procedimientos a aplicar.
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Diseñar los procedimientos tomando en consideración las experiencias
que se obtienen de la aplicación de las respectivos cuestionarios.
CAPITULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS E INTERPRETACION DE LOS
DATOS.
El trabajo especial de Grado realizado para diseñar un Manual de
Control Interno para la Custodia de Bienes Nacionales propiedad del
Instituto Agrario Nacional Caso especifico Delegación Agraria del Estado
Lara se logró gracias a la aplicación de técnicas instrumentales entre las que
tenemos: Aplicación de cuestionario de Control Interno observación directa,
y entrevista no estructurada,.
Por ser la autora de esta investigación parte integrante del personal que
labora en el Instituto Agrario Nacional, en la Delegación Agraria del estado
Lara, se facilita la práctica de la técnica de la Observación Directa como
levantamiento de información, detectándose las fallas descritas en el análisis de
los resultados de la aplicación del cuestionario de Control Interno.
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Las entrevistas no estructuradas se realizaron a un Auditor de la
Contraloría General del Estado y a un Registrador de Bienes de otro Organismo,
de la misma se obtuvo muy poca información de la cual se concluye que la
custodia de los Bienes Nacionales, en esos organismos no se lleva a cabo
siguiendo los patrones establecidos en la Publicación CG- 09 Caracas 30 de
Abril de 1.985 años 175 y 126, emanada de la Contraloría General de la
República vigente.
El Cuestionario de Control Interno diseñado le fue aplicado a una
población de 15 personas entre las que se destacan: el Gerente de
Administración y Finanzas de la Oficina Central, Auditores destacados en las
Delegaciones Agrarias, Delegado Agrario del Estado Lara, Administradora (E)
de la Delegación de Lara, y a varios representantes de los Asentamiento
campesinos custodias de Bienes Nacionales propiedad del Instituto, y en virtud
de que las respuestas obtenidas tienen similitud en un 90% se realizo un
compendio en un solo cuestionario y se analizaron sus resultados destacando lo
siguiente:
♦ Los procedimientos que se ejecutan para asignación de Bienes a las
unidades solicitantes, identificación, registro de incorporaciones y
desincorporaciones, realización y supervisión de la toma física de
Inventario de Bienes, y la respectiva supervisión y control del Almacén,
NO se rigen por las normas de Control Interno establecidas.
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♦ No todos las respuestas analizadas son negativas ya que se determinó que
SI, existe la adecuada segregación de funciones a nivel de los
Departamentos de Bienes Nacionales, y los otros Departamentos
adscritos a la Gerencia de Administración y Finanzas, y las asignaciones
de los Bienes solicitados SI son autorizados por personal facultado para
hacerlo y SI, le está asignada la responsabilidad al Jefe del Almacén de la
custodia de los Bienes.
♦ No se aplica el procedimiento cuando es la Gerencia de Administración y
Finanzas la Unidad solicitante de los Bienes o sea que la autorización de
la asignación no parte de un funcionario de alto nivel como debe ser, sino
que parte de la misma persona que autoriza a las otras unidades.
♦ La respuesta es NO, cuando: se trata recibir información oportuna la
Contraloría Interna sobre los bienes hacer asignados a objeto de que le
permita realizar en control perceptivo, y en cuanto a que NO, se supervisa
periódicamente las funciones que realiza el Jefe del Almacén, y NO,
existe segregación de Funciones entre las personas que realizan la toma
física y quienes autorizan la asignación de los Bienes, o sea que ambos
intervienen, así mismo quien tiene bajo su responsabilidad la custodia de
los Bienes también interviene en la toma física.
♦ La respuesta es NO, cuando se pregunta si a: los Bienes a ser asignados se
les coloca el respectivo Nº de Control para identificarlos, se realiza la
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toma física de inventario una vez cada seis meses(se obtuvo información
que la misma se realiza con poca frecuencia o cada cinco(5) años cuando
se producen cambio de autoridades), la toma física de Inventario es
realizada por personal autorizado.
♦ NO aplica cuando se pregunta si las tomas físicas son supervisadas por
personal de la Contraloría Interna debidamente autorizado debido a que a
veces se coordinan las tomas físicas entre la Gerencia de
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y .LA CONTRALORIA
INTERNA y otras no.
♦ La respuesta es NO, cuando: se pregunta sobre el suministro de la
información oportuna del reporte de existencias, sobre la restricción de la
entrada y salida de los bienes cuando se realiza la toma física, en relación
a las transferencias y desincorporacion de los bienes y se determino que
no existe la figura del registrador de bienes.
♦ NO aplica cuando se pregunta si: el registrador de bienes es
constantemente supervisado (porque la figura del mismo no existe es una
especie en extinción), en el área del Almacén sobre la periodicidad con
que se realiza un arqueo por parte de la contraloría interna, restricción de
entrada y salida de bienes mientras se realiza el arqueo, sobre la
participación del jefe del Almacén en el arqueo, relacionado con la
adecuada utilización de los formatos de entradas y salidas, y en cuanto a
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la supervisión del jefe del Almacén por parte del Jefe del Departamento
de Bienes.
♦ NO aplica cuando se pregunta si: En el departamento de Bienes
Nacionales, se valida la información registrada, se envía oportunamente
la información al Departamento de procesamientos de datos, validación
de los reportes recibidos, y sobre la segregación de funciones entre
quienes registran y autorizan las adiciones y desincorporaciones de
bienes.
♦ La respuesta es NO, cuando: se pregunta sobre la existencia de Manual de
Normas y procedimientos y sobre la teneduría del libro auxiliar de
adiciones, transferencias, y desincorporaciones de Bienes Nacionales.
♦ La respuesta es NO, cuando: se pregunta sobre la comprobación física del
bien adquirido, las desincorporaciones son autorizadas por el Directorio
del I.A.N, sobre los documentos soportes de esa desincorporaciones, y la
información oportuna por parte de las diferentes unidades sobre la
transferencia de bienes entre ellas.
♦ NO aplica cuando se pregunta si: se modifican constantemente las normas
y procedimientos establecidos y sobre la información de esa
modificaciones a las diferentes áreas.
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Del Análisis realizado se desprende: que el sistema de control Interno
imperante en cuanto a Custodia de Bienes Nacionales se refiere, es deficiente e
inadecuado en virtud de que presenta un sin numero de debilidades detectadas en
las áreas evaluadas, así tenemos que se requiere poner en practica la aplicación
del Manual de Control Interno diseñado con el objeto de convertir a esas
debilidades en FORTALEZAS, lograr adecuar el sistema de Control Interno y
cumplir con las normas y procedimientos establecidos.
A continuación se presenta el Cuestionario de Control Interno Compilado
y aplicado a una población de 15 personas:
Cuestionario de Control Interno SI NO NO APLICA
1. Los procedimientos se rigen por las normas de X

Control interno establecidas.
2. Existe la adecuada segregación de las funciones
que realiza el Departamento de Bienes y la X
sección de Almacén con respecto a los otros
departamentos adscritos.
3. Quienes autorizan la asignación de los bienes
solicitados están debidamente facultados para X
hacerlo.
4. El Jefe del Almacén es la persona responsable
de la Custodia de los bienes allí depositados. X
5. Cuando es la Gerencia de Administración y
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l
Finanzas la unidad solicitante, la autorización

de la asignación la realiza un funcionario de X
alto nivel.
6. Se informa oportunamente a la Contraloría
Interna sobre los Bienes a ser asignados, objeto
de que esta realice el control perceptivos de los X
mismos.
7. Todos los bienes a ser asignados se les coloca
el respectivo Nº de control para identificarlos. X
8. Se supervisa periódicamente las funciones que
realiza el Jefe del Almacén.
9. Se realiza toma física de Inventario de Bienes X
por lo menos una vez cada seis meses.
10. La toma física de inventario de Bienes es
realizada por funcionarios debidamente X
autorizados.
11. Existe segregación de funciones entre las
personas que realizan la toma física y quienes X
autorizan la asignación de los Bienes.
12. Quien tiene bajo responsabilidad la custodia de
los Bienes interviene en la toma física del
inventario. X
13. Las tomas físicas de Inventario de es
supervisada por personal de la Contraloría X
Interna debidamente autorizado.
X
14. Se recibe oportunamente de procesamiento de X
datos el reporte de existencias para realizar la
toma física.
15. Se restringe la entrada y salida de bienes
mientras se ejecuta la toma física. X
16. Toda desincorporacion de Bienes está
debidamente justificada. X
17. Toda desincorporacion de Bienes está
debidamente informada al Depto de Bienes. X
18. Toda transferencia de Bienes está debidamente
autorizada. X
19. Toda transferencia de Bienes está informada al
Depto de Bienes.
20. Todos los bienes están debidamente X
identificados con su respectivo Nº de control.
21. Existe la figura del Registrador de Bienes. X
22. El registrador de bienes es supervisado
constantemente por el Dpto. de Bienes. X
l
li
23. Se arquea físicamente el Almacén en forma

periódica. X
24. Las entradas y salidas de Bienes son
supervisadas por personal autorizado. X
25. El jefe del Almacén es la misma persona que
autoriza la salida o entrada de bienes. X
26. El jefe de Almacén participa en el arqueo
físico. X
27. Ningún bien sale del Almacén si no es
debidamente autorizado. X
28. Se utilizan los formatos adecuados para la
entrada y salida de bienes. X
29. Mientras se realiza el arqueo se permite la
entrada y salida de bienes. X
30. El área de Almacén tiene acceso restringido. X

31. El jefe del Dpto. de Bienes supervisa
continuamente el área del Almacén.
32. Existe en el Dpto. de Bienes Manual de X
Normas y procedimientos para realizar los
registros.
33. Se lleva libro auxiliar de registros de adiciones, X
transferencias y desincorporaciones de Bienes.
34. Los registros asentados en el libro auxiliar son
validados por el Jefe del Dpto. X
35. Se envía oportunamente al procesamiento de X
datos la información relativa a las adiciones,
transferencias y desincorporaciones de bienes.
36. Los reportes emitidos por procesamiento de
datos son debidamente validados por el jefe del
Dpto. X
37. Quien o quienes registran los bienes son
personas distintas a las que autorizan sus
incorporación o desincorporacion. X
38. Se constata físicamente la existencia del bien
adquirido.
39. Las desincorporaciones están debidamente X
autorizadas por resolución del Directorio.
40. Las desincorporaciones están debidamente X
soportadas por los documentos
correspondientes. X
41. Las transferencias de bienes son oportunamente
informadas por las unidades orgánicas.
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lii
42. Se modifican constantemente las normas y X

procedimientos establecidas.
43. Se envían periódicamente circulares a las
distintas unidades de las modificaciones para el X
registro de bienes
X
X
Cuestionario de Control Interno

NO APLICA
30%
SI
12%
SI
NO
NO
58% NO APLICA
Se grafican las respuestas al cuestionario de control interno aplicado, de
un total de 43 Preguntas, de las cuales el 58 % respondió NO, lo que deja
ver las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno actual, por
lo cual se requiere implantar el Manual propuesto.
lii
liii
CAPITULO V
“Diseño del Manual de Control Interno para la Custodia de Bienes
Nacionales en el Sector Publico, Propiedad del Instituto Agrario Nacional,
Caso especifico: Delegación Agraria del Estado Lara.”
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liv
INSTITUTO AGRARIO MANUAL DE CONTROL INTERNO

NACIONAL PARA LA CUSTODIA DE LOS
I.A.N BIENES NACIONALES
ÁREA: Pag Nº 1
FUNCION:
PROCEDIMIENTO: De 1
INDICE
Pag
Introducción............................................................................................. 67
Instrucciones para el uso del Manual.................................................. 69
Definición de Conceptos Básicos......................................................... 70
Normas y procedimientos para el área Administrativa.................... 71
Normas y procedimientos para Unidades Orgánicas....................... 73
Normas y procedimientos para Asentamientos Campesinos.......... 76
Normas y procedimientos para Almacén Delegación Agraria..... 79
Normas y procedimientos para Sección de Bienes............................ 81
Formularios Utilizados.................................................................................... 83
ELABORADO AUTORIZADO APROBADO FEC

POR POR POR HA
liv
lv

ÁREA: Pag Nº 1
FUNCION:
PROCEDIMIENTO: De 2
Introducción
El presente Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales propiedad del Instituto Agrario Nacional, contiene herramientas
necesarias como son las Normas y Procedimientos que deberán aplicarse a las
Áreas Administrativas, de la Delegación Agraria del Estado Lara por el Organo de
Control Interno.
Con la aplicación de este Manual se pretende Controlar los siguientes aspectos:
1) Asignación de los Bienes a las Unidades Solicitantes una vez que son adquiridos,
2) Supervisión de la Toma de Inventario Físico de Bienes, 3) Arqueo Físico de los
Bienes que permanecen en Custodia en el Almacén de la Delegación Agraria del
Estado Lara. 4)Normas y procedimientos de Control Interno para la Sección de
Bienes Nacionales de la Delegación Agraria para determinar si se lleva el debido
registro de los Bienes.
El Manual diseñado servirá de guía a la Contraloría Interna para

POR POR POR HA
lv
lvi

ÁREA: Pag Nº 2
FUNCION:
PROCEDIMIENTO: De 2
evitar los posibles errores y fallas que se puedan presentar, y disminuir las
posibilidades de acciones fraudulentas por parte del personal o usuarios que realicen
las operaciones.
Del adecuado uso de este Manual dependerá la eficacia y la eficiencia del área
referida y será responsabilidad directa de la Contraloría Interna su correcta
aplicación.
Con su correcta aplicación se pretende además adecuar el sistema de control
interno imperante de manera de fortalecerlo administrativamente en materia de
Custodia de Bienes para la Delegación Agraria del Estado Lara, adscrita al Instituto
Agrario Nacional.

POR POR POR HA

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ÁREA: Pag Nº 1
FUNCION:
PROCEDIMIENTO: De 1
Instrucciones para su uso
El presente Manual muestra una visión clara y general de las Normas y
procedimientos de Control Interno que debe aplicar la Delegación Agraria del
Estado Lara, en cuanto a la Custodia de los Bienes Nacionales, en virtud de tener
y poder suministrar oportunamente cifras razonables de la existencia que posee,
además de poder actualizar los registros de Entradas, Salidas y Existencias, cuyo
atraso data de aproximadamente 10 Años, así mismo para conocer la ubicación real
de cada Bien.
Para su puesta en marcha se requiere seguir los siguientes pasos:
a) Lea cuidadosamente el índice numérico para facilitar la pronta localización
de cualquier tema de su interés.
b) Una vez localizado el tema, léalo y aplique lo expuesto. Si surge alguna
duda o no es satisfecha su necesidad consulte otros manuales a aplicar.

POR POR POR HA

lvii
lviii
ÁREA: Pag Nº 1
FUNCION:
PROCEDIMIENTO: De 1
Definición de términos Básicos
1) Propósito: Explica el porque del manual, lo que se espera lograr en cada área
especifica.
2) Alcance: Específica hasta donde llega la acción de los Procedimientos y de las
Normas.
3) Formularios: Es el conjunto de documentos que están orientados a guardar la
información que puede ser consultada posteriormente.
4) Normas: Son aquellas que detallan la forma como debe llevarse a cabo un
procedimiento que explica el desarrollo de los procesos administrativos.
5) Procedimientos: Conjunto de normas reunidas en un cuerpo orgánico , que
explica el desarrollo de los procesos administrativos.

POR POR POR HA

ÁREA: Administración Pag Nº 1

FUNCIÓN: Asignación de Bienes
PROCEDIMIENTO: Control Interno De 2
para el área Administrativa
lviii
lix
I. Propósito: Definir los criterios y el proceso que debe realizar el Auditor Interno
para vigilar los mecanismos y procedimientos utilizados para la asignación de los
Bienes Nacionales a las diferentes Unidades solicitantes una vez que han sido
adquiridos.
II. Alcance: Abarcará la Unidad de Administración y la Sección de Bienes

Nacionales.
III. Formularios Utilizados:

♦ Formulario para Asignación de Bienes Nacionales.
♦ Formulario para el Control de la Asignación.
IV. Normas:
1) Debe estar separada la función de la Sección de Bienes Nacionales de los

demás Secciones adscritas a la Unidad de Administración.
2) Solo el personal autorizado por la Unidad de Administración podrá ejecutar
la asignación de los Bienes Solicitados.
3) El Jefe del Almacén debe tener la responsabilidad de la custodia de los
Bienes.
4) Las funciones del que autoriza la asignación y las del Jefe del Almacén deben
ser realizadas por personas diferentes (debe existir la respectiva separación de
funciones)
5) Cuando la solicitud sea para el uso de la Sección de Bienes
la autorización deberá estar firmada por el Delegado Agrario así

POR POR POR HA

ÁREA: Administración Pag Nº 2

FUNCIÓN: Asignación de Bienes
lix
lx
de igual forma sucederá cuando sea para el uso de la Unidad de Administración.

6) Se debe informar oportunamente a la Unidad de Control Interno sobre la
asignación de bienes adquiridos para que se realice el respectivo control
perceptivo.
7) Solo el Auditor Interno esta facultado para realizar el respectivo Control
perceptivo de los Bienes asignados.
Procedimientos:
1) Comprobar que el Bien a ser asignado existe y esta bajo custodia en el

Almacén.
2) Confirmar que el área del almacén tiene acceso restringido a cualquier
usuario.
3) Verificar que la orden de asignación ha sido firmada por la persona
autorizada y que es distinta al Jefe del Almacén.
4) Verificar que al Bien debió habérsele asignado el respectivo Nª de Control.
5) Practicar la observación del proceso.
6) Realizar el respectivo Control Perceptivo del Bien una vez que es recibido
en la unidad solicitante.
7) Levantar la respectiva Acta de control perceptivo que de conformidad
firman: El Custodio del Almacén, el responsable por la unidad solicitante y
el Auditor Interno.

POR POR POR HA

AREA: Unidades Orgánicas Pag Nº 1

FUNCION: Supervisión Inventario
para supervisar el Inventario de
Bienes.
I.- Propósito: Proporcionar al auditor Interno las herramientas necesarias para

supervisar periódicamente o cuando una emergencia lo requiera, la toma física
del Inventario de los Bienes Nacionales, asignados.
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lxi
II.- Alcance: Abarcará todas las áreas y unidades que integran la Delegación
Agraria del Estado Lara.
III.- Formularios Utilizados:

♦ Cuestionario de Control Interno
♦ Reporte de Existencia actualizado
♦ Formato indicado para la toma física del Inventario de Bienes
IV.- Normas:
1) La toma física de Inventario de Bienes se debe realizar una vez cada seis
meses, o antes si se produce alguna emergencia que lo requiera.
2) La toma física de Inventario de Bienes debe ser realizada por funcionarios
debidamente autorizados.
3) Quienes realizan la toma física deben ser personas distintas a las que
realizan la función de autorización de la asignación del bien y de quien
tiene bajo su responsabilidad la custodia de los mismos.
4) El Jefe de la Unidad de Control Interno de la Delegación es la persona
indicada para realizar la supervisión de la Toma Física del Inventario de
Bienes Nacionales.

POR POR POR HA

ÁREA : Unidades Orgánicas Pag Nº 2

para supervisar el Inventario de Bienes
5) Solo las personas designadas serán las únicas autorizadas de intervenir en

la Toma Física del Inventario de Bienes Nacionales
6) Mientras se realice la Toma Física del Inventario de Bienes, no se
permitirá ni la entrada ni la salida de Bienes.
7) Los Bienes faltantes deben estar justificados con sus respectivos soportes
de: Documentos que prueben la transferencia a otras unidades o áreas, y
que fueron desincorporados por: deterioro, porque están inservibles,
desarmados, por donación, ventas, robo.
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8) Las desincorporaciones deberán estar amparadas por la respectiva

evidencia de: Fotos, documento de donación, facturas, y para el caso de
robo la correspondiente denuncia ante los órganos competentes.
9) Para que un Bien Nacional sea movilizado de una Unidad a otra debe
contar con la autorización del Jefe de la Unidad de Administración.
10) Si la transferencia es hacia la Unidad de Administración la autorización la
debe firmar el Delegado Agrario.
V.- Procedimientos:
1) Realizar las Tomas físicas de acuerdo a los Lapsos establecidos (una vez
cada seis meses o cuando la emergencia lo amerite.)
2) El Auditor deberá acudir a la realización de la toma física de Inventario de
Bienes Nacionales en carácter de supervisor, y de acuerdo al cronograma
de actividades previsto.
3) Aplicar el cuestionario de Control Interno al custodio de los Bienes de la
Unidad objeto de la toma física..
4) Verificar que los Bienes están debidamente identificados con su respectivo
Nº de Control y que coincide con las características descritas en el reporte
de Inventario.

POR POR POR HA

ÁREA: Unidades Orgánicas Pag Nº 3

5) Comprobar que los Bienes faltantes están respaldados por los respectivos
documentos que evidencien la misma.
6) Cotejar los resultados obtenidos de la toma física de Inventario de Bienes
Nacionales con los respectivos reportes de existencias actualizados, a objeto
de determinar las diferencias existentes y establecer responsabilidades.
7) El Auditor elabora el respectivo informe de la actividad realizada y envía al
Contralor Interno para su debido conocimiento.
8) Envía copia del informe a la Jefatura de la Delegación indicando los
resultados obtenidos y la corrección a que haya lugar.
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POR POR POR HA

ÁREA: Asentamientos Campesinos Pag Nº 1

FUNCIÓN: Supervisión Inventario
asignados
I.- Propósito: Proporcionar al Auditor Interno las herramientas necesarias

para supervisar periódicamente o cuando una emergencia lo requiera la toma
física del Inventario de los Bienes Nacionales asignados.
II.- Alcance: Abarcara todas las áreas correspondientes a los Asentamientos

campesinos que pertenecen a la Delegación Agraria.

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♦ Formato indicado para la toma física del Inventario de Bienes.
IV.- Normas:
1) La toma física de Inventario de Bienes se debe realizar una vez cada año o
antes si se produce alguna emergencia que lo requiera.
2) La toma física de Inventario de Bienes debe ser realizada por funcionarios
debidamente autorizados.
3) Quienes realizan la toma física deben ser personas distintas a las que
realizan la función de autorización de la asignación del bien y de quien
tiene bajo su responsabilidad la custodia de los mismos.
4) El Auditor Delegado de la Delegación Agraria es la persona indicada
para realizar la supervisión de la Toma Física del Inventario de Bienes
Nacionales.

POR POR POR HA


asignados
5) Solo las personas designadas serán las únicas autorizadas de intervenir en

la Toma Física del Inventario de Bienes.
6) Mientras se realice la Toma Física del Inventario de Bienes, no se debe
permitir ni la entrada ni la salida de Bienes.
7) Los Bienes faltantes deben estar justificados con sus respectivos soportes
de: Documentos que prueben la transferencia a otras unidades o áreas, y
que fueron desincorporados por: deterioro, porque están inservibles,
desarmados, donación, ventas, robo.
8) Las desincorporaciones deberán estar amparadas por la respectiva
evidencia de: Fotos, documento de donación, facturas, y para el caso de
robo la correspondiente denuncia ante los órganos competentes.
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9) Para que un Bien Nacional sea movilizado de un asentamiento campesino

a otro debe contar con la autorización del Delegado Agrario.
V.- Procedimientos:
1) Realizar las Tomas físicas de acuerdo a los Lapsos establecidos una vez
al año o cuando la emergencia lo amerite.
2) El Auditor deberá acudir a la realización de la toma física de Inventario de
Bienes Nacionales en carácter de supervisor, y de acuerdo al cronograma
de actividades previsto.
3) Aplicar el cuestionario de Control Interno al custodio de los Bienes del
Asentamiento objeto de la toma física..
4) Verificar que los Bienes están debidamente identificados con su
respectivo Nº de Control y que coincide con las características descritas
en el reporte de Inventario.

POR POR POR HA


asignados.
5) Comprobar que los Bienes faltantes están respaldados por los respectivos
documentos que evidencien la misma.
6) Cotejar los resultados obtenidos de la toma física de Inventario de Bienes
Nacionales con los respectivos reportes de existencias actualizados, a objeto
de determinar las diferencias existentes y establecer responsabilidades.
7) El Auditor elabora el respectivo informe de la actividad realizada y envía al
8) Envía copia del informe a la Jefatura de la Delegación indicando los
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POR POR POR HA

ÁREA: Almacén de Delegación Pag Nº 1

Agraria.
FUNCIÓN: Arqueo Físico de Bienes De 2
PROCEDIMIENTO: Control Interno
para practicar Arqueo físico de Bienes
I.- Propósito: Practicar Arqueo físico de Bienes al área del Almacén de la

Delegación Agraria de manera sorpresiva o con la periodicidad que se requiera.
II.- Alcance: Abarcara el área del Almacén de Bienes Nacionales de la

Delegación Agraria.

♦ Formato indicado para el Arqueo físico de Bienes..
IV.- Normas:
1) El Auditor Interno está facultado para realizar sorpresivamente o de
manera periódica un Arqueo físico de los Bienes depositados en el
Almacén.
2) Solo el Auditor autorizado podrá practicar el respectivo Arqueo
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lxvii
3) El auditor deberá portar la respectiva credencial de autorizaron que

mostrara y entregara copia al Jefe del Almacén para proceder al Arqueo.
4) Mientras se realice el Arqueo Físico de Bienes Nacionales, no se debe
permitir ni la entrada ni la salida de Bienes.
5) Las entradas o salidas de Bienes producidas en el lapso transcurrido desde
el anterior arqueo a la fecha actual deberán estar debidamente soportadas
por los respectivas ordenes de entrada o de salida.
V.- Procedimientos:
1) El auditor procede a realizar el Arqueo físico de Bienes en el Área del
Almacén.

POR POR POR HA

ÁREA: Almacén Delegación Agraria. Pag Nº 2

FUNCIÓN: Arqueo Físico de Bienes
3) Verificar que el encargado del Almacén es la persona que esta

debidamente autorizada.
4) Aplicar el cuestionario de Control Interno al Custodio del Almacén.
5) Realizar el Arqueo físico de Bienes en presencia del Custodio.
6) Constatar que mientras se realiza el Arqueo no se produce ni entrada ni
salida de Bienes al Almacén.
7) Comprobar que los Bienes faltantes o sobrantes están respaldados por: las
respectivas ordenes de entrada o salida y en caso de robo por la
correspondiente denuncia ante los órganos competentes.
8) Levantar Acta de Arqueo que deberá ser firmada por el Auditor y el
custodio del Almacén
9) Cotejar los resultados del Arqueo realizado con el reporte de existencias
actualizado y luego con los resultados del Arqueo anterior.
10) Determinar las diferencias existentes a fin de establecer responsabilidades
11) Elaborar el respectivo informe de la actividad realizada y envía al
12) Enviar copia del informe a la Jefatura de la Delegación indicando los
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POR POR POR HA

AREA: Sección de Bienes Nacionales Pag Nº 1

FUNCIÓN: Evaluación de los
Registros De 2
para realizar la evaluación de los
Registros de Bienes
I.- Propósito: Proporcionar al auditor Interno las herramientas necesarias para

realizar la evaluación de los Registros Contable y extracontable de los Bienes
Nacionales, de la Delegación Agraria del Estado Lara.
II.- Alcance: Abarcará la Sección de bienes nacionales de la Delegación

Agraria del Estado Lara.

♦ Cuestionario de Control Interno.
IV.- Normas:
1) En la Sección de Bienes Nacionales se debe llevar el registro de todos
los Bienes que posee la Delegación Agraria en un libro auxiliar diseñado al
respecto.
2) Las adiciones, ventas, desincorporaciones y transferencias deben ser
registradas oportunamente.
3) Cada modalidad debe estar amparada con los respectivos soportes:
Facturas de Compras, documentos de ventas, fotos que muestren el estado físico
de los bienes y las ordenes de transferencias.
4) El auditor esta facultado para realizar la respectiva revisión cuando lo
considere necesario.
lxviii
lxix
5) Dicha revisión se realizará por lo menos una vez cada seis meses debido al
volumen de las operaciones registradas.
V.- Procedimientos:
1) El auditor debidamente facultado llega al área de la sección de Bienes
Nacionales para proceder a realizar la evaluación.

POR POR POR HA

ÁREA: Sección de Bienes Nacionales Pag Nº 2

FUNCIÓN: Evaluación de los
Registros De 2
para realizar la Evaluación de los
Registros de Bienes
3) Solicita un reporte de los Bienes registrados con corte a la fecha de inicio

de la evaluación.
4) Se procede a levantar el acta de inicio.
5) Cotejar el contenido de los soportes: Facturas de Compras, documentos de
ventas, fotos que muestren el estado físico de los bienes y las ordenes de
transferencias, con la información contenida en el reporte.
6) Comparar el reporte utilizado la vez anterior con el nuevo reporte a objeto
de determinar las diferencias existentes que deben coincidir con el
resultado obtenido al realizar el paso 7.
7) Si las diferencias persisten solicitar los soportes indicados y establecer las
responsabilidades.
8) Levantar acta de finalización de la evaluación que deben firma el Auditor
y el jefe de la Sección.
9) Elaborar el respectivo informe de la actividad realizada y envía al
10) Enviar copia del informe a la Jefatura de la Delegación indicando los
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POR POR POR HA

ÁREA: Administración. Pag Nº

Formularios Utilizados
PROCEDIMIENTO: Control Interno De

SI NO NO APLICA
1. Existe la adecuada segregación de las funciones que
realiza la Sección de Bienes y la sección de
Almacén con respecto a los otros unidades
adscritas.
2. Quienes autorizan la asignación de los bienes
solicitados están debidamente facultados para
hacerlo.
3. El Jefe del Almacén es la persona responsable de la
Custodia de los bienes allí depositados.
4. Cuando es la Unidad de Administración la
solicitante, la autorización de la asignación la
realiza un funcionario de alto nivel.
5. Se informa oportunamente a la Contraloría Interna
sobre los Bienes a ser asignados, objeto de que esta
realice el control perceptivos de los mismos.
6. Todos los bienes a ser asignados se les coloca el
respectivo Nº de control para identificarlos.
7. Se supervisa periódicamente las funciones que
realiza el Jefe del Almacén.
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POR POR POR HA

AREA: Unidades Orgánicas

Formularios utilizados
asignados

SI NO NO APLICA
1. Se realiza toma física de Inventario de Bienes por lo
menos una vez cada seis meses.
2. La toma física de inventario de Bienes es realizada
por funcionarios debidamente autorizados.
3. Existe segregación de funciones entre las personas
que realizan la toma física y quienes autorizan la
asignación de los Bienes.
4. Quien tiene bajo responsabilidad la custodia de los
Bienes interviene en la toma física del inventario.
5. Las tomas físicas de Inventario es supervisada por
personal de la Contraloría Interna debidamente
autorizado.
6. Se recibe oportunamente el reporte de existencias
actualizado para realizar la toma física.
7. Se informa oportunamente a los usuarios que se va
a realizar la toma física.
8. Se restringe la entrada y salida de bienes mientras
se ejecuta la toma física.
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POR POR POR HA

ÁREA: Unidades Orgánicas

Formularios utilizados
asignados

SI NO NO APLICA
9. Toda desincorporacion de Bienes esta debidamente
justificada.
informada a la Sección de Bienes.
11. Toda transferencia de Bienes esta debidamente
autorizada.
13. Todos los bienes están debidamente identificados
con su respectivo Nº de control.
14. Existe la figura del Registrador de Bienes.
15. El registrador de bienes es supervisado
constantemente.

POR POR POR HA
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ÁREA: Asentamientos Campesinos

asignados

SI NO APLICA
1. Se realiza toma física de Inventario de Bienes por lo
menos una vez cada seis meses.
2. La toma física de inventario de Bienes es realizada
por funcionarios debidamente autorizados.
3. Existe segregación de funciones entre las personas
que realizan la toma física y quienes autorizan la
asignación de los Bienes.
4. Quien tiene bajo responsabilidad la custodia de los
Bienes interviene en la toma física del inventario.
5. Las tomas físicas de Inventario es supervisada por
personal de la Contraloría Interna debidamente
autorizado.
6. Se recibe oportunamente de procesamiento de datos
el reporte de existencias para realizar la toma física.
7. Se informa oportunamente a los usuarios que se va
a realizar la toma física.
8. Se restringe la entrada y salida de bienes mientras
se ejecuta la toma física.

POR POR POR HA

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ÁREA: Asentamientos Campesinos

asignados
SI NO NO APLICA
justificada.
autorizada.
13. Todos los bienes están debidamente identificados
con su respectivo Nº de control.

POR POR POR HA

lxxiv
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ÁREA: Almacén Delegación Agraria.

Formulario Utilizado
Nacionales

SI NO NO APLICA
1. Se arquea físicamente el Almacén en forma

periódica.
2. Las entradas y salidas de Bienes son supervisadas
por personal autorizado.
3. El jefe del Almacén es la misma persona que
autoriza la salida o entrada de bienes.
4. Los bienes están debidamente identificados con sus
respectivo Nº de control.
5. El jefe de Almacén participa en el arqueo físico.
6. Ningún bien sale del Almacén si no es debidamente
autorizado.
7. Se utilizan los formatos adecuados para la entrada y
salida de bienes.
8. Mientras se realiza el arqueo se permite la entrada y
salida de bienes.
9. El área de Almacén tiene acceso restringido.
10. El jefe de la Sección. de Bienes supervisa
continuamente el área del Almacén.
11. Se informa oportunamente a la Contraloría Interna
de la entrada de Bienes, a objeto de practicar el
control perceptivo.

POR POR POR HA

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AREA: Sección de Bienes

Registros de Bienes

SI NO NO APLICA
1. Se lleva libro auxiliar de registros de adiciones,

transferencias y desincorporaciones de Bienes.
2. Los registros asentados en el libro auxiliar son
validados por el Jefe de la Sección.
3. Se envía oportunamente al procesamiento de datos
la información relativa a las adiciones,
transferencias y desincorporaciones de bienes.
4. Los reportes emitidos por procesamiento de datos
son debidamente validados por el jefe de la Sección
.
5. Quien o quienes registran los bienes son personas
distintas a las que autorizan sus incorporación o
desincorporacion.
6. Se constata físicamente la existencia del bien
adquirido.
7. Las desincorporaciones están debidamente
autorizadas por resolución del Directorio.
8. Las desincorporaciones están debidamente
soportadas por los documentos correspondientes.

POR POR POR HA

AREA: Sección de Bienes

lxxvi
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Registros de Bienes

SI NO NO APLICA
9. Las transferencias de bienes son oportunamente
informadas por las unidades orgánicas.
10. Se registran las transferencias de bienes
oportunamente.
11. El personal de la Sección. participa en la toma física
del Inventario de Bienes.
12. Las personas que autorizan las asignaciones son las
mismas que autorizan los registros.
13. Los registros del Libro auxiliar son debidamente
validados por personal autorizado.
14. Se modifican constantemente las normas y
procedimientos establecidas.
15. Se envían periódicamente circulares a las distintas
unidades de las modificaciones para el registro de
bienes.

POR POR POR HA
lxxvii
lxxviii
Conclusión
“Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales del Sector Publico propiedad del Instituto Agrario Nacional,
caso especifico: Delegación Agraria del Estado Lara”.
Este instrumento se debe considerar de importancia en la custodia de los
Bienes Nacionales, tanto para el Instituto objeto de estudio como para la
Administración Pública en General.
Fueron detectadas serias debilidades en cuanto a materia de Control Interno
se refiere en la Custodia de los Bienes Nacionales, debido a que se carece de los
controles mínimos necesarios en la: Asignación de Bienes, Realización de la
Toma Física de Inventario de Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del
Almacén, Registro de las transacciones como Adiciones, Desincorporaciones,
Transferencias por parte del Departamento de Bienes Nacionales. .
Con la aplicación del Manual propuesto se pretende que las debilidades
detectadas se conviertan en FORTALEZAS, de manera que los controles a
establecerse se implanten rigurosamente minimizando así los riesgos, y
obteniendo el aprovechamiento óptimo de los recursos previstos.
Se aspira que el Manual diseñado sea propuesto por la Contraloría Interna
del Instituto Agrario Nacional, a la Contraloría General de la República, órgano
lxxviii
lxxix
rector en materia de Control de manera que se estudie la posibilidad de que se
utilice como patrón de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales del Sector Publico.
lxxix
lxxx
Recomendaciones
Concluido como se encuentra el trabajo de grado realizado que dió origen a
un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales del
Sector Publico propiedad del Instituto Agrario Nacional, caso específico:
Delegación Agraria del Estado Lara para su aplicación y buen uso se
recomienda lo siguiente:
♦ El presente Manual debe ser sometido por la Contraloría Interna del
Instituto Agrario Nacional, al estudio y consideración de la Contraloría
General de la República órgano rector del Control de los Entes
Gubernamentales, a objeto de que se le otorgue la debida aprobación
para su respectiva implantación.
♦ Una vez recibida la aprobación, se debe proceder a adecuar el sistema de
control Interno imperante en materia de Custodia de Bienes Nacionales,
con la debida implementacion del Manual, diseñado.
♦ Entrenar e instruir al personal que ejecutará los procedimientos previstos
en el Manual, así como también a las autoridades del nivel alto y medio
como son: Cuerpo Directivo (Presidente, Secretario General,
Directores), Gerentes, Delegados Agrarios , Administradores, de
manera que tengan el conocimiento de su operatividad.
lxxx
lxxxi
♦ Proceder a la implantación del Manual de Control Interno para la
custodia de los Bienes Nacionales del Sector Publico en la Delegación
Agraria del Estado Lara de acuerdo a lo estipulado.
♦ Hacer un seguimiento continuo a la ejecución de las Normas y
Procedimientos implantados de tal manera que sobre la marcha sean
corregidas las fallas que presente el Sistema.
lxxxi
lxxxii
Bibliografía
-Alvin A, Arens, Auditoria un enfoque Integral” 6ª Edición, México Prentice

Hall Hispano Americana S.A. 1.996.
-Arthur W Holmes, C.P.A, 1.979, Principios y Procedimientos de Auditoria

Tomo 1.
-Carmen Betancourt y otros U.C.L.A 1.998, Propuesta de Normas de Control

Interno de las Cuentas por cobrar en la Empresa R.A.O.C.A.
-Constitución de la República de Venezuela Publicada en Gaceta Oficial

Extraordinaria Nª 662 del 23 de Enero de 1.961, y la 1ª Enmienda fue
publicada en la Gaceta Oficial Nº 1.585 del 1.973.
-Grupo Editorial Océano Centrum, Tomos del 1 al 4, Enciclopedia de la

Auditoria, 1.990.
-Grupo Editorial Océano Centrum, Volumen 1, Dicciomnario de

Administración y Finanzas, 1.994.
-Hernan Castillo y otros U.C.L.A 1.998, Diseño de un Manual de Control

Interno de Cuentas por cobrar clientes para una Empresa Automotriz
-Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C, Normas y procedimientos

de Auditoria Edición 1.994, Décima cuarta Edición.
-Kohler, Eric “Diccionario para Contadores” México Editorial Limusa S.A.

1.994.
-Lanny Salomon, Richard J Varga y otro “Principios de Contabilidad México

Editorial Horla 1.995.
-Ley de Carrera Administrativa Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 1.745 del 23

de Mayo de 1.975
-Ley de Reforma Agraria, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 611

del 19 de Marzo de 1.960.
-Ley Orgánica de Hacienda Publica Nacional.
-Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Gaceta Oficial

Extraordinaria Nº 5.017 del 13 de Diciembre de 1.995.
-Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Publico.
lxxxii
lxxxiii
-Normas de Control Interno para los entes de la Administración Publica

Nacional Descentralizada. República de Venezuela- Contraloría General
de la República - Despacho del Contralor Numero CG- 09 Caracas 30 de
Abril de 1.985 años 175 y 126.
-Pedro Daza y otros U.C.L.A 1.998, Diseño del Manual de procedimientos

contables de los Activos Fijos de la Caja de Ahorro y Préstamo del personal
Obrero de la U.C.L.A
-Rosa Rojas y otros U.C.L.A 1.988, Diseño de un sistema de Control Interno

para los Activos Fijos Tangibles de la Empresa Alicamposa”.
-Rosaura C Báez y otros U.C.L.A 1.996, Implantación de Controles de Activos

Fijos en el Ambulatorio Urbano Tipo I Dra. “Laura Labellarte” Santos
Luzardo“.
-Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Consejo de Estudios de

Postgrado, 1.992, Manual para la Elaboración del Trabajo y Tesis de Grado
de los Postgrados de la U.C.L.A.
lxxxiii
lxxxiv
lxxxiv

Manual Práctico EDU

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DISEÑO DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA

CUSTODIA DE LOS BIENES NACIONALES EN EL SECTOR

DIANA GISELA CRESPO GONZALEZ

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL:

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

DIANA GISELA CRESPO GONZALEZ

NACIDA EN LA CIUDAD DE CARORA ESTADO LARA EL 22/11/62.

LIC. EN CONTADURIA PUBLICA, EGRESADA DE LA U.C.L.A EL

CANDIDATA PARA OBTENER EL GRADO DE: ESPECIALISTA EN

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO: DISEÑO DE UN MANUAL DE

POSTGRADO: ESPECIALIZACION EN CONTADURIA: MENCION

DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA

DIANA GISELA CRESPO GONZALEZ

El Trabajo Especial de Grado realizado consiste en: EL DISEÑO DE UN

Con la realización del presente trabajo se Diseñó un Manual de Control

Interno para la Custodia de Bienes Nacionales en el Sector Publico,

propiedad del Instituto Agrario Nacional, caso específico: Delegación

manera adecuada logrando efectividad en el sistema de Control Interno

existente, así mismo se canalice el respectivo envío a la Contraloría General de

la República quien es el máximo órgano de control del estado venezolano, para

su estudio y consideración como un aporte a tan digno organismo para que

coadyuve a la custodia de los Bienes Nacionales a nivel de todos los Entes

Gubernamentales que dependan de dicho órgano Rector del Control Interno

El desarrollo se ejecutó considerando los siguientes Capítulos:

Contiene el Titulo, el Planteamiento del Problema, la Justificación y Los

Objetivos Generales y específicos.

Comprende el Marco Teórico que consta de: Antecedentes, Bases Teóricas,

Comprende el Desarrollo del Marco Metodologico.

Comprende el Análisis de los Resultados e Interpretación de los Datos.

El presente capitulo contiene: el Diseño del Manual de Control Interno

Instituto Agrario Nacional, caso especifico: Delegación Agraria del Estado

La autora aspira la respectiva aprobación del Trabajo de Grado realizado y

que a su vez se implementen los procedimientos diseñados, en La Delegación

Agraria del Estado Lara, de manera que se adecue el Sistema de Control

Interno actual y se garantice la adecuada guarda y custodia de Los Bienes

“Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes

Nacionales en el Sector Público, propiedad del Instituto Agrario Nacional,

Caso específico: Delegación Agraria del Estado Lara”

A. Planteamiento del Problema.

Se considera necesario realizar el “Diseño de un Manual de Control

Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Publico,

propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso específico: Delegación

Agraria del Estado Lara” en virtud de que se le dificulta su control y custodia,

al cual se une el hecho de que se pueda determinar en un momento dado la

idóneo y adecuado de los Controles Internos.

El Instituto Agrario Nacional Delegación Agraria del Estado Lara , posee

dentro de sus bienes: Mobiliarios, Equipos Hidroneumáticos, Automóviles,

Maquinarias, Herramientas, Viviendas, Edificaciones, Tierras para la Venta, y

Tierras para Adjudicar a los beneficiarios de la Reforma Agraria, vale la pena

resaltar que se tienen reportes mecanizados de que el ultimo inventario realizado

data desde 1.994.

Por lo antes expuesto se considera necesario diseñar las normas,

procedimientos y mecanismos adecuados que permitan coadyuvar a que el

sistema de Control Interno imperante se perfeccione .

El Instituto Agrario Nacional ente rector de la Ley de Reforma Agraria

posee dentro de su patrimonio una gama de Bienes Nacionales: Muebles e

Inmuebles, que han ido aumentando progresivamente y se encuentran ubicados

en: Delegaciones Agrarias, Oficina Central, Talleres de su propiedad y

Asentamiento Campesinos(Sector mayoritario), por lo que se ha dificultado su

procedimientos adecuados que le permitan mantener actualizado el Inventario de

El objetivo principal de la Ley de Reforma Agraria es dotar al campesino de

la tierra que labora, a través de un Titulo de Propiedad que le otorga ,con

duración de 20 años, que deberá trabajar y administrar usufructuándose de ese

bien que es del Estado, el campesino de acuerdo a su situación económica le