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Introdução
Tendo há muito sido identificada como a área funcional com maior peso nos custos das
empresas, é igualmente vista como um importante sector gerador de mais valias,
contribuindo para o lucro das organizações, pela via da redução dos custos.
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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro
I - O aprovisionamento Hoteleiro
Ou seja, deverão ser criadas condições, desde o Layout do economato, formação ética e
profissional dos colaboradores aos sistemas de gestão e controlo, para que se efective
uma gestão eficaz.
1) Enquadramento
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Características do hotel
Auditório com capacidade para 250 pax, com equipamento para tradução
simultânea;
Bar com capacidade para 100 pessoas;
Business Center;
Cozinha;
Restaurante/Sala de banquetes com capacidade para 200 pax;
5 Salas polivalentes (3 x 100m2 e 2 x 85m2);
SPA (piscina e ginásio);
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Cozinha
As instalações da cozinha já conferem as câmaras de refrigeração e congelação, assim
como os espaços destinados aos tubérculos, legumes e frutos, produtos lácteos e
charcutaria, para respectivo armazenamento e utilização.
Estes produtos alimentares deverão ser armazenados por géneros (frutos e legumes;
tubérculos; produtos lácticos; charcutaria; peixe fresco; peixe congelado; carne fresca;
carne congelada) em zonas autónomas, com características específicas:
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A recepção destes produtos será feita, sempre, pelo economato que depois de conferir (o
documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, quantidade, qualidade e
estado de conservação, juntamente com o chefe de cozinha), imediatamente os transfere
para a cozinha.
Será estabelecido um horário para a recepção das diferentes mercadorias de acordo com
a disponibilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo adequado das
referidas mercadorias.
2) Implantação do economato
Layout
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para os fornecedores deverá ser independente e isolado dos circuitos dos hóspedes e dos
clientes do hotel (internos e externos).
exterior
Lavadouro e bancada
Produtos de lixo
higiene e Recepção das mercadorias
limpeza
Bancada e balança
0,90m
Acesso às
secções do
hotel
Refrigerantes/água
Massas alimenticias
Oleos/azeites
Cereais/arroz
especiarias
Outros artigos
farinhas
Artigos de
papelaria
Temperatura
A temperatura do economato deverá ser controla. Deverá ser um local bem ventilado e
afastado das canalizações de água quente, ou seja, fresco e seco.
Materiais/construção
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Deverá:
* Ser revestido material lavável e antiderrapante;
* Estar isolado contra pragas e humidades;
* Ter sistema de ventilação/renovação de ar;
* Ter sistema de saneamento e drenagem;
* Ter alarme contra incêndios;
* Ter iluminação adequada;
Acessibilidade
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Equipamento
Conforme está desenhado na figura no ponto 2 (layout), deverá haver uma zona de
recepção de mercadorias, situada entre a porta para o exterior (acesso aos fornecedores)
e a zona de armazenagem. Este local destina-se à recepção de mercadorias adquiridas no
exterior, onde deverão ser conferidas pela nota de encomenda e pelo documento que as
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Quanto às duas primeira áreas optou-se pela sua independência física face à terceira,
pois, a natureza dos produtos a armazenar requer o seu isolamento como medida
preventiva dos riscos de contaminação ou deterioração.
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fornecedores que lhe sejam determinadas, com vista a manter as existências mínimas
fixadas superiormente e também as dos artigos de consumo imediato; procede
periodicamente a inventários das existências, em que pode ser assistido pelos serviços
de controlo ou por quem a direcção determinar. Fornece a esta nota pormenorizada
justificativa das eventuais diferenças entre o inventário físico e as existências anotadas
nas respectivas fichas e responsabiliza-se pelas existências a seu cargo. Ordena e vigia a
limpeza e higiene de todos os locais do economato.
Recepção
Arrumação
Uma boa metodologia organizacional na questão da arrumação dos artigos para stock
proporcionará, sempre, um bom controlo e por conseguinte, uma boa gestão. Para o
efeito, dever-se-á implementar algumas regras importantes:
* Cumprimento das normas do HACCP (limites de temperaturas e higiene
e segurança dos alimentos).
* Os artigos deverão ser agrupados por géneros e acondicionados no
mesmo grupo de prateleiras.
* Os artigos deverão ser colocados nas prateleiras, sempre no mesmo local,
para maior facilidade do serviço e inventariação.
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Conservação
Levantamento
Esta tarefa refere-se a processo de atender às necessidades das outras secções, mediante
requisição interna, assinada pelo responsável da secção e na actualização do inventário.
Distribuição
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Direcção
Assistente Direcção
Copa
Cafetaria/ Room
service
Partindo do princípio de que o Hotel Mondego ainda irá iniciar a sua de actividade,
verificou-se a necessidade da existência da secção de Compras.
Uma vez que ainda não existe um sistema de aquisições ao exterior implementado com
uma base de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias previsíveis,
este trabalho de pesquisa e contacto deverá ser efectuado por uma secção especializada.
Por outro lado, será de toda a conveniência que esta secção esteja directamente
envolvida com as questões financeiras do Hotel, de forma a poder conjugar os recursos
disponíveis com as necessidades emergentes (criando, também, uma “espécie” de
pressão estratégica para a procura das melhores soluções). Ou seja, a secção de compras
pertencerá ao departamento Financeiro/contabilidade.
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das compras, mediante aprovação do Director de A&B, que por sua vez procederá às
respectivas aquisições, mediante autorização/assinatura do Departamento
Financeiro/contabilidade.
Compras
Economato
Recepção das
mercadorias
Economato
Locais de
armazenamento Secções
Produtos higiene e
Papelaria Armazém Cozinha
limpeza
Legumes
Lácteos
Cereais/
Cave Óleos e azeites Especiarias Massas alimentícias Farinhas Refrigerantes/ água Outros artigos Peixe
arroz
Etc.
Outras secções
Secção de compras
Características:
* Conhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.
* Deve estar sempre ao corrente dos preços do mercado e ter muita
experiência em compras (conhecimento sobre as formas de negociar)
* Deve conhecer os princípios de contabilidade.
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III - As aquisições
Para que este processo produza resultados óptimos para a empresa a todos os níveis,
dever-se-á analisar os seguintes elementos:
1) Politica de compras
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2) Processo de compra
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No caso dos produtos perecíveis ou frescos, as compras deverão ser feitas diariamente
ou dois em dois dias (dependendo da localização dos fornecedores), devido à
necessidade do seu consumo imediato e às oscilações da procura (previsão de clientela -
estimativa mais concreta).
Nível mínimo
D B - Ponto crítico
Reserva inatingível
Tempo
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Para que a recepção das mercadorias seja bem sucedida dever-se -a verificar os
seguintes requisitos:
Pessoal da recepção
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Registos de recepção
Auditoria à recepção
Deverá ser feita regularmente, mas não previsível, auditoria à recepção afim de
inspeccionar o processo da recepção de mercadorias: O auditor deverá verificar:
* Pesos
* Qualidade dos produtos
* Lançamentos no sistema informático
* Prazos de validade
* Conservação das embalagens e produtos
* Armazenagem seguindo o sistema FIFO
4) Controlo da compra
Particularmente, nas compras para que o controlo se efective de uma forma óptima
dever-se-á verificar os seguintes etapas:
Especificações da compra
O responsável pela compra, neste caso o responsável pela secção de compras, deverá
especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos, as quantidades
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Coordenação da compra
Nesta etapa, deverão ser tomadas as decisões relacionadas com as quantidades, a data da
compra e a quem comprar. O resultado (nota de encomenda) deverá ser assinado pelo
responsável da secção de compras e pelo director do departamento a que a secção
requisitante pertença.
Autorização da compra
Auditoria da compra
IV - A armazenagem
* Localização do hotel
* Facilidades de abastecimento
* Tipo de clientela
* Coeficiente de utilização do restaurante, bar, alojamento, etc.
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* Sazonalidade do hotel.
o Armazenar os produtos
Para o hotel Mondego, objecto de estudo neste trabalho, e como já foi referido nos
pontos 2 e 3, o espaço deverá ser adequado à dimensão do hotel e a sistema de
armazenagem implementado: mercearias, vinhos, artigos de papelaria e artigos de
limpeza, para o economato; os produtos perecíveis ficarão armazenados na cozinha.
O método mais eficaz para a localização dos produtos mais antigos, para além da boa
organização em termos de acondicionamento das mercadorias, é a utilização do sistema
de Gestão FIFO, também já referido. Este sistema consiste na utilização para consumo
dos artigos mais antigos para o mais recente, ou seja, o primeiro artigo a dar entrada no
stock será o primeiro a ser consumido. Para facilitar o acesso a estes artigos, os mesmos
serão colocados na parte da frente da prateleira (local especifico para a armazenagem do
seu tipo de artigo), sempre que haja reposição de stocks (novas entradas de artigo).
V – Documentação
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Original – vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo (neste caso), pela
direcção ou por alguém com autorização para o fazer, assinado e carimbado.
No caso de encomendas efectuadas pelo telefone deverá ser feita, na mesma, a nota de
encomenda para posterior controlo na recepção das mercadorias (no economato).
Resumo do circuito:
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Secção de compras
emissão da nota de encomenda
2ªcópia
original 1ª cópia
1ª cópia
Original
Aprovação da contabilidade controlo/
fornecedor
contabilidade
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Total
Controlo:
Data: / /
Hora: h m Responsável p/ s. Compras:
Modo de expedição:
Local de entrega:
Por vezes, é necessário recorrer aos mercados diários para a aquisição de produtos
frescos. Este processo, geralmente, é feito pelas secções directamente envolvidas
(cozinha, restaurante) que deverão ter conhecimento actualizado dos produtos
disponíveis nesses mercados.
H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
Buarcos
G olf & S pa 3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Secção:
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 Prazo entrega:
Fornecedor:
Morada
Contrib. nº:
Preço
Quant. Designação Código
Unitário Total
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Total
Controlo:
Data: / /
Hora: h m Responsável p/ s. Compras:
Secção de compras
emissão da compra directa
2ªcópia
1ª cópia original
original
1ª cópia
Aprovação da contabilidade compras/
economato
contabilidade
Nota de devolução
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H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
Buarcos
G olf & S pa Figueira da Foz
3084-502
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Secção:
Fornecedor:
morada:
Contrib. nº:
V/ Preço
Quant. Designação Documento Motivo
nº Unitário Total
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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro
Total
Economato
emissão da nota de devolução
2ªcópia
original 1ª cópia
1ª cópia
Original
Aprovação da compras controlo/
fornecedor
contabilidade
Requisição interna
Para que haja a correcta imputação dos custos, o documento deverá descriminar, para
além da secção requisitante, o fim a que as mercadorias se destinam: reposição de
stocks, para produção, para promoção, para confecção ou cedência.
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Requisição
Interna n.º:
A
H otel* *Mondego
** secção:
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Requisita à secção:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Reposição de
stock
P/ produção
P/ promoção
P/ confecção
Cedências
Requisitante
Data:
Hora:
Requisitado
Data:
Hora:
Controlo
Data:
Hora:
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original cópia
Transferência interna
Este documento serve para registar as transferências entre secções e que os produtos em
causa não existam no economato. Serve, fundamentalmente, para actualizar os stocks
das secções envolvidas e, por conseguinte, a correcta imputação dos custos.
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Cópia
fica na Secção requisitante
original
para a secção
requisitada
Original
irá para para o controlo após rubrica da
secção requisitante no momento da
entrega
Exemplo:
Transferência Interna
n.º
H otel* *Mondego
**
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa
Buarcos
3084-502 Figueira da Foz A secção
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 transfere para a secção
Preço
Quant. Designação Código
Custo Total
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Total
Requisitante Requisitado Controlo
Notas de quebra
Sempre que se verifique uma quebra deverá ser abatida no stock. Os motivos da referida
quebra deverão ser sempre mencionados no documento: inutilização durante a sua
movimentação, deterioração devido às más condições de armazenamento, expiração do
prazo de validade, roubo, etc.
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Preço
Quant. Designação Observações
Custo Total
Circuito:
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Cópia
fica na Secção envolvida, após
rubricada pelo controlo e ser feita a
sua reposição
original
visada pelo Director de A&B ou pelo
responsável do departamento
Original
irá para para o
controlo
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H otel****
Mondego
Golf & Spa
Pedido
Serviço
N.º
Av. Da Praia, 007
Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Mesa: Data:
Quarto:
MP PC Pass.
Designação Quant.
Deste
comprovante resulta sempre um dos seguintes documentos:
* Factura
Que será apresentado ao cliente para sua liquidação das suas despesas efectuadas no
restaurante/bar, no momento ou posterior, caso pretenda que lhe seja debitado na conta
do quarto em que se encontra hospedado.
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Factura
H otel* *Mondego
** restaurante/bar
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos N.º
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Quarto:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Nome: Contribuinte:
Data: Hora:
Designação Quant. Preço unit. Tx. IVA Total
Total
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Data:
Preço
Designação Quant.
Unit. Total
Administração
Direcção
Ofertas/Promoções
Animação
Pessoal
Outros
Total
Responsável Consumidor
Mapas de controlo
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Este mapa destina-se ao registo dos pequenos-almoços diários, ou seja, à ventilação dos
custos dos pequenos-almoços por quarto, por pessoa, sé consumido no quarto, em que
regime e a referencia dos extras.
Original – vai para a recepção para confirmação dos lançamentos e depois para o
controlo.
Mapa de Controlo de
H otel**** pequenos- almoços
Mondego Av. Da Praia, 007
Nº
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Nº Room
Quarto APA AP Extras
pax service
Responsável
Data:
Registos de consumo
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Junto do mini-bar de cada quarto, existe um documento onde estão descriminados todos
os produtos existentes no mini-bar. Esse impresso é preenchido pelo cliente que
registará todos os produtos e respectivas quantidades consumidas durante a sua estadia.
A efectuar o seu check-out, apresentará esse documento que será comprovado pelos
dados fornecidos pela governanta. Estes dados deverão ser diários, pois, na
eventualidade do cliente não apresentar o impresso devidamente preenchido, haverá
dados suficientes para se proceder a débitos dos eventuais consumos, em tempo útil.
quarto n.º
H otel****
Mondego Av. Da Praia, 007
Golf & Spa Buarcos
data
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail:
H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
produtos quantidade
refrigerantes
água s/gas
agua c/ gas
martini
porto
champanhe
whisky
chocolates
etc
cliente
Este documento permite verificar os consumos mensais de mini-bares, para que possa
ser feita uma gestão de stocks organizada.
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H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Data: Piso:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Quarto Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho porto etc.
Total
O mapa de consumos de mini-bares irá ser o suporte de informação para o controlo dos
débitos referentes aos consumos do mini-bar a imputar aos clientes pela recepção.
H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007 Resumo diário de mini-bares
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 Data:
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Vinho
Piso Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini porto etc.
Total
Governanta
Nas colunas mais pequenas situadas antes da coluna de cada produto, deverá ser inscrita
a quantidade de artigos a stock permanente, ou seja, a carga standard de cada mini-bar
cheio.
VI - O abastecimento às secções
1) Procedimentos
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2) Documentos a utilizar
A movimentação dos stocks é, sem dúvida, uma área bastante mais complexa do que
aparenta. Os factores determinantes para uma gestão dessa movimentação são:
1) Sistemas de valorização
Por isto, também se verifica que a adopção de sistemas de gestão depende de inúmeros
factores: dimensão do empreendimento, taxa de ocupação, preço médio praticado, etc.
* Requisições externas
* Notas de encomenda
* Nota de devolução
* Transferências internas
* etc.
Mas, se não houve um sistema informático implementado, muitas mais haveriam, por
exemplo:
* Ficha do produto
* Mapa das entradas
* Mapa das saídas
* Mapa dos inventários por família de artigos, por armazém/secção
* Mapa do controlo de stocks
* etc.
3) Controlo
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Conclusão
A gestão do aprovisionamento é uma área muito vasta. Apesar de, como em todas as
ciências, se debruçar sobre um tema específico, quando aplicado a um caso concreto
como o deste trabalho verifica-se a sua complexidade: a sua interdependência face a
outros domínios, como por exemplo, a contabilidade, os serviços de restauração e
bebidas, a gestão financeira, a politica de gestão, as infra-estruturas humanas, materiais
e económicas.
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Índice
Introdução ........................................................................................................................ 1
I - O aprovisionamento Hoteleiro ................................................................................... 2
1) Enquadramento .................................................................................................................. 2
Identificação da Unidade Hoteleira ........................................................................................... 3
Características do hotel ............................................................................................................. 3
Especificações do departamento de Alimentação e Bebidas ..................................................... 4
2) Implantação do economato ................................................................................................ 5
Layout ....................................................................................................................................... 5
Temperatura .............................................................................................................................. 6
Materiais/construção ................................................................................................................. 6
Acessibilidade ........................................................................................................................... 7
3) Organização física do economato ...................................................................................... 7
Equipamento.............................................................................................................................. 8
Movimentação, Subdivisões e Características das subdivisões ................................................. 8
4) Tarefas administrativas do economato ............................................................................. 9
Recepção ................................................................................................................................. 10
Arrumação ............................................................................................................................... 10
Conservação ............................................................................................................................ 11
Levantamento .......................................................................................................................... 11
Distribuição ............................................................................................................................. 11
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